Como preparar e gerir uma reunião
em uma Instituição de Ensino
Acerplan Consultoria Educacional
Parte 1
- Introdução
- Abordagem evolutiva das reuniões
- Como realizar uma reunião de sucesso
Fase 1: Antes da reunião
Fase 2: Durante a reunião
Fase 3: Após a reunião
Introdução
Há formas de tirar o melhor partido das reuniões. Um dos segredos é levar os
participantes a darem sua contribuição e participarem ativamente no
cumprimento dos objetivos do encontro. Isto porque quando as reuniões não
correm bem, os participantes consideram que o gestor não é um bom
moderador e pode pôr em questão as suas qualidades como chefe de equipe. É
o líder que deve estabelecer a pauta do dia e dá-la antecipadamente e fazer
com que os participantes não cheguem de mãos abanando, sem terem
preparado previamente seu conteúdo ou ponto de vista referente ao assunto
que será tratado.
Abordagem evolutiva das reuniões
Atualmente, considera-se que as reuniões devem ser menos frequentes e mais
curtas, sendo mais produtivas. Algumas teorias adotam uma abordagem
evolutiva do grupo de trabalho ao longo das reuniões, que passa pelas
seguintes etapas:
·
Infância: Representa o momento em que os participantes estão juntos pela primeira vez. É preciso
enunciar claramente as regras, nomeadamente: a pontualidade, o tipo de preparação necessária e como se
pretende que o encontro se desenrole.
·
Adolescência: Na adolescência, os participantes exaltam-se. É neste período que o moderador deve
reforçar o controle e canalizar a energia dos participantes para áreas específicas. Mais tarde, a reunião passa
por uma fase adulta em que o gestor se torna apenas um facilitador.
Maturidade: Quando o grupo se reúne regularmente, a reunião entra rapidamente num período de
maturidade, em que, na teoria, o gestor já não é indispensável. Os participantes conhecem-se bem, estão
habituados a terem reuniões juntos e o clima gerado é de menos tensão.
Como realizar uma reunião de sucesso
Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação. E durante os cinco primeiros minutos, a
atenção dos participantes julga o líder: se for bom, vão participar mais ativamente, caso contrário, considerarão
que estão a perder o seu tempo e pensarão que é inútil participar na discussão.
·
As fases seguintes foram testadas por especialistas como as mais eficazes para realizar a reunião perfeita.
Fase 1: Antes da reunião
Para quem convoca a reunião, ela não começa apenas quando todos os participantes estão reunidos numa sala.
Há que preparar tudo antecipadamente para que nada falhe no momento certo. Eis as tarefas que deverá
cumprir antes da reunião:
Fazer um plano
Construa um plano objetivo para as reuniões. Estabeleça uma agenda
respondendo às seguintes perguntas:
·
Qual é o objetivo da reunião? Pretende fornecer informações à equipe ou
comunicar uma decisão? Precisa de opiniões sobre um assunto ou ajuda para
resolver um problema?
·
Qual é o resultado esperado da reunião? Pense no assunto como uma frase
do tipo: "Quero que as pessoas saiam depois de perceberem a nova política,
para que aprovem o orçamento necessário" ou "Preciso de uma lista de
recomendações para poder tomar uma decisão sobre o problema X".
·
A reunião é a melhor forma de ocupar o tempo das pessoas para atingir os objetivos propostos ou existem
meios mais adequados (telefone, e-mail, etc.)?.
·
Quem precisa estar presente? Como preparar a informação para as pessoas que não precisam estar
presentes?
Divulgar o plano da reunião
Depois de responder a estas perguntas e estabelecer uma agenda, é preciso
divulgar o plano com antecedência, incluindo:
·
Hora da reunião;
·
Local;
·
Objetivos e assuntos a serem discutidos;
·
Resultados esperados;
·
Preparação necessária por parte de cada um dos participantes.
Antecipar o que pode dar errado
Mais vale prevenir - com algum tempo passado no planejamento - do que remediar - devido as horas de má
preparação ou à falta dela. A maior parte daquilo que corre mal nas reuniões deve-se a mal entendidos face aos
objetivos ou a receios provocados por uma falta de clareza em sua apresentação prévia a todos os participantes.
Para evitar que isto aconteça:
·
Melhore o seu planejamento: Não deixe de pedir a ajuda aos outros participantes ou até aos colegas que
estejam mais familiarizados com o processo de planejamento e condução de reuniões.
Tente reunir consenso: Consiga o consenso sobre regras básicas para que todos apóiem as tarefas
programadas e não se dispersem.
Defina o tempo de intervenção: Para que não seja mal entendido se tiver que interromper um participante que
está a tentar monopolizar o tempo de conversa, no início da reunião, pode anunciar o tempo médio de
intervenção da cada pessoa.
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