1º Ten Al ELIEL MARTINS
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS: UMA SOLUÇÃO PARA GESTÃO DE
INFORMAÇÕES EM ARQUIVOS PERMANENTES
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à
Comissão de Avaliação de Trabalhos
Científicos da Divisão de Ensino da Escola de
Administração do Exército, como exigência
parcial para a obtenção do título de
Especialista em Aplicações Complementares
às Ciências Militares.
Orientador: Cap QCO LUIZ FERNANDO
SOUSA DA FONTE
Salvador
2009
1º Ten Al ELIEL MARTINS
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS: UMA SOLUÇÃO PARA GESTÃO DE
INFORMAÇÕES EM ARQUIVOS PERMANENTES
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à
Comissão de Avaliação de Trabalhos
Científicos da Divisão de Ensino da Escola de
Administração do Exército, como exigência
parcial para a obtenção do título de
Especialista em Aplicações Complementares
às Ciências Militares.
Aprovado em: 30 de outubro de 2009.
_____________________________________________________
Maj JOSÉ PEREIRA EMILIANO – Presidente
Escola de Administração do Exército
_____________________________________________________
Maj ÉLDMAN DE OLIVEIRA NUNES – 1º Membro
Escola de Administração do Exército
______________________________________________________
Cap LUIZ FERNANDO SOUSA DA FONTE – 2º Membro
Escola de Administração do Exército
Dedico este trabalho às forças ocultas do
universo que me trouxeram a essa Escola.
AGRADECIMENTOS
À minha filha Gabriela, pelo sorriso infantil, reconfortante e inocente, cotidianamente
incentivador e pelas horas de distração que obrigou-me ter.
À minha esposa Angelica, pela paciência, compreensão e dedicação demonstrados
nessa nova fase de nossas de vida.
Ao meu orientador, Cap Fonte, meus agradecimentos pela orientação objetiva na
realização deste trabalho.
Por fim, meus agradecimentos ao Exército Brasileiro, pela oportunidade de realização
desta pesquisa.
RESUMO
Este trabalho de pesquisa concentra-se na gestão de documentos, tendo-se como objeto de
estudo o setor de arquivo da Escola de Administração do Exército e Colégio Militar de
Salvador (ESAEX/CMS), utilizando o acervo de boletins internos, por serem documentos de
alto valor informativo e probabilístico de guarda permanente, para propor uma solução para
digitalização e um modelo de requisitos para implementação de sistema para gestão desses
documentos. Primeiramente, são definidos os conceitos relacionados a gestão de documentos,
gestão arquivística de documentos, sistemas de gestão de documentos e digitalização de
documentos, através de pesquisas bibliográficas, na literatura sobre o assunto, na legislação
brasileira e nas publicações do Conselho Nacional de Arquivos. Com base na análise do
aquivo da ESAEX/CMS foi proposto um processo para a digitalização dos boletins,
contemplando todas as atividades a serem realizadas, do desencadernamento dos boletins, a
seu armazenamento físico após o processo e os custos envolvidos. Por fim, utilizando-se
como referência o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística
de Documentos, publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos, foi proposto um modelo de
requisitos para um módulo de gestão de documentos digitalizados. A proposta é que esse
módulo seja implementado como parte do Sistema Integrado de Gestão Arquivística
Documental do Exército (SIGADEx), que esta sendo desenvolvido pelo Exército em parceria
com a Força Aérea.
Palavras-chave: Documento. Arquivo permanente. Gestão de documentos. Digitalização.
Boletim interno. SIGADEx. Arquivo.
ABSTRACT
This research focuses on document management, having as subject the Escola de
Administração do Exército e Colégio Militar de Salvador (ESAEX/CMS) archival sector,
using the internal bulletins, because they are standing guard documents of high level
information and the probability, to propose a solution for scanning and a model to implement
a document management system. First, are defined the concepts of document management,
document management systems and document scanning, through bibliographical inquiries, in
the literature about the subject, in the Brazilian legislation and in the publications of the
Conselho Nacional de Arquivos. Based on analysis of the ESAEX/CMS archival sector, it was
proposed a process for scanning old documents, encompassing all activities to be performed,
from remove the bind of the bulletins volume to physical storage after the process and the
costs involved. Finally, using as reference the Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, published by Conselho Nacional de
Arquivos, to propose a requirements model for a document imaging system module. This
module should be implemented as part of the Sistema Integrado de Gestão Arquivística
Documental do Exército (SIGADEx), which are developed by the Brazilian Army and the
Brazilian Air Force.
Keyword: Document. Standing guard. Document management. Scanning. Internal bulletins.
SIGADEx. Document imaging. Archival.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Ilustração 1: Estrutura da CPADEx e as SCPAD......................................................................18
Ilustração 2: Exemplo da estrutura de código de classificação de documentos........................22
Ilustração 3: Estrutura proposta para o SIGADEx....................................................................29
Ilustração 4: Visão de casos de uso...........................................................................................43
Ilustração 6: Exemplo de um código de barras.........................................................................49
Ilustração 7: Exemplo da estrutura de diretórios......................................................................50
LISTA DE TABELAS
Tabela 1: Calculo de espaço de armazenamento em mídia digital............................................51
LISTA DE QUADROS
Quadro 1: Extrato da TBTEx....................................................................................................24
Quadro 2: Configuração recomendada de um microcomputador.............................................36
Quadro 3: Características necessárias para um scanner............................................................37
Quadro 4: Comparação entre modelos de scanners..................................................................37
Quadro 5: Estimativa de duração das atividades......................................................................41
Quadro 6: Estimativa de custos.................................................................................................41
Quadro 7: Requisitos funcionais para captura de boletins........................................................43
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AN
Arquivo Nacional
CPADEx
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Exército
CRM
Customer Relationship Management
DI
Document Imaging
ERP
Enterprise Resource Planning
GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
ICR
Intelligent Character Recognition
OCR
Optical Character Recognition
RAMP
Records and Archives Management Program
RISG
Regulamento Interno dos Serviços Gerais
SCM
Supply Chain Management
SCPAD
Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos
TBTEx
Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Exército
UNESCO
United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO.....................................................................................................................13
1.1 Problema de pesquisa.....................................................................................................13
1.2 Hipóteses........................................................................................................................13
1.3 Objetivos........................................................................................................................14
1.4 Justificativa.....................................................................................................................14
1.5 Metodologia....................................................................................................................15
1.6 Estrutura do trabalho......................................................................................................15
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS.............................................................................................16
2.1 Documento arquivístico.................................................................................................19
3 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS................................................................20
3.1 Avaliação, temporalidade e destinação...........................................................................21
3.2 Plano de classificação e código de classificação de documentos...................................22
3.3 Tabela de temporalidade e destinação de documentos...................................................23
4 SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS........................................25
4.1 Gerenciamento eletrônico de documentos.....................................................................25
4.1.1 Gerenciamento eletrônico de imagens....................................................................26
4.2 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)....................27
4.3 Sistema Integrado de Gestão Arquivística Documental do Exército (SIGADEx).........28
5 DIGITALIZAÇÃO.................................................................................................................31
5.1 Atividades.......................................................................................................................31
6 O ARQUIVO DA ESAEX/CMS............................................................................................33
7 ESTUDO DE CASO..............................................................................................................34
7.1 Digitalização de documentos..........................................................................................34
7.1.1 Volume de trabalho considerado.............................................................................34
7.1.2 Espaço de armazenamento......................................................................................35
7.1.3 Equipamentos.........................................................................................................35
7.1.3.1 Microcomputador............................................................................................36
7.1.3.2 Scanner............................................................................................................36
7.1.4 Atividades...............................................................................................................37
7.1.4.1 Preparação.......................................................................................................38
7.1.4.2 Digitalização...................................................................................................38
7.1.4.3 Controle de qualidade.....................................................................................39
7.1.4.4 Indexação........................................................................................................39
7.1.4.5 Armazenamento..............................................................................................40
7.1.4.6 Destino dos originais.......................................................................................40
7.1.5 Estimativa de duração das atividades.....................................................................41
7.1.6 Estimativa de custos...............................................................................................41
7.2 Modelo de requisitos para o módulo de captura em lote................................................42
8 CONCLUSÃO.......................................................................................................................44
REFERÊNCIAS........................................................................................................................46
APÊNDICE A – PROCEDIMENTO PARA GERAÇÃO DE CÓDIGO DE BARRAS...........48
APÊNDICE B – ESTRUTURA DE DIRETÓRIOS.................................................................50
APÊNDICE C – TABULAÇÃO DE DADOS PARA CÁLCULO DE ESPAÇO DE
ARMAZENAMENTO..............................................................................................................51
ANEXO A - BOLETIM INTERNO DA ESAEX/CMS............................................................52
13
1 INTRODUÇÃO
A partir de 1991, com a promulgação da política nacional de arquivos públicos e
privados, por meio da Lei 8.159, reforçou-se a necessidade de uma maior atenção a gestão de
arquivos. Esta lei dividiu os documentos públicos em três categorias: correntes, intermediários
e permanentes. Os documentos correntes são de consulta frequente. Os intermediários são os
documentos que estão aguardando sua eliminação ou sua guarda permanente. Os documentos
permanentes são “os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo
que devem ser definitivamente preservados”1.
As Organizações Militares (OM), assim como todas as instituições públicas, são
obrigadas a manter registros de suas atividades, seja para fins informativos, seja para fins
probatórios. O acervo de documentos permanentes das organizações são armazenados, na
maioria da vezes, em locais inapropriados, que não possuem as condições necessárias para
conservação de documentos antigos.
1.1 Problema de pesquisa
Diante desse quadro surge o problema de como preservar esse acervo de documentos
dos efeitos deteriorantes impostos pelo tempo, e como poderiam ser recuperados esses
documentos após um sinistro, por exemplo. A dificuldade de localizar informações também é
outro problema, pois este trabalho é feito de forma manual, consumindo tempo e contribuindo
para a deterioração do acervo, devido ao constante manuseio.
1.2 Hipóteses
A digitalização2 do acervo de documentos permanentes seria uma hipótese
economicamente viável para resolver esses problemas, pois evitaria o contato com os
1 Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Art. 7º, § 3º.
2 Digitalização - Processo através do qual um documento ou imagem é transformado em um conjunto de bits
(utilizando um scanner) através da conversão do sistema analógico para o digital
14
documento originais fisicamente, possibilitando que os mesmos sejam armazenados de forma
mais adequada para sua conservação. Tendo esse acervo em formato digital seria mais fácil
garantir que o mesmo não seja perdido em um sinistro, pois podem coexistir cópias em
diferentes locais, além de facilitar a localização de informações.
1.3 Objetivos
O objetivo deste trabalho é apresentar uma solução para a digitalização de documentos
permanentes, utilizando-se como exemplo, os boletins internos da Escola de Administração do
Exército e Colégio Militar de Salvador (ESAEX/CMS), e sugerir um modelo para
implementação de um sistema com a funcionalidade de capturar esses arquivos digitalizados.
Para atingir esses objetivos serão desenvolvidas as seguintes atividades:
• Conceituar gestão de documentos e gestão arquivística de documentos, sistemas de
gestão de documentos e digitalização de documentos;
• Analisar o arquivo permanente3 de uma Organização Militar para verificar como
estão armazenados os boletins internos e a quantidade desses documentos;
• Propor uma solução para a digitalização dos boletins internos;
• Propor um modelo de requisitos e um modelo de casos de uso para o sistema
sugerido.
1.4 Justificativa
Este trabalho se justifica pela necessidade de preservação dos arquivos de guarda
permanente e pela melhoria na recuperação de informações nesses arquivos. Se houver, por
exemplo, a perda de conjunto boletins internos, seja pela ação de fatores externos não
controlados (um incêndio, uma tempestade, um terremoto, etc.), ou pela deterioração imposta
pelo tempo, não há uma forma de se restaurar esses documentos perdidos, pois não existem
cópias de seguranças.
3 Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente; Conjunto de documentos preservados
em caráter definitivo em função de seu valor.
15
1.5 Metodologia
Para o desenvolvimento deste trabalho, utilizou-se uma mescla de metodologias de
pesquisa cientifica e técnicas de engenharia de software. Inicialmente foi feita uma pesquisa
bibliográfica, em fontes secundárias, e na legislação brasileira, para conceituar os temas
relacionados a gestão de documentos e digitalização. Em seguida, foi realizada uma pesquisa
de campo no arquivo permanente da Escola de Administração do Exército e Colégio Militar
de Salvador, para que se possa determinar um cenário inicial para a aplicação das hipóteses
levantadas e determinar o volume de documentos armazenados. Após isso, foi feito um
levantamento junto a sites de empresas de tecnologia e em fontes bibliográficas, para propor a
solução para a digitalização dos boletins. E finalmente, utilizado técnicas e modelos de
engenharia de software para propor um modelo para implementação de um sistema.
1.6 Estrutura do trabalho
O trabalho encontra-se estruturado em oito capítulos. O primeiro capítulo corresponde
a esta introdução. O segundo capítulo explora as origens da gestão de documentos, suas
definições e a sua contextualização. O terceiro capítulo introduz o termo arquivístico na
gestão de documentos, explicando seus procedimentos e operações. O quarto capítulo trata da
gestão de documentos como um sistema, seja informatizado ou não, demonstrando as formas
de se implementar esse sistema e explora as soluções conceituais existentes. O quinto capítulo
define digitalização de documentos e quais são suas atividades. O sexto capítulo descreve o
arquivo da Escola de Administração do Exército e Colégio Militar de Salvador, do ponto de
vista necessário para realizar este trabalho. O sétimo capítulo representa o estudo de caso para
a solução dos problemas levantados, sendo divido em duas partes. A primeira, propondo um
roteiro de atividades e os recursos necessários para a digitalização de boletins internos. A
segunda, apresenta os modelos para a implementação de um modulo de captura de
documentos em lote. No oitavo capítulo, conclui-se o trabalho apresentando os resultados,
expectativas e propostas de continuidade.
16
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
O conceito de gestão de documentos é originário dos países anglo-saxônicos do início
da década de 1940, que tratavam da questão sobre uma ótica administrativa e econômica,
visando aperfeiçoar o funcionamento da administração, limitando o número de documentos
produzidos e os prazos para sua guarda (INDOLFO, 2007).
Vários modelos de gestão de documentos foram criados e influenciados pelos
princípios da administração cientifica do Taylorismo4, tais como: o planejamento, o controle e
a supervisão da execução, a padronização dos procedimentos, a divisão e especialização do
trabalho e a capacitação dos trabalhadores, visando a modernização do processo
administrativo. Sendo ressaltados em quase todos os modelos, os elementos economia,
eficácia e eficiência e produtividade. Esses modelos estavam estreitamente ligados às
condições culturais, econômicas, administrativas e históricas dos países onde eram criados.
Sendo o modelo americano implementado com motivações de ordem econômicoadministrativa e o modelo europeu implantado com motivações de ordem históricoarquivística (INDOLFO, 2007).
A United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO), por
intermédio do Records and Archives Management Program (RAMP), programa estabelecido
em 1979 para despertar a importância dos documentos de arquivos, definiu gestão de
documentos como “o domínio da gestão administrativa geral com vistas a assegurar a
economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a
destinação final dos documentos” (apud INDOLFO, 2007).
As versões do Dictionary of archival terminology (DAT), DAT1 (1984), DAT2 (1988)
e DAT3 (2002), editados pelo Conselho Internacional de Arquivos definem a gestão de
documentos como:
A gestão de documentos se refere, respectivamente: a área da administração geral
que procura alcançar economia e eficiência na criação, manutenção, uso e
eliminação de documentos, isto é, durante seu ciclo de vida; e, o campo da gestão
responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, manutenção, uso e
destinação dos documentos. (INDOLFO, 2007, p. 40).
No Brasil, a Constituição Federal de 1988 dispõe, no parágrafo 2º do artigo 216, que
“cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e
4 Modelo de administração desenvolvido pelos americanos Frederick Winslow Taylor (1856-1915) e
Frank Bunker Gilbreth (1868-1924).
17
as providências para franquear sua consulta a quem dela necessitar”.
