Cadeia de Valor - 1. Gestão Estratégica
ESCOLA DO FUTURO – PROJETO REEDIFICANDO
Sistema Gennera – Informação e Análise Solução
ABRIL DE 2015
DOCUMENTO CONFIDENCIAL
Índice
Informações Gennera
Descrição
Análise e Conclusão
Projeto Implantação
ANEXOS (Proposta, Funcionalidades, Contrato)
Documento confidencial de propriedade de Cloud Angels. Proibida sua reutilização total ou parcial sem consentimento prévio.
Índice
Informações Gennera
Descrição
Análise e Conclusão
Projeto Implantação
ANEXOS (Proposta, Funcionalidades, Contrato)
Documento confidencial de propriedade de Cloud Angels. Proibida sua reutilização total ou parcial sem consentimento prévio.
1
SINTESE DAS INFORMAÇÕES DO SISTEMA E EMPRESA
Nós
entendemos
seu negócio
Gennera
– A do
Empresa
GENNERA CONSULTORIA E DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE LTDA., CNPJ nº 03.656.316/000124, com sede à Rua Prof. Ayrton Roberto de Oliveira, 32 Sala 901 – Ed. Laguna – Itacorubi, CEP 88034050, na cidade de Florianópolis, Santa Catarina.
Mais de uma década de experiência no desenvolvimento de soluções integradas para gestão, destinadas
exclusivamente ao mercado de educação.
A Gennera oferece serviços de alta qualidade para que sua instituição de ensino seja, cada vez mais, um
melhor negócio para você, seus funcionários, alunos e pais. Nosso objetivo é fazer com que sua equipe
gaste menos tempo e recursos nas tarefas administrativas, expandindo os limites físicos, reduzindo os
custos e deixando sua preocupação principal para o trabalho de educação.
.Presente em todo o Brasil
São centenas de instituições, milhares de usuários entre alunos, pais, professores e diretores usufruindo,
com toda satisfação e comodidade, de tudo o que nossa solução oferece. Qualquer instituição de ensino
que queira evoluir no modo como realiza sua gestão acadêmica e financeira pode solicitar nossos serviços.
Não importa em que cidade do país esteja localizada, você não terá nenhum problema com aquisição,
treinamento e suporte
Mais eficiência, automatização de processos, eliminação da papelada, satisfação dos clientes e
terceirização de funções que não fazem parte do foco do seu negócio como, por exemplo, a tecnologia da
informação são resultados obtidos com a utilização do ASP Gestão Escolar / Educacional Online
3
1
SINTESE DAS INFORMAÇÕES DO SISTEMA E EMPRESA
Parceiros
Para evoluir continuamente e oferecer os melhores serviços à sua instituição de ensino o ASP Gestão
Escolar / Educacional Online conta, além da excelente equipe interna de profissionais, com a experiência
dos melhores parceiros em soluções de consultoria em gestão empresarial, plataformas tecnológicas e
ensino a distância do mercado de educação.
4
1
SINTESE DAS INFORMAÇÕES DO SISTEMA E EMPRESA
Clientes
Nossa carteira de clientes (700 instituições de ensino). inclui pequenas, médias e grandes instituições em
todo Brasil e exterior. A flexibilidade do ASP Gestão Escolar / Educacional Online para se adaptar ao
tamanho da instituição permite atender com a mesma qualidade todos os nossos clientes, garantindo sua
plena satisfação.
Para evoluir continuamente e oferecer os melhores serviços à sua instituição de ensino o ASP Gestão
Escolar / Educacional Online conta, além da excelente equipe interna de profissionais, com a experiência
dos melhores parceiros em soluções de consultoria em gestão empresarial, plataformas tecnológicas e
ensino a distância do mercado de educação.
Abaixo indicações de clientes que autorizaram contato:
Inspetoria Missão Salesiana
Andrey Pinheiro Duarte
(67) 3312-6400
Escola Dinâmica (Escola Bilíngue)
Simone
(48) 3269-5380
Clliente que migrou do WAE - Grupo Ideal, (Tel.: 91 3323-5011 com o Caio que é o Gestor). Pode ficar a
vontade para ligar, o cliente já esta ciente que vocês irão ligar.
5
1
SINTESE DAS INFORMAÇÕES DO SISTEMA E EMPRESA
Clientes
Alguns clientes de mesmo perfil: : Escola Canadense (Florianópolis); Escola Internacional (Florianópolis);
Grupo Universitário (RS); Fatece (SP); Instituto Educacional Somos (SP); Centro Educacional Jean Piaget
(SP); Escola Batista Vila Mariana (SP). Outros clientes em SP:Veiga de Almeida, Ipessp, Santa Cruz,
Agape, Unisantanna,
Clientes que aceitam ser contactados em SP:
Missão Salesiana Inspetoria MT e SP
Gestor: Diego Franco
Tel: (67) 3312-6400 | 3312-6431
Possuem cerca de 13 unidades, de ensino básico e superior.
Fatece / Didaciebe
São Paulo
Gestor: Elder Borges da Silva
Fone: (19) 3561-1543
Colégio Piaget
Gestor: Liany Cavalaro
Fone: (11) 4367-8304
Colégio Batista Vila Mariana
Gestor: Alexandre Arantes Crittelli
Fone: (11) 5573-3217
Faculdades Hotec
Gestor: Sergio Roberto Rampim
Tel_1: (11) 3224-0800
Tel_2: (11) 3246-2888
6
1
SINTESE DAS INFORMAÇÕES DO SISTEMA E EMPRESA
Segue em anexo a este material um descritivo com funcionalidades detalhadas do sistema
Gennera.
