BOLETIM TÉCNICO
AGOSTO / 2014
TEMPO PARA GANHAR DINHEIRO E “CURTIR A VIDA”
Um ditado popular nos diz: “Trabalha tanto que não tem mais tempo para ganhar dinheiro!”. Embora pareça
uma brincadeira, este ditado nos leva a uma significativa reflexão: - Isto está acontecendo comigo? Ando tão
ocupado que não tenho mais tempo para as coisas que realmente importam?
No trabalho de consultoria temos encontrado situações como esta, e com mais frequência do que esperávamos
encontrar. Isto é, existe muita gente trabalhando tanto que não tem mais tempo para ganhar dinheiro e fazer
coisas que considera importante para seu bem estar. Ou então, a pessoa está tão envolvida com o trivial do dia-adia que não encontra tempo para o que realmente importa, sua felicidade.
Isto tem fortes motivos para estar acontecendo e é quase uma evolução natural do processo de crescimento de
uma empresa; par e passo com a evolução do seu sistema gerencial, e das pessoas no progresso das suas
carreiras. É muito fácil compreender o processo.
COM AS EMPRESAS:
No início da vida de uma empresa seu(s) fundador(es) faz(em) praticamente tudo, pelo menos no que diz respeito
ao gerenciamento e controle. A empresa vai crescendo e as pessoas continuam agindo como sempre agiram
antes. Só que, quanto mais a empresa cresce, mais sobrecarregadas essas pessoas chave vão ficando.
Como “o uso do cachimbo faz a boca torta”, sem que se perceba cria-se o hábito de que o excesso de atividade
sem tempo para refletir, planejar e organizar, é salutar para o negócio – uma visão parcial e até certo ponto
distorcida. Este hábito, então, passa a ser o modo de vida dos donos e das pessoas chave do negócio.
Outro perigo, muito grande, é o afastamento destas mesmas pessoas de seus clientes e de seu mercado. Elas
estão tão ocupadas que não sobra tempo para os clientes, para avaliar adequadamente o que está acontecendo
no mercado e na concorrência para ajustar os processos e a organização. Isto se refle também no treinamento
interno, essenciais num negócio em crescimento.
O mesmo efeito é igualmente causado quando acontece um crescimento rápido, ou mudanças aceleradas.
COM AS PESSOAS:
Em geral começamos nossas carreiras profissionais fazendo tudo nós mesmos e, como não sabemos ainda fazer
muita coisa, só alcançamos até onde conseguimos. Com o tempo, conseguimos fazer mais, a empresa confia mais
em nós e nosso trabalho começa a aumentar. Não demora muito, fazer tudo sozinho e da forma como fazíamos
no começo não dá mais, o tempo não é mais suficiente. E, ficando como está, a coisa só vai piorar.
Para que o volume de trabalho destas pessoas chave nas empresas, e dos profissionais sobrecarregados em geral,
volte a níveis humanamente viáveis, duas ações básicas são necessárias:
a) Selecionar, treinar e capacitar pessoas para desempenharem as atividades que, no momento, só elas
fazem, para que possam delegar tarefas.
b) Melhorar a organização do seu tempo pessoal.
Quando delegamos atividades para pessoas não preparadas, acontece o “efeito bumerangue” e o trabalho volta a
quem o delegou. O problema é que treinar e capacitar pessoas toma tempo, um tempo que não se tem mais.
Então, caímos num perverso círculo vicioso: não conseguimos capacitar outros para aliviar a sobrecarga.
A empresa vai crescendo e necessitando de mais pessoas preparadas, que não são capacitadas por falta de
tempo, e as pessoas mais importantes da empresa vão ficando cada vez mais sobrecarregadas. Como somos
todos humanos, com limites de efetividade, o bolso e/ou qualidade de vida dos empresários, executivos e pessoas
chave vão se deteriorando. Felizmente, este tipo de situação tem cura!
Não vamos dizer que a cura é fácil, mas podemos afirmar que o processo é bem melhor e mais vantajoso que a
doença. Ele precisa apenas ser compreendido nas suas diversas etapas e de disciplina para “tomar o remédio”; ou
seja, fazer as mudanças necessárias. Porque se não mudar nada, nada vai mudar!
A Solução para ter mais tempo para ganhar dinheiro e melhor qualidade de vida tem os seguintes componentes:
1) Melhor gerenciamento do nosso tempo.
2) Gastar mais tempo com coisas importantes.
3) Capacitar pessoas, controlar e delegar.
4) Disposição para aprender coisas novas, ou “humildade estratégica”.
Vamos comentar cada um deles:
1) Melhor gerenciamento do nosso Tempo
Existe uma característica muito interessante com o Tempo – ele é a variável mais democrática e equânime que
temos no nosso trabalho e na nossa vida. Rico/pobre, feio/bonito, baixo/alto, gordo ou magro, todos nós
recebemos diariamente a mesma quantidade de tempo – 24 horas.
Para dificultar as coisas, por mais espertos que sejamos não conseguimos guardar um segundo para usar no dia
seguinte, a perecibilidade do tempo é completa - se você não usar, perdeu.
Dadas suas características não podemos tratar o tempo do mesmo modo que tratamos as outras variáveis no
nosso trabalho; assim como o dinheiro, as matérias primas ou mesmo a mão de obra. A rigor, não gerenciamos o
tempo, ele flui no seu próprio ritmo e não está nem aí para nós - nós o inventamos e agora somos escravos dele.
A evolução tecnológica apenas aumentou a precisão com que medimos os segundos, minutos e horas; não
acrescentou um átimo ao nosso tempo. O que podemos fazer não se aplica ao Tempo, mas sim à nossa atuação
no tempo que temos.
Isto compreendido, estamos prontos para focar nossa atenção onde ela pode gerar melhores resultados, isto é:
na organização da nossa atuação no tempo que temos.
Esta organização começa com uma LISTA DE ATIVIDADES.
Embora pareça muito simples, ela é a base para as próximas ações, mantenha-a sempre à mão. Comece
relacionando as principais atividades do seu cotidiano; e então, inclua o que você vem adiando, ou que não havia
pensado antes. Certamente vão surgir muitas coisas que não estavam anotadas na sua lista original; e sabemos, lá
no fundo, o quanto elas enriquecem nossas vidas.
Não subestime ou deixe de fazer sua Lista de Atividades, ela é como o alicerce de uma construção, sem ela todo o
seu gerenciamento do tempo vai por água abaixo. Com sua lista pronta você pode seguir para a segunda etapa.
2) Gastar mais tempo com coisas Importantes
Um aspecto importante a se considerar é o conceito da “Lei de Pareto” (1848-1923) de que, na Natureza, uma
pequena porcentagem das causas responde por uma grande porcentagem dos efeitos. Ou seja, cerca de 20% dos
clientes responde por 80% das vendas; 20% dos itens representam 80% do inventário; e assim por diante.
Ora, se usarmos nosso tempo em 20% das coisas a serem feitas, mas que representem o que vai nos levar a 80%
dos resultados, estaremos usando muito melhor nossos recursos.
Este é o “pulo do gato” para nossa produtividade pessoal - usar nosso tempo no que é mais importante.
Para isso, você começa definindo prioridades para cada atividade, e uma forma prática de identificar estas
atividades de alta alavancagem é usar a MATRIZ DE PRIORIDADES.
URGENTE
IMPORTANTE
SEM
IMPORTÂNCIA
NÃO URGENTE
A–
Crises
Problemas Inadiáveis
Tarefas de Conclusão Inadiável
B–
Planejamento
Soluções Preventivas
Novas Oportunidades
Novos Produtos
Capacitação
Relacionamentos
Recreação
Assuntos Pessoais
C–
Interrupções Triviais
Algumas Correspondências e Telefonemas
Muita Reunião
Conversa Fiada
D–
Atividades que são pura perda de tempo
Trivialidades Populares
Distrações
Concentre sua atenção e energia nos quadrantes A e B.
•
Os itens em A (urgentes e importantes) você não pode se permitir não fazer, ou vão impactar muito sua vida
e seus resultados. Exemplo: necessidades fisiológicas, fogo no prédio, presidente chamando, cliente
esperando.
•
Os itens em B (importantes e não urgentes) são os que mais merecem sua atenção; os grandes
alavancadores da sua produtividade. No quadrante B estão as duas principais categorias de atividades:
– As que vão eliminar as urgências (tipo consertar o telhado antes de começar a chover).
– As que trarão, se forem realizadas, grande impacto na sua vida profissional ou pessoal.
Examine com cuidado as atividades dos quadrantes C e D. (C) Se possível, não faça ou delegue, se, e quando
tiverem alguma relevância. Os itens em D, na sua maioria, fazem você perder tempo no seu trabalho e podem ser
dispensados.
Feito isto, você está pronto para “o grande segredo de usar bem o seu tempo” – o AGENDAMENTO PRÉVIO.
•
•
•
•
Reserve tempo, toda semana, para organizar sua Agenda.
Aloque tempo para as atividades importantes.
Aloque as urgentes pela sua urgência. Deixe, porém, cada vez mais tempo para as atividades importantes.
Faça o que programou. Agende novamente o que não conseguiu fazer.