O órgão federal que tem por missão constitucional e legal a implementação de
programas de gestão de documentos para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal,
conforme determina a lei supracitada, é o Arquivo Nacional (AN), criado em 1838 e sediado
no Rio de Janeiro, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA),
da Administração Pública Federal. O AN também guarda, preserva, provê acesso e divulga o
patrimônio documental do Poder Público, tanto para uso da máquina administrativa do Estado
quanto para os cidadãos.
A lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados, preconiza a revitalização dos serviços arquivísticos do Poder
Público por meio de programas de gestão de documentos que reúnam procedimentos e
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos. Por meio desta lei foram criados o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e o
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão central desse Sistema, vinculado ao
Arquivo Nacional (BRASIL, 1991 e CONARQ, 2001).
O SIGA foi criado pelo Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, tem por
finalidade “garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, de
forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas,
resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais”.
O SINAR é integrado por todos os arquivos públicos do país, dos poderes Executivo,
Legislativo e Judiciário, em nível federal, estadual e municipal, podendo fazer parte pessoas
físicas e jurídicas de direito privado que a ele se filiem mediante convênio (CONARQ, 2001).
Por intermédio de suas câmaras técnicas, comissões especiais e grupos de trabalho, o
CONARQ é responsável pela elaboração de decretos regulamentadores da Lei de Arquivos e
instrumentos normativos sobre os temas: classificação de documentos sigilosos, à
transferência e recolhimento de acervos públicos, à destinação de arquivos permanentes de
empresas públicas em processo de desestatização e à declaração de interesse público e social
de arquivos privados. Disciplina também sobre: classificação, temporalidade e destinação de
documentos, capacitação de recursos humanos e terceirização de serviços arquivísticos.
No âmbito Exército Brasileiro as Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do
Exército (IG 11-03), tem a finalidade de normatizar o gerenciamento da documentação
ostensiva do Exército e adequar a legislação militar às disposições legais sobre arquivos
públicos. Essa IG tem por objetivos (IG 11-03, Art. 2º):
I - orientar e coordenar o processo de arquivamento, análise, avaliação e seleção da
18
documentação elaborada e acumulada no âmbito do Exército, com vistas à sua
destinação final; e
II - estimular a implantação de uma mentalidade de manutenção e preservação de
documentos, em especial dos que devem compor o acervo histórico-cultural da
Força.
A IG 11-03 criou o Sistema de Avaliação de Documentos, destinado à análise,
avaliação, seleção e arquivamento de documento, tendo como órgão central a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos do Exército (CPADEx), integrada por
Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SCPAD), distribuídas e
escalonadas em três níveis hierárquicos, conforme Ilustração 1.
Ilustração 1: Estrutura da CPADEx e as SCPAD.
Fonte: IG 11-03, pag. 10.
A CPADEx tem por missão orientar e coordenar o processo de arquivamento, análise,
avaliação e seleção de documentos no âmbito do Exército, tendo em vista a identificação
daqueles destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor. Tem como
atribuições: manter ligação técnica e sistêmica com o CONARQ, encaminhar àquele órgão os
documentos previstos na legislação, orientar os trabalhos das SCPAD e coordenar a gestão e
preservação de documentos no âmbito da Força (IG 11-03).
As SCPAD são responsáveis pelos processos de análise, avaliação, seleção
arquivamento de documentos, utilizando a TBTEx5, no âmbito das organizações militares.
5 TBTEx - Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do Exército
19
2.1 Documento arquivístico
Documento é um conjunto de informações, sejam elas eletrônicas ou não, que agregam
dados estruturados, semi-estruturados e não-estruturados e que representam o conhecimento
produzido ao longo de um processo organizacional. Os documentos servem para armazenar
informações de caráter gerencial, como estratégias, políticas, procedimentos e estrutura das
atividades realizadas pela organização, dessa forma, representam o repositório de dados sobre
a sequencia de passos necessários à realização dos produtos ou serviços oferecidos por uma
organização (MACEDO, 2003).
Os documentos arquivísticos são os produzidos e recebidos no decorrer das atividades
de um órgão ou entidade, independente do suporte em que se apresentam e registram suas
políticas, funções, procedimentos e decisões, conferindo a esses órgãos e entidades a
capacidade de:
•
•
•
•
•
•
•
Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o
controle social das informações;
Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de
decisão;
Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;
Fornecer evidência em caso de litígios;
Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos
usuários ou clientes;
Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação,
bem como a pesquisa histórica;
Manter a memória corporativa e coletiva. (CONARQ, 2009, pag. 15 e 16)
Esses documentos podem ser divididos em digitais e convencionais. Um documento
arquivístico digital é o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido,
tramitado e armazenado por sistema computacional, por exemplo: textos, imagens fixas,
imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas de
sites, bases de dados, etc. Um documento arquivístico convencional é o que foi produzido e
armazenado em formato não digital, podendo ser digitalizado posteriormente (CONARQ,
2006).
20
3 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
Segundo o CONARQ (2006), a gestão arquivística de documentos é o conjunto de
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos
arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente. Esse conceito reflete a teoria na qual os documentos passam por três
idades, a saber:
• Corrente: refere-se aos documentos que estão em curso, isto é, tramitando ou que
foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes; eles são
conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão
produtor;
• Intermediária: refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente mas que,
por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo
intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e
destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente;
• Permanente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados
devido a seu valor histórico, probatório ou informativo.
A necessidade da implantação de programas de gestão arquivística de documentos é
reforçada pela produção crescente de documentos arquivísticos exclusivamente em formato
digital. O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua
autenticidade, uma vez que é suscetível a degradação física dos seus suportes 6, à
obsolescência tecnológica de hardware, software7, formatos de arquivos e a intervenções não
autorizadas, que podem ocasionar adulteração e destruição. Somente com procedimentos de
gestão arquivística é possível assegurar a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais
(CONARQ, 2006).
A gestão arquivística de documentos compreende as atividades de definição de uma
política arquivística, de responsabilidades, planejamento e implantação do programa de
gestão.
A definição de uma política arquivística de documentos tem por objetivo estabelecer
6 Material ou meio no qual são registradas as informações informações
7 Hardware é a parte física do computador, ou seja, é o conjunto de componentes eletrônicos, circuitos
integrados e placas, que se comunicam através de barramentos. Em complemento ao hardware, o software é a
parte lógica, ou seja, o conjunto de instruções e dados processado pelos circuitos eletrônicos do hardware
21
procedimentos para produzir, manter e preservar documentos confiáveis, autênticos,
acessíveis, compreensíveis e possam ser preservados de maneira que possam apoiar suas
funções e atividades.
A designação de responsabilidades é um dos fatores que garantem o êxito da gestão
arquivística de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsáveis terão o dever de
assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gestão
(CONARQ, 2006).
O planejamento envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o
estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, o
desenho do sistema de gestão arquivística de documentos e a elaboração de instrumentos e
manuais.
A implantação do programa de gestão arquivística de documentos envolve a execução
e o acompanhamento de ações e projetos, para atender os objetivos definidos no planejamento
do programa no que se refere a capacitação de pessoal, implantação de sistemas de gestão
arquivística, integração com os sistemas de informação existentes e processos administrativos
do órgão ou entidade (CONARQ, 2006).
3.1 Avaliação, temporalidade e destinação
Avaliação é o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer
prazos de guarda e a destinação. “Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar
formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade”.
Os prazos de guarda se referem ao tempo necessário para o arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender as necessidades da
organização que os gerou.
A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na
separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante
critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação.
22
3.2 Plano de classificação e código de classificação de documentos
Um plano de classificação é um esquema de distribuição de documentos em classes,
de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
Um código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho
utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades. A classificação é utilizada para agrupar os documentos
a fim de contextualizá-los, agilizar sua recuperação e facilitar tanto as tarefas de destinação
(eliminação ou recolhimento dos documentos), como de acesso.
No código de classificação as funções, as atividades, as espécies e os tipos
documentais são genericamente denominados assuntos, e encontram-se hierarquicamente
distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.
Os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do
órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do
geral para o particular (CONARQ, 2001).
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão.
Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os
quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Como exemplo temos
“CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL”, apresentada na Ilustração 2.
