Cliente: Tríade do Tempo
Veículo: Jornal Hoje em Dia
Data: 07/01
EXEMPLAR A CAMINHO
Cliente: Tríade do Tempo
Veículo: Hoje em Dia Online
Data: 07/01
Você gosta de enviar toneladas de
e-mails?
Susy Laguárdia
Repórter
Você é do tipo que adora enviar para todo mundo todos os e-mails que recebe?
Adora as mensagens com conteúdos pesados, tipo Power Point? É daqueles que,
quando recebe uma corrente, faz questão de compartilhá-la com todos os
conhecidos? Se você respondeu sim à algumas dessas perguntas você pode ser
considerado um e-mala. A avaliação é de Christian Barbosa, consultor e presidente
da Tríade do Tempo, especializada em gestão de tempo e produtividade, que realizou
um estudo, onde confirmou que o brasileiro gasta, em média, três horas por dia para
lidar com seus correios eletrônicos. Grande parte desse tempo é desperdiçado
enviando e recebendo mensagens com conteúdos inúteis.
Se Christian Barbosa, todos já tiveram um momento de e-mala. “No início, quando
ficamos empolgados com a Internet, costumamos reenviar tudo o que recebemos. Só
mudamos de atitude quando ficamos incomodados com a quantidade de mensagens
recebidas. Eu mesmo parei de enviar e-mails com conteúdos desnecessários por
causa do grande número de correios eletrônicos que recebia, e vi o quanto isso nos
faz perder tempo”, conta o consultor.
Contra-ataque
Para tentar barrar a enxurrada de e-mails desnecessários, muitas empresas estão
adotando códigos de ética na Internet e na utilização de correio eletrônico, o que evita
o número exagerado de mensagens sem conteúdo.
O diretor de Marketing do provedor Seven Internet, Eduardo Zambaldi, acredita que
mais de 50% dos e-mails que trafegam nas empresas é de uso pessoal, ocasionando
muitos problemas para as organizações. Segundo ele, estas mensagens eletrônicas
são a principal porta de entrada para vírus, que em sua maioria, chegam com
mensagens de conteúdos particulares.
Outro problema é a sobrecarga do provedor. Para Zambaldi, o grande vilão é o
arquivo. Ele explica que antes, quando a Internet discada era mais utilizada, ficava
muito difícil enviar e-mail com conteúdos anexados. Com a banda larga e os preços
fixos, os correios eletrônicos que continham somente texto, passaram a levar vídeos,
fotos, joguinhos. “É muito comum uma pessoa enviar um arquivo de 5 Mb para dez
pessoas. Só que isso sobrecarrega o provedor”, alega. Segundo o diretor, com tanto
tráfego pesado, é preciso investir mais para que o provedor consiga dar conta de toda
a demanda.
Uma das soluções apresentadas por Zambaldi é o treinamento de pessoal. Ele
defende a criação de uma cultura nas empresas para a orientação dos funcionários,
pois não há como impedir a chegada de e-mails pessoais sem prejudicar o
andamento do trabalho. “As empresas deveriam criar um código de conduta na
Internet e aplicar treinamentos sobre a utilização dos recursos”, afirma. Esse
treinamento não poderia ser usado de forma punitiva, mas como orientação. Além, é
claro de um poderoso antivírus e antispam.
Empresa adota medidas preventivas
Uma empresa que adotou medidas para evitar problemas com e-mails, antes mesmo
de ter problemas graves, foi a Metasys, desenvolvedora de soluções na área de
tecnologia. Segundo o diretor Paulo Maciel, os funcionários já são treinados e têm
consciência de como utilizar, da melhor forma, os correios eletrônicos. Ele conta que,
há dois anos, o provedor estava registrando um número excessivo de “lixo”, ou seja,
e-mails de conteúdos inúteis e até com vírus embutido.
Para resolver esse tipo de problema, a empresa aplicou uma solução antispam, que
filtra cerca de 30% das mensagens recebidas. Segundo Maciel, os correios que são
identificados como spam vão para uma pasta separada que pode ser acessada
posteriormente. Ele preferiu não tomar a medida de apagar imediatamente os e-mails
apontados como suspeitos porque, segundo ele, alguns softwares antispam ainda
não são totalmente confiáveis e podem considerar mensagens comuns como spams.
Mas considera a ferramenta indispensável, principalmente para escritórios.
O maior problema enfrentado em relação à Internet foi de ataques de e-mails. De
acordo com Maciel, sua empresa já foi atacada três vezes, sobrecarregando o
provedor. Tomadas as medidas preventivas para impedir mais problemas, a empresa
decidiu mudar o local de sua caixa postal.
Remetentes acham que não exageram
Mesmo as pessoas que se enquadram no perfil descrito pelo especialista Christian
Barbosa como e-mala, não se consideram exagerados. Muitos afirmam não
incomodar, pois só enviam e-mails para os amigos e pessoas que gostam de receber.
