Fórum Permanente de Arte e Cultura
UNICAMP
A importância do planejamento para a
preservação de coleções documentais.
Ingrid Beck
1
Conceitos
• Preservação - sentido geral, toda a ação que se direciona
à salvaguarda das condições físicas dos materiais.
• Conservação / Restauração - intervenção na estrutura
dos materiais visando melhorar o seu estado físico.
» impacto sobre o objeto
• Conservação preventiva - melhoria do meio ambiente e
dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a
degradação.
» impacto sobre o conjunto
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A preservação documental
• Sociedade da Informação:
– Importantes mudanças conceituais.
– O acesso passou a ser a principal justificativa
para a preservação das coleções.
– A preservação passou a ter um caráter
gerencial.
• Não se faz preservação sem planejar.
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Recomendações
• A Câmara Técnica de Conservação de Documentos
do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
preparou, em 2005, as “Recomendações para a
Produção e o Armazenamento de Documentos de
Arquivo".
• Os documentos devem ser protegidos para assegurar
sua integridade pelo período determinado para a
guarda/retenção.
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Conservação Preventiva
• Armazenamento seguro: minimiza os danos aos
documentos e as perdas de informação.
• Condições ambientais e de guarda asseguram a
perenidade e o acesso, independente do
formato ou suporte dos documentos.
• Reformatação e migração planejada dos
arquivos digitais para novas mídias.
• Salvamento das coleções em casos de desastre.
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Planejamento de Preservação
Fases:
1. Dinâmica de seleção de acervos prioritários:
–
–
Coleções prioritárias.
Áreas prioritárias
2. Levantamentos/diagnósticos:
–
–
Levantamento das condições das coleções e das áreas de
armazenamento.
Análise dos dados levantados.
3. Plano Diretor/Estratégico:
–
–
Redação do Plano.
Implementação do Plano, ações prioritárias.
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Fase 1: dinâmica de seleção
• Primeira fase do planejamento: promover una
dinâmica participativa, para identificar as coleções
prioritárias para a instituição.
• Participam:
– Arquivistas, gerentes de coleções e de acesso, avaliando
prioridades quanto ao valor intrínseco e a freqüência de
uso.
– Conservadores, microfilmadores, avaliando a fragilidade e
as necessidades de preservação.
– Engenheiros de manutenção do edifício, avaliando
vulnerabilidades, condições climato-ambientais e riscos
para a segurança e preservação do acervo documental.
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Escalas de VALOR x USO
segundo Clive Smith
VALOR :
A - Documentos de conteúdo essencial a nível probatório
e de pesquisa histórico científica.
B - Documentos com informação significativa para
distinta finalidade.
C - Documentos com informação útil ou complementar.
USO :
A - Documentos de consulta freqüente.
B - Documentos de consulta relativamente freqüente.
C - Documentos de consulta ocasional.
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Graus de urgência ou prioridade (exemplo):
• AA -necessitam de atenção imediata; ex: prioridade
para microfilmagem e reacondicionamento ( Prioridade
1)
• AB - necessitam de atenção para prevenir
deterioração; ex: reacondicionamento ( Prioridade 2)
• AC - idem ( prioridade 2)
• BA - ex: necessitam ser microfilmados (prioridade 2)
• BB - ex: embalagem de proteção a médio prazo
(Prioridade a ser definida)
• BC - idem (Prioridade 3)
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Fase 2: Levantamentos
• O Planejamento de Preservação pede dados
quantitativos sobre:
– Condições de fragilidade e degradação das coleções.
– Climatologia do interior e exterior do edifício: variações
de temperatura e umidade relativa do ar, níveis de
contaminação atmosférica e radiações luminosas.
– Condições do mobilário, de caixas e pastas, quanto à
funcionalidade e qualidade de preservação, para cada
acervo.
– Condições do edifício e fatores de risco para o acervo.
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Metodologias de levantamento
• Basicamente há duas formas de pesquisa:
a que avalia individualmente, item por item
e a que utiliza a metodologia de
amostragem aleatória.
