ESTADO DE SANTA CATARINA
SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO
DIRETORIA DE GESTÃO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS
GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO E NORMATIZAÇÃO DA GESTÃO DE PESSOAS
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E COMPUTACIONAIS
RECADASTRAMENTO ANUAL DO SERVIDOR INATIVO CIVIL
1 CONCEITO
O recadastramento, realizado no mês de aniversário do servidor inativo, tem a
finalidade de manter atualizada a base de dados do SIRH, identificando possíveis
divergências em dados cadastrais, documentação e dependentes, bem como possíveis
pagamentos indevidos.
2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
O recadastramento anual dos servidores inativos está fundamentado na
legislação que segue:
Decreto nº 1.352, de 28.06.00;
Art. 91 da Lei Complementar nº 381, de 07.05.07;
Decreto nº 1.158, de 18.03.08.
3 DEFINIÇÃO DE TERMOS
AR - Aviso de recebimento.
CIASC - Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina.
CPF - Cadastro de Pessoa Física.
CRH - Menu Dados do Servidor do SIRH.
DGDP - Diretoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas.
DITE - Diretoria do Tesouro Estadual.
FRH - Menu da Folha de Pagamento.
GEREF - Gerência de Remuneração Funcional.
INSS - Instituto Nacional de Seguro Social.
IPREV - Instituto de Previdência do Estado de Santa Catarina.
MCP-100 - Inclusão/Alteração de Dependente e Declaração de Dependência
Econômica.
MCP-192 - Atualização Cadastral Anual dos Servidores Inativos Civis.
PGE - Procuradoria Geral do Estado.
SEA - Secretaria de Estado da Administração.
SEF - Secretaria de Estado da Fazenda.
Setorial/Seccional - Setorial e Seccional de Gestão de Pessoas.
SIRH - Sistema Informatizado de Recursos Humanos.
SISOBINET - Sistema Informatizado de Óbito.
4 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Encaminhamentos
Atualizado em 28.04.2011.
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O Setorial/Seccional recebe mensalmente os Boletins de Atualização Anual dos
servidores inativos aniversariantes no mês subseqüente, junto com os relatórios da folha
de pagamento.
Os Boletins deverão ser encaminhados às unidades administrativas, conforme rotina
existente.
Quando da realização do recadastramento o servidor inativo preenche os campos do
Boletim que deverão ser alterados no Sistema.
Cabe ao Setorial/Seccional entregar ao servidor recadastrado o comprovante de
recadastramento.
O Setorial/Seccional deverá registrar no Sistema as alterações cadastrais, se for o
caso, bem como informar em campo específico a realização de recadastramento.
Inclusão no SIRH dos aniversariantes de janeiro a novembro
Sendo impossível atualizar a data do recadastramento dos aniversariantes de
janeiro a novembro, que não foram informados no CRH/SIRH até 31 de dezembro, deve
ser alterado os dados cadastrais (endereço, telefone e outros) que se fizerem necessários
sem o registro do “S” (Sim Recadastrado).
Nesta situação, em que a realização do recadastramento ocorre no exercício
posterior, deverá ser registrado no módulo 22 (Históricos) o código de histórico 1822
(Recadastramento) com data de início e fim igual ao primeiro dia do mês de aniversário
do servidor, e com o registro do ano anterior a que se refere o recadastramento.
A existência de 1822 no FRH/SIRH permite acompanhar, com segurança, por
período, os servidores que não se recadastraram.
Inclusão no SIRH dos aniversariantes de dezembro
Para os aniversariantes de dezembro, que não tiveram o “S” (Sim Recadastrado)
informado no CRH/SIRH até 31 de dezembro, deverá ser informado até 31 de janeiro do
próximo exercício.
A partir de fevereiro o CRH/SIRH não aceita o registro de “S”, devendo ser alterado
os dados cadastrais (endereço, telefone e outros) que se fizerem necessários no
CRH/SIRH, e a realização do recadastramento informado no módulo 22 (Históricos), pelo
registro do código de histórico 1822 (Recadastramento), sendo que a data de início e fim
deve ser igual ao primeiro dia do mês de aniversário do servidor e o ano referente ao
exercício a que se refere o recadastramento (ano anterior).