O assistente financeiro Cláudio Marcelo Alves, possui mais de 20 endereços de email, mas de acordo com ele, só três são abertos diariamente. E só nesses três
recebe, em média, 40 mensagens pessoais por dia. Alves conta que é daqueles que
envia tudo o que recebe para todas as pessoas de sua lista. Mas toma cuidado em
evitar mensagens com conteúdos pesados, textos longos ou correntes. Assim,
nenhum de seus amigos reclama. Para não ter problemas, em sua lista de endereços
só há e-mails de pessoas que gostam de trocar mensagens, mesmo assim, todos
com cópia oculta para que outros destinatários não possam ver quem está
recebendo. Somando o tempo no trabalho e em casa, o assistente financeiro
permanece na Internet cerca de nove horas por dia.
Na mesma linha de Alves está o operador financeiro Marcelo Braga, que envia cerca
de 40 e-mails diários. Além de enviar, Braga também recebe uma grande quantidade.
“É um meio de comunicação barato, que permite conversar com pessoas do mundo
inteiro”, afirma. O operador utiliza freqüentemente ferramentas de comunicação, mas
evita sites de relacionamento, como o Orkut, por causa da exposição. Marcelo Braga
entra na Internet, em média, três vezes por dia, permanecendo online por quase três
horas.
Outro caso é do estudante Jorge Alberto Daher, que fica o dia inteiro na Internet. Ele
é estagiário na área de tecnologia e é obrigado a permanecer o tempo todo
conectado. Garante que só envia mensagens com conteúdos que podem ser
aproveitados de alguma forma. “Eu acho essa ferramenta interessante porque é uma
forma de passatempo”, justifica. Daher confessa que quando recebe alguma coisa
que lhe agrada, trata logo de compartilhar com todos os amigos. As únicas críticas
que recebe é quando envia correntes, mas garante que não encaminha mais esse
tipo de mensagem.
Quem também adora trocar e-mails é o estagiário Elder Rodrigues dos Santos, 21
anos. Chega a receber 80 mensagens eletrônicas e envia 50 por dia, mas alega que
70% são de trabalho. Além dos e-mails, Santos ainda participa de sites de
relacionamento e utiliza comunicadores. Os únicos conteúdos que ele evita são as
mensagens de corrente e os arquivos pesados, como os que são feitos em Power
Point.
E-MALA
Sintomas, segundo Christian Barbosa
* Mister urgência - Se todos seus e-mails são para ontem, se tudo que você manda é
imediato e precisa ser feito na hora, se você liga depois de enviar um e-mail e
pergunta se a pessoa viu sua mensagem urgente, existe algo errado com seu
planejamento pessoal e sua rotina diária
* Caixa de Entrada lotada - Todo e-mala possui mais de 100 e-mails na Caixa de
Entrada. Em geral, é a pessoa que vive comentando que não recebe os correios dos
outros, que pede informações que chegaram na mensagem que ele não sabe pois
não leu ainda. É comum também demorar um tempão para achar uma mensagem no
meio de tantos e-mails não lidos ou mal organizados
* Copia todos - É sempre melhor que todos fiquem sabendo do assunto do que
apenas um, certo? Talvez, lá na escola, você adorasse que todo mundo parasse para
ouvir suas histórias, não é? Em geral, também gosta muito de responder a todos, pois
é o botão maior no Outlook e ele sempre salta no seu clique
* Assuntos bizarros - O conteúdo do seu e-mail fala sobre o resultado da última
reunião de diretoria, mas o assunto é algo do tipo: “O gato subiu no telhado” ou
qualquer coisa do gênero. Em um e-mail, o assunto deve resumir em uma frase o
conteúdo do mesmo e não ser uma frase criptografada que até um hacker teria
dificuldades em decifrar
* Correntes - O e-mala adora mandar correntes com frases bonitas, apresentações
divertidas, vídeos engraçados, tem medo que caia sua orelha ou que Deus fique
bravo com ele se a mensagem não chegar a 20 pessoas pelo menos.
* E-mails sem ação - A maioria dos e-mails é composta de informações e ações que
devem ser tomadas, mas o e-mala só sabe passar a informação e deixa os próximos
passos indefinidos ou ambíguos.
* E-mails longos - Todo e-mala tem o DNA do mala clássico, que você sempre evita.
Adora ficar falando horas sem ter muito o que agregar e que sempre acaba
atrapalhando. Isso aplicado no correio eletrônico cria mensagens muito extensas,
sem objetividade e chatas de ler. O ideal é manter um e-mail com menos de quatro
parágrafos (aproximadamente mil caracteres).
REGRAS DE ETIQUETA
Não existe uma regra de etiqueta para Internet. Christian Barbosa recomenda
algumas ações simples que podem evitar problemas na hora de compartilhar as
mensagens com os amigos ou no trabalho:
* Evitar o uso excessivo de letras maiúsculas - Frases formadas apenas com letras
maiúsculas significam que o emissor da mensagem está gritando
* Colocar os endereços sempre em cópia oculta - Não deixar exposto o nome e
endereço de quem irá receber a mensagem, principalmente quando for enviada para
um grande número de pessoas
* Evitar e-mails longos, com mais de mil caracteres. Quatro ou cinco parágrafos já são
suficientes para transmitir qualquer mensagem
* Evitar títulos enigmáticos ou que não dizem nada - O assunto deve ser o resumo do
e-mail
- Colocar ação, ou seja, sempre colocar o que deve ser feito ao receber. Ex.:
Responder imediatamente; não responder; etc.