Administração de
Condomínios
Expediente
Presidente do Conselho Deliberativo
Roberto Simões
Diretor-Presidente
Luiz Eduardo Pereira Barreto Filho
Diretor Técnico
Carlos Alberto dos Santos
Diretor de Administração e Finanças
José Claudio Silva dos Santos
Gerente da Unidade de Capacitação Empresarial
Mirela Malvestiti
Coordenação
Nídia Santana Caldas
Equipe Técnica
Carolina Salles de Oliveira
Autor
Lauri Tadeu Corrêa Martins
Projeto Gráfico
Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.
http://www.staffart.com.br
Apresentação do Negócio
Administração de condomínios é um negócio que está
relacionado à conveniência, comodidade e bem-estar.Com a
crescente urbanização do Brasil, viver em condomínios
horizontais e verticais passou a ser uma tendência natural para
otimizar os espaços da malha urbana. Tornou-se complexo
administrar esses condomínios e a amplitude de problemas que
fazem parte da sua rotina diária. A terceirização desses
serviços passou a ser uma realidade para minimizar a
quantidade de problemas de ordem legal, contábil e fiscal, o
que exige maior profissionalização e melhoria na qualidade dos
serviços prestados à comunidade. Afinal, para uma parcela
importante da população, o imóvel se constitui no patrimônio de
maior valor. E tudo o que o condomínio fizer terá reflexo, direta
ou indiretamente, na valorização ou não deste patrimônio.Uma
empresa de administração de condomínios pode se dedicar à
administração de condomínios residenciais, comerciais ou
industriais. Serviços envolvidos: - Administração; Contabilidade; - Assessoria jurídica; - Auditoria; - Consultoria
administrativa e financeira; - Consultoria tributária, fiscal,
trabalhista e contábil;- Gestão de conflitos; Serviços
específicos: - Constituição do condomínio – assembleias, atas,
registros, etc; - Elaboração de previsão orçamentária; Cobrança de valores mensais dos condôminos – fixos e extras;
- Emissão de boletos de cobrança para pagamento na rede
bancária; - Manutenção de cadastros dos condôminos;Demonstrativo de receitas e despesas de cada unidade do
condomínio; - Administração de pessoal - funcionários e
prestadores de serviços; -Assessoria para manutenção,
reformas e serviços em geral; -Controle de vencimento de
seguros e renovações de apólices; -Elaboração de relatórios de
inadimplentes; -Representação do condomínio perante órgãos
da administração pública e outras instituições; -Elaboração da
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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contabilidade do condomínio; -Pagamentos e recebimentos
diversos; -Organização de assembleias – editais e assessoria
geral; -Emissão de relatórios fiscais, contábeis e de pessoal;
-Assessoria legal para a manutenção da ordem;- Guarda e
atualização dos documentos do condomínio; -Outros serviços,
de acordo com a necessidade dos clientes. A Administradora
deve contar com parcerias contábil, financeira, jurídica e de
engenharia, pois necessitará de serviços especializados
nessas áreas para agregar em suas atividades. Ao contratarem
uma empresa especializada, os condôminos podem desfrutar
dos seguintes benefícios, entre outros: - Serviços mais
adequados às necessidades dos moradores; - Menor nível de
inadimplência;- Empregados mais qualificados;- Condomínio
com baixo risco diante de penalizações legais;- Orçamento que
reflete a realidade do condomínio;- Fim de cotas extras
inesperadas;- Imóveis mais valorizados;- Menor consumo de
água e energia;- Equipamentos com maior capacidade de
utilização e menor gasto de manutenção;- Preservação da
história do condomínio. Este documento não substitui o plano
de negócio. Para elaboração deste plano consulte o SEBRAE
mais próximo!
Mercado
Impulsionado pelo aumento da renda dos brasileiros e
por programas governamentais de incentivo à moradia própria “Minha Casa Minha Vida”, por exemplo -, o crescimento do
setor imobiliário tem alavancado as atividades de administração
de condomínios, exigindo melhor organização,
profissionalização e excelência na prestação deste serviço. Em
janeiro de 2002, a cidade de São Paulo possuía 40 mil
condomínios, segundo informações do Sindicato da Habitação SECOVI/SP. Apenas durante o ano de 2009, mais de 32 mil
unidades verticais e horizontais foram lançadas no mercado
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
imobiliário da capital paulista, conforme revela pesquisa da
Empresa Brasileira de Estudos de Patrimônio, publicada no site
do sindicato. Para 2010, o SECOVI/SP estima que o mercado
paulistano de imóveis novos residenciais crescerá em torno de
10%. Em âmbito nacional, a Associação Brasileira das
Entidades de Crédito Imobiliário e Poupança
(ABECIP) detectou o aumento na oferta de financiamento
habitacional com recursos da poupança de R$ 34 bilhões, em
2009, para algo em torno de R$ 45 bilhões em 2010.No Rio de
Janeiro, onde o mercado imobiliário absorveu o lançamento de
cerca de 10 mil imóveis por ano na última década, a estimativa
é de que existam pelo menos 12 mil condomínios, o
equivalente a 480 mil unidades comerciais e residenciais. Os
números abarcam dois milhões de pessoas, de acordo com a
Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI).
Os gastos dos condomínios fluminenses chegam a R$ 96
milhões mensais, dos quais 7% são gastos com manutenção
de elevadores, 10% com contas de luz, 15% com água e 40%
com pessoal. Os 28% restantes (R$ 35 milhões) são
destinados a produtos e serviços, informa a entidade. O valor
médio da taxa condominial de um apartamento de três quartos
em Botafogo, tradicional bairro carioca de classe média alta,
atingiu R$ 570,00 em janeiro de 2010, segundo o SECOVI RIO.
