SISTEMA DE MONITORAMENTO DE
REQUISITOS LEGAIS – SGA E SGSSO
SYMLEX
Manual do Usuário
Março/2011
V7
SISTEMA DE MONITORAMENTO AOS REQUISITOS LEGAIS – SGA E
SGSSO DO SYMLEX
MANUAL DE USUÁRIO
A KEYASSOCIADOS atua com o objetivo de fornecer soluções sustentáveis, envolvendo novos métodos,
práticas e competências que maximizem os aspectos econômico, social e ambiental de seus clientes, em
bases sólidas e permanentes.
O diferencial da KEYASSOCIADOS é atribuído à competência e à variedade das especialidades da equipe; à
satisfação dos clientes; à qualidade e à agilidade dos processos; à eficiência dos sistemas de gestão e à rede
de contatos.
Desde 1997 - ano em que a empresa iniciou suas atividades - houve um aumento significativo da equipe de
colaboradores cujo espectro de profissionais garante a KEYASSOCIADOS rapidez e excelência no
atendimento às demandas, já que cada trabalho é pensado por uma força conjunta composta por
profissionais de diferentes segmentos de mercado.
A KEYASSOCIADOS pratica grande parte das técnicas e metodologias aplicadas aos clientes. Como exemplo,
a empresa foi uma das primeiras companhias no Brasil e no mundo a adotar um Sistema de Gestão
Integrado, englobando certificação nacional e internacional na ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001.
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UNIDADE/DEPARTAMENTO DE NEGÓCIO SMS (Segurança, Meio Ambiente e Saúde
Ocupacional)
A Unidade/departamento de Negócios SMS (Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional) tem como
principal missão, oferecer às empresas capacitação e assessoria na implantação de metodologias e
ferramentas para a melhoria da gestão ambiental e de segurança e saúde ocupacional, visando o
atendimento às partes interessadas, atendimento às legislações, melhoria da imagem organizacional,
satisfação dos funcionários e conseqüente retorno dos investimentos aos acionistas.
Nossa equipe planeja e executa os serviços de assessoria utilizando, conforme necessário, referenciais
nacionais ou internacionais, tais como NBR ISO 14001, OHSAS 18001, PRODIR, SASSMAQ, regras do OIT,
Transqualit Green e adequação legal (legislações ambientais, trabalhistas, NR’s e demais regulamentos),
dentre outros.
A Unidade/departamento de Negócios SMS atende às necessidades dos mais diversos gêneros de
empresas, em termos de governança (limitadas ou S.A.), segmento (energia, agrícolas, industriais ou
prestadoras de serviço) e porte. A implantação das soluções sempre procura a forma mais eficaz – na
medida do possível sempre integrando com outros sistemas existentes e gerando valor na forma de
retorno financeiro de curto, médio ou longo prazo.
Alguns produtos oferecidos pela Unidade/departamento de Negócios SMS:
Implantação de Sistema de Gestão SMS para atendimento aos requisitos do Sistema Portal da
Petrobrás
Implantação de Sistema de Gerenciamento Ambiental para atendimento a norma BS 8555
Desenvolvimento e implantação de Projetos de Ecoeficiência
Implantação de Sistemas de Gestão conforme NBR ISO 14064 – Mudanças Climáticas –
Parte 1: Especificação e orientação a organizações para quantificação e elaboração de relatórios de
emissões e remoções de gases de efeito estufa
Diagnóstico Ambiental e/ou de Segurança e Saúde Ocupacional Inicial
Identificação e avaliação dos aspectos e impactos ambientais
Avaliação de Conformidade Legal (Ambiental e/ou de Segurança e Saúde Ocupacional)
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Identificação, estudo e atualização de legislações ambientais e/ou de Segurança e Saúde
Ocupacional aplicáveis à empresa, através da implantação do Sistema de Monitoramento de Requisitos
Legais – SYMLEX
Implantação do Sistema de Gestão Ambiental visando Certificação NBR ISO 14001
Auditoria interna e de segunda parte (fornecedores) de SGA/SGSSO/SGI
Diagnóstico independente para avaliação do SGA / SGSSO
Esse documento tem caráter informativo para ser utilizado somente em treinamento do Sistema sendo
propriedade da KEYASSOCIADOS, portanto não pode ser copiado ou usado para outros fins sem
autorização.
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ÍNDICE
1.Sistema de Monitoramento de Requisitos Legais – SYMLEX.............................
