Benefícios do investimento em TIC na gestão da formação
Software de gestão vs Ferramentas de Escritório
na gestão diária dos processos de formação
50%
Poupança de tempo
Se apenas usa folhas de cálculo e processadores de texto (Ferramentas de escritório)
na gestão diária da sua entidade formadora,a entrada em produção de software
de gestão da formação online permite-lhe ganhos de cerca de 50% de tempo,
permitindo um aumento de produtividade, fundamental numa
economia moderna, cada vez mais globalizada e competitiva.
Aumento de produtividade
O investimento em software de gestão, evita tarefas manuais que as ferramentas
de escritório ( tipo “office”) não conseguem evitar. Garante uma poupança de tempo,
permitindo um aumento de produtividade dos gestores, coordenadores e
técnicos de formação.
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PROCESSO:
Emissão de relatórios estatísticos.
TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO
0%
TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA
Depois de registada 1 VEZ toda informação dos cursos, acções, formandos, formadores,
sessões, presenças, inquéritos, etc, no final de cada acção, anualmente ou entre datas,
pode ser emitido o relatório estatístico com gráficos correspondente a toda a actividade
da entidade formadora.
A construção de relatórios com estatísticas e gráficos, com a actividade da entidade
formadora torna-se uma tarefa muito demorada. A informação está dispersa por vários
utilizadores e computadores.
O rigor dos dados e resultados depende de fórmulas editáveis e de fácil corrupção.
PROCESSO:
Emissão de documentos do DTP.
TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO
TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA
75%
Depois de registada 1 VEZ a informação dos cursos, acções, formandos, formadores,
sessões, presenças, etc, TODOS os documentos do DTP são emitidos automaticamente
com essa informação. O formato é definido 1 VEZ para cada tipo de formação (financiada,
não financiada, IEFP, etc)
Os documentos do DTP podem ser gerados a partir de folhas cálculo para processadores
de texto, mas com diversas falhas de coerência de dados e layout, principalmente
quando utilizado por vários colaboradores.
PROCESSO:
Comunicação com formandos e formadores e entre colaboradores.
0%
TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO
TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA
Os formandos e formadores são motivados a utilizar a plataforma online para consultas
de inscrições, cronogramas, salas, localizações, notas e outras informações que lhe
dizem respeito relativas às suas acções.
Para partilha de informação com formandos, formadores e entre os colaboradores da
entidade formadora será necessário tempo gasto em tarefas adicionais de envio de email,
telefonemas, transferência de ficheiros, deslocações, etc.
2
PROCESSO:
Monitorização e controlo de qualidade.
TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO
TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA
50%
Com uma plataforma online, de registo diário da informação das acções de formação,
será muito fácil monitorizar a eficiência e eficácia da execução dos processos de gestão
da formação.
Os dados estatísticos e alertas permitem manter o nível de qualidade e reforçar o apoio
à decisão de gestão.
Com o acesso imediato à informação, a decisão torna-se eficaz e eficiente.
Com a informação dispersa em diversos PCs de diversos colaboradores, torna-se muito
difícil e demorado monitorizar o estado de cada acção ao nível de execução e qualidade.
A gestão, com informação desactualizada e dispersa, torna-se menos eficaz e provoca
perdas financeiras e ao nível do tempo.
PROCESSO:
Gestão de Recebimentos.
TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO
25%
TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA
Com o meio de pagamento online para o cliente, reforça-se o controlo dos
recebimentos, facilita-se o pagamento ao cliente.
A gestão manual de recebimentos ao nível das contas bancárias provoca perdas de
tempo a associar o pagamento ao cliente.
A conciliação bancária manual tem riscos financeiros e exige muito tempo.
Complicações nos pagamentos podem levar a desistências nas inscrições.
PROCESSO:
Controlo e salvaguarda da informação da empresa.
TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO
TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA
25%
Os dados de gestão estão registados centralmente, garantindo a sua coerência e
salvaguarda. A recuperação de dados em caso de acidente é rápida e eficaz.
Os documentos, além de estarem dispersas por várias pessoas, têm os dados e fórmulas
editáveis. Além disso, os processos de salvaguarda e contingência tornam-se difíceis de
executar e controlar.
O tempo de recuperação e validação de dados pode ser muito demorado quando ocorre
alguma avaria ou perda dos dados existindo a possibilidade de perda total dos dados.
3
PROCESSO:
Construção e partilha dos cronogramas das acções.
TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO
TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA
50%
Registo com apoio do software das sessões ao nível dos locais, salas e formadores.
Os formandos e formadores podem consultar de imediato e a qualquer momento a
informação registada.
As alterações podem ser comunicadas por e-mail ou SMS.
Registo de sessões de cada acção. Dificuldade em cruzar informação entre acções,
principalmente se o trabalho for realizado por várias pessoas.
PROCESSO:
Registo de dados duplicados.
TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO
25%
TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA
Nos sistemas de gestão, apenas se regista 1 VEZ a mesma informação.
Depois de registado na base de dados, a informação fica disponível para todos os
utilizadores em diferentes acções de formação.
O registo da mesma informação repete-se nas diversas acções e nos diversos
outputs (Documentos DTP e Relatórios).
PROCESSO:
Registo de dados de formandos, formadores, inscrições, inquéritos e presenças.
0%
TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO
TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA
Registo efectuado pelo próprio formando ou formador.
Os gestores, coordenadores e técnicos registam internamente todos os dados de
formandos e formadores e das acções de formação.
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