A inadimplência dos condomínios é pequena, logo o
empreendedor poderá contar com uma boa perspectiva de
receber em dia pelos serviços prestados. Outros segmentos
que podem ser atendidos são os hotéis, hospitais, escritórios,
clubes, pontos comerciais e indústrias. Todavia, antes de abrir
um negócio de administração de condomínios, recomenda-se a
realização de ações de pesquisa de mercado para avaliar a
demanda e a concorrência. Seguem algumas sugestões:•
Pesquisa em fontes como prefeitura, guias, IBGE e
associações de bairro para quantificação do mercado
alvo;•
Visita aos concorrentes diretos, identificando os
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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pontos fortes e fracos dos estabelecimentos que trabalham no
mesmo nicho;•
Participação em seminários
especializados.Após investigar e analisar as variáveis de
mercado, o empreendedor estará apto a se posicionar melhor
neste segmento.
Localização
A escolha do local para instalar seu negócio é uma
decisão muito importante para o sucesso do empreendimento.
Lembre-se que as atividades econômicas da maioria das
cidades são regulamentadas em conformidade com o Plano
Diretor Urbano (PDU), lei que determina o tipo de atividade
que pode funcionar no imóvel escolhido por você. Portanto,
este deve ser seu primeiro passo para avaliar a implantação de
sua empresa.Feita a "Consulta Prévia ao PDU", certifique-se de
que o local escolhido ofereça infraestrutura adequada à sua
instalação e facilite a expansão do negócio. O imóvel deve
dispor dos serviços de água, luz, esgoto, telefone e internet.A
localização de uma administradora de condomínios deve
favorecer o acesso das pessoas que se relacionam com a
empresa. Deve possuir estacionamento ou estar próxima de
áreas públicas ou de outros estabelecimentos que possuam
vagas disponíveis. É importante estar próxima de centros bem
servidos por transportes públicos. Deve ser levada em conta a
facilidade de deslocamento para as diversas regiões urbanas
ou industriais.
Exigências legais específicas
De forma geral, para se registrar uma empresa de
administração de condomínios,deve-se contratar um contador
– profissional legalmente habilitado para elaborar os atos
constitutivos da empresa, auxiliá-lo na escolha da forma jurídica
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
mais adequada para o seu projeto e preencher os formulários
de inscrição exigidos pelos órgãos públicos.O contador pode
informar também sobre a legislação tributária pertinente ao
negócio. Mas atenção: no momento da escolha do prestador de
serviço, deve-se dar preferência a profissionais indicados por
empresários com negócios semelhantes. Até o momento, não
existe a exigência formal de responsável técnico ou profissional
habilitado em gestão de condomínios. Para legalizar a
empresa, é necessário procurar os órgãos responsáveis e
efetivar as devidas inscrições. As etapas do registro
são:Registro de empresa nos seguintes órgãos:Junta
Comercial;Secretaria da Receita Federal (CNPJ);Secretaria
Estadual da Fazenda;Prefeitura do Município para obter o
alvará de funcionamento;Enquadramento na Entidade Sindical
Patronal (a empresa ficará obrigada ao recolhimento anual da
Contribuição Sindical Patronal);Cadastramento junto à Caixa
Econômica Federal no sistema “Conectividade Social –
INSS/FGTS”;Corpo de Bombeiros Militar.
Estrutura
A estrutura de uma administradora de condomínios é simples,
sendo importante também considerar o perfil do cliente e o mix
de serviços que será disponibilizado para contratação. Basta
uma área destinada à recepção e atendimento da clientela,
apoio administrativo e um espaço para depósito de materiais e
arquivo de documentos. É importante ter estacionamento.
Recepção e Atendimento – Na recepção e atendimento são
atendidos os síndicos, profissionais contratados, e os
condôminos. É onde acontece o contato pessoal com a
clientela, portanto a ambientação deve ser leve, bem iluminada,
e agradável. Se for de interesse do empresário, poderá haver
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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salas de reuniões, balcão, ou box de atendimento
individualizado.
Apoio Administrativo – Nessa área ficam as atividades
administrativas direcionadas à operacionalização do negócio,
como: realização de contratos, produção de regulamentos,
convenções de condomínios, produção de relatórios,
documentos de cobranças, controles diversos e demais
atividades necessárias ao bom andamento do
empreendimento. A gerência da administradora ficará a cargo
do proprietário ou pessoa por ele designada.
Depósito de materiais e arquivo – Destinado à estocagem de
materiais de uso interno e à guarda de documentos relativos a
cada condomínio administrado.
Estacionamento – Se não houver disponibilidade permanente
de vagas nas proximidades, recomenda-se assinar convênio
com algum estacionamento próximo.
Pessoal
A quantidade de profissionais está relacionada ao porte
do empreendimento. Uma administradora de condomínios de
pequeno porte pode começar com cinco empregados, sendo:
-três auxiliares de escritório; -dois atendentes – atendimento
interno e visita aos condomínios atendidos; - office-boy para
serviços bancários e entrega de documentos (pode ser
terceirizado). As atividades de assessoria jurídica, contabilidade
e administração de pessoal podem ser repassadas a
profissionais liberais e empresas especializadas por meio de
parcerias. A gestão do negócio, poderá ser exercida pelo
empresário ou delegada a um empregado contratado. Em
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
ambos os casos, entretanto, recomenda-se que o gestor
possua formação em Administração ou Direito. O empresário
deve contratar pessoas com experiência comprovada e com
boas referências de empregos anteriores. Caso prefira
capacitar novos colaboradores, deverá procurar cursos
específicos existentes no mercado, que preparem as pessoas
para as atividades administrativas. A qualificação dos
profissionais aumenta o comprometimento com a empresa,
eleva o nível de retenção de funcionários, melhora a
desempenho do negócio e diminui os custos trabalhistas com a
rotatividade de pessoal. O treinamento dos colaboradores deve
desenvolver as seguintes competências:·
Capacidade de
percepção para entender e atender as expectativas dos
clientes;·
Habilidade de relacionamento;·
Agilidade e
presteza no atendimento;·
Bom conhecimento do
setor;·
Motivação para crescer juntamente com o
negócio.Deve-se estar atento para a Convenção Coletiva do
Sindicato dos Trabalhadores nessa área, utilizando-a como
balizadora dos salários e orientadora das relações trabalhistas,
evitando, assim, consequências desagradáveis. O
empreendedor deverá participar de seminários, congressos e
cursos direcionados ao seu ramo de negócio, para manter-se
atualizado e sintonizado com as tendências do setor. O
SEBRAE da localidade poderá ser consultado para aprofundar
as orientações sobre o perfil do pessoal e treinamentos
adequados. A entidade oferece palestras, capacitação
gerencial, treinamentos, projetos, programas e soluções
empresariais, com foco no empreendedorismo, setores
estratégicos, políticas públicas, tecnologia e inovação,
orientação ao crédito, acesso ao mercado, internacionalização,
redes de cooperação e programas de liderança.
Autônomos Uma das principais dúvidas dos empreendedores
diz respeito à contratação de pessoas físicas (profissionais
autônomos) ou jurídicas (empresas) para prestação de serviços
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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sem vínculo empregatício.A fim de diminuir os encargos
sociais, as empresas buscam a “terceirização”. No entanto, é
fundamental estar atento ao tipo de atividade que pode ser
terceirizada.Não é possível contratar terceiros para realizarem
serviços relacionados às atividades que justificaram a criação
da empresa. A contratação pode abranger atividades
intermediárias da contratante, desde que não haja relação de
emprego entre as partes. Ou seja, a relação entre contratante e
contratado não pode ser como aquela existente entre patrão e
empregado, caracterizada pelos elementos de subordinação,
habitualidade, horário, pessoalidade e salário. Vantagens da
contratação de serviços de terceiros:·
Mais participação
dos dirigentes nas atividades-fim da empresa.·
Concentração dos talentos no negócio principal da
empresa.·
Maior facilidade na gestão do pessoal e das
tarefas.·
Possibilidade de rescisão do contrato conforme
as condições preestabelecidas.·
Controle da atividade
terceirizada por conta da própria empresa
contratada.Desvantagens que este tipo de contratação pode
acarretar:·
Sofrer autuação do Ministério do Trabalho e
ações trabalhistas em caso de inobservância das obrigações
mencionadas no item acima.·
Fiscalização dos serviços
prestados para verificar se o contrato de prestação de serviços
está sendo cumprido integralmente, conforme o
combinado.·
Risco de contratação de empresa não
qualificada. Antes da contratação, recomenda-se verificar se o
pessoal disponibilizado pela empresa terceirizada consta como
registrado, e se os direitos trabalhistas e previdenciários estão
sendo respeitados e pagos.
Equipamentos
O empreendedor precisará dos seguintes móveis e
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
equipamentos:
- três microcomputadores ligados em rede e com acesso à
internet;
- um servidor (storage) de pequeno porte;
- um no break;
- uma impressora multifuncional;
-um cofre de aço de porte médio;
-duas linhas telefônicas (uma delas com fax);
-móveis de escritório (mesas, cadeiras, armários e estantes).
-calculadora de mesa.
Matéria Prima / Mercadoria
Os insumos necessários ao funcionamento de uma empresa
prestadora deste tipo de serviço são, basicamente, materiais de
expediente – folhas de papel A4 para impressoras, cartuchos
de tinta, lápis, canetas, borrachas, grampos, clips, pastas
suspensas, blocos para anotações, etc.
Fornecedores O empreendedor poderá pesquisar na internet
o rol de fornecedores de equipamentos e produtos para
administradoras de condomínios situados próximo ao local de
instalação do negócio. Como exemplo, lista-se abaixo algumas
empresas de TI que comercializam sistemas de gestão
condominial.Basis InformáticaRua dos Pinheiros, 1400 conj.
03 e 04 – Pinheiros São Paulo - SP- CEP 05422-002 Telefone:
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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(11) 3819-0770 www.basisinformatica.com.br Union Data
Consultoria e InformáticaRua Jacira Rocha, 80 – Casa Verde
São Paulo - SP Telefone: (11)
3857-5964 www.uniondata.com.br Base SoftwareRio de
JaneiroRua Uruguaiana 94, 20° andar - Centro
Rio de Janeiro - RJ – CEP 20050-091
Telefone: (21) 2195-0550 / Fax: (21)
2195-0599www.basesoft.com.br Universal SoftwareAvenida
Barão Homem de Melo, 4500, 6º andar – EstorilBelo Horizonte
– MG – CEP 30450-250Telefone:
(31)3064-6600www.universalsoftware.com.br
Organização do processo produtivo
De um modo geral, os processos de uma
administradora de condomínios são divididos em: 1. Serviço
de atendimento ao cliente – é o processo responsável pelo
contato com os síndicos, podendo haver atendimento a
condôminos, em certos casos. Esse serviço poderá ocorrer nas
dependências do escritório ou no próprio condomínio. Recebe
demandas e devolve soluções. 2. Produção dos serviços –
responsável pela atividade terceirizada pelo cliente.
