Outlook.com : Conceitos Básicos
Esta apresentação tem como objetivo introduzir
novos conceitos e formas de trabalho com e -mail
na web e suas principais vantagens.
Principais Vantagens da Plataforma Outlook.com
• Segurança: Seus dados estão salvos na Web, e você pode continuar tendo
acesso a seu e-mail mesmo após uma falha de seu computador
• Mobilidade: O Outlook.com esta disponível em diversas plataformas tais como:
celulares, tablets, etc...
• Rapidez: Como seus dados estão salvos em servidores externos, que não
dependem de downloads gigantescos para te apresentar o conteúdo isso se
traduz em uma maior velocidade em carregar seus e-mails.
Porque
escolher um
Webmail?
Vamos Começar?
Fazendo Login
O primeiro passo para que você
possa entrar na sua conta é o Login,
para isso, abra seu navegador de
internet (nesse caso o Google
Chrome) e acesse o endereço
outlook.com como mostra a imagem
acima.
No primeiro campo, coloque o seu
e-mail empresarial completo, como
por exemplo:
[email protected]
Seguido de sua senha, que será
fornecida pelo seu empregador.
Entendendo o Layout:
Para os propósitos desta apresentação
a Interface do Outlook será divida em 3
categorias Básicas:
Painel De Pastas, Painel de Leitura, e a
Barra de Contexto mais adiante, cada
um deles será agora explicado em
demais detalhes...
Mesmo assim, é fácil notar que, o
Outlook na Internet é bem parecido
com suas versões anteriores para
Windows, e deve ter uma interface
bem familiar para qualquer pessoa que
já trabalhou com algum cliente de
e-mail antes..
O Painel De Pastas
• Com este painel é possível:
• Pesquisar todo o conteúdo da pasta atualmente
selecionada usando a barra de pesquisa acima
• Atualizar o conteúdo das pastas, usando o botão
demarcado pela seta (Equivalente ao antigo
Enviar/Receber das versões anteriores do
Outlook)
• Organizar e Criar pastas para melhor classificar
seus e-mails
Lembrando também que, neste painel assim como
em vários outros locais da interface é possível usar o
botão direito do Mouse para acessar um menu com
mais opções como Renomear, Excluir ou mesmo
Esvaziar uma pasta...
O Painel De Leitura
Este painel é dividido em varias seções, bem simples:
Primeiro temos o Quadro de Seleção, Seguido do endereço ou nome do contato que mandou a mensagem, e 3 ícones
distintos:
Não Lido: Permite marcar novamente uma mensagem aberta como não liga
Excluir: Manda a mensagem para a Lixeira (Pasta Excluídos)
Sinalizar: Marca esta mensagem como importante, assim ela irá aparecer no topo da caixa de entrada, em destaque
quando você abrir seu email novamente.
Depois temos, o Assunto da mensagem, o aviso de Anexo (observável no ultimo email,e por fim a data em que o
email foi recebido. Por fim,aqui também é possível organizar a ordem em que os e-mails são vistos usando os menus
Organizar Por e Exibição no topo do painel
A Barra de Contexto
Esta barra é o ponto central da interface do Outlook.com, principalmente porque, Ela sempre esta presente,
e ela é contextual, ou seja, o conteúdo dela, e as ações as quais ela te permitem executar mudam,
dinamicamente de acordo com o conteúdo que você esta trabalhando.
Neste exemplo foi marcado o Quadro de Seleção ao lado de um e-mail mostrado no painel anterior, e a
barra me mostra, as ações as quais eu posso tomar com relação a este e-mail marcado incluindo Respondelo, Exclui-lo, Marcar como Lixo, etc...
No entanto, existem alguns botões Fixos nesta barra que são de nosso interesse:
Aplicativos: Te Da Acesso a outras partes da suíte Microsoft,como os Contatos,Agenda ou mesmo o Office
Online*
Outlook.com: Retorna a pagina principal
Desfazer: Desfaz a ultima ação realizada, seja ela,mover,editar ou apagar um e-mail por exemplo, é uma
função muito poderosa, caso você cometa algum erro ao utilizar o seu e-mail
Chat: Habilita o Cliente com integração ao Skype dentro da janela do seu e-mail, quando disponível.
