UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA
CURSO DE BIBLIOTECONOMIA
Carlos André Cruz Bezerra
DIGITALIZAÇÃO COMO ALTERNATIVA PARA A
PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL: CASO DO PROJETO CATÁLOGO
VIRTUAL DA CARNAÚBA DO NÚCLEO TEMÁTICO DA SECA E DO SEMIÁRIDO DA UFRN
Orientadora: Profª. Msc. Monica Marques Carvalho
NATAL, RN
2010
CARLOS ANDRÉ CRUZ BEZERRA
DIGITALIZAÇÃO COMO ALTERNATIVA PARA A
PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL: CASO DO PROJETO CATÁLOGO
VIRTUAL DA CARNAÚBA DO NÚCLEO TEMÁTICO DA SECA E DO SEMIÁRIDO DA UFRN
Monografia apresentada à Disciplina Monografia,
ministrada pelas Profª. Maria do Socorro de
Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de
Carvalho, para fins de avaliação e como requisito
parcial para conclusão do curso de Biblioteconomia,
da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
Orientadora: Profª. Msc. Monica Marques Carvalho
NATAL, RN
2010
C574d
Bezerra, Carlos André Cruz.
Digitalização como alternativa para a preservação documental:
caso do projeto catálogo virtual da carnaúba do Núcleo Temático da
Seca e do Semi-árido da UFRN / Carlos André Cruz Bezerra. – Natal,
RN, 2010.
54 f. il.
Orientadora: Monica Marques Carvalho.
Monografia (Bacharelado) – Universidade Federal do Rio
Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais aplicadas.
Departamento de Biblioteconomia.
1. Sociedade da Informação – Monografia. 2. Tecnologia da
informação – Monografia. 3. Digitalização – Monografia.
4. Preservação documental – Monografia. I. Carvalho, Monica
Marques. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.
RN/UF/DEBIB
CDU 005.922.52:004.932
CARLOS ANDRÉ CRUZ BEZERRA
DIGITALIZAÇÃO COMO ALTERNATIVA PARA A
PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL: CASO DO PROJETO CATÁLOGO
VIRTUAL DA CARNAÚBA DO NÚCLEO TEMÁTICO DA SECA E DO SEMIÁRIDO DA UFRN
Monografia apresentada à Disciplina Monografia,
ministrada pelas profª Maria do Socorro de Azevedo
Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, para
fins de avaliação e como requisito parcial para
conclusão do curso de Biblioteconomia da
Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
MONOGRAFIA APROVADA EM 11/ 12 /2010
__________________________________________________________
PROFª. MSC. MONICA MARQUES CARVALHO
ORIENTADORA
__________________________________________________________
PROFª. MSC. RENATA PASSOS FILGUEIRA DE CARVALHO
MEMBRO
__________________________________________________________
PROFª. MSC. JACQUELINE APARECIDA DE SOUZA
MEMBRO
Dedico a minha família pelo carinho e a
força que sempre depositaram em mim.
Ao meu amor que está sempre ao meu
lado me mostrado os melhores caminhos da vida.
Aos meus amigos que deixei na minha
terra natal e os amigos que conquistei aqui na
terra dos Potiguares.
AGRADECIMENTOS
A Deus por esta sempre ao meu lado mostrando-me os melhores
caminhos para seguir de forma digna e com responsabilidade.
Aos meus pais, que são base do desenvolvimento do meu caráter e da
minha personalidade. Sempre estiveram buscando o melhor para minha
felicidade e apoiando-me nas minhas escolhas.
Ao meu irmão, que proporcionou a minha vinda para esta terra de
Potiguares que acolheu-me muito bem e me trouxe muita alegria de viver.
A Larissa, o meu amor, que esta sempre ao meu lado apoiando-me
incondicionalmente
no
meu
crescimento
por
meio
do
seu
carinho,
companheirismo e amizade.
A minha sogra, sogro e cunhado que me trata com muito carinho,
torcem pelo meu crescimento e a minha felicidade.
Aos meus amigos que deixei na minha terra natal, que sempre
torceram pelas minhas conquistas. Aos os amigos que aqui conquistei. Onde
posso dizer que ganhei novos irmãos.
Aos Docentes do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do
Rio Grande do Norte que fazem parte do alicerce do meu crescimento como
pessoa e profissional.
A alegria está na luta, na tentativa, no
sofrimento envolvido. Não na vitória
propriamente dita.
Mahatma Gandhi
RESUMO
Na sociedade atual a informação tem se constituído um recurso muito
valioso. Portanto se faz necessário o desenvolvimento de estratégias que
garantam seu controle, organização, preservação e disseminação. Nesse
sentido, essa pesquisa visa em geral analisar as praticas da Digitalização
realizadas no Núcleo Temático da Seca e do Semi-árido do Rio Grande do
Norte abordando-se o caso da coleção do Catálogo Virtual da Carnaúba.
Especificamente visa averiguar como se encontra a questão da preservação
documental no contexto atual, enfocando-se a digitalização como pratica de
resgate e restauro documental, identifica a forma de tratamento documental da
coleção da carnaúba do referido núcleo, propõe um fluxo de trabalho em torno
da digitalização desta coleção bem como um produto para a divulgação do
conteúdo digitalizado da mesma. A metodologia utilizada foi a de pesquisa de
campo no referido local e bibliográfica através do uso de recursos
informacionais bibliográficos, eletrônicos. São abordados assuntos tais como
Gestão Documental (GD), do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
e da Tecnologia da Informação (TI) entre outros. Considera ao final que a
informação deve ser produzida, disseminada na perspectiva de funcionamento
do 4º setor da economia, que é gerado e movimentado por este recurso. Infere
que torna-se necessário que as Unidades de Informação saibam atrelar as
novas tecnologias a favor da socialização da informação com vistas a
transformação desta em conhecimento fazendo com que haja evolução em
todas as esferas da sociedade.
Palavras-chave: Sociedade da informação. Tecnologia da informação.
Digitalização. Preservação Documental.
LISTA DE ILUSTRAÇÔES
Imagem 1: Fluxo do GED ................................................................................ 29
Imagem 2: Catálogo da carnaúba, parte 1 ...................................................... 35
Imagem 3: Catálogo da carnaúba, parte 2 ...................................................... 35
Imagem 4: Artigo de Jornal (impresso) ........................................................... 36
Imagem 5: Artigo de Jornal (Digital) ................................................................ 36
Imagem 6: Artigo de Revista (impresso) ......................................................... 36
Imagem 7: Artigo de Revista (Digital) .............................................................. 36
Imagem 8: Bibliográfico (impresso) ................................................................. 37
Imagem 9: Bibliográfico (Digital) ..................................................................... 37
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
ADF: Alimentador Automático de Folhas CD: Centro de Documentação
CCSA: Centro de Ciências Sociais Aplicada
CEDISA: Centro de Documentação e Informação da Seca e do Semi-árido
DVD: Digital Versatile Disk
GD: Gestão Documental
GI: Gestão da Informação
GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos
GESA: Grupo de Estudos e Pesquisa da Seca e Semi-árido do RN
LIBER: Laboratório de Tecnologia da Informação
NUT-SECA:Núcleo Temático da Seca e do Semi-árido do Rio Grande do Norte
OCR: Reconhecimento Ótico de Caracteres
PDF: Portable Document Format
SIABI: Sistema de Automação de Bibliotecas
SI: Sociedade da Informação
TI: Tecnologia da Informação
TICs: Tecnologia de Informação e Comunicação
UFRN: Universidade Federal do Rio Grande do Norte
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .............................................................................................. 10
2 SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO ................................................................. 13
2.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ............................................................ 18
3 GESTÃO DA INFORMAÇÃO ....................................................................... 21
3.1 GESTÃO DOCUMENTAL .......................................................................... 24
3.2 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS .......................... 26
4 CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO ................................................................. 30
4.1 NÚCLEO TEMÁTICO DA SECA E DO SEMI-ÁRIDO DO RIO GRANDE DO
NORTE (NUT-SECA) ....................................................................................... 32
4.2 COLEÇÃO DA CARNAÚBA ....................................................................... 33
4.2.1 Digitalização .......................................................................................... 37
4.2.2 Rotina da Digitalização da Coleção da Carnaúba do NUT-SECA ..... 39
5 PRESERVAÇÃO .......................................................................................... 43
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................... 49
REFERÊNCIAS ............................................................................................... 51
CARLOS ANDRÉ CRUZ BEZERRA
DIGITALIZAÇÃO COMO ALTERNATIVA PARA A PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL: caso do Projeto Catálogo Virtual da Carnaúba do
Núcleo Temático da Seca e do Semi-árido da UFRN
10
1 INTRODUÇÃO
Na era em que o mundo está interligado por uma rede mundial de
computadores. Nesse sentido percebemos que o setor que mais cresce é
aquele relacionado à informação, denominado de quarto setor. Diante desse
fato a informação sendo a matéria-prima do conhecimento, transformou-se em
um fator primordial para o desenvolvimento de uma sociedade.
A produção e o recebimento de documentos que acontece diariamente
nas Unidades de Informações, crescem desproporcionalmente em relação à
capacidade dessas Unidades de obterem um controle maior sobre as
informações produzidas ou recebidas. Essas Unidades também demonstram
dificuldades de organizarem a massa documental para tornar possível a
recuperação das informações existentes nos documentos. Diante dessa