Corresponde à produção de todos os serviços de cobranças,
pagamentos, contratações de pessoal, controles diversos,
elaboração de relatórios, assessoria contábil, financeira,
jurídica, representação do condomínio perante instituições
externas e outros. É realizado pelo apoio administrativo, pelo
gerente do empreendimento e pelos prestadores de serviços
terceirizados. O SECOVI-SP editou recentemente um manual
dedicado aos serviços que devem ser fornecidos pelas
administradoras de condomínio. A publicação descreve cerca
de 130 rotinas operacionais relacionadas à atividade de gestão
condominial.
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
Automação
Algumas empresas de informática oferecem sistemas
criados para facilitar e agilizar os procedimentos relacionados à
administração condominial, como, por exemplo:- Solução para
administrar vários condomínios simultaneamente;- Cadastros
essenciais (moeda, banco, plano de contas, empreendimento,
proprietário, fiador, condômino, unidades, etc.);- Cadastro de
previsão de despesas/receitas, contas correntes e serviços;Controle de retenções de tributos dos condomínios;Lançamento automático de contas considerando a previsão de
serviços cadastrados; - Estorno de lançamento de contas;Acerto de contas por unidade e por condomínio.- Fechamento
de saldo mensal;- Transferência de condômino/proprietário,
considerando inclusive respectivas contas correntes;Movimentação de fundo de reserva como conta corrente;Geração de Remessa de Cobrança Bancária e baixa
automática;- Sistema de estatística e acompanhamento da
rentabilidade da carteira- Mala direta de
proprietários/condôminos e carta de cobrança;- Análise
completa por meio de relatórios gerenciais. O mercado de TI
também dispõe de soluções de gestão condominial online, cuja
vantagem é não precisar investir na compra de um servidor
para armazenar o sistema, uma vez que a administradora o
acessa via Internet. Antes de se decidir pelo sistema a ser
utilizado, o empreendedor deve avaliar o preço cobrado, o
serviço de manutenção, a conformidade em relação à
legislação fiscal municipal e estadual, a facilidade de suporte e
as atualizações oferecidas pelo fornecedor, verificando ainda
se o aplicativo possui funcionalidades, tais como:• Controle
dos dados sobre faturamento/vendas, gestão de caixa e bancos
(conta corrente);• Contas a pagar e receber;• Fluxo de
caixa;• Emissão de pedidos e orçamentos;• Controle de
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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taxa de serviço;• Lista de espera;• Relatórios e gráficos
gerenciais para análise real do resultado operacional da
empresa.
Canais de distribuição
Este segmento se caracteriza por entregar os serviços
diretamente ao usuário final. Portanto, não existem
intermediários envolvidos no processo de torná-los disponíveis
aos clientes. Cabe ao dono do negócio definir e estabelecer o
fluxo dessa distribuição. Neste sentido, é fundamental que o
empreendedor entenda as motivações que levam o condomínio
a escolher uma administradora.
Investimentos
Investimento compreende todo o capital empregado
para iniciar e viabilizar o negócio até o momento de sua
consolidação. Pode ser caracterizado como: -investimento fixo
– compreende o capital empregado na compra de imóveis,
máquinas, equipamentos, móveis, utensílios, instalações,
reformas, veículos (se for o caso) etc; -investimentos
pré-operacionais – são todos os gastos ou despesas realizadas
com projetos, pesquisas de mercado, registro da empresa,
projeto de decoração, honorários profissionais e outros; Todo
investimento gera uma depreciação e uma taxa de
manutenção, agregando custos ao empreendimento para sua
posterior reposição. É extremamente importante o
entendimento correto de todo o investimento do negócio para a
sobrevivência da empresa.
Capital de giro
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
Se o volume de vendas estiver acima do ponto de
equilíbrio e o prazo concedido ao cliente para pagamento não
superar 30 dias, o capital de giro a ser investido em uma
empresa de administração de condomínios será minimizado,
geralmente em torno de 20% a 30% do faturamento previsto.
