PARTE II ® MANOEL ROMAN FILHO Produtividade PRODUTIVIDADE = SAIDAS PRODUTOS(SERVIÇOS)/ ENTRADAS RECURSOS P1 = 100/80 P2 = 80/100 P3 = 100/100 ® MANOEL ROMAN FILHO Produtividade PRODUTIVIDADE = SAIDAS PRODUTOS(SERVIÇOS)/ ENTRADAS RECURSOS Cenário 1 2 3 4 Saídas Produtos e Serviços ($) 200 300 200 300 Entradas ($) 80 100 150 100 Processos Internos ($) 50 50 100 150 ® MANOEL ROMAN FILHO Produtividade Empresarial QUALIDADE QUALIDADE DO PRODUTO QUALIDADE TOTAL •ZERO DEFEITO •FAÇA A COISA CERTA • FAÇA CERTO DA PRIMEIRA VEZ LOGO NA PRIMEIRA VEZ •COMPETIÇÃO BASEADA NO TEMPO DÉCADA 70 •SPC •FERRAMENTAS DA QUALIDADE •LIDERANÇA FUNCIONAL DÉCADA 80 •JIT •ENVOLVIMENTO DOS FUNCIONÁRIOS •LIDERANÇA VISIONÁRIA ® MANOEL ROMAN FILHO VALOR CENTRADO NO CLIENTE •ÁGIL •RÁPIDO •REATIVO TEMPO DE COMANDO DÉCADA 90 •INTEGRAÇÃO DA LIDERANÇA DA GERÊNCIA INTERMEDIÁRIA :COM CLIENTES & FORNECEDORES & CONCORRENTES •REDESENHO INOVADOR DOS PROCESSOS Fluxograma Mapa de Processo ® MANOEL ROMAN FILHO Fluxograma O que é? Conjunto de símbolos dispostos seqüencialmente e ordenadamente para representar a forma de execução de um processo, atividade ou tarefa. Objetivo Facilitar a leitura e a análise de processos pela rápida identificação de: clientes, fornecedores, produtos/serviços, etapas, interfaces e pontos de tomada de decisão. Conceito de PROCESSO Fornecedores Entradas Processamento Saídas Clientes Fluxograma Simbologia Os símbolos utilizados na construção de um fluxograma variam de empresa para empresa e de software para software. Quando não se tem um software que determine os tipos de símbolos a serem utilizados, é interessante promover uma padronização dessa simbologia na empresa. Modelos de símbolos utilizados em fluxogramas Início/Fim/Cliente/Fornecedor Etapa do Processo/Atividade Documento/Dado eletrônico Arquivo Decisão Conector Documento Físico Conector de Página Nota: esta tabela poderia ter um símbolo para representar “matéria-prima/material manufaturado”. Fluxograma Exemplo Identificação de fornecedores e clientes internos e externos Identificação de interfaces entre os Identificação das departamentos responsabilidades Processamento de Dados Inicio A Depto Y Contas a Pagar Ficha Z Avaliar Conferir Ok ? Registrar e comunicar N Devolver Ficha Z S Cadastrar SoftPlus Ficha Z N Registrar aprovação A OK ? Enviar S Enviar Confirm. Pagamento Tesouraria Ficha Z Arquivar Ficha Z Fim Identificação dos produtos e serviços gerados e recebidos Visão do processo Fluxograma Dicas e orientações 1. Antes de iniciar o desenho, definir o escopo do processo (início e fim). 2. Utilizar textos sucintos (verbo + objeto). Quando necessário, criar um campo “Observações” para inserir textos explicativos. 3. As setas devem dar o sentido correto do fluxo. 4. Sempre que for mencionada a ação “enviar”, apresentar “o que está sendo enviado” e o “destinatário”. Usar o mesmo critério para “receber”. 5. Geralmente o desenho de um processo se inicia com o recebimento de alguma informação, documento ou material e termina com um envio ou disponibilização de uma informação, documento ou material. 