Tipos de Documentação
Documentação comercial
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Factura
Guia de remessa
Nota de encomenda
Nota de debito
Nota de credito
Recibo
Carta comercial
Ä Factura
É a descrição de uma dívida e uma indicação do que deve pagar. Permite
controlar, antes do pagamento, se o montante reclamado é exacto e
justificado, nomeadamente se corresponde ao orçamento anteriormente
estabelecido, se a taxa do IVA aplicada é a correcta, etc. Pode igualmente
ser uma prova de compra para o consumidor na hipótese de não se terem
efectuado nem um orçamento, nem uma nota de encomenda.
O que deve constar de uma factura?
·
Data e número sequencial;
·
Identificação do vendedor ou prestador de serviços (nome, firma ou
denominação social, morada da sede ou domicílio);
·
Identificação do consumidor;
·
Identificação fiscal do profissional e do consumidor;
·
A quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, com
especificação dos elementos necessários à determinação da taxa de
imposto aplicável;
·
O preço líquido antes do imposto;
·
As taxas aplicáveis e o montante do imposto devido (IVA);
·
O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso.
Ä Factura electrónica
A factura electrónica é um documento comercial semelhante à versão em
papel, mas distribuído em ficheiro informático. Tem a mesma validade das
facturas em papel desde que haja acordo prévio entre as empresas
envolvidas na troca digital de informação, seja garantida a autenticidade da
origem e a integridade do conteúdo através de uma assinatura digital ou
EDI (electronic data interchange), e o arquivo em suporte electrónico preste acesso on-line à Administração Fiscal e assegure a integridade da origem
e do conteúdo durante o prazo legal, fixado em dez anos.
Ä Factura/recibo
Ä Recibo
Recibo bem do verbo receber, é a declaração escrita de ter comprado ou
recebido alguma coisa, documento comprovativo.
O recibo de compra é muito importante pois funciona como um
comprovante de que adquirimos o produto. Em caso de qualquer problema,
devemos
apresentá-lo
possibilitando
assim
hipótese
de
defesa
do
consumidor.
Ä Nota de encomenda
A nota de encomenda é o documento escrito no qual o vendedor e o
consumidor registam o seu acordo sobre o objecto e o preço da venda,
quando o consumidor não pode levar imediatamente o bem comprado.
A nota de encomenda pode ou não ser assinada pelo consumidor, mas em
ambos os casos pode constituir um contrato.
Logo que haja acordo as partes estão, em princípio, obrigadas a
concretizar a compra e venda, no sentido jurídico deste termo. O facto do
pagamento e da entrega ocorrerem mais tarde não altera nada,
especialmente na chamada compra e venda tradicional. Portanto, a nota de
encomenda é uma prova de promessa de compra e venda.
Na generalidade, a legislação não prevê a possibilidade de anular a nota
de encomenda salvo em determinadas modalidades de venda ou quando o
consumidor e vendedor estabelecerem condições para essa anulação.
Ä Nota de Crédito
A Nota de Crédito é um documento comercial emitido por um vendedor a
um comprador. Ela indica quantidades, preços e formas de pagamento
(dentre outros) acordados entre vendedor e o comprador para produtos
e/ou serviço, cujo comprador não pagou, não recebeu, ou devolveu.
A Nota de Crédito pode também ser emitida no caso de mercadorias
danificadas, erros ou reajustes. Uma Nota de Crédito pode reduzir ou
eliminar o montante que o comprador tem de pagar ao vendedor, em relação
ao original da factura emitida anteriormente.
A Nota de Crédito geralmente contém: Código, Data, Endereço de
facturamento, Endereço de Entrega, Condições de Pagamento, Lista de
Produtos com preços e quantidades. Normalmente ela também referências a
factura original e pode estar especificada a razão de sua emissão.
O vendedor geralmente emite uma Nota de Crédito para igual ou menor
valor do que a factura original, em seguida, reembolsa o dinheiro ao
comprador ou abate este Crédito de um saldo devedor de outras possíveis
transacções do mesmo comprador.
Ä Nota de Débito
Nota de débito é uma nota muito utilizada para se efectuar, por exemplo,
cobrança de valores para os quais não seja compatível a emissão de nota
fiscal. A nota de débito diz que seu sacado é devedor do sacador. Uma de
suas utilizações práticas é para a cobrança de encargos referentes a
duplicatas e outros títulos que tenham sido pagos em cartório. Cabe
ressaltar que a nota de débito não é título de crédito, não sendo passível de
protesto, tampouco de acção judicial de execução de dívida. Através da
emissão de uma nota de débito, pondera-se debitar-se um determinado
valor monetário a um cliente. Esta operação originará um acréscimo da
dívida desse cliente (sendo devedor) ou uma diminuição do seu crédito
(sendo credor). A nota de débito é utilizada frequentemente para debitar
encargos por conta do cliente, despesas com serviços bancários, juros,
taxas, etc.
Ä Guia de remessa
Guia de remessa
Entidade remetente
Entidade destinatária
...
Arquivo Distrital de Vila Real
Remessa saída n.º ... / ...