Custos
Os valores dos custos vão depender objetivamente do
porte da empresa prestadora de serviço, da localização, das
especialidades oferecidas ao consumidor e da estratégia
empresarial adotada. As referências de preço abaixo devem,
portanto, ser revistas para cada caso.O cuidado na
administração e redução de todos os custos envolvidos no
negócio indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou
insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental
a redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o
controle de todos os gastos internos. Quanto menores os
custos, maior a chance de ganhar no resultado final do
negócio.As despesas são os gastos realizados para operar o
negócio. Abaixo se elencou algumas categorias referenciais,
levantadas por entrevistas junto a empresas similares, com
intuito de exemplificar a proporcionalidade dos gastos.•
Água, luz, telefone e acesso a internet: R$ 400,00;•
Aluguel, taxa de condomínio, segurança: R$ 1.290,00;•
Assessoria contábil: R$ 510,00;•
Despesas com
transporte: de 5% a 10 % do faturamento;•
Material de
expediente e produtos de limpeza: R$ 2.200,00;•
Despesas com vendas, propaganda e publicidade: em torno de
3% das vendas;•
Recursos para manutenções
corretivas: cerca de 5% do custo do equipamento ao
ano;•
Salários administrativos e pró-labore: R$ 2.500,00
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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Diversificação / Agregação de valor
Agregar valor significa oferecer serviços
complementares ao principal, diferenciando-se da concorrência
e atraindo o público-alvo. Não basta possuir algo que os
serviços concorrentes não oferecem. É necessário que esse
“algo mais” seja reconhecido pelo cliente como uma vantagem
competitiva e aumente o seu nível de satisfação com o serviço
prestado.Pesquisas quantitativas e qualitativas podem ajudar
na identificação de benefícios de valor agregado. No caso de
uma empresa de administração de condomínios, há diversas
oportunidades de diferenciação, tais como:-serviços de
massagistas e professores de educação física, para fitness;
-serviço de som ambiente; -programa de educação ambiental;
-plano de redução de despesas do condomínio;-serviços
especiais, de acordo com as necessidades específicas do
condomínio. A construção de um portal na internet também é
um instrumento de grande agregação de valor. Através do
portal, o síndico pode se comunicar rapidamente com a
administradora, ter acesso à posição financeira do condomínio
em tempo real, ao andamento de cobranças judiciais, às
unidades em atraso, ao resumo da inadimplência nos últimos
meses, a acordos com devedores e a todas as contas do
condomínio, pagas e a vencer. Também é possível checar os
parâmetros de cobrança amigável, o número de parcelas
possíveis num acordo e o eventual ajuizamento de ações na
Justiça. Os demais condôminos, assim como o síndico, podem
acessar o resumo anual de despesas, balancetes, folha de
pagamento, atas de assembléias, circulares, regimento interno,
manuais de síndico e zelador, tabela de temporalidade de
documentos, notícias, calendário de cursos e respostas às
dúvidas mais freqüentes sobre o dia-a-dia de um condomínio. É
importante pesquisar junto aos concorrentes para conhecer os
serviços que estão sendo adicionados e desenvolver opções
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
específicas com o objetivo de proporcionar ao cliente um
produto diferenciado. Além disso, conversar com os clientes
atuais para identificar suas expectativas é muito importante
para o desenvolvimento de novos serviços ou produtos
personalizados, o que amplia as possibilidades de fidelizar os
atuais clientes, além de cativar novos.SustentabilidadeA
incorporação dos princípios de sustentabilidade tornou-se um
diferencial importante, uma vez que, no Brasil, cresce o número
de consumidores conscientes que valorizam os serviços
fornecidos com o mínimo (ou nenhum) impacto ao
meio-ambiente e à saúde dos seres vivos, a partir de
matérias-primas naturais renováveis ou reaproveitáveis. Uma
das formas de se aplicar o conceito de sustentabilidade
consiste na adoção de sistemas de captação e reutilização da
água da chuva. O condomínio também pode exigir que os
resíduos das obras de reformas e benfeitorias de suas
unidades sejam destinados a aterros sanitários ou a usinas de
tratamento de lixo. Outras maneiras são:Economizar recursos
naturais por meio do uso da reutilização de água;Instalar
sensores de luz nas escadas e corredores do prédio para
reduzir o consumo de energia;Usar materiais reciclados,
biodegradáveis e que reduzam a necessidade de
manutenção;Uso de produtos de limpeza que não agridam a
natureza;Substituir processos de lavagem manual, que
consomem até 250 litros de água, pelo uso de lavadoras, cujo
consumo não atinge 40 litros;Dar preferência às polidoras,
lavadoras de piso, varredoras de escadas e esteiras rolantes
com motor a álcool;Utilizar equipamentos com baixos níveis de
ruído e consumo de energia;
Divulgação
Os meios para divulgação de uma administradora de
condomínios variam de acordo com o porte e o público-alvo
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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escolhido. Para um empreendimento de pequeno porte, a mala
direta é um sistema barato e simples, no qual pode ser utilizado
o cadastro de clientes, obtido através de lista telefônica.
Recomenda-se, também, o uso de um folder bem estruturado
com informações sobre os serviços prestados e a experiência
da empresa no ramo do negócio. A visita agendada ao
condomínio, para apresentação da proposta da empresa pode
dar bons resultados, uma vez que permite contato direto e
oferece a possibilidade de iniciar negociações imediatas ou
agendar novo encontro em período próximo ao vencimento do
contrato atual. Na medida do interesse e das possibilidades,
poderão ser utilizados anúncios em jornais de bairro, jornais de
grande circulação, rádio, revistas, outdoor e internet. A
divulgação através de site na internet representa uma
possibilidade de comunicação muito interessante, onde se pode
veicular pequenos vídeos com dicas práticas para solução de
problemas comuns em condomínios, além de depoimentos dos
síndicos sobre a qualificação da empresa. Estratégias de
comunicação dirigidas às redes sociais (Orkut, Facebook,
Twitter, YouTube, Flicker, Digg, entre outras) também podem
ser implementadas para promover o negócio. Caso seja
interesse do empreendedor, um profissional de marketing e/ou
comunicação poderá ser contratado para desenvolver
campanhas específicas.O empreendedor deve entregar o que
foi prometido com pontualidade e, quando puder, superar as
expectativas do cliente. Ao final, a melhor propaganda será
feita pelos clientes satisfeitos e bem atendidos.