• A pesquisa, ou levantamento, é uma etapa
do planejamento que não deve demorar.
• Em coleções extensas, o método por
amostragem
é
especialmente
recomendado.
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Que método?
• La evaluación es una fase de la planificación que no debe
tomar mucho tiempo.
• Para evaluar las condiciones del edificio y sus instalaciones, la
investigación es individualizada sobre variados elementos, en
cantidades limitadas.
• El monitoreo de las condiciones medioambientales se hace
sobre un determinado espacio físico y sobre un determinado
espacio de tiempo, usando dataloggers, con resultados en
medianas, máximas e mínimas .
• Ya en encuestas sobre colecciones muy extensas el muestreo
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aleatorio es una herramienta imprescindible.
Evaluadores
• Además de preparar las cuadrillas para las
encuestas, las direcciones técnicas tendrán aun que
entrenar los equipos que aplicarán las encuestas.
• El entrenamiento debe pasar el conocimiento
necesario en el tema de la investigación y entrenar y
llevar a cabo simulacros sobre la encuesta.
• La confiabilidad de la evaluación dependerá en
grande parte de estas pruebas preliminares, y ellas
deben repetirse hasta que ningún más presente
dudas.
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Universos de evaluación.
• Es también importante que las muestras sean
representativas de un determinado universo a
ser evaluado, para resultar en datos objetivos.
• La investigación debe manejarse en separado,
para cada universo de que se desea investigar,
como, por ejemplo, documentos encuadernados,
colecciones el papel ácido, colecciones
fotográficas en color, en negro y blanco, o de
películas.
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A amostragem aleatória usa
amostras imparciais.
• Carl Drott adequou o método de pesquisa por
amostragem aleatória às necessidades de
investigação em bibliotecas, podendo ter
inúmeras aplicações.
Random Sampling: A Tool for Library
Research, in College & Research Libraries 30
(Março de 1969) : 119-125.
• http://drott.cis.drexel.edu/
15
É um método confiável ?
• Com o método de amostragem não podemos
ter certeza de que os dados colhidos irão
refletir exatamente o mesmo resultado que
teríamos, se investigássemos a coleção inteira.
• Por esta razão precisamos trabalhar com
métodos estatísticos já consagrados, nos
quais a margem de acerto pode ser
previamente estabelecida.
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Precisão e Tamanho da Amostra
• A amostragem aleatória permite realizar pesquisas,
independente do volume total de itens, com níveis de
acerto elevados.
• À medida em que se aumenta o tamanho da amostra,
eleva-se a precisão dos dados.
• O tamanho da amostra é, portanto, estabelecido
com base na precisão desejada.
• A precisão deve ser calculada, prevendo dois
possíveis tipos de erro: tolerância e confiança.
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Tolerância
• A Tolerância é a margem ou intervalo de confiança,
também chamada de ou erro-padrão.
• Tolerância é uma medida expressa em percentuais.
• Por exemplo: Pesquisando uma coleção de plantas de
arquitetura, com uma tolerância de 4%, obtivemos a
resposta de que 15% das plantas excedem ao formato das
mapotecas: 15 ± 4.
• Devemos considerar que entre 11(15 - 4) e 19(15 + 4) %
das plantas excedem de fato às medidas das mapotecas.
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Confiança
• A Confiança ou nível de confiança é expresso
como porcentagem e representa o quanto
podemos estar seguros de que a resposta está,
de fato, dentro dos limites estabelecidos pela
tolerância.
– Exemplo: No caso das plantas, se a confiança for
95%, há 95% de chance, de que entre 11 e 19 % das
plantas excedem ao tamanho das mapotecas.
– Isto significa que haveria apenas uma chance em 20
de de a resposta estar errada.
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Aplicando tolerância e confiança
• Drott mostrou com a tabela a seguir, como
podemos selecionar, com base nos níveis de
tolerância e confiança, o tamanho da
amostra.
