Como preparar e gerir uma reunião
As reuniões custam tempo e dinheiro. Logo só deve convocá-las quando isso for
estritamente necessário e na certeza de que serão eficazes. Eis alguns conselhos
práticos sobre como preparar e gerir reuniões de trabalho.
Como todos sabemos muitas reuniões nas empresas são pura e simplesmente desnecessárias.
As razões são variadas. Ou porque se tornam uma simples rotina. Ou porque demoram o dobro
do tempo do necessário. Ou porque são meros fóruns de discussão alargada que não dão
origem ao resultado esperado. Ou porque foram mal preparadas ou mal dirigidas, etc. Logo a
primeira decisão a tomar sobre reuniões é a de se vale mesmo a pena fazer uma. O maior
custo associado às reuniões é a do tempo dos participantes. Quer o custo real medido pelo
salário-hora dos envolvidos a que haverá a somar eventuais despesas de transporte e estadia.
Quer o custo de oportunidade de não estarem a utilizar o tempo da reunião em outras tarefas
eventualmente mais produtivas. Se decidir avançar para a marcação de uma reunião de
trabalho siga atentamente as seguintes conselhos práticos
1. Antes da reunião
•
Defina com clareza os objectivos. Considera-se que uma hora de reunião exige três
horas de preparação. O mais importante será decidir o que pretende da reunião?
Partilhar informações e conselhos? Dar instruções à sua equipa ? Apresentar e analisar
propostas? Discutir problemas de funcionamento interno? Desenvolver ideias criativas?
O tipo de objectivo que pretende de uma reunião condicionará todos os pontos
seguintes: o número de participantes, o local, a duração, etc.
•
Defina o tipo e o formato de reunião. Consoante o objectivo definido no ponto anterior
poderá optar entre vários formatos de reunião: formais ou informais; alargadas ou
restritas; dentro ou fora da empresa, com ou sem moderador, etc.
•
Defina o número de participantes, o horário e a duração prevista. Em regra, as
reuniões devem ser marcadas no início do horário de expediente e, preferencialmente,
de manhã. Evite reuniões a seguir ao almoço onde a atenção dos participantes será
decerto prejudicada e haverá mais dificuldade em que terminem no horário fixado.
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Defina a agenda de trabalhos. Seja o mais sintético possível. A agenda não deverá
exceder uma página dactilografada e deve ser entregue uma cópia antes da reunião.
•
Elementos de suporte. Veja que tipo de apoio necessitará de pedir ao secretariado.
Além dos inevitáveis blocos de papel e canetas, das águas, cafés e biscoitos, veja se é
necessário o recurso a equipamentos de projecção. Teste-os sempre antes da reunião.
•
Outros procedimentos aconselhados. Não se esqueça de confirmar a presença de
todos os participantes. Esteja preparado para agendar uma data alternativa em caso de
uma desistência inesperada ou emergência. Para algum tipo de reuniões, vale a pena
pedir previamente a todos os participantes algumas sugestões de enriquecimento dos
assuntos em debate. Assegure-se que as sugestões são incorporadas na agenda final.
2. Durante a reunião
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Introdução. O líder da reunião deverá apresentar resumidamente os participantes, a
duração prevista da reunião, a agenda de trabalho e os objectivos a atingir.
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Definir prioridades. As estatísticas mostram que a concentração dos participantes está
no seu auge nos primeiros e nos últimos 10 a 15 minutos da reunião. Assegure-se que é
nesse período que se discute e se tomam decisões sobre os pontos mais importantes.
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Uso eficiente do tempo. Se a reunião tiver uma duração prevista superior a 90 minutos
é importante prever a existência de intervalos que, em regra, não devem ultrapassar os
10 minutos. Use a arma do «intervalo» para pôr fim a discussões ou conflitos estéreis.
Estimule a discussão viva e participada mas mantenha a ordem e elevação do debate.
Não deixe que alguns dos participantes monopolizem o debate.
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Controle da eficácia. É vital ir relembrando aos participantes o objectivo final da
reunião e não deixar que a discussão alastre para conversas paralelas ou para disputas
individuais. Se o ritmo da reunião estiver a decair entre em acção mudando de posição
ou de tom, pedindo a palavra aos participantes mais passivos ou omitindo assuntos
menos prioritários da agenda. Esteja atento aos sinais faciais e gestuais dos envolvidos.
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Encerramento. Conclua sempre as reuniões com a discussão de «outros assuntos»
que algum dos participantes queira adicionar. Resuma a discussão e recapitule as
decisões. Agende provisoriamente uma nova reunião caso ainda subsistam assuntos
pendentes a discutir. Assegure-se que será distribuído a todos uma acta da reunião.
3. Após a reunião
Faça circular os resultados da reunião rapidamente (no máximo 24 horas depois da reuniões),
com as decisões, etapas a desenvolver, próxima reunião com dia e hora marcadas. Entre as
tarefas que deverá desempenhar a seguir destacam-se as seguintes:
•
Aprovar e distribuir a acta da reunião.
•
Receber relatórios e acompanhar desenvolvimento das decisões tomadas
•
Estabelecer agenda da próxima reunião.