Abaixo, segue também um link com a gravação de demonstração para assistir:
https://gennera.webex.com/gennera/ldr.php?RCID=eda4e5006ffb2f47259b71238
2b2eb05
Para assistir é simples, basta colar o endereço acima no seu navegador (por exemplo Internet Explorer),
e utilizar um computador com caixa de som e internet.
No site há diversas informações complementares www.gennera.com.br e no portal de capacitação e
treinamento a distância http://www.notamaxima.net.br/site/ outras informações quanto a treinamento e
desenvolvimento dos usuários do Gennera.
Nota Máxima é uma das mídias sociais utilizadas pela Gennera para a conexão e o relacionamento com
clientes e parceiros. Foi desenvolvido como uma “extensão” do site oficial. Além de informações sobre
Gestão Educacional Online, são aqui postados outros conteúdos de interesse e utilidade para a gestão
de instituições de ensino tais como tecnologia e inovação, marketing, entidades de classe e outros
temas. Clientes e parceiros, gestores, professores e outros especialistas em educação são estimulados
a contribuir com notícias, artigos, depoimentos incluindo textos, fotos, áudio e vídeo. Para contato com o
editor, utilize o e-mail.
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Índice
Informações Gennera
Descrição do Sistema
Análise e Conclusão
Projeto Implantação
ANEXOS (Proposta, Funcionalidades, Contrato)
Documento confidencial de propriedade de Cloud Angels. Proibida sua reutilização total ou parcial sem consentimento prévio.
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DESCRIÇÃO DO SISTEMA E FUNCIONALIDADES
Resumo da apresentação Gennera – Módulo Financeiro
Participação: Gustavo Volpi / Alfredo / Mauricio / Deise
Data:26/03/2015
O Sistema apresentado contempla os módulos de contas a Receber e a Pagar:
Funcionalidades:
Os módulos acima, apresentam funcionalidade em relação ao fluxo de documentos gerados a partir do acadêmico com ótima praticidade
na operação do sistema.
Contas A Receber – Relatórios claros e objetivos que contemplam as necessidades na geração de títulos e de controles gerenciais,
tais como:
Cadastro Único do Aluno ( Pedagógico / Financeiro);
Fluxo de Recebimentos (abertura e encerramento de caixa diário);
Controle de títulos / Boletos emitidos por série e curso;
Controle de inadimplência por série e curso;
Controle dos recebimentos detalhados;
Controle de recebimento por cheques / duplicatas / negociação / CNAB;
Gerenciamento de Pré-reservas e Matrículas efetivadas.
E outros (Projetos, captação de recursos, arquivos de retorno bancários, etc.).
Contas a Pagar -– Relatórios claros e objetivos que contemplam as necessidades na geração de títulos e controles gerenciais, tais como:
Cadastro e Controle de Fornecedores;
Cadastro de Cotações e Pré e Ordens de Compras;
Cadastro de materiais / produtos;
Solicitação de pagamentos com borderôs – CNAB;
Fluxo de Pagamentos (abertura e encerramento de caixa diário);
Gestão Orçamentária(dotação gerencial / contábil);
Interface contábil.
9
3
CRITÉRIOS DE ANÁLISE
CRITÉRIOS DE ANÁLISE PARA NÍVEL DE ATENDIMENTO
Requisitos Correntes
Requisitos Futuros
•
•
Especificação dos requisitos
para atender as necessidades
atuais da Instituição.
Especificação dos requisitos
para atender as necessidades
futuras da Instituição.
Relatórios e Documentos
•
Avaliação quanto as funcionalidades
de geração de relatórios e gestão de
documentos:
– Elaboração e desenvolvimento;
– Apoio a modificações;
– Integração com outras aplicações;
– Padronização.
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (1/X)
Atendimento
DEPARTAMENTO FINANCEIRO
Processo/Subprocesso/Atividade
Planos de pagamento
- Calcula automaticamente as mensalidades, com
base nos contratos de prestação de serviços.
- Define formas de cálculo por valor, crédito,
disciplina, grade cheia e uma combinação dessas
variáveis através de tabelas de valores de cursos,
séries, serviços e turno.
Cobrança
- Permite que os alunos tenham múltiplos
responsáveis financeiros (pais, empresas, 3os, etc.
- Gera documentos detalhados de mensalidades e
serviços prestados permitindo a cobrança em único
boleto para minimizar as taxas bancárias. É
possível também gerar boletos separados.
- Possui interface bancária para qualquer banco, de
qualquer carteira de cobrança.
- Permite cobrar as mensalidades através de débito
automático em conta corrente.
- Calcula automaticamente as bolsas de estudo
concedidas aos alunos, em critérios de percentual
ou valor fixo. Permite definir limites (em valores) de
utilização de uma determinada bolsa e/ou
desconto.
- Controla alunos que participam de convênios
firmados pela instituição com outras entidades,
conciliando os valores concedidos com os valores
recebidos.
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
N/A
N/A
N/A
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (2/X)
Atendimento
DEPARTAMENTO FINANCEIRO
Processo/Subprocesso/Atividade
Recebimento
- Registra todos os recebimentos efetuados, seja por
via bancária ou pela tesouraria (caixa).
- Efetua a conciliação bancária, permitindo controlar
o recebimento e lançar automaticamente a diferença
de valores na conta do responsável, para cobrança
futura.
- Realiza o fechamento da tesouraria (caixa),
listando todos os títulos e valores recebidos pelo
operador no dia e separando por forma de cobrança
(cheque, cartão ou espécie).
- Registra e controla todos os cheques recebidos de
alunos pela instituição, desde o momento em que é
recebido até a sua compensação ou não.
.
Inadimplência
- Realiza o monitoramento de inadimplências,
indicando os valores e parcelas devidas pelos
alunos.
