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POLÍTICA DE INDEXAÇÃO NA VISÃO DOS INDEXADORES
Milena Polsinelli Rubi1
Mariângela Spotti Lopes Fujita2
RESUMO
A indexação visa fornecer, por meio de termos, representações de conteúdos de documentos que
poderão ser recuperados pelo usuário no momento da busca. Para que haja correspondência entre
os índices e os documentos recuperados, é preciso que os sistemas de informação adotem uma
política de indexação condizente com esse propósito. Objetivou-se, portanto, identificar os
elementos de política de indexação a partir da visão de indexadores de bibliotecas universitárias.
Utilizou-se como metodologia a prática de leitura como evento social, verificando também a
aplicabilidade quanto ao seu uso como instrumento para coleta de dados. Os resultados
demonstraram que os indexadores reconhecem a importância da política de indexação para o
sistema de informação, uma vez que, a partir da definição da mesma pode-se sistematizar o
processo de indexação e, consequentemente, melhorar a recuperação da informação. Conclui-se,
portanto, que a prática de leitura como evento social pode ser utilizada como metodologia pela
riqueza e diversidade dos dados coletados durante a interação entre os indexadores.
Palavras-chave: política de indexação; indexadores; leitura como evento social.
1
INTRODUÇÃO
A indexação em Análise Documentária é, de forma prática, realizada em serviços de
análise de conteúdos documentários de sistemas de informação que constróem e alimentam bases
de dados referenciais e textuais com a finalidade de fornecer representações desses conteúdos
documentários através de termos que poderão ser recuperados em estratégias de busca realizadas
por usuários desses sistemas de informação.
1
Mestranda do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – UNESP – Marília. Bolsista CAPES. Email: [email protected].
2
Professora Assistente Doutora – Departamento de Ciência da Informação – UNESP – Marília. E-mail:
[email protected].
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Para satisfazer adequadamente a demanda de recuperação é preciso que esses sistemas de
informação adotem uma política de indexação dotada de estratégias pertinentes ao alcance dos
objetivos de recuperação do sistema de informação. Essas estratégias estão vinculadas a
existência de elementos que caracterizam uma política de indexação. Propõe-se, em decorrência,
identificar os elementos de uma política de indexação a partir da visão do indexador do sistema
de informação.
Responsável pela indexação, e portanto igualmente importante dentro do sistema de
informação, o indexador tem a função primordial de compreender a leitura ao realizar uma
análise conceitual que represente adequadamente o conteúdo de um documento de modo que
ocorra correspondência com o assunto pesquisado pelo usuário.
Considerando que a política de indexação de um sistema de informação deverá estar
descrita formalmente em seus documentos oficiais, neste caso em manuais de indexação, em
estudo anterior (RUBI, 2000), procurou-se verificar se os sistemas de informação Sub-Rede
Nacional de Informação em Ciências da Saúde Oral, Centro de Informações Nucleares e
Coordenação Geral de Documentação em Agricultura possuíam ou não um manual e,
consequentemente, uma política de indexação que norteasse esse procedimento tão importante e
imprescindível em grandes e pequenos sistemas. Nesse estudo, analisou-se comparativamente o
conteúdo, a estrutura e, principalmente, os elementos de política de indexação presentes em seus
manuais de indexação.
Cumpre ressaltar aqui que um sistema de informação pode ser considerado um tipo de
“empresa” que, geralmente, não visa lucro direto, mas que agrega valor à informação ao adquirila e processá-la tecnicamente de forma a torná-la disponível. Portanto, de maneira mais ampla,
podemos considerar sistema de informação como uma organização.
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Sob esse ponto de vista, Tamayo (1998), autor que trabalha com estudos sobre cultura
organizacional, esclarece que existem duas abordagens principais que podem ser utilizadas no
estudo dos valores organizacionais: a partir dos documentos oficiais da empresa e como os
valores são percebidos pelos empregados. No nosso caso, entende-se por valores organizacionais
os elementos de política de indexação que fazem parte do sistema de informação.
