MASTER CONSULTORES ASSOCIADOS LTDA
JOÃO FRANCISCO DE FARIAS SANTOS
DI FRANCO CANELLO SANTOS
Advogado e Economista
Advogado
FRANCIS CANELLO SANTOS
Contadora
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Tapejara, 15 de Abril de 2013.
Ao
Conselho Fiscal e Conselho de Administração da
Associação dos Universitários Tapejarenses - AUTAPE
Rua Do Comércio, nº 534 - Centro
Tapejara – RS
Prezados Senhores
Apresentamos o relatório de Auditoria Especial realizada
nessa Associação, em função do contrato de prestação de serviços firmado entre
as partes em 26 de Fevereiro de 2014, para conhecimento e apreciação de
Vossas Senhorias.
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Rua Lava Pés, n. 1225, Bairro Vergueiro, Passo Fundo (RS) – Fone/Fax 54.3311.8146 – CEP 99.010-170 -
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I – INTRODUÇÃO
1.1
A Associação dos Universitários Tapejarenses Ltda., é uma
associação de caráter social e cultural, constituída por estudantes residentes e
domiciliados em Tapejara - RS, fundada em 14.10.1984, com sede na Rua Do
Comércio, nº 534, em Tapejara – RS, inscrita no CNPJ sob nº 90.618.158/000112, tendo os mais amplos objetivos sociais, tais como: defender os interesses e
direitos dos associados, zelar pela imagem pública dos acadêmicos universitários
e de cursos de formação profissional, promover as atividades educacionais e
culturais, promover o congraçamento social cultivando e promovendo o esporte e
jogos lícitos, celebrar convênios de assistência médica e jurídica aos seus
membros, entre outros, e “Dedicar-se ao aperfeiçoamento das operações de
transporte de estudantes, com vistas à sua qualidade e confiabilidade, à
preservação do meio ambiente, à conservação de energia, à segurança no
trânsito e à defesa dos direitos do associado e cidadão, estimulando o
desenvolvimento tecnológico da associação.
1.2
No dia 11.01.2014, a Assembléia Geral elegeu uma nova
Diretoria, para o período de 2.014/2.015, a qual, procurando se inteirar da real
situação econômico-financeira e contábil da associação, no dia 07.03.2.014,
contratou a empresa Master Consultores Associados Ltda. para a realização de
tal encargo.
Os trabalhos compreenderam:
a) Análise dos contratos de prestação de serviços de
transportes dos estudantes firmados entre a AUTAPE e
06 empresas, verificando-se o cumprimento das
cláusulas contratuais, os valores pagos e os respectivos
comprovantes;
b) Verificação do convênio firmado entre a AUTAPE e o
Município de Tapejara – RS, no tocante ao repasse de
recursos, bens materiais e pessoais (ônibus, motorista,
combustível, manutenção, etc.) e atendimento às
cláusulas contratuais do referido convênio;
c) Análise dos documentos embasadores dos lançamentos
no Livro Caixa, no período de 01.01.2.013 a
31.12.2.1013;
d) Análise das movimentações financeiras, verificando-se
os extratos bancários, cópias de cheques e tipos de
pagamento realizados;
e) Análise dos balancetes dos meses do exercício de 2.013;
f) Análise dos Contratos com terceiros.
g) Análise das atas das Assembléias Gerais Ordinárias e
Extraordinárias havidas no ano de 2.013.
h) Emissão de Parecer Técnico a respeito, bem como,
recomendações a serem implementadas.
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II - DOS CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS COM EMPRESAS DE
TRANSPORTE E PAGAMENTOS FEITOS
2.2
Empresa de Transporte Tapejara Ltda. - ZOTTI
Em 21.03.2013, as partes firmaram contrato de transporte de
estudante para o período de 25 de março a 15 de dezembro de 2.013, prevendose 04 ônibus no deslocamento de Tapejara - Passo Fundo (ida e volta), de
segunda-feira a sexta-feira, ao preço R$ 2,80 o km/rodado.
Segundo a Cláusula 10 do contrato firmado, no 1º dia do
mês subseqüente a prestação de serviços, a empresa transportadora deverá
apresentar uma planilha assinada, contendo todas as viagens efetuadas no mês.
Da documentação analisada, não consta e nem observamos
a referida planilha, que era de obrigação da empresa contratada apresentar antes
de receber o respectivo pagamento, pois na cláusula 11 consta que após a
apresentação da planilha seria feito o pagamento e até o décimo quinto dia útil do
mês.
Ao se analisar a nota fiscal de serviço de transporte da
empresa ZOTTI, constata-se que em nenhuma delas é informado qual o veículo
que realizou o transporte, nem o número de viagens a que se refere e nem o valor
do km rodado.
Como exemplo, cita-se a nota fiscal nº 137, datada de
17.04.2013, em cujo corpo consta: “Transporte universitário ref. 03/2013”, na
coluna valor consta R$ 23.380,55. Não se sabe, quantas viagens foram
realizadas, quantos alunos foram transportados nem quantos quilômetros foram
percorridos.
Para esta empresa, ano de 2.013, foram pagos
R$ 133.995,05 (cento e trinta três mil novecentos e noventa cinco reais e cinco
centavos), a título de transporte, segundo as notas fiscais encontradas nos livros
caixas.
2.2
Agência de Viagens e Turismo Linemar Ltda. - LINEMAR
Em 21.03.2013, as partes firmaram contrato de transporte de
estudante para o período de 25 de março a 15 de dezembro de 2.013, prevendose 02 ônibus no deslocamento de Tapejara - Passo Fundo (ida e volta), de
segunda-feira a sexta-feira, ao preço R$ 2,80 o km/rodado.
Segundo a Cláusula 10 do contrato firmado, no 1º dia do
mês subseqüente ao da prestação de serviços, a empresa transportadora deverá
apresentar uma planilha assinada, contendo todas as viagens efetuadas no mês.
Da documentação analisada, não consta e nem observamos
a referida planilha, que era de obrigação da empresa contratada apresentar antes
de receber o respectivo pagamento, pois na cláusula 11 conta que após a
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apresentação da planilha seria feito o pagamento e até o décimo quinto dia útil do
mês.
Ao analisarem-se as notas fiscais de serviço de transporte
da empresa LINEMAR, constata-se que em algumas consta a quantidade de
viagens realizadas e em outras não, em nenhuma delas é informado qual o
veículo que realizou o transporte e nem o numero de quilômetros rodados.
Como exemplo, cita-se a nota fiscal nº 081, datada de
04.11.2013, em cujo corpo consta: “46. Ref. Viagens realizadas a Passo Fundo
no mês de outubro”, na coluna valor constam R$ 18.816.00.
Considerando que o valor do km rodado é de R$ 2,80 e que
foram realizadas 46 viagens ao custo total de R$ 18.816,00, conclui-se que cada
viagem custou R$ 409,00, tendo-se percorrido 146 km em cada viagem.
Sabe-se que a viagem Tapejara – Passo Fundo (UPF),
representa 51 km, portanto, 102 km de ida e volta e a viagem Tapejara – Passo
Fundo (IMED) representa 56 km, 112 dias e volta.
Para esta empresa, no ano de 2.013, foram pagos
R$ 142.472,00, a título de transporte, conforme notas fiscais apuradas nos caixas
existentes.
2.3
Empresa de Transporte Slongo Tur Ltda. - SLONGO
Em 21.03.2013, as partes firmaram contrato de transporte de
estudante para o período de 25 de março a 15 de dezembro de 2.013, prevendose 01 ônibus para o deslocamento de Tapejara - Passo Fundo (ida e volta), de
segunda-feira a sexta-feira, ao preço R$ 2,80 o km/rodado.
Segundo a Cláusula 10 do contrato firmado, no 1º dia do
mês subseqüente ao da prestação de serviços, a empresa transportadora deverá
apresentar uma planilha assinada, contendo todas as viagens efetuadas no mês.
Da documentação analisada, não consta e nem observamos
a referida planilha, que era de obrigação da empresa contratada apresentar antes
de receber o respectivo pagamento, pois na cláusula 11 conta que após a
apresentação da planilha seria feito o pagamento e até o décimo quinto dia útil do
mês.
Ao se analisar a nota fiscal de serviço de transporte da
empresa SLONG, observa-se que consta a quantidade de viagens realizadas e o
veículo que realizou o transporte.
Como exemplo, cita-se a nota fiscal nº 97, datada de
01.10.2013, em cujo corpo consta: “Duas viagens para UPF com universitários
tapejarenses, sendo que na coluna valor consta R$ 592,00 e “Uma viagem para
o centro com universitários tapejarenses”, sendo que na coluna valor consta
R$ 378,00.
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Considerando que o valor do km rodado é de R$ 2,80,
conclui-se que a viagem para a UPF representou 105 km e a viagem para o
“centro” foi de 135 km.
Sabe-se que a viagem Tapejara – Passo Fundo (UPF),
representa 51 km, portanto, 102 km de ida e volta e a viagem Tapejara – Passo
Fundo (IMED) representa 56 km, 112 dias e volta.
Para esta empresa, no ano de 2.013, foram pagos
R$ 21.749,20, a título de transporte conforme notas fiscais localizadas nos caixas
da AUTAPE.
2.4
Senhor dos Caminhos Turismo e Transportes Ltda. LUCASTUR
Em 21.03.2013, as partes firmaram contrato de transporte de
estudante para o período de 25 de março a 15 de dezembro de 2.013, prevendose 01 ônibus, 02 vans, para o deslocamento de Tapejara - Passo Fundo (ida e
volta), de segunda-feira a sexta-feira, ao preço R$ 2,80, R$ 1,65 o km/rodado,
respectivamente.
Segundo a Cláusula 10 do contrato firmado, no 1º dia do
mês subseqüente a prestação de serviços, a empresa transportadora deverá
apresentar uma planilha assinada, contendo todas as viagens efetuadas no mês.
Da documentação analisada, não consta e nem observamos
a referida planilha, que era de obrigação da empresa contratada apresentar, antes
de receber o respectivo pagamento, pois na cláusula 11 conta que após a
apresentação da planilha seria feito o pagamento e até o décimo quinto dia útil do
mês.
Ao se analisar a nota fiscal de serviço de transporte da
empresa LUCASTUR, constata-se que o transporte somente foi realizado pelo
ônibus, porém, não constam quantas viagens foram realizadas e nem qual o
itinerário, se Passo Fundo (UPF) ou se para Passo Fundo (Centro-Unimed)
Como exemplo, cita-se a nota fiscal nº 937, datada de
05.09.2013, em cujo corpo consta: “Fretamento de estudantes de Tapejara a
Passo fundo, sendo que na coluna valor consta R$ 20.000,00.
Para esta empresa, no ano de 2.013, foram pagos
R$ 173.281,35, a título de transporte, conforme notas fiscais anexadas aos
caixas.