- Permite envio de cartas de cobrança, por correio
e via email, de forma automatizada.
- Oferece total controle sobre as inadimplências
podendo fazer integração automática com
escritórios de cobrança.
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (3/X)
Atendimento
DEPARTAMENTO FINANCEIRO
Processo/Subprocesso/Atividade
Negociação
- Permite a negociação e renegociação de planos de
pagamento personalizados para cada aluno.
- Permite o cálculo, simulação e o registro de
acordos de dívidas, com opções diversas de
encargos.
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
Contas a Pagar
- Permite o registro e agendamento de todas as
contas a pagar.
- O sistema possui interface bancária, sendo
possível agendar e dar baixa automática nos
títulos.
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
Contabilidade
Permite o registro dos planos de conta para efetuar
lançamentos contábeis por regime de caixa ou
competência para integração com ERP’s ou
sistemas de contabilidade.
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Gerenciamento financeiro
Disponibiliza gráficos e relatórios para análises
gerenciais de fluxo de caixa, mapa de
inadimplência, mapas de faturamento, receita e
despesa, previsão de receita e arrecadação,
número de matrículas, comparativos entre
períodos, entre outros dados importantes para o
bom gerenciamento financeiro da instituição.
Alto
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (4/X)
Atendimento
DEPARTAMENTO FINANCEIRO
Processo/Subprocesso/Atividade
Negociação
- Permite a negociação e renegociação de planos de
pagamento personalizados para cada aluno.
- Permite o cálculo, simulação e o registro de
acordos de dívidas, com opções diversas de
encargos.
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
Contas a Pagar
- Permite o registro e agendamento de todas as
contas a pagar.
- O sistema possui interface bancária, sendo
possível agendar e dar baixa automática nos
títulos.
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
Contabilidade
Permite o registro dos planos de conta para efetuar
lançamentos contábeis por regime de caixa ou
competência para integração com ERP’s ou
sistemas de contabilidade.
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Gerenciamento financeiro
Disponibiliza gráficos e relatórios para análises
gerenciais de fluxo de caixa, mapa de
inadimplência, mapas de faturamento, receita e
despesa, previsão de receita e arrecadação,
número de matrículas, comparativos entre
períodos, entre outros dados importantes para o
bom gerenciamento financeiro da instituição.
Alto
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (5/X)
Atendimento
DEPARTAMENTO FINANCEIRO
Processo/Subprocesso/Atividade
Segurança de acesso às transações
Para garantir que as transações efetuadas sejam
feitas somente por pessoas autorizadas e que tudo
que for realizado seja controlado, garantindo maior
segurança da gestão financeira da instituição, existe
um sistema de proteção que visa:
- Registrar todas as alterações realizadas por
qualquer usuário, através de um mecanismo de
auditoria.
- Restringir as pessoas responsáveis pelas
operações, com níveis de privilégio, permitindo
somente que pessoas autorizadas tenham acesso a
certas informações.
- Limitar as transações para que elas possam ser
realizadas somente em determinados horários e em
máquinas específicas (restrição por IP), como em
computadores do setor financeiro, por exemplo.
Pais e Alunos (portal)
Realização da pré-matrícula (reserva de vagas) e
sua confirmação, com emissão de contrato e boleto
bancário.
• Consulta da situação financeira.
• Emissão de 2ª via de boleto bancário, boletim e
outros documentos.
• Meio para solicitação e acompanhamento
(workflow) de recibos e outros serviços (protocolo).
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (6/X)
Atendimento
DEPARTAMENTO SECRETARIA
Processo/Subprocesso/Atividade
Registro de Alunos
- Permite o registro de informações pessoais dos
alunos, pais e responsáveis.
- Permite controle por grupo familiar.
- Elimina duplicidade de dados.
- Emite carteirinhas, requerimentos de matrícula,
fichas de inscrição, entre outras funções.
• Ficha médica
Possui uma área reservada para o
acompanhamento de saúde do aluno, onde há uma
ficha médica com todo atendimento prestado a ele
na enfermaria da instituição.
Matrícula
- Possibilita matrículas em grade cheia (seriado) e
por disciplina com verificação de prérequisitos/correquisitos, compatibilidade de
horários, pré-matrícula (reserva de vagas), por
idade, alunos novos e veterano.
- Permite a confirmação de matrícula automática.
- Emite, no ato da matrícula, contratos,
comprovantes, boletos bancários e demais
documentos necessários.
- Realiza o controle de transferência.
- - Registra e controla documentos necessários
permitindo classificá-los como obrigatórios ou não
obrigatórios.
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (7/X)
Atendimento
DEPARTAMENTO SECRETARIA
Processo/Subprocesso/Atividade
Correção de provas automatizada
Realiza a correção automática de provas, corrigindo
testes acadêmicos, simulados como o Enem,
processos seletivos e exames como da OAB. A
correção automática permite o controle por etapas,
área e opção de curso (vestibular). O aluno ainda
tem a vantagem de fazer sua inscrição sem a
necessidade de se deslocar até a secretaria.
Gestão de cursos
- Realiza o cadastro e a manutenção dos cursos da
instituição, incluindo critérios de aprovação para
disciplinas, carga horária, pré-requisitos,
correquisitos e equivalências.
- Efetua o agendamento de turmas, docentes e
gera o calendário escolar de cada curso.
- Possibilita a definição de várias grades por curso,
com a possibilidade de haver mais de uma ativa ao
mesmo tempo.
- Possibilita a equivalência de disciplinas entre
cursos, mesmo que de campus distintos.
- Faz o controle de cursos em regime seriado,
crédito ou misto.
