A EGP e a sua própria evolução
Marcelo Neubauer da Costa*
Consolidados os conceitos do pioneiro e inédito(1) Modelo de Gestão na Prefeitura
de Porto Alegre, ainda no primeiro ciclo de governo, concluiu-se pela necessidade de
acompanhar e mensurar objetivamente o Gerenciamento dos Programas Estratégicos. Para
que isto acontecesse, foi desenvolvida uma matriz de acompanhamento, chamada de EGP,
que significa Evolução Gerencial dos Programas.
A EGP é basicamente um sistema cartesiano: nas linhas são descritos e
estabelecidos os critérios de avaliação e seus intervalos de pontuação, assim como os pesos
relativos entre os critérios. Os programas estratégicos estão dispostos por coluna. A
ferramenta utilizada para apurar e consolidar os resultados da EGP é uma planilha MSExcel(2).
Os critérios de avaliação estão agrupados por temas, sendo que na primeira fase da
implantação da EGP o objetivo fundamental era o de comparar o andamento de cada
programa, assim como o desempenho de cada gerente, tanto de modo absoluto como
relativo, através da comparação entre programas.
Os conceitos adotados pelo PGQP(3) norteiam o estabelecimento de cada critério da
EGP, estando baseados na excelência da qualidade, funcionando como experimento para
que a administração pública adote os mesmos padrões utilizados pela iniciativa privada,
fundamentalmente, entendendo que o cidadão é cliente e proprietário do serviço público.
Os temas dos critérios de avaliação estão divididos em cinco grupos, os quais
representam as bases do Modelo de Gestão: indicadores(4), orçamento(5), planejamento(6),
estruturas coletivas de gestão(7) e complexidade dos programas, a qual visa dar equilíbrio
entre os programas, pois há programas “maiores” e “menores”, que se expressam por terem
mais ou menos recursos, mais ou menos ações ou etapas.
A apuração da EGP é mensal, sendo que a cada ciclo (período de três meses) há
uma análise dos critérios de avaliação e dos intervalos de pontuação, com retirada ou
redimensionamento de parâmetros que se tornaram estáveis, assim como a colocação de
novos critérios que visem, principalmente, verificar como está o “rodar do PDCA”(8)
Após dois anos de utilização da EGP, verificou-se que o esforço de apuração da
mesma era maior que o próprio resultado dela apurado ou a avaliar, visto que o trabalho de
apuração era manual, através de inúmeras contagens no Portal de Gestão(9), possibilitando
incorreções, que causavam acalorados debates entre gerentes e coordenadores de eixo.
Então, foi introduzida na planilha da EGP uma segunda aba, que continha uma tabelaquestionário, a qual tanto diminuiu a contagem manual, como melhorou a qualidade do
trabalho de apuração realizado.
Porém, ainda existiam inconsistências na apuração da EGP, ocasionando inúmeros
pedidos de revisão todo mês, o que impulsionou a terceira etapa do processo, quando em
junho de 2009, iniciou-se o processo de apropriação direto de dados do Portal de Gestão
por meio de planilhas eletrônicas. A partir de três planilhas do Portal(10), “orçamento de
ações”, “medições de indicadores” e “etapas e subetapas”, que associadas a outras planilhas
( “reuniões”(11), “apuração”(12) e “comparação”(13) ), compõem o conjunto atual de planilhas
integradas da EGP.
Desta forma, o quê era inviável anteriormente, ou seja, de ter-se uma posição
atualizada diária das informações do Portal em relação a medições dos indicadores,
execução orçamentária por ação e planejamento estratégico das ações em nível de etapa e
subetapas, agora é possível, e em menos de uma hora o processo de apuração pode ser
concluído.
Entende-se que os próximos passos evolutivos para a EGP são: a visualização dos
resultados por órgão, no curto prazo, o que permitirá ter-se uma visão vertical de como
estão os programas a partir das secretarias, e no longo prazo, que o próprio Portal, ou
sistema que venha a substituí-lo, apresente em tempo real como está a Evolução Gerencial
dos Programas Estratégicos.
Portanto, pode-se concluir que o atual resultado do processo evolutivo da EGP
demonstra que:
Atualmente pode-se ter um acompanhamento diário do gerenciamento dos
•
programas estratégicos;
•
Existe a necessidade urgente da centralização de dados da Prefeitura em um
banco de dados, com formato de repositório único e padrão, a fim de que sejam
evitado redundância e conflitos de informações;
•
O Modelo de Gestão consolida-se como ferramenta técnica de administração
pública.
* Marcelo Neubauer da Costa, servidor da Secretaria de Gestão e Acompanhamento
Estratégico.
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Notas do autor:
(1)
Pioneiro e inédito, pois em 2005, o Prefeito José Fogaça implementava pela primeira vez no
Brasil uma ferramenta de administração pública baseada na transversalidade de ações
(agrupadas por eixos e programas estratégicos), as quais tinham como alvo atingir objetivos
finalísticos que impactariam direto na vida dos cidadãos, ultrapassando, portanto os
tradicionais governos hierárquicos e verticais fundamentados em secretárias estanques.
(2)
MS-EXCEL – É uma planilha eletrônica (software aplicativo) desenvolvido pela empresa
Microsoft, que possibilita a realização de cálculos matemáticos através de funções, operadores
e equações lógicas.
(3)
PGQP – Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade.
(4)
Indicadores – Ato de estabelecer metas e medir resultados.
(5)
Orçamento – Ato de gerir recursos, principalmente, o da qualidade da despesa.
(6)
Planejamento – Ato de estabelecer e acompanhar etapas e subetapas.
(7)
Estruturas coletivas de gestão – Reuniões dos gerentes com os secretários, líderes de ação e
responsáveis por etapas e subetapas.
(8)
PDCA – Ciclo de um processo de gestão, onde P é de “Plan” (planejar, estabelecendo metas
e plano de ação), D é de “Do” (fazer, executando e realizando as atividades conforme
planejado), C é de “Check” (verificar, comparando periodicamente metas e realizados) e A é
de “Act” (agir, corrigindo os processos e estabelecendo novos planos de ação).
(9)
Portal de Gestão – Sistema aplicativo na Internet em que são registrados os indicadores,
orçamento e planejamento dos programas estratégicos, tanto em nível de ações como etapas
e subetapas.
(10)
Planilhas do Portal – A partir do link “Gerenciamento”, colocado no cardápio vertical à
esquerda, é possível acessar “Tabelas em Planilhas” obtendo-se posição com dados do dia
anterior.
(11) Reuniões – planilha preenchida diariamente pelos coordenadores de eixo.
(12) Apuração – planilha que faz a consolidação do resultado, possuindo diversas abas.
(13)
Comparação – planilha que apresenta a visualização dos resultados do mês atual e do
anterior.