COLEÇÃO UCB: MEMÓRIA DA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE
BRASÍLIA
Lara Batista Botelho1, Bartira Dyacui de Souza Lima2, Maria Beatriz
Alves Veloso3
Graduada em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília1, Universidade Católica de
Brasília, Brasília, Distrito Federal
Pós-graduada em Gestão de Projetos pela Fundação Universa da Universidade Católica de
2
Brasília , Universidade Católica de Brasília, Brasília, Distrito Federal
3
Graduada em Biblioteconomia pela Fundação Educacional Comunitária Formiguense ,
Universidade Católica de Brasília, Brasília, Distrito Federal
RESUMO
A produção institucional da Universidade Católica de Brasília (UCB) apresenta-se como
importante memória a ser resguardada e administrada para fins de recuperação e acesso.
Este projeto apresenta, assim, um diagnóstico de sua situação na organização e estabelece
a criação da Coleção UCB com o objetivo de se instituir o depósito legal, a normalização, o
tratamento técnico adequado e disponibilização das publicações técnico-científicas e
administrativas. Para tal propósito, foram criados documentos para mapeamento das
unidades, estabelecimento de fluxo de trabalho, de políticas de acesso e uso e metodologia
de divulgação da coleção. Com a implantação deste projeto espera-se resgatar e preservar
a memória institucional da Universidade, contribuindo para a construção de sua identidade
coletiva.
Palavras-Chave: Memória Institucional; Universidade Católica de Brasília; Coleção UCB.
ABSTRACT
The instutional production of the University Catolic of Brasilia (UCB) presents itself as an
important memory to be guarded and administrated for ends recovery and acess. This
project thus has a diagnosis of their situation in the organization and provides for the
establishment of the UCB collection for the purpose of establishing the legal deposit,
standardization, appropriate thecnic processing and provision technical-scientific and
administrative publications. For this purpose, the documents were created for mapping units,
establishing workflow, the access policy and the use and methodology of disclosure of the
collection. With the implementation of this project is expected to rescue and preserve the
institutional memory of the university, contributing to the construction of their collective
identity.
Keywords: Institutional Memory, Catholic University of Brasilia; Collection UCB.
1 Introdução
A conservação da memória institucional é imprescindível para a história de
uma Instituição de Ensino Superior. Nesse sentido, o Sistema de Bibliotecas (SIBI)
buscou complementar seu papel institucional de organização e acesso às
informações técnico-científicas, e se propõe criar, implantar e gerir uma coleção de
memória institucional, aqui denominada Coleção UCB.
A elaboração do projeto para a criação da Coleção Universidade Católica de
Brasília (UCB) pelo SIBI revelou que a produção técnico-científica e a administrativa,
encontra-se não normalizada, dispersa e sem tratamento técnico adequado, nas
diversas unidades da UCB, o que inviabiliza “a recuperação, o acesso e a
disseminação dessas informações” (SÁ, 1996, p. 8 apud SILVA, VELHO, SANTOS,
2002, p. 4).
A situação atual, assim, determina a necessidade de se instituir o depósito
obrigatório de toda documentação publicada, co-editada, patrocinada ou produzida
pela UCB, a fim de se estabelecer o registro e descrição bibliográfica dos
documentos e permitir, assim, sua recuperação e localização.
Deste modo, este projeto apresenta como objetivo criar, implementar e
administrar a Coleção UCB, por meio do estabelecimento do depósito legal;
mapeamento dos diversos tipos de produção institucional e suas respectivas
unidades produtoras; instituição do fluxo de trabalho junto às unidades para coleta,
processamento e armazenamento apropriado da documentação identificada;
definição de políticas de acesso e uso dos materiais; e divulgação da coleção UCB.
2 Revisão de Literatura
Segundo Santos (2007), o resgate da memória de uma organização significa
recuperar sua história, seus planos, ações, reflexo de sua postura ativa, de
construção de lembranças, estímulo da aprendizagem, construção de espaços de
socialização e repositórios de informação.
Os fatos passados constituem a base e a referência, sobre a qual se planeja o
futuro, enquanto seres humanos, histórico e social. Assim, para Silva, Velho e
Santos (2002, p.9):
Contribuir para o resgate e preservação da memória institucional é contribuir
para a construção da identidade coletiva, que se forma a partir da
convergência de esforços para realização do interesse comum, onde a
história de cada um se confronta e se enriquece com a história dos outros.
De acordo com Matos (2004, p. 51), “diante da memória institucional estamos,
em realidade, frente às histórias das realizações práticas do que foi instituído. Ou
seja, como a instituição foi objetivada, realizada em uma organização”. A memória
registrada constitui-se, portanto, na manifestação do pensamento institucional.
Matos (2004, p. 64) destaca que a memória institucional “em seu processo e
dinâmica, possui atributos e propriedades passíveis de controle e desenvolvimento”.