Ilustração 2: Exemplo da estrutura de código de classificação de documentos
Fonte: CONARQ, 2001, pág. 10
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública:
atividade-meio, foi aprovado pela Resolução nr 14 do CONARQ, de 24 de novembro de
2001, sendo modificado pela Resolução nr 21, de 10 de agosto de 2004, que incluiu a
subclasse 080 Pessoal Militar. Essa modificação foi justificada pela necessidade de se definir
uma subclasse para os conjuntos documentais específicos à gestão de pessoal militar, em
23
decorrência das sugestões apresentadas pelo Ministério da Defesa e pelos Comandos da
Aeronáutica, do Exército e da Marinha, a partir da legislação que regula a situação,
obrigações, deveres, direitos e prerrogativas dos membros das Forças Armadas.
3.3 Tabela de temporalidade e destinação de documentos
A tabela de temporalidade e destinação “[...] é um instrumento arquivístico que
determina prazos de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de
documentos” (CONARQ, 2001).
A elaboração da tabela de temporalidade e destinação deverá envolver, além de outros
que se façam necessários, a autoridade administrativa, o arquivista ou o responsável pela
guarda de documentos, os profissionais das áreas jurídicas e financeiras, além de profissionais
ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliação.
O CONARQ, por meio da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos, disponibiliza
uma modelo de tabela temporalidade, que se constitui em instrumento básico para a
elaboração
das
tabelas
referentes
as
atividades-meio
do
serviço
público,
podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos.
A tabela de temporalidade deve contemplar as atividades-meio e atividades-fim de
cada órgão público, cabendo aos mesmos definir a temporalidade e a destinação dos
documentos relativos às suas atividades específicas, complementando assim a tabela básica,
devendo esta ser aprovada pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de
competência, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade (CONARQ, 2001).
A Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do
Exército (TBTEx), é um instrumento que determina prazos de guarda, transferência,
recolhimento ou eliminação de documentos para o Exército. A tabela básica foi adaptada do
modelo do CONARQ para atender as necessidades da instituição nas suas atividades-meio, e
foi acrescentada a classe “100 ASSUNTOS PECULIARES E INERENTES AO EXÉRCITO”
para representar as atividades-fim. O Quadro 1 apresenta um extrato da TBTEx referente a
classe 100.
24
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
DESTINAÇÃO
FASE
FASE
FINAL
CONRRETE INTERMEDIARIA
OBSERVAÇÕES
100 ASSUNTOS PECULIARES E INERENTES AO EXÉRCITO
…
101 DOCUMENTAÇÃO ESPECÍFICA E PERTINENTE AO EXÉRCITO
...
101.8 BOLETINS
DO EXÉRCITO;
RESERVADO DO
EXÉRCITO;
DEPARTAMENTAL;
REGIONAL; SETORIAL;
INTERNO DE OM,
ADMINISTRATIVO,
ADITAMENTOS, ETC.
5 anos
9 anos
Guarda
permanente
101.9
NOTAS DE
INSTRUÇÃO, SERVIÇO,
ADMINISTRATIVA, ETC
5 anos
-x-
Eliminação
...
Quadro 1: Extrato da TBTEx
Fonte: http://www.ahex.ensino.eb.br/docs/tbtex_2009.pdf
- A Guarda Permanente será
somente no Órgão que produziu
o documento original e no Arq H
Ex.
- Para as demais OM que
receberem uma cópia do
documento, findo o prazo
mínimo de arquivamento
obrigatório ou seu vigor, este
poderá ser eliminado.
25
4 SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS
Um “sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no órgão
ou entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos, biblioteca, centro de
documentação, serviço de comunicação entre outros” (CONARQ, 2006, pág. 7).
Com o avanço da Tecnologia de Informação (TI), os documentos passaram a ser
gerados em ambientes eletrônicos e armazenados em formato digital. O gerenciamento dos
documentos, tanto digitais como os convencionais, começou a ser feito por meio de sistema
informatizado conhecido como Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que trata os
documentos de maneira compartimentada, e nem sempre incorpora o conceito arquivístico de
ciclo de vida dos documentos.
Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), é um
sistema no qual os documentos são inter-relacionados com as atividades da instituição que os
criou, e são tratados dentro de uma concepção orgânica.
4.1 Gerenciamento eletrônico de documentos
Segundo Macedo (2003), um sistema de gerenciamento de documentos é um sistema
de informação capaz de armazenar, recuperar e manter a integridade de documentos, entre
outras funcionalidades. Diversas razões explicam a atual efervescência do mercado de
gerência de documentos. A principal delas é a percepção da vital importância que os
documentos possuem como repositório do conhecimento das organizações, uma vez que a
maior parte de suas informações vitais estão contidas em documentos não-estruturados.
O GED é de uma solução ideal para quem precisa gerenciar documentos ou
informações (voz, texto e imagem), compreendendo todas as tecnologias, recursos e processos
empregados para o adequado tratamento aos dados não estruturados, não se tratando apenas
de um software, mas da aplicação integrada e de uma metodologia para o adequado
tratamento dos documentos, proporcionando a redução de custos e a otimização de fluxos de
documentação e processo de trabalho (PIRES,2005).
Um GED geralmente apresenta as “seguintes funcionalidades: captura (ou entrada),
26
armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento e cita as tecnologias de
digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow). São apenas possibilidades, não
sendo componentes obrigatórios (CONARQ, 2006, pág. 6).
O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu
arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas em mídias analógicas
ou digitais em todas as fases de sua vida. Funciona com hardwares e softwares específicos e
usa a tecnologia para captar, armazenar, localizar e gerenciar documento (MACEDO, 2003).
4.1.1 Gerenciamento eletrônico de imagens
Gerenciamento Eletrônico de Imagens, em inglês Document Imaging (DI), é um
subsistema do GED, que tem por finalidade o armazenamento e busca de documentos
digitalizados, é utilizado, geralmente, em soluções que visam o controle de documentos
prontos que não serão mais alterados, resolvendo a questão da disponibilização de
documentos para consulta e preservação (PIRES, 2005).
Três tipos de tecnologia são utilizadas para em sistemas de gerenciamento eletrônicos
de imagens, segundo Ittersum e Spalding:
• Sistemas de Banco de dados / Estrutura de arquivos – onde os documentos são
escaneados e guardados como imagens, sendo registrado em um banco de dados o
hiperlink para a imagem e algumas palavras chaves para pesquisa.
• Sistemas de texto – os documentos são escaneados e processados por Optical
Character Recognition (OCR ), sendo guardados como arquivos textos. OCR é uma
tecnologia dependente da qualidade dos documentos, não gerando resultados
perfeitos, provocando assim, perdas e equívocos na busca de informações.
• Sistemas de metadados – é a nova geração de DI, onde a imagem de um documento
é armazenada junto com suas palavras chaves em um outro documento, utilizando a
tecnologia Portable Document Format (PDF), possibilitando a portabilidade e que
mecanismos de busca localizem facilmente o documento.
27
4.2 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)
O SIGAD é um sistema informatizado concebido a partir da implementação de uma
política arquivística, sendo definido pelo CONARQ (2006, p. 6), como “[...] um conjunto de
procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de
documentos, processado por computador”, sendo aplicável a documentos digitais e
convencionais, tendo que incluir as operações de captura de documentos, classificação,
controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro,
pesquisa, localização, apresentação e segurança.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de
documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, tais como: textos, imagens fixas e em
movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de
dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.
A seguir são apresentados os requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD
(CONARQ, 2006):
• Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos
arquivísticos, ou componentes de uma unidade complexa8;
• Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação
orgânica entre os documentos;
• Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os
contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de
procedimentos, documental e tecnológico);
• Integração entre documentos digitais e convencionais;
• Foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
• Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles
considerados de valor permanente;
• Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;
• Transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função de
exportação;
• Gestão de preservação dos documentos.
Cabe aqui ressaltar a diferença entre GED e SIGAD. Um GED trata os documentos de
8 Documento composto de vários componentes.
28
maneira compartimentada, nem sempre incorporando conceito arquivístico do ciclo de vida
dos documentos. O SIGAD trata os documentos a partir de uma concepção orgânica, ou seja,
os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição.