Enviando E-mail
Para se Enviar um e-mail basta clicar no Botão
Contexto do Outlook.com
Na Barra de
A partir de agora vamos discutir como se envia um email,e também as
particularidades e vantagens do Outlook.com em relação a isso, tais
como:
• Rascunhos
• Anexos
• Contatos
Tratando Contatos:
Ao lado, encontramos a tela de Envio
de Email ,e a primeira coisa a qual
temos de voltar nossa atenção são os
contatos para os quais você quer
enviar o seu e-mail, para isso, basta
digitar um E-mail valido ou Nome no
campo “Para” ou clicar nos botões Cc
(Com Copia) ou Cco (Com Copia
Oculta) logo acima, para habilitar estes
campos.
Observe também que, conforme você
digita, sugestões de pessoas vão
aparecendo na caixa abaixo, estas
sugestões são adicionadas
automaticamente de acordo com os emails que você envia e recebe, e até
mesmo tem o restante das
informações do perfil completadas, se
esta outra pessoa também participar
da plataforma Microsoft.
Redigindo um Texto:
Depois, encontramos ao lado, o espaço
que vamos usar para redigir nosso texto:
Primeiro temos a linha de Assunto, que é
o conteúdo que vai aparecer como titulo
de seu e-mail na caixa de seu destinatário.
Logo abaixo disso, temos as Ferramentas
de Edição, que tem bastante em comum
com as ferramentas de Texto do Word por
exemplo, e te permitem adicionar alguma
formatação ao seu texto:
Negrito, Itálico, Sublinhado, Tipo e
tamanho de Fonte ,Cores, Espaçamento
de Texto ,etc...
Por fim temos o corpo da mensagem, onde
você irá digitar seu email, seguido da
assinatura que é adicionada
automaticamente a cada novo e-mail.
Diferentes tipos de Anexos
Depois de redigir seu e-mal muito provável que você queira adicionar
um documento anexo a ele, e para isso o Outlook oferece 3
ferramentas distintas, disponíveis no menu Inserir da Barra de
Contexto são elas:
Anexar como Arquivo: Esta é a ferramenta padrão de envio de anexo,
suportada por todos os clientes de email, porem devido a limitação
dessa forma de envio você pode anexar arquivos apenas até um total
de 25 Mb de tamanho.
Imagens Embutidas: Essa ferramenta, como o próprio nome sugere,
permite adicionar imagens diretamente ao corpo do seu texto, para
que o destinatário possa ve-las assim que abrir o email.
Compartilhar no Onedrive: Para todos os outros casos onde o Anexo
em que se deseja enviar for maior que o limite comum, existe o
Onedrive. serviço da Microsoft especializado em armazenamento de
arquivos em nuvem, ao selecionar essa opção um arquivo
previamente carregado no serviço pode ser enviado como um link de
download, sem limites de tamanho.
O Menu Aplicativos
Outro ponto muito importante da Interface do Outlook é o menu
de Aplicativos isso porque,ele permite acessar outros serviços da
Microsoft, que são igualmente uteis:
Pessoas: Permite Gerenciar e Importar Contatos para dentro da
Plataforma do Outlook de varias outras plataformas (Gmail,
Yahoo, etc...)
Calendário: Plataforma de agenda colaborativa online da
Microsoft (mais sobre a seguir..)
OneDrive: Plataforma de armazenamento de arquivos em nuvem
da Microsoft,oferecendo de 15 GB a 1 TB de espaço em disco
para você guardar e editar seus documentos do Word, Excel,
Power-Point, One Note na Web além do compartilhamento de
qualquer outro tipo de arquivo.
Apresentando a Agenda Microsoft
Conhecendo A Agenda
Embora seja extremamente simples a
agenda Microsoft é muito poderosa ,ao
Abri-la pela primeira vez, observe que
todos os feriados ,embora possam ser
editados mais tarde já foram
preenchidos e estão em seu calendário,
constando na cor roxa
As outras cores são reservadas para os
outros eventos como esta Reunião de
Exemplo, uma vez que a Agenda tem um
tom muito colaborativo, e pode ser
compartilhada entre varias pessoas,
como será mostrado mais adiante]
No topo do calendário estão disponíveis
os Botões com o mês desejado e o
Menu para alterar a forma de exibição
Adicionando Eventos: Tipos
A Primeira Coisa a se observar ao trabalhar com a Agenda
são os tipos de Eventos:
Evento: O Tipo de entrada Padrão, de Evento Colaborativo
que permite definir Titulo ,Descrição, Horarios, e entre
outras coisas também permite Convidar outras pessoas
através de seus e-mails, enviando Links de confirmação e
montando lista de presença automaticamente
Tarefa: Tipo de evento privado, que tem por objetivo ajudar
na organização pessoal e também mostrar aos seus colegas
de trabalho o Status da mesma (Concluído, Em Andamento,
etc..)
