Fonte bibliográfica: MEDEIROS, J. B. Português Instrumental. 4a. ed. São Paulo: Atlas,
2000.pp.47-53; 60 e 99-100.
3
Cartas Comerciais
1.1
Conceito de correspondência
Correspondência é um ato que se evidencia pela troca de informação e se caracteriza pela emissão
e recepção de mensagens. Em sentido especial, indica todas as formas de comunicação escrita que
ligam indivíduos distantes com a finalidade de manterem uma troca de idéias. Mais estritamente,
significa a série de afirmativas transmitidas por meio de cartas, telegramas, radiogramas, fonogramas,
cartões, bilhetes, ou outros meios em que as pessoas que se encontram em lugares diferentes
transmitem, reciprocamente, seus pensamentos.
Enfim, correspondência é um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato ou estado de
corresponder, adaptar, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra. É uma comunicação efetiva por
meio de papéis, cartas ou documentos. Por ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto
de instrumentos de comunicação escrita: bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofícios,
requerimentos, telegramas.
Entre os documentos abarcados pela correspondência, destaca-se a carta comercial.
1.2 Elementos estruturais de uma carta comercial
Os elementos de uma carta comercial são: timbre, índice e número, local e data, referência,
vocativo, texto, cumprimento final, assinatura, anexo, iniciais do redator e do digitador (secretária,
datilógrafo), cópia.
1.3 Introduções comuns na carta comercial
As introduções devem ser criativas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura da carta.
As mais comuns são:
Participamos-lhe que...
Certificamos-lhe que...
Com relação aos termos de sua carta de...
Atendendo às solicitações constantes de sua carta...
Solicitamos a V. Sa....
Com referência à carta de V. Sa. de...
Em vista do anúncio publicado no...
Informamos V. Sas. de que...
Evitem-se introduções rançosas, como: comunicamos em resposta e outras.
1.4 Fechos de cortesia
É constituído pelo último parágrafo; os mais comuns são:
Atenciosamente.
Respeitosamente.
Com elevada consideração, abraça-o seu amigo.
Saudações.
Saudações atenciosas.
Com distinta consideração.
Apreciaremos sua pronta resposta.
Um grande abraço.
Abraços.
Eis alguns fechos antiquados:
Aguardando suas notícias, aqui vai meu abraço carinhoso.
Sendo o que se apresenta para o momento.
No aguardo de suas breves notícias, aqui vai meu abraço cordial e atencioso.
Na expectativa de suas breves notícias, aqui vai meu abraço cordial e amável.
Com nossos agradecimentos, renovamos as expressões de nossa elevada consideração e distinta
amizade.
Com as expressões de nossa elevada consideração, subscrevemo-nos prazerosamente.
É tendência moderna evitar o subscrevo-me, o despedimo-nos e o sem mais para o momento. Em
cartas comerciais, também não se usa cordialmente, que significar afetuosamente, exceto se se tratar
de pessoa íntima do remetente.
1.5
Elaboração do texto
A redação de textos administrativos inclui a necessidade de: dinamizar o texto (por isso, o uso de
verbos próprios, substituindo expressões com verbo auxiliar, exemplo: "foi feito um levantamento"
pode ser substituído por "realizou-se um levantamento"), evitar palavras desnecessárias, ampliar o
vocabulário, optar pelo simples em lugar do complexo, utilizar frase curta, usar vocábulos conhecidos
pelo receptor, aproximar-se da coloquialidade sem desrespeitar a gramática, procurar a
inteligibilidade do texto.
São exigências modernas a objetividade e a rapidez na exposição do pensamento. Por isso, mais
do que nunca, é preciso buscar clareza de pensamento, concatenação de idéias, vocabulário exato. A
linguagem utilizada nas relações comerciais exige o conhecimento de certas fórmulas e praxes em
que se deve exercitar o redator comercial.
Observem-se sempre as qualidades da redação como:
Exatidão: evitem-se palavras vagas, compridas, difíceis, além da capacidade do receptor.
Fuja-se sobretudo de alguns, quase todos, muitos, poucos, há dias... que são palavras vagas.