6. Deve ser apresentado um destino (outra área, arquivo ou outra disposição) para todas as informações, materiais ou documentos recebidos ou originados durante o processo. Fluxograma Exercício 2 Desenhe um fluxograma que represente a sua rotina diária, do momento em que você acorda até o momento em que você chega ao local de trabalho. Fluxograma OBSERVAÇÕES: Resolução sugerida para o exercício 2 Banho ? INÍCIO (1) S Tomar banho (1) O despertador deve estar programado para tocar às 6h30. Aquecer o carro (2) O estacionamento deve distar, no máximo, 200 metros do local de trabalho e o contrato de locação da vaga deve ser renovado mensalmente. Ônibus N Acordar Meio? Veículo próprio Dirigir-se ao ponto Vestir-se Verificar o combustível Levantar Está escuro ? N Separar a roupa Dirigir-se ao banheiro Fazer a barba Tomar café? S Acender a luz S N Separar livros e crachá Comprar pães e leite Preparar café Alimentar-se Tomar o ônibus Descer na empresa S Abast.? Abastecer N Dirigir-se à empresa (2) Estacionar o veículo Despedir-se Ingressar na empresa FIM ções que poderiam estar mencionadas: solicitar pães e leite; solicitar abastecimento; efetuar pagamento; comprar jornal; dar carona a guém. ção que deveria estar mencionada: apagar a luz. Redação de Procedimento - Exercício Exercício 3 Pagamento de Título Bancário Desenvolva um fluxograma para as atividades do autor do pagamento e do caixa bancário. Após isso, preencha o formulário FEPSC e redija o Procedimento para a atividade do pagamento. Redação de Procedimento - Exercício Resolução - Procedimento Título: PAGAMENTO DE TÍTULO BANCÁRIO 1 Objetivo Apresentar os procedimentos para a efetivação do pagamento de títulos e contas de concessionárias junto à rede bancária. 2 Aplicação Minha residência. 3 Referência Não aplicável. 4 Disposições Gerais 4.1 Responsabilidade pelo pagamento dos títulos Cada pessoa é responsável pelo pagamento dos títulos emitidos em seu nome. As contas de concessionárias, classificadas como despesa coletiva, são de responsabilidade do proprietário da residência. 4.2 Emissão de cheques Os cheques destinados ao pagamento de títulos ou contas de concessionárias só devem ser preenchidos no interior da agência bancária, no momento do pagamento. 5 Procedimentos Receber do entregador de títulos ou pelo correio o boleto bancário para pagamento. Programar o pagamento. Dirigir-se ao banco com o talão de cheques na data do vencimento. Preencher o cheque no valor do título/conta. Entregar o cheque e o título ao caixa. Receber do Caixa o boleto e conferir a autenticação. • Se não estiver Ok: solicitar a retificação ao Caixa; • Se estiver Ok: arquivar o comprovante na pasta dos comprovantes de despesas. Redação de Procedimento - Exercício Redação de Procedimento - Exercício REDESENHO DE PROCESSOS ® MANOEL ROMAN FILHO Graus e Riscos de Redesenho de Processo Graus e Amplitude 0% MELHORIA CONTÍNUA 50 % MELHORIA RADICAL Manutenção BAIXO •Riscos 100 % Eliminação ou Renovação Total MÉDIO ® MANOEL ROMAN FILHO ALTO MAXIMIZAÇÃO DO VALOR PARA O CLIENTE O FOCO DOS PROCESSOS DE NEGÓCIOS COMEÇAM E/OU TERMINAM NO CLIENTE. PESSOAL AMBIENTE LIDERANÇA VISÃO ESTRUTURA ORGANIZACIONAL IMPERATIVOS DE NEGÓCIOS ESTRATÉGIA PROCESSOS DE NEGÓCIOS ® MANOEL ROMAN FILHO MAPA DE UM PROCESSO DADO O MAPA DE PROCESSO ABAIXO, ONDE SÃO INDICADAS AS ATIVIDADES QUE APÓS UMA ANÁLISE FORAM VERIFICADAS O QUE SEGUE: ATIVIVIDADE A1 TEMPO ANTES REDESENHO (MINUTOS) AGREGA VALOR (1) NÃO AGREGA VALOR (2) NÃO AGREGA VALOR (3) 20 X 30 A2 A3 X 20 X 10 A4 A5 X 40 X 20 X A6 30 A7 X 20 A8 A9 X 30 X TOTAL ® MANOEL ROMAN FILHO TEMPO APÓS REDESENHO (MINUTOS) Modelo do Redesenho de Processo ® MANOEL