- Trabalha em todos os níveis de ensino: • Infantil
• Fundamental, • Médio, • Técnico, • Superior
(Graduação, Pós-Graduação e Extensão), •
Formação específica e de complementação de
estudos, • Cursos tecnológicos, • MBA, etc.
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
(NA)
• Requisitos Futuros
(NA)
• Relatórios / Documentos (NA)
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos de cursos
superiores e pós
Gradução (NA)
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (8/X)
Atendimento
DEPARTAMENTO SECRETARIA
Processo/Subprocesso/Atividade
Acompanhamento das atividades didáticas dos
professores
Registro das informações do corpo docente como
carga horária semanal, tipo de contrato e
disponibilidade por disciplinas. Permitindo a
montagem mais adequada das grades de horários
das turmas.
. Registro de notas e faltas
- Permite registrar notas parciais ou finais, com
definições de fórmulas para realizar o cálculo
automático da média final.
- Permite registrar faltas, conselho de classe,
recuperação e aproveitamento de disciplinas.
- Realiza avaliação por nota, conceito, frequência
ou descritiva (parecer).
- Permite também o aproveitamento de disciplina.
Documentos oficiais e Censo Escolar
Todos os documentos emitidos como históricos
escolares, boletins e atas de resultado são
personalizados com a marca da sua Instituição e
curso, como também é disponibilizada área para o
registro de informações para censo escolar.
Protocolo
- Controla todas as solicitações de alunos.
- Controla o fluxo de requerimentos (workflow) e
acompanha toda sua execução até o seu
deferimento ou não, pelo setor responsável.
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (9X)
Atendimento
DEPARTAMENTO SECRETARIA
Processo/Subprocesso/Atividade
Pesquisa Institucional
Realização de pesquisas, com tabulação automática
do resultado para avaliação de cursos, disciplinas,
corpo docente, estrutura física, material didático e
outras áreas de interesse, com questões de múltipla
escolha, respostas únicas ou através de pesos,
podendo ser impressa ou online e direcionadas a
qualquer membro da comunidade escolar (alunos,
pais, docentes, funcionários, etc.).
Caixa Postal
Através de uma caixa postal privada, a secretaria
se comunica com todos os setores acadêmicos
como coordenadores, diretores, funcionários,
alunos e pais.
Autenticação de documentos
Confirmação via internet da autenticidade dos
documentos acadêmicos emitidos pela Secretaria.
Aqui você pode obter a confirmação da
autenticidade de documentos emitidos pelo ASP
Gestão Escolar/Educacional Online (por exemplo, o
histórico escolar).
Organização e controle de dados
Armazena, em um banco de dados único, todas as
informações acadêmicas e financeiras requeridas
para a gestão da instituição e pela comunidade
escolar.
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
19
2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (10X)
Atendimento
PEDAGÓGICO - COORDENAÇÃO
Processo/Subprocesso/Atividade
Gestão de professores
- Cadastra currículos e professores contratados com
informações pessoais e profissionais.
- Disponibiliza relatórios do corpo docente com a
carga horária de trabalho, quadro de horário e
informações para o MEC.
- Permite gerar diários de classe preenchidos ou
não, com conteúdo, calendário definido e demais
informações necessárias.
- Os professores podem trabalhar com o diário de
classe de forma online, registrando informações e
assinando no final de cada período para ser
arquivado.
Gestão de planos de aula
- Registra e controla o conteúdo programático de
cada disciplina.
- Registra e controla o conteúdo já ministrado de
cada professor.
- Facilita a supervisão de professores e do
conteúdo através do monitoramento das aulas.
- Registra o material de ensino disponibilizado
pelos professores aos alunos em forma de texto
e/ou arquivos de vídeo, imagem e outros formatos
disponíveis.
Processo X Software
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
20
2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (11X)
PEDAGÓGICO – COORDENAÇÃO/ORIENTADORES EDUCACIONAIS
Processo/Subprocesso/Atividade
Calendário de cursos
- Gera o calendário de cada curso.
- Realiza o controle de professores substitutos.
- Gera informação para o setor de RH, como
horas/aulas trabalhadas, faltas, etc.
Administração de ocorrências disciplinares
- Registra todas as ocorrências do aluno.
- Envia as ocorrências automaticamente para
setores específicos, realizando o controle do seu
fluxo (workflow).
- Envia e-mails e cartas de forma automática aos
responsáveis.
- Disponibiliza estatísticas comparativas de cursos,
séries, turmas, disciplinas e professores.
Gestão de alunos
- Disponibiliza diversos tipos de consultas e
relatórios incluindo, contato com lista de telefones,
endereço, procedência e informações educacionais
como dispensa, notas, faltas, alunos em
recuperação.
- Permite a visualização de mapas de notas através
de indicações coloridas (verde, amarelo e
vermelho) para facilitar a identificação de
problemas.
Processo X Software
Atendimento
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
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2 NÍVEL DE ATENDIMENTO DO SISTEMA (12X)
PEDAGÓGICO – COORDENAÇÃO/ORIENTADORES EDUCACIONAIS
Processo/Subprocesso/Atividade
Controle de presença
Permite a qualquer momento ter informações online
da frequência de cada aluno, através de digitação ou
integração com sistemas de catracas, smart-cards
ou biométricos.
Interação com os pais
- Agenda e registra atendimento com os pais
(responsáveis).
- Disponibiliza informações para reunião com os
pais e permite que eles possam acessá-las.
Processo X Software
Atendimento
Nível de
Atendimento
Alto
Médio
Baixo
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
Contato direto exclusivo
Através de uma caixa postal privada é possível se
comunicar com qualquer membro da comunidade
escolar (alunos, pais, professores, coordenadores,
diretores).