situação, a solução encontrada pelas Unidades de Informações para resolver o
problema da contínua acumulação de documentos, foi o uso dos conceitos e
procedimentos inerentes à Gestão de Documentos, o uso do Gerenciamento
Eletrônico de Documentos e da Tecnologia da Informação.
Mas, qual a importância de ter informações organizadas? Na
denominada Sociedade da Informação ou da globalização, o mundo esta
fazendo cada vez mais uso da rede mundial de computadores, a fim de
possibilitar uma rápida transferência da informação, já que essa sociedade
(re)produz, dissemina a informação na perspectiva de funcionamento do 4º
setor da economia, esse gerado e movimentado pela informação.
Para que a informação não se perca com o passar dos anos, e que as
futuras gerações possam também ter o privilegio de se informar sobre um
determinado assunto é importante ter em mente uma política de preservação e
conservação documental. O uso da digitalização, da política de preservação e
conservação tem tornado-se serviços pertinentes para o processo de
disponibilização da informação de forma mais rápida. Com o intuito de atingir
não apenas o ambiente onde ela esta armazena, mais a disponibilização para o
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mundo todo. Ou seja, o eixo da digitalização é transformar o material
informacional impresso para um formato digital e assim dar visibilidade maior
da riqueza das informações que o acervo possui na Unidade de Informação.
No processo de controle da informação, tornou-se necessário as
Unidades de Informação saber lhe dar e utilizar a Gestão da Informação e a
Tecnologia da Informação visando à eficácia e a eficiência dos serviços e
produtos oferecidos aos seus usuários, que possibilita uma produtividade e
qualidade nas atividades de obtenção, seleção, organização e disseminação da
informação.
Diante dessas colocações, a pesquisa visa em geral analisar as praticas
da digitalização realizada no Núcleo Temático da Seca e do Semi-árido do Rio
Grande do Norte (NUT-SECA) abordando o caso da coleção da Carnaúba.
Especificamente visa averiguar como se encontra a questão da preservação
documental no contexto atual, enfocando a digitalização como pratica de
preservação documental, identificar a forma de tratamento documental da
Coleção da Carnaúba do NUT-SECA, propor um fluxo de trabalho em torno da
digitalização desta Coleção bem como elaborar um produto para a divulgação
do conteúdo digitalizado da mesma.
A escolha pelo assunto da pesquisa foi por se tratar de um tema novo,
assim, surgiu à vontade de pesquisar sobre o assunto e por ter contato com a
massa documental existente no NUT-SECA. E principalmente por sentir a
necessidade de deixar uma contribuição acadêmica para o Núcleo, essa
oportunidade se concretiza através dessa monografia.
A metodologia utilizada foi uma pesquisa bibliográfica através do uso de
recursos informacionais: bibliográficos, eletrônicos. Foi realizada uma pesquisa
de campo a fim de abordar o caso da Digitalização da Coleção da Carnaúba do
NUT-SECA da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
Portanto, para uma organização dos assuntos a serem abordados, a
pesquisa esta dividida em capítulos. Inicialmente será tratado a questão da
Sociedade da Informação, abordando sua evolução até a era da Tecnologia da
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Informação. Em seguida, são feitas considerações sobre a Gestão da
Informação, Gestão Documenta, Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Após isso são relatadas informações acerca do NUT-SECA, da Coleção da
Carnaúba
e
sua
digitalização
que
promoverá
a
preservação
e
a
disponibilização do seu acervo. Ao final as últimas considerações. Todos esses
conteúdos deram subsídios para a construção do que será exposto a seguir.
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2 SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO
Antes de entender o que vem a ser Sociedade da Informação (SI) é
importante uma breve apresentação a respeito da evolução da própria
sociedade, suas fases e a compreensão do que vem a ser a Sociedade
baseada em informação.
O homem desde sua origem busca representar seu cotidiano através
da representação de fatos, de sua realidade e estes quando bem organizados
geram informações como forma de expressão de uma sociedade. As
informações produzidas e posteriormente utilizadas passam a gerar um fluxo
de produção e uso da informação, assim, gerando a denominada Sociedade da
Informação, essa que gera e é gerada pelo 4º setor da economia.
A sociedade evolui de acordo com eras distintas. Inicialmente temos a
Era Agrícola, nesta época os recursos mais valorizados eram, sobretudo os
ligados ao cultivo da terra com vistas a garantir subsistência da população.
Nesse sentido, todo o esforço humano era voltado para aquisição de
informações sobre técnicas de subsistência agrícola, a população era
essencialmente rural e os modos de produção eram artesanais. Havia a
valorização das técnicas de produção manual dos bens de consumo.
Em seguida surge a Sociedade Industrial que atrelava seu funcionava
com uma dependência em torno das maquinas que eram aplicados ao
processo da produção de bens de consumo em massa. Vemos, portanto que a
sociedade industrial caracterizou-se essencialmente pela aplicação e criação
de tecnologia, maquinário para a racionalização das operações para a
produção em larga escala de artefatos de consumo.
Atualmente vivemos na era da informação. Isso deve-se ao fato de que
a informação hoje é considerada um recurso importante. Mas o que vem a ser
a informação?
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Para Wurman (1991, p. 42), “a informação tornou-se a palavra mais
importante [...], o sustento da nossa vida e do nosso trabalho”. Assim, o uso da
informação de forma bem estruturada gera uma relação de produção e uso
responsável pela movimentação do novo setor da economia.
De acordo com Le Coadic (2004, p. 4),
A informação é um conhecimento inscrito (registrado) em
forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual, em
um suporte.
A informação comporta um elemento de sentido. É um
significado transmitido a um ser consciente por meio de uma
mensagem inscrita em um suporte espacial-temporal:
impresso, sinal elétrico, onda sonora, etc. Inscrição feita
graças a um sistema de signos (a linguagem), signo este
que é um elemento da linguagem que associa um
significante a um significado: signo alfabético, palavra, sinal
de pontuação.
Portanto, vemos que a informação é materia prima para a geração
do conhecimento, sendo capaz de agregar valor, por comportar um
elemento de sentido.
A informação passa a ser caracterizada como força motriz do
desenvolvimento humano, sendo capaz de criar, gerar, desenvolver e agregar
valor as atividades, desenvolvendo e mantendo como já mencionado, o 4º
setor. Mas, como surgiu essa Sociedade? A partir de que década surgi o termo
SI?
Ainda no século XIX, o uso da literatura científica e a explosão
bibliográfica após a II Guerra Mundial gerou os fatos que desencadearam a
caracterização da Sociedade como utilizadora de informação, no entanto nesse
momento histórico Araújo (1996) afirma que o termo Sociedade da Informação
ainda não era utilizada.
Portanto, Sociedade da Informação pode ser conceituada como a:
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Etapa no desenvolvimento da civilização moderna que é
caracterizada pelo papel social crescente da informação, por
um crescimento da partilha dos produtos e serviços de
informação no PIB e pela formação de um espaço global de
informação. (GLOSSÁRIO, 2005, p. 78)
Assim, pode-se entender que a SI, tem como objetivo principal o
desenvolvimento da Sociedade através de mecanismos que possibilitem o
aprendizado, o conhecimento, o envolvimento, a ligação em rede, a
cooperação e a igualdade dos cidadãos.
De acordo com Castells (2000 apud WERTHEIN, 2000, p. 72), as
características fundamentais da SI baseadas no uso da informação com o
auxilio da Tecnologia da Informação (TI) pode ser entendida como:
 A informação é sua matéria-prima: as tecnologias se
desenvolvem para permitir o homem atuar sobre a
informação propriamente dita, ao contrário do passado
quando o objetivo dominante era utilizar informação para
agir sobre as tecnologias, criando implementos novos ou
adaptando-os a novos usos.
 Os efeitos das novas tecnologias têm alta
penetrabilidade porque a informação é parte integrante de
toda atividade humana, individual ou coletiva e, portanto
todas essas atividades tendem a serem afetadas
diretamente pela nova tecnologia.
 Predomínio da lógica de redes. Esta lógica, característica
de todo tipo de relação complexa, pode ser, graças às novas
tecnologias, materialmente implementada em qualquer tipo
de processo.
 Flexibilidade: a tecnologia favorece processos reversíveis,
permite modificação por reorganização de componentes e
tem alta capacidade de reconfiguração.
 Crescente convergência de tecnologias, principalmente a
microeletrônica,
telecomunicações,
optoeletrônica,
computadores, mas também e crescentemente, a biologia.
O ponto central aqui é que trajetórias de desenvolvimento
tecnológico em diversas áreas do saber tornam-se
interligadas e transformam-se as categorias segundo as
quais pensamos todos os processos.
Desta forma, pode-se compreender que a SI ao utilizar a TI, passa a
disponibilizar de mecanismos de disponibilização da informação, fazendo com
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que um maior número de pessoas possam ter acesso e usufruir das
informações num menor intervalo de tempo.
Fritz Muchlup destaca-se por ser um dos primeiros estudioso da SI,
assim, ele deteve suas pesquisas no setor da produção do conhecimento. Ao
estudar esse setor nos Estados Unidos da América (EUA) ele percebeu que
era um campo novo, “o campo da produção do conhecimento.” (ARAÚJO,
1996, p. 2).
A SI e caracterizada por uma nova forma de organização da economia
e da sociedade, que entendida como um estágio de desenvolvimento social,
