Microsoft Exchange Server 2007
Caso de Estudo Microsoft
Porto Editora
Porto Editora acentua ganhos de
produtividade e eficiência com
investimento em tecnologia Microsoft
Sumário
País
Portugal
Sector
Cultura
Perfil do Cliente
A Porto Editora é uma referência no
mercado editorial. Para além dos livros,
tem vindo a investir no multimédia e na
internet. A inovação faz parte da sua
estratégia. Conta com cerca de 700
colaboradores e facturou 85 milhões de
euros em 2007.
Situação de Negócio
Para a Porto Editora, a colaboração e a
eficiência da comunicação são
elementos-chave do sucesso. Era
importante melhorar também a
escalabilidade, a performance e a
capacidade de gestão da infraestrutura.
Solução
Microsoft Exchange Server 2007
Microsoft Office Communications
Server 2007
Benefícios
 Incremento do nível de comunicação
e colaboração
 Aumento da produtividade
 Capacidade de melhor responder à
estratégia de inovação permanente
 Investimento numa plataforma
tecnológica preparada para o futuro
com menos custos
“O Grupo Porto Editora espera que, pelo investimento efectuado nas
ferramentas Microsoft, incluindo o Exchange Server, SharePoint e
Office, se alcancem níveis de excelência no acesso, análise e partilha
de informação por todos os colaboradores.”
— Luís Fernandes, Director do Departamento de Investigação e Tecnologia da Porto
Editora.
A Porto Editora é uma referência no mercado editorial em Portugal. Para a
sua elevada notoriedade contribui a estratégia de inovação mas também a
abrangência da sua oferta. Mas estar na linha da frente em termos de
negócio coloca elevados desafios aos sistemas de informação.
Escalabilidade, disponibilidade, performance e elevada capacidade de
gestão são preocupações às quais se tem vindo a dar resposta, sem
esquecer factores como a produtividade, a eficiência e a colaboração. Nesse
contexto, a Porto Editora tem vindo a realizar um investimento alargado em
tecnologias Microsoft, que tem na migração para o Microsoft Exchange 2007
uma das suas faces visíveis. Mas o objectivo é ir mais além, como o
demonstra o projecto de análise à implementação do Office Communications
Server 2007.
Situação
“A alta disponibilidade e
robustez, bem como as
melhorias no acesso
OWA (Outlook Web
Access) que a solução do
Exchange 2007
apresenta, foram alguns
dos factores que nos
levaram a optar pela
migração. A garantia de
uma adequada
integração com a
restante família de
produtos Microsoft
contribuiu também para
esta decisão.”
Luís Fernandes, Director do
Departamento de Investigação e
Tecnologia da Porto Editora.
A Porto Editora, fundada em 1944,
conquistou um lugar de destaque no
panorama editorial português assumindose como referência. Tem seguido uma
estratégia de constante inovação com um
espectro editorial muito abrangente: livros
escolares, dicionários, edição literária
generalista, de ficção e não-ficção e
multimédia. Tornou-se na principal editora
de conteúdos multimédia em formato
digital, via Internet ou via CD-ROM e DVDROM. O seu sucesso nestas áreas é
ilustrado por produtos como a Infopedia.pt
(a maior base de conteúdos educativos e
culturais em Língua Portuguesa), a Escola
Virtual (primeira plataforma de e-learning
vocacionada para os ensinos Básico e
Secundário) e a Diciopédia (produto
multimédia que incide sobre várias áreas
do conhecimento).
“O volume de negócios da Porto Editora é
de 85 milhões de euros, dados de 2007,
tendo aproximadamente 700
colaboradores. Produz 14 milhões de
livros, incluindo as das subsidiárias em
África, a Plural Editores Moçambique e a
Plural Editores Angola”, afirma Luís
Fernandes, Director do Departamento de
Investigação e Tecnologia da Porto
Editora.
Para uma empresa que actua “no mundo
do conhecimento”, os sistemas de
informação são uma base essencial ao
desenvolvimento do negócio. De acordo
com Luís Fernandes, as exigências que se
colocam ao nível dos SI têm-se mantido
nos últimos anos e prendem-se com
questões como a fiabilidade e rapidez
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crescente no acesso, análise e partilha de
informação. “A Porto Editora está muito
bem preparada para enfrentar os desafios
que o mercado coloca”, afirma. Estas
questões são transversais e, por isso, não
se limitam a áreas pontuais da
organização nem a nichos de tecnologia.
Por isso, para a Porto Editora tornou-se
mais relevante poder contar com um
parceiro tecnológico que lhe garantisse
abrangência em termos de oferta e
segurança na capacidade de evolução. “A
Microsoft tem acompanhado os desafios
exigidos aos sistemas de informação,
nomeadamente, pelo facto de fornecer
uma diversidade de aplicações que
respondem às necessidades de uma
pequena, média ou grande empresa. Este
facto, associado à facilidade de integração
entre as várias aplicações, permite que as
organizações encontrem nestas soluções
respostas a um conjunto de
necessidades”, considera Luís Fernandes.
Tendo estabelecido um Enterprise
Agreement com a Microsoft, a Porto
Editora tem desenvolvido vários projectos
sendo o mais recente a migração para o
Microsoft Exchange 2007, que permitiu
olhar para a vertente colaborativa de forma
mais consistente, assim como para a
mobilidade, mas, mais do que isso,
potenciou evoluir no caminho para o
mundo das comunicações unificadas. A
eventual implementação do Office
Communications Server (OCS) 2007 já
está em estudo.
Solução
Sendo um dos alicerces do sucesso da
Porto Editora o constante
“A integração das
funcionalidades do OCS
2007 com o Microsoft
Exchange Server 2007 e
Microsoft Outlook 2007
são para nós um factor
importante e de
diferenciação
relativamente a outras
ferramentas existentes no
mercado.”
Luís Fernandes, Director do
Departamento de Investigação e
Tecnologia da Porto Editora.
acompanhamento da evolução tecnológica
e a consequente integração nos processos
de trabalho, foi entendido ter chegado o
momento de evoluir do Microsoft
Exchange 2000 para o Exchange 2007,
que representa um novo patamar para tirar
partido dos novos meios de comunicação
e de novas funcionalidades. “A alta
disponibilidade e robustez, bem como as
melhorias no acesso OWA (Outlook Web
Access) que a solução do Exchange 2007
apresenta, foram alguns dos factores que
nos levaram a optar pela migração. A
garantia de uma adequada integração com
a restante família de produtos Microsoft
contribuiu também para esta decisão”,
refere Luís Fernandes.
Com centenas de colaboradores, muitos
frequentemente fora do escritório, aceder
ao correio electrónico sem restrições é
uma mais valia. Luís Fernandes não deixa
margem para dúvidas: “as vantagens de
possibilitar aos nossos colaboradores o
acesso ao e-mail, a partir de qualquer
lugar e em qualquer altura, são
inquestionáveis, desde logo ao nível da
produtividade e da celeridade de
processos”.
Se à primeira vista pode parecer uma
matéria demasiado técnica, na realidade o
que está aqui em causa é a possibilidade
de responder a um facto simples: o de a
utilização do e-mail ter um papel
fundamental no negócio do Grupo Porto
Editora. “A caixa de correio é, sem dúvida,
uma das maiores fontes de informação dos
nossos colaboradores. É aqui que reside
muito do trabalho diário e é através desta
que muita informação é partilhada, quer
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entre os nossos colaboradores, quer de e
para os nossos clientes e fornecedores.
Existe uma considerável importância do
correio electrónico no workflow das nossas
aplicações de negócio”, resume Luís
Fernandes. Em causa está uma plataforma
de unified messaging que permite acesso
a e-mail, mas também a voice mail ou a
faxes, para além de outros componentes
relevantes no dia-a-dia, como o calendário
e os contactos. O agendamento de
reuniões é mais ágil, a gestão de
contactos também. Em qualquer lugar. Em
qualquer dispositivo. Em qualquer
momento. Se a rapidez de resposta pode
fazer diferença na tomada de decisões de
clientes e fornecedores, faz seguramente
diferença a capacidade de dar corpo, de
forma mais evidente, à forma de actuar da
própria editora.
A migração para o Microsoft Exchange
2007 teve visibilidade pelo aumento de
funcionalidades disponível, que surgiu
numa lógica de continuidade face à
plataforma anterior, mas representou para
a organização uma mudança de
paradigma a nível tecnológico. Luís
Fernandes sublinha que a mudança para
uma plataforma de 64-bit foi um factor
decisivo na opção de migrar para o
Exchange 2007. “A escalabilidade que
esta plataforma permite, nomeadamente
no endereçamento da memória RAM,
traduz-se numa diminuição de I/O
(Input/Output) com implicações directas na
performance da solução”, caracteriza. Na
prática, sendo uma aplicação nativa de 64bit, o Exchange Server 2007 permite
maiores níveis de performance e
escalabilidade, particularmente relevante
“A colaboração é
fundamental para o
trabalho em equipa. A
integração das
ferramentas de
colaboração, desde o
Microsoft Exchange
Server, ao SharePoint e
“O upgrade para
ao Office, é
Microsoft Exchange 2007
indubitavelmente uma
teve como principal
vantagem para o trabalho
objectivo dar
colaborativo.”
continuidade à evolução
Luís
Fernandes,da
Director
do
tecnológica
plataforma
Departamento de Investigação e
de colaboração
Tecnologia
da Porto da
Editora.
Microsoft, garantindo
simultaneamente, uma
melhoria na performance
da infra-estrutura, na
capacidade de tolerância
a falhas e alta
disponibilidade. Estes
factores são
fundamentais para elevar
os índices de
performance dos nossos
colaboradores,
aumentando assim as
capacidades de negócio.”
Luís Fernandes, Director do
Departamento de Investigação e
Tecnologia da Porto Editora.
num cenário em que é preciso endereçar o
desafio de ter caixas de correio com
dimensão cada vez maior e há que dar
resposta a necessidades crescentes de
armazenamento. Globalmente, a utilização
de uma plataforma de 64-bit tem impacto
no aumento da capacidade de suporte aos
processos de negócio.
Benefícios
Parecendo uma simples migração de uma
versão do Exchange para outra, na
realidade trouxe vantagens assinaláveis
para a Porto Editora. “O upgrade para
Microsoft Exchange 2007 teve como
principal objectivo dar continuidade à
evolução tecnológica da plataforma de
colaboração da Microsoft, garantindo
simultaneamente, uma melhoria na
performance da infra-estrutura, na
capacidade de tolerância a falhas e alta
disponibilidade. Estes factores são
fundamentais para elevar os índices de
performance dos nossos colaboradores,
aumentando assim as capacidades de
negócio”, resume Luís Fernandes. E
adianta: “esta evolução teve também um
considerável impacto no trabalho diário
dos administradores da infra-estrutura,
através da introdução de novas
ferramentas de administração que
possibilitaram uma gestão mais rápida”.
Mas o investimento no Exchange 2007 não
pode ser visto como uma iniciativa isolada
na estratégia de sistemas de informação e
de negócio da Porto Editora. “Teve como
perspectiva a abertura de outras portas,
como é o caso da integração com o mundo
da voz e, mais concretamente, o Office
Communications Server 2007”, diz. O
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desafio agora é implementar e tirar partido
das potencialidades das Comunicações
Unificadas (Role Unified Messaging do
Exchange 2007 com o OCS 2007), dando
um passo em frente na maximização dos
fluxos de informação e comunicação
internos e externos. “A integração das
funcionalidades do OCS 2007 com o
Microsoft Exchange Server 2007 e
Microsoft Outlook 2007 são para nós um
factor importante e de diferenciação face
a outras ferramentas”, sublinha.
Se a diferenciação é relevante, na
realidade, a capacidade de facilitar a
comunicação e melhorar a colaboração
entre os funcionários da Porto Editora e,
simultaneamente, permitir uma redução de
custos com as comunicações efectuadas
associada a uma diminuição dos custos de
manutenção, não o são menos. Imaginese um cenário em que equipamentos como
o telefone ou o fax não precisam de existir
e em que as comunicações (de voz,
dados, messaging, video-conferência, etc)
podem ser realizadas a partir do
computador pessoal. Esse cenário está a
ser implementado e terá menos custos de
comunicações e mais facilidade de gestão,
mas sobretudo dará aos colaboradores
uma nova plataforma de colaboração. “A
colaboração é fundamental para o trabalho
em equipa. A integração das ferramentas
de colaboração, desde o Microsoft
Exchange Server, ao SharePoint e ao
Office, é indubitavelmente uma vantagem.
Software and Services
Sobre a Microsoft
 Microsoft® Exchange Server 2007
 Microsoft® Office SharePoint Server 2007
 Microsoft® SQL Server 2005
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Para conhecer outras referências de sucesso visite a página
http://www.microsoft.com/portugal/mediasempresas.
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Document published 2005
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