2.5
Produtiva Agência de Viagens e Turismo Ltda. Produtiva
Em 21.03.2013, as partes firmaram contrato de transporte de
estudante para o período de 25 de março a 15 de dezembro de 2.013, prevendose 02 ônibus e 02 micro-ônibus, para o deslocamento de Tapejara - Passo Fundo
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(ida e volta), Tapejara - Erechim (ida e volta) e Tapejara – Getúlio Vargas (ida e
volta), de segunda-feira a sexta-feira, ao preço R$ 2,80 e R$ 1,85 o km/rodado,
respectivamente.
Segundo a Cláusula 10 do contrato firmado, no 1º dia do
mês subseqüente ao da prestação de serviços, a empresa transportadora deverá
apresentar uma planilha assinada, contendo todas as viagens efetuadas no mês.
Da documentação analisada, não consta e nem observamos
a referida planilha, que era de obrigação da empresa contratada apresentar antes
de receber o respectivo pagamento, pois na cláusula 11 conta que após a
apresentação da planilha seria feito o pagamento e até o décimo quinto dia útil do
mês.
Ao se analisar a nota fiscal de serviço de transporte da
empresa Produtiva constata-se que em algumas notas consta a quantidade de
viagens realizadas, o trajeto e o veículo que realizou o transporte e, em outras
não consta os numero de viagens.
Como exemplo, cita-se a nota fiscal nº 1551, datada de
14.03.2.013, em cujo corpo consta: “transporte universitários de Passo Fundo,
Getúlio Vargas, Erechim, ref. mês de fevereiro 2013”, sendo que na coluna
valor consta R$ 6.441,20.
De se ver, portanto, que não se sabe quantas viagens foram
realizadas para cada um dos itinerários citados.
Para esta empresa, no ano de 2.013, foram pagos
R$ 215.914,30, a título de transporte, conforme notas fiscais em caixa.
2.6
Patrícia Scolari Agência de Viagens, Transporte e
Turismo Ltda. – BRASIL VIAGENS
Em 21.03.2013, as partes firmaram contrato de transporte de
estudante para o período de 25 de março a 15 de dezembro de 2.013, prevendose 01 ônibus, para o deslocamento de Tapejara - Sertão (ida e volta), de
segunda-feira a sexta-feira, ao preço R$ 2,80.
Segundo a Cláusula 10 do contrato firmado, no 1º dia do
mês subseqüente ao da prestação de serviços, a empresa transportadora deverá
apresentar uma planilha assinada, contendo todas as viagens efetuadas no mês.
Da documentação analisada, não consta e nem observamos
a referida planilha, que era de obrigação da empresa contratada apresentar antes
de receber o respectivo pagamento, pois na cláusula 11 conta que após a
apresentação da planilha seria feito o pagamento e até o décimo quinto dia útil do
mês.
Ao se analisar as notas fiscais de serviço de transporte da
empresa BRASIL VIAGENS, constata-se que, mesmo que o serviço contratado
refere-se ao itinerário Tapejara – Sertão (ida e volta), as viagens foram realizadas
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no itinerário Tapejara – Passo Fundo (ida e volta) e Tapejara – Sertão – Passo
Fundo.
Em algumas das notas fiscais não consta quantas viagens
foram realizadas, apenas respectivo itinerário, no entanto, não evidenciando o
valor de cada itinerário.
Como exemplo, cita-se a nota fiscal nº 146, datada de
14.06.2013, em cujo corpo consta: “Transporte universitário de Tapejara a
Sertão e Passo Fundo (centro), ref. a maio de 2.013” sendo que na coluna
valor consta R$ 7.530,00.
Para esta empresa, no ano de 2.013, foram pagos
R$ 58.215,60, a título de transporte, conforme notas fiscais.
2.7
O valor total apurado referente aos pagamentos as
empresas de transportes universitário foi de R$745.627,50 (setecentos e quarenta
cinco mil, seiscentos e vinte sete reais e cinqüenta centavos) no ano de 2013,
conforme notas fiscais localizadas nos caixas.
Analisando-se tais pagamentos, observamos que os valores
pagos x Km rodado nem sempre correspondem àqueles determinados pelos
contratos.
Pelo que se observou os valores efetivamente pagos eram
realizados sempre por um percurso a maior. Constatou-se, cruzando as Notas
Fiscais das diversas empresas prestadoras de serviço com as informações dos
Km rodados que, eles variavam de uma empresa para outra, chegando a ter
diferença de até 15 km no mesmo percurso.
Dever-se-ia constar de cada contrato de prestação de
serviços a quantidade de quilômetros a ser percorrida em cada itinerário para se
evitar estas distorções e pagamentos a maior.
Nos balancetes de Janeiro a Dezembro de 2.013,
apresentados pelo Contador desta Associação, se observa que as despesas com
transportes atingiram o montante de R$ 841.991,45 divergindo dos valores
apurados nas notas fiscais conforme demonstração:
Março
Abril
Maio
Junho
Julho
Agosto
Setembro
Outubro
Novembro
Dezembro
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
Transportes
Balancete
21.808,95
R$
93.670,55
R$
114.199,75
R$
101.463,70
R$
87.039,40
R$
42.200,95
R$
97.239,90
R$
119.521,85
R$
105.060,20
R$
59.786,20
R$
841.991,45
R$
Notas Fiscais
18.064,95
93.670,55
114.199,75
74.814,40
86.412,40
29.116,45
100.662,20
96.110,00
72.790,60
59.786,20
745.627,50
R$
R$
R$
R$
R$
R$
(R$
R$
R$
R$
R$
Diferenças
3.744,00
-0-0 26.649,30
627,00
13.084,50
3.422,30)
23.411,85
32.269,60
-0 96.363,95
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Quando a Contabilidade realizava os lançamentos era
carimbado o documento, lançando-se a expressão “contabilizado”, no entanto,
existem inúmeras notas fiscais de Transportes que não consta o carimbo de
“contabilizado”.