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
Pareceres
Registro de pareceres, tanto do professor como do
responsável da turma (utilizado em instituições que
têm o ensino infantil).
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
• Requisitos Correntes
• Requisitos Futuros
• Relatórios / Documentos
22
2 PLANO DE PROJETOS, MELHORIAS, MUDANÇAS (1/1)
PROJETO (PLANEJADO):
•
•
•
•
Início do projeto
Planejamento e elaboração de cronograma.
Análise e revisão dos dados.
Análise e revisão dos processos, melhorias e Gestão de mudanças.
• 1ª Etapa – Obrigatória
•
• Descrição: A primeira etapa de implantação inicia após trâmites comerciais (assinatura do contrato) e encerra
após a capacitação básica do Administrador do Sistema.
•
• Esta etapa compreende:
•
• 1. START: Criação do banco de dados para o cliente e liberação da senha máster (Administrador do Sistema).
• 2. 1º CONTATO: Primeiro contato com cliente para apresentação do processo de implantação, levantamento
•
•
•
•
•
•
•
de dados e definição do cronograma de implantação.
3.
TABELAS: Liberação das planilhas de parametrização do sistema: Tabela de Nomenclaturas (Google Drive);
e Liberação do primeiro curso “Conhecendo sua Instituição – Tabela de Nomenclaturas” no ambiente virtual de
capacitação (GEduc)
4.
QH, EQ: Liberação das planilhas complementares de parametrização do sistema: Quadro de Horário e
Equivalências (se aplicável).
5.
1ª CARGA: Parametrização inicial do sistema com a carga básica das informações das planilhas de
parametrização: Tabela de Nomenclaturas, Quadro de Horário, Equivalências.
6.
CAPACITAÇÃO ADM.: Capacitação básica “Administrador do Sistema – Configurações Iniciais”.
7.
PARECER: Envio para o cliente dos relatórios do sistema com a estrutura parametrizada, liberação do
banco de capacitação e cursos e-learnig (GEduc); e liberação do GSAG(Serviço de Apoio ao Administrador do
Sistema).
23
2 PLANO DE PROJETOS, MELHORIAS, MUDANÇAS (1/1)
PROJETO (PLANEJADO):
• 2ª Etapa – Obrigatória
•
• Descrição: A segunda etapa de implantação compreende a migração de dados do sistema atual
• do cliente para o Gennera, e deve ser realizada em paralelo com a 1ª etapa, somente se previsto em contrato e
dentro do layout de migração da Gennera.
•
• Esta etapa compreende:
•
• 8. MIGRAÇÃO: Definição dos dados a serem migrados; envio dos arquivos TXTs conformelayout de migração
de dados da Gennera; análise de viabilidade de migração; migração dos dados (se aprovado na análise) e
validação da migração em produção.
•
•
• 3ª Etapa – Obrigatória
•
• Descrição: Complementação da parametrização básica da primeira etapa, dos dados que precisam
necessariamente ser parametrizados diretamente no sistema.
•
• Esta etapa compreende:
•
• 9. VALIDAÇÃO BANCÁRIA: Orientações e acompanhamento para o processo de validação bancária. Matrícula
•
do aluno teste, emissão dos boletos-teste e arquivo de remessa (se aplicável) e arquivo de retorno (baixa
automática das parcelas).
10. DOCUMENTOS GDOC: Customização de quatro documentos oficiais para o cliente: boletim, histórico, diário
de classe e contrato de prestação de serviço. Os demais documentos serão construídos pelo cliente na
ferramenta Editor GDoc do sistema.
24
2 PLANO DE PROJETOS, MELHORIAS, MUDANÇAS (1/1)
PROJETO (PLANEJADO):
• 11. ESTRUTURA DE NOTAS: Parametrização da estrutura de notas de uma série referência para cliente replicar
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
para as demais séries.
12. FREQUÊNCIA: Auxílio ao cliente na parametrização do controle de freqüência (manual,automática, portal
professor, importação de arquivo).
13. CAPACITAÇÃO: Cliente deverá fazer no mínimo as capacitações básicas do sistema: Cadastro de Pessoas,
Matrícula, Negociação, Cobrança, Caixa, Registro de Notas e Faltas e Editor GDoc.
4ª Etapa – Obrigatória
Descrição: Parametrização e liberação de módulos: Portal Professor, Portal Aluno, Biblioteca,
Protocolo, Ocorrências.
Esta etapa compreende:
14. PORTAIS: Capacitação Portal Professor e auxílio ao cliente na liberação dos portais.
15. BIBLIOTECA: Apresentação do Módulo Biblioteca; Liberação do módulo; Inscrição do cliente na Capacitação
Biblioteca e-learning (GEduc) e auxílio ao cliente na parametrização do módulo. (se previsto em contrato)
16. PROTOCOLO: Capacitação Protocolo e auxílio ao cliente na parametrização do módulo.
17. OCORRÊNCIAS: Capacitação Ocorrências e auxílio ao cliente na parametrização do módulo.
18. CAPACITAÇÃO: Conforme interesse na utilização dos módulos avançados e demais aplicações do sistema,
cliente deverá se capacitar previamente nas capacitações avançadas antes da utilização: Controle de Cheques,
Títulos a Pagar e Receber, Gestão Financeira, Coordenador, Encerramento Letivo e Histórico Escolar,
Rematrícula.
19. GENION: Liberação de dois indicadores BI (Business Intelligence): Matrícula e Inadimplência. (se previsto em
contrato)
25
2 PLANO DE PROJETOS, MELHORIAS, MUDANÇAS (1/1)
PROJETO (PLANEJADO):
•
•
•
•
•
•
•
•
5ª Etapa – Opcional a definir
Descrição: Configurações para o Censo Escolar, Customizações e Matrículas Retroativas.