Walsh e Ungson (1991) apud Santos (2007), afirmam ainda que o fenômeno
da memória de uma organização prevê uma estrutura composta por três processos:
aquisição, registro e recuperação, ou seja, destacam a necessidade de gestão do
conhecimento no acesso e disponibilização das informações.
3 Materiais e Métodos
Com a finalidade de demarcação, identificação e disponibilização da produção
institucional foram realizados os seguintes procedimentos:
Na primeira etapa do projeto gerou-se relatório de todo material já cadastrado
no sistema automatizado da biblioteca, com a finalidade de verificação dos
documentos pertencentes à Instituição e constatou-se a quantidade de 1887 títulos e
2625 exemplares.
O demonstrativo do tipo de material componente do acervo da Coleção UCB
é mostrado na tabela 1.
DVD
Manuscrito
CD-ROM
22
49
1
61
3
2
4
Tese
Periódico
2
Dissertação
Cartaz
167
Cartão
Norma
269
Folder
Folheto
Número
de títulos
Flyer
Tipos de
Materiais
Livro
Tabela 1- Listagem do tipo e quantidade de títulos dos materiais da Coleção UCB
5
1300
2
Posteriormente foram delimitados os seguintes critérios para a constituição da
Coleção:
a) Ser material produzido/patrocinado pela comunidade acadêmica, discente,
docente, e administrativa da Universidade Católica de Brasília, e que, portanto,
veicula sua missão e visão, ou ainda, representa seus fins de pesquisa, ensino e
extensão, ou transmite conteúdo de grande relevância para sua evolução ou atração
de seu público-alvo;
b) Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC) de Graduação e Pós-Graduação Lato
Sensu serão incorporados ao acervo desta Coleção. Porém, prevê-se o depósito de
sua versão eletrônica no Repositório Institucional, estabelecendo-se, deste modo,
um campo padrão para referenciá-los como parte da Coleção UCB;
c) Teses e dissertações eletrônicas também fazem parte do acervo, sendo inclusas
na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações. De modo que uma nota é atribuída a
cada tese para o campo 590, em que é indicada como pertencente à Coleção, mas
sua localização física é o Acervo Geral devido à impossibilidade de armazenamento
de todas as teses/dissertações produzidas.
Após estabelecimento do escopo do acervo, foi realizado o levantamento
junto às unidades produtoras. Para esta fase elaboraram-se três documentos: 1º lista de ramais e de agendamento com os setores da Universidade; 2º - lista de tipos
de materiais que serão incorporados na Coleção para preenchimento junto aos
setores; e 3º - tabela com indicação da localização física dos materiais.
A etapa de captação dos materiais consiste na ligação para todas as
unidades que constam da lista de ramais, para agendamento de entrevista,
recolhimento dos materiais e devolução (quando material não ficar localizado na
Biblioteca Central) após processamento.
Assim, os primeiros materiais recolhidos foram disponibilizados pela DICOMDivisão de Comunicação, entre eles, encontravam-se cartazes, folders, flyers, CDROMs, DVDs, folhetos, cartões e brindes, como camisetas, garrafas de água,
canetas, dentre outros, e pela Gestão de Pessoas, entre eles, manuscritos, livros e
folhetos, que foram encaminhados para a Coordenação de Serviços Bibliográficos
(CSB) para seu devido tratamento técnico.
A tabela 2 a seguir mostra a quantidade de número de exemplares da
Coleção UCB por tipo de material, já inseridos no sistema, nesta nova fase do
projeto.
Tipos de
Materiais
Folheto
Cartaz
DVD
CD-ROM
Flyer
Folder
Cartão
Manuscrito
Tabela 2- Composição do acervo por tipo de material e número de exemplares
Número de
Exemplares
5
25
1
4
2
5
2
15
Para os materiais de caráter não bibliográfico, foi decidida forma de
armazenamento digitalizada, desta maneira, foram tiradas fotografias para serem
inseridas no sistema em campo adequado (856), o que permitirá possível
visualização de todo o material componente de determinado evento/campanha da
Universidade, além de notas com indicação de localização física destes materiais.
Para a fase de armazenamento foi previamente organizada e planejada uma
sala denominada Coleção UCB, para atender às necessidades dos acervos que
compõem a Coleção, e para seguir a norma da ABNT 9050 de acessibilidade a
edificações, mobiliário, espaços e equipamentos urbanos (2004) que estabelece a
largura para transposição de obstáculos isolados por pessoas em cadeiras de rodas,
a largura mínima necessária para a transposição destes obstáculos com extensão
de no máximo 0,40 m deve ser de 0,80 m e a largura mínima de transposição destes
obstáculos com extensão acima de 0,40 m deve ser de, no mínimo, 0,90 m.
Para a etapa de preservação do acervo, procedeu-se a elaboração de manual
para conservação da Coleção.