A maior parte dos estudos feitos sobre os valores organizacionais têm utilizado a primeira
forma, através de estudos da missão da empresa, dos seus documentos oficias, das suas políticas
oficias e do discurso de seus dirigentes. Esse tipo de abordagem leva à identificação dos valores
oficiais, aqueles que existem nos documentos oficiais considerados pelos dirigentes como
orientadores da organização.
No nosso caso, não é de nosso interesse estudar cultura organizacional dentro do sistema
de informação, sob a perspectiva da administração. Mas, comparativamente, é o caso dos
manuais de indexação dos sistemas de informação, em que se verificou as regras/diretrizes
norteadoras do trabalho dos indexadores dos sistemas de informação.
Entretanto, como nem sempre o que está descrito nos documentos oficiais (manual de
indexação) é praticado pelos empregados (indexadores), a proposta para o desenvolvimento da
nossa dissertação é observar como a política de indexação da instituição é percebida tanto pelos
indexadores como pelos dirigentes regionais para elaboração de uma manual de indexação que
seja realmente condizente com a sua realidade de trabalho, facilitando desse modo, a tarefa de
indexação considerada tão importante em sistemas de informação.
Para tanto, utilizou-se a metodologia denominada prática de leitura como evento social
como um instrumento de coleta de dados para estudar a visão que os indexadores de bibliotecas
universitárias têm a respeito de política de indexação. Essa metodologia também foi avaliada
quanto ao seu uso como instrumento para coleta de dados na dissertação "Política de indexação
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em serviços de análise da informação: subsídios à elaboração de manual de indexação para
indexadores".
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POLÍTICA DE INDEXAÇÃO
No que diz respeito à indexação em sistemas de informação, Fujita (1999) esclarece que
ela é reconhecida como a parte mais importante do sistema porque condiciona os resultados de
uma estratégia de busca. Além disso, a indexação pode ser observada em dois momentos
distintos dentro do sistema: na entrada, no tratamento temático da informação, e na saída, na
busca e recuperação da informação.
Desse modo, observa-se a relevância em estudar não só a indexação isoladamente, mas
também a política adotada pelo sistema de informação que influenciará todo o processo de
análise documentária que resultará na indexação.
A observação dos elementos de política de indexação pode ser feita principalmente por
meio da documentação oficial do sistema de informação, ou seja, aquela produzida e/ou adotada
como padrão para a realização de determinada tarefa ou ação dentro do sistema.
O manual de indexação é um exemplo dessa documentação pois, além de ser produzido
dentro dos sistemas de informação em questão, pressupõe-se que a maioria dos elementos
constituintes de uma política esteja descrita nele.
De acordo com Carneiro (1985), uma política de indexação deve, além de servir como um
guia para tomada de decisões, levar em conta os fatores como características e objetivos da
organização, determinantes do tipo de serviço a ser oferecido; identificação dos usuários, para
atendimento de suas necessidades de informação e recursos humanos, materiais e financeiros, que
delimitam o funcionamento de um sistema de recuperação de informações.
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Cesarino (1985, p. 165) complementa a constatação de Carneiro explicando que uma
política de indexação só pode ser estabelecida depois de observados os seguintes aspectos:
identificação das características do usuário (áreas de interesse, nível, experiência, atividades que
exercem); volume e características da literatura a ser integrada ao sistema; volume e
características das questões propostas pelo usuário; número e qualidade dos recursos humanos
envolvidos; determinação dos recursos financeiros disponíveis para criação e manutenção do
sistema; determinação dos equipamentos disponíveis.