Esta etapa compreende:
20. CENSO: Auxílio ao cliente para configurações necessárias para utilização do Censo Escolar; Análise das
alterações de layout do Censo e Customizações de layouts.
21. CUSTOMIZAÇÃO: Análise de viabilidade, planejamento, orçamento, desenvolvimento e acompanhamento
das customizações.
22. MATRÍCULAS RETROATIVAS: Aplicável para Instituições de Ensino Superior, que não fizeram migração de
dados, para preparar o sistema para emissão futura dos históricos dos alunos ativos (em andamento nos cursos).
•
• Capacitação Matrículas Retroativas e acompanhamento do cliente nas matrículas retroativas (replicação anos
anteriores, configurações de grades curriculares antigas, baixa manual de parcelas, lançamentos de médias e
faltas e encerramento letivo).
26
Índice
Situação Atual
Princípios e Diretrizes
Análise & Diagnóstico
Conclusão
Documento confidencial de propriedade de Cloud Angels. Proibida sua reutilização total ou parcial sem consentimento prévio.
2
PRINCÍPIOS/DIRETRIZES DO MODELO PROCESSOS (1/3)
Processo
Princípio
Geral
Cumprimento estrito da legislação trabalhista brasileira e
cumprimento das respectivas convenções
Recrutamento
/ seleção
Recrutamento interno é prioritário; recrutamento externo deve ser
focado em estagiários, e profissionais de nível superior com experiência
Programa de estágio e menores aprendizes são fontes de futuros
talentos e responsabilidade social da empresa
Contratações devem ser suportadas por política clara de remuneração
e benefícios e baseadas nas competências e nos traços
comportamentais (características pessoais) exigidos pelo cargo
processos
Novos empregados devem passar por avaliação formal pelo gerente
/coordenador imediato antes do final do período probatório
Sistemas de
gestão
Pessoas e
comportamentos
Gestão
O coletivo está acima do individual, principalmente em questões do
acadêmico/pedagógico, segurança e saúde dos alunos, que são
prioritários
Sindicatos: SINPRO – Sindicato dos Professores, SAAESP – Sindicato
dos Funcionários da Administração Escolar) são representantes legais
dos trabalhadores
Clima organizacional deve promover qualidade de vida, produtividade,
bom ambiente de trabalho e de relacionamentos profissionais e
pessoais (amor ao próximo).Uso de benchmarks atualizados para gerir
prestadores de serviços relacionados com RH, tais como serviços de
plano de saúde, alimentação, viagens e treinamento/capacitação
28
2
PRINCÍPIOS/DIRETRIZES DO MODELO PROCESSOS (2/3)
Processo
Princípio
Treinamento /
desenvolvimento
Todo empregado deve ter um tutor, ter um PAT – plano de
desenvolvimento individual – e começar a trabalhar com as
competências mínimas que garantem o pleno exercício de sua função
O processo de certificação e de descrição dos cargos funções, é a
base da avaliação de competências
Deve haver um plano de carreira que assegure as competências e
talentos necessários hoje, para o futuro na organização
processos
Mobilidade interna deve ser oferecida pelo RH, dentro do planejamento
e gestão de carreira e promoção
Sistemas de
gestão
Treinamentos devem ter um objetivo claro, entre dois possíveis:
• Prover competências necessárias à ocupação atual; ou
• Promover o desenvolvimento de carreira e plano de promoção
Pessoas e
comportamentos
Remuneração
Remuneração total deve ser compatível com o mercado e garantir
atração e retenção de talentos
Remuneração fixa e benefícios deve ser baseado em competências;
Remuneração variável deve ser baseada em indicadores de
desempenho e metas (meritocracia)
Desligamento
Entrevistas (com preenchimento de pesquisa) de desligamento
devem ocorrer em todos os casos
Quebra de ética gera desligamento rápido, se possível com justa causa
29
2
PRINCÍPIOS/DIRETRIZES DO MODELO PROCESSOS (3/3)
Princípio
Folha de pagamento centralizada na empresa de contabilidade com base de dados única
para cadastro de pessoal.
• Desconto em folha deve ser limitado a um percentual máximo de comprometimento
• Compromissos / benefícios que forcem quebra de limite devem ser bloqueados
Execução de programa estruturado de recrutamento externo que garanta:
• Identificação e foco nas fontes prioritárias de recursos
• Identificação precoce de candidatos de alto potencial (banco de CVs, CV on-line )
• Garantir a “venda” persuasiva da escola aos candidatos
processos
Sistemas de
gestão
Pessoas e
comportamentos
30
2
PRINCÍPIOS/DIRETRIZES DO MODELO PESSOAS
Processo
Princípio
Geral
Informações quanto pessoas e comportamentos é levantado por meio da
ferramenta PAT Cargo.utilizada pela Escola do Futuro.
Análise
Formalidade
Ponderação
Processos
Comunicação
Sistemas de
gestão
Pessoas e
comportamentos
Ritmo
Este perfil é de um profissional ousado em seus projetos, com uma ampla habilidade de
Comunicação, diligente em suas atitudes, estruturado e cumpridor das normas
e procedimentos. Sua ponderação é equilibrada.
31
2
PRINCÍPIOS/DIRETRIZES DO MODELO SISTEMAS
Processo
Princípio
Geral
Não há um sistema de apoio as atividades do RH, O WAE
somente é utilizado para solicitações de pagamento e
cadastro dos professores.
Processos
Sistemas de
gestão
Pessoas e
comportamentos
32
Índice
Situação Atual
Princípios e Diretrizes
Análise & Diagnóstico
Conclusão
Documento confidencial de propriedade de Cloud Angels. Proibida sua reutilização total ou parcial sem consentimento prévio.