caracterizada pela capacidade de obter e compartilhar informações.
O desenvolvimento da SI traz consigo mudanças na estrutura e na
relação do homem com o seu meio, onde ele passa a buscar uma interação
harmônica com o meio ambiente a fim de atingir seus objetivos e interesses de
forma clara. Assim, a cada dia o uso da informação passa a ser vista e
entendida como ferramenta capaz de mudar sua forma de vida, gerando novas
perspectivas quanto ao desenvolvimento de seu espaço. Esse processo
evolutivo se percebe no desenvolvimento das sociedades primitivas que
através de uma simples descrição em pedras passaram a comunica-se e se
socializar e a entender o que aquela mensagem significava; depois ocorreu um
período em que o homem era diferenciado por uma raça, ou seja, o período da
escravidão onde se iniciou a luta pelos direitos iguais de liberdade; em seguida
ocorreu o surgimento do capitalismo, que com o passar dos anos provocou as
Revoluções Industriais. E por meio dessas revoluções a busca pelo poder e
com isso, o surgimento da tecnologia tornando uma sociedade cada vez mais
mecanicista. Dessa forma, como afirma Ribeiro (2005, p.1), “o homem produz e
é produto da sua obra”.
A partir desse período em que a sociedade se tornou tecnológica,
surge uma nova forma de integração das sociedades, quebra de barreiras e
diferenças, ou seja, surge a Era Global. A partir desse momento começa a si
fala do termo Sociedade da Informação que surge do conceito do que vem a
ser Globalização, para Macdonald (2006, p.1), “é um dos processos de
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integração econômica, social, cultural dos meios de comunicação dos países
do mundo do final do século XX.” Desse modo, é o momento em que a
sociedade passou a não possuir barreiras no processo de comunicação
tornando-se mais fácil a recuperação da informação. Já segundo Vilas (1999,
p.23), “a globalização é uma dimensão do processo multissecular de expansão
do capitalismo desde suas origens mercantis em algumas cidades da Europa
nos séculos XIV e XV.”
Portanto, trata-se de um modo de organização econômica e social
baseado na exploração e desenvolvimento dos seres humanos.
Segundo Ianni (1995, p.13), diz que:
A globalização desenha o novo mapa do mundo, na realidade e
no imaginário, e propõe mapear as principais teorias que
descortinam em termos de integração e fragmentação novas
perspectivas para a interpretação do presente, a releitura do
passado e a imaginação do futuro.
A globalização é refletida no desenvolvimento das TI de um país, a era
em que a sociedade encontra-se interligada por uma rede mundial de
computadores, desta forma, a Internet, é vista como uma ferramenta das novas
Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) que permite o acesso e a
transferências de dados e informação. E é por meio dessa nova perspectiva
que encontramos uma nova humanidade conhecida como a Sociedade da
Informação.
Com essa nova forma de lhe dar com a informação através do uso das
tecnologias defende-se a existência de um novo paradigma de Sociedade, uma
que busca a melhor forma de transmissão e recuperação da informação.
Para Gouveia (2004 apud ANTUNES, 2008, p.3):
O conceito de Sociedade da Informação surgiu nos trabalhos
de Alain Touraine (1969) e Daniel Bell (1973) sobre as
influências dos avanços tecnológicos nas relações de poder,
identificando a informação como ponto central da sociedade
contemporânea. A definição de Sociedade da Informação, deve
ser considerada tomando diferentes perspectivas […].
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Segundo Takahashi (2000, p. 5),
O advento da Sociedade da Informação é o fundamento de
novas formas de organização e de produção em escala
mundial, redefinindo a inserção dos países na sociedade
internacional e no sistema econômico mundial.
Portando, pode-se inferir que a SI sustenta-se na informação
organizada e essa e capaz de mudar a realidade de uma determinado
ambiente, desde que uso a informação de modo consciente.
Dessa forma, esse novo tipo sociedade é a que busca esta interligada
com o mundo todo para que possa se desenvolver os setores: econômico,
político, social e intelectual gerando uma harmonia no fluxo da informação.
A seguir nos deteremos mais a respeito da questão da tecnologia da
informação.
2.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
A tecnologia da informação (TI) tem se tornado cada vez mais
importante para o desenvolvimento de uma Organização ou um Unidade de
Informação como também para enriquecimento do individuo. Já que se trata de
uma forma de lhe darcom o tratamento da informação. Por isso, é importante
reconhecer o papel e entender a TI.
De acordo com Campos Filho (1994, p. 34):
A tecnologia da informação refere-se a um conjunto de
hardware e software que tem, como função, o processamento
das informações, que implica coletar, transmitir, estocar,
recuperar, manipular e exibir dados, tarefas que podem estar
incluídas em microcomputadores, conectados a redes ou não,
mainframes, scanners (leitoras) de códigos de barra, estações
de trabalho, softwares como planilhas eletrônicas ou banco de
dados, além de outros.
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Já de acordo com o Albertin (1996, p. 62), define a “tecnologia da
informação como tudo aquilo com que se pode obter, armazenar, tratar,
comunicar e disponibilizar a informação”. Dessa forma, existem alguns pontos
relevantes para o uso TI nas organizações, de acordo com o mesmo autor.
 proporciona a inovação de muitos produtos e serviços e
viabilizado o surgimento de importantes capacidades dentro
das organizações como, por exemplo: entrega online de
informação; acesso eletrônico a serviços; habilidade de
solicitar e obter serviços específicos; pagamento e
apresentação eletrônica de contas e habilidade de utilizar
vários produtos de software, sem que seja preciso
realimentar os dados;
 trata-se de uma das maiores e mais poderosas influências
no planejamento das organizações, podendo inclusive
colaborar com a estratégia competitiva das empresas por
oferecer vantagens competitivas; diferenciar produtos e
serviços; melhorar o relacionamento com clientes; facilitar a
entrada em alguns mercados; possibilitar o estabelecimento
de barreiras de entrada, auxiliar a introdução de produtos
substitutos e permitir novas estratégias competitivas com o
uso de sua própria tecnologia;
 é responsável pelo armazenamento de dados provenientes
do ambiente externo. A ferramenta mestra para esta função
é o banco de dados - repositório central de todas as
informações pertinentes ao relacionamento de uma empresa
com seus clientes e/ou fornecedores.
Essa nova forma de lhe dar com a informação proporciona um acesso
a ela de forma a garantir uma eficiência e uma eficácia, pois a tecnologia
permite um processamento rápido na busca e recuperação da informação.
A tecnologia surgiu entre as décadas de 60 e 70 no período da Guerra
Fria, onde o exercito americano desenvolveu um sistema para que os seus
computadores pudessem trocar informação entre si. A sua primeira
denominação foi ARPANET, no período da guerra esse sistema permitiu a
integridade da informação caso as bases norte-americanas sofresse qualquer
ataque dos inimigos. Ao terminar a guerra essa ferramenta passou a ser
utilizadas nas universidades com o intuito de criar uma rede de informação
para melhorar as pesquisas cientificas. A partir de então esse sistema só
melhorou o seu desempenho por meio da ajuda brilhante Tim Berners-Lee que
criou a World Wide Web, um sistema que permitisse a utilização da internet
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como forma de transmissão da informação. Na década de 90 esse sistema
deixa de estar apenas nos ambientes universitários e passar a fazer parte de
uma rede coletiva onde todos passaram a ter acesso e a se comunicar
mundialmente.
A compressão tempo-espacial ocasionada pela globalização, trouxe
consigo necessidades informacionais que antes não existia, fazendo surgi um
volume incalculável de literatura, a fim de sanar as necessidades de
informação, no entanto, ao contrário do que esperavam, o volume de
informação fez surgir outra necessidade, a de acessar a informações em tempo
hábil, com isso pode-se observar o desenvolvimento de novos sistemas de
comunicação e informação, que foram desenvolvidos no sentido de formar uma
verdadeira rede, onde pessoas podem comunicar-se e trocar informações em
tempo real sem que para isso seja necessária a presença física em um mesmo
ambiente.
A TI proporciona a interação entre as pessoas, gerando uma nova
forma de relacionamento e transmissão de informação, assim proporcionando a
integração entre as pessoas, por meio do uso de mecanismos capazes de
proporcionar interação em tempo real, como o e-mail, o chat, o fórum,
comunidades virtuais.
A seguir será abordada a temática da Gestão da Informação, bem
como a Gestão Documental e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
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3 GESTÃO DA INFORMAÇÃO
A Informação em uma Unidade de Informação assume o papel de
principal produto oferecido. Diante desse fato a informação, matéria-prima do
conhecimento, transformou-se em um fator que estimula o desenvolvimento de
uma sociedade.
Na atualidade observa-se que o saber lhe dar e trabalhar a informação
é primordial para um bom desenvolvimento no processo da disseminação.
Através do uso da Gestão da Informação tornou-se possível criar estratégias
que dá apoio ao gestor na tomada de decisões.
Nesse processo onde as mudanças são contínuas, os responsáveis
pelas unidades de Informação visam à eficácia e a eficiência dos serviços
oferecidos aos seus usuários, dispondo a informação com qualidade,
fidedignidade e com a quantidade adequada no momento certo possibilitando a
produtividade, obtenção, seleção, organização e disseminação da informação.
Antes de entender o que vem a ser Gestão da Informação (GI) é
