Este documento está disponível em minuta, formato word, do Secretariado da IAPCO
([email protected]) para que possa ser adaptado de acordo com a sua especificidade.
É recomendável que o leia juntamente com o documento IAPCO
Como escolher o OPC mais adequado
Quando se solicita às empresas para concorrer para a organização de um congresso, é fundamental que se
forneça toda a informação o mais detalhada possível. Informações gerais sobre o evento e o seu histórico
ajudarão o OPC a estabelecer o tipo de serviço requisitado. É igualmente importante incluir a informação
sobre os serviços específicos que queira que o OPC forneça, juntamente com uma estimativa precisa dos
valores de inscrição que deseja cobrar.
O documento seguinte fornece-lhe uma minuta que o ajudará a criar o seu próprio PdC. Embora não seja
necessariamente exaustivo, fornece-lhe, no entanto, os elementos necessários.
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Texto em itálico refere-se a comentários ou esclarecimentos feitos pelo autor deste documento
Texto normal (não itálico) está pronto a ser usado no documento final
Proposta de Candidatura (PdC)
para nomeação de Organizador Profissional de Congressos
(OPC)
Para (Nome do Congresso)
A Realizar (Cidade)
De (Datas iniciais e finais)
Proposta No. (Inserir No. Ex. 1 a 4)
(nome da Organização), anfitriã do Congresso acima mencionado, tem o prazer de convidar a sua empresa
a elaborar uma proposta de candidatura como Organizador Profissional de Congressos (OPC) do referido
congresso. A informação seguinte fornecer-lhe-á uma ajuda na sua proposta para o Comité Organizador
Local (COL).
1º PARTE
1.
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CALENDÁRIO PARA A CANDIDATURA
Convite para a candidatura enviado aos OPC’s (candidatos)
data
Prazo com dia e hora para submissão de candidatura (normalmente é permitido aos candidatos um
mínimo de 3 semanas de preparação)
17h00
data
Entrevista para selecção dos candidatos (normalmente os candidatos são avisados com um mínimo
de 1 semana de antecedência)
Visita ao escritório do OPC (se necessário)
data(s)
Anúncio da decisão (sujeito ao contrato de negociação)
data
2.
SUBMISSÃO DE PRAZO DA CANDIDATURA
Por favor mencione claramente se prefere candidaturas em formato digital ou impressas.
Todas as candidaturas deverão ser submetidas até à data estabelecida para:
(nome)
Via email para: (email)
E/ou
Cópia impressas (favor especificar quantas) para: (endereço completo)
3.
OUTRAS INFORMAÇÔES
Outras informações ou esclarecimentos deverão ser dirigidos a:
(nome)
(endereço completo/e-mail)
Reservamo-nos o direito de informar todos os intervenientes aos quais foram solicitadas PdC alguma
informação ou esclarecimento extra resultante de uma consulta de um dos intervenientes.
4.
ORGANIZADORES PROFISSIONAIS DE CONGRESSOS CONVIDADOS A CONCORRER
Será dada preferência aos membros da IAPCO, associação cujo standard de qualidade é reconhecido
internacionalmente a nível de OPC’s.
[Inserir os nomes de todos os OPC’s a quem foram dirigidos convites para candidatura]
(nome)
(nome)
(nome)
5.
NOME DO CONGRESSO, DATA E LOCAL
6.
BREVE HISTÓRICO DO CONGRESSO
7.
FORMATO DO CONGRESSO
O Congresso é (nome do congresso), conhecido por (acrónimo) e terá lugar em (cidade).
Uma cópia do pedido de admissão de trabalhos, convite e/ou programa dos congressos anteriores são
ferramentas muito úteis. Além disto, inclua ainda toda a informação disponível, sabendo que, no mínimo,
deverá informar:
• Nº de dias do congresso
• Frequência do Congresso
• Nº de delegados (nos últimos 2 anos))
• Valores de registos nos 2 últimos congressos
• Espaço de exposição vendido (se aplicável)
• Preço por m2 no último congresso
• Total de patrocínios angariados no congresso anterior
• Nº de trabalhos aceite para apresentações orais
• Nº de trabalhos aceite como Posters
• Detalhes do Programa Social
Embora nesta altura o formato do congresso ainda seja flexível, poderemos ter como directrizes os seguintes
pressupostos:
• Nº de dias do Congresso
• Nº de dias de Exposição
• Proposta de programa social
• Programa habitual do congresso a incluir:
o Sessões plenárias
o Nº de sessões em simultâneo
o Reunião Geral Anual
o Workshops
o Sessões Paralelas
Patrocinadores
Outras Associações relacionadas
O mais conveniente será mencionar o formato do congresso, dia a dia, por ex., 1º Dia, 2º Dia, etc , ou
providenciar uma cópia do congresso anterior.
8.
ASSISTÊNCIA ESPERADA
9.
PROGRAMA DE ACOMPANHANTES/EXCURSÕES PRÉ E PÓS CONGRESSO
10.
ORGANIZAÇÃO CONTRATANTE
11.
ORGANIZAÇÃO ACTUAL
O Congresso espera atingir entre (nº) e (nº) de delegados, (nº) de acompanhantes e (nº) de expositores.
Estes números deverão ser o mais exactos possível baseados na participação nos últimos congressos.
Quaisquer especificidades deverão ser realçadas, tais como, estudantes, gratuidades, convidados.