Remessa entrada n.º ... / ...
Data ... / .../ ...
Data ... / .../ ...
Responsável
Responsável
_______________________________________
Volume total da remessa
Nº e tipo de U. I. ...
_______________________________________
Dimensão ...
Fundo ...
Sub-divisões orgânico funcionais ...
Série ...
Sub-série ...
Código de classificação ...
Datas extremas ... – ...
Nº e tipo de U. I. ...
N.º de ref. da tabela de selecção ...
Suporte ...
Dimensão ... m/l.
Unidades de instalação
N.º de
ref.
Tipo
Título
Datas extremas
Cotas
de origem
actual
Elim.
Data
Transf.
Ä Carta comercial
A correspondência comercial é o tipo mais habitual de comunicação
escrita no mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros
ortográficos e construções gramaticais incorrectas ou rebuscadas.
As cartas comerciais devem ter a seguinte estrutura:
Ø O timbre
Ø A data
Ø O destinatário
Ø O registo e a referência
Ø O assunto
Ø O cabeçalho
Ø O texto
Ø Despedida
Ø A assinatura
Documentação Administrativa
Ø Interno
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Requerimento
Aviso
Esclarecimento
Circular
Minuta
Acta
Relatório
Reclamação
Comunicado
Ä Aviso
De carácter oficial e muitas vezes compulsório, estas comunicações são
actos processuais com que se dá conhecimento público de um facto (aviso
nos jornais), ou se chama alguém a comparecer num organismo público
(directa ou pelo correio – aviso-postal, carta registada, etc.).
O aviso pode de interno ou externo.
Ä Requerimento
No requerimento, o pretendente (demandante, requerente) expõe uma
pretensão a um direito que lhe assiste, citando portanto a legislação ou
regulamento correspondente;
Ä Esclarecimento
Ä Circular
O objectivo da circular é comunicar uma informação, por exemplo,
mudança de direcção ou telefone, mudança pessoal, abertura de uma nova
dependência ou programa, alteração de preço ou condições de venda,
anúncio de visitas, termo de um serviço, encerramento para férias, etc.
Os cuidados a ter é escrever com clareza, simplicidade e brevidade, já
que nos dirigimos a todos como se fosse a cada um. Os parágrafos devem
ser curtos e a expressão ordenada, assim como a conclusão deve ser
afectuosa e a assinatura manuscrita, o que contribui para cativar o leitor.
Ä Minuta
Ä Acta
As actas são documentos que tem uma estrutura própria e obedecem a
normas precisas.
Normas a seguir na elaboração da acta:
Ø Todas as actas são numeradas;
Ø Todos os números devem ser escritos por extenso (actualmente já se
dispensa está norma quando o numero não oferece qualquer duvida).
Por exemplo, quando se lê «ponto 1. informações», naturalmente que,
se este for o primeiro ponto, não se tornara necessário escrevê-lo
por extenso, pois não á dúvida quanto á sua posição de ordem.
Noutros casos, tratando-se de um montante monetário acordado para
qualquer negócio, por hipótese, é indispensável escrevê-lo por
extenso.
Ø Não se deve deixar espaços em branco; estes deverão ser trancados
com uma linha horizontal ou num traço oblíquo, se for um espaço
maior.
Ø Não pode haver rasuras ou emendas (quando o secretário comete um
erro no momento em que passa a acta para o livro de actas, deverá
escrever á frente da palavra errada «digo» e escrever a correcta ou
no fim da acta ressalvar as incorrecções.
Escola Secundária de Paços de Ferreira
Actas da sessão do Conselho Pedagógico
Ano Lectivo
07/08
Aos _________dias do mês de _______de dois mil e_________, pelas ________horas,
reuniu-se na sala __________ o Concelho Pedagógico da Escola Secundária, em
sessão (ordinária ou extraordinária), com a seguinte ordem de trabalhos:
1____________________
2____________________
3____________________
O Dr. _________________________deu início aos trabalhos ___________________
Nada, mais havendo a trata, deu-se por encerrada a sessão da qual se lavrou a presente
acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo Presidente
___________________ e por mim Secretariei.
O Presidente ___________________________________________________________
O Secretário____________________________________________________________
Ä Relatório
O relatório é o documento através do qual um técnico, engenheiro ou
cientista faz o relato da forma como realizou um determinado trabalho. O
objectivo é comunicar (transmitir) ao leitor a experiência acumulada pelo
autor na realização do trabalho e os resultados que obteve.
Os resultados apresentados num relatório (como em qualquer outro texto
científico) devem ser verificáveis. Esse é um aspecto importantíssimo e
frequentemente esquecido. O que é dito num relatório não é verdade por
causa de quem o escreve (por muito importante que seja o autor). É
verdadeiro (cientificamente...) porque foi determinado segundo um método
conhecido e descreve um trabalho que (para poder ser verdadeiro) está
sujeito ao escrutínio dos pares. Em ciência não há verdades absolutas. A
verdade (ou a melhor aproximação que conseguimos dela) é conseguida
através do consenso de todas as pessoas que queiram participar numa
discussão.