Aos poucos, suas atividades urgentes vão começar a diminuir porque você gastou tempo prevenindo e evitando
problemas (é mais fácil desligar o gás que apagar um incêndio).
Modelo de Agenda Semanal:
Programe Semanalmente, reprograme toda semana e reagende os itens pendentes de execução - Importantes e Não Urgentes.
AGENDA SEMANAL ANTECIPADA
HORA
SEGUNDA
/
/
HORA
TERÇA
/
/
HORA
QUARTA
/
/
HORA
QUINTA
/
/
HORA
SEXTA
/
/
HORA
SÁBADO
/
/
LEMBRANÇAS E ACOMPANHAMENTOS:
3) Capacitar pessoas, controlar e delegar
Delegue tudo que outros possam fazer por você, tão bem quanto você, ou quase. Não tenha medo de ficar sem
serviço, isso não vai acontecer.
Delegue a atividade, não a responsabilidade; mas lembre-se de determinar a autoridade. Se você é o responsável,
vai continuar responsável, por isso precisa ter certeza que o que você delegou pode ser feito, está sendo e foi
feito. Precisa de mecanismos para acompanhar e controlar o que delegou.
Prepare-se para derrubar as barreiras que você se auto-impõe, saiba lidar com elas:
Desejo de Perfeição: O perfeito é inimigo do ótimo e do bom, e é um desperdiçador de tempo.
Falta de Confiança nos Outros: Avalie o risco e tome as providências para minimizá-lo – ensine, oriente e
acompanhe, mas delegue!
Falso Senso de Eficiência: “Eu posso fazer isso rapidamente em meia hora”. Nesta meia hora faça algo que só
você realmente pode fazer. Algo que seja mais valioso para a organização.
Sem Delegação Não Há Evolução! Todavia, para poder delegar você precisará ter processos mais estruturados
(para facilitar a capacitação das pessoas) e controles (para verificar se elas estão fazendo o que você quer).
4) Disposição para aprender coisas novas; atitude que chamamos de “humildade
estratégica”:
Talvez fruto da nossa natureza, ou do nosso sistema de ensino, mas aprender coisas causa uma
grande ansiedade nas pessoas. É como se, saber tudo, fosse uma característica vital para a
sobrevivência do “EU”, do nosso senso pessoal de identidade, e não saber alguma coisa um
grande demérito pessoal. Isto limita o desenvolvimento pessoal, pois ninguém sabe tudo e a
evolução só acontece quando aprendemos coisas novas.
Profissionais experientes em Consultoria vivenciam diferentes realidades e processos de
negócios e contribuem para o aumento de produtividade das empresas ajudando em seus
processos de trabalho. Controles e informações gerenciais têm sido observados como uma
carência que deve e pode ser resolvida. Assim como treinamento e capacitação de
funcionários, no próprio trabalho ou fora dele.
Geralmente não conseguimos ver aquilo que está muito perto, como nosso próprio nariz. Nos
acostumamos com o modo como as coisas são feitas e não enxergamos como podem ser
melhoradas. Isto está diretamente relacionado ao processo cognitivo humano através do qual
percebemos e tomamos consciência da realidade.
As limitações da cognição humana estão muito bem explicadas no livro do escritor americano
Daniel Golemann, “Mentiras Essenciais, Verdades Simples”.
Este processo acontece por uma característica importante dos processos mentais que é a
capacidade que temos de criar pontos cegos psicológicos de percepção da nossa realidade.
Golemann nos fala que a essência da auto-ilusão é que “não vemos o que não vemos”.
Conscientemente não estamos nos enganando, apenas não estamos vendo.
A auto-ilusão age tanto na mente do individuo como na consciência coletiva de um grupo. O
preço para se pertencer a um grupo é a cegueira de não mais se notar o que não deve ser
notado. Assim, a visão de mundo aceita por aquele grupo se perpetua e se mantém.
O processo de conscientização é como uma moldura ou o campo de visão da máquina
fotográfica, nossa atenção se concentra no que está dentro desta moldura, o que está fora é
cortado, desaparece. A atenção define o que notamos, mas faz isto com tanta sutileza que
raramente percebemos como não notamos. A atenção é a moldura em torno da experiência.
Assim como a moldura errada interfere e arruína um quadro, a atenção distorcida deforma a
experiência e inibe a ação.
A história popular “os cinco cegos e o elefante” ilustra bem este fato: - Dizem que na antiga
Índia, cinco cegos foram apresentados pela primeira vez a um elefante. Depois, foi perguntado
que bicho era aquele.