06
2.Características do Sistema...............................................................................
06
3.Segurança de informações................................................................................
07
4.Requisitos necessários para navegação............................................................. 08
5.Navegação pelo SYMLEX...................................................................................
08
5.1 Acesso pelo cadastro (login, senha)........................................................ 09
5.2 Módulos................................................................................................
10
5.2.1 Página Inicial / Calendário de Pendências..........................................
10
5.2.2 Configurações.....................................................................................
11
5.2.3 Monitoramento de Requisitos Legais.................................................
13
5.2.3a – Unidade.............................................................................
13
Temas................................................................................. 13
Aspectos............................................................................. 16
Dispositivo Legal.................................................................
16
Aplicabilidade.....................................................................
17
Conformidade e Evidências.................................................
17
Data de Verificação e Data de Validade...............................
17
Salvar e Voltar e Versão em Relatório..................................
18
5.2.3b - Ferramentas de auxílio à navegação...................................
20
Estatísticas.......................................................................... 20
Filtro................................................................................... 22
5.2.4 Canal de relacionamento....................................................................... 24
5.2.5 Sair do Sistema.................................................................................
25
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1. Sistema de Monitoramentos de Requisitos Legais – SYMLEX
O sistema de Monitoramento dos Requisitos Legais é uma ferramenta on line desenvolvida para auxiliar as
empresas no conhecimento e controle de atendimento as legislações aplicáveis, sejam elas ambientais ou
de SSO, conforme a necessidade do cliente.
Este sistema se aplica a empresas que tenham como objetivo o atendimento pleno a todas as legislações
ambientais e de SSO aplicáveis ao seu negócio em todos os seus âmbitos (federal, estadual e municipal),
bem como àquelas empresas que já possuam sistemas de gestão implantados ou em fase de implantação.
As principais funcionalidades deste sistema são:
disponibilização da informação completa acerca das legislações aplicáveis (texto na íntegra
conforme publicado em Diários Oficiais) e de monitoramentos que facilitam o atendimento aos
requisitos estabelecidos, e
atualização mensal destes requisitos legais (novos requisitos ou requisitos alterados).
2. Característica do Sistema (SYMLEX)
São características do SYMLEX:
Cadastramento de diferentes níveis de usuários (administrador, gerenciador, leitor);
Agrupamento das legislações em temas (resíduos, recursos hídricos, etc.);
Fornecimento dos monitoramentos necessários ao atendimento das legislações;
Sistema de avisos sobre vencimento das licenças legais e controle de prazos;
Relacionamento direto com equipe especializada para esclarecimento de dúvidas;
Exportação dos dados para ferramentas de leitura (excel) e
Fornecimento de Certificado de Segurança SSL e backup de todas as informações.
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3. Segurança de informações
O SYMLEX é segurado pelo SSL (Secure Sockets Layer), prevenindo assim que os dados trafegados possam
ser capturados ou mesmo alterados entre o curso do navegador e o site garantindo o sigilo das
informações.
O SSL é uma tecnologia de segurança que é comumente utilizada para codificar os dados trafegados entre o
computador do usuário e um Website. No caso de navegadores browsers (como Internet Explorer, por
exemplo), esse processo é identificado na barra de endereços (através de um cadeado à direita do site
digitado), no qual o acesso ao site passa a ser https:// (no lugar do http:// padrão), caracterizando assim
uma conexão segura, conforme Figura 01.
Figura 1
Para ter acesso ao Protocolo de Segurança SSL é só clicar duas vezes no cadeado padrão, o qual exibirá o
Certificado de Segurança SSL, conforme Figura 2.
Figura 2
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Outra medida de segurança adotada é a geração de um Backup contendo todas as informações do sistema
em um banco de dados referente às unidades. O Backup somente é gerado semanalmente e fornecido
quando solicitado ao responsável da unidade.
4. Requisitos necessários para navegação
Como o SYMLEX é um sistema on line, é necessário que o usuário tenha um micro computador, acesso à
Internet e navegador compatível, tais como Internet Explore 7.0 ou Mozila Firefox 2.0, ou superiores.
5. Navegação pelo SYMLEX
O acesso para o Sistema de Monitoramento dos Requisitos Legais – SYMLEX é realizado por meio do site:
https://www.keyassociados.com.br/sym.