2.8
Em todos os contratos analisados não se observa a
exigência de as transportadoras possuírem seguro contra acidentes e danos
pessoais, quer de passageiros, quer de terceiros.
Considerando que trata-se de mais de 800 alunos que
utilizam os transportes, que são mais de 18 ônibus contratados e com mais de 15
viagens diárias, é temerário realizar-se todos este transporte sem nenhuma
cobertura de seguro.
III – DO CONVÊNIO FIRMADO ENTRE A AUTAPE E O MUNICÍPIO DE
TAPEJARA-RS
3.1
O convênio firmado entre a AUTAPE e o Município de
Tapejara – RS, com base na Lei Municipal nº 3.757/13, tem por objetivo o de
incentivar, valorizar e auxiliar os universitários tapejarenses, para tanto, o
município concede 02 ônibus e 01 micro-ônibus (com manutenção, combustível e
motoristas) e mais um auxílio financeiro de R$ 200.000,00, em 09 parcelas
mensais, a 1ª em 10 de abril de 2013, no valor de R$ 40.000,00 e as demais nos
dias 10 dos meses subseqüentes e no valor de R$ 20.000,00 cada uma.
Observa-se dos termos do mencionado convênio que o seu
público alvo é os UNIVERSITÁRIOS TAPEJARENSES, não englobando os
demais estudantes que estão concluindo ou concluíram o 2º grau e/ou estão
realizando “Cursinhos Universitários” em Passo Fundo e Erechim, bem como, os
estudantes que estão cursando o Instituto Federal de Educação, Ciência e
Tecnologia do Rio Grande do Sul, campus de Sertão, sendo forçoso concluir
que a utilização dos veículos e dos recursos do convênio pelos estudantes
que não são universitários é uma irregularidade que poderá ocasionar a
rescisão do convênio, inclusive com a devolução de valores.
3.2
convênio:
Dois aspectos são observados no cumprimento deste
a)
Considerando que as despesas mensais com as
empresas transportadoras são superiores aos repasses mensais do convênio com
a Prefeitura de Tapejara, é necessário que seja segregado (identificado) os
valores referente às despesas com o transporte dos estudantes universitários --público alvo do convênio --- dos demais estudantes transportados, afim de que se
instrua adequadamente a prestação de contas do convênio junto ao Município de
Tapejara.
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b)
Considerando que o convênio reembolsa mediante
prestação de contas da Associação à Prefeitura, ressaltamos que as Notas
Fiscais das empresas prestadoras de serviço devem especificar as viagens
diárias de 2ª a 6ª feiras e nos sábados de manhã, no percurso Tapejara a Passo
Fundo, sendo que atualmente apenas identificam que é transporte de
universitário, porém, não indicam o nº de viagens. Assim, podendo ocorrer
transportes para universitários e não universitários na inexistência de controles.
IV DE OUTROS PAGAMENTOS FEITOS POR CONTA DOS
SERVIÇOS DE TRANSPORTE FEITOS PELA PREFEITURA DE TAPEJARA RS
4.1
Constatou-se nos lançamentos do Livro Caixa, 11 (onze)
recibos, que foram considerados como saídas de caixa, mas que não são
documentos hábeis a comprovar pagamentos (ausência do CPF do recebedor,
ausência de previsão contratual para permitir tais pagamentos, etc.), cujos
beneficiários e demais dados se apresenta a seguir:
a) Arildo José Vidal (motorista da Prefeitura): foram
lançados 04 recibos no valor de R$ 200,00 cada um,
totalizando R$ 800,00, no período de maio a outubro de
2.103, como “ajuda de custo motorista”;
b) Itacir Cerezoli (motorista da Prefeitura): foram lançados
03 recibos no valor da R$ 200,00 cada um, totalizando
R$ 600,00, no período de maio a junho de 2.103, como
“ajuda de custo motorista”;
c) Elizandro Franca (motorista da Prefeitura): foram
lançados 04 recibos no valor de R$ 200,00 cada um,
totalizando R$ 800,00, no período de maio a agosto de
2.103, como “ajuda de custo motorista”;
d) Anderson Guadagim (motorista da Prefeitura): foi lançado
01 recibo no valor de R$ 200,00, em outubro de 2.103,
como “ajuda de custo motorista”.
4.2
Também se constatou na Conta Bancos, emissão de
cheques para pagamento de tais recibos, os quais não são documentos hábeis e
idôneos a comprovar pagamentos, pelas razões antes citadas, conforme se
apresenta a seguir:
a) Arildo José Vidal: foram lançados 04 recibos no valor de
R$ 200,00 cada um, totalizando R$ 800,00, pagos com
cheques da Autape, no período de agosto a dezembro de
2.103, como “ajuda de custo motorista”.
b) Itacir Cerezoli: foram lançados 04 recibos no valor de
R$ 200,00 cada um, totalizando R$ 800,00, pagos com
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cheques da Autape, no período de agosto a dezembro de
2.103, como “ajuda de custo motorista”.
c) Anderson Guadagim: foram lançados 03 recibos no valor
de R$ 200,00, totalizando R$ 600,00, pagos com
cheques da Autape, no período setembro a dezembro de
2.103, como “ajuda de custo motorista”.