3
AUTO-AVALIAÇÃO – MELHORES PRÁTICAS (1/2)
Processo Dimensão (Fator Crítico)
Melhores
Ruim Bom práticas
1
Gestão
2
3
4
5
EDF
MELHORIAS
Desempenhar um papel nas principais decisões da EDF
Aconselhar os gerentes e coordenadores
Tornar a organização mais eficaz
Identificar os princípios de desenho da organização
Desenhar e revisar a estrutura organizacional
Desenhar os cargos
Desenvolver a governança de RH
Estabelecer / Fixar metas
Avaliar o desempenho por critérios objetivos
Identificar os indivíduos de baixo desempenho
Fazer avaliação regular e sistemática
Engajamento dos empregados
Decidir para quem comunicar
A implantação de
certas melhorias
identificadas e
propostas no
Projeto
REEDIFICANDO,
propiciará
melhores
resultados.
Algumas destas
melhorias já
estão em
andamento ou
aguardando
aprovação.
Decidir o que comunicar
Decidir como comunicar
Reduzir esforço para interagir com o RH
34
3
AUTO-AVALIAÇÃO – MELHORES PRÁTICAS (2/2)
Processo Dimensão (Fator Crítico)
Melhores
Ruim Bom práticas
1
Recrutamento e
seleção
2
3
4
5
EDF
MELHORIAS
Buscar talentos
Investir nas melhores fontes e canais
"Vender" a escola de forma clara e persuasiva
Liderar com gerentes e coordenadores comprometidos
Garantir oferta adequada de candidatos para todas as vagas
Remuneração
Alinhar a estratégia de remuneração com necessidades da organização
Adotar remuneração com base em desempenho
Oferecer benefícios apropriados
Avaliação Garantir a integração ideal dos novos contratados
e desenGerenciar as atribuições de tarefas de forma ativa
volvimento
“Avaliar o desenvolvimento do indivíduo e o desempenho no cargo"
A implantação de
melhorias nos
processos de
PCS / Remuneração e de
Avaliação
resultará em um
salto de qualidade, colocando
quase todos os
indicadores ao
nível das
melhores prática
para RH.
Informar pontos fortes e pontos fracos para as pessoas
Dar coaching e mentoring para as pessoas
Escolher o tipo de treinamento ideal e alinhado a estratégia
35
3
AUTO-AVALIAÇÃO – DESEMPENHO X IMPORTÂNCIA (1/X)
1. Planejamento e Gestão do RH
1. Gestão do RH
Alta
1
Processos / Itens Críticos
Objetivo: Maximizar a Eficiência
Aumentar o controle
Desempenho percebido
Potencial de Melhoria
Processos / Itens estratégicos
Objetivo: Maximizar o valor
2
3
4
5
6
Baixa
1. Informações gerenciais
2. Gestão para minimização de
passivos
3. Gestão e arquivamento de
documentos
2. PCS Cargos e Salários
3. Orçamento
4. Solicitação de Pagamentos
5. Comunicação
1. Interna
2. Externa
3. Sindicatos
6. Atendimento a funcionários
1. E-mail
2. Atendimento Pessoal
Processos / Itens de Baixa
Relevância
Quase uma “Commodities”
Objetivo: menor custo operacional
Baixo
Processos / Itens Escaláveis
Objetivo: Avaliar / Desenvolver
Oportunidade
Alto
Importância
Potencial de geração de valor
36
AUTO-AVALIAÇÃO – DESEMPENHO X IMPORTÂNCIA (2/X)
Alta
1
Processos / Itens Críticos
Objetivo: Maximizar a Eficiência
Aumentar o controle
Processos / Itens estratégicos
Objetivo: Maximizar o valor
2
3
Baixa
2. Recrutamento e Seleção
1. Recrutamento
1. Planejamento
2. Atração
3. Seleção inicial
2. Seleção
1. Entrevista
2. Avaliação
3. Decisão
3. Admissão
1. Orientação
2. Atividades de integração
3. Monitoramento
Desempenho percebido
Potencial de Melhoria
3
Processos / Itens de Baixa
Relevância
Quase uma “Commodities”
Objetivo: menor custo operacional
Baixo
Processos / Itens Escaláveis
Objetivo: Avaliar / Desenvolver
Oportunidade
Alto
Importância
Potencial de geração de valor
37
3
AUTO-AVALIAÇÃO – DESEMPENHO X IMPORTÂNCIA (3/X)
