COMPARTILHAMENTO DE EXPERIÊNCIAS ENTRE AS
BIBLIOTECAS DO CAMPUS USP DE SÃO CARLOS
Eliana de Cássia Aquareli Cordeiro1, Vitória Atra Gonçalves1,
Gláucia Maria Saia Cristianini2, Regina Célia Vidal Medeiros2,
Ana Mara Marques da Cunha Prado3, Maria Cristina Cavarette Dziabas3,
Silvelene P. Lamon5, Giuliana Carla C. Soares da Silva6
1
Bibliotecária, Instituto de Química de São Carlos, São Carlos, SP
2
Bibliotecária, Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação, São Carlos, SP
3
Bibliotecária, Instituto de Física de São Carlos, São Carlos, SP
5
Bibliotecária, Centro de Divulgação Científica e Cultural, São Carlos, SP
6
Técnica em Documentação e Informação, Centro de Divulgação Científica e Cultural, São Carlos, SP
RESUMO
A implementação de novas tecnologias nos serviços prestados pelos setores de referência
e atendimento ao público exige dos profissionais da informação o aperfeiçoamento e a
atualização constantes. No entanto, o compartilhamento e o intercâmbio de informações e
de conhecimentos, são fundamentais para o desenvolvimento de produtos e serviços de
qualidade e por conseqüência propiciam aos profissionais envolvidos outras competências e
maior domínio técnico-científico. Nesse contexto, as bibliotecas do campus USP de São
Carlos, promovem o compartilhamento de serviços e produtos visando principalmente o
melhor desempenho funcional da instituição e maior qualidade no atendimento das
demandas informacionais. As iniciativas planejadas e implantadas de forma cooperativa, ao
longo de dois anos, por esses profissionais são: desenvolvimento e manutenção de um
Banco Único de usuários; a implantação de um sistema automatizado e integrado de
empréstimo entre bibliotecas; organização e realização da Semana do Livro e da Biblioteca;
lançamento de uma campanha para preservação do acervo com a confecção e distribuição
de sacolas retornáveis para proteção do material bibliográfico; realização de reuniões
técnicas para a implantação do Aleph500, módulo de circulação. Os resultados obtidos a
partir dessa parceria demonstram em destaque a importância da troca de informações
técnicas e do compartilhamento do conhecimento tácito que facilita o desenvolvimento das
atividades cotidianas e de projetos de inovação nos serviços e produtos.
Palavras-Chave: Biblioteca Universitária; Serviço de Referência; Trabalho Colaborativo;
Perfil Profissional.
ABSTRACT
The implementation of new technologies in the services provided by the sectors of reference
and public customer service require constant improvement and updating from information
professionals. However, the sharing and interchange of information and knowledge are
fundamental to the development of quality products and services and therefore provide the
involved professionals with other competences and higher technical and scientific domain. In
this context, the libraries of USP located in São Carlos promote the sharing of services and
products, especially seeking a more functional performance of the Institution and higher
quality in attending informational demands. The initiatives planned and implemented
cooperatively along two years by these professionals are: development and support of a
single bank of users; implementation of an automated and integrated system of interlibrary
loans; organization and realization of a Book and Library Week; launch of a campaign to
preserve collections with the confection and distribution of reusable bags for protection of
bibliographic materials; realization of technical meetings for the implementation of Aleph 500
circulation module. The results from this partnership show the importance of exchanging
technical information and sharing tacit knowledge, which facilitates the development of
quotidian activities and innovative projects on services and products.
Keywords: University library; Reference service; Collaborative work; Professional profile.
1 Introdução
O serviço de referência é o setor em que mais se refletem as mudanças e
ocorrem as transformações na busca e no uso da informação. Face às novas
possibilidades proporcionadas pelas tecnologias e por nova dimensão das
demandas dos usuários, evidencia-se a necessidade de mudança no perfil do
profissional bibliotecário. O objetivo deste trabalho é mostrar algumas parcerias
feitas em conjunto com as bibliotecas das cinco unidades do campus de São Carlos
da Universidade de São Paulo - USP: Escola de Engenharia de São Carlos - EESC,
Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação - ICMC, Instituto de Física de
São Carlos – IFSC, Instituto de Química de São Carlos – IQSC e Centro de
Divulgação Científica e Cultural – CDCC, visando o desenvolvimento de novos
produtos e serviços na Biblioteca Universitária em função da satisfação dos usuários
do campus.