Para Carneiro (1985) os seguintes elementos devem ser considerados na elaboração de
uma política de indexação:
1. Cobertura de assuntos: assuntos cobertos pelo sistema (centrais e periféricos);
2. Seleção e aquisição dos documentos-fonte: extensão da cobertura do sistema em áreas de
assunto de seu interesse e a qualidade dos documentos, nessas áreas de assunto, incluídos no
sistema;
3. Processo de indexação:
3.1 Nível de exaustividade: “uma medida de extensão em que todos os assuntos discutidos em
um certo documento são reconhecidos na operação de indexação e traduzidos na linguagem do
sistema” (LANCASTER, 1968 apud CARNEIRO, 1985, p.232);
3.2 Nível de especificidade: “a extensão em que o sistema nos permite ser precisos ao
especificarmos o assunto de um documento que estejamos processando” (FOSKET, 1973, apud
CARNEIRO, 1985, p.232);
3.3 Escolha da linguagem: a linguagem de indexação afeta o desempenho de um sistema de
recuperação de informação tanto na estratégia de busca (estabelece a precisão com que o técnico
de busca pode descrever os interesses do usuário) quanto na indexação (estabelece a precisão
com que o indexador pode descrever o assunto do documento). Portanto, a partir de estudos do
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sistema, deve-se optar entre linguagem livre ou linguagem controlada e linguagem précoordenada ou pós-coordenada;
3.4 Capacidade de revocação e precisão do sistema: exaustividade, revocação e precisão estão
relacionadas. Quanto mais exaustivamente um sistema indexa seus documentos, maior será a
revocação (número de documentos recuperados) na busca e, inversamente proporcional, a
precisão será menor;
4. Estratégia de busca: deve-se decidir entre a busca delegada ou não;
5. Tempo de resposta do sistema;
6. Forma de saída: é o formato em que os resultados da busca são apresentados. Tem grande
influência sobre a tolerância do usuário quanto à precisão dos resultados. Deve-se verificar
qual a preferência do usuário quanto à apresentação dos resultados;
7. Avaliação do sistema: determinará até que ponto o sistema satisfaz as necessidades dos
usuários.
Entretanto, em estudo anterior (RUBI, 1999; RUBI, 2000), observou-se que nem sempre o
que está descrito nos manuais de indexação corresponde à prática dos indexadores. Isso ocorre
devido a fatos como: manual desatualizado, falta de recursos humanos, indexadores com
diferentes formações acadêmicas (bibliotecários, técnicos em Biblioteconomia, não bibliotecários
especialistas na área de assunto do documento a ser indexado etc.) e falta de treinamento/
capacitação para a tarefa
3
LEITURA COMO EVENTO SOCIAL
De acordo com Nardi (1999) a origem da prática de leitura como evento social está na
metodologia introspectiva do protocolo verbal nos moldes de Ericsson e Simon (1987), pois ela
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também é considerada um instrumento de coleta de dados introspectivos, entretanto é realizada
em grupo mediante a discussão de um texto por um grupo de participantes.
No protocolo verbal, de acordo com os autores, as observações do processo são como
observações que fornecem informações sobre passos de processamento individual, tais como
verbalizações espontâneas, seqüência de movimentos com os olhos, exteriorizando seus
processos mentais e mantendo a seqüência das informações processadas.
Segundo Cavalcanti e Zanotto (1994), protocolos são geralmente definidos como relatos
verbais dos processos mentais conscientes do informante. Em outras palavras, eles se referem ao
“pensar alto” do informante enquanto realiza uma tarefa de qualquer natureza.
Nardi (1999, p. 38) apresenta seu ponto de vista sobre as possibilidades de interação
social e cultural que se abrem numa leitura afirmando que o leitor pode interagir não só com o
autor do texto, mas também com outros leitores que tenham explicitadas suas interpretações
anteriores do mesmo texto, com outros autores de outros textos que de alguma forma se
relacionam ao texto sendo lido construindo assim mapas inéditos de navegação.
Para Bloome (1993), a visão de leitura como processo social e cultural sugere que a
leitura possa incluir vários indivíduos interagindo entre si e com o texto ao mesmo tempo; evento
em que as pessoas comunicam idéias e emoções, controlam outras pessoas, controlam a si
próprias, alcançam objetivos sociais tais como: estabelecer ou reforçar relações sociais;
posicionar-se socialmente, externar angústias, objetivos esses que podem tornar-se mais
importantes do que atribuir significado ao texto.
O autor explica que essa mudança de objetivo pode ser vista como “uma maneira
programada de sair de um lugar e chegar a outro” (BLOOME, 1983), considerando assim que os
efeitos sociais da leitura predispõem as pessoas a mudanças.
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Zanotto (1997) estabelece importante paralelo sobre o que é leitura com evento social
para Bloome (1983) e para ela. Embora a autora reconheça a visão de Bloome que considera todo
o ato de leitura, mesmo o individual, como um processo social, ela enfatiza que seu trabalho
considera a prática de leitura como evento social com o objetivo de socializar os significados
individuais. Esta será a visão de leitura como evento social adotada no trabalho.
