Ministério da Educação
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei º 10.435, de 24 de abril de 2002
Prefeitura do Campus de Itajubá
Divisão de Materiais
ANÁLISE DE LEGISLAÇÃO E
NORMATIZAÇÃO DE PATRIMÔNIO
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I – INTRODUÇÃO:
Dentre as diversas atribuições administrativas da UNIFEI está a de efetuar a aquisição, manutenção,
controle e desfazimento do seu ativo permanente.
A Seção de Patrimônio, subordinada a Divisão de Materiais, é o órgão administrativo da
Universidade responsável por normatizar, planejar e executar as atividades de controle, guarda e
distribuição de materiais permanentes, bem como normatizar, orientar, acompanhar e fiscalizar a
execução destas atividades nas diversas unidades gestoras componentes da Universidade.
A função controle patrimonial, engloba as atividades de recepção, registro, controle, utilização,
guarda, conservação, e desfazimento dos bens permanentes da Instituição, no que diz respeito aos bens
móveis e imóveis.
Essa iniciativa atende à necessidade de proporcionar aos gestores e executores do patrimônio uma
melhor compreensão da natureza e da finalidade desta atividade.
A função desta apostila é orientar as ações dos servidores da UNIFEI, responsáveis por gerenciar o
controle patrimonial em suas unidades acadêmicas e órgãos administrativos, de forma a tornar essa
atividade mais dinâmica, eficaz e adequada às atuais políticas de gestão pública e de fiscalização externa.
Uma vez que a atividade de controle patrimonial está em constante renovação na busca de
melhorias, tanto do ponto de vista da execução quanto da reavaliação das necessidades, e exigências
inerentes à esfera patrimonial. O presente documento é produto inacabado e em permanente processo de
aperfeiçoamento.
II – ANÁLISE DE LEGISLAÇÃO:
1.
Controle Patrimonial:
O controle patrimonial se dá através do registro adequado de todos os bens móveis e imóveis,
adquiridos por recursos orçamentários e não orçamentários, que estão à disposição da UNIFEI para a
realização de suas atividades.
A operação de entrada é realizada através do TOMBAMENTO, as alocações internas são
realizadas através da TRANSFERÊNCIA e da MOVIMENTAÇÃO e a operação de saída é realizada
através da BAIXA de bens.
2.
Material Permanente:
Para efeito deste manual, patrimônio deve ser entendido como o conjunto de bens móveis e
imóveis, também denominados, materiais permanentes. A lei nº. 4.320, art. 15, 2° de 1964 define como
material permanente aquele com duração superior a dois anos.
Conforme o Art. 3º da Portaria nº 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional do
Ministério da Fazenda:
“...Na classificação da despesa serão adotados os seguintes
parâmetros excludentes, tomados em conjunto, para a identificação
do material permanente:
I - Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem
reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de
dois anos;
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II - Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser
quebradiço
ou
deformável,
caracterizando-se
pela
irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III - Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou
físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de
uso;
IV - Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro
bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do
principal; e
V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de
transformação.”
Verificadas as condições acima citadas, devem ser analisados, por fim, mais dois parâmetros que
complementam a definição final da classificação:
a. A relação custo de aquisição/custo de controle do material, como previsto no item 3.1 da IN N°
142 DASP (Departamento Administrativo do Serviço Público), que determina, nos casos dos
materiais com custo de controle maior que o risco da perda do mesmo, que o controle desses bens
seja feito através do relacionamento do material (relação-carga) e verificação periódica das
quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo que, em função de sua finalidade,
exige uma quantidade maior de itens, redunda em custo alto de controle, devendo ser, portanto,
classificado como de consumo;
b. Se o bem está sendo adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da Instituição.
Nestas circunstâncias, este material deve ser classificado sempre como um bem permanente.
Além disso, é importante frisar que a classificação do bem, para efeito de sua inclusão no sistema
de controle patrimonial, deve ser coerente com a adotada no respectivo processo de aquisição.
3.
Número Patrimonial:
Todo bem componente do acervo patrimonial deve ser identificado individualmente no momento do
seu tombamento.
Essa identificação consiste na atribuição de um número patrimonial exclusivo e deve permitir aos
agentes do controle patrimonial coletar informações relativas à localização, estado de conservação,
situação desse bem face ao acervo, bem como o responsável por sua guarda e conservação.
4.
Termo de Responsabilidade:
A IN 205/88, em seu item 7.11 nos apresenta que:
“Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser
distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se
efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo
consignatário...”.
Os Termos de Responsabilidade devem ser emitidos pelo Setor de Patrimônio e assinados pelo
Responsável pela Guarda e Conservação do bem.
A carga de um bem é estabelecida através do Termo de Responsabilidade. O servidor responsável
pelo bem patrimonial responderá por sua guarda, movimentação, utilização e conservação.
Segundo IN 205/88, no item 10.7, todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego,
deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, e o setor de patrimônio da sua
jurisdição providenciará um novo Termo.
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Os servidores temporários (professores visitantes, substitutos, estagiários, alunos e contratados) não
poderão ter sob sua guarda, bens patrimoniais. Nesses casos, os equipamentos por eles utilizados serão de
responsabilidade da chefia da unidade, não estando os mesmos isentos das responsabilidades sobre o bem
público.
5.
Termo de Transferência:
A transferência constitui na mudança de responsabilidade pela guarda e conservação de um bem
permanente e ocorre nas seguintes situações:
a. Quando há alteração do responsável pelo local onde o bem está alocado;
b. Quando o bem é transferido de um local de guarda para outro.
6.
Movimentação ou Empréstimo:
Consiste na saída de um bem de seu local de guarda para manutenção ou empréstimo, sendo emitida
uma Nota de Movimentação.
Em caso de empréstimo, deverá haver uma data provável de devolução do bem.
7.
Tombamento:
Tombamento é o processo de inclusão (entrada) de um bem permanente no controle patrimonial da
Universidade e, em alguns casos, no seu balanço contábil. Isso significa dizer que o bem que entra no
acervo da instituição, apresentará igualmente um aporte de recursos no balanço patrimonial.
O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem entra fisicamente na
instituição e envolve desde o lançamento dos bens no sistema até a assinatura e arquivamento dos Termos
de Responsabilidade.
São considerados documentos hábeis para recebimentos, em tais casos rotineiros:
a. Nota fiscal, Nota Fiscal de Importação própria e Fatura;
b. Termo de Cessão, Doação e Declaração exarada no processo de permuta;
c. Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência;
8.
Formas de Tombamento:
8.1. Aquisição:
É a forma de tombamento realizada quando o bem é adquirido através de recursos orçamentários ou
extra-orçamentários.
Toda aquisição de material através de despesa orçamentária é realizada por Nota de Empenho.
8.2. Comodato e Cessão:
Comodato e Cessão são denominações dadas ao empréstimo gratuito de um bem permanente que
deve ser restituído após determinado prazo.
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O Comodato é o empréstimo realizado entre a UNIFEI e empresas privadas, enquanto a Cessão é o
empréstimo entre a UNIFEI e outros órgãos públicos. Ambos são realizados através de contrato ou
convênio.
8.3. Doação:
A doação significa a transferência da propriedade de bens permanentes entre entidades públicas ou
privadas.
8.4. Incorporação:
Um tombamento por incorporação ocorre quando não é possível identificar a origem dos recursos
de um bem que se encontre pelo menos a dois exercícios (anos) no acervo da unidade ou órgão.
Para proceder ao tombamento por incorporação deveremos observar o disposto o item 6.4 da IN 205
que determina que na falta de possibilidade de apropriar custos de bens, deverá ser realizada avaliação por
comissão especial que, após análise, arbitrará o valor de tombamento.
9.
Afixação de Plaquetas:
A afixação da plaqueta deverá ocorrer preferencialmente logo após o processo de tombamento,
sendo executada pelo responsável pelo controle patrimonial na unidade.
A plaqueta de patrimônio deve ser afixada em local bem visível e de fácil acesso para uma leitora
de código de barras.
10.
Inventário:
Inventário Físico é o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo
físico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, o levantamento da situação dos bens em uso e a
necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens da unidade, bem como o
saneamento do acervo.
Tem também a função de analisar o desempenho das atividades do setor de patrimônio através dos
resultados obtidos no levantamento físico.
Conforme a Instrução Normativa nº 205 de 08/04/88 da Sedap, os tipos de inventários físicos são:
“...a. anual – destinado a comprovar a quantidade e o valor dos
bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em
31 de dezembro de cada exercício – constituído do inventário
anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício;
b. inicial – realizado quando da criação de uma unidade gestora,
para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;
c. de transferência de responsabilidade – realizado quando da
mudança do dirigente de uma unidade gestora;
d. de extinção ou transformação – realizado quando da extinção ou
transformação da unidade gestora;
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e. eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do
dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão
fiscalizador.”
Os inventários físicos de cunho gerencial, no âmbito do SISG deverão ser efetuados por comissão
designada pelo Gestor, ressalvados aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas
do Sistema de Controle Interno.
A comissão poderá constatar durante seu trabalho a inexistência do bem motivado por: perda ou
extravio, sendo conhecido o responsável; perda ou extravio, sendo desconhecidas as causas; furto ou
roubo.
Para esses casos são tomadas decisões dentro das práticas, regulamentações, estatutos, voltados a
regras disciplinares dentro da UNIFEI, conforme descrito no item 2.13.
11. Alienação e Desfazimeno:
O material considerado de forma genérica inservível, para a entidade, órgão ou repartição que
detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como:
a. Ocioso – quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;
b. Recuperável – quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinquenta por cento de
seu valor de mercado;
c. