2ª REUNIÃO EXPOSITORES: ABTCP 2015
PRÉ-EVENTO
Data: 09 de setembro de 2015
Horário: 10h00 as 12h30
Local: Sede da ABTCP
PARTICIPANTES
Claudia (ABTCP), Darcio (ABTCP), Milena (ABTCP), Patricia Capo (ABTCP), Viviane (ABTCP), Márcia Bartz (Automasafety), Felipe
Gonzaga (CENIBRA), Silvana Silva (Centroprojekt), Camila Silva (Contech), Sergio Zalewska (Feltest/Runtech), Flávia Bacar
Siqueira (Fibria), Selma Ugolini (GL&V-Gova), Laura Chocair (Grupo Tequaly), Élcio Donizete de Castro (Hergen), Luiz Carlos Corrêa
(Kadant), Suzana Ikeda (Kemira), Gisele Camera (Klausessen); André Batagin (Netzsch); Cainã Facco (Oji Papéis), Valentina Lino
(Pöyry), Camilla Rampazo (TEM), Tatiana Santana (TEM), Lisiane Cunha (Valmet), Grazzielle Fredericci (Veolia), Janaina Polatto
(Voith Paper) e Ynara Santos (Voith Paper).
ASSUNTOS ABORDADOS
OBJETIVO DA REUNIÃO: Reunião de alinhamento sobre tudo o que já havia sido planejado na primeira reunião com os expositores
em abril. Foi lembrado que ainda teremos mais uma reunião após o evento, para avaliação dos resultados com a participação de
todos. Milena comentou que das 8h30 às 9h50 foi realizada uma reunião como o grupo avaliador do evento. Este grupo foi formado
em 2012 – com algumas empresas associadas (que participaram ou estão participando da exposição no momento) – com o objetivo
de propor melhorias para o evento como um todo (fora o comitê do congresso que é voltado apenas para a parte técnica). Na última
reunião deste grupo, realizada no final de 2014, foram solicitadas algumas mudanças que foram propostas e aprovadas pelo
conselho da ABTCP (a saber: periodicidade da exposição, distribuição dos convites impressos e formato pacote de patrocínio do
evento). Os resultados serão apresentados nos respectivos tópicos desta ata.
Esta reunião foi conduzida pela Milena, Claudia, Patricia Capo, Viviane, Tatiana e Camilla, que avisaram que ao final da reunião a
apresentação estaria disponível no site do evento www.abtcp2015.org.br – Exposição – Expositores – Atas e Comunicações.
APRESENTAÇÃO DA EQUIPE ABTCP: Foi apresentada a equipe que participa da organização do evento.Darcio Berni – Diretor
Executivo; Milena Lima – Coordenação Exposição e área de Relacionamento (toda parte comercial da Exposição, Revista o Papel,
Guia de Compras, Convites do jantar e Patrocínio do Evento, mas a organização geral da exposição); Viviane Nunes – Coordenação
Congresso (também coordena da área técnica da ABTCP – cursos, seminários, pós graduação, acervo técnico e normas); Patrícia
Capo – Editora da Revista O Papel (revista mensal) - versão imprensa e eletrônica - Guia de Fornecedores e Fabricantes; Claudia
D’Amanto – Marketing (cuida também da organização da Sessão de abertura, jantar e redes sociais); Carlos Prado – Gestão
Financeira. Milena aproveitou para apresentar a Aline e Daniela – que compõem a equipe de Relacionamento – para o atendimento
ao associado, comercialização anúncios Revista O Papel, Guia, convites jantar, patrocínio evento e etc.
COMISSÃO DOS EXPOSITORES: Foi relembrado o objetivo que é resolver assuntos imediatos em conjunto com a ABTCP. Este
ano a comissão foi envolvida na definição da quantidade de convites impressos – disponibilizados ao expositor – conforme
solicitação no Grupo Avaliador do evento. Ver membros que fazem parte da comissão na apresentação. Foi informado que, no
primeiro dia de realização do evento, será realizada uma reunião com a comissão para que sejam repassadas as ocorrências
durante a montagem do evento. Foi reforçado que os prazos e regras definidos no manual serão seguidos à risca. A equipe
operacional ajudará no que for possível, mas sempre considerando que não poderá haver nenhum tipo de risco e/ou prejuízo para os
demais expositores.
DADOS DO EVENTO: Foram apresentados os números (ver apresentação). Milena relembrou a nova regra sobre o Convite
impresso – 50 unidades por expositor, considerando que estes seriam distribuídos a convidados VIP´s e haveria um guichê especial
na secretaria para este atendimento. O convite eletrônico deveria ser enviado por mala direta e visava ter um maior nº de
credenciamento antecipado pela internet. Contudo, o nº de credenciamento antecipado está praticamente igual ao de 2014 e nesta
situação haverá a necessidade de ser montada a secretaria do evento nos mesmos moldes de 2014 (sem atendimento VIP). Haverá
mais totens de autoatendimento.