Green e Meyer (1991) consideram como leitura não só aquelas atividades envolvam
textos escritos mas também textos orais produzidos em grupo em interação, por sua vez
relacionados a textos anteriores e aos textos futuros a serem construídos pelos alunos.
Diante do exposto, esclarecemos que as noções de leitura e texto adotados no trabalho
apresentam a dimensão demonstradas com autoras Green e Meyer (1991). Ou seja, será
considerado texto não somente o texto-base selecionado para a tarefa, mas também o “texto”
criado por cada participante a partir de seus relatos de experiência no serviço de indexação.
Também será considerada como leitura não somente aquela realizada a partir do texto-base como
também a “leitura” que cada participante fará de sua própria fala e dos outros participantes.
No desenvolvimento do trabalho, utilizamos a metodologia da prática de leitura como
evento social baseando-nos nos procedimentos relatados por Nardi (1999).
A abordagem metodológica adotada é do tipo exploratório-interpretativo (GROTJHAN,
1987) em que o pesquisador fica próximo aos dados qualitativos, que vêem de palavras e de
significados criados pelos participantes, tentando analisá-los e interpretá-los sob o ponto de vista
dos mesmos. Os dados originam-se das falas dos sujeitos durante a realização da tarefa com
interação da pesquisadora, tratando-se portanto de pesquisa-participante, com nível moderado de
participação.
De acordo com Spradley (1980), a observação participante se insere num ‘continuum’
que abrange desde a participação passiva (o pesquisador é mero observador), passando pela
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participação moderada (o pesquisador alterna-se entre os papéis de observador e participante
ativo) e participação ativa (procura fazer o que os outros participantes fazem) até chegar ao nível
mais alto, o da participação completa (o pesquisador é um participante comum que decide
analisar os dados do grupo).
No início da coleta, minha participação foi passiva, agindo como mera observadora, pois
não houve a necessidade de interagir com os outros participantes pelo fato da ‘conversa’
acontecer de maneira fluida. No decorrer da coleta, a medida em que julguei necessária a
intervenção para instigar os participantes sobre aspectos que gostaria de observar, minha postura
passou a participação moderada.
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METODOLOGIA
Para a realização da coleta de dados, a pesquisadora entrou em contato com bibliotecários
que trabalham ou trabalharam em serviços de indexação de bibliotecas da cidade de Marília, SP.
Foi informado que a pesquisadora estava desenvolvendo uma pesquisa sobre política de
indexação e que gostaria de tê-los como participante. Caso houvesse interesse, a tarefa da
pesquisa seria a leitura de um texto sobre política de indexação para posterior discussão a respeito
do tema. Foi esclarecido que a pesquisadora estaria interessada na prática e experiência
profissional de cada um e não na sua competência ou em avaliar a instituição à qual pertenciam.
Foi assegurado também que haveria sigilo sobre suas identidades.
Das duas instituições universitárias que possuem o serviço de indexação estruturado com
profissionais bibliotecários destinados a esse fim, apenas uma instituição aceitou e autorizou a
participação de duas bibliotecárias que fazem indexação cedendo inclusive o espaço físico para a
realização da coleta. A terceira participante, também bibliotecária, embora esteja sem trabalhar
no momento, trabalhou muitos anos no serviço de indexação e referência.
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Foi selecionado para a realização da tarefa o texto ‘Política de indexação’3. Dividido em
três partes, o texto aborda, primeiramente, a questão da análise e da a representação do conteúdo
do documento perante a sociedade da informação apresentando o novo contexto da sociedade do
conhecimento onde os organizadores do conhecimento passam a ocupar um lugar de destaque por
agregar valor à informação. Posteriormente, o autor faz um paralelo entre as políticas de
representação documentária e os novos documentos que, com a realidade digital, passam a
transmitir a informação de maneira, não-linear e interativa reafirmando, assim, a importância da
política de indexação. Finalmente, tendo em vista o contexto descrito, apresenta as principais
funções e fatores da política de indexação, ressaltando não só o processo de indexação como
também o próprio indexador e usuário do sistema de informação.