ROMAN FILHO CICLO DE VIDA DE UM PROCESSO CRIAÇÃO REDESENHO INOVADOR •SUPERCONTROLE •COLAPSO EXPERIÊNCIA ADAPTATIVA O Processo começa a desviar-se do desenho previsto MATURIDADE INSTITUCIONAL ® MANOEL ROMAN FILHO Problemas: •Conferências & Retrabalhos Benchmarking as Etapas do Processo Determinar o objeto de benchmarking Identificar empresas alvo/fontes de dados Preparação Identificação do processo-chave Determinar métodos de pesquisa Coletar dados Analisar as discrepâncias Análise de valor para o cliente Projetar as futuras necessidades Determinar a linha de referências de dados e discrepâncias Perfil de valor para o cliente Fixar metas Elaborar planos de ação Implementar ações/monitorar o progresso ® MANOEL ROMAN FILHO Esforço de melhoria PROCESSO DECISÓRIO E PROCESSO DE CONTROLE Identificação do Problema Coleta de Informações Análise de Informações Identificação de Alternativas Processo Decisório Escolha de Alternativas Implantação da Ação Identificação de Padrões de Medida e Avaliação Medida dos Desempenhos Apresentados Comparação do Realizado com o Esperado Ação Corretiva ® MANOEL ROMAN FILHO Processo de Controle Componentes de uma Estrutura Organizacional Fator Ambiente Externo Fator Urbano Sistema de Autoridade Sistema de Responsabilidade - Departamentalização - Linha e Assessoria - Descrição das Atividades Níveis de Influência - Estratégico Tático Operacional Sistema de Decisões - Amplitude de Controle - Níveis Hierárquicos - Delegação - Centralização / Descentralização - Níveis de Abrangência - Empresa - UEN - Corporação - Dado - Informação - Decisão - Ação Sistema de Comunicações - O que Comunicar - Como Comunicar - Quando Comunicar - De Quem/Para quem Fator Tecnologia Fator Objetivos e Estratégias ® MANOEL ROMAN FILHO Conceitos DELEGAÇÃO DESCENTRALIZAÇÃO CENTRALIZAÇÃO EMPOWERMENNT DOWNSIZING ® MANOEL ROMAN FILHO Estudo de CASO APLICAÇÃO DOS CONCEITOS ® MANOEL ROMAN FILHO AULA SEMANA 11 ® MANOEL ROMAN FILHO Estrutura Organizacional ® MANOEL ROMAN FILHO TIPOS DEPARTAMENTALIZAÇÃO Departamentalização por Quantidade Departamentalização Funcional Departamentalização Territorial ou por localização geográfica Departamentalização por Produto Departamentalização por Clientes Departamentalização por Processos Departamentalização por Projetos Departamentalização Matricial Departamentalização Mista ® MANOEL ROMAN FILHO 1-1 DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR QUANTIDADE Diretoria de Produção Gerência de Estamparia Supervisão 1 Supervisão 2 Supervisão 3 Gerência de Ferramentaria Supervisão 1 Supervisão 2 Supervisão 3 ® MANOEL ROMAN FILHO Gerência de Estamparia Supervisão 1 Supervisão 2 Supervisão 3 1-2 DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL Diretoria Geral Gerência de Produção Gerência Financeira Gerência de Markenting ® MANOEL ROMAN FILHO Gerência de Recursos Humanos 1.3 DEPARTAMENTALIZAÇÃO TERRITORIAL OU POR LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA Departamento de Tráfego Aéreo Região Norte Base 01 Base 02 Base 03 Região Centro Base 04 Base 11 Base 12 ® MANOEL ROMAN FILHO Região Sul Base 21 Base 22 Base 23 1.4 DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS Diretoria Geral Gerência de Produtos Têxteis Gerência de Produtos Farmacêuticos ® MANOEL ROMAN FILHO Gerência de Produtos Químicos 1.5 DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTES Diretoria