Impossibilidade de deslocamento para realizar o recadastramento
Quando o servidor estiver impossibilitado de se deslocar até o Setorial/Seccional
(idade avançada, dificuldade de locomoção, acamado e outros motivos), o responsável
pela atividade deverá realizar o recadastramento in loco.
Na impossibilidade do servidor poder assinar o Boletim de Atualização Anual, o
servidor que estiver realizando o recadastramento poderá fazê-lo, se responsabilizando
pelas informações.
Procuração
O recadastramento poderá ser efetuado através de procuração, desde que a mesma
seja recente, datada no máximo até o início do exercício (ano) anterior. O
Setorial/Seccional deverá anexar ao Boletim fotocópia da procuração. Em hipótese
alguma será aceita procuração que não atenda as exigências da administração pública,
haja vista os objetivos do recadastramento.
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Havendo dúvidas sobre a veracidade da procuração, o Setorial/Seccional deverá
realizar o recadastramento in loco.
Dependente
Os dependentes constantes no Boletim de Atualização Cadastral Anual, são aqueles
que possuem direito à pensão no IPREV quando do falecimento do servidor. Se o servidor
solicitar a inclusão de dependentes no Boletim, deverá ser anexado ao mesmo o
formulário MCP-100, devidamente preenchido e assinado, acompanhado da fotocópia da
certidão de nascimento ou documento equivalente, a serem encaminhados ao
responsável pela inclusão de dependentes no CRH/SIRH.
Os dependentes do IPREV são esposo(a), companheiro(a), filhos(as) menores de 21
anos ou até 24 se universitários, filhos(as) inválidos(as).
Servidor inativo que também é pensionista no IPREV
Os servidores inativos, que também são pensionistas no IPREV, são recadastrados
anualmente em data fixada pelo IPREV (primeiro semestre), independente do mês de
aniversário. Quando o recadastramento do pensionista é registrado no CRH/SIRH, migra
para o órgão ou entidade no qual é aposentado a data do recadastramento e o “S” (Sim
Recadastrado). Ocorrendo o recadastramento no órgão ou entidade em que ocorreu a
aposentadoria, não gera na base de dados do IPREV o “S” (Sim Recadastrado).
Para evitar que o servidor inativo/pensionista tenha que ser submetido ao
recadastramento duas vezes por ano, não é emitido o Boletim de Atualização Cadastral
Anual pré-impresso no órgão de origem da aposentadoria, bem como identificado o
mesmo em relatórios de verificação de servidores não recadastrados.
Sempre que ocorre registro de servidor inativo como pensionista no IPREV, deixa de
ser gerado, automaticamente, a emissão do Boletim de Recadastramento Anual de
Servidor Inativo.
Servidor inativo com duas aposentadorias no Estado
Possuindo o servidor inativo dois vínculos de aposentado no Poder Executivo,
deverá realizar o recadastramento nos dois órgãos ou entidades de lotação.
Servidor aposentado no exercício atual
Quando a data de aniversário é posterior a data da aposentadoria iniciada no ano
em curso, o servidor fica desobrigado de se recadastrar.
Com a inclusão da aposentadoria no Sistema, são processados a data de
recadastramento no CRH/SIRH e o código de histórico 1822 no FRH/SIRH.
Sendo registrada a aposentadoria no Sistema com data de início no exercício
anterior, é gerado 1822 com data de início igual a data da aposentadoria.
O servidor só passará a realizar recadastramento no exercício posterior ao de
aposentadoria.
Falecimento do servidor
Sendo constatada ausência de realização de recadastramento devido falecimento,
sem que tenha sido informado à época ao Setorial/Seccional, ocasionando o pagamento
indevido, o Setorial/Seccional deverá:
I - emitir comunicado de solicitação de informações ou apresentação da certidão de
óbito, a ser encaminhado, via correspondência com aviso de recebimento, ao endereço
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de domicílio do servidor constante no CRH/SIRH, oportunizando o prazo de 5 (cinco) dias
úteis, a contar do recebimento, para prestar esclarecimentos ou apresentação de
documento;
II - não ocorrendo o encaminhamento da certidão, emitir ofício ao Setor de
Benefícios do INSS para verificação da existência de óbito no SISOBNET. Deverá constar
da solicitação a motivação, o nome do servidor, CPF, data de nascimento e o nome da
mãe e do pai;
III - sendo informado pelo INSS o cartório que lavrou a certidão de óbito, deverá ser
encaminhada correspondência ao mesmo solicitando fotocópia, justificando a solicitação
por ser necessário instruir processo de ressarcimento aos cofres públicos;
IV - com a certidão em mãos, seguir os procedimentos descritos do item VIII a XVII;
V - sendo informada pelo INSS a inexistência de registro de óbito, deverá ser
encaminhada correspondência aos cartórios do município de domicílio do servidor,
justificando a solicitação por ser necessário instruir processo e ressarcimento aos cofres
públicos;
VI - conhecida a confirmação de óbito por certidão, adotar os procedimentos
descritos do item VIII a XVII;
VII - não existindo confirmação de óbito por certidão, informar a ocorrência na
descrição do afastamento sem remuneração registrado no FRH/SIRH;
VIII - quando conhecido o teor da certidão de óbito deverá ser registrado no
FRH/SIRH o falecimento;
IX - emitir ficha financeira do período entre o mês de falecimento e o mês de
pagamento indevido;
X - incluir os valores percebidos em planilha de cálculo, apurando o valor nominal a
ser restituído por código de provento;
XI - emitir cópia dos dados cadastrais e funcionais do SIRH em que seja identificado
o nome, lotação, conta corrente, endereço e registro de recadastramento não realizado;
XII - emitir informação fundamentando a ocorrência de recadastramento anual não
realizado;
XIII - autuar toda a documentação descrita nos itens acima, inclusive o aviso de
recebimento, no Sistema de Protocolo Padrão, tratando de ressarcimento à Fazenda
Pública;
XIV - remeter os autos à DITE da SEF, a fim de que informe a existência ou não dos
valores pagos na conta corrente do servidor. Existindo valores, deverão ser revertidos aos
cofres públicos e o processo, depois de retornado ao Setorial/Seccional, deve ser
encaminhado à GEREF/DGDP/SEA para alteração dos contracheques;
XV - após retorno do processo da GEREF, o mesmo é arquivado;
XVI - constatada a inexistência de valores na conta corrente, os autos retornam ao
Setorial/Seccional para comunicar o dependente ou parente do servidor falecido, via
correspondência com aviso de recebimento, que deverá ocorrer o ressarcimento através
de depósito identificado, mediante documento emitido no sítio da Secretaria de Estado da
Fazenda (www.sef.sc.gov.br). Deverá acessar a opção SERVIÇOS → DEPÓSITOS
IDENTIFICADOS → EMITIR DOCUMENTO, selecionando o órgão ou entidade que
receberá o ressarcimento e a respectiva conta com inicial “9”, preenchendo, ainda, os
dados pessoais e o histórico, a fim de permitir sua identificação. Com a guia impressa, o
dependente ou parente providenciará depósito bancário e encaminhará cópia ao
Setorial/Seccional do órgão ou entidade de origem do servidor falecido, para que seja
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anexada ao processo. Com isso, o mesmo é encaminhado à GEREF para alteração dos
contracheques;
XVII - após retorno do processo da GEREF, o mesmo é arquivado;
XVIII - caso o depósito não seja efetuado, o Setorial/Seccional procede ao cálculo da
atualização monetária, utilizando os índices fixados pela Corregedoria Geral de Justiça,
do Poder Judiciário deste Estado;
XIX - não restando dúvidas quanto ao depósito irregular de valores, o processo é
encaminhado ao Gabinete do Procurador Geral da PGE para que seja ajuizada ação.