5.1 Acesso pelo cadastro (login e senha)
O login e a senha são fornecidos previamente para cada usuário, sendo os mesmos definidos a partir das
escolhas de cada gerente das unidades. As restrições quanto ao acesso também são definidas pelos
administradores da empresa.
A KEYASSOCIADOS fornece três níveis de acesso (Figura 3), sendo:
Administrador – gerenciamento corporativo
* Responsável pelo gerenciamento corporativo. Este usuário tem acesso a todas as unidades,
visualiza as validação e evidências registradas nas mesmas, além de visualizar a ferramenta
estatística geral.
* Acesso e controle de todos os usuários da empresa que utilizam o sistema;
* Visualização do relatório gerencial, quando solicitado. Este contém dados como:
- Requisitos validados e não validados;
- Requisitos validados sem evidências de atendimento;
- Verificações/licenças vencidos e a vencer.
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- Ações corretivas pendentes
- Ações preventivas pendentes
Gerenciador – responsável pelo gerenciamento da unidade/departamento (senhas diferentes uma para cada gerenciador de unidade). Este usuário deverá:
*Fornecer legislações, diretrizes e outras informações já identificadas e necessárias à execução dos
serviços;
*Fornecer a planilha com os aspectos e impactos da unidade/departamento para ser inserida no
sistema;
*Preencher e manter os registros e evidências atualizados, validar todas as pendências (opcional
para novo nível de acesso);
*Entrar em contato, através do canal de relacionamento, sempre que surgir dúvidas do sistema ou
da verificação do atendimento legal.
Visualizador – com permissão de leitura somente. Para este nível de acesso, o gerenciador da
unidade pode solicitar um acesso que permite a visualização de outras unidades de atividades
similares.
Figura 3
5.2 Módulos
A navegação pelo Sistema é realizada através de módulos, localizados no canto superior direito da página.
São eles:
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Início / Página Inicial
Configurações
Monitoramento de Requisitos Legais
Canal de Relacionamento
Sair do Sistema
5.2.1 Página inicial / Calendário de pendências
Esta página mostra o calendário de pendências referentes aos registros preenchidos dos monitoramentos.
Este calendário estático indica uma semana anterior à data atual (destacada de amarelo) e quatro semanas
posterior.
Quando há ações pendentes referentes ao monitoramento de algum requisito legal, o Sistema avisa o dia
em que esta pendência irá vencer, além do tema e assunto ao qual se refere. Sempre que for inserida uma
data de validade no registro do atendimento ao monitoramento, este irá ser gravado no sistema e quando
a data estiver próxima, o calendário irá alertar (Figura 4).
O administrador visualiza as pendências de todas as unidades atendidas pela KEYASSOCIADOS. No caso de
acesso com senha de gerenciador, no calendário aparecem somente as pendências relativas à respectiva
unidade. Sempre que a pendência for sanada, esta é retirada automaticamente do calendário.
As pendências apontadas no CALENDÁRIO são direcionadas para que quando clicadas abram a página
referente aos monitoramentos em questão.
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Figura 4
Outra ferramenta desenvolvida e estruturada no SYMLEX é de alerta de pendências é comunicação com
antecedência através do sistema de avisos (via e-mail) das pendências, dos prazos e informações do
acompanhamento para o atendimento aos requisitos legais, aos envolvidos. Este aviso via e-mail
acontecerá em duas datas: um trinta dias antes ao vencimento da pendência e outro quinze dias antes. Os
usuários que devam receber as notificações serão determinados pelo administrador.
5.2.2 Configurações
No módulo CONFIGURAÇÕES (Figura 5), é possível editar dados do usuário que está acessando (Editar
Dados do Usuário).
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Figura 5
Nesse item há possibilidade do usuário alterar o nome, email, preencher alguma observação pertinente,
além da alternativa de alterar a senha (Figura 6), ficando livre da escolha de uma nova senha. Vale lembrar
que a KEYASSOCIADOS não visualiza a nova senha, portanto é de responsabilidade total do usuário o
armazenamento da nova senha gerada.
Figura 6
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5.2.3 Monitoramento de Requisitos Legais
Nessa página há um registro de todas as unidades atendidas pela KEYASSOCIADOS, caso o usuário entre
com senha de administrador, conforme Figura 7. Caso o acesso seja com a senha de gerenciador essa
listagem de unidades não aparece. Assim, o gerenciador ao clicar no link MONITORAMENTO, abre a página
inicial da sua unidade.