4.3 Sistema Integrado de Gestão Arquivística Documental do Exército (SIGADEx)
O SIGADEX é um projeto, que esta sendo desenvolvido pelo Centro de
Desenvolvimento de Sistemas (CDS), que tem por objetivo expandir o Correio Eletrônico
Corporativo do Exército9, baseado em Software Livre, a fim de estabelecer um
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para todo o Exército.
A Ilustração 3 apresenta a estrutura proposta para o SIGADEX, a qual esta dividida
em cinco módulos: SPED, que encontra-se em fase de implementação; o Correio, já em
funcionamento; o Workflow, o Formato Eletrônico e a Assinatura, ainda sem perspectivas de
implementação.
9 O Sistema de Correio-eletrônico do Exército (SCEB) é de âmbito corporativo, totalmente direcionado à
integração dos componentes da Força, admitindo o tráfego de mensagens oficiais, funcionais e pessoais,
dentro dos limites da ética militar, consoante aos valores inerentes à história do Exército Brasileiro . (Art. 3º,
da Portaria n° 049-DCT, de 19 de dezembro de 2005).
29
Ilustração 3: Estrutura proposta para o SIGADEx
Fonte: http://softwarelivre.eb.mil.br/spedsite/ (EB Net)
O Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos (SPED) é uma aplicação WEB
para o controle de protocolo de documentos, que surgiu da necessidade de integrar o controle
na troca de documentos internos e externos das organizações militares. O SPED é concebido
como um módulo do SIGADEx. Entre as principais funcionalidades do SPED estão:
• Possui um editor de documentos interno ao sistema10;
• Permite o acompanhamento e controle de despachos individuais;
• Ciclo de documentos;
• Ciclo criação e revisão de documentos;
• Ciclo de tramitação de documentos;
• Armazenamento de documentos.
Em 2007 a Força Aérea Brasileira juntou-se ao projeto e passou a chamá-lo de Sistema
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos da Aeronáutica (SIGADAER),
personalizando-o para suas necessidades.
A intenção do projeto é implementar as normas do CONARQ propostas para um
SIGAD, tendo como características principais:
10 Documentos podem ser vistos impressos de acordo com a Instruções Gerais para a Correspondência, as
Publicações e os Atos Administrativos no Âmbito do Exército (IG 10-42).
30
• Desenvolvimento sob arquitetura WEB;
• Arquitetura do sistema permite maior simplicidade e uso de poucos recursos de
rede;
• Fluxo documental bem definido;
• Sistema parametrizado pela organização;
• Tramitação dos documentos digitalmente.
31
5 DIGITALIZAÇÃO
Segundo Martins, Riney e Pires (2001, p. 3), a digitalização é a “reprodução por
varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta densidade permitindo a visualização do
documento em terminal ou sua impressão em papel”.
O CONARQ (2006) define digitalização como o processo de conversão de um
documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo
apropriado como um scanner. Geralmente, é utilizada para reprodução e acesso de
documentos convencionais a fim de agilizar a sua pesquisa e localização.
A digitalização contribui para ampliar o acesso aos documentos, incrementando a
preservação e segurança dos documentos originais em outros suportes. Permitindo, também, o
intercâmbio de acervos e de instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas e
promovendo a difusão e a reprodução dos acervos não digitais em formatos e apresentações
diferenciados do formato original.
A digitalização também pode ser utilizada no processo de capturar documentos
arquivísticos convencionais para um SIGAD. Neste caso, o documento digitalizado e
capturado pelo sistema é um documento arquivístico digital e, desta forma, obedecerá aos
mesmos procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística como tramitação,
armazenamento e destinação (CONARQ, 2009).
5.1 Atividades
Para que possa ser realizada a digitalização de documentos é necessário seguir
algumas passos de forma sequencial, para que o processo seja executado de forma eficiência e
eficaz. Essas etapas estão descritas a seguir:
• Preparação: Os documentos precisam estar aptos ao processo de digitalização, será
necessária a retirada de clipes, grampos, para que nada prejudique a cópia do
documento.
• Digitalização: A passagem das páginas de documentos pelo scanner que gera a
imagem digital.
32
• Indexação: Determinar o tipo de busca, dar nome ao documento, para que
posteriormente seja consultado.
• Controle de qualidade: Todas as imagens geradas serão revisadas, para a verificação
se estão de acordo com as especificações do projeto inicial.
• Disponibilização: Todo o trabalho realizado é gravado ficando disponível para
consulta e impressão através de software de gerenciamento.
Existem três tipos de escaneamento: preto-e-branco, em escala de cinzas e colorido. As
características desses tipos são descritas abaixo. (Embrapa, 2006):
• Preto-e-branco (Bitonal) – Um bit por pixel representando preto-e- branco. O
escaneamento bitonal é mais apropriado para documentos de alto contraste como
textos impressos.
• Escala de Cinza (Grayscale) – Múltiplos bits por pixels representando tons de cinza.
A escala de cinza é própria para documentos de tons contínuos, como fotografias
em preto-e-branco.
• Cores (True Colors) – Múltiplos bits por pixel representando cores. Escaneamento
em cores é apropriado para documentos com informações coloridas.
Esses três tipos de escaneamento requerem algumas decisões subjetivas. Por exemplo,
um documento datilografado em preto-e-branco pode ter assinatura em tinta azul ou vermelha.
Embora o escaneamento bitonal seja frequentemente usado para textos, o escaneamento em
cores pode ser preferido neste caso, dependendo de como a imagem será usada.
Manuscritos e documentos impressos antigos podem ter melhor tratamento se
escaneados nas cores contínuas da escala de cinza ou cores, para assegurar a reprodução das
nuances, as condições do papel e outras marcas nele gravadas.
33
6 O ARQUIVO DA ESAEX/CMS
Para fins de estudo deste trabalho foi feita uma análise no arquivo geral da Escola de
Administração do Exército (ESAEX) e Colégio Militar de Salvador (CMS), com o objetivo de
levantar subsídios para o desenvolvimento do estudo de caso.
O arquivo esta localizado em uma sala adaptada para receber o arquivo. Os arquivos
estão dispostos em estantes e em armário de aço do tipo arquivo, estando no mesmo espaço os
arquivos permanentes e temporários.
As instalações do aquivo deixam a desejar em alguns aspectos, quando comparadas
com as recomendações do CONARQ (2000), tais como: não há separação entre área de
trabalhos técnicos e depósitos; é próxima a áreas de intenso tráfego sujeitas à trepidação,
ruído e poluição; não há controle de temperatura e da umidade relativa do ar.
Considerando a forma como estão armazenados, pode-se dividir os documentos em
três grandes grupos: os que estão encadernados, os que estão em caixas plásticas e os que
estão em armários de aço no forma de dossiês.
No conjunto de documentos encadernados, encontram-se os Boletins Internos,
Boletins do Exército, Noticiários do Exército, Boletins Regionais, etc. Nas caixas plásticas
estão as sindicâncias, documentos sobre ações judiciais, folhas de alterações e os arquivos
intermediários. Nos armários de aço estão os processos dos alunos do CMS, separados por
pastas.
34
7 ESTUDO DE CASO
Este estudo de caso se divide em duas partes: a primeira apresenta uma proposta de
atividades e custos para a digitalização de arquivos, utilizando-se como exemplo os boletins
interno; a segunda a propõe o modelo de requisitos para a implementação de um módulo de
captura de documentos em lote a ser implementado em SIGARD.
7.1 Digitalização de documentos
Esta seção apresenta um roteiro com as atividades necessárias para implantação de um
projeto para digitalização dos boletins internos da ESAEx/CMS.
O boletim interno “é o documento onde o Comandante de Unidade publica todas as
suas ordens, as ordens das autoridades superiores e os fatos que devam ser do conhecimento
de toda a unidade”, podendo conter aditamentos11. (RISG, 2002, Art. 173).
O boletim interno esta classificado na TBEX na subclasse “101.8 BOLETINS”, da
classe “100 ASSUNTOS PECULIARES E INERENTES AO EXÉRCITO”, sendo sua
destinação final a guarda permanente. O anexo “A” apresenta um boletim interno da
ESAEX/CMS.