4.3
Como no Convênio firmado não está previsto tais
pagamentos e nem se observa qualquer autorização formal por parte da Direção
da Autape, ou da sua Assembléia Geral a respeito, bem como, nem qual
funcionário ou diretor realizou tal pagamento, tais desembolsos foram feitos
indevidamente pela Direção da AUTAPE e importam em R$ 4.600,00.
Atualizados os respectivos valores pelo IGP-M, mais juros
de 1% ao mês (sem capitalização) desde a sua emissão até o dia 11.04.2014,
importam em R$5.096,16, cabendo à Direção da Autape da época a
responsabilização por tal irregularidade.
V–
DOS
DOCUMENTOS
EMBASADORES
DOS
LANÇAMENTOS DE DESPESAS E DAS RECEITAS
CONTABILIZADAS (LIVRO CAIXA E BANCOS)
5.1
A AUTAPE possui somente duas entradas caracterizadoras
como receita: os repasses da Prefeitura de Tapejara, que no ano de 2.013
importou em R$ 200.000,00, conforme depósitos localizados na “conta Banco” e
os recebimentos de mensalidades dos estudantes, que no ano atingiram a
R$ 711.798,17, via boleto bancário, contabilizados na “Conta Banco” e
R$ 51.589,04 via recebimento direto pela Secretaria e lançados na “Conta Caixa”,
totalizando R$ 963.387,21.
Nos balancetes verificou-se o valor destas receitas seria de
R$965.488,21, não se sabendo a origem de tal diferença entre este valor e
aquele.
5.2
No tocante às mensalidades, somente eram contabilizados
os valores que efetivamente eram recebidos, não havendo registros dos valores
em atraso e nem das cobranças em Cartório, portanto, não há registro contábil
do valor total da inadimplência e nem quem eram os inadimplentes.
5.3
Visando identificar o nível da inadimplência dos associados
da AUTAPE com relação aos pagamentos das mensalidades, verificou-se a
existência de um Programa de Cobrança de Boletos via Banco (SICREDI), e
também, um outro controle extra-SICREDI, feito manualmente.
Com relação ao Programa de Cobrança de Boletos via
Banco (SICREDI), constatou-se o seguinte:
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A) Os boletos vencidos, automaticamente, eram remetidos
a protesto pelo SICREDI e baixando tais boletos da
posição junto ao SICREDI. É debitado na conta da
AUTAPE as tarifas da remessa ao Cartório, que variam
em função do valor do boleto, sendo que no ano de
2.013, estas despesas suportadas pela AUTAPE foram
de R$ 3.818,20. Na eventualidade de o pagamento ter
ocorrido em Cartório, este avisa a AUTAPE, a qual dá
baixa no sistema daquele boleto. Nos casos de
pagamento direto junto à Secretaria da AUTAPE, eram
feito manualmente a baixa do boleto junto ao sistema do
programa de cobrança.
B) No dia 31.12.2013, pelo extrato do sistema, encontravase em aberto no SICREDI 2 (dois) boletos, totalizando
R$ 73,30 e mais 110 boletos enviados a Cartório, no
montante de R$ 7.586,00.
No tocante ao outro sistema de cobrança de mensalidades
de pagamento direto junto à AUTAPE, constatou-se o que segue:
A) Todos os boletos gerados ficam em carteira para
cobrança direta, porém, os vencidos não eram remetidos
a Cartório, não se sabendo qual o critério para que
determinado boleto fosse remetido ao SICREDI e outro
boleto ficasse em carteira.
B) No dia 31.12.2.013, no sistema de pagamento direto na
AUTAPE, os controles acusavam 193 boletos em aberto
no total de R$6.557,64, contendo boletos vencidos desde
o mês de abril de 2.013.
5.4
A inadimplência verificada no fim do exercício de 2013
atingiu o valor de R$ 7.938,30 junto ao sistema de cobrança SICREDI e
R$ 1.022,49 no sistema direto da AUTAPE, totalizando R$ 8.960,79.
Nos balancetes
contabilização de tais valores.
de
2.013
não
foi
localizado
a
Pela análise dos dois sistemas de cobrança, se constata que
não havia um cruzamento entre o nome do associado e o boleto emitido, sendo
possível que determinado(s) associado(s) viajasse sem ter feito o pagamento da
respectiva mensalidade.
5.5
Não se verificou a existência de Livro Caixa no mês de
fevereiro de 2.013 e nem controle da conta Banco (conciliação de entradas e
saídas) no período de janeiro a maio de 2.013, pressupondo-se que inexistiram
tais controles naquele período.
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5.6
Observando-se os balancetes mensais dos 12 meses do ano
de 2.013, com os registros existentes no Livro Caixa do mesmo período, constatase que não havia uma correspondência entre o saldo do Livro Caixa (financeiro) e
o saldo contábil da conta Caixa, sendo que em 31.12.2013, a contabilidade
acusava um saldo de caixa no valor de R$ 10.850,05 e no Livro Caixa constava
um saldo de R$ 322,59, concluindo-se que houve uma falta de R$ 10.527,46
em caixa.
Como inexiste o Livro Caixa do mês de fevereiro de 2.013;
como os registros de caixa (saídas e despesas) não são numerados e em muitos
documentos não consta o carimbo de “contabilizado”, portanto, pode ter ocorrido
o pagamento de despesas sem a devida contabilização, sendo que a “falta” de
R$ 10.527,46 verificada no saldo do Livro Caixa pode ter ocorrido em razão de
“desvios” (retirada de caixa sem o documento comprobatório da saída de
numerário), ou a ocorrência de extravio de documentos de pagamentos feitos e
que não foram registrados no Caixa.
