INTRODUÇÃO PRÁTICA À
INSTRUÇÃO SOBRE A
ADMINISTRAÇÃO DE BENS - IAB
Orientações prático-administrativas
ROMA-2013
Critério orientador
“Os bens econômicos da Companhia devem ser
considerados como bens próprios de Jesus Cristo
nosso Senhor e patrimônio dos seus pobres;
destes bens dependem também em grande parte
os bens espirituais e o bom estado da
Companhia, pois sem eles nossos ministérios
espirituais dificilmente podem ser realizados.”
(NC 216 §1, Cfr. Constituições [305])
2
Capítulos da IAB
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Proêmio
Elementos jurídicos e administrativos
básicos
A administração econômica local
A administração provincial
A administração geral
Principais operações da
administração
Modo prático de proceder em
algumas matérias
Anexos: Formulários e notas
3
Objetivo da IAB



Ajudar a administrar do melhor modo possível
os bens da SJ, segundo exige o nosso Instituto, o
CDC e o direito de cada país;
Dirigida a todos os Superiores: maiores e locais,
Administradores provinciais e locais, Diretores de
Obras, Consultores, Colaboradores;
Marco jurídico geral: os responsáveis pela
administração são também responsáveis pelos
aspectos jurídico-legais que esta implica;
4
Quem administra?
 Em nível geral:

A Companhia professa, por meio
do P. Geral, ajudado pelo
Administrador Geral, que exerce a
supervisão ordinária.
 Em nível provincial:

O Provincial, dependendo do P.
Geral, ajudado pelo Administrador
Provincial.
 Em nível local:

O Superior de Comunidade
(Diretor da Obra), dependendo do
Provincial, ajudado pelo Administrador
local.
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Cabe ao Provincial
 Aprovar os orçamentos dos Fundos da
Província, e das comunidades e obras
próprias e confiadas;
 Revisar e corrigir sua administração;
 Receber e aprovar seus informes
anuais;
 Fixar as contribuições ao governo
provincial;
 Determinar a soma que podem
conservar e distribuir os excedentes de
comunidades;
 Velar pela remuneração dos jesuítas.
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Ajudas do Provincial
 Consulta da Província
no econômico-administrativo
 Administrador Provincial
 Comissão ou Conselho Econômico
Provincial
 Revisor da Administração Provincial:
 Aprovado pelo P. Geral
 Não vinculado diretamente à
Administração Provincial
 Revisor das Casas e Obras:
 Aprovado pelo P. Geral
 Pode ser o mesmo Administrador
Provincial
 Outros: leigos colaboradores na
administração: peritos, assessores,
conselheiros, contadores, secretárias
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Administrador Provincial
 Jesuíta aprovado pelo P. Geral
 Relações Provincial e Administrador: confiança, diálogo,
transparência, informação completa;
 Relação de colaboração e confiança do Administrador Provincial com
Assistentes do Provincial, Superiores, Diretores e Administradores
locais;
 Tem delegação ordinária (= empoderado) do Provincial para efeitos
da Representação Legal;
 Conhecimento e observância das leis: civis, da Igreja, Companhia;
 Necessita de assessorias profissionais qualificadas;
 Necessidade de preparar futuros Administradores Provinciais;
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Funções AP
 Ser o responsável dos assuntos legais;
 Preparar orçamento anual e administrar os Fundos da
Províncial e da Unidade de Gestão Comum;
 Zelar pela saúde e previsão dos SJ;
 Supervisar os contratos civis e os demais assuntos jurídicos;
 Custodiar e arquivar os títulos e documentos;
 Informar oportunamente as comunidades e obras;
 Preparar informe anual ao Provincial para enviar ao P. Geral;
 Ajudar as Comunidades e Obras na administração e nos
assuntos econômicos;
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Comissão Econômica
• Membros:
AP, Revisor da Administração
Provincial, outros SJ/ou leigos.
• Objetivo: Assessorar o Provincial e o
Administrador Provincial nas decisões em
matéria econômica:
– Ampla: Apoio ao governo Provincial.
– Técnica: Assuntos práticos e pontuais
para o Admin. Prov.
• Algumas Tarefas:
– Dar parecer em casos de alienação ou
disposição;
– Estudar Informe econômico anual da
Província;
– Estudar e fazer recomendação ao
Provincial sobre os pressupostos anuais
de comunidades e obras;
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Gastos e permissões
• Consideram-se gastos ordinários:
– Os que figuram no orçamento ordinário, aprovado pelo superior
competente;
– Os que estão dentro do limite próprio;
• Consideram-se gastos extraordinarios:
para os quais É SEMPRE EXIGIDA A PERMISSÃO:
– Os que não figuram no orçamento ordinário;
– Os que estão acima do limite próprio;
– Os bens artísticos e históricos, de qualquer valor;
– As receitas extraordinária de doações que ultrapassem o "valor limite“;
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Alienações ou Cessões
– Em sentido estrito: é a transmissão do direito de posse sobre algo, por
exemplo: uma venda ou doação;
– En sentido amplo: É todo ato por meio do qual o patrimônio pode ser
afetado ou sofrer algum prejuízo: hipoteca, servidão, direito real de uso,
contração de dívidas, comodato, cessão no arrendamento;
– Normas:
• É necessário: justa causa, necessidade urgente, utilidade clara, razões
pastorais sérias;
• Quando o valor da “alienação” excede a “cifra limite” autorizada, para sua
validez, é nessecário sempre solicitar a licença (e pagar à Santa Sé 3/1000)
• Se são alienados vários bens o valor é a soma total do valor de cada um dos
bens;
• É preciso uma avaliação prévia e não se pode vender por menos;
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A estrutura econômica das Províncias se
apoia em 4 Fundos Básicos
AS
Fundo Formação (FF)
AP
Fundo Saúde (FS)
Aprovados
pela CG 32
AF
AOA
Fundo Dotações (FD)
Fundo Apostólico (FA)
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1. Fundo Formação (FF)
(Arca Seminarii - AS)
Objetivo (247):
Manutenção dos Nossos
Manutenção de Seminários
Menores da Companhia e dos
candidatos à Companhia
-
Em provação
Em formação permanente
Trabalhando na formação
-
Se não há outra maneira de
cobrir estes gastos
Se não vai contra a
intenção dos doadores
Se o Pe. Geral aprova
-
14
2. Fundo Saúde (FS)
(Arca Praevisionis - AP)
Objetivo
(254):
• Sustentar os enfermos e
idosos
IDOSOS ►O Provincial é
flexível sobre o limite para
considerar alguém “idoso”
• ajudar a sustentar as comunidades em
que vivem os enfermos e idosos
Existem também
outras formas para
prover a esta
sustentação: (257):
- Seguros Internos: Fundos administrados
pelo Administrador Provincial
- Seguros Externos: do governo ou
privados. Nestes casos convém examinar a
conveniência destes contratos em cada
país ou província.
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3. Fundo Apostólico (FA)
(Arca Opere Apostolicae - AOA)
Ejs.:
Objetivo (258):
Promover os
trabalhos
apostólicos
que, de outro
modo,
careceriam
dos recursos
necessários
» Casas de Exercícios
»Bolsas de estudos para nossos alunos
» Apostolados para promover a
doutrina católica por meios
midiáticos e outros
» Obras de caridade dentro e fora da
Companhia: -Ajudas ocasionais a
nossas comunidades e
obras
- Ajudas ocasionais a
familiares dos NN.
- Ajudas ocasionais a
outras Províncias, FACSI,
etc.
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4. Fundo Dotacões (FD)
(Arca Fundationum - AF)
Objetivo
(264):
• Para iniciar e/ou completar
as casas e as fundações
-
-
• Em casos de “grave
necessidade´” está
permitido manter os nossos
com dinheiro aplicado a
este Fundo
-
Disponibilidade de Fundos
para uma nova construção;
Fundar as casas ou obras
apostólicas que não
estejam fundadas e
necessitem disso;
Fazer empréstimos a juros
baixos para comunidades
carentes e obras;
Com aprovação do P.
Geral
Respeitando a vontade
dos doadores ou com seu
consentimento;
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Unidades Administrativas (U.A.)
– O termo “Centros de Custo” causa uma certa
confusão em algumas Províncias.
– Por isso é mais conveniente utlizar o termo
”Unidades Administrativas” (U.A.)
– As U.A. NÃO são Fundos, senão conceitos
empregados para representar os Fundos ou referir-se
a eles:
•
•
Individualizam, a partir de um ponto de vista contábil, as
diferentes seções ou partes da administração
Elas ajudam a identificar e determinar onde estão os
problemas
– O conjunto de todas as U.A. permite uma visão
completa de tudo o que está sob o controle do
Administrador.
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7 UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Sob a responsabilidade do Administrador Provincial
4 Fundos Básicos
3 Unidades Complementares
Fundo Formação
Unidade de Gestão Comum
Fundo Saúde
Fundos Confiados
Fundo Apostólico
Outros Fundos
Fundo Dotações


Os 4 fundos são os únicos contemplados nos Estatutos da Pobreza (CC.GG.
XXXI, XXXII)
Isto significa que todos os outros Fundos (que são patrimônio de la Província)
têm de estar, necessariamente, em um destes fundos
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A U.A. “de Gestão Comum ”
(Administração Provincial), 267.
–
–
–
–
–
–
–
Não é um "Fundo", mas um "centro administrativo"
Esta U.A. é aquela que lida com as operações
atuais (anuais) do governo provincial;
Gerencia o efetivo da Administração Provincial
Entram aí as chamadas "despesas comuns"
Aqui é realizado e tratado o que é referente ao
governo e à administração provincial;
As Comunidades devem fornecer as Despesas
Comuns
Também as Obras da Província
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UNIDADE DOS FUNDOS CONFIADOS
Administra os Fundos que não são da Província, mas
que lhe têm sido confiados para tal;
As obrigações desta U.A. são os Fundos das Casas e
Obras que foram confiados à Administração Provincial
Os ativos são os investimentos feitos por essas Casas e
Obras (embora civilmente apareçam em nome da
Província, por razões práticas)
21
UNIDADE DE OUTROS FUNDOS
Administra os Fundos que pertencem à Província, mas
que, por diversos motivos (ou temporariamente) não se
inserem nos 4 Fundos Básicos (não há como colocá-los
lá);
Porque não são ou não estão aplicados a nenhum
deles: P. ex.: Doações em vida, Secretariados de
Missões, Doações ou heranças não adjudicadas;
Esta U.A. é para que outros bens da Província (os que
estão fora dos 4 Fundos) figurem em algum lugar para
ter uma visão completa dos fundos
22
Informes ao P. Geral
• Dos Fundos da Província, das Comunidades e das
Obras
• Enviados pelo Provincial anualmente
• Preparados pelo Administrador Provincial. Com os
Informes que recebe das Comunidades e Obras
• Empregam-se os Formulários:
•Nº 28.1 a 28.9 Províncias
•Nº 29
Comunidades
•Nº 30
Obras
23
Documentos Importantes
Em nível provincial e local







Plano unificado de contas
Inventários atualizados
Registro e certificado cadastral de todos os imóveis
Conservar em lugar seguro todos os Documentos valores:
escrituras, títulos, bonos, ações em Sociedades Anônimas,
certificados.
Arquivos ordenados
Elaborar e apresentar Orçamentos, balanços, resultados
É muito importante ter cópia de tudo isto em lugar diferente
(enviar à Província as escrituras de propriedade)
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Administração nas Comunidades
• O Superior é o último responsável
• Não deve existir contratos nem mudanças significativas em
assuntos administrativos sem o parecer de seus Consultores
• O Ministro e o Administrador são seus auxiliares
• Ambos devem prestar contas periódicas ao Superior
• O Administrador (ou o Ministro):
– Prepara e executa o orçamento: a comunidade deve
conhecê-lo
– Conduz a contabilidade: por si ou por outro
– Administra e controla o uso do dinheiro em caixa e bancos
– Faz as compras (qualidade, preço) e os pagamentos
– Cuida dos contratos e do cumprimento das leis
– Mantem o arquivo ordenado e seguro
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Administração nas Obras
• O Diretor é o último responsável
• Não deve fazer contratos nem mudanças significativas em
assuntos administrativos sem o parecer de seu Conselho
• O Administrador e outros colaboradores são seus auxiliares
• Todos devem prestar contas periódicas ao Superior
• Os responsáveis pela Administração:
– Preparam e executam o orçamento: os que gerenciam
fundos da obra devem conhecê-lo
– Levam a contabilidade: por si ou por outro
– Administram e controlam a movimentação de dinheiro em
caixa e em bancos
– Fazem as compras (qualidade, preço) e os pagamentos
– Cuidam dos contratos e do cumprimento das leis
– Mantêm o arquivo ordenado e seguro
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Alguns assuntos práticos







Necessidade de consultar (conselheiros, assessores,
peritos) antes de tomar decisões significativas
Importância da assessoria financeira, jurídica, laboral
Dar contas das responsabilidades confiadas = Informar
os Superiores
Informar bem o sucessor e fazer a transição
Conservar os arquivos ordenados
Fazer os contratos escritos (trabalhistas, de aluguéis...)
Para compras importantes: várias cotações e não
permitir que uma pessoa decida sobre grandes compras
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Para ter presente



Empréstimos dentro da SJ:
 Podem ser feitos entre Províncias, Comunidades e Obras:
 Com permissão do respectivo Superior
 Com garantias sérias de devolução
 Firmando claramente e por escrito as condições
 IMPORTANTE: Para empréstimos dos Fundos Formação e
Saúde, se requer sempre a autorização do P. Geral.
Depósitos: Não se recebam depósitos em dinheiro ou em títulos de
pessoas ou entidades na SJ, sem permissão do Provincial. Outras
coisas, só em casos especiais e com muita cautela.
Arrendamentos: Pela complexidade das leis civis, é importante
sempre consultar um advogado perito, conhecer a quem e para que
se arrenda, e fazer contrato escrito válido
alido28
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Administrador Provincial