Através desta parceria tem sido possível a troca de idéias e experiências
que facilitam a construção de soluções adequadas aos problemas existentes,
resultando maior qualidade nos serviços oferecidos.
Para que isto ocorra, no entanto, é necessário que o profissional esteja
preparado para uma nova realidade e o primeiro passo pode ser caracterizado pela
substituição de antigos paradigmas apoiados no individualismo. Esta “nova”
realidade deve estar focada na flexibilidade, na inovação e na criatividade.
Flexibilidade significa estar preparado para aceitar as diferenças, mudanças
e saber atuar em formas alternativas para atender a múltiplos objetivos.
Criatividade refere-se a gerar novas idéias enquanto que a inovação está
vinculada à aplicação ou a colocação em prática de uma idéia com o objetivo de
melhorar os serviços.
Deste modo, a Biblioteca Universitária, considerada um importante veículo
de disseminação da informação, deve acompanhar os processos de inovação
tecnológica, adequando seus serviços para desenvolver novas metodologias e
novos produtos, facilitar e incentivar a aprendizagem e a construção do
conhecimento de seus usuários.
2 Revisão de Literatura
A principal função da Biblioteca Universitária é fornecer serviços de
informação para a comunidade acadêmica apoiando nas atividades de ensino,
aprendizagem, pesquisa e extensão.
Conforme Silva et al. (2004, p. 135) a biblioteca universitária está
diretamente ligada ao ensino superior e é uma instituição fundamental para auxiliar
no processo de aprendizagem.
As Tecnologias da Informação e da Comunicação (TICs) favoreceram o
surgimento de um novo modelo de Serviço de Referência capaz de processar as
informações e disponibiliza-las para o usuário de forma mais rápida.
Arellano (2001, p. 12) destaca a importância da biblioteca neste novo
contexto e observa que o avanço das tecnologias de informação, causou impactos
em todas as áreas tendo em vista que cada vez mais a sociedade tem necessidade
de obter informação relevante e confiável, e desta maneira, as bibliotecas estão
sendo designadas a desempenhar este papel, por serem sistemas de informação
que facilitam o acesso aos recursos disponíveis.
Cunha (2000, p. 73) afirma que o impacto da tecnologia de informação, tem
eliminado os obstáculos de tempo e espaço, e que o rápido crescimento do
ciberespaço e da universidade virtual, provocará a criação de instituições sem
campus e a educação será provida à distância.
As afirmações acima apresentadas ratificam a necessidade das bibliotecas
em acompanhar as inovações tecnológicas e propiciar recursos para atender as
demandas geradas pelos usuários e pelas instituições seja no atendimento local ou
à distância.
Dentre as principais tendências nos serviços públicos na área de ensino
vale ressaltar a necessidade do aumento da demanda por novas habilidades para
ambientes colaborativos de trabalho. Além disso, as tendências tecnológicas exigem
novas competências seja como usuário ou profissional. (HUIJBOOM, 2009, p.22).
Com a finalidade de atingir as expectativas previstas para o melhor
cumprimento das metas e propostas das unidades de ensino pautadas nos avanços
tecnológicos, é imprescindível a atualização constante dos serviços e produtos da
biblioteca e para tanto, o ambiente colaborativo e o trabalho conjunto agilizam os
processos envolvidos nos diversos setores acadêmicos.
Não se pode pensar em unidade de informação sem associar a tecnologia,
pois a busca pela informação a cada dia que passa necessita de mais rapidez para
acompanhar o seu crescimento e velocidade na atualização dos dados.