importante uma breve resgate do que é informação e gestão.
Para Barreto (1994, p.2), “a informação, quando adequadamente
assimilada, produz conhecimento, modifica o estoque mental de informações
do indivíduo e traz benefícios ao seu desenvolvimento e ao desenvolvimento
da sociedade em que ele vive.”
Dessa forma observa-se que o entendimento e o uso da informação
permitem que indivíduo adquira conhecimento sobre um determinado assunto e
consiga usar e repassar para outros.
De acordo com Mello (2005, p. 111), a Gestão pode ser entendida
como “período durante o qual a diretoria de uma empresa ou instituição exerce
os atos administrativos.”
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22
Desse modo, entende-se que a Gestão é o processo de tomada de
decisão que permite exercer e executar as ações necessárias para o
desenvolvimento de uma organização.
Segundo Zorrinho (1995 apud BRAGA, 1996, p. 2), afirma que:
Gerir a informação é, assim, decidir o que fazer com base em
informação e decidir o que fazer sobre informação. É ter a
capacidade de selecionar um repositório de informação
disponível aquela que é relevante para uma determinada
decisão e, também, construir a estrutura e o design desse
repositório.
Dessa forma, analisando-se os conceitos apresentados pode-se inferir
que Gestão da Informação significa o ato de administrar a informação em
qualquer suporte em que a mesma se apresente.
As unidades de informação não são entidades isoladas. Elas interagem
com o meio onde habita, obtendo desse modo, informações tanto de fonte
interna e externa.
Isso
deve-se
ao
fato
dessas
unidades
estabelecerem
“[...]
continuamente relações de troca e parceria com as outras entidades que cohabitam o seu ecossistema” (RAMOS, 1996, p.15). O resultado dessa relação
de permuta é a chegada nas unidades de informação, de um grande volume de
informações. Isso leva-nos a considerar que essa grande quantidade de
informações é um importante recurso que precisa ser gerido.
Para gerir toda informação obtida, Reis (1993, p. 22) ressalta que:
[...] se estabeleçam um conjunto de políticas coerentes que
possibilitem o fornecimento de informação relevante, com
qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo,
no tempo correto, com um custo apropriado e facilidades de
acesso por parte dos utilizadores autorizados.
Os principais objetivos da GI são: apoiar a política da organização,
tornando mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários
subsistemas que a constituem; apoiar os gestores na tomada de decisão;
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tornar mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apoiar à evolução da
estrutura organizacional a qual se encontra em permanente adequação às
exigências de mercado; ajudar a formar uma imagem da organização, dos seus
projetos e dos seus produtos através da implantação de uma estratégia de
comunicação interna e externa.
Diante do exposto, percebe-se que a Gestão da Informação é
compreendida como a gestão eficaz de todos os recursos de informações
relevantes que serão disponibilizadas aos seus usuários.
De acordo com Moraes e Escrivão Filho (2006, p. 125) diz que, para os
autores (McGEE e PRUSAK, 1994; STAIR, 1998; CASSARRO, 1999;
DAVENPORT, 2002; MARCHIORI, 2002; REZENDE, 2002; ALBUQUERQUE,
2004; CARVALHO, 2004), O processo de Gestão da Informação ocorre por
etapas:
 Determinação da necessidade de informação: implica
compreender as fontes e os tipos de informações
necessárias para um bom desempenho do negócio, bem
como suas características, fluxos e necessidades;
 Obtenção: inclui as atividades relacionadas à coleta dos
dados;
 Processamento: compreende atividades de classificação
(define o melhor modo de acessar as informações
necessárias) e de armazenamento (seleciona o melhor lugar
e os recursos para o arquivamento) das informações
obtidas;
 Distribuição e apresentação: envolve escolher entre
diferentes metodologias, qual pode ser mais adequada para
se apresentar a informação, disponibilizando-a aos usuários
por diferentes formas, fontes e estilos;
 Utilização: após a apresentação da informação, inicia-se a
utilização da mesma pelas pessoas da empresa que a
incorporará às etapas de elaboração, execução e avaliação
da estratégia empresarial, auxiliando assim o processo de
gestão estratégica.
Sendo assim, percebe-se que a área de GI gera agregação de valor às
informações e inicia-se com a demanda de informação e o processo de
atendimento a essa demanda. Inclui habilidades como: análise; condensação;
interpretação; representação e estratégias de busca e apresentação da
informação disponibilizada.
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A seguir será abordado dois processos, a Gestão Documental e o
Gerenciamento Eletrônico de Documentos que permitem o desenvolvimento de
uma Unidade de Informação por meio das tomadas de decisões com relação
ao uso e a disponibilização das informações.
3.1 GESTÃO DOCUMENTAL
Diariamente, as Unidades de Informações recebem um número
elevado documentos que podem ser produzidos ou recebidos para diversos
fins. Essa crescente produção documentária (que teve inicio após a II Guerra
Mundial com o desenvolvimento da ciência e da tecnologia) provoca um
aumento quantitativo do acervo, e conseqüentemente, obriga as Unidades a
buscarem soluções para o grande volume de documentos que se amontoam de
maneira desordenada, obstruindo a recuperação das informações contidas
nesses documentos.
Uma maneira de garantir às organizações públicas ou privadas a
obtenção de um maior controle sobre as informações produzidas ou recebidas
durante o exercício de suas funções, de desenvolver com eficiência e eficácia
suas atividades e de atender corretamente clientes, utiliza-se de conceitos e
técnicas da Gestão de Documentos (GD).
A Gestão Documental por meio do uso de metodologias permite
oferece condições de avaliação da massa documental que a Unidade de
Informação possui levando sempre em consideração as necessidades das
suas clientelas. E por meio da avaliação tornará possível classificar as
informações para que possa identificá-las e disponibilizá-las.
De acordo com a Lei Federal n.º 8.159, que versa sobre a política
nacional de arquivos:
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25
Considera-se a gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Diante dessa afirmativa, pode-se perceber que a GD envolve três
fases: a primeira é a produção dos documentos, a segunda é a utilização dos
documentos, e a terceira e a análise documental, que objetiva determinar se os
documentos serão eliminados ou guardados.
Para Fonseca (1998 apud CALDERON, et. al., 2004, p. 101) as
principais atividades e funções para as etapas são:
Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e
gestão de correspondências, gestão de informes e diretrizes,
fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de
tecnologias modernas a esses processos;
Utilização e conservação: criação e melhoramento dos
sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de
correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento
reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de
programas de documentos vitais e uso de automação e
reprografia nestes processos;
Destinação: a identificação e descrição das séries
documentais, estabelecimento de programas de avaliação e
destinação de documentos, arquivamento intermediário,
eliminação e recolhimento dos documentos de valor
permanente às instituições arquivísticas.
Sendo assim, as etapas que fazem parte do ciclo documental de uma
Unidade
de
Informação
permite
o
processo
de
melhoramento
da
disponibilização da informação.
Benedon (2002, p. 42), afirma que:
A gestão documental oferece o alicerce aos sistemas de
gerenciamento da informação. Ela proporciona os melhores
princípios que regem a criação, o processamento, a
manutenção e a disponibilização dos documentos de arquivo.
Dessa forma, a GD proporciona condições para tratamento da massa
documental, por meio da avaliação, arquivamento, organização, aplicação de
métodos e técnicas, destinação e acessibilidade à informação.
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De acordo com Heredia Herrera (1993 apud CALDERON, et. al., 2004,
p. 101) afirma que:
Na prática, a gestão de documentos pode representar o
desenvolvimento das seguintes tarefas:
 estudo da tipologia documental, seu valor, vigência, classe e
qualidade de sua informação;
 normalização de documentos para simplificação de etapas
administrativas, inclusive as repetitivas, e de formulários
para remessa e estatísticas (investigação, empréstimo);
 Informatização de processos de tramitação documental;
 coordenação e colaboração entre organismos produtores e
arquivo;
 regulamentação das transferências que possibilitam a
reclamação dos produtores em caso de não se fazer
fazerem as remessas nos prazos estabelecidos;
 estudo da classificação em cada caso, materializada na
adoção de um quadro, resultando de um organograma
estabelecido;
 eleição da ordenação mais adequada, segundo as séries,
nas organizações e em áreas de uma informação mas
efetiva e rápida;
 estudo dos descartes e suas listas, com o conseqüente
estabelecimento de acordos para evitar a remessa de séries
descartáveis aos arquivos centrais;
 incorporação de fundos e manutenção da informação
atualizada;
 preparação de informações mediante a solicitação para o
estudo de qualquer tema ou preparar qualquer projeto;
 elaboração de índices e de tesauros;
 planejamento para informatização.
Portanto, pode-se inferir que a Gestão Documental é ferramenta capaz
de proporcionar subsídios para a organização da massa documental, gerando
uma posterior disseminação e uso da informação.
3.2 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Na Sociedade da Informação ou Sociedade da Tecnologia observa-se
que a busca por mecanismos que melhore o processo de tratamento e
disponibilização da informação é constante. Com a popularização da