No passado, (nº) acompanhantes participaram no congresso. Para eles, uma selecção de excursões foi
organizada, auto financiada e com risco para o OPC, a decorrer durante o congresso, algumas incluídas em
pacote e outras vendidas como opcionais (especificar quais). Similarmente, foram propostas excursões pré
e pós congresso, de carácter turístico que são colocados à disposição dos participantes como opcionais,
também numa base de auto financiamento. Para este congresso, um programa semelhante deverá ser
providenciado.
A organização contratante é (nome legal do organizador) , localizada em (endereço) e com o seguinte
endereço na internet XXX. Favor especificar se existe mais de uma entidade organizadora para este evento.
O/A (nome do convention bureau/centro de congressos) tem-nos ajudado até ao momento (se aplicável)
Mencionamos em baixo as acções efectuadas até ao momento:
(a)
Comité Local Organizador
Deverão ser fornecidos pormenores sobre todos os passos dados até ao momento para a formação do
Comité Local Organizador, detalhes da estrutura, nomes e as respectivas responsabilidades. (estrutura do
COL). Caso tenha havido até ao momento outros detalhes relevantes na organização do processo, estes
deverão também ser mencionados.
(b)
Local do Congresso
Caso já esteja decidido o local onde decorrerá o congresso, deverá ser mencionado.
O OPC poderá vir a ser solicitado a rever as negociações e o contrato com o local escolhido para a
realização o congresso. (é preferível o adiamento da assinatura do contrato até estar seleccionado o OPC).
12. CRITÉRIO DE SELECÇÃO
Se estiverem determinados, por favor enuncie os seus critérios de selecção para um OPC.
2ª PARTE
O documento de candidatura fornecido pelo OPC deverá respeitar o formato e incluir todas as respostas às
diferentes partes A, B e C.
A.
CONDIÇÕES PARA A ESCOLHA DE UM OPC
A empresa escolhida deverá ser capaz de providenciar os serviços relativos ao congresso correspondente
aos padrões internacionais e de boa prática. A filiação na IAPCO será considerada uma confirmação de que
a empresa dispõe dos referidos padrões de exigência.
Esta secção permite à empresa candidata de fornecer todos os detalhes da sua empresa incluindo:
• Viabilidade Financeira
• Registo comprovado
• Referências
• Infra-estrutura de pessoal
• Capacidade e competência para fornecer meios electrónicos de forma segura
B.
SERVIÇOS A FORNECER
O OPC é convidado a candidatar-se ao fornecimento dos serviços seguintes. A lista não é exaustiva e os
candidatos poderão adicionar outros serviços que na sua opinião possam contribuir para o sucesso na
organização do evento.
A lista pretende ser indicativa das responsabilidades do OCP conforme previsto pelo Comité Organizador
Local nesta altura preliminar. Os candidatos deverão indicar as áreas de serviço para as quais têm
competência e aquelas que não estão aptos a providenciar.
.
(Indicar os serviços pretendidos)
1) Gestão do Projecto
• Orçamento (gestão do orçamento do congresso)
• Gestão Financeira (gestão da conta bancária do congresso)
• Administração (gestão de todos os assuntos relacionados com o congresso)
2) Gestão do Programa
• Tratamento de Abstracts
• Gestão de Oradores
3) Marketing e Promoção
• Marketing do Congresso e Estratégia de Promoção
• Produção de materiais promocionais
4) Patrocínios e Exposição
• Patrocínios (desenvolvimento de oportunidades, vendas e distribuição)
• Exposição (vendas e logística da exposição)
5) Logística
• Processamento de Registo de Delegados
• Gestão do local do Congresso
• Gestão de alojamento
• Gestão no local
• Materiais e impressões no local
• Programa Social
• Excursões
• Transporte
C.
FEES
(se quiser ter preços de registo separados por diferentes categorias, insira aqui como quer que os
mesmos sejam apresentados) [a não ser que queira deixar isto a cargo de cada empresa.])
Há muitas maneiras de um OCP apresentar os seus honorários. No pedido de candidatura pode estar
especificado se quer um preço global para todos os serviços ou se quer preços em separado para cada um
dos serviços. Normalmente os diferentes serviços podem ser catalogados como segue:
• Gestão Geral do Congresso (relacionado com os serviços especificados)
• Gestão e Angariação de Patrocínios
• Gestão e Venda de Espaços de Exposição
• Gestão do Programa Científico
• Registo
Os candidatos deverão sublinhar custos adicionais, tais como envio de mailings, telefones, fax, e-mail, IT,
material de escritório, custos extras de pessoal, etc.
Uma vez escolhido o OCP, preparar o orçamento faz parte do seu trabalho e portanto não faz sentido pedir a elaboração
de um orçamento durante a fase de candidatura. O OCP precisará de todos os detalhes do evento e de um número
variado de reuniões entre as partes interessadas para melhor perceber os objectivos, factores de influência e conteúdos
do congresso que lhe permitam elaborar o orçamento o mais preciso possível.
Renúncia: A inclusão ou exclusão da informação contida neste documento, não deverá ser
interpretada como uma aprovação ou desaprovação por parte da IAPCO. A IAPCO não é
responsável pela precisão ou a intemporalidade da informação contida neste documento, nem por
edições, classificações ou omissões. A IAPCO não é responsável por decisões ou acções que
decorram do resultado da informação contida no documento. Impressão: 1ª edição 2009.