Na etapa de processamento foi definido o uso das seguintes normas: Código
de Catalogação Anglo-Americano – AACR2 – 2ª edição, em nível completo de
descrição bibliográfica, no formato MARC. Para o processo de descrição do
conteúdo, a Classificação Decimal Universal (CDU) – 2ª edição – Padrão
Internacional em Língua Portuguesa e para a indexação, as autoridades da Rede
Pergamum, Biblioteca Nacional, DeCS -- Descritores em Ciências da Saúde e
Library of Congress.
Após a realização do processamento, a Coleção UCB estará disponível no
sistema automatizado da Biblioteca, atualmente o Sistema Pergamum, que permite
consultas online e busca por autor, título, assunto, coleção, tipo de obra e biblioteca,
facilitando assim, a exatidão no acesso à informação desejada.
Conforme Carvalho (1990) apud Abreu, et al. (2007) a disseminação e
divulgação da informação armazenada no setor poderá ser realizada através da
promoção de exposições das coleções, catálogos, bibliografias, ou boletins
informativos.
Para esta etapa de divulgação da Coleção UCB foi realizada exposição na
ocasião do aniversário de 15 anos da Universidade Católica de Brasília.
Com relação ao estabelecimento de normas para o uso e acesso físico criouse uma comissão de profissionais composta pela Diretoria, Coordenação de
Serviços Bibliográficos e Coordenação de Serviço aos Usuários com suas
respectivas atribuições/ atividades que são listadas no quadro 1 abaixo.
Responsáveis
Atribuições
•
•
•
•
•
•
Solicitar às Unidades TécnicasAdministrativas os materiais,
Selecionar os documentos;
Carimbar e proteger;
Pré-catalogar no Pergamum;
Classificar, catalogar e indexar;
Preparar para consulta;
Supervisionar os serviços de pequenos
reparos e encadernação de publicações
danificadas.
•
•
•
Organizar nas estantes;
Orientar o usuário;
Promover e divulgar a Coleção.
•
Coordenação
(CSB)
de
Serviços
Bibliográficos
Coordenação de Serviços aos Usuários (CSU)
Quadro 1: Lista de atribuições/ atividades de cada Coordenação da Biblioteca Central
Uma meta transversal às demais citadas acima, consiste em sensibilizar a
comunidade acadêmica sobre a importância da preservação da memória
institucional. E para tal, propõe-se a elaboração de material para ser apresentado
através de palestra aos representantes de cada unidade produtora, como forma de
mostrar-lhes os conceitos, os objetivos, a metodologia e a importância da
conservação da memória, como parte da história institucional da Universidade
4 Resultados Parciais
Para 2010 pretende-se ter instituído a Coleção UCB como parte integrante da
preservação da produção institucional, assim como ter implantado a consciência
junto às unidades da Universidade da importância da cultura de comunicação e
envio de documentos para o alcance da meta principal de conservação e acesso à
memória.
5 Considerações finais
A Biblioteca Central tem se comprometido na implementação do Projeto da
Coleção UCB, com a formalização de uma metodologia eficiente para o
levantamento e cadastramento retrospectivo e recente da produção científica da
organização.
As dificuldades encontradas na realização deste Projeto tem sido conseguir a
colaboração das unidades no envio de cópias das publicações produzidas à
Biblioteca.
Entretanto, o Projeto apresentou benefícios inicialmente não visualizados,
como oferecimento de produção científica e disponibilização de material que pode
subsidiar tomada de decisões de coordenadores, diretores, setores da Universidade;
localização física para armazenamento da produção institucional e preservação
adequada.
Portanto, a acessibilidade à produção de uma instituição, como a
Universidade Católica de Brasília, organização de grande complexidade, que se
dedica
ao
ensino,
pesquisa
e
extensão,
demonstra
a
necessidade
de
estabelecimento de fluxo adequado de depósito dos materiais para uma unidade
central, como a proposta da Coleção UCB.
Assim, esperamos alcançar ao final do Projeto, o registro mais completo
possível da sua produção intelectual, além de possibilitar sua divulgação, visibilidade
e preservação.
6 Referências
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Acessibilidade a edificações,
mobiliário, espaços e equipamentos urbanos – apresentação: NBR 9050. Rio de
Janeiro, 2004.
MATOS, Maria Teresa Navarro de Britto. Memória institucional e gestão universitária no
Brasil: o caso da universidade federal da Bahia. Salvador. 2004.184 f. Tese (Doutorado
em Educação) - Universidade Federal da Bahia, Salvador, 2004.
SANTOS, Aleksandra Pereira dos. A memória na administração pública brasileira:
diagnóstico da memória organizacional do Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão. Brasília. 2007. 144 f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) –
Universidade de Brasília, Brasília, 2007.
SILVA, Maria do Carmo de Almeida; VELHO, Angela da Silva; SANTOS, Rute Brazil dos.
Memória institucional: acervo fotográfico. In: Seminário Nacional de Bibliotecas
Universitárias,
12,
2002,
Recife.
Anais.
2002.
Disponível
em:
<
http://www.sibi.ufrj.br/snbu/snbu2002/oralpdf/93.a.pdf >. Acesso em: 15 fev. 2008.