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Tecnologia da Informação tornou-se mais fácil entender e manusear os
mecanismos tecnológicos. Com isso, empresas de informática passaram a
desenvolver e a utilizar esses recursos para a criação de softwares que ajudem
no processo da Gestão da Informação nas Unidades de Informação, que ocorre
através do uso do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que traz
consigo propostas de melhorias e disponibilizações das informações de modo
eficiente.
Segundo Sprague Jr. (1995, apud SILVA, F., 2001, p. 22),
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução
que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de
documentos representados na forma de papel, aumentar a
velocidade na troca de informações, e tornar os processos de
negócios mais rápidos.
De acordo com o mesmo autor o GED permite gerar um acervo e
controla o seu conteúdo, dessa forma permitindo que seja um bom sistema e
que englobar todos os preceitos do Gerenciamento de Documentos. Sendo
assim, o GED pode ser entendido também através da definição das palavras:
Gerenciamento: criação, armazenamento, organização,
transmissão, consultas, manipulação, atualização, e eventual
disposição de documentos para preencher um propósito
organizacional.
Eletrônico: uso de tecnologias de informação.
Documento: um conjunto de informações pertinentes a um
tópico, estruturado para a compreensão humana, representado
por uma variedade de símbolos, armazenado e manuseado
como uma unidade. (SPRAGUE JR., 1995, apud SILVA, F.,
2001, p. 22)
Pode-se compreender que o GED é uma associação do uso das
modernas ferramentas da Tecnologia da Informação com a Gestão de
Documentos, permitindo um fluxo de trabalho mais rápido que ajudará na
transmissão das informações para os usuários.
Como o conceito sobre o que vem a ser Gerenciamento Eletrônico de
Documentos já foi abordado, cabe agora destacar qual a razão de implementar
em uma Unidade de Informação esse sistema. Baldam, Valle e Cavalcanti
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(2002, p.37) destacam quatro perspectivas que respaldam a necessidade
desse processo, são eles:
Para o usuário e o cliente
 Redução do tempo de processamento e manuseio do
papel;
 Aumento de satisfação do usuário;
 [...].
Para a gestão documental
 Melhor controle dos documentos;
 Redução do espaço físico armazenado;
 [...].
Para o pessoal de TI (tecnologia da informação)
 Integração com outros sistemas e tecnologias;
 Facilidade adicional para implementar empresa virtual;
 [...].
Para a redução e proteção de investimentos
 Redução de custos com novos escritórios / depósitos
/equipamentos;
 Proteção do patrimônio;
 [...].
Desse modo, observa-se que através dos mecanismos do GED
implementado de forma correta acarretará benefícios tanto para a Unidade de
Informação como também para sua comunidade de usuários.
Para tornar o entendimento mais claro com relação ao tratamento
documental, por meio do uso do GED, faz-se necessário mostrar os elementos
básicos que contribui para implantação do sistema. Por meio de uma infraestrutura capaz de unir todas as tecnologias envolvidas de forma integrada e
assim permitir atingir a eficiência e a eficácia do processo.
Para Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.40), os mecanismos que
envolvem o desenvolvimento do processo são:
 Documento: pode estar em papel ou nativamente digital.
 Escâner: equipamento usado para digitalizar o
documento, ou seja, obter uma imagem do documento e
ser armazenada eletronicamente.
 Processador: normalmente os sistemas GED são
instalados em um ou mais computadores, normalmente
servidores, em rede para facilitar a distribuição da
informação.
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 Rede: meio de comunicação entre os diversos
componentes do sistema.
 Armazenamento: pode ser no próprio servidor de
imagem ou outro ambiente computacional.
 Impressora: sempre usada quando da necessidade de
obter uma cópia física do documento.
 Estação de trabalho: computador para acesso ao
servidor que pode permite consultar, criar novos
documentos, cadastrar documentos existentes, etc.
Com a utilização desses passos tornam-se possível a execução de
uma rotina de trabalho que permitirá o desenvolvimento do processo e assim
atingir os objetivos almejados pela Unidade da Informação. Logo abaixo
encontra-se representado por meio de imagem todo o fluxo.
Imagem 1: Fluxo do GED
FONTE: Baldam, Valle e Cavalcanti, 2002, p. 40
Em seguida será abordado o objeto de estudo dessa pesquisa, que
tratará a respeito do que vem a ser um Centro de Documentação levando em
consideração NUT-SECA.
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4 CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
Com o surgimento da escrita, o ser humano passou a registrar
informações em algum tipo de suporte que oferecesse condições de guarda e
recuperação do registro para as gerações futuras. Devido ao grande acúmulo
de informações registradas surgem ambientes que são responsáveis pela
guarda,
organização
e
tratamento
dessa
informação,
para
posterior
disponibilização a qualquer pessoa.
Um desses ambientes de guarda e disseminação da informação são os
Centros de Documentação (CD).
De acordo com Tessitore (2003, p.15):
Os Centros de Documentação extrapolam o universo
documental das Bibliotecas, embora possam conter material
bibliográfico (que será sempre e unicamente aquele
relacionado à temática na qual o Centro é especializado), e
aproximam-se do perfil dos arquivos, na medida em que
recolhem originais ou reproduções de conjuntos arquivísticos.
Dessa forma, podemos entender que o centro de documentação é uma
mescla de biblioteca com arquivo, no entanto, o seu acervo está direcionado
para uma temática especifica.
Como forma de diferenciar os Centros de Documentação das
bibliotecas, museus e arquivos, serão apresentadas a seguir algumas
características especificas que promovem a sua identidade, segundo Tessitore
(2003, p.14):
 Possuir documentos arquivísticos, bibliográficos e/ou
museológicos, constituindo conjuntos orgânicos (fundos
de arquivo) ou reunidos artificialmente, sob a forma de
coleções, em torno de seu conteúdo;
 Ser um órgão colecionador e/ou referenciador;
 Ter acervo constituído por documentos únicos ou
múltiplos, produzidos por diversas fontes geradoras;
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 Possuir como finalidade o oferecimento da informação
cultural, científica ou social especializada;
 Realizar o processamento técnico de seu acervo,
segundo a natureza do material que custodia.
Na criação de um centro de documentação é importante que os
gestores desenvolvam competências relativas ao processo da disseminação da
informação, tais como:
 Reunir, custodiar e preservar documentos de valor
permanente e referências documentais úteis ao ensino e à
pesquisa em sua área de especialização;
 Estabelecer uma política de preservação de seu acervo;
 Disponibilizar seu acervo e as referências coletadas aos
usuários definidos como seu público;
 Divulgar seu acervo, suas referências e seus serviços ao
público especializado;
 Promover intercâmbio com entidades afins. (TESSITORE,
2003, p.15)
Após a definição das características e das competências, também “[...],
é preciso definir qual a natureza do acervo”. (TESSITORE, 2003, p.18)
 Fundos de arquivo: conjuntos de documentos acumulados
no exercício das funções de entidades ou pessoas (um
arquivo que passou a conviver com outros semelhantes ao
ser transferido para o Centro de Documentação);
 Coleções: conjuntos de documentos reunidos, de forma
artificial, em torno de temas, funções, entidades, pessoas ou
até mesmo de um tipo ou gênero de documento;
 Material hemerográfico: jornais, revistas e boletins;
 Material bibliográfico: livros, teses e folhetos;
 Objetos tridimensionais: de acordo com a área do Centro;
 Bancos de dados: sobre temas específicos, referências
sobre as atividades e o acervo de entidades afins.
Com o entendimento a respeito do que é um Centro de Documentação,
suas características, competências e a natureza do seu acervo, a seguir
apresentaremos o NUT-SECA, uma Unidade de Informação especializada na
temática seca.
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4.1 NÚCLEO TEMÁTICO DA SECA E DO SEMI-ÁRIDO DO RIO GRANDE DO
NORTE (NUT-SECA)
O Núcleo Temático da Seca e do Semi-árido do Rio Grande do Norte
(NUT-SECA)1 é considerado um Centro de Documentação e Informação, pois o
seu acervo proporciona aos pesquisadores não apenas a satisfação da
pesquisa mais a produção de um novo trabalho com base no referencial
informacional que o centro possui.
O NUT-SECA foi criado no ano de 1980, sendo um núcleo de estudos
e pesquisas interdisciplinares, com o objetivo de estudar as conseqüências
advindas da seca como os fenômenos físico, sociais, econômicos e políticos.
Em busca desse processo de investigação a respeito da problemática
da seca, o Núcleo teve um novo aprendizado sobre esses fenômenos, ou seja,
um Serviço de Documentação Especializado sobre o assunto, que serve de
suporte bibliográfico e documental para estudiosos e pesquisadores com
interesse nessa problemática. Surge também uma proposta metodológica de
elaboração do saber, do conhecimento, capaz de favorecer uma articulação
sistemática entre as variadas dimensões desses fenômenos.
Em 1992, o NUT-SECA foi institucionalizado passando a ser um órgão
suplementar ao Centro de Ciências Sociais Aplicadas (CCSA). Com a
institucionalização houve a implantação de duas bases de pesquisas que
tinham como temática o Grupo de Estudos e Pesquisas da Seca e Semi-Árido
do RN (GESA) – que busca uma interpretação interdisciplinar dessa realidade
complexa em termos teóricos e práticos e Centro de Documentação e
Informações da Seca e do Semi-Árido (CEDISA) – que busca organizar um
Sistema de Recuperação da Informação sobre essa temática, tornando
disponível a documentação coletada e produzida no Núcleo.
1
Disponível em: http://www.ntuseca.ufrn.br