Utilizar palavras que quantificam, que dizem com precisão: Vi 10 pessoas (e não: Vi algumas
pessoas). O diretor retornou há dois dias (e não: O diretor retornou há dias). Para evitar
dissabores, são recomendáveis a leitura e a revisão das cartas e dos relatórios depois de
digitados.
Coerência de idéias: os pontos-chaves foram enfatizados convenientemente? Há transição
natural entre uma frase e outra? Todas as frases têm sujeito, predicado, complemento?
Clareza: é outra qualidade indispensável em qualquer correspondência comercial. O redator
deve ser suficientemente claro para que até mesmo um estrangeiro possa entender seu texto.
Evitem-se, portanto, palavras desconhecidas.
Concisão: o redator profissional deve observar o meio-termo: não ser prolixo nem
excessivamente conciso a ponto de ninguém entendê-lo. E, ainda:
Se a carta for cortês e o tom do texto for agradável, a mensagem provocará reações
positivas no receptor.
O mais importante numa carta é o receptor. Evite-se, portanto, o excesso de
pronomes pessoais, como eu, nós.
Evite-se o suspense indesejável.
-
Evite-se o uso excessivo de conjunções. Façam-se novas frases independentes em
vez de usar orações subordinadas.
1.6 Técnicas de simplificação textual
Parece desejável que o redator seja exigente quanto ao excesso de palavras. Por isso, deverá
restringir a redação ao essencial. Por exemplo, prefiram-se as expressões da direita, apresentadas a
seguir:
Acusamos o recebimento: recebemos.
Anteriormente citado: citado.
Segue anexo a esta: anexamos.
Sua correspondência datada de: sua carta de... Melhor é usar o índice da carta: sua carta DE190-98.
Será prontamente atendido: será atendido.
Na expectativa de: esperamos.
Um cheque nominal no valor de: um cheque de...
No decorrer do ano em curso: durante 199X.
O corrente mês de julho: neste mês.
Consideram-se expressões-clichês cabíveis de rejeição total:
Agradecemos-lhe antecipadamente.
Ansiosamente, aguardamos resposta.
Pedimos-lhe bondosamente que nos responda às perguntas formuladas.
Pela presente acusamos.
Lamentamos informar.
No devido tempo.
Rogamos notificar-nos quando do recebimento desta...
Rogamos acusar recebimento.
Permita-me dizer.
Serve esta para inteirá-lo.
Outros detalhes (página 60):
O redator comercial, atento à necessidade da qualidade do texto da mensagem que veicula, porque
transmite a imagem da empresa em que trabalha, leva em conta: a organização das idéias, a
gramaticalidade do texto e a estética. Com rejeição à obediência às normas gramaticais, atentar para
a pontuação (vírgula depois do local, ponto após a data, dois-pontos depois do vocativo, vírgula após
atenciosamente, vírgula depois do nome e ponto depois da função ou cargo de quem assina a carta),
para a colocação pronominal, para a ortografia. Hoje, com o verificador ortográfico dos
computadores, não há desculpas para erros grosseiros de troca de s por z; de ç por ss, ou vice-versa,
de j por g e outros, ou até mesmo de acentuação.
ORGANIZAÇÃO TEXTUAL DE CARTA COMERCIAL
timbre
5 espaços
índice e
número
DE/232
local e data
São Paulo, 26 de junho de 200X.
5 espaços
referência:
Ref.: Notícia sobre o lançamento do livro
Redação científica.
3 espaços
vocativo
Sr. Reginaldo:
3 espaços
Meus livros anteriores - Técnicas de redação, Correspondência, Comunicação escrita,
Manual da secretária - receberam de sua parte atenção que muito me envaideceu e você
fez publicar em sua gazeta resenha das mais agradáveis.
3 espaços
texto
Estou enviando-lhe um exemplar de meu mais recente lançamento - Redação científica -,
não para pedir-lhe elogios, mas como gratidão pelas sugestões que você sempre me
apresenta.
3 espaços
É um livro dirigido a estudantes de nível universitário.
fichamentos, resumos, resenhas, monografias, dissertações.