Comercial Departamento Feminino Seção Seção Seção Perfumaria Lingerie Modas Departamento Infantil Seção Brinquedos Departamento Masculino Seção Roupas Seção Roupas Infantis Masculinas ® MANOEL ROMAN FILHO Seção Calçados 1.6 DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSOS Diretoria Produção Seção Prepara ção Seção Corte Seção Estamparia Seção Pré Montagem ® MANOEL ROMAN FILHO Seção Montagem 1.7 DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROJETOS Diretoria Administração e Finanças Comercial Projetos Projeto Projeto Projeto A B C ® MANOEL ROMAN FILHO 1.8 DEPARTAMENTALIZAÇÃO MATRICIAL Diretoria Coordenação Projetos Projeto A Projeto B Projeto C Mecânica Eletricidade Eletrônica Recursos Humanos e Materiais Recursos Humanos e Materiais Recursos Humanos e Materiais ® MANOEL ROMAN FILHO 1.9 DEPARTAMENTALIZAÇÃO MISTA Diretoria Gerência de Projetos Gerência Financeira Projeto A Gerência Comercial Regional Sul Projeto B Projeto C ® MANOEL ROMAN FILHO Regional Norte ESTRUTURA MATRICIAL COB (Chairman of the Board) PRESIDENTE Centros Outros Serviços de Custo Funções GER. DE MARK. GER. DE PROD. GER. DE TEC. E DES. GER. DE PESQ. CONTROLE E AVALIAÇÃO Neg. nº1 Neg. nº2 Comitê de Negócio Neg. nº3 Neg. nº4 Futuro Profissionalismo funcional ® MANOEL ROMAN FILHO COMO AUMENTAR O POTENCIAL DE COORDENAÇÃO? SISTEMA DE INFORMAÇÃO VERTICAL HIERARQUIA DA ORGANIZAÇÃO RELACIONAMENTOS LATERAIS HIERARQUIA DA ORGANIZAÇÃO DADOS DADOS ® MANOEL ROMAN FILHO AULA SEMANA 12 ® MANOEL ROMAN FILHO PRÊMIO NACIONAL DE QUALIDADE- PNQ & PPQG- PAULISTA ® MANOEL ROMAN FILHO Por que utilizar os Critérios de Excelência? A utilização dos Critérios de Excelência como referência em uma organização : Potencializa o seu sistema de gestão; Promove visualização/integração do sistema de gestão; Garante foco em resultados; Gera referenciais que garanta a eficácia do modelo de excelência empresarial; Incorpora continuamente os conceitos, práticas e aprendizados; Define o que a organização deve fazer sem prescrever o como se deve fazer. ® MANOEL ROMAN FILHO Por que utilizar os Critérios de Excelência ? Contribuir na melhoria contínua dos PA’s; Os Critérios de Excelência do Prêmio Nacional da Qualidade (PNQ) serão incluídos em todos os PA’s. As oportunidades para melhorias em relação aos critérios serão metas dos PA’s, promovendo a Excelência Empresarial de forma estruturada. Ter PA’s buscando a necessidade de todas as partes interessadas; Elaborar os PA’s com foco na visibilidade ( indicadores de resultados); ® MANOEL ROMAN FILHO Por que o PNQ enriquece o PA Processo PNQ (Padrão FPNQ) Análise de Cenários Avaliação da Gestão Critérios 1 a 6 Processo PA Prioridades e Concentrações Avaliação do Desempenho Critério 7 Resultados Desejados Pontuação Comparável APA (Nível de atingimento dos resultados) ® MANOEL ROMAN FILHO Estratégias e Táticas Prêmio Nacional da Qualidade ADMINISTRADO POR: FUNDAÇÃO PARA O PRÊMIO NACIONAL DA QUALIDADE (Instituída em 1991 por 39 empresas) BASES ORIGINAIS: Prêmio Malcolm Baldrige (USA) Grupos de Estudos Amcham (Câmara do Comercio Americano) PBQP PREMIADAS ATÉ 2001: PRIMEIRO CICLO: 1992 IBM Sumaré, Xerox, Citibank GCB, Serasa (2), Alcoa Poços de Caldas, Citibank GFB, Weg, Copesul, Siemens IC, Cetrel, Caterpillar, Bahia Sul ENTREGA DO PRÊMIO: Em Novembro, no Palácio do Planalto pelo Presidente da República ® MANOEL ROMAN FILHO