Aniversário Evento especifico para datas de aniversários do
aniversario de uma pessoa de forma recorrente
Calendário: Função especifica para criação de novos
calendários completos, que ajudam na hora de colaborar e
separar as tarefas por tipo (Por exemplo, você pode ter um
calendário pessoal, e um calendário empresarial
compartilhado..)
Configurando Eventos
Ao Criar um evento, você será
apresentado com esta tela:
Nela você pode definir o Assunto e
Descrição, e no painel lateral pode
definir também a data exata,duração
do evento, local do evento (será
mostrado aos outros participantes do
evento),em qual calendário será
criado o evento (em caso da
calendários colaborativos), frequência
e também vários tipos de lembretes.
que podem ser tanto lembretes via email ou então via dispositivos moveis,
uma vez que o calendário do
Outlook.com pode ser sincronizado
com o calendário dos mais diversos
celulares...
Exemplo: Lista de Participação em Eventos
Ao Criar um evento, também é
possível através da aba Participantes,
adicionar uma lista de e-mails com os
outros participantes, para que os
mesmos sejam convidados e possam
confirmar sua presença.
Neste exemplo,após receber e
confirmar um convite,o evento irá
aparecer em meu calendário e posso
visualizar a lista de presença como
mostra a imagem ao lado...
Calendário Colaborativo
A Agenda Microsoft possui além da
integração através de eventos,
também a colaboração através de
calendários, o que permite, que outra
pessoa consiga ver, editar ou consultar
o calendário de seus sócios ou
empregados em uma única tela, de
fácil acesso como mostra o exemplo
ao lado:
Observe que, existem 2 compromissos
de cores distintas um em Laranja e o
outro em Verde nesta imagem, cada
cor representando um calendário
diferente, de uma pessoa diferente.
Compartilhando Calendários
Para Habilitar o Calendário
Colaborativo é preciso que, a pessoa
que possui o Calendário que se deseja
compartilhar acesse sua agenda e
clique no notão Compartilhar na Barra
de Contexto da Agenda, selecione o
calendário desejado e na interface a
seguir preencha os e-mails os quais
devem receber a permissão para
acessar este calendário e logo abaixo
o tipo de permissão que estes
usuários devem possuir sobre o
conteúdo do mesmo e em seguida
clicar no botão Compartilhar
*é interessante fazer uso da função
Novo > Calendário para criar uma
agenda que possua apenas os
compromissos que realmente se
deseja compartilhar
Configurando Calendários
Após o compartilhamento do calendário
estar concluído o usuário que recebeu a
permissão para o mesmo deve verificar
sua caixa de entrada e clicar no link que
acompanha o email,isso o levará para
uma tela de configuração simples, onde
entre outras coisas é possível:
•
Configurar nome do Calendário
•
A Cor/Ícone com que os eventos irão
ser exibidos
•
Notificações para Alterações no
calendário
•
Adicionar Lembretes automáticos
para eventos recém criados.
Após a confirmação destas informações
seu calendário colaborativo esta pronto
para ser usado
Considerações Finais
A Plataforma Online Microsoft como um todo
possui ferramentas muito versáteis que podem
ajudar a melhorar os processos operacionais
dentro do ambiente de trabalho, quando aplicado
com a metodologia correta de trabalho pois
coloca a disposição do usuário ferramentas
poderosas e completas que permitem a
comunicação ágil e a fácil visualização da
quantidade certa de informação em qualquer
lugar.
Embora a curva de aprendizado para esta forma
de trabalho seja grande no começo, a experiência
vale a pena,pois a integração entre todas as
ferramentas mostradas nesta apresentação leva a
um ideal de experiência de uso em que o foco se
torna o próprio usuário e seu trabalho em si e não
mais a infraestrutura de T.I
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