Informações Fiscais e Tributárias
O segmento de administração de condomínios, assim
entendidas as atividades das administradoras de imóveis que
combinam os serviços de natureza imobiliária com serviços de
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
gerência operacional e administrativa, não poderá optar pelo
SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de
Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas
Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, instituído pela
Lei Complementar nº 123/2006, por expressa vedação legal
emitida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, através do
artigo 17, incisos XI e XIII, uma vez que configuram a prestação
de serviços decorrentes do exercício de atividade intelectual, de
natureza técnica, científica, desportiva, artística ou cultural, que
constitua profissão regulamentada ou não, bem como a que
preste serviços de instrutor, de corretor, de despachante ou de
qualquer tipo de intermediação de negócios.
Ademais, por meio do Anexo II da Resolução CGSN nº 6/2007
foram relacionados os códigos de atividades econômicas
previstos na CNAE que abrangem concomitantemente
atividade impeditiva e permitida ao Simples Nacional (aí
incluem-se as atividades de ‘”Gestão e Administração da
Propriedade Imobiliária”. Ou seja, são códigos que comportam
mais de uma atividade, dentre as quais encontram-se tanto
impedidas como permitidas. É a chamada relação "ambígua".
No caso das CNAE ambíguas, por ocasião da opção, a
microempresa ou empresa de pequeno porte deverá prestar
declaração de que exerce tão somente atividades permitidas no
Simples Nacional. Assim, não poderá optar pelo SIMPLES
Nacional as empresas com a atividade de administração de
condomínio, podendo optar somente a atividade, cobrança de
condomínio, desde que as cobranças sejam extrajudiciais.
Dessa forma, o segmento de negócio de administração de
condomínio deverá optar por um dos regimes de tributação
abaixo:
Lucro Real: É o lucro líquido do período de apuração ajustado
pelas adições, exclusões ou compensações estabelecidas em
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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nossa legislação. Este sistema é o mais complexo de todos;
entretanto, dependendo de uma série de fatores a serem
avaliados, o lucro real pode ser opção vantajosa para o
segmento.
Alíquotas:
- IRPJ - 15% sobre a base de cálculo (lucro líquido). Haverá um
adicional de 10% para a parcela do lucro que exceder o valor
de R$ 20.000,00, multiplicado pelo número de meses do
período. O imposto poderá ser determinado trimestralmente ou
anualmente;
- CSLL - 9%, determinada nas mesmas condições do IRPJ;
- PIS - 1,65% - sobre a receita bruta total, compensável;
- COFINS – 7,6% - sobre a receita bruta total, compensável.
Lucro Presumido: É o lucro que se presume através da receita
bruta de vendas de mercadorias e/ou prestação de serviços.
Trata-se de uma forma de tributação simplificada utilizada para
determinar a base de cálculo do Imposto de Renda (IRPJ) e da
Contribuição Social sobre o Lucro (CSLL) das pessoas jurídicas
que não estiverem obrigadas à apuração do lucro real. Nesse
regime a apuração do imposto será feita trimestralmente.
A base de cálculo corresponde a 32% da receita bruta para a
atividade de administração de condomínios. A alíquota é
mesma determinada para o Lucro Real.
Alíquotas:
- IRPJ - 15% sobre a base de cálculo (após a aplicação do
percentual sobre a receita bruta). Haverá um adicional de 10%
para a parcela do lucro que exceder o valor de R$ 20.000,00,
multiplicado pelo número de meses do período. O imposto
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
poderá ser determinado trimestralmente ou anualmente;
- CSLL - 9%, determinada nas mesmas condições do IRPJ;
- PIS - 0,65% - sobre a receita bruta total;
- COFINS – 3% - sobre a receita bruta total.
Já no caso das contribuições previdenciárias (tanto para o lucro
real quanto para o lucro presumido):
- INSS - Valor devido pela Empresa - 20% sobre a folha de
pagamento de salários, pró-labore e autônomos;
- Valor devido pelo Empresário e Autônomo - A empresa
também deverá descontar e reter na fonte, 11% da
remuneração paga devida ou creditada a qualquer título no
decorrer do mês, ao autônomo e empresário (sócio ou titular),
observado o limite máximo do salário de contribuição (o
recolhimento do INSS será feito através da Guia de Previdência
Social - GPS).
ISS – Calculado sobre a receita de prestação de serviços, varia
conforme o município onde o segmento estiver sediado.
Orienta-se ao empreendedor que atente ao tópico Exigências
legais especificas, que inclui as normas e regulamentos que
devem ser atendidos para operacionalização dessa atividade.
Eventos
A seguir são indicados, a título de exemplo, eventos
tradicionais que fazem parte do calendário do setor de
administração de imóveis e condomínios: Feira Secovi
Condomínios Evento anual realizado em São Paulo (SP) (11)
5591-1281/1283 www.feirasecovi.com.br Feira de Condomínios
do Nordeste – Fesíndico.Local: Recife
(PE)www.fesindico.com.br Expo Síndico Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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www.exposindico.com.br Evento que acontece anualmente no
Pavilhão de Exposições Anhembi, em São Paulo (SP).