Durante a sessão de realização da tarefa, a pesquisadora entregou o texto aos participantes
e solicitou que fosse feita uma leitura silenciosa. Após a leitura, iniciou-se a discussão, em que a
pesquisadora atuou na discussão como uma participante a mais que contribuiu com suas idéias,
além de organizar a atividade, instigando os participantes a darem suas contribuições individuais.
Toda discussão foi gravada.
Após o término da sessão de coleta de dados, os dados foram transcritos na íntegra com
identificação das fontes das falas individuais.
Vale ressaltar aqui que, ao decidir utilizar o texto ‘Política de indexação’, foi feita uma
leitura minuciosa a fim de ‘prever’ assuntos que poderiam ser abordados durante a coleta.
Os assuntos previstos foram: Política de indexação; Manual de indexação; Formação
continuada; Processamento técnico e serviço de referência (indexação na entrada e na saída do
3
Texto cedido pelo autor, Prof. Dr. José Augusto Chaves Guimarães, cuja versão em espanhol foi
publicada no periódico espanhol Scire da área de Ciência da Informação: GUIMARÃES, J.A.C. Políticas
de análisis y representación de contenido para la gestión del conocimiento en las organizaciones. Scire,
Zaragoza, v. 6, n. 2, p. 48-58, jul./dic. 2000.
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sistema de recuperação da informação); Usuário; Avaliação do serviço de indexação; Recursos
humanos e financeiros.
Entretanto, durante a sessão de coleta, outros assuntos concernentes à política de
indexação
foram
abordados.
São
eles:
Prática
e
valorização
profissional;
Linguagem/terminologia; Sistemas automatizados.
A partir dessas constatações, foram construídas duas categorias para análise dos dados:
a) Categorias previstas:
-
manual de indexação;
-
política de indexação;
-
formação continuada;
-
processamento técnico e serviço de referência;
-
usuário;
-
avaliação do serviço de indexação;
-
recursos humanos e financeiros.
b) Categorias não-previstas:
-
prática e valorização profissional;
-
linguagem/terminologia;
-
sistemas automatizados.
Após a construção das categorias, voltou-se aos dados para retirar trechos da discussão
que exemplificassem cada fenômeno, cada categoria.
Os dados foram analisados de modo a evidenciar qual a visão que os indexadores têm a
respeito de política de indexação, manuais de indexação e sistemática utilizada para a realização
da indexação.
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RESULTADOS E DISCUSSÃO
Os resultados serão apresentados de acordo com as categorias previstas e não-previstas:
Categorias previstas
I.
Política de indexação
Sobre a política de indexação, verificamos que os indexadores conhecem a importância de
se adotar critérios sobre isso antes de se iniciar a indexação. Para isso, devem existir os manuais
de indexação servindo como instrumento de trabalho dos indexadores, acompanhando as
evoluções e mudanças do ambiente de trabalho e da área de assunto coberta pela instituição.
Entretanto nem sempre é o que acontece.
II.
Manual de indexação
A formação continuada é um fator importante para que essas atualizações aconteçam, pois
é com a leitura da teoria que reflete-se e questiona-se a prática profissional tendo como
conseqüência melhores resultados com a indexação, a recuperação da informação.
III.
Formação continuada
‘Indexação’ na saída do sistema de informação, recuperação da informação, por meio de
formulações das questões de busca, é tão importante quanto a indexação na entrada do sistema. É
exatamente aí o fim de todo o processo da indexação. Portanto, é necessário que o indexador
faça, ou pelo menos acompanhe de perto, o serviço de referência para que ele possa avaliar seu
trabalho e trazer novos conhecimentos, como o vocabulário do usuário, para o serviço de
indexação.
IV.
Processamento técnico e serviço de referência (indexação na entrada e na saída do
sistema de recuperação da informação)
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É unânime a constatação de que os serviços de indexação e referência devem caminhar
juntos. As participantes consideram fundamental o revezamento de pessoal pelos serviços da
biblioteca e uma sintonia entre o ‘pessoal do fundo’ (indexação) e ‘pessoal da frente’ (referência).
Além disso, é necessário que o próprio indexador atenda o usuário também para saber se o que
está sendo feito na indexação está de acordo com os pedidos de busca dos usuários.