Figura 7
Ao entrar na unidade desejada aparece a tela abaixo (Figura 8), no qual os quadros na parte inferior
esquerda são referentes aos temas de requisitos legais aplicáveis e os quadros da parte inferior da direita
são referentes às estatísticas e ao filtro.
Nessa página, também há o informe de quantos monitoramentos foram adicionados na ultima atualização
(inclusive em quais temas foram inseridos esses monitoramentos) e quantos monitoramentos não foram
avaliados em relação à aplicabilidade, ou seja, se são aplicáveis ou não para a unidade.
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Figura 8
5.2.3a - Unidades
TEMAS
A legislação aplicada para a unidade esta dividida em temas. São eles:
Alimentos
Ar
condicionado
Gases do
Efeito Estufa
Produtos Químicos
Diversos
Tráfico Aéreo
Recursos Hídricos
Incêndio
Resíduos
Licenças /
Responsabilidade
e Perigosos
Áreas de
Proteção
Dedetização
Registros
NR’s
Social
Ruído
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Defensivos
agrícolas
Efluentes
Equipamentos
de Transporte
Energia
Fauna e Flora
Recursos
Óleo
Pára-raio
Políticas
Segurança e
Transporte
Poluição
Veículos
Atmosférica
Saúde
Armamento
Públicas
Produtos
Controlados
Outros Requisitos
do Mar
Ao clicar no link, abre a página relacionada aos monitoramentos do tema escolhido. Abaixo segue um
exemplo referente ao tema RESÍDUOS (Figura 9):
Figura 9
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ASPECTOS
Nessa página é possível vincular os aspectos ambientais (parte superior da página, conforme Figura 9),
baseado nos aspectos e impactos já identificados pela unidade, com a legislação pertinente.
DISPOSITIVO LEGAL (descrição, âmbito, requisito, monitoramento, abrir lei)
Nesse item apresenta a descrição detalhada do requisito legal:
Assunto: qual assunto que se refere à norma.
Âmbito: É descrita á qual esfera pertence à norma. Se federal, estadual ou municipal;
Requisito: É descrito o tipo de norma que se refere. Se for lei, decreto, resolução, portaria,
comunicado, juntamente com o número de referência e a data que foi homologada.
[--Abri Lei--]: ao clicar neste item abre-se uma janela (Figura 10), a qual possibilita visualizar a norma
em questão ou salvar em arquivo. O título do requisito legal segue logo abaixo desse item.
Figura 10
Monitoramento: Esse item se refere ao requisito que deve ser cumprido pela empresa. Pode ser um
registro, um documento obrigatório, ou mesmo uma ação para ser tomada.
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APLICABILIDADE
O Gerenciador da unidade deve avaliar se a norma em questão é aplicável para a sua unidade. Para tanto,
há um campo aonde o gerenciador deve responder se o monitoramento é aplicável ou não às atividades
desenvolvidas na unidade. Se o mesmo validar com SIM, um campo para preenchimento de registros é
habilitado (conforme Figura 11). Caso negativo, o gerenciador validar com NÃO, a norma não aplicável à
unidade é retirada do Sistema no mês seguinte.
Figura 11
CONFORMIDADE E EVIDÊNCIAS
Após a validação positiva da aplicabilidade, o gerenciador deve preencher o campo de Conformidade e
Evidências. É necessário indicar a conformidade da unidade em relação ao monitoramento indicado. O
gerenciador poderá descrever a ação realizada ou os números dos registros referentes ao monitoramento
(Figura 11).
DATA DE VERIFICAÇÃO E DATA DE VALIDADE
Nesse item o gerenciador deve entrar com a data da verificação da conformidade do monitoramento e com
a data da validade dessa conformidade (Figura 12). Por exemplo: se a conformidade for referente à
necessidade da licença ambiental de operação e a mesma for válida até outubro de 2010, o gerenciador
pode digitar no campo de data de validade, a validade da licença; pois o Sistema esta programado para
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alertar todos os envolvidos (gerenciador e usuários selecionados) para receber antecipadamente via e-mail,
a notificação de que esta conformidade irá vencer.
Figura 12
SALVAR E VOLTAR e VERSÃO EM RELATÓRIO
Após o preenchimento correto dos registros das evidências para cada monitoramento, o gerenciador
deverá salvar as informações (Figura 13).