Apresenta matéria sobre
3 espaços
Ficaria imensamente agradecido pela atenção ao press-release anexo e publicação de uma
nota sobre o lançamento do livro.
3 espaços
cumprimento final
Envio-lhe abraço, esperando revê-lo brevemente.
3 espaços
Atenciosamente,
3 espaços
assinatura
João Bosco Medeiros
anexo
Anexo:
iniciais do redator
e digitador
cópia
JBM/MS
3 espaços
Press~release.
3 espaços
3 espaços
c/c: Gerência de Comunicação Social.
1.7 Modelos de cartas comerciais
Necessidade de sistematização de visitas
São Paulo, 20 de janeiro de 199X.
Senhor Alvacir Nogueira:
Muitos vendedores esquecem-se facilmente da necessidade de sistematização de visitas aos
clientes. Ignoram que somente a organização do próprio trabalho é capaz de lhes
proporcionar resultados satisfatórios. Não é a sistematização pela sistematização, não é a
disciplina pela disciplina, mas a estruturação de um plano de trabalho, de visitas
administradas que se quer incutir.
Contamos com sua ajuda para a elaboração de um plano de visitas. Se possível, informe-nos
sobre sua metodologia de atendimento e técnicas utilizadas.
Atenciosamente,
Marcus Louvanor,
Gerente de Vendas.
Advertência
São Paulo, 20 de outubro de 199X.
Senhor:
O Departamento de Recursos Humanos vem constatando atraso constante de V. Sa. ao
serviço, sem nenhuma justificativa que nos satisfaça; além disso, já foi advertido inúmeras
vezes por seu encarregado e mesmo assim o Sr. continua reincidindo nesse erro. Serve,
portanto, a presente para adverti-lo de que, em caso de continuidade desses atrasos, seremos
forçados a tomar medidas mais enérgicas.
Esperando sua colaboração quanto a este assunto, pedimos seu ciente na cópia desta.
Atenciosamente,
Fulano de tal,
Gerente de Recursos Humanos.
Carta de cobrança
São Paulo, 9 de setembro de 199X.
Sr. José de Aquino:
Nosso controle de pagamentos acusa, em sua conta, prestação vencida há mais de dez dias,
motivo pelo qual pedimos a V. Sa. sua imediata regularização. Tendo em vista, que a emissão
deste aviso é automática, por computador, caso V. Sa. já tenha pago até a data da entrega do
mesmo, solicitamos inutiliza-lo.
Atenciosamente,
Jó de A breu,
Gerente de Cobranças.
5
Memorando
1.1 Memorando
A comunicação interna utiliza-se de linguagem que se aproxima de níveis informais. Não se
deve, portanto, usar preciosismos e tampouco terminologia excessivamente técnica em memorandos
(memo), ou CI (Comunicado Interno). Deles devem constar:
•
•
•
•
•
•
•
Para: nome ou cargo do destinatário.
De: nome ou cargo do emissor.
Assunto ou referência: o título que resume o teor da comunicação.
Data.
Mensagem.
Fecho,
Assinatura.
Por se tratar de comunicação rotineira e corriqueira, evita-se explicar siglas e apresentar
personagens envolvidos na comunicação.
Quando o memorando é distribuído em diversos departamentos, deve-se evitar colocar apenas
as siglas do departamento emissor ou somente o primeiro nome do receptor das cópias. Outros
procedimentos desejáveis: evitar chavões, frases feitas, adjetivações inúteis.
MEMORANDO
PARA:
.....................................................................
DEPARTAMENTO
Marketing
DE:
......................................................................
DEPARTAMENTO
Relações Públicas
Daia: 28-1-199...
Assunto: Estágio
Referência: Reunião da Diretoria de 26-1-199...
A partir de 1o. de fevereiro de 199.... o Sr. Belasarte, novo assistente do Gerente de
Relações Públicas, fará estágio no Departamento de Marketing, durante uma semana.
Gostaríamos de contar com sua assistência pessoal, de modo que o Sr. Belasarte possa ter o
máximo de aproveitamento e conhecimento de nossos produtos e de nossos clientes.
(a) ........................................................