Observou-se que o Livro Caixa não possui a assinatura de
nenhum responsável, portanto, não se sabe a quem cabia a responsabilidade
pelo Caixa.
Constatou-se nos documentos de Caixa, 01 (um) recibo de
R$ 4.000,00 (quatro mil), datado de 21.11.2013, assinado por Karine Balansin,
cujos recursos teriam sido entregues a empresa de transportes ZOTTI. Apesar
desta irregularidade, isto é, quem recebeu o dinheiro não é a mesma pessoa que
assinou o recibo de recebimento, porém, verificando-se as notas fiscais emitidas
pela empresa ZOTTI com os valores pagos através de cheques e mais o recibo
de R$ 4.000,00, os valores fecham.
5.7
Segundo o Estatuto Social da Associação de Universitários
Tapejarenses - Autape, capítulo V, art.73, considera-se despesas: “VIII – Gastos
com alimentação”.
Da análise dos documentos lançado no Caixa, constatou-se
que no ano de 2013 houve vários lançamentos de saídas de caixa tendo como
contra-partida cupons-fiscais e documentos denominados “relatório gerencial do
Supermercado Danieli Ltda.” (que não se trata de cupon fiscal), totalizando
R$ 918,94.
Nos três primeiros meses do ano, os cupons fiscais lançados
dizem respeito à compra de alimentos, que importam em R$ 188,80, sendo que
nos demais lançamentos dos meses seguintes, os mesmos o foram com base nos
documentos denominados “relatório gerencial do Supermercado Danieli Ltda. –
“Não é cupon fiscal” e importaram em R$ 730,14.
Como não se dispõe dos cupons fiscais referentes aos
citados “relatórios gerenciais”, não se sabe a que título foram realizados aqueles
pagamentos: se a título de alimentos (lanches – alimentação de funcionários e/ou
direção) ou material de limpeza.
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Segundo o balancete de dezembro de 2013, as despesas
com “Lanches e Refeições” atingiram (no ano todo) R$ 600,00, com “Material de
Limpeza” foi de R$ 238,83, “Material de Consumo” (café, copos descartáveis,
água, etc.) importou em R$ 1.207,26 e “Material de Expediente” atingiu
R$ 3.178,42.
5.8
No Livro Caixa eram lançadas as entradas e saídas, com os
respectivos documentos embasadores dos lançamentos, no entanto, no mês de
Fevereiro não se localizou o Livro Caixa, apenas localizando-se um documento
denominado de “Demonstrativo de Receitas e Despesas 1 trimestre” (de forma
digitada), contendo os comprovantes das despesas lançadas.
Como já informado anteriormente, não se localizou o Livro
Caixa do mês de janeiro de 2.013, no entanto, localizou-se inúmeros documentos
de despesas e receitas daquele mês, não se sabendo se todos os documentos
de janeiro estão lá incluídos.
Nos meses em que contém o Livro Caixa (Janeiro e março
a dezembro de 2.013), conferiu-se todos os lançamentos e saldos a transpor,
conforme demonstrativo abaixo:
Jan/13
Fev/13
Mar/13
Abr/13
Mai/13
Jun/13
Jul/13
Ago/13
Set/13
Out/13
Nov/13
Dez/13
Movimento de Caixa 2013
Saldo inicial
Saldo final
R$
1.746,31
R$
-0Não consta
Não consta
R$
958,25
R$ 796,80
R$
796,80
R$ 1.042,00
R$
1.042,00
R$ 1.943,05
R$
1.943,05
R$ 1.299,64
R$
1.299,64
R$ 2.722,21
R$
2.722,21
R$
394,82
R$
394,82
R$
88,89
R$
68,50
R$
346,00
R$
346,00
Não consta
R$
480,14
R$
322,59
Era adotada a prática de pagamento das despesas, quer
em espécie (dinheiro), quer em cheque nominal, no entanto, não se fazia a
conciliação entre as contas “Livro Caixa” e “Conta Banco”.
Nos meses de Junho a Dezembro/2013, existe um outro
controle de caixa, paralelo ao Livro Caixa, apresentado de forma digitada,
conforme demonstração abaixo.
Jan/13
Fev/13
Mar/13
Abr/13
Mai/13
Jun/13
Jul/13
Saldo Inicial
R$ 1.746,31
Não consta
Não consta
Não consta
Não consta
R$ 1.943,05
R$ 1.295,22
Caixa diário digitado
Entradas
Saídas
R$ 3.162,16
R$
4.908,47
Não consta
Não consta
Não consta
Não consta
Não consta
Não consta
Não consta
Não consta
R$ 7.903,94
R$
6.608,72
R$ 7.861,38
R$
3.805,05
Saldo Final
R$
-0Não consta
Não consta
Não consta
Não consta
R$
1.295,22
R$
4.056,33
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Ago/13
Set/13
Out/13
Nov/13
Dez/13
R$
R$
R$
R$
R$
4.056,33
6.876,18
346,00
205,89
R$
R$
R$
R$
R$
1.991,83
8.643,95
9.188,04
7.829,29
8.111,94
R$
R$
R$
R$
R$
4.318,95
1.767,77
8.969,55
7.695,15
8.185,98
-R$
R$
R$
R$
-R$
2.327,12
6.876,18
218,49
-074,04
Observa-se que os dois controles de caixa, cujos saldos
finais não coincidem, ora era remetido um para a Contabilidade fazer os registros
e ora era enviado o outro.