O primeiro respondeu que era parecido com um cobertor, o segundo com uma árvore, o
terceiro com um barranco, o quarto com uma cobra e o quinto com uma corda. Na verdade,
cada um tocou em partes diferentes do animal – o primeiro pegou na orelha, o segundo na
perna, o terceiro na barriga, o quarto na tromba e o quinto na cauda. Entendemos, a partir daí,
que cada um de nós percebe a realidade conforme nosso ponto de vista, nossa posição e
percepção.
Filtros de percepção são essenciais em virtude do grande fluxo de dados acessíveis aos nossos
sentidos em cada momento. O córtex, a área mais nova do cérebro humano, gasta grande
parte da sua energia separando e escolhendo as informações deste fluxo. Percepção é seleção.
Sem seleção, a experiência seria um caos completo. A informação é filtrada de um modo geral
para o bem. Porém, a própria capacidade do cérebro para fazer isto o torna vulnerável à
deturpação do que é admitido e do que é rejeitado. A atenção é governada por forças
conscientes e inconscientes.
O paradoxo deste processo é mais ou menos assim: O alcance do que pensamos e fazemos é
limitado por aquilo que deixamos de notar. E por que deixamos de notar, pouco fazemos para
mudar, já que não vemos o que está lá na nossa consciência.
Esquematicamente, o processo é mais ou menos assim:
MEMÓRIA DE LONGO PRAZO
ESTÍMULO
ARMAZÉM SENSORIAL
E FILTRO
PERCEPÇÃO
RESPOSTA
INCONSCIENTE
Para aumentar nossa efetividade
precisamos ativar os processos
que tornam nossos esquemas
evolutivos flexíveis e vivos. Uma
forma de facilitar este processo,
de conseguirmos lidar com o
pensamento automático e os
esquemas/filtros da percepção,
é a ajuda de pessoas com
percepções
e
esquemas
diferentes dos nossos.
 Ajudando a ver o que não conseguimos ver – a identificar problemas e oportunidades não
percebidas e que, em geral, são exatamente aquelas que afetam significativamente os
resultados futuros (os “milagres reservados aos santos de fora”). Observamos uma
melhoria significativa em todas as empresas que compreenderam a importância desse
trabalho.
 Ajudando a fazer as mudanças que não conseguimos fazer sozinhos – como as resoluções
de “ano novo” nos ensinam, mudar é uma coisa muito difícil, todos nós sabemos isso.
Técnicas novas surgiram na área de Coaching nas empresas, ajudando pessoas a
desenvolverem competências, atingir metas e mudar para melhor despertando seu potencial
enquanto elevam o nível de consciência, mas com os pés no chão. Isto tem trazido muitos
benefícios com a geração de novas perspectivas, mudando a visão de problemas para
possibilidades e oportunidades.
“Um Coach ou Orientador é, algumas vezes, alguém que diz o que você não quer ouvir, mostra
o que você não quer ver, para ajudar você a ser quem você sempre soube que poderia ser.”
(Tom Landry)
A “humildade estratégica” é pré-requisito para se conseguir aproveitar este conceito, o
reconhecimento de que temos o direito de evoluir e aprender coisas novas e estar disposto a
tal. Aprender requer um estado receptivo da mente, reconhecer que, embora eu saiba muita
coisa, não sei tudo, como ninguém no mundo sabe tudo. De que outras pessoas podem ter
conhecimentos que eu não tenho, e que eu posso me beneficiar se os aprender e depois
torná-los meus. É compreender que se não mudar nada, nada vai mudar!
Gerenciar o Tempo é uma metáfora; é Gerenciar você; usando as ferramentas cognitivas que
facilitam sua produtividade e conseguir ser efetivo no que você faz dentro do tempo que você
tem, transformando isso num hábito, com autodisciplina.
Diz-se que Tempo é dinheiro, mas é principalmente vida, pois é aí que ele acontece – pense
nisso!
Boa Sorte e Bons Negócios!
A PROSPER tem para às empresas médias e pequenas sua Consultoria de Negócios, um
trabalho prático é muito efetivo para Profissionalizar seus clientes, gerando mais lucro,
melhores vendas e controles, trabalhando o negócio como um todo.
Para facilitar o processo, o cliente contrata inicialmente apenas um DIAGNÓSTICO, onde
vamos identificar com realismo o trabalho necessário, individualizado para suas necessidades,
e só depois, conhecendo melhor nosso trabalho mostrado no relatório do Diagnóstico,
contrata ou não o trabalho de consultoria.
Para maiores informações contate: [email protected]
A PROSPER oferece também, em parceria com as Associações Comerciais, os seguintes cursos:
 O Básico da Gestão Financeira e Tributária Empresarial.
 Liderança na Empresa.
 Motivação, Produtividade e Trabalho em Equipe.
Para maiores informações contate: [email protected]
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