SERVIÇOS OFERECIDOS AO EXPOSITOR: Ver apresentação. O acesso gratuito a internet REDE WI-FI Zone - nos foyers dos halls
- não é exclusividade do expositor. A partir das 13h o acesso será de todos, inclusive para os visitantes. Caso o expositor tenha
alguma atividade específica, deverá contratar a internet com o Transamerica. Para quem contratar o serviço de Coletor de Dados, foi
lembrado que a Furquim enviará, além dos dados de todas as pessoas que passaram no estande e que tenham tido seus dados - do
código de barras da credencial - colhidos, a listagem geral de visitantes e os gráficos. Foi lembrado ainda que a ABTCP não pode dar
informações negativas sobre os montadores e que, para ajudar o expositor a ter a informação de quem cumpre com todos os prazos
e regras, criou uma certificação. Desde 2014 esta certificação considera também a nota dada pelo próprio expositor. Caso o
expositor não avalie a montadora, esta não receberá o certificado, mesmo tendo cumprido com todos os prazos e regras. Algumas
montadoras não foram certificadas em 2014 por falta da avalição do expositor. Milena pediu para que os expositores respondam esta
avaliação no prazo determinado para que suas montadoras não sejam prejudicadas para o ano seguinte.
OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO DO EVENTO: Ver apresentação.
DIVULGAÇÃO DO EVENTO: Ver apresentação. Foi reforçado que cabe a ABTCP divulgar o evento para todos do seu banco de
dados e dos parceiros, mas cabe também ao expositor fazer a sua parte com convites, entregues e enviados por e-mail, trabalho
com a assessoria de imprensa, realização de atividades no estande que atraiam o público desejado e participação nas atividades do
evento que proporcionam o networking. Milena destacou a oportunidade para o expositor reforçar sua participação anunciando nas
publicações da ABTCP. A revista O Papel, edições de setembro e outubro, serão distribuídas no evento. A edição de novembro será
sobre a cobertura do evento. O Boletim do evento é enviado para todos do banco de dados da ABTCP, para todas as mídias
parceiras e divulgado nas mídias sociais da ABTCP. Claudia informou que foi dado um up grade nas Redes Sociais da ABTCP e
pediu para o expositor curtir e compartilhar a publicações para aumentar a divulgação dos temas abordados. Comentou ainda que a
Landing page criada com informações importantes sobre o setor e depoimento do sr.Marcelo Castelli – Presidente da Fibria, teve
uma ótima repercussão e fez com que muitas empresas se interessassem pelo setor de Celulose e Papel. Foi pedido ainda aos
expositores que repassem os informativos/comunicados para os departamentos pertinentes (áreas especializadas) de cada assunto
dentro da sua empresa. Milena lembrou que este ano foi enviado – junto com os convites – e para cada expositor, um Cartaz sobre o
evento para ampliação da divulgação do credenciamento antecipado.
ASSESSORIA DE IMPRENSA: Ver apresentação. Patrícia Capo lembrou que a ata da reunião realizada com os assessores de
imprensa em 25/08 está disponível no site do evento. Lembrou ainda que foi disponibilizado aos assessores o envio de sugestões de
pauta de acontecimentos no seu estande para que seja incluso no boletim diário durante a realização do evento. Ficou decidido que
Patrícia fará um consolidado das informações da reunião pós-evento, com o grupo de assessores, para que a Milena já possa usar
essas informações na reunião de avaliação com os expositores. Foi informado que nas Redes sociais da ABTCP – serão publicadas
informações do que esta acontecendo no evento just in time. Foi lembrado que a ABTCP contrata um fotógrafo para captar imagens
destinadas às suas ações institucionais de assessoria de imprensa, comunicação e jornalismo e ele já tem a pauta fechada do dia de
todas as imagens que ele precisa fazer. As fotografias produzidas por este profissional especializado serão disponibilizadas pela
ABTCP aos expositores no site do evento – ao final de cada dia, conforme alinhamento com os assessores de imprensa dos
expositores. Está autorizado aos expositores utilizarem essas fotos considerando os créditos para o fotógrafo. Expositores deverão
contratar fotógrafos para realizar suas coberturas fotográficas exclusivas. Este fotógrafo deverá ter seu trabalho autorizado pela
ABTCP, por meio do expositor contratante, e poderá atuar na produção de imagens exclusivamente do estande deste expositor e dos
locais onde ele estiver presente – obrigatório o preenchimento do formulário no Manual Online. Foi comentado que houve um caso
em 2014 de um portal comercializando mídias – durante o evento - em nome da ABTCP, sem nenhum tipo de autorização. Um
expositor informou a organização e eles foram retirados do local. Foi pedida a colaboração de todos os expositores no sentido de
que, caso vejam alguma ação deste tipo, que avise imediatamente no CAEX ou na sala de imprensa para que as devidas medidas
sejam tomadas.