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O Centro de Documentação NUT-SECA tem em seu acervo uma vasta
riqueza a respeito da temática seca. Esse material se encontra dividido em
quatro grandes coleções: A Universidade e a Questão Nordestina, Seca e
Semi-Árido, Carnaúba e a do Vale do Assú ou Projeto Baixo-Assú. Nessas
coleções há a presença de variados suportes tais como livros, periódicos,
índices, glossários, bibliografias, CDs e DVDs, entre outros.
Ao longo de sua historia, o Núcleo sempre teve iniciativas para o
tratamento dos itens de informação com vistas a organizá-los para socializar a
informação sobre a temática abordada. Nesse intuito foram feitos vários
projetos que visavam propor a publicação de bibliografias, levantamento de
informação em bibliotecas do estado, entre outras incitativas. Na fase atual os
projetos concentram-se no aspecto da socialização da informação através do
uso da Tecnologia da Informação. Com esse intuito, criou-se um projeto de
digitalização do seu acervo, nesse processo de transformação, o acervo vai
deixar de existir apenas em formato impresso e passará a apresentar-se
também em formato digital, que no final do processo será disponibilizado na
rede mundial de computadores (internet). A coleção que estar passando por
esse processo de transformação de suporte papel para o digital é Coleção
carnaúba.
4.2 COLEÇÃO DA CARNAÚBA
A Coleção da Carnaúba faz parte de uma das riquezas informacionais
que o NUT-SECA possui, foi coletada ao longo de anos pela professora
Terezinha de Queiroz Aranha, fundadora e colaboradora do núcleo. “O
presente projeto representa a primeira fase do processo de socialização do
estoque de informação sobre o tema, coletadas pelo Núcleo a partir de 1977.”
(ARANHA, 2008, p. 9).
Com o objetivo de mostrar à comunidade acadêmica as informações
sobre carnaúba criou-se um projeto que deu respaldo para a elaboração de
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catálogo online, que foi lançado no ano de 2008 e encontra-se disponível na
pagina do NUT-SECA (www.ccsa.ufrn.br/nutseca), sobre a temática. Esse
projeto teve como colaborador de acordo com Aranha (2008, p.9):
O Escritório Técnico de Estudos Econômicos do Nordeste –
ETENE, do Banco do Nordeste do Brasil – BNB, ao
desenvolver um diagnóstico sócio-econômico sobre a carnaúba
nos Estados do Piauí e Rio Grande do Norte, verificou a quase
inexistência de informações sobre a carnaúba no RN; apenas
poucos dados referentes à produção municipal de cera, pó e
fibra, contabilizada pelo IBGE, no período 1990-2003.
Desse modo, diante da necessidade de se ter informações sobre a
carnaúba foi feita essa pasceria BNB com NUT-SECA e obtive resultados
bastante animadores tanto para o Centro de Documentação como para a
comunidade acadêmica e todos os que se interessaram por essa fonte
informacional.
A coleção é composta por material bibliográfico, artigos de revistas e
artigos de jornais que estão armazenados em caixas arquivo. As informações
registradas nesses matérias tratam a respeito dos aspectos históricos,
agronômicos, sócio-econômicos, culturais, botânicos, ecológicos, químicos,
distribuição geográfica das carnaubeiras, questões pertinentes à tecnologia, a
deterioração dos preços de cera nos mercados externos, políticas para o setor,
sua dicionarização, as variadas aplicações em nível nacional/internacional e
até suas sucessivas crises.
Com o intuito de atingir um número maior de usuário e que esses
possam usufrui dessa riqueza, o material em suporte papel encontra-se no
processo transformação para o suporte digital por meio do uso do
Gerenciamento
Eletrônico
de
Documentos
através
do
processo
da
Digitalização.
Todo esse trabalho de transformação do acervo impresso para o digital
esta sendo realizado pelo o Laboratório de Tecnologia da Informação da
Universidade Federal do Rio Grande do Norte (LIBER) sob a Coordenação das
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professora Mônica Marques Carvalho e Renata Passos Filgueira de Carvalho
do Departamento de Biblioteconomia da UFRN.
De acordo com Aguiar (2005, p. 4), “o objetivo do Laboratório
Líber/UFRN é a realização de trabalhos voltados à digitalização com o intuído
de promover o acesso remoto às informações contidas nos materiais
impressos.” O Líber/UFRN é um laboratório voltado para a formação de
parcerias com instituições de ensino e pesquisa.
O LIBER utiliza o espaço do NUT-SECA para facilitar o processo da
Digitalização. As rotinas são desenvolvidas por estagiários de biblioteconomia,
com supervisão das professoras com o intuito de promover aos alunos do
Curso um aprendizado na prática sobre as Tecnologias de Informação e assim
promover a disponibilização desse acervo.
A seguir, serão expostas as imagens dos materiais informacionais no
formato impresso e digital da Coleção Carnaúba.
Imagem 2: Catálogo da carnaúba, parte 1
Imagem 3: Catálogo da carnaúba, parte 2
FONTE: Catalogo da Carnaúba
FONTE: Catalogo da Carnaúba
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Imagem 4: Artigo de Jornal (impresso)
Imagem 5: Artigo de Jornal (Digital)
FONTE: Coleção da Carnaúba
Imagem 6: Artigo de Revista (impresso)
FONTE: Coleção da Carnaúba
FONTE: Coleção da Carnaúba
Imagem 7: Artigo de Revista (Digital)
FONTE: Coleção da Carnaúba
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Imagem 8: Bibliográfico (impresso)
Imagem 9: Bibliográfico (Digital)
FONTE: Coleção da Carnaúba
FONTE: Coleção da Carnaúba
37
A seguir será abordado a respeito do que vem a ser digitalização, já
que é o processo capaz de transformar o material impresso em digital, gerando
os objetos digitais, que permitem o acesso aos conteúdos de forma remota.
4.2.1 Digitalização
O uso da Digitalização nas Organizações tem se tornado um serviço
pertinente para o processo de disponibilização da informação de forma mais
rápida. Com o intuito de atingir não apenas o ambiente onde ela esta
armazena, mais a disponibilização para o mundo todo.
De acordo com Garcia (2009, p. 4), a Digitalização pode ser entendida
como a:
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Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme,
etc) para um suporte em formato digital visando dinamizar o
acesso e a disseminação das informações, mediante a
visualização instantânea das imagens a multi-usuários.
O eixo da Digitalização é transformar o material informacional impresso
para um formato digital, que poderá ser disponibilizado na rede mundial de
computadores (internet), e assim dar visibilidade maior da riqueza das
informações que o acervo possui na Unidade de Informação.
De acordo com Conway (2001, p. 13):
A tecnologia de formação de imagens digitais é mais do que
simplesmente outra opção de reformatação. A formação de
imagens implica a transformação dos muitos conceitos acerca
do formato; é mais do que gerar uma imagem precisa de um
livro, documento, fotografia ou mapa sobre um suporte
diferente. [...] O universo digital transforma os conceitos da
preservação tradicional: em vez de garantir a integridade física
do objeto, passa a especificar a geração e a manutenção do
objeto cuja integridade intelectual é sua característica principal.
[...] ao invés de simplesmente tornar possível o envio de
mensagens de um ponto a outro [...], as tecnologias de
formação de imagem digital geram uma forma inteiramente
nova de informação.
A utilização dessa nova forma de disseminar informação proporciona
algumas vantagens para a Organização, que são: redução no tempo de
recuperação da informação, rapidez para atualização dos dados, o acesso por
mais de um usuário e manter cópias de segurança. No entanto, a organização
não pode deixar de lado as desvantagens que a tecnologia pode causar que
são: as constantes mudanças de mídia, a obrigatoriedade da existência de
equipamento e software para recuperação do dado e principalmente a
inexistência de valor jurídico. Nesse caso, é necessário que a organização
fique atenta para tentar diminuir essas desvantagens e consegui o máximo de
desempenho no seu processo de Digitalização do seu acervo.
Para que a Digitalização ocorra de forma satisfatória é necessário que
se utilize uma rotina nesse processo de transformação do acervo.
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4.2.2 Rotina da Digitalização da Coleção da Carnaúba do NUT-SECA
O Centro de Documentação e Informação do NUT-SECA está
ultrapassando os muros da Universidade Federal do Rio Grande do Norte,
através dos progressos tecnológicos e científicos e promovendo manutenção
da pesquisa de ponta.
Como NUT-SECA está transformando o seu rico acervo informacional
da Coleção Carnaúba impresso para o formato digital, que proporciona a ele
uma visibilidade e entendimento por parte dos usuários com relação a sua linha
de pesquisa.
Para que esse processo da digitalização ocorra é necessário passar
por algumas etapas que irá facilitar no andamento das atividades:
1ª) A organização e armazenamento documental do material impresso
para que se possa da inicio ao processo da digitalização;
2ª) Escolha dos equipamentos tanto hardware como software a serem
utilizado no processo, ou seja, o uso da Tecnologia da Informação;
3ª) Organizar o acervo digital de acordo com impresso para facilitar a
busca do material em loco;
4ª) Criar possíveis descritores que os usuários usarão para busca e a
recuperação da informação;
5ª) Disponibilização desse material na rede mundial de computadores.
Dessa forma, com a utilização das etapas e a sistematização do
processo devem ser seguidas para facilitar a execução e padronização das
tarefas.
A necessidade também da elaboração de uma rotina que contribuirá na
digitalização e na busca e recuperação do material. A seguir será demonstrada
a rotina promovida pelos os estagiários do LIBER da UFRN.
CARLOS ANDRÉ CRUZ BEZERRA
DIGITALIZAÇÃO COMO ALTERNATIVA PARA A PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL: caso do Projeto Catálogo Virtual da Carnaúba do
Núcleo Temático da Seca e do Semi-árido da UFRN