Por isso, um relatório deve permitir a quem o lê reproduzir o trabalho
realizado, tal qual ele foi feito pelo autor. Só assim se pode provar, por
exemplo, se determinado resultado é válido, se foi obtido por métodos
correctos e que não há viciação dos resultados. É assim que se garante que o
que é transmitido é cientificamente verdadeiro: qualquer resultado, para
ter valor científico, deve poder ser reproduzido. Um resultado que só uma
pessoa consegue obter não tem qualquer validade científica.
Ä Reclamação
Ä Comunicado
Ø Externo
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Aviso
Oficio
Notificações
Memoriais
Petições
Procuração
Protocolo
Atestado
Certidões
Certificado
Declaração
Edital
Anuncio
Leiloes
Hastas publicas
Concursos
Admissões
Adjudicações
Contrato
Esclarecimento
Circular
Relatório
Reclamação
Contestação
Comunicado
Ä Oficio
São
comunicações
oficiais
de
carácter
administrativo
e
tem
habitualmente a estrutura de carta comercial – pedido de informação e
envio de elementos informativos, ou então das circulares – alterações ou
modificações, iniciativas ocasionais, etc.
Ä Memoriais
No memorial, refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as
comunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto.
Ä Petições
Na
petição,
formula
um
pedido,
argumentando
e
indicando,
os
fundamentos com que o faz;
Ä Procuração
Procuração é um documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes
para o representar. Reverte-se de formas diferentes, conforme o acto ou
negocio que se pretende que o procurador realize.
Ä Protocolo
Protocolo esta palavra tem varias excepções, que se destacam:
Ä A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em
determinadas situações (socioprofissional e administrativas);
Ä A de livro onde os escrivães de um juízo fazem a anotação de uma
audiência,
ou
onde
uma
empresa
regista
entregas
de
correspondência;
Ä A de acta relativa a um acordo, congresso ou conferencia
internacional.
Ä Atestado
Modelo de Atestado
Atesto, para os devidos fins, que conheço o Sr....,Portugues, solteiro,
nascido em, ....de...de......, na cidade de Lisboa , filho de........e........., portador
do Bilhete de Identidade n°........., residente e domiciliado nesta cidade, na
rua............, n°...., nada sabendo em desabono à sua conduta, até a presente
data.
Lisboa,
de.................de 2004
José.....
(Firmas reconhecidas em cartório)
Ä Certificado
Certificado é um documento que comprova que o indivíduo fez algum curso
ou esteve presente em algum lugar, porém, não possui o valor de mercado
que possui o diploma.
Ä Anúncio ou Edital
O anúncio é uma informação ou um aviso com que se participa, faz saber
ou dá conhecimento de algo ao público.
Quando esse anúncio representa uma ordem oficial ou judicial, toma o
nome, respectivamente, de edital ou de édito.
A sua redacção é a que encontramos habitualmente na empresa diária,
diferindo o vocabulário conforme as entidades emissoras (ministérios,
cartórios, câmaras, empresas, etc.).
Documentação Bancária
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Cheque
Letras
Transferência bancária
Livranças
Extractos de facturas
Ø Cartões de credito e debito
Ä Cheque
Cheque é a ordem de pagamento dada pelo sacador (titular da conta) ao
sacado (banco), para que este pague a si próprio ou a um terceiro
(beneficiário) uma determinada quantia.
Ä Letras
A letra é um titulo de crédito à ordem, sujeito a formalidades, através
das quais uma pessoa – sacador - ordena à outra, que lhe pague a si ou a
terceiro – tomador - uma certa importância em determinada data.
Ä Livranças
A Livrança é um documento através do qual o subscritor ou signatário se
compromete a pagar a um beneficiário ou à ordem deste um determinado
valor (valor nominal da livrança) numa determinada data (data de
vencimento).
Ä Transferência Bancária
São operações bancárias em que uma pessoa ou empresa (ordenante) toma a
iniciativa de colocar determinada quantia em dinheiro à disposição de
outrem (beneficiário) utilizando para isso uma Instituição Bancária, ou seja,
é feita uma transferência da conta bancária do ordenante para o do
beneficiário. As operações dentro da mesma instituição bancária chamam-se
intrabancárias
e
as
interbancárias.
Ä Cartões de crédito
feitas
entre
bancos
diferentes
chamam-se
É um instrumento de pagamento, geralmente sob a forma de um cartão de
plástico, disponibilizado pela entidade emitente ao titular para que este,
através do acesso a uma rede de telecomunicações e com base na conta a
que o cartão está associado, adquira bens ou serviços, efectue pagamentos,
proceda a levantamentos de notas e/ou realize outras operações. O cartão
bancário permite ao seu titular autenticar a operação que pretende
efectuar.
Alguns cartões bancários são emitidos em associação com instituições não
financeiras e facultam aos seus titulares um certo número de vantagens.
Distinguem-se dos cartões que são emitidos exclusivamente por empresas,
sem intervenção de instituições financeiras, e que são conhecidos como
cartões de loja, privativos ou de retalhista, mas que não são cartões
bancários.