• Na maioria das pesquisas na área de ciências
humanas usa-se o nível de confiança de 95%.
• Se a esta confiança aplicamos uma margem
de tolerância de 5% chega-se a um tamanho
de amostra de 384 itens.
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Tabela 1
A confiança e a tolerância determinam o tamanho da amostra
CONF
CONF
TOL
99% ± 0,5
± 1,0
± 2
± 3
± 5
± 7
± 10
TAM
TOL
95% ± 0,5
± 1,0
± 2
± 3
± 5
± 7
± 10
TAM
CONF
66.358
16.590
4.147
1.843
664
339
166
CONF
38.416
9.604
2.401
1067
384
196
96
TOL
90% ± 0,5
± 1,0
± 2
± 3
± 5
± 7
± 10
TAM
TOL
80% ± 0,5
± 1,0
± 2
± 3
± 5
± 7
± 10
TAM
27.060
6.765
1.691
752
271
138
68
16.435
4.109
1.027
457
164
84
41
Os valores desta tabela se baseiam em fórmulas derivadas do Relatório Mg-ML-100, da
21
Community Systems Foundation, Ann Arbor, Michigan.
Ajustando a margem de tolerância.
• Se pudermos estimar que cerca de 20 % das plantas
apresentam medidas superiores ao padrão das gavetas,
podemos encontrar um fator de redução para a margem de
tolerância:
• Matematicamente falando, isto é estimar o desvio padrão.
• Calculando o Fator de Correção:
1,0 – 0,2 = 0,8
0,2 x 0,8 = 0,16
0,16 x 4 = 0, 64
– Multiplicado o fator de correção pelo valor dado à
margem de tolerância, no caso ± 5, teremos margem de
tolerância reduzida para: 0,64 X 5 = 3,2
– A margem de tolerância passa a ser de ± 3
22
http://www.surveysystem.com
Encontre o tamanho da amostra ou a margem de tolerância:
23
A técnica de amostragem precisa usar uma
amostra imparcial
 Deve-se usar o conceito
matemático de
aleatoriedade.
 Como podemos nos
certificar de que a
pesquisa é de fato
aleatória?
 O método faz uso de
tabelas de números
aleatórios. Exemplo, os
números sorteados pela
Loteria.
 Muitos livros sobre
amostragem ou
estatísticas incluem
tabelas de números
aleatórios
 Por exemplo:
173493
533251
081831
987384
381849
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Aplicando o método: exemplo
• Um arquivista precisa levantar as necessidades
de reacondicionamento de um fundo
documental com 9.972 caixas, porque parte das
caixas se encontra em mau estado.
• O arquivista irá trabalhar com a
– Confiança de 95 % , e a
– Tolerância em ± 5 %.
– O tamanho da amostra, de acordo com a Tabela 1 é
de 384 itens.
25
AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE
ACONDICIONAMENTO
Tipo de cartão:
 alcalino
 kraft
Estado da caixa:
 rasgada e
 deformada
 pequena para o formato dos documentos
Estado dos documentos:
 bom estado
 amassados e/ou rasgados
Aplicador:________________________________
26
Ajustando a margem de tolerância sobre um
percentual estimado
O arquivista estima que não mais que 30% das
caixas terão que ser substituídas, portanto irá
calcular reduzir a margem de tolerância da
seguinte forma:
1,0 - 0,3 = 0,7
0,3 X 0,7 = 0,21
0,21 X 4 = 0,84
0,84 X 5 = 3,2
27
Seleção aleatória: estantes
• Há 9.972 caixas, distribuídas em 277 estantes.
• Cada estante tem 6 prateleiras, e
• há 6 caixas em cada prateleira.
• O arquivista escolheu a amostra de 384 caixas da seguinte
maneira: 43 estantes, destas 3 prateleiras e destas 3 caixas
(42x3x3 = 387 caixas).