Início da rotina;

Procurar o material no local armazenamento;

Seleção do material;

Identificação cronológica do material;

Digitalização;

Verificar se o documento está em bom estado de conservação:

40
SIM: Se o documento possui um bom estado e suas folhas estão
soltas;

Usa o Alimentador automático de folhas – ADF.

NÃO: Possui folhas unidas, se for fotos, ou se o documento esta
danificado;

Usa a mesa do Scanner.

Escolher o programa de acordo com a finalidade da digitalização;

O documento terá OCR:

SIM: Com OCR;

Usar o ABBYY FineReader ou Adobe Acrobat 7.0 Standart;

Transferir e tratar os documentos no Word;

Transformar o documento em PDF para diminuir o tamanho.

NÃO: Sem OCR;

Usar Adobe Photshop 7.0 Standard ou o Adobe Acrobat 7.0 Standart;

Cria a imagem;

Trata a imagem.

Criar cronologia por tipo de material;

Armazena no computador servidor um back-up do processo realizado
com o documento;

Tratamento técnico do documento no Software SIABI;

Disponibilizar os documentos tratados digitalmente aos usuários;

Termino da rotina.
Para representa melhor a rotina da Digitalização e da busca e
recuperação da Coleção Carnaúba do NUT-SECA observe o Fluxograma.
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Núcleo Temático da Seca e do Semi-árido da UFRN
INÍCIO
Procurar o material no
local armazenamento.
41
Identificar a cronológica
dos materiais.
Selecionar o
material.
Digitalizar
Se o documento
possui
um
bom
estado e suas folhas
estão soltas.
S
Verificar se o
documento está
em bom estado
de conservação Usa o Alimentador
automático de folhas
– ADF. N
Possui folhas unidas, se
for fotos, ou se o
documento esta danificado.
Usa a mesa do scanner.
FIM
Escolher o programa
de acordo com a
finalidade da digitalização.
Com
S
Usar o ABBYY Fine
Reader ou o Adobe
Acrobat7.0 Standard
Transferir e tratar os
documentos
no
Word .
Transforma o documento em PDF para
diminuir o tamanho.
O documento
terá OCR?
Disponibilizar os
documentos tratados
digitalmente aos usuários.
N
Sem
Usar o Adobe Photoshop Standard ou
Adobe Acrobat 7.0.
Cria imagem
Trata a imagem
Tratamento técnico do documento
no
Software
SIABI.
Armazenar
no
computador servidor o back-up
do
processo
realizado com o
documento.
Criar cronologia
por tipo de material.
Fonte: representação do processo de Digitalização criada pelo autor.
O uso dessas etapas e rotinas devem ser seguidas para que se
consiga atingir os objetivos da disponibilização do material no menor tempo
possível e assim promover a satisfação de toda a comunidade de
pesquisadores que buscam por essa temática especifica.
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Núcleo Temático da Seca e do Semi-árido da UFRN
42
Após as explicações sobre o que vem a ser Digitalização e todas as
implicações sobre o tratamento da informação, faz-se necessário explicar a
importância de preservar a informação para que se possa acessar as
informação no presente e no futuro distante.
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43
5 PRESERVAÇÃO
Como vimos anteriormente, o NUT-SECA tem procurado promover o
resgate do seu patrimônio informacional sobre a temática da carnaúba, com o
uso da tecnologia objetivando dar visibilidade dessas informações para os
pesquisadores interessados na temática. Assim, surge um questionamento de
até quando as informações registradas nesse meio impresso e no meio digital
podem sobreviver ou estar disponível ao acesso para que futuras gerações
usufruir desses conteúdos. Já que, são através desses registros que os
indivíduos, comunidades e nações constroem e preservam a sua memória e a
sua identidade.
Para que informação não se perca com o passar dos anos, e que as
futuras gerações possam também ter o privilegio de se informar sobre um
determinado assunto é importante ter em mente uma política de Preservação
Documental. Nesse sentido, a Preservação se constitui como uma alternativa
estratégica para a perpetuação da memória coletiva.
Torna-se
necessário
entender
exatamente
o
que
significa
a
preservação. Sendo assim, Costa (2003, p.3) define a Preservação como
sendo “um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política
e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do
patrimônio”.
Já de acordo com Conway (2001, p. 15) a “preservação é a aquisição,
organização e distribuição de recursos afim de que venham a impedir posterior
deterioração ou renovar a possibilidade de utilização de um seleto grupo de
materiais.”
Desse modo, pode-se observa que na perspectiva dos autores, a
essência da Preservação é adquirir uma política de medidas e estratégia
promovendo uma organização e uma distribuição de forma que se possa
preservar o patrimônio informacional e assim desenvolver novas formas que
possibilite o acesso a informação.
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44
Quando em uma Unidade de Informação se aplica uma política de
preservação em paralelo a essa estratégia observa-se também uma política de
conservação, que de acordo com (COSTA, 2003, p.3), a Conservação é “um
levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a
adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na
preservação.” Dessa forma, observa-se que quando ocorre uma estratégia
conservação, o acervo continuará a disposição para ser consultado e com isso
ocasionando um retardo na intervenção de reparos nos documentos. E assim
proporcionar o desenvolvimento da política de preservação.
Em um Centro de Documentação a Preservação é primordial para a
sobrevivência do seu material informacional, já que, o seu acervo é composto
por informações especificas. A aplicação dessa política tem tonado-se mais
fácil devido os avanços tecnológicos. Com o uso da tecnologia tornou-se
possível
implementar
a
conversão
ou
transformação
de
documentos
analógicos, gerando assim um documento digital que permitirá o acesso a
informação evitando assim a necessidade de se manusear diretamente os
documentos originais. A principal vantagem da Preservação é garantir o acesso
das gerações atuais e futuras as informações promovendo assim a satisfação
do pesquisador.
Para que essa política de preservação aconteça de forma efetiva e
consiga trazer um beneficio para a Unidade de Informação é necessário
observa alguns pontos importante, que segundo Sarmento (2003, p. 3):
Para que as ações de preservação sejam, efetivamente,
tomadas deve haver uma conscientização do pessoal, do
profissional que atua no centro de informação; seguidas de
uma conscientização dos administradores e usuários do centro.
Desse modo, torna-se necessário que se siga rigorosamente os
procedimentos acima citados para que no final consiga-se implantar uma
política de Preservação de forma adequada e assim conserva a riqueza
informacional do documento.
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45
Como foi relatados nos capítulos anteriores o Núcleo Temático da Seca
e do Semi-árido do Rio Grande do Norte, para expor a sua riqueza
informacional sobre a Carnaúba utiliza o processo do Gerenciamento
Eletrônico de Documentos através do uso da Digitalização, com objetivo de
preservar seu acervo impresso e principalmente disseminar essas informações
não apenas localmente mais para todo o mundo.
Com a transformação das informações sobre a Carnaúba do suporte
impresso para um objeto digital acarretara obrigatoriamente ao Centro de
Documentação e Informação NUT-SECA agora uma política de preservação
não apenas do impresso mais primordialmente do digital, pois, é por meio
desse novo formato que conseguirá atingir o maio número de usuário a curto,
médio e a longo prazo.
No mundo do século XXI, a era da Tecnologia da Informação, tem se
observado que a cada dia as organizações tem se tornado dependente das
informações digitais que produzem. Por isso, a necessidade de uma
implantação de técnicas e políticas no intuito de garantir a acessibilidade a
essa nova forma de transmissão da informação. Esse tipo de preservação
ocorrem em meio digital, a chamada Preservação Digital.
Sendo assim, de acordo com o Ferreira (2006, p. 19),
No domínio digital, todo o tipo de material tem obrigatoriamente
de respeitar as regras de um determinado formato. Isto permite
que as aplicações de software sejam capazes de abrir e
interpretar adequadamente a informação armazenada. À
medida que o software vai evoluindo, também os formatos por
ele produzidos vão sofrendo alterações.
Ainda sobre o entendimento a respeito do assunto, o autor afirma que:
A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a
informação digital permanece acessível e com qualidades de
autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no
futuro recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da
utilizada no momento da sua criação. (FERREIRA, 2006, p.
20)
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46
Dessa forma, como foi abordado pelo autor, não basta apenas ter um
objeto digital e não se preocupar como essas informações serão acessada
futuramente, já que a tecnologia encontra-se em constante transformação. Por
isso, é importante se preocupar em deixar em uma plataforma que sempre
haverá acesso.
Para se entender o que vem a ser Objeto Digital, K. Thibodeau (2002,
apud, FERREIRA, 2006, p.21), “pode ser definido como todo e qualquer
objecto de informação que possa ser representado através de uma seqüência
de dígitos binários”. O Objeto Digital pode ser apresentado de duas formas, por
meio das informações que já são registradas digitalmente ou pelas as que
passam por um processo de transformação através do uso de hardware e
software.
Como os documentos eletrônicos ou Objeto Digital dependem da
interação de hardware e software e as formas de armazenamento para guarda
dos documentos é importantíssimo que as informações possam apresentar um
conteúdo acessível, utilizável e disponível. E assim permitir que os documentos
estejam em formato compatível e sempre disponível para uma tecnologia mais
avançada.
A Preservação Digital encontra-se dividido em três momentos a física,
lógica e intelectual. De acordo com o entendimento de Borba (2009, p.46), diz
que:
A preservação física se refere às mídias magnéticas em que
estão armazenados os conteúdos. A preservação lógica se
refere às tecnologias utilizadas para a geração dos conteúdos,
ligados a hardware e software utilizados e a preservação
intelectual está relacionada com a integridade e autenticidade
dos conteúdos, neste caso a mais importante condição de ser
preservada.
Quando se trata da preservação digital é importante observar a
obsolescência tecnológica com relação às questões de relacionamento entre
os hardware e software, os referentes autores Castro, Astréa; Castro, Andresa;
Gasparian (2007, p. 114) devem ser analisados os seguintes pontos:
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47
 A natureza da plataforma especifica e a patente dos vários
aplicativos do software, assim como, a probabilidade de sua
disponibilidade contínua;
 O custo da manutenção do acesso a formatos obsoletos,
incluindo o sistema operacional e taxas de licenciamentos
para um sistema que não está mais em uso;
 A estimativa de vida útil (física e comercial) dos meios onde
os documentos digitais e seus respectivos metadados estão
armazenados;
 A disponibilidade a longo prazo do hardware e das
plataformas do sistema operacional necessários ao acesso
dos documentos armazenados em meios diferentes.
Dessa forma, é fundamental que se busque prever essas questões no
início do processo de transformação dos dados. E assim, prover a preservação
dos documentos através de estratégias no momento do Gerenciamento
Eletrônico de Documentos para evitar futuras barreiras de acesso à
informação.
Segundo Arellano (2004, p.15), “a aplicação de estratégias de
preservação para documentos digitais é uma prioridade, pois sem elas não
existiria nenhuma garantia de acesso, confiabilidade e integridade dos
documentos a longo prazo”. Sendo assim, a não utilização de estratégia
acarretará perdas na disponibilização do documento.
Na tomada de decisão de como será as estratégias a serem utilizada
na Preservação do Objeto Digital requer o entendimento de alguns pontos
como mostra Beagrie; Greenstein (1998, apud, ARELLANO, 2004, p.18),
algumas precauções devem ser tomadas para reduzir o perigo da perda dos
materiais digitais:
 armazenar em ambiente estável e controlável;
 implementar ciclos de atualização (refreshment) para cópia
em nova mídia;
 fazer cópias de preservação (assumindo licenças e
permissões de copyrights);
 implementar procedimentos apropriados de manuseio;
 transferir para uma mídia de armazenamento padrão.
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Com o comprimento dessas estratégias será possível promover e
desenvolver uma política de preservação digital de forma que satisfaça as
necessidades da disseminação da informação.
No NUT-SECA vem sendo observado uma tendência na busca por
estratégias de preservação e conservação na tentativa da redução na perda
dos materiais que estão sendo transformados da media impressa para o digital.
Com relação à armazenagem do conteúdo, procura-se deixar gravado um
arquivo no computado onde estar sendo realizado para os fins da digitalização
por meio da utilização hardware e software de fácil controle. Procura-se ainda
observar a atualização de formatos que garantam a usabilidade dos objetos
digitais a sua acessibilidade durante a busca pela informação, bem como o
armazenamento em DVD como forma de backup do material.
Assim, a preservação desenvolvida no NUT-SECA visa também o
armazenamento da informação com o intuito de promover a socialização de
todas as comunidades de pesquisadores. E para que essa satisfação ocorra se
faz necessário difundir em meio eletrônico o seu rico acervo informacional.
Desta forma, o NUT-SECA procura a cada dia novas formas de mostrar
seu acervo ao mundo e ao mesmo tempo mantê-lo preservado e conservado
para a posteridade.
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6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Pode-se inferir ao final da pesquisa que diante de um mercado cada
vez mais globalizado e competitivo, faz-se necessário que os responsáveis
pelas Unidades de Informação utilizem a Gestão da Informação e da
Tecnologia da Informação como instrumento essencial no processo do
tratamento, busca e recuperação da informação. Com o intuito de atingir o
máximo possível da eficiência e eficácia, que garantirão a sobrevivência da
instituição e a sua valorização informacional perante aos seus pesquisadores
reais e potenciais.
Observou-se ao longo da pesquisa que a Sociedade da Informação é
uma sociedade baseada no elemento informação. Esta responsável pela
criação e manutenção do 4º setor da economia. Com o aumento no uso da
informação surge a necessidade de utilizar a tecnologia da informação, pois
essa representa um conjunto de Hardware e software responsáveis pelo
processamento e transmissão das informações.
No entanto, para que a informação seja repassada com qualidade para
o usuário é necessário que as unidade de Informação usem estratégias de
organização da massa documental através das ferramentas da Gestão
Documental. Após a organização da massa documental, a Unidade de
Informação torna-se apta a utilizar as tecnologias do Gerenciamento Eletrônico
de Documentos na tentativa de aumentar a velocidade na disponibilização de
informações.
Ao analisar o Centro de Documentação do Núcleo Temático da Seca e
do Semi-árido do Rio Grande do Norte, percebeu-se que o mesmo segue rumo
a digitalização da Coleção da Carnaúba na tentativa de possibilitar uma maior
visibilidade ao acervo bem como gerar a preservação do documento impresso
e do digital para que gerações futuras possam acessar as informações sem
perda de conteúdo.
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50
De acordo com que foi acima explanado, o gerenciamento da
documentação constitui-se como um processo mais eficaz e eficiente a ser
utilizada pelas Unidades de Informação para que sua massa documental tornese facilmente acessada, localizada e recuperada. No entanto, para agilizar o
processo de busca, localização e uso do objeto procurado, faz-se pertinente a
utilização de um sistema de Gestão Eletrônica de Documento, para que o
tempo do pesquisador seja reduzido e o material torne-se acessivo com mais
facilidade. Assim, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos realizado na
Coleção da Carnaúba por meio do uso da digitalização, promoverá a
visibilidade da massa documental e consequentemente proporcionará o
reconhecimento dos usuários perante o Centro de Documentação do NUTSECA.
Assim, recomenda-se para estudos futuros que esse assunto da
preservação documental e digitalização de documentos seja abordado
aplicando-se a outros caso específicos para que a produção científica sobre o
assunto amplie-se fazendo com que haja uma evolução do saber nessa área.
CARLOS ANDRÉ CRUZ BEZERRA
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Núcleo Temático da Seca e do Semi-árido da UFRN
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