7.1.1 Volume de trabalho considerado
O arquivo permanente da EsAEx/CMS possui boletins arquivados desde o ano de
1957. Considerando para fins de cálculo ano de 2008, tem-se 51 anos de boletins internos
arquivados. Cada ano possui aproximadamente 240 boletins, num total aproximado de 2000
folhas de boletins, incluindo-se os seus aditamentos. Considerando esses dados existem
aproximadamente 100.000 folhas a serem escaneadas.
11 Complemento do boletim contendo assuntos específico.
35
7.1.2 Espaço de armazenamento
Para efeito de cálculo do volume de informação a ser armazenado em mídia digital ,
foi utilizado um aditamento da Diretoria de Controle de Efetivos e Movimentações (DCEM).
Os aditamentos da DCEM são divididos em partes, que são escaneados com resolução de 300
dpi12 e salvo como arquivos PDF13 com múltiplas páginas, da mesma forma que o proposto
neste estudo de caso.
Foram utilizados os aditamentos ao boletim nr 38, do Departamento Geral de
Pessoal(DGP), de 29 de julho 09, disponíveis em: http://dcem.dgp.eb.mil.br/aditamentos.asp.
Os dados referentes a análise dos arquivos estão tabulados no apêndice “C”. Foram
analisados trinta e um arquivos, num total de 138 (cento e trinta e oito páginas), que ocupam
5.240,02 KB14
15
de espaço em disco. Calculando-se a média do espaço ocupado por cada
página obteve-se o valor de 31,73 KB.
Multiplicando-se este valor pelo número total de páginas a serem escaneadas, obtémse que serão necessários 3.173.000 KB para armazenar todos os boletins digitalizados, que
correspondem a aproximadamente 3,2 GB, menor do que a capacidade de um DVD16 comum.
Portanto o espaço de armazenamento não representa um fator relevante para o projeto,
podendo ser utilizado os recursos do próprio computador para armazenar os arquivos. Os
backups dos arquivos podem ser feitos mídias de DVD.
7.1.3 Equipamentos
O processo de digitalização exige, antes de sua implementação, a escolha de máquinas
e equipamentos diferenciados, que possam atender tanto a tarefa de escanear como a de
armazenar, organizar, visualizar e editar informações.
12 Dots per Inch (DPI), é uma medida de resolução da imagem de uma impressora ou de um monitor.
13 Portable Document Format é um formato de arquivo para representar documentos de maneira independente
do aplicativo.
14 Um Byte é um tipo de dado integral usado para especificar o tamanho ou quantidade da memória ou da
capacidade de armazenamento de um computador, independentemente do tipo de dados armazenados.
15 Um Quilobyte (KB) corresponde a 1024 Byte.
16 DVD - abreviação de Digital Video Disc ou Digital Versatile Disc.
36
7.1.3.1 Microcomputador
Para a realização dos trabalhos de digitalização é necessário ter um microcomputador
que atenda as especificações do Quadro 2, para que se possa realizar as atividades com
rapidez e qualidade. Apesar de ir contra a política de migração para software livre, este
computador deverá ter um sistema operacional windows instalado para para executar os
software de digitalização.
Item
Configuração
Processador
2.80 GHz, 3 MB L2 cache, 1066 MHz FSB
Memória RAM
4GB
Disco rígido
Disco Rígido SATA de 300 GB (7200RPM) c/ Cache DataBurst
Monitor
Monitor LCD 22"
Placa controladora
SCSI-III
Sistema Operacional
Windows Vista ou XP
Quadro 2: Configuração recomendada de um microcomputador
Fonte: O autor
7.1.3.2 Scanner
O Quadro 3 define as características necessárias para a compra de um scanner para
realizar capturas de documento em lotes, de forma satisfatória que atenda a proposta deste
estudo de caso.
Características
Parâmetros
Velocidade de captura
Acima de 30 páginas por minuto
Alimentador automático
Capacidade para no mínimo 50 folhas
Resolução
300 dpi
Conexão
USB 2.0 de alta velocidade
Software captura
Incluso, e que atenda aos requisito
Detecção de alimentação múltipla
Sim
Volume diário
Acima de 3000 folhas
Tipo
De mesa
Permitir captura de documentos em lote
Sim
Indexar documento com vários campos
Sim
Permitir o uso de páginas separadoras por
código de barras
Sim
37
Características
Parâmetros
Permitir indexação por código de barras
Sim
Salvar arquivos em diferentes formatos
TIFF, JPG e PDF
Salvar arquivos com múltiplas páginas
PDF e TIFF
Quadro 3: Características necessárias para um scanner
Fonte: O autor
O Quadro 4 apresenta três modelos de scanners, de diferentes fabricantes, que
atendem as características propostas.
Modelo
ScanPartner
fi-5530C
DR5010C
i1440
Fujitsu
Canon
Kodak
Resolução17 (dpi)
600
600
300
Volume diário de processamento em
folhas
5000
5000
10000
Alimentador automático
Sim
Sim
Sim
Capacidade alimentador (folhas)
100
50SCSI-III
150
Velocidade de escaneamento (páginas
por minuto)
40
50
75
USB 2.0 e SCSI-III
Hi-Speed USB 2.0 e
SCSI-III
USB 2.0
ScandAll PRO
Capture Perfect 3.0
KODAK Capture
Software
U$ 9.000,00
U$ 8.000,00
Característica
Fabricante
Conexão
Softwares inclusos
Preço médio18
U$ 6.500,00
Quadro 4: Comparação entre modelos de scanners
Fonte: O autor
7.1.4 Atividades
Descrição das atividades necessárias e dos passos que devem ser seguidos para
completar a tarefa com êxito e qualidade.
17 Fator determinande de qualidade do scanner. É o nível máximo de detalhamento que pode ser capturado de
uma imagem .
18 Valores obtidos em sites na internet.
38
7.1.4.1 Preparação
A preparação visa tornar os documentos aptos a serem processados eletronicamente.
O objetivo é assegurar que do processo de digitalização resultem imagens de melhor
qualidade. Essa atividade exige um trabalho cuidadoso e delicado ao lidar com documentos
antigos. Os seguintes procedimentos devem ser executados:
• Os boletins devem ser desencadernados;
• Os boletins devem ser agrupados em lote, cada lote sendo formado um boletim,
preservando-se o ordenamento das folhas, colocando-se seus aditamentos
posteriormente, quando houver;
• Os lotem devem ser organizados em uma mesa para facilitar as tarefas seguintes;
• As sujeiras, quando comprometerem a legibilidade, devem ser removidas das folhas;
• As dobras das folhas devem ser desfeitas;
• Reparar fisicamente as folhas danificadas, sendo vedados anotações, alterações,
realces ou retoques;
• Deve ser colocada no início de cada lote um folha com um código de barras,
contento as informações para indexação daquele lote, para ser utilizado como
página separadora. O apêndice “A” apresenta um exemplo de procedimento para
gerar o código de barras para a página separadora.
7.1.4.2 Digitalização
Nesta fase serão seguidas as instruções do software de uso do software e do scanner
fornecidos por seus fabricantes, observando-se o seguinte:
• As configurações de resolução de imagens devem ser ajustadas para o valor de 300.
Valores abaixo podem comprometer a qualidade da imagem, causando retrabalho e
valores acima produziram imagens que ocuparam excessivo espaço no
armazenamento, sem propiciar ganho de qualidade.
• Será adotada a digitalização em escala cinza;
• As imagens de um lote serão salvas em mesmo arquivo, no formato PDF com
39
múltiplas páginas;
• Após a digitalização de cada lote de folhas, deverá ser verificado se todas as folhas
foram digitalizadas.
7.1.4.3 Controle de qualidade
Deverá ser realizado controle de qualidade rigoroso para garantir que as imagens
digitalizadas tenham qualidade aceitável, tanto para visualização no monitor do computador,
quanto para impressão. Deverão ser adotados os seguintes procedimentos:
• Todas as imagens de cada lote deverão ser analisadas por visualização no monitor;
• Pelo menos uma imagem a cada cinco lotes deverá ser impressa para análise;
• Caso se verificado alguma falha no durante a inspeção das imagens, todas as
imagens daquele lote deverão ser verificadas e as defeituosas escaneadas
novamente.