• Para identificar as 43 estantes, retirou os 43 números abaixo,
de una relação de números aleatórios com 3 dígitos :
•
•
•
•
387 307 276 457 287 106 975 341 573 239 546 940
539 143 456 191 706 223 378 982 261 684 738 830
502 569 571 171 309 947 865 684 674 349 347 308
916 792 321 988 897 267 497 .
28
Seleção aleatória: estantes
• Para selecionar das 277, 43 estantes, o arquivista
calculou um fator de conversão para os números
aleatórios com 3 dígitos, de 001 a 277 , para encontrar
os números das estantes.
•
999 / 277 = 3,6.
• Dividiu cada um dos 43 números aleatórios pelo fator
de conversão.
• Veja o exemplo da primeira coluna (em negrito):
• 387 / 3,6 = estante 107.
• 539 / 3,6 = estante 149.
• 502 / 3,6 = estante 139.
• 916 / 3,6 = estante 254
29
Seleção aleatória: pateleiras e caixas
• 3 de das 6 prateleiras da estante selecionada e
• 3 caixas de cada uma dessas prateleiras (também com 6
caixas),
• Converteu uma coluna de números aleatórios de 2 dígitos em números
•
•
•
•
•
•
•
de 1 a 6 (não existe estante zero):
00 a 15
em
prateleira 1
16 a 31
em
prateleira 2
32 a 47
em
prateleira 3
48 a 63
em
prateleira 4
64 a 79
em
prateleira 5
80 a 95
em
prateleira 6
96 a 99 exclua.
Números aleatorios
1740
3789
7022
Prateleira
2
3
5
Caixa
2
3
5
30
O levantamento
• Combinando todas essas regras, o arquivista
encontrou a sua amostra aleatória.
• Depois de ordenar todos os números das
estantes, ele retirou, sempre, a 2ª, 3ª e 5ª
caixa, de cada 2ª, 3ª e 5ª prateleira, das 43
estantes selecionadas.
31
Os dados
• Foram tabulados, com relatórios percentuais, a
saber:
– 21% ± 4% de caixas de boa qualidade, em bom
estado (entre 17 e 25%) = média: 2.094 caixas.
– 79% ±4% de caixas de cartão ácido, sem
qualidade de preservação (entre 73 e 83%) =
média: 7.878 caixas.
• Destas,
• 38% ± 4% caixas rasgadas e deformadas
• 24% ± 4% caixas rasgadas e deformadas, e ainda
com medidas menores que as medidas dos
32
documentos.
Informações que substanciaram a
análise dos dados
• A área de aquisição informou ter adquirido essas
caixas há cerca de 6 anos.
• A área de acesso assegurou que grande parcela
desta documentação é muito consultada.
• A área de preservação considerou que o papelão
ondulado kraft não é adequado para a
preservação dos documentos, e só foi adquirido
na época porque não haviam caixas de outro
cartão adequado, disponíveis no mercado.
33
Informações adicionais
• O arquivista ainda considerou as informações
de que as caixas de cartão ácido foram
adquiridas há cerca de 6 anos.
• A área de acesso disse que grande parte desta
documentação é muito consultada.
• A área de preservação considerou que o cartão
ácido não é adequado para a preservação de
documentos.
34
O plano de ação
•
Para um investimento definitivo justificava-se a
substituição de todas essas caixas por novas, mais
resistentes e de cartão alcalino, pois mesmo as que ainda
se encontravam em bom estado deveriam apresentar
problemas, em breve.
• Plano de Ação:
1. Adquirir, a curto prazo, de 3.000 caixas de tamanho
padrão e de 2.000 caixas de novo padrão de formato,
para abrigar adequadamente os documentos de
medidas maiores.
2. Adquirir a médio prazo outras 2.000 caixas de formato
padrão, para substituição, num segundo momento, das
caixas de papel kraft, ainda em melhor estado.
3. Combinar as atividades de reacondicionamento com a
35
limpeza dos documentos.
Obrigada !
Ingrid Beck
ingridbeck@terra.com.br
Projeto CPBA:
www.cpba.net
36
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3,2 - Unicamp