ENACON - Encontro das Empresas Especializadas em
Administração de Condomínios.Promovido pelo Secovi/SP,
com temas voltados à organização e capacitação das
empresas especializadas em administração
condominial.www.secovi.com.brEncontro Nacional de Inquilinos
e Locadores – Evento anual da ABADI referente à legislação e
às relações de
inquilinato.www.abadi.com.br/encontro_inqloc/encontro.htm Cursos
e seminários·
Serviço Nacional de Aprendizagem
Comercial (Senac) - http://www.senac.br Ministra cursos
técnicos presenciais e à distância em diferentes áreas de
conhecimento que compõem a administração condominial, tais
como gestão, finanças, recursos humanos, contabilidade,
marketing, meio ambiente. A unidade de São Paulo, por
exemplo, oferece os cursos “Técnicas de Zeladoria e
Segurança em Condomínios” e “Projeto Paisagístico para
Condomínios”. As unidades do Senac também promovem
seminários sobre coleta seletiva de lixo, considerada hoje umas
das mais importantes atitudes do homem para a preservação
do meio ambiente. Nesses eventos, os participantes aprendem
a armazenar, acondicionar e tratar o lixo e, posteriormente,
enviá-lo para estações coletoras ou cooperativas de
reciclagem. Recebem instruções de como implantar a coleta
seletiva em condomínios e informações sobre a relação
custo-benefício dos diferentes tipos de coletores de lixo
disponíveis no mercado. Os seminários abordam ainda temas
como a comunicação ambiental e a problemática causada pela
produção de resíduos. ·
Universidade SECOVI MG www.universidadesecovimg.com.br Desenvolve programas de
capacitação com vistas a qualificar o desempenho dos
profissionais do mercado imobiliário mineiro. Os conteúdos
educacionais abordados nos cursos oferecidos pela instituição
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
abrangem temas relacionados à vendas, documentação
imobiliária, legislação, atendimento, finanças, contabilidade e
tributação, entre outros.
Entidades em Geral
Recomenda-se que o empreendedor procure
informações legais e mercadológicas junto ao sindicato de
administradoras de imóveis e condomínios de sua
localidade. Sugestão de entidades para eventuais
consultas:Associação Brasileira das Administradoras de
Imóveis – ABADIRua do Carmo nº 6/7º andar - Centro - Rio de
Janeiro – RJTel/Fax: (21) 2533-2858
www.abadi.com.br Associação das Administradoras de Bens
Imóveis e Condomínios de São Paulo – AABIC Rua Estados
Unidos, 89 – Jardim Paulista – São Paulo – SP CEP:
01427-000 (11) 3887-3372 www.aabic.org.br Sindicato da
Habitação de São Paulo – SECOVI/SPRua Dr. Bacelar, 1043 Vila Mariana
04026-002 São Paulo - SP - Brasil
Tel. 55 11 5591-1300
Fax 55 11 5591-1301www.secovi.com.br SECOVI RioAv.
Almirante Barroso, 52/9º andar – Centro CEP 20031-918 – Rio
de Janeiro – RJTel.: (21) 2272-8000 – Fax: (21)
2272-8001www.secovirio.com.brE-mail:
secovi@secovirio.com.br SECOVI Minas GeraisRua Tabaiares,
12 – sala 401 – FlorestaCEP 30150-040 – Belo Horizonte
(MG)Tel: (31) 3055-5353www.secovimg.com.br
Normas Técnicas
ABNT NBR 5410:2004 – Instalações elétricas de baixa tensão
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
23
ABNT NBR 5419:2005 – Proteção de estruturas contra
descargas atmosféricas
ABNT NBR 12892:1993 – Projeto, fabricação e instalação de
elevador unifamiliar
ABNT NBR 15597:2008 – Requisitos de segurança para a
construção e instalação de elevadores - Elevadores existentes Requisitos para melhoria da segurança dos elevadores
elétricos de passageiros e elevadores elétricos de passageiros
e cargas
ABNT NBR NM 207:1999 – Elevadores elétricos de
passageiros -Requisitos de segurança para construção e
instalação
ABNT NBR 13523:2008 – Central de gás liquefeito de petróleo GLP
ABNT NBR 15526:2009 – Redes de distribuição interna para
gases combustíveis em instalações residenciais e comerciais Projeto e execução ABNT NBR 13434-1:2004 – Sinalização de
segurança contra incêndio e pânico - Parte 1: Princípios de
projeto
ABNT NBR 13434-2:2004 – Sinalização de segurança contra
incêndio e pânico - Parte 2: Símbolos e suas formas,
dimensões e cores
ABNT NBR 9077:2001 – Saídas de emergência em edifícios
ABNT NBR 13714:2000 – Sistemas de hidrantes e de
mangotinhos para combate a incêndio
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
ABNT NBR 10818:1989 – Qualidade de água de piscina
ABNT NBR 11238:1990 – Segurança e higiene de piscinas
ABNT NBR 9819:1987 – Piscina
ABNT NBR 13194:2006 – Reservatório de fibrocimento para
água potável – Estocagem, montagem e manutenção
ABNT NBR 5626:1998 – Instalação predial de água fria
MTE NR 6:2001 – Equipamento de Proteção Individual (EPI)
Glossário
Algicida – produto utilizado para combater a ação das
algas nas piscinas. Barrilete – equipamento do qual partem as
colunas de abastecimento de água fria de um condomínio. O
barrilete situa-se abaixo do reservatório de água superior e
acima do forro. Câmara de Arbitragem – alternativa jurídica
para a solução rápida e econômica de conflitos surgidos em
moradores de condomínios.Condomínio: a palavra condomínio
significa propriedade comum. Convenção Condominial –
documento que regulamenta as relações entre os condôminos,
seus direitos e deveres. Despesas Ordinárias – despesas que
se referem a gastos rotineiros com manutenção do
condomínio. Fração Ideal – maneira de divisão de despesas em
que cada unidade contribui proporcionalmente, de acordo com
a convenção do condomínio. Fundo de Obras – verba
extraordinária destinada à realização de obras no
condomínio. Habite-se – autorização emitida pela prefeitura
para que um imóvel possa ser ocupado. Minuteira –
equipamento dotado de sensor que permite manter
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
25
temporariamente acesas as lâmpadas, gerando economia de
energia. Prumada – coluna do encanamento que serve a todos
os andares. Também chamada de coluna vertical. Quadro de
Comando – parte do equipamento do elevador, que coordena
as paradas e chamadas. Recalque – bomba que leva a água da
caixa inferior ao reservatório superior do edifício. Síndico: é o
representante legal do condomínio em qualquer circunstância e
será escolhido em assembléia, podendo ser pessoa física ou
jurídica morador ou não do condomínio. Viga – parte da
estrutura do edifício.