3. Gestão de Pessoal
1. Cadastro & Controle
Alta
2
Desempenho percebido
Potencial de Melhoria
Processos / Itens Críticos
Objetivo: Maximizar a Eficiência
Aumentar o controle
3
Processos / Itens estratégicos
Objetivo: Maximizar o valor
1
Baixa
1. Fichas pessoais
2. Ponto Frequência
3. Abono
4. Horas extras
5. Banco de horas
2. Folha de Pagamento
1. Geração da FP
2. Contabilidade da FP.
3. Gestão de Benefícios
1. Plano de saúde
2. Alimentação
3. Transporte/Combustível
4. Bonificação
5. Eventos internos
funcionários
6. Férias
7. Serviços de apoio
8. Medicina ocupacional
5
7
6
8
Processos / Itens de Baixa
Relevância
Quase uma “Commodities”
Objetivo: menor custo operacional
Baixo
4
Processos / Itens Escaláveis
Objetivo: Avaliar / Desenvolver
Oportunidade
Alto
Importância
Potencial de geração de valor
38
3
AUTO-AVALIAÇÃO – DESEMPENHO X IMPORTÂNCIA (4/5)
4. Avaliação e Desenvolvimento
1. Avaliação de Desempenho
2. Gestão de desempenho
3. Capacitação e treinamento
1. Interno
2. Externo
4. Plano de carreira e
Alta
4
Desempenho percebido
Potencial de Melhoria
Processos / Itens Críticos
Objetivo: Maximizar a Eficiência
Aumentar o controle
Processos / Itens estratégicos
Objetivo: Maximizar o valor
3
6
5
1
2
Baixa
Promoção
5. Programa de estágio
6. Desenvolvimento de
programas internos
1. Pais voluntários
Processos / Itens de Baixa
Relevância
Quase uma “Commodities”
Objetivo: menor custo operacional
Baixo
Processos / Itens Escaláveis
Objetivo: Avaliar / Desenvolver
Oportunidade
Alto
Importância
Potencial de geração de valor
39
3
AUTO-AVALIAÇÃO – DESEMPENHO X IMPORTÂNCIA (5/5)
5. Desligamento
1. Licenças (p.ex., maternidade,
Processos / Itens Críticos
Objetivo: Maximizar a Eficiência
Aumentar o controle
Desempenho percebido
Potencial de Melhoria
Alta
tratam. médico)
2. Demissão
1. Atividades de Desligamento
2. Entrevista
3. Homologação
Processos / Itens estratégicos
Objetivo: Maximizar o valor
2
Baixa
1
Processos / Itens de Baixa
Relevância
Quase uma “Commodities”
Objetivo: menor custo operacional
Baixo
Processos / Itens Escaláveis
Objetivo: Avaliar / Desenvolver
Oportunidade
Alto
Importância
Potencial de geração de valor
40
3
AUTO-AVALIAÇÃO – CARACTERIZAÇÃO DE PROBLEMAS (1/1)
7
8
3
2
1
3
2
0
0
7
4
2
Falta de Planejamento
5
5
EDF - Visão Processos
Quick Hit
Redesenho de Processos
RH
Oportunidades de
Melhorias
Processos / Atividades
0
10
20
30
40
50
41
Índice
Situação Atual
Princípios e Diretrizes
Análise & Diagnóstico
Conclusão
Documento confidencial de propriedade de Cloud Angels. Proibida sua reutilização total ou parcial sem consentimento prévio.
4
SINTESE DA CONCLUSÃO (1/2)
Gestão
Baixo
Alto
Alinhamento e modelo de
gestão
Observação
Processos
Baixo
Sistemas
Alto
Performance dos processos
atuais
Baixo
Alto
Nível de atendimento dos atuais
sistemas e softwares
Gestão: O RH tem por diretriz trabalhar alinhado a Missão e Visão da EDF. Uma maior ênfase ao
planejamento estratégico e as projeções de cenários futuros para EDF, consequentemente
permitirá um salto de maturidade na gestão dos processos e um maior nível governança,
reforçando sua filosofia e modelo de gestão.
Processos: : A Gestão de Recursos Humanos, atende às operações da Escola do Futuro em
suas demandas, porém ainda é baixa a maturidade na gestão dos processos o que se configura
uma oportunidade. Com baixo investimento e em curto e médio prazo, pode-se alcançar
extraordinários resultados:
 Aumento significativo no nível de serviço do RH;
 Processos estruturados e documentados;
 Uso consistente de controles de gestão e medição de resultados;
 Desenvolvimento de ações de melhoria (Clima, Remuneração, Avaliação, Meritocracia);
 Gestão das políticas internas (elaboradas e revisadas em colaboração com o Conselho e
Diretoria da EDF).
43
4
SINTESE DA CONCLUSÃO (2/2)
Observação
Sistemas: Outra perspectiva de nossa análise é quanto o atual apoio sistêmico, ou seja
quanto ao uso da tecnologia da informação para apoiar as atividades.
Um primeiro item é quanto os resultados que podem ser conseguidos com a implantação
de soluções muito simples na internet (ex. agendamento de reuniões e classificação de
reuniões on-line), criação de uma INTRANET para otimizar e aumentar a efetividade da
comunicação interna e a publicação de políticas, aplicativos na web para recrutamento
(CV On-line, Banco de CVs etc.).
Outro item de igual importância, porém de maior custo e prazo para sua implantação, é a
utilização de um sistema simples, mas específico para apoio as atividades de RH.
Tal solução vai trazer alguns benefícios quanto a produtividade e solucionaria problemas
quanto ao fluxo da informação, registro de dados resultantes das atividades, mais
facilidade na busca de informação, armazenagem e gestão dos dados de forma mais
organizada e integração com os processos de outras áreas.
Tais ações vão trazer uma maior produtividade, melhor gestão do tempo, menos ações
não planejadas “como bombeiros” , menor nível de stress (menor dependência de
pessoas) e mais qualidade de vida no dia-a-dia de trabalho da área de RH e
consequentemente nas pessoas por ele atendidas.
44
Cadeia de Valor - 5. Gestão de Recursos Humanos
Perguntas, Respostas, Contribuições, Comentários etc.
ESCOLA DO FUTURO – PROJETO REEDIFICANDO
WORKSHOP – Diagnóstico da situação atual
AGOSTO DE 2014
DOCUMENTO CONFIDENCIAL
47
Análise de Oportunidades de Melhorias
Custos/Estimados
R$
RH1
R$
Total
48
Análise de Oportunidades de Melhorias
RH01
Situação Atual
Alternativas de Solução
49
Análise de Oportunidades de Melhorias
Iniciativa:
A1
RH01
A1 - Redesenho do processo de informação de gestão
Benefícios Qualitativos
Benefícios Quantitativos
• Total no Ano: R$ 0,00
Prazo de Execução (dias)
Responsável
50