7.1.4.4 Indexação
A indexação é o que possibilitara a localização do documento por meio dos
mecanismos de busca do SIGAD. A indexação será realizada com as seguintes ações:
• O arquivo PDF gerado será indexado com as informações do código de barra da
página separadora, utilizando as funcionalidades do software de escaneamento;
• Os documentos serão indexados com as seguintes informações:
- O código da organização militar (CODOM);
- O nome da organização militar na qual foi confeccionado;
- Dia, mês e ano da publicação;
- Número do boletim;
40
7.1.4.5 Armazenamento
Os documentos digitais serão armazenados em uma estrutura lógica de
diretórios, para que sejam facilmente localizados e proporcione que sejam capturados
de forma automatizada. As seguinte regras deverão ser seguidas:
• O nome do arquivo será formado pelos dados: código da organização militar, o
nome da OM abreviado, o dia, o mês e o ano de publicação, e o número do boletim.
Os dados serão separados por um traço de underline, não devendo ser utilizados
outros caracteres além de letras e números, como nos exemplos a seguir:
- CODOM_NOME_NUMERO_DIA_MES_ANO
- Ex: 048488_ESAEXCMS_001_02_JAN_1957.pdf
• A estrutura de diretórios terá como diretório base o nome da organização, contendo
uma subpasta para cada ano, e dentro desta devera ser salvo os arquivos PDF dos
boletins.
O apêndice “B” apresenta uma ilustração com estrutura proposta dos diretórios e
alguns arquivos com os nomes propostos.
7.1.4.6 Destino dos originais
Como etapa final deste processo os boletins originais deverão guardados
adequadamente para sua preservação, seguindo-se os seguintes procedimentos.
• Os lotes de boletins devem colocados em envelopes plásticos, sendo aplicado
tratamento contra mofo e fungos, e posteriormente lacrados;
• Os envelopes devem ser identificados com o código de barras utilizado para indexar
os documentos;
• Como procedimento final, os envelopes devem ser guardados em caixas de papelão,
para que os boletins, não recebam luz, insetos ou poluição e possam durar por mais
tempo.
41
7.1.5 Estimativa de duração das atividades
O Quadro 5 apresenta uma estimativa de duração das atividades para a digitalização de
cada volume de boletins encadernados. Considerando-se o trabalho uma pessoa, seriam
necessários 240 minutos (4 horas) para a digitalização de cada volume, o que daria um total
de dois volumes por dia de trabalho. Cada volume possui em média duzentas páginas, sendo
processadas em média 400 páginas por dia, dividindo-se esse valor pelo total estimando de
páginas teríamos que serão necessários 250 dias de trabalho para concluir o processo de
digitalização com qualidade, contando-se os dias úteis, teríamos aproximadamente um ano.
Atividade
Tempo médio minutos
Preparação dos lotes de boletins
60
Digitalização
40
Controle de qualidade
40
Indexação
60
Armazenamento
10
Destinação dos originais
30
Total
240
Quadro 5: Estimativa de duração das atividades
Fonte: O autor
7.1.6 Estimativa de custos
O Quadro 6 apresenta a estimativa de custos para aquisição de equipamentos e
materiais para o acondicionamento dos boletins após a digitalização.
Item
Quantidade
Custo parcial(U$)
Custo total (U$)
Microcomputador
1
1000
1000
Scanner
1
7300
7300
Envelope plástico
1000
0,1
100
Caixa de papelão
20
2
40
Total
Quadro 6: Estimativa de custos
Fonte: O autor
OBS: Preços obtidos em sites na internet
8440
42
7.2 Modelo de requisitos para o módulo de captura em lote
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos (e-ARQ Brasil), estabelece os requisitos mínimos para um Sistema
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independente da plataforma
tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado.
O objeto do e-ARQ Brasil é o documento arquivístico digital. Este documento não
trata de processos de digitalização, isto é, de procedimentos técnicos de conversão de um
documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo
apropriado, como o scanner. Questão essa que foi tratada na seção 7.1 Digitalização de
documentos.
O e-ARQ Brasil divide os requisitos em grupos de funcionalidades, estes por sua vez
em subgrupos. Para fins de estudo neste trabalho foi utilizando o subgrupo “3.2 Captura em
lote” do grupo “3 Captura”.
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico
ao incorporá-lo num SIGAD por meio das seguintes ações: registro, classificação, indexação,
atribuição de metadados e arquivamento.
O Quadro 7 apresenta os requisitos funcionais19(RF) necessários para implementar o
módulo de captura em lote dos boletins internos.
Prioridade
Identificador
Identificador
(E-Arq)
1
RF1
3.2.1
2
RF1
-
RF2
-
RF3
-
3
Descrição
Um SIGAD tem que proporcionar a captura em lote de
documentos gerados por outros sistemas. Esse
procedimento tem que:
• permitir importação de transações predefinidas de
arquivos em lote;
• registrar automaticamente cada um dos
documentos importados contidos no lote;
• permitir e controlar a edição do registro dos
documentos importados;
• validar a integridade dos metadados.
Um SIGAD tem que proporcionar a captura de
documentos contidos em uma estrutura de diretórios
UM SIGAD tem que ser capaz de recuperar informações
de metadados em arquivos digitais
Um SIGAD tem que proporcionar o registro, a
classificação, a indexação, a atribuição de metadados
com base nos metadados de um documento importado
19 Os requisitos funcionais especificam ações que um sistema deve ser capaz de executar, sem levar em
consideração restrições físicas. Os requisitos funcionais especificam, portanto, o comportamento de entrada e
saída de um sistema.
43
Prioridade
Identificador
Identificador
(E-Arq)
Descrição
Um SIGAD tem que permitir a inserção de novos
metadados nos arquivos capturados
Quadro 7: Requisitos funcionais para captura de boletins
Fonte: O autor
4
RF4
-
A implementação desse módulo de captura em lote deve ser feita em um sistema
gestão arquivística que tenha, ou que pretenda, implementar os requisitos do e-Arq, como o
SIGADEx por exemplo, que já esta sendo desenvolvido pelo Exército, incorporando assim as
funcionalidades de captura de documentos digitalizados em lote.
A Ilustração 4 apresenta as funcionalidades requeridas pelo módulo na forma de casos
de uso20. Estão representados os dois atores principais envolvidos no processo: o arquivista,
que seria a pessoa responsável por executar o processo; e próprio SIGAD, o sistema onde as
funcionalidades estariam implementadas.
Ilustração 4: Visão de casos de uso
Fonte: O autor
20 Um caso de uso define um conjunto de instâncias de casos de uso, no qual cada instância é uma sequencia de
ações realizada por um sistema que produz um resultado de valor observável para determinado ator.
44
8 CONCLUSÃO
A proposta da presente pesquisa foi discorrer sobre a eventual melhoria da gestão de
documentos de guarda permanente no âmbito da Escola de Administração do Exército e
Colégio Militar de Salvador, visando a futura implementação de um sistema que supra essas
necessidades.
Ao serem realizadas as pesquisas para conceituar os assuntos relacionados a gestão de
documentos, evidenciou-se ser um assunto de extrema importância para a administração
pública, porém pouco explorado bibliograficamente. Basicamente todas as publicações
existentes são as normas e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos – motivo pelo
qual foram citadas frequentemente neste trabalho – e alguns poucos livros que tratam do
assunto com uma concepção empresarial, sem levar em consideração as questões arquivísticas
que os documentos públicos devem ter.
A pesquisa bibliográfica realizada fez uma introdução à gestão de documentos, da sua
origem, nos idos na década de 40 no países anglo-saxônicos, até os dias atuais, citando as
propostas para a implementação de sistemas informatizados, para adequar o processo a nossa
realidade tecnológica, como por exemplo o projeto do Sistema Integrado de Gestão
Arquivística Documental do Exército (SIGADEx).
O SIGADEx surge neste contexto como um projeto novo e audacioso que visa integrar
a gestão de documentos na Instituição. O embrião desse projeto foi o Sistema de Protocolo
Eletrônico de Documentos, que proporciona as funcionalidades para o controle do ciclo de
vida na produção dos documentos.