Quando a Contabilidade realizava os lançamentos era
carimbado o documento, lançando-se a expressão “contabilizado”, no entanto,
existem inúmeros documentos caracterizadores de despesas em que não consta
o carimbo de “contabilizado”.
5.9
Em contato com o Sr. Contador, este informou que
desconhecia a forma como eram realizados os controles de recebimento das
mensalidades, bem como do pagamento das despesas, e que apenas
contabilizava/registrava os lançamentos de somente os documentos que eram a
ele enviados, que após os registros os documentos eram devolvidos à AUTAPE,
com o carimbo “contabilizado”.
5.10
Na documentação analisada verifica-se uma “mistura” de
valores não contabilizados com valores contabilizados e o que é mais grave, não
consta do balancete de dezembro de 2.013, os débitos para com as empresas de
transporte relativos ao mês de Novembro e Dezembro.
Nos documentos analisados, conta sete (07) notas fiscais
de transporte, referentes a novembro de dezembro de 2.103, que não ob serva-se
contabilização de seus pagamentos, sendo que as empresas emitentes das
mesmas informaram que encontram-se em aberto, cujo valor totaliza
R$ 65.226,75.
5.11
Tendo em conta que as disponibilidades financeiras em
31.12.2.013 eram de apenas R$ 3.385,55, e que a AUTAPE possuía débitos com
as empresas de transporte no valor de R$ 65.226,75, se está frente a um déficit
financeiro de R$ 61.841.20.
Na revisão das movimentações financeiras e de
empréstimos contraídos junto à instituição financeira SICREDI visando
identificação dos avalistas de tais operações no período correspondente aos
meses de Janeiro a Dezembro de 2013, constata-se o seguinte:
5.12
CONTA BANCO – SICREDI
Despesas realizadas
Pagamento de Transporte com cheque
Pagamento Diversos com cheque
Pagamento de Ajuda de Custo a Motorista com cheque
Pagamento Mercado com cheque
R$ 937.168,56
R$ 741.627,50
R$ 46.103,73
R$
2.200,00
R$
455,18
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Pagamentos de Tarifas bancárias e protestos
Empréstimo Bancário
Pagamentos diversos sem cheque e pagos diretos em conta
R$ 22.643,06
R$ 22.000,00
R$ 102.139,09
Receitas realizadas
Pagamento de mensalidades
Convenio Prefeitura
Empréstimo Bancário
R$ 933.708,17
R$ 711.708,17
R$ 200.000,00
R$ 22.000,00
Receitas – Despesas
Saldo inicial
SALDO FINAL EM 31.12.2013
-R$
R$
R$
3.460,39
6.845,94
3.385,55
No período mencionado ocorreram 02 (dois) empréstimos
junto ao SICREDI, um em outubro de R$ 10.000,00 e outro em novembro de
R$ 12.000,00, os quais foram liquidados em novembro e dezembro,
respectivamente.
VI -
ANÁLISE DE CONTRATOS COM TERCEIROS.
6.1
Dezembro de 2013, a AUTAPE mantinha os seguintes
contratos firmados com terceiros que não as empresa de transporte:
Sicredi: Termo de Adesão ao Contrato para Prestação de
Serviços Cobrança SICREDI, prevendo-se a cobrança das tarifas sobre os
serviços realizados na emissão e cobrança de títulos, sendo R$ 1,50 para
prestação de serviço e cobrança, tarifa de entrada (DDA) e impressão de serviços
de cobranças; R$1,00 para baixa em carteira; R$3,00 para protesto, sustação de
protesto.
No período de Março a Dezembro de 2013, as despesas
contabilizadas com tarifas bancárias, tarifas de protesto e demais despesas
bancárias atingiram o valor de R$ 22.643,06, valor este muito alto e significativo
se for levado em conta a movimentação financeira da AUTEPE junto ao SICREDI,
decorrendo disso que a Gestão da AUTAPE de 2013 não mantinha nenhum
controle sobre tais despesas.
PSTINFO: Trata-se de um contrato com a empresa
PSTINFO para licença e uso de software para controles gerenciais, ao custo
mensal de R$ 375,00, estando com todos seus pagamentos em dia.
Em que pese à existência de um sistema gerencialadministrativo informatizado, o mesmo não vinha sendo devidamente alimentado
e nem utilizado, sendo unicamente para a emissão de boletos. As entradas e
saídas eram registradas manualmente e/ou via Excel.
Onça Monitoramento: Refere-se aos serviços de
monitoramento à distância (via internet e telefone) das instalações da AUTAPE,
ao custo mensal de R$ 70,00, estando com todos seus pagamentos em dia.
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Saúde Center Empresarial: Convênio de Saúde
Empresarial que abrangia a todos os associados da Autape, ao custo mensal de
R$ 6,00 e mais R$ 6,00 por dependente, cujos valores eram incluídos na
mensalidade, estando com todos seus pagamentos em dia segundo os registros
nos Livros Caixa.
Imed: Convênio educacional de desconto de 5% para alunos
matrículados nos cursos de Pós-Graduação e mais 10% se houver pontualidade o
pagamento.
VII ANÁLISE DAS ATAS DAS ASSEMBLÉIAS GERAIS
ORDINÁRIAS E EXTRAORDINÁRIAS HAVIDAS NO ANO DE 2013.
7.1
Conforme o art. 25 do Estatuto, as assembléias gerais
ordinárias deverão ocorrer duas por ano, sendo a primeira no mês de abril e a
outra no mês de setembro, para a prestação de contas da Diretoria,
acompanhada do parecer do Conselho Fiscal.