5 ROTINAS
Diretoria de Previdência/IPREV
planejar, estabelecer, acompanhar e orientar as ações desenvolvidas pelo CIASC
e Setoriais/Seccionais.
CIASC
emitir Boletim de Atualização Cadastral Anual pré-impresso, no mês anterior ao
aniversário do servidor inativo, e encaminhar, junto com os relatórios de processamento
da folha, ao órgão ou entidade de origem do mesmo;
disponibilizar no View, mensalmente, após o processamento da folha, o relatório
IFRH591A (Recadastramento dos Servidores Inativos Civis), composto pelos campos
matrícula, nome, data de nascimento e descrição da situação do servidor que deverá se
recadastrar no mês subseqüente. O relatório apresenta, também, os servidores
aniversariantes no mês subseqüente, que por serem pensionistas no IPREV,
independente da data de início da pensão, ou terem se aposentado no ano em curso,
antes da data de aniversário, não precisam realizar o recadastramento no órgão em que
se aposentaram;
encaminhar aos Setoriais/Seccionais, mensalmente, junto com os Boletins de
Atualização Cadastral Anual, o relatório IFRH591B (Relação dos Servidores Inativos
Aniversariantes e não Recadastrados), que relaciona os servidores que estão em falta
com o seu recadastramento;
emitir carta nominal de solicitação de realização de recadastramento, destinada ao
endereço dos servidores que possuem recadastramento pendente, sempre que o IPREV
solicitar.
Setoriais/Seccionais
receber mensalmente os Boletins de Atualização Cadastral Anual, conferindo
nominalmente com o relatório IFRH591A;
emitir no Portal do Servidor do Estado (www.portaldoservidor.sc.gov.br - opção
Manuais e Formulários - Formulários), sempre que necessário, o formulário MCP-192,
que encontra-se em branco;
efetuar o recadastramento emitindo e entregando o respectivo comprovante ao
servidor. Se o servidor não se apresentar no Setorial/Seccional, sendo necessário
encaminhar o Boletim para o endereço do mesmo, a assinatura do servidor deverá,
obrigatoriamente, ser reconhecida em cartório;
identificar no relatório IFRH591B os servidores que deixaram de efetuar o
recadastramento. Estabelecer contato com os mesmos para informar da necessidade de
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manter o recadastramento atualizado, para que assim se evite o bloqueio da remuneração
ou vencimentos;
atualizar o módulo 01 (Servidor) do CRH/SIRH. No campo referente ao
recadastramento deve ser digitado “S” (Sim Recadastramento) para confirmar a sua
realização. Com a confirmação é gerado, automaticamente, o código de histórico 1822
(Recadastramento) no FRH/SIRH, com data de início e fim igual a data constante no
campo recadastramento, que pode ser consultado no assunto 02 (Afastamentos) do
módulo 17 (Afastamentos/Retornos);
receber e encaminhar carta de solicitação de recadastramento ao servidor inativo
no mês subseqüente ao de aniversário do servidor, dando prazo para que o mesmo se
apresente.
6 FLUXOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS
SETORIAL/SECCIONAL
RECEBE BOLETINS E
RELATÓRIOS
SERVIDOR
COM
RECADASTRA
MENTO
PENDENTE?
SIM
SETORIAL/SECCIONAL ENTRA
EM CONTATO COM SERVIDOR
NÃO
SERVIDOR
COMPARECE?
NÃO
SIM
SETORIAL/SECCIONAL
ENCAMINHA BOLETIM AO
ENDEREÇO DO SERVIDOR
PREENCHIMENTO DO
FORMULÁRIO MCP-192
ENTREGA DO COMPROVANTE
DE RECADASTRAMENTO AO
SERVIDOR
SERVIDOR PREENCHE,
ASSINA EM CARTÓRIO E
ENCAMINHA PARA
SETORIAL/SECCIONAL
SETORIAL/SECCIONAL
ATUALIZA MÓDULO 01 DO SIRH
ARQUIVAMENTO
FIM
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7 PROCEDIMENTOS COMPUTACIONAIS
O Setorial/Seccional realiza a inclusão do recadastramento anual da seguinte forma:
MENU DO NUCLEO DE RECURSOS HUMANOS
SERVIDOR ................. 01
EVENTO .....................
DEPENDENTE ............... 02
PROGRAMA DE ESTAGIO ........
CURRICULUM ............... 03
ORGÃO ......................
HABILIDADES .............. 04
CONCURSO ...................
CARTEIRA/DIPLOMA PROFESSOR 05
ASSUNTOS MINISTRAVEIS ......
SISTEMA DE FARDAMENTO..... 06
AVALIAÇÃO ESTAGIO PROBATORIO
POS-GRADUAÇÃO ............ 07
RELATÓRIOS..................
ACIDENTE EM SERVICO ...... 08
SEGURANCA ..................
AVALIAÇÃO ................ 09
OPÇÃO : 01
ORGÃO:
10
11
12
13
14
15
40
90
Pressionar a tecla entra/enter para acessar a tela Menu do Servidor.
MENU DO SERVIDOR
CONSULTA ALFABÉTICA........ 0
CONSULTA .................. 1
INCLUSÃO .................. 2
ALTERAÇÃO ................. 3
OPÇÃO :3
MATRÍCULA
: 328000
NR. INSCRIÇÃO SISTEMA:
NOME SERVIDOR
:
NR. CPF
:
PIS/PASEP
:
- 1
-
NR.CARGO: 01
-
Pressionar a tecla entra/enter para acessar a tela Alteração dos Dados do Servidor.
ALTERACAO DOS DADOS DO SERVIDOR
MATRICULA: 328000 - 1 - 01
NOME: MARIA ANTONIA DOS SANTOS
NR.INSCRICAO SISTEMA:
12345 - 2
PLAM IPESC
: 2
DT.ADESAO: 01081999
DT.BAIXA : 31012001
SEXO
: 2
RACA/COR: 2
DEFICIENTE: 0
ESTADO CIVIL; 2
NOME MAE
: MARIA APARECIDA DOS SANTOS
NOME PAI
: ANTONIO DOS SANTOS
ANO PRIMEIRO EMPREGO: 1985
DATA NASCIMENTO: 21081962 MUNICIPIO NASC.: 8043
RECADASTRAMENTO
GRAU INSTRUCAO : 10
DATA: 20012005 (S/N/P): S
NACIONALIDADE : 10
DT.INVEST.ESTADO: 05011987
ANO CHEGADA
:
SIT.ESTRANGEIRO:
DT.NATURALIZACAO:
LOGRADOURO
: RUA SALOMÃO VERIDIANO
COMPLEMENTO: 308
BAIRRO
: SÃO CARLOS
MUNICIPIO : 8327
REFERENCIA
:
CEP
: 88105 - 650
TIPO MORADIA
: 1
TELEFONE
:
2850009
E-MAIL
:
CONTRA-CHEQUE (1-EMITE
2-NAO EMITE
): 1
TEMPO A AVERBAR(S/N): N
Para que ocorra a inclusão do recadastramento e alteração dos dados cadastrais,
deve ser pressionada a tecla entra/enter.
8 RESPONSABILIDADES
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DIRETORIA DE GESTÃO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS
GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO E NORMATIZAÇÃO DA GESTÃO DE PESSOAS
Diretoria de Previdência: estabelecer os procedimentos, acompanhar, orientar e
supervisionar a execução das atividades relacionadas ao recadastramento.
CIASC: elaborar e emitir relatórios de servidores inativos a serem recadastrados e
com pendência de recadastramento, bem como emitir o Boletim de Atualização Cadastral
Anual.
Setorial/Seccional: realizar o recadastramento dos servidores inativos de seu órgão
ou entidade e atualizar as informações no SIRH.
Servidor Inativo: estar atento à data de seu recadastramento, e procurar o
Setorial/Seccional de seu órgão ou entidade para realizá-lo.
Permitida a reprodução parcial ou total, desde que citada a fonte
(Lei Federal nº 9.610, de 19.02.98).
Atualizado em 28.04.2011.
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