3 Materiais e Métodos
As bibliotecas do Campus USP de São Carlos fazem parte do Sistema
Integrado de Bibliotecas (SIBi), através do qual o usuário pode ter acesso às
informações das demais bibliotecas da USP. Possui um acervo de mais de 111.000
livros; 41.300 periódicos e 9.500 teses, além de inúmeros materiais especiais de
audiovisual e multimídia.
Ligadas diretamente às unidades de ensino, as bibliotecas dispõem de
profissionais qualificados, serviços específicos como reprografia, comutação
bibliográfica, laboratório de idiomas e infra-estrutura física adequada, que vai desde
salas de estudo e vídeo a microcomputadores com acesso à Internet.
O Serviço de Referência é uma atividade da biblioteca destinada a dar apoio
aos usuários para o uso dos recursos de informação sejam eles impressos,
eletrônicos ou virtuais. Com o desenvolvimento das Tecnologias de Informação e
Comunicação, este serviço sofreu diversas transformações. Atualmente novos
recursos e ferramentas são disponibilizados possibilitando a otimização da
prestação de serviços de informação aos usuários. Isto faz com que o usuário
receba toda a informação necessária para o desenvolvimento de sua pesquisa. O
Serviço de Referência vem passando por uma série de transformações para se
adequar e acompanhar essa nova Era Tecnológica.
Além dos serviços tradicionais da Referência, como a assistência prestada
ao usuário, as TICs propiciaram maior autonomia aos usuários, tornando-os mais
exigentes. O usuário busca em uma biblioteca desde uma simples informação até
questões mais complexas, que exigem do bibliotecário conhecimento dos mais
variados temas e áreas além do suporte técnico necessário para orientar pesquisas
eficientes.
Destacam-se algumas atividades que são desenvolvidas pela Referência:
•
Atendimento ao usuário;
•
Empréstimo e consulta ao acervo;
•
Programa de Capacitação do Usuário através de treinamentos e
visitas orientadas visando capacitação técnica necessária para a
realização de suas pesquisas;
•
Comutação bibliográfica Nacional e Internacional;
•
Pesquisas em Base de dados que permitem ao usuário o acesso e a
recuperação de informações em bases nacionais e internacionais,
com orientação no local;
•
Normalização de documentos que orienta o aluno para elaboração
de trabalhos acadêmicos segundo as normas de Documentação da
ABNT;
•
Desenvolvimento de tutoriais tornando os alunos aptos em sua
aprendizagem.
Como algumas atividades são comuns às cinco bibliotecas e, pensando em
atingir ao máximo as expectativas dos usuários, deu-se início a uma parceria.
Para o bom desempenho funcional da Instituição, as bibliotecas do campus
USP de São Carlos, resolveram através do compartilhamento das informações,
melhor utilizar seus conhecimentos para o desenvolvimento do serviço em função
dos usuários. Esta integração proporcionou meios práticos e ágeis para a difusão da
informação através dos vários suportes informacionais. Isto fez com que os
profissionais envolvidos com o trabalho de referência pudessem aprimorar seus
conhecimentos para o desenvolvimento dos serviços prestados em função do
usuário.
Esta parceria começou em 2004 com o banco único de usuários a partir daí
outras foram surgindo como:
•
Serviço de Empréstimo entre Bibliotecas automatizado
•
Semana do Livro e da Biblioteca;
•
Campanha de Preservação do acervo;
•
Implantação do Aleph500
As atividades foram executadas em momentos distintos e cada uma delas
contou com o envolvimento de uma equipe de profissionais com especialidade e
conhecimento adequados ao trabalho proposto.
O planejamento de cada atividade foi pautado em interesses comuns e
identificados a partir de demandas locais apresentadas por usuários por meio de
avaliações de serviços ou mesmo por necessidades distintas como, por exemplo, o
trabalho conjunto para implementação de novos recursos tecnológicos.
4 Resultados
O resultado dessa parceria possibilitou inicialmente nos trabalhos descritos a
seguir:
•
Banco único de usuários
Atualmente a comunidade do Campus USP - São Carlos conta com mais de
8.154
usuários,
entre
alunos
de
graduação,
pós-graduação,
docentes,
pesquisadores, funcionários e outras categorias.