V.
Usuário
O usuário, peça-chave, de todo o sistema de informação, afinal o sistema está ali para
atendê-lo, é uma preocupação constante durante todo o processo. O indexador se coloca no lugar
do usuário para que se faça uma indexação mais próxima à sua realidade de pesquisa.
VI.
Avaliação do serviço de indexação
A realidade mundial e da instituição estão em constantes mudanças. Por isso é necessário
que se faça constantes avaliações do sistema para verificar a atualidade da como estão sendo
dispostas as informações, bem como se o atendimento está sendo feito de maneira satisfatória.
VII.
Recursos humanos e financeiros
Apesar de toda a importância que se diz dar à biblioteca, ela é a primeira parte da
instituição que, em meio a crises financeiras, sofre cortes orçamentários e de pessoal, o que se
reflete também no serviço de indexação.
Categorias não-previstas
a) Prática e valorização profissional
Com relação à prática profissional, o indexador aponta a ausência de grupos de estudos
(pelo menos na cidade de Marília, onde há o curso de Biblioteconomia) que serviriam como
apoio à prática profissional, uma vez que ele, geralmente, é o único responsável pelo serviço na
biblioteca e, quando surgem dúvidas, é obrigado resolvê-la sozinho. Com o advento da Internet, a
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função do indexador se tornou mais valorizada, não só pelos usuários, mas também pelos outros
funcionários da biblioteca. Isso se reflete na consonância entre os serviços de indexação e
referência.
b) Linguagem/terminologia
Há duas grandes preocupações a esse respeito: quanto a atualização da linguagem
documentária utilizada pelo sistema de informação e a terminologia utilizada pelo usuário. O que
acontece, às vezes, é que a linguagem documentária não acompanha a rapidez com que a
realidade muda, gerando controles terminológicos desatualizados, comprometendo a indexação e
recuperação. Entretanto, os instrumentos de controle terminológico (tesauros e vocabulários
controlados) vêm sendo atualizados sistematicamente devido ao seu suporte atual: não mais só no
papel mas também on-line. Já a questão da terminologia (vocabulário) utilizada pelo usuário é
citada como um dos motivos para que o indexador faça o serviço de referência também, para
verificar como os documentos estão sendo procurados.
c) Sistemas automatizados
Pressupõe-se que a automatização de serviços tem por objetivo facilitar a rotina da
biblioteca. Porém, no dia-a-dia, a realidade da instituição pode mudar e o indexador fica
impedido de desempenhar sua tarefa de maneira satisfatória quando as mudanças influenciam
procedimentos realizados através do sistema, gerando até mesmo atritos entre usuário e
bibliotecário.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
Diante do que foi exposto até o momento, pode-se concluir que os indexadores
reconhecem a importância da política de indexação para o sistema de informação, uma vez que, a
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partir da definição da mesma pode-se sistematizar o processo de indexação e, consequentemente,
melhorar a recuperação da informação.
Quanto à metodologia utilizada, observou-se que ela é aplicável aos propósitos da
dissertação em questão: verificar como a política de indexação é percebida na prática pelos
indexadores.
Essa constatação reside no fato de que alguns aspectos não previstos pela pesquisadora
surgiram durante a interação da leitura como evento de leitura social e instigaram a participação e
reflexão dos profissionais sobre a valorização profissional, linguagens e terminologias adotadas e
sistemas automatizados. Aspectos estes que serviram para enriquecer a discussão e complementar
a análise sobre política de indexação. Isso não seria possível, por exemplo, se usássemos um
questionário ou fizéssemos uma entrevista individual, o que restringiria as respostas às perguntas
feitas pela pesquisadora e não haveria a troca de informações e impressões a respeito da política
de indexação e até mesmo sobre profissão.
A contribuição para a dissertação com a utilização da metodologia de leitura como evento
social está justamente na riqueza e diversidade dos dados coletados durante a interação entre os
participantes. No nosso caso, essa interação ocorreu de maneira muito natural e, segundo as
participantes, serviu até mesmo como um ponto de partida para a criação de um grupo de estudos
sobre a prática profissional do bibliotecário.
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