Dicas do Negócio
- Para se tornar mais competitivo é importante
dimensionar o conjunto de serviços que serão agregados.
Avaliar o custo–benefício desses serviços é vital para a
sobrevivência do negócio, porque pode representar um elevado
custo sem geração do mesmo volume de receitas. -Investir na
qualidade global de atendimento ao cliente, ou seja: qualidade
do serviço, ambiente agradável, profissionais atenciosos,
respeitosos e interessados pelo cliente; -Procurar fidelizar a
clientela com ações de pós-venda, como: remessa de cartões
de aniversário, comunicação de novos serviços e novos
produtos ofertados, contato telefônico lembrando de eventos e
promoções. - A presença do proprietário em tempo integral é
fundamental para o sucesso do empreendimento. - A empresa
deve atuar voltada para o atendimento das necessidades do
condomínio e deve estar presente em todos os momentos
importantes, reforçando sua imagem e consolidando seu papel
de apoio, assessoria e suporte aos síndicos e condôminos. -O
empreendedor deve estar sintonizado com a evolução do setor,
pois esse é um negócio que requer inovação e adaptação
constantes, em face das novas tendências que surgem
dia-a-dia. -Os empregados devem participar de cursos de
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Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
aperfeiçoamento, congressos e seminários, para garantir a
atualização da administradora de condomínios. - Prédios com
medição de água individual consomem, em média, de 30 a 40%
menos. A conta coletiva é como um cartão de crédito sem
limite: o morador usa o que quer e, depois, divide o pagamento
com os vizinhos. Quando paga pelo próprio consumo, ele
economiza. - A adoção de itens voltados à eficiência ecológica
dos condomínios podem reduzir entre 20 a 30% o valor da taxa
mensal de cada unidade. Algumas práticas que melhoram o
uso dos recursos naturais e propiciam ganhos econômicos
são:·
Coleta seletiva de lixo;·
Coleta de óleo de
cozinha;·
Sensores de presença;·
Captação de água
pluvial para irrigação das áreas verdes;·
Aquecimento de
chuveiros a gás;·
Medidores de consumo individuais de
gás e de água;·
Placas de captação de energia solar para
iluminação das áreas comuns e aquecimento da água da
piscina;
Características específicas do empreendedor
O empreendedor precisa estar atento às tendências do
mercado e aos hábitos de seus clientes. Deve identificar os
movimentos deste mercado e adaptá-los à sua oferta,
reconhecendo as preferências dos clientes e renovando
continuamente a oferta de produtos.Os comportamentos
observados em empreendedores de sucesso geraram um
conjunto de características, resultantes em padrões de
condutas. Pessoas que assim se comportam possuem
características de comportamento empreendedor, tais
como:•
Busca constante de informações e
oportunidades;•
Iniciativa e persistência;•
Comprometimento;•
Qualidade e eficiência;•
Capacidade de estabelecer metas e assumir riscos;•
Planejamento e monitoramento sistemáticos;•
Idéias de Negócios - administracao-de-condominios
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Independência e autoconfiança;•
Senso de
oportunidade;•
Conhecimento do ramo;•
Liderança.
Bibliografia Complementar
AIUB, George Wilson et al. Plano de Negócios:
Serviços. 2. ed. Porto Alegre: Sebrae, 2000. BARBOSA,
Mônica de Barros; LIMA, Carlos Eduardo de. A Cartilha do
Ponto Comercial: Como escolher o lugar certo para o sucesso
do seu negócio. São Paulo: Clio Editora, 2004. BIRLEY, Sue;
MUZYKA, Daniel F. Dominando os Desafios do Empreendedor.
São Paulo: Pearson/Prentice Hall, 2004. BRASIL. Ministério do
Trabalho e Emprego. Norma Regulamentadora n. 6. Disponível
em
http://www.mte.gov.br/legislacao/normas_regulamentadoras/nr_06.pdf Ac
em 23 de abril de 2010. COSTA, Nelson Pereira. Marketing
para Empreendedores: um guia para montar e manter um
negócio. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2003. DAUD, Miguel;
RABELLO, Walter. Marketing de Varejo: Como incrementar
resultados com a prestação de Serviços. São Paulo: Artmed
Editora, 2006. DOLABELA, Fernando. O Segredo de Luisa. 14.
ed. São Paulo: Cultura Editores Associados, 1999. GODOY,
Elias de. Técnicas de Segurança em Condomínios. São Paulo:
Senac, 2005. KOTLER, Philip. Administração de Marketing: a
edição do novo milênio. 10. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2000.
SEBRAE. Empresa Administradora de Condomínios – Série
Idéias de negócios. Vitória: SEBRAE-ES. SILVA, José Pereira.
Análise Financeira das Empresas. 4. ed. São Paulo: Atlas,
2006. Sites
afins: http://www.sindiconet.com.br http://www.condominial.tv
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