SESSÃO DE ABERTURA SOLENE: Ver apresentação. Foi comentado que a sessão poderá ser encerrada antes do horário previsto
(12h30) e que logo após será servido um brunch dentro da área de exposição e por isso foi pedido que os expositores estejam nos
estande a partir das 12h. Milena reforçou que não é possível garantir a visitação destes CEOs em cada estande e por isso cabe ao
expositor se programar para participar do brunch. Também por conta da sessão de abertura, será liberada a entrada na área de
exposição, só no dia 06/10 – até às 14h – sem crachá. Após este horário, será exigido o crachá.
LIDERANÇAS EM DESTAQUE – com a palavra, os CEOs – NOVIDADE!
Esta é uma das ideias apresentadas na reunião de abril com os expositores, que deu certo. A programação completa será enviada
até o dia 11/09 e ficará disponível na página de Atas e comunicações. A princípio estes bate-papos ocorrerão das 17h às 19h para
não concorrerem com as palestras do congresso. Por enquanto, considerando a disponibilidade de agendas dos CEOs convidados,
estão confirmadas apenas no 1º e 2º dia de evento (o 3º ainda esta em aberto). Este espaço será usado sempre no final do dia e
estará dentro da área de exposição, próximo aos pôsteres do congresso e estande da ABTCP. Para participar, basta estar no local,
no horário divulgado (acesso livre gratuito para expositores, visitantes, congressistas credenciados antecipadamente). As
apresentações serão sobre temas diversos (livre escolha do CEO) – 30 minutos de palestra. Os CEOs convidados poderão utilizar
recurso visual ou não. Nessa ação haverá interação do convidado com o público. Não haverá nenhum registro/gravação das
apresentações.
JANTAR ABTCP 2015 – Ver apresentação. Foi informado que até aquele momento ainda havia 4 mesas disponíveis para reserva.
CONGRESSO – Ver apresentação. Viviane informou que este ano o congresso contará com a parceria da RIADICYP - REDE
IBEROAMERICANA DE DOCENCIA E INVESTIGAÇÃO DE CELULOSA E PAPEL e do IPEF – INSTITUTO DE PESQUISA
E ESTUDOS FLORESTAIS. Essas parcerias trarão para o congresso trabalhos de pesquisadores e fabricas do exterior e também a
presença de profissionais do exterior. Informou que já estão confirmadas a participação de Keynotes Nacionais e Internacionais –
conhecidos Mundialmente (Canadá, Espanha, Japão, Portugal), dividido ao longo dos dias do evento. Lembrou ainda que foi
definido, em conjunto com o Comitê organizador do congresso o formato do evento. As Sessões Técnicas acontecerão pela manhã e
as Sessões Temáticas à tarde. Nas Sessões Técnicas teremos a apresentação de trabalhos de pesquisa, instituto, universidades e
experimentos, enquanto que nas Sessões Temáticas, que também é técnica, serão apresentações com cunho de cases,
apresentações de empresas fabricantes e fornecedores. Viviane lembrou que apesar de na ultima reunião ter ficado aberto espaço
para os expositores interessados em apresentar trabalhos na sessão temática, houve poucos interessados. Comentou que no 1º dia,
por conta da sessão de abertura, nas sessões temáticas serão apresentados temas mais voltados para mercado, inovação no setor
de Tissue e Embalagens (apenas na parte da tarde). Lembrou que a participação no congresso considera valores válidos para os 3
dias do evento e não é necessário fazer a inscrição para a exposição (ver programa completo no site www.abtcp2015.org.br –
Congresso). Apenas algumas categorias associativas da ABTCP/Patrocinadores do evento possuem cota de inscrições gratuitas
para o congresso. Foi reforçado o pedido que os contatos operacionais na exposição - que são os responsáveis por repassar as
informações sobre o evento aos departamentos pertinentes dentro da empresa expositora - repasse as informações recebidas
(lembretes e/ou e-mails marketing). Milena comentou que uma ideia lançada na 1ª reunião com os expositores - de convidar os
responsáveis das áreas de compras das empresas para explicar o processo de compras para os expositores – não foi levada adiante
por falta de indicações dos próprios expositores. Somente uma empresa expositora respondeu o e-mail enviado com a solicitação de
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informações para a concretização da ideia. Sem o apoio do expositor, não há como a ABTCP promover as melhorias apontadas nas
reuniões.