Localizou-se no “Livro ATA” página 18 (frente e verso) Ata nº
4, referente à assembléia realizada em 23.11.2013, cujas deliberações,
resumidamente, são as seguintes:
a) Realização de nova eleição do Conselho Deliberativo da
AUTAPE, em Assembléia Geral Extraordinária a ser
realizada no dia 11.01.2014, visto que a eleição ocorrida
anteriormente restou impugnada;
b) Como foi questionado os números dos balancetes de
2.013, ficou determinado que a Diretoria “apresentará o
resultado da reavaliação de todos so balancetes e
cupons fiscais por meio de informação pelo web site
da associação.”
Como estatutariamente não é prevista uma prestação de
contas que não seja via Assembléia Geral, consta-se que o que consta na ata a
respeito da prestação de contas não tem amparo legal, portanto, não houve a
prestação de contas dos atos e negócios realizados no ano de 2.013, por parte da
Diretoria anterior.
VIII -
PARECER TÉCNICO, BEM COMO RECOMENDAÇÕES
TÉCNICAS A SEREM IMPLEMENTADAS PELA AUTAPE
8.1
Segundo consta dos Estatutos da AUTAPE, a associação é
administrada por uma Diretoria Executiva composto pelo Presidente, VicePresidente, Secretário Geral, Segundo Secretário, Tesoureiro e Segundo
Tesoureiro.
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8.2
Dos fatos narrados e da documentação analisada nesta
Auditoria Especial, conclui-se que a Gestão levada a efeito no exercício de 2013:
a) QUE, a sua administração foi ineficiente, omissa e
temerária;
b) QUE, em que pese à existência de um sistema gerencialadministrativo informatizado, o mesmo não vinha sendo
devidamente alimentado e nem utilizado;
c) QUE, permitiu-se pagamentos indevidos e a existência
de uma “falta de caixa” da ordem de R$ 10.527,46;
d) QUE, não eram encaminhados à Contabilidade todos os
documentos necessários para que a mesma refletisse a
real situação econômico-financeira da associação, sendo
que no balancete de dezembro de 2.103 não está
contabilizado os valores a receber por conta de
mensalidades em atraso e nem as obrigações por conta
dos pagamentos do transporte realizado em novembro e
dezembro;
e) o reflexo disso tudo está na existência de um DÉFICIT
FINANCEIRO da ordem de R$ 61.841.20.
8.3
Recomenda-se:
a) implementação do controle “fluxo de caixa” e “conta Banco” via
sistema informatizado já existente
b) realização diária da conciliação bancária X fluxo caixa;
c) designar um funcionário responsável pelo Caixa, sendo
vistado todos os documentos e com autorização dos
pagamentos pelo Tesoureiro, ou Segundo Tesoureiro;
d) encaminhar o Livro Caixa, os documentos lançados e todos
os demais, à Contabilidade até o 5º dia útil do mês seguinte;
para a confecção do balancete mensal;
e) realizar pagamentos somente via Conta Banco (não realizar
mais pagamentos por Caixa);
f) impressão e análise diária do extrato bancário da Conta
Sicredi, registrando todos os seus lançamentos na conta
Banco do sistema gerencial informatizado já existente;
g) proceder a contabilização das despesas de transportes
referentes aos meses de Novembro e dezembro de 2.013,
com notas fiscais que contenha todas as informações que as
notas fiscais anteriores não contém. OBS: Considerando que
os percursos cobrados eram superiores aos efetivamente
percorridos, procurar negociar um desconto nos valores
devidos e um parcelamento proporcional às futuras
disponibilidades de caixa, bem como, ajustar previamente com
todas as empresas qual a quilometragem que será paga por
itinerário, em função da distância real.
h) Ajuste de Caixa no balancete no mês de Dezembro com as
Notas Fiscais não contabilizadas e zerar a conta Caixa, uma
vez que este saldo é inexistente, reflexo da Gestão ineficaz de
2013;
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i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
Alteração de todos os contratos firmados com as empresas de
transportes uma vez que, nestes não constam as
responsabilidades civis e criminais, as apólices de seguros
vigentes, as rota estabelecida com km;
que as notas fiscais dos transportes futuros contenham as
informações exigidas nos contratos de transporte, e que as
empresas apresentem previamente ao pagamento das notas
fiscais a Planilha de que fala o art. 10 do contrato firmado
entre as partes;
elaborar um programa rígido de cobrança das mensalidades
atrasadas, contando com parcelamento, até para auxiliar no
pagamento das despesas de transporte do mês de
dezembro/2.013, condicionando que o aluno só possa
continuar usando os serviços se estiver regularizada a sua
inadimplência (parcelado o débito e em dia com as prestações
e mensalidade presente);
nos ônibus do convênio, somente transportar alunos que
detenham a condição de Universitários;
manter “fiscais de linha” para verificar/fiscalizar o número de
estudantes transportados e a sua regularidade com a
Associação;
considerando que são significativas as despesas com tarifas
bancárias, negociar com o SICREDI um contrato mais
vantajoso à AUTAPE;
no convênio com o SICREDI ajustar para que os títulos não
sejam mais enviados a cartório e sim informado o SERASA a
respeito, cuja anotação de inadimplência no SERASA e mais
forte e impeditiva do que exist6encia de título protestado, no
caso de um estudante.
Abolir o sistema de cobrança direto AUTAPE, cobrando-se as
mensalidades via Banco.
Este é o parecer.
Atenciosamente
FRANCIS CANELLO SANTOS
CRC/RS -077915/0-9
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