Secretaria de Planejamento e Administração
Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento
1.1. Identificação do Órgão: Tribunal de Justiça de Sergipe
1.2. Unidades:
•
Presidência do TJSE: ([email protected])
Presidente: Des. Osório de Araújo Ramos Filho
• Corregedoria-Geral de Justiça: ([email protected])
Corregedor-Geral: Des. Netônio Bezerra Machado
• Secretaria de Planejamento e Administração ([email protected])
Secretário: Carlos Eugênio Rocha Deda Chagas
• Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento
Diretor: Erick Silva de Andrade ([email protected])
1.3. Identificação do Trabalho Racionalização na distribuição do quadro de
servidores da área fim: otimizando os resultados estratégicos.
1.4. Responsáveis:
Erick Silva de Andrade ([email protected])
1.5. Equipe:
Servidores da Diretoria de planejamento e Desenvolvimento
1.6. Delimitação da Ação: Gestão de Pessoas
1.7- Objetivos e metas
O objetivo deste trabalho é demonstrar como se dá a racionalização na
distribuição do quadro de servidores da área judicial para otimizar os resultados
estratégicos. A ação proposta visa dimensionar anualmente os quadros de
servidores, na área fim, tanto nas Secretarias dos Juízos, quanto nos números de
oficiais de Justiça, para equilibrar a força de trabalho disponível a carga de trabalho
e otimizar a mão de obra disponível, como também diagnosticar a necessidade
adicional de mão de obra. A meta principal é que através do equilíbrio quantitativos
das equipes da área fim aumentarmos gradativamente a produtividade das unidades
e conseqüentemente reduzirmos nossas taxas de congestionamentos.
2- Desenvolvimento
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2.1- Identificação do problema, análise das principais causas e plano de ações
de melhorias e resultado esperado
A necessidade de se harmonizar o quadro de servidores foi constatada a partir da
análise de diversos problemas estruturais. Para resolução desses problemas foram
necessárias várias rupturas com os modelos anteriores. A principal ruptura ocorreu
em 2003, quando não havia ainda uma cultura de gestão que estimulasse a
distribuição do quadro de servidores através de métodos objetivos. A partir desse
momento foram tomadas medidas para deixar claro que os servidores não
pertencem aos juízos, mas sim a instituição, o que implica a possibilidade de esses
servidores serem remanejados anualmente de acordo com a demanda processual.
Outro ponto importante foi a necessidade de uma regulamentação do processo de
remoção.
A falta de uma ferramenta de trabalho com critérios objetivos definidos para a
Diretoria de Pessoas lotar harmonicamente o quadro de servidores efetivos da área
fim também representou uma grande dificuldade nesse período.
2.2- Métodos e Técnicas adotadas no desenvolvimento das ações
Iniciamos o trabalho definido como metodologia separarmos as Varas e
Comarcas, em categorias de mesma competência material e territorial, e dentro de
cada categoria de mesma Jurisdição foi escolhida uma Vara ou Comarca com um
perfil ideal, ou seja, que tivesse o melhor resultado, melhor produtividade e com o
mínimo de material humano.
O número de processos iniciados, diga-se, a demanda processual anual foi
nosso ponto de partida. Isso significa que, para a quantidade de processos iniciados
naquela Vara ou Comarca e com um material humano de quantidade e qualidade
mais apropriado, é possível estabelecer uma “Razão de Processos Iniciados por
funcionários”. De acordo com esse dado foi desenvolvida uma fórmula Processos
Iniciados / Razão = Número Ideal de Funcionários na Secretaria.
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Assim, o único dado variável utilizado foi o de PROCESSOS INICIADOS, pois
somente ele espelha a real demanda, ficando mantida a igualdade de tratamento
entre as Varas e Comarcas com processos iguais ou de nível de dificuldade igual.
Todas essas razões são recalculadas anualmente para estabelecer adequações
estabelecidas pelas demandas processuais.
Para a categoria de oficiais de Justiça o parâmetro não é a demanda
processual , mas sim a demanda de mandados recebidos para cumprimento.
EXEMPLO ILUTRATIVO: quantidade de servidores ideal na secretaria do
juízo
ÍNDICE
PRODUTIVI
IDEAL
SERVIDORES
JULGAMENTOS DADE POR INICIADOS (PROCESSO
IDEAL
SERVIDOR
S POR
SERVIDOR
JUÍZOS
SERVIDORES
A
5
1000
200
950
4,8
B
6
1200
200
1400
7,0
200,00
C
6
1100
183,33
800
4,0
D
4
900
225
800
4,0
Para os Oficiais de Justiça utilizamos o seguinte método:
Deve-se basear em dois índices:
1-índice de mandados expedidos anualmente por Oficial de Justiça ou Executor de
mandados
2-índice compensatório de densidade demográfica.
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Separamos as Comarcas do Interior em quatro grupos, de acordo com sua
densidade demográfica.
Grupo 1 – Comarcas com menos de 50 habitantes por quilômetros quadrados,
REDUÇÃO 25%.
Grupo 2 – Comarcas entre 50 e 100 habitantes por quilômetros quadrados,
REDUÇÃO 15%.
Grupo 3 – Comarcas entre 100 e 150 habitantes por quilômetros quadrados,
REDUÇÃO 10%.
Grupo 4 - Comarcas com mais de 150 habitantes por quilômetros quadrados, SEM
REDUÇÃO
EXEMPLO ILUTRATIVO
MAND ÍNDICE
MANDADOS
CUMPRIMENTO
OFICIAIS/EXECU
COMPENSATÓRIO
OFICIAIS/EXEC
JUÍZOS/POPULAÇÃO
RECEBIDOS NA
ANUAL MÍNIMO
TORES
DE DENSIDADE
UTORES IDEAL
COMARCA
POR OFICIAL
DEMOGRÁFICA
A/45.000
HAB/KM2
5
9500
9500
B/60.000
HAB/KM2
5
7500
6375
C/110.000
HAB/KM2
6
11700
9360
5,98
D/160.000
HAB/KM2
7
12000
9000
5,75
6,07
1566
4,07
2.3- Conclusão
Ação descrita neste artigo promoveu a efetividade no cumprimento das
decisões, garantindo a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos, com a
excelência na gestão de custos operacionais, assegurando o alinhamento
estratégico em todas as unidades do Tribunal de justiça de Sergipe e permitindo
uma infraestrutura apropriada às atividades administrativas e judiciais.
De igual importância foi que passou-se a distribuir o quadro de servidores
com base em critérios objetivos e diretos, o que permitiu, inclusive, ao Tribunal de
Justiça adotar outros projetos posteriores que também dependem da distribuição
equânime do quadro de servidores. Neste diapasão podemos citar a premiação por
desempenho de servidores, instaurada em 2008 e que também depende do
equilíbrio na distribuição do quadro, uma vez que as varas concorrentes devem ter
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igualdade de servidores para poderem produzir de maneira igualitária e poderem,
assim, disputar a premiação de forma equilibrada.
O processo de remoção também ficou mais eficiente a partir da distribuição
objetiva do quadro de servidores, pois com muita antecedência e de forma clara, o
TJSE sabe onde estão e quais são as reais necessidades do Tribunal em termos de
recursos humanos.