A proposta para a digitalização de documentos foi concebida com a finalidade de ser
um roteiro para implementação do processo de digitalização dos boletins internos, tendo-se
como base a Escola de Administração do Exército e Colégio Militar de Salvador, podendo,
porém ser adaptada para outras organizações militares. Esse roteiro também pode ser utilizado
para outros tipos de documentos, bastando para isso, adaptá-lo de acordo com as
peculiaridades de cada documento.
O modelo de requisitos proposto tem o objetivo de ser o ponto inicial para
implementação de um módulo de captura de documentos digitais em lote, que permita o uso
dos metadados dos arquivos digitais para registrar e indexar os documentos. A idéia inicial é
que este módulo faça parte do SIGADEx, contribuindo assim para o desenvolvimento desse
45
projeto. Porem esta proposta precisa ser melhor elucidada e levada ao conhecimento do
Centro de Desenvolvimento de Sistemas (CDS), responsável pelo desenvolvimento do
SIGADEx, para se verificar sua viabilidade.
Apesar de ser uma obrigação legal, a gestão de documentos permanentes não recebe a
devida atenção, como pôde ser verificado na análise do arquivo da ESAEX/CMS, onde se
encontram documentos em estado de deterioração, quase ilegíveis, devido ao armazenamento
inadequado por um longo tempo.
Mesmo com atual restrição financeira, em que se encontra nossa Instituição, devem ser
adotadas medidas para que esse acervo de documentos possa ser preservado, antes de que não
seja mais possível reverter o processo de deterioração desses documentos. As propostas deste
trabalho são medidas que podem ser implementadas, com baixo custo, quando comparado
com os benefícios advindos, e que solucionariam os problemas levantados.
Outra sugestão para a redução de custos seria a implantação de projetos regionais para
digitalização de documentos, gerenciado pelas Regiões Militares, que atenderiam as
organizações militares de sua área de responsabilidade, através de rodízio. Sendo que essa
possibilidade poderia ser explorada em outros trabalhos de pesquisa.
Diante dos fatos expostos podemos concluir que digitalização de documentos é um
mecanismo eficaz e eficiente para a preservação de documentos de guarda permanente. No
tocante a gestão de documentos ficou evidenciado que o Exército tem-se preocupado com
essa causa, por meio do projeto SIGADEx, mas com enfoque na produção e tramitação de
documentos correntes, sendo o modelo de requisitos aqui proposto um passo inicial para
juntar a questão da gestão dos documentos permanentes nesse projeto.
46
REFERÊNCIAS
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Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion
%20Term%20Arquiv.pdf. Acesso em: 17 jun. 2009.
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arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ ccivil_03/leis/L8159.htm. Acesso em: 03 jun. 2009.
BRASIL. Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/CCIVIL/decreto/2002/D4073.htm. Acesso em: 13
jun. 2009.
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Paulo. Disponível em http://www.cenadem.com.br. Acesso em: 07 jun. 2009.
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___________________________________. Recomendações para Digitalização de
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http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/consdig/digital_conarqconsultapublica_25_
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___________________________________. Recomendações para a construção de
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___________________________________. Gestão Arquivística de Documentos
Eletrônicos. 2004. Disponível em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.
gov.br/Media/publicacoes/gt_gestao_arquivistica__pagina_web_corrigido3.pdf. Acesso em 14
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arquivos no programa sociedade da informação no Brasil . 2001. Disponível em:
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47
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documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública . 2001.
Disponível em: Acesso em: 30 jul. 2009.
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EXÉRCITO BRASILEIRO. Classificação, temporalidade destinação de documentos e
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universo da arquivologia . 2007. Disponível em: http://www.arquivistica.net/ojs/include/
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2003.
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Documentos . Disponível em : http://www.powerbrasil.com.br/pdf/Digitalizacao_
Unicamp.pdf. UNICAMP, 2001. Acesso em: 20 jun. 2009.
PIRES, Gisele Dornelles. Gerência eletrônica da informação. Módulo I. 2005. Universidade
Iguaçu.
SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos. O que é o SIGA. Disponível em:
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=4. Acesso em:30 jul.
2009. Não paginado.
48
APÊNDICE A – PROCEDIMENTO PARA GERAÇÃO DE CÓDIGO DE BARRAS
Este apêndice apresenta uma solução para gerar os códigos de barras com as
informações das páginas separadoras dos lotes de boletins, utilizando uma pequena
implementação de um gerador de código de barras, na forma de uma aplicação web com a
linguagem de programação PHP21, distribuído sobre a GNU Lesser General Public License
(LGPL)22, disponível em: http://www.mribti.com/barcode/home.php.
Esta aplicação pode ser facilmente implantada na rede interna da organização,
necessitando apenas de um servidor web com suporte a linguagem PHP.
Ilustração 5: Exemplo da criação de um código de barras
A Ilustração 5 apresenta um extrato da tela para geração de código de barras na
aplicação citada. A seguir será explicado o significado de cada campo:
• Type – Tipo de simbologia utilizada no código de barras
• Output – Formato da imagem de saída
• Styles – Estilo que podem ser aplicados para a criação da imagem
- Draw border – Desenha borda na imagem
- Draw value text – Exibe o texto abaixo do código gerado
21 PHP (um acrônimo recursivo para "PHP: Hypertext Preprocessor") é uma linguagem de script open source de
uso geral, muito utilizada e especialmente guarnecida para o desenvolvimento de aplicações Web embútivel
dentro do HTML. Mais informações disponíveis em: http://www.php.net.
22 Licença de software livre. Mais informações disponíveis em: http://www.gnu.org/copyleft/lesser.html.
49
- Stretch text – Expande o texto na extensão do código
- Negative (White on black) – Cria imagem com fundo na cor preta
• Sise – Width e height representam, respectivamente, a largara e a altura da imagem
• Xres – Largura das linhas do código
• Text Font – Tamanho da fonte do texto
• Value – O valor que se deseja representar no código de barras
A Ilustração 6 apresenta um código barras gerado com as opções da Ilustração 5. Foi
utilizado tipo “code 128-b”, que permite a codificação de letras maiúsculas e minúsculas,
números, caracteres de pontuação e caracteres especiais. Uma explicação sobre os tipos de
códigos de barras pode ser obtida em: http://br.geocities.com/dadosvariaveis/tipos.html.
Ilustração 6: Exemplo de um código de barras
50
APÊNDICE B – ESTRUTURA DE DIRETÓRIOS
Ilustração 7: Exemplo da estrutura de diretórios
51
APÊNDICE C – TABULAÇÃO DE DADOS PARA CÁLCULO DE ESPAÇO DE
ARMAZENAMENTO
Tabela 1: Calculo de espaço de armazenamento em mídia digital
Arquivo
Número de páginas
Tamanho (KB)
Média (KB)
1A.pdf
3
84,02
28,01
1B.pdf
6
195,95
32,66
1C.pdf
9
328,19
36,47
1D.pdf
9
424,01
47,11
2A.pdf
2
50,55
25,27
2B.pdf
2
38,44
19,22
2C.pdf
2
45,17
22,59
2D.pdf
5
172,59
34,52
2E.pdf
12
575,86
47,99
2F.pdf
12
508,73
42,39
2G.pdf
5
201,42
40,28
3A.pdf
5
189,74
37,95
3B.pdf
4
137,3
34,33
3C.pdf
3
99,65
33,22
3D.pdf
1
18,02
18,02
3E.pdf
4
158,36
39,59
3F.pdf
18
844,04
46,89
3G.pdf
7
299,87
42,84
3H.pdf
2
37,2
18,6
4A.pdf
2
55,93
27,96
4B.pdf
1
17,05
17,05
4C.pdf
4
167,21
41,8
4D.pdf
1
17,16
17,16
4E.pdf
2
55,42
27,71
4F.pdf
2
44,73
22,36
4G.pdf
2
53,28
26,64
5A.pdf
3
93,87
31,29
5B.pdf
5
162,92
32,58
5C.pdf
1
19,08
19,08
5D.pdf
2
76,9
38,45
6A.pdf
2
67,37
33,69
Totais
138
5240,02
Média por página
Fonte: O autor
31,73
52
ANEXO A - BOLETIM INTERNO DA ESAEX/CMS
53
54