Figura 13
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A não realização este procedimento não garante que os dados informados sejam salvos, portando o
gerenciador deverá sempre salvar os registros após preenchimento. Após salvar as informações, aparecerá
uma tela confirmando a ação (Figura 14).
Figura 14
A Versão em Relatório (Figura 15) é uma ferramenta desenvolvida para que o gerenciador exporte a página
na qual está visualizando, em formato Excel (Figura 16).
Figura 15
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Figura 16
5.2.3b – Ferramentas de auxílio à navegação
O Sistema possui ferramentas para facilitar a navegação do usuário no sistema. São elas: ESTATÍSTICA e
FILTRO, localizadas na página de monitoramento no canto direito inferior (Figura 17).
Figura 17
ESTATÍSTICAS
Esta ferramenta indica o total de monitoramentos por tema, avaliação de aplicabilidade separados em
N/Av, SIM e NÃO e conformidades separadas em N/Ve (Não Verificado), SIM e NÃO. O grau de aderência é
o resultado da avaliação de atendimento aos requisitos legais já avaliados pelo gerenciador nas situações
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conformes, não conformes e conformidades não verificadas, além dos monitoramentos ainda não avaliados
quanto a aplicabilidade. Portanto, os monitoramentos avaliados como não aplicáveis não participam do
gráfico de % de aderência (Figura 18).
No exemplo da Figura 18, no tema Resíduos, há 11 monitoramentos apontados pela KEYASSOCIADOS,
sendo que 3 (três) foram analisados como não avaliados, 1 (um) como não aplicável. Dos monitoramentos
indicados aplicáveis pelo gerenciador 1 (um) não foi verificado se a unidade/departamento atende ou não,
4 (quatro) indicados como dentro das conformidades e 2 (dois) apontados como não conformes
necessitando adequação, ou seja, somente 40% dos monitoramentos aplicáveis (grau de aderência) estão
sendo atendidos.
Caso o usuário queira voltar para o monitoramento no qual estava, é só clicar no link VOLTAR PARA O
MONITORAMENTO.
Figura 18
A barra do grau de aderência é preenchida por completo e adquire cor verde quando totalizada (100%) à
medida que as conformidades descritas no campo de preenchimento atendem aos monitoramentos do
requisito legal. Caso contrário, se a totalidade é de não-conformidades (0%), a barra do grau de aderência é
preenchida de cor vermelha.
Em suma, a barra de grau de aderência migra do 0% (preenchida de vermelho) para 100% (cor verde com
preenchimento total) referente ao atendimento legal dos monitoramentos, e entre 0% e 100% a barra vai
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adquirindo outra mescla de cor conforme sua porcentagem alcançada. Há a possibilidade de imprimir essa
estatística em forma de relatório. Para tanto, é necessário clicar no botão VERSÃO PARA IMPRESSÃO (figura
18) e selecionar nas barras de ferramenta do navegador a opção Imprimir (figura 19).
Figura 19
FILTRO
O sistema fornece uma ampla pesquisa por normas no banco de dados através de filtros temáticos (Figura
20), tais como:
Tema
Assunto
Âmbito
Palavra-chave
Mês de inclusão (mês e ano)
Leis vigentes entre as datas
Tipo de lei
Aplicável
Conformidade
Validade
Ordenar por
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Figura 20
Para localizar corretamente qualquer requisito no campo palavra-chave, basta ser digitada a lei conforme
ela esteja cadastrada, (Ex: Lei 3.232) conforme figura 20. A busca por palavra-chave ocorre dentro do
campo REQUISITO e DESCRIÇÃO DA LEGISLAÇÃO.
Ao selecionar o filtro desejado (ou filtros desejados) conforme Figura 21 e clicar PROCURAR, abrem-se os
monitoramentos selecionados (conforme Figura 22).
Figura 21
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Figura 22
Caso o usuário deseje visualizar os monitoramentos de todos os temas apontados pela KEYASSOCIADOS,
basta não selecionar nenhuma opção e clicar no botão PROCURAR.
5.2.4 Canal de relacionamento
A KEYASSOCIADOS oferece serviços de consulta (help desk) conforme figura 23, com atendimento via e-mail
e telefone, a fim de fornecer assistência técnica e manutenção do banco de dados durante o período de
vigência do contrato.
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Figura 23
5.2.5 Sair do Sistema
Quando o usuário desejar sair do sistema, basta clicar no botão SAIR DO
SISTEMA, localizado no canto direito superior e o acesso se encerra.
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