As bibliotecas do campus utilizavam bases de dados locais de usuários de
forma individual, impondo aos usuários a necessidade de efetuar o cadastro e
obtenção do cartão de identificação em cada biblioteca que pretendiam utilizar.
A duplicação de trabalho entre as bibliotecas era evidente. A situação foi
acentuada com o aumento do volume de usuários decorrentes da abertura de novos
cursos, exigindo uma revisão urgente nos procedimentos adotados para gestão dos
dados cadastrais de usuários que utilizam os serviços de circulação e empréstimo,
visando racionalização e otimização.
A criação do Banco Único de Usuários das Bibliotecas do Campus USP - São
Carlos foi a solução encontrada pelas mesmas para proporcionar ao usuário a
facilidade de efetuar o cadastro apenas na Biblioteca de sua Unidade de origem e
ter o direito de utilizar os serviços oferecidos pelas demais Bibliotecas do Campus.
As vantagens foram eliminar o recadastramento de usuários, a emissão de cartões
específicos das Bibliotecas para os usuários vinculados à USP, obter o controle
efetivo sobre a situação dos mesmos em âmbito do Campus, possibilitar a adoção
de políticas particulares e unificadas de empréstimo, compartilhar responsabilidades,
benefícios e promover a comunicação efetiva com os demais bancos de dados
corporativos da Universidade. (DI FRANCISCO, 2006).
•
Serviço de Empréstimo entre Bibliotecas automatizado
Dentre os serviços prestados pelas bibliotecas, destaca-se o Empréstimo
Entre Bibliotecas (EEB) que refere-se a localização de publicações que não constam
no acervo, mas com possibilidade de se efetuar o empréstimo com outras unidades
da USP ou outras Instituições de Ensino Superior em todo o país. Diante a
necessidade de aprimorar esse serviço, o IQSC elaborou em 2002 um sistema online que possibilitava, através do preenchimento de um formulário, que o usuário
efetuasse a sua própria solicitação de EEB, contribuindo assim na redução de tempo
do pedido. Em 2009, após estudos, o IQSC lançou a segunda versão, denominada
SISWEEB. Esta versão possui vários recursos que não existia na anterior, como:
cadastramento de usuários, informações referentes ao trâmite do EEB são
comunicadas
aos
fornecimentos
em
usuários,
atraso,
possibilidade
elaboração
de
visualizar
de estatísticas,
as
solicitações
protocolo
e
e outros.
Inicialmente, a primeira biblioteca do campus a utilizar a nova versão do sistema foi
a do ICMC e, após sua divulgação, as outras bibliotecas do IFSC, EESC e CDCC,
também aderiram ao sistema. Atualmente, além das cinco bibliotecas do campus,
bibliotecas de outras unidades da USP também utilizam o SISWEEB.
•
Semana do Livro e da Biblioteca
A Semana do Livro e da Biblioteca foi instituída por decreto lei em 1980. Na
USP as comemorações sempre se fizeram presente no período em função do Dia do
Livro, comemorado em 29 de outubro.
O SIBi/USP realiza uma comemoração de forma sistêmica, com diversas
atividades. Na última edição da Semana do Livro e da Biblioteca na USP em 2009,
as bibliotecas do campus de São Carlos propuseram uma atividade compartilhada e
assim foi realizada, a 1ª Semana do Livro e da Biblioteca do Campus USP – São
Carlos. As atividades propostas para o evento foram: palestras, mesa redonda,
exposições, campanha de preservação de material bibliográfico, exibição de vídeos
e treinamentos.
•
Preservação do acervo
Preocupadas em desenvolver atividades sustentáveis na Universidade, as
bibliotecas das unidades USP do campus de São Carlos (CDCC, EESC, ICMC, IFSC
e IQSC) com o apoio do programa USP Recicla, uniram-se para o lançamento de
uma campanha de conservação e preservação do acervo com a confecção e
distribuição de sacolas retornáveis aos seus usuários. Pretendeu-se com esse
projeto, estimular e incentivar o uso de sacolas impermeáveis e retornáveis em
todas as bibliotecas do campus, como também propiciar hábitos mais sustentáveis e
divulgar essa iniciativa junto a outros públicos. Foi elaborada pela unidades uma
logística de empréstimo para as sacolas retornáveis.
O lançamento desse projeto ocorreu durante as comemorações da Semana
do Livro e da Biblioteca realizado no período de 26 a 30 de outubro de 2009 e a
iniciativa obteve grande receptividade por parte dos usuários.
•
Implantação do Aleph500
Em fevereiro de 2010 foi lançada a nova versão do Banco DEDALUS,
implementada pelo software Aleph 500, que é um software para gerenciamento do
banco Bibliográfico da USP - Dedalus versão 18.1. Atualmente o Banco DEDALUS
está compatível tecnologicamente com catálogos de outras Universidades
internacionais e nacionais, como por exemplo: Havard University, Massachusetts
Institute of Technology – MIT, UNESP e Universidade Federal do Rio de Janeiro,
entre outras.
O SIBi/USP desenvolveu atividades para a implementação dessa versão aos
seus usuários, com a realização de treinamentos para as equipes técnicas,
adequação de equipamentos e migração dos dados. Também foram criados grupos
de apoio para sua implantação. Esses grupos têm como missão sugerir e analisar as
sugestões e dúvidas das equipes das bibliotecas referentes às funcionalidades do
sistema, como é o caso do Grupo de Circulação. Dentre a capacitação das equipes
técnicas desenvolvidas pelo SIBi/USP destaca-se o treinamento do módulo de
circulação. Após treinamento oferecido, as responsáveis pelas seções de referência
verificaram a necessidade de compartilhamento das dúvidas que surgiram, para
tanto deram início ao cronograma de reuniões técnicas periódicas. Decidiu-se
também, que todas as dúvidas relacionadas com o sub-sistema de circulação seriam
encaminhadas através de e-mail para a equipe de apoio do SIBi responsável por
este módulo com cópia para os membros da equipe de referência. Essa medida
contribuiu para que não houvesse encaminhamento de dúvidas duplicadas. Com
isso seria possível sanar as dúvidas existentes ou que surgiriam posteriormente em
outras unidades.
Essa parceria com o grupo de referência foi extremamente importante para a
implantação do Aleph500 nas unidades do campus de São Carlos.
5 Considerações Parciais/Finais
Hoje em dia, a informação é talvez, o bem mais valioso das instituições,
principalmente
num
mundo
globalizado
e
altamente
competitivo.
Isto
aumenta a responsabilidade e a obrigação dos profissionais da Instituição em se
manterem atentos com a informação, protegendo seus conhecimentos, sua história,
suas informações. Para isso, não basta apenas investimentos em equipamentos
e insumos, precisa-se construir estratégias que possibilitem o desenvolvimento de
habilidades para trabalhar, para criar, inovar e garantir a comunicação e integração
nos serviços.
Os resultados obtidos através dessa parceria demonstram em destaque a
importância da troca de informações técnicas e do compartilhamento do
conhecimento
tácito
que
facilitam
o
desenvolvimento
das
atividades
cotidianas e de projetos de inovação nos serviços e produtos.
Somente
organizações
com
as
cumprirão
pessoas
sua
envolvidas
missão
e
institucional
comprometidas,
que
é
que
as
promover
o
acesso, a recuperação e a transferência da Informação, de forma atualizada, ágil e
qualificada.
6 Referências
ARELLANO, M. A. M. Serviços de referência virtual. Ciência da Informação, Brasília, v. 30,
n. 2, p. 7-15, maio/ago. 2001. Disponível em: <http://www.scielo.br/pdf/ci/v30n2/6206.pdf>.
Acesso em: 12 abr. 2010.
CUNHA, M.B. da. Construindo o futuro: a biblioteca universitária brasileira em 2010. Ciência
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DI FRANCISCO, M.H. et al. Banco Único de Usuários das Bibliotecas do Campus USP de
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