REUNIÃO ESCOLHA 2016 – Milena informou que não foi possível mudar o período da realização da reunião de escolha de áreas,
pelos associados à ABTCP, para o período da manhã, conforme havia sido solicitado anteriormente. Esta será mantida no período
da tarde e será enviada a convocação informando o dia, horários, mapa e critérios para esta escolha, até o dia 14/09. Pediu ainda
que, caso algum expositor não a receba até o dia 15/09, que a avise para reenvio. O site do evento será www.abtcp2016.org.br e
conterá todas as informações sobre o evento. Comentou que a principal novidade planejada para 2016 foi a mudança de local da
realização do evento. Após um longo processo de avaliação das instalações disponíveis na cidade de São Paulo, que pudessem
oferecer qualidade de serviços e infraestrutura adequada, o pavilhão de exposições CENTER NORTE foi o local escolhido. Além das
excelentes instalações para a realização do congresso técnico, da solenidade de abertura e do tradicional jantar de confraternização,
o pavilhão de exposição contará com área de 10.000 m2 para acomodar todos os expositores. Além de prever uma área já reservada
para a participação dos grandes produtores de celulose e papel (definida em mapa) – aguardando a aprovação final do CN para
envio da convocação. A data de realização – para adequação à agenda do CN – teve que ser alterada para a 2ª quinzena de outubro
- de 25 a 27/10/2016. Comentou que o valor das taxas poderá diminuir (já que a forma de medição é diferente), mas haverá reajuste
no valor do m². Outra novidade que foi destaque foi a comunicação quanto a periodicidade da EXPOSIÇÃO (aprovada pelo conselho
da ABTCP). O ABTCP 2017 terá um novo formato. No ano que será comemorado o 50º aniversário da fundação da ABTCP, todos os
esforços estarão concentrados em realizar o maior e mais importante CONGRESSO TÉCNICO INTERNACIONAL DE CELULOSE E
PAPEL (que é o ponto central da missão da associação). Em 2017, foi decidido por NÃO reservar área do pavilhão para realizar a
EXPOSIÇÃO. As empresas poderão participar do ABTCP 2017 através de cotas de patrocínio que darão o direito de divulgarem
suas marcas neste evento (CONGRESSO, SESSÃO DE ABERTURA, JANTAR DE CONFRATERNICAÇÃO E PREMIAÇÃO
DESTAQUES DO SETOR). Ainda não está definido o modelo de patrocínio para o evento de 2017.
MANUAL DO EXPOSITOR – ver slides da apresentação. Foram reforçados todos os pontos importantes do manual – prazos, regras
e ações que geram multas. Foi enfatizado que o expositor deve acompanhar a montagem do estande e não deixar para ir dar uma
olhada só no domingo. Qualquer atividade que seja caracterizada como montagem, na segunda-feira, será passível de cobrança de
multa. Lembrado que não haverá recebimento de taxas lançadas nos formulários durante o período de montagem no CAEX.
Relembrado que o Termo de Responsabilidade e ART´s deverão ser entregues - vias originais - no CAEX, no 1º dia de montagem.
Foi destacado que a entrada do EXPOSITOR - pela manhã e sem material de abastecimento – será feita pelo Hall D (que é a saída
do evento). A partir das 13h, o expositor – ainda sem material de abastecimento – deverá entrar pelo Hall E – entrada principal da
exposição – igualmente a todos os visitantes. Milena reforçou a necessidade do expositor se lembrar de que ele é o anfitrião e não o
convidado. Sendo assim, foi pedido para que estejam atentos às regras definidas.
Foi pedido para que todos os equipamentos/maquinários sejam retirados na manhã do dia 09/10, impreterivelmente. O atraso da
retirada destes equipamentos/maquinários implicará em atraso na entrega do pavilhão.
LEMBRETES GERAIS MANUAIS DO EXPOSITOR – Ver apresentação. Milena comentou a necessidade do expositor orientar os
garçons/recepcionistas contratados quanto a não haver camarins montados – eles poderão utilizar até as 13h os sanitários dentro da
área de exposição para essa finalidade. Foi reforçado que o expositor/montador que quiser fotografar deverá solicitar uma
autorização para a ABTCP. Após a aprovação, deverá credenciar o fotógrafo através do formulário “Solicitação de Credenciais de
Expositores e/ou Serviços” até a data limite 18/09/2015. Já a Montadora, através do formulário “Solicitação de Credenciais para
Montadoras” até a data limite 11/09/2015. Foi informado que a documentação de Seguranças Terceirizados deverá ser entregue até
o prazo final de 18/09 pessoalmente no Transamerica Expo Center – quem não entregar no prazo terá que contratar o credenciado
da ABTCP. Foi informado ainda que o Transamerica dispõe de locação e Plataformas Elevatórias com valores especiais. Mais
informações através dos telefones: (11) 5643-3011 / 3001 ou e-mail: [email protected] ou no CAEX. Durante a
montagem, o atendimento médico prestado pela STAR LIFE será feito na ambulância e na realização, acontecerá no ambulatório
montado no hall D/E.
TEM/23/09/15.
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