ARTIGO PRINCIPAL
Seis técnicas que podem aumentar as possibilidades de sucesso, em um projeto com prazo final não
realístico!
Se você é um gerente que está envolvido em um projeto, que você percebe que não tem um prazo
final realístico, a primeira coisa que você deverá fazer é discutir com o patrocinador para ver se há
algum fator que dirige o prazo final do projeto. Por exemplo, o projeto poderá ter que dar apoio a
algum evento que irá ocorrer. Por outro lado, às vezes a gerência estabelece datas arbitrárias
somente para fornecer equilíbrio entre todos os objetivos da empresa. Essa informação não fará com
que o seu desafio seja mais fácil, mas você poderá sentir-se mais confortável ao compreender melhor
a razão para o prazo final, e isso poderá fazer com que a sua tarefa de preparar-se e planejar a preparação e a
motivação dos membros da equipe para tentar conseguir o objetivo, seja mais fácil.
1. Aumentar os recursos humanos - Todos os projetos requerem algum tempo e custo para criar as entregas
acordadas no escopo do projeto. Se você descobrir que a restrição do prazo não está alinhada com o custo e com
o escopo, converse com seu gerente sobre a possibilidade de aumentar os recursos humanos que estão
disponíveis para o projeto. Adicionar recursos humanos ao projeto aumentará o custo, mas poderá permitir que
você conclua o projeto dentro do prazo final. Se o cumprimento do prazo for o objetivo mais importante, Essa
poderá ser uma opção viável.
2. Reduzir o escopo - Fale com seu patrocinador sobre a possibilidade de reduzir o escopo do projeto. Veja se há
algumas características e funcionalidades que ele poderá dispensar no momento, de modo que você possa
entregar o projeto dentro do prazo final.
3. Identificar e gerenciar o prazo final como um risco no projeto - Utilizar o processo de gerenciamento dos
riscos lhe ajudará a gerenciar melhor as expectativas e também poderá ser uma boa maneira para coletar
informações e ideias sobre como você poderá cumprir com o prazo final.
4. Gerenciar o escopo com tolerância zero - Em muitos projetos, você começa com uma data de entrega
agressiva, e então a situação piora porque você não gerencia eficazmente o escopo. Se você estiver em um
projeto com uma data final não realística, é imprescindível que você gerencie o escopo eficazmente e não
aumente o escopo sem primeiramente ter uma requisição de mudança do escopo justificada, aprovada e que
todas as mudanças aprovadas estejam sendo orçadas e que seus respectivos valores e tempo sejam acrescidos
no orçamento e no prazo final.
5. Gerenciar agressivamente o cronograma - Em muitos projetos, você poderá estar um pouco atrasado, mas
com a confiança de que poderá voltar a trilha mais tarde. Entretanto, quando você começar um projeto com o
prazo final em risco, certifique-se de gerenciar o cronograma com diligência. Você não terá nenhuma margem para
erro. Enquanto você monitora o cronograma, trate de todos os prazos que estão faltando para entregar as
entregas como uma incidência problemática e crie um plano para voltar o projeto a trilha e também investigue os
motivos dos atrasos de modo que você possa evitá-los ou removê-los das entregas futuras.
6. Procurar oportunidades de aperfeiçoamento dos processos - Por último, faça uma avaliação bem honesta
no seu cronograma e na sua abordagem para executar o projeto. Fale com a sua equipe, com o seu cliente, e com
seu gerente sobre todas as ideias que puderem ter para fazer com que o projeto seja concluído mais rápido. Isso
fará com que todos pensem que eles podem ser uma parte da solução.
Conclusão: Embora pareça que você está sendo responsabilizado pelos eventos e pelas circunstâncias que estão
fora de seu controle, você tem controle sobre os processos que você utiliza para gerenciar o projeto. Use-os de
forma proativa e com sabedoria.
Fonte - TenStep