O poder de uma lista de procedimentos
Adaptado de Jason Fitzpatrick,
no Lifehacker
Existe uma boa possibilidade de que você ou não use nenhuma lista de tarefas,
ou use uma para anotar e riscar as atividades que precisa fazer. Em qualquer
dos casos, você estará perdendo um enorme reforço na produtividade e
eficiência ao negligenciar uma humilde lista de procedimentos.
Uma lista de procedimentos não traz as tarefas pendentes e que precisam ser
feitas no futuro, mas atividades rotineiras, repetidas frequentemente. Se você
anota 10 coisas que pretende fazer hoje, e as risca ao final do dia, quando
estão concluídas, isso não é uma lista de procedimentos. Ainda que
recompensante, é apenas uma lista de tarefas.
Quando um mecânico segue uma lista de 50 itens a ser conferidos e avalia o
seu e todos os demais carros em manutenção, ele está usando uma lista de
procedimentos. Esse tipo de documento destaca as coisas que precisam ser
feitas em um processo rotineiro para garantir que tudo seja executado e nada
seja negligenciado ou simplesmente esquecido.
Desde que adotei a ideia de Daryl Furuyama e passeia adotar uma lista de
procedimentos para uso pessoal e profissional, fiquei extremamente satisfeito
com o resultado do esforço investido em sua criação. Hoje veremos porque
você precisa começar a usar uma lista de procedimentos e como criá-la.
Em defesa da humilde lista de procedimentos
Criar e seguir uma lista de procedimentos não é uma atividade glamourosa. É,
porém, uma atividade muito eficiente e que o ajudaria muito se incorporada no
seu fluxo de trabalho. Eu sou uma pessoa ocupada, você é uma pessoa
ocupada, e é provável que não nos tornemos nem um pouco mais livres no
futuro visível, correto? Quem tem tempo de adicionar mais uma tarefa ao seu
dia? Essas perguntas estão erradas. A questão seria melhor colocada da
seguinte forma: “Quem tem tempo para desperdiçar com erros facilmente
evitáveis?”
Todos cometemos erros e nos esquecemos de alguns passos mesmo em
atividades que desempenhamos há anos. Listas de procedimentos servem
como lembretes concretos de tarefas que precisamos desempenhar e em que
ordem executá-las, além de servir como uma prancheta para melhorar nossa
rotina e torná-la mais eficiente.
Ao começar a acompanhar seus procedimentos e avaliar os passos que os
compõem, você irá experimentar uma epifania com relação ao quanto
depende, em especial nos dias mais estressantes e ocupados, da memória
para que nada dê errado.
Você pode ter uma resistência em acreditar que algo tão simples quanto anotar
os passos de tarefas de rotinas diárias, avaliá-los e depois registrá-los em uma
lista de procedimentos possa ser revolucionário. Use as dicas e ideias
seguintes para começar um teste e conferir por si próprio os resultados.
Registre o que você faz, não o que deveria fazer
Existem duas maneiras de criar uma lista de procedimentos. O primeiro é olhar
para uma situação e criar um conjunto de melhores práticas, no qual você
dispõe uma sequência perfeita de eventos com base em uma situação ideal na
qual eles seriam desempenhados. Apesar de esse método poder funcionar, é
mais eficiente adotar um outro método: comece com uma lista dos
procedimentos que você executa atualmente.
Por que basear sua lista no que você executa hoje? Você não quer negar a si
mesmo uma oportunidade de identificar o que funciona no seu sistema atual.
Você pode não estar fazendo tudo com perfeição ou com 100% de eficiência,
mas certamente está fazendo um “monte de certo” — ou você já estaria morto,
demitido ou teria sucumbido a outro destino semelhante a essa altura.
Criar a lista com base no que você já faz atualmente permite que você veja
exatamente o que compõe a atividade que você está tentando consolidar e se
afaste para avaliá-la. Quando foi a última vez em que você anotou tudo o que
fez no dia, passo a passo, e então conferiu se faltavam passos importantes ou
se estava fazendo algumas coisas de forma ineficiente. Provavelmente, nunca.
E você não é o único.
Questione receitas e fórmulas
Eu li um livro de receitas há alguns anos no qual a autora destacava como
práticas não questionadas podem levar à ineficiência. O marido da autora
perguntou a ela por que ela sempre cortava o assado ao meio e o preparava
em dois pratos separados. Ela respondia que era assim que sua mãe fazia, e
ligou para ela para descobrir. Como a resposta da mãe foi que era assim que a
avó da autora fazia, ela ligou para a matriarca.
A resposta da avó foi uma gargalhada. Ela explicou que o método não tinha
nada a ver com a qualidade do assado, mas sim com ser pobre. Pobre demais
para comprar uma assadeira grande o suficiente para a peça inteira. Três
gerações de mulheres, que agora podiam perfeitamente pagar por uma
assadeira adequada, adicionavam uma tarefa e uma nova assadeira a ser
limpa, tudo por que ninguém deu um passo atrás e perguntou: “Por que
estamos fazendo isso? Essa é a melhor forma de fazer isso?
Como fazer?
Corrija isso na sua rotina, e comece já. O que você está fazendo no trabalho?
Quais tarefas de rotina você tem desempenhado? O que você faz ao fim do
dia, quando é hora de fechar e ir embora? Tudo isso são procedimentos,
mesmo que você nunca tenha olhado para eles desta forma.
Pegue papel e caneta, e anote, deixando um espaço entre as linhas, os passos
que você toma em qualquer conjunto de tarefas rotineiras que esteja
executando. Você pode usar um computador para compilar essa lista, mas eu
descobri que para a primeira versão é melhor ser capaz de escrever anotações
livres, rabiscáveis, e levar o papel no bolso, para permitir o brainstorming e
registro de procedimentos no trabalho e em casa.
Tente ser o mais específico possível, mesmo que os passos pareçam banais
ou óbvios. As coisas mais óbvias são mais facilmente esquecidas. Examinar
mesmo os passos mais banais permite que você avalie se ele deveria estar em
outra posição, ser feito de forma diferente ou simplesmente descartado.
Lembre-se sempre de:
anotar apenas itens que sejam específicos;
escrever os passos como se estivesse explicando para outra pessoa.
Avalie sua lista
Quando tiver anotado o que você faz diante de determinado procedimento
(limpar sua mesa uma vez por semana, preparar relatórios mensais etc) é hora
de avaliar a lista de procedimentos. Essa avaliação é um processo de duas
etapas: a avaliação inicial e a revisão contínua.
Para sua avaliação inicial, você deve perguntar:
Esse passo é necessário?
Por que esse passo foi incluído?
Este passo está no lugar certo? Ele ficaria melhor se fosse feito antes ou
depois dentro do procedimento?
Os passos estão descritos de forma clara o suficiente para que outra
pessoa entenda a lista sem necessidade de outras explicações?
Cada passo é uma ação concreta que pode ser completada e ticada
como concluída?
Exemplo
Vamos usar um exemplo simples como a limpeza de um banheiro. Digamos
que na sua lista de procedimentos, limpar as luminárias da pia venha logo
depois de limpar a cuba. Limpar as luminárias é uma tarefa clara o bastante e
certamente configura uma ação concreta — não há nada teórico ou abstrato
em tirar poeira de algo — e que, se não for feita, deixará resultados visíveis.Até
aqui tudo certo, então a tarefa continua na lista.
No entanto, essa atividade está em um lugar absolutamente errado, e precisa
ser movida. Se você primeiro limpar a cuba, e só depois as luminárias, você
estará apenas derrubando poeira, sujeira e possivelmente alguns insetos
sobre a pia que acabou de ser limpa. Mover a tarefa de limpar as luminárias
para o alto da lista, antes da limpeza da pia e do gabinete, evita trabalho
desnecessário.
Seguimento
Claro que você já deve estar bastante habituado ao conceito de “limpar a partir
do alto”; mas você “trabalha em muitas salas”, se você entende o que digo.
Você será um espécime raro se repassar suas atividades diárias e não
encontrar uma multitude de áreas nas quais as coisas podem ser melhoradas e
estruturadas. Todo pequeno achado que faça será um micro-investimento em
sua eficiência e tempo livre futuros.
Continue com o processo de revisão depois da avaliação inicial. As situações
mudam, e um passo necessário hoje pode tornar-se redudante no próximo
mês. Se você já adotou o hábito de revisar seu trabalho semanal ou
mensalmente, usar um tempo para avaliar alguns poucos procedimentos irá
aumentar os resultados de seu trabalho e ajudará a mantê-lo focado nas
tarefas que realmente importam.
Foco no importante
Uma simples lista de procedimentos é uma maneira fantástica de aumentar a
eficiência e avaliar adequadamente as tarefas rotineiras que populam sua vida
profissional e pessoal. Assim como anotar todas as demandas libera sua mente
para focar em atividades mais importantes e que exigem raciocínio, codificar
seus procedimentos em uma lista que você pode conferir a qualquer momento
permite que você se concentre em atividades mais nobres que apenas lembrarse dos passos.
Quer você esteja construindo um avião, enviando propostas comerciais, ou
apenas tentando chegar ao trabalho no horário com um bom café da manhã e
uma pasta organizada, uma lista de procedimentos permite que você faça isso
de melhor e forma mais eficiente.