TEMA 4: ELEMENTOS ENVOLVIDOS NO ADEQUADO PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES ORGANIZACIONAIS
Para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas e cabe à
secretária encarregar-se delas. Tempos atrás, a secretária somente agendava a reunião, mas atualmente é a
responsável pelo apoio logístico desta. A logística da reunião compreende desde a convocação dos
participantes até o envio da data. Existem situações em que o secretário é o responsável pela condução da
reunião, seja para tratar de assuntos da sua alçada ou em substituição ao chefe, embora essa prática ainda
seja pouco comum nas empresas.
O tema das reuniões já foi muitas vezes trazido ao enfoque, e agora está sendo abordado numa perspectiva
diferente – o papel do secretário numa reunião -, pois ao recordar que, profissionalmente nos reunimos para
conhecer uma empresa ou apresentar a nossa organização; trocar opiniões e debater ideias, chegar a um
acordo ou fazer uma negociação.
Ao secretário executivo cabem normalmente todas as tarefas de organização da reunião, desde o momento
de convocatória – cada vez mais enviada através de e-mails (facilitando e otimizando a obtenção de
confirmação de presenças), como também toda a logística da organização/instituição, a preparação de
documentação e distribuição pelos intervenientes antes da reunião, recepção e acolhimento dos
participantes.
Para Veiga (2010) A realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos:
• Convocação dos participantes – deve ser feita o mais breve possível, para que todos possam se preparar.
Dependendo do caráter da reunião, a convocação pode ser feita por e-mail, telefone, fax, memorando,
edital;
• Pauta – representa a agenda da reunião. Devem constar o título da reunião, a data, o horário, o local, os
nomes dos participantes (em ordem alfabética), os assuntos que serão discutidos em ordem de
importância e o tempo disponibilizado para cada item;
• Lista de presença – devem constar título da reunião, data, horário, local e nome dos participantes (em
ordem alfabética ou hierárquica), com respectivo espaço para assinatura;
• Ata – é o documento no qual fica registrado tudo o que foi discutido e acordado pelos participantes
durante a reunião. Deve ser escrita em linguagem objetiva e simples. O responsável pela elaboração da ata
deve relatar os assuntos e as discussões da maneira como aconteceram. A ata deve ser encaminhada para
os participantes o mais breve possível, para que todos possam acompanhar e tomar as providências
referentes aos assuntos da sua área. Nem sempre o secretário PE o responsável pela redação da ata. Em
algumas ocasiões, o secretário da reunião, é escolhido pela pessoa que fez a convocação da reunião. Fazem
parte da ata os itens: título da reunião, data, horário, local, presença, mesa dirigente, assuntos discutidos,
as votações realizadas, as deliberações e as assinaturas;
Em algumas empresas atualmente o secretariado tem um papel adicional, podendo estar presente na mesma,
ainda que possa não ocupar a mesa principal. Este papel pode ter as seguintes funções: atuar como
facilitador, gestor do tempo destinado a cada tema da agenda de trabalhos, tomar notas e efetuar
posteriormente a ata de reunião.
Contudo, continua ainda a ser mais frequente que desempenhe as funções tradicionais como:
Acautelar a boa imagem da sala de reuniões - a responsabilidade da limpeza não está no âmbito das
funções do secretariado, mas garantir que a mesma está arrumada, que os equipamentos estão
operacionais, ou que a iluminação está correta. Sempre que possível deve procurar harmonizar-se o
aspecto da sala, colocar quadros, plantas, um arranjo de flores, pois contribui para a imagem que se
transmite. O tamanho da sala deve ser proporcional ao número de pessoas presentes confortavelmente
sentadas.
O que deve então ser colocado em cada lugar? Um cartão à frente de cada lugar com o nome do
participante (o nome deve ser escrito em ambos os lados do cartão); quando são delegações,
especialmente com estrangeiros, é frequente colocar-se uma bandeira de pequena dimensão que identifica
o país e uma placa identificando a delegação (nome da empresa). A isto acresce ainda o microfone, um
bloco de notas, uma caneta ou um lápis, e na sala deve existir material de escritório para uso dos
participantes como: caneta, papel, grampeador, furador, fita, cola, etc...
Um básico elementar numa sala de reunião é a água e o respectivo copo para cada participante, e
dependendo da empresa e da formalidade da reunião ( e também se esta é mais ou menos reservada)
pode-se servir café ou chá, no momento, ou deixar previamente em termos dentro da sala. Em cada lugar
será também distribuído um dossiê com documentos referente a reunião.
Em reuniões com participantes estrangeiros, cabe ainda ao secretário efetuar as reservas de avião, de
alojamento garantindo que o quarto esteja apto a ser usado, aluguel de viatura, contratação de motorista,
ou efetuar algum pedido específico por parte do visitante. É determinante para o sucesso do encontro que
o secretário se informe junto o secretário do convidado previamente sobre eventuais restrições
alimentares que possam existir.
No dia da reunião: o secretário atua como uma “extensão do anfitrião”, ao receber o participante para o
encontro e apresentar-se sucintamente informando que e a secretária do senhor “X”, e ao acompanhar os
convidados à sala onde o encontro vai decorrer deve ser oferecido: água, café. Chá..., disponibilizar um
jornal (público, diário de notícias, jornal de noticias, revista, etc), e ainda dar indicação de que já se
encontra e de quem está a chegar.
DETALHES QUE GARANTEM A EFICÁCIA DA REUNIÃO – relacionamos alguns aspectos que precisam ser
considerados na organização de uma reunião organizacional:
Definir com o chefe a data, o horário (início/fim), o local, os participantes, os assuntos a serem tratados,
com os respectivos tempos, e se há necessidade de material de apoio (data show, flip chart, retroprojetor,
televisão, quadro branco, etc);
Verificar e reserva espaço físico adequado ao número de participantes;
Elaborar a pauta da reunião e encaminhar para os convocados;
Convocar os participantes e informá-los sobre a pauta;
Providenciar o material de apoio solicitado pelo chefe – se for necessário;
Elaborar a lista de presença;
Confirmar a presença das pessoas;
Elaborar o material que será utilizado pelo chefe (apresentação, relatórios, etc.)e reproduzi-lo para os
participantes;
Providenciar crachá de mesa – se for necessário;
Caso a reunião se estenda pelo horário de almoço, providenciar refeições leves, saborosa e práticas aos
participantes. Se possível, verifique com antecedência a preferência de cada pessoa;
Se a reunião ocorrer nas primeiras horas da manhã, verificar com o chefe se há necessidade de
providenciar café da manhã;
Se a reunião for longa estabelecer alguns intervalos para que os participantes possam ir ao banheiro e fazer
contatos telefônicos. O secretário deve providenciar lanches para essa reunião;
Se o secretário não for o responsável pela redação da ata, deve digitá-la tão logo seja entregue e submetêla à aprovação do chefe. E seguida, deve colher a assinatura dos participantes, tirar cópia e liberá-la.
Algumas empresas dispõem de salas de reuniões. Nesse caso, sugerimos que a secretária providencie pastas
que tenham espaços destino para colocar um bloco pautado e uma caneta esferográfica. A idéia é facilitar a
organização do material e evitar o extravio de bloco e canetas.
A secretária precisa providenciar uma pessoa para substituí-la, se for necessária a sua presença durante a
reunião. A pessoa escolhida deve ser capaz de atender ao telefone corretamente, anotar recado e receber as
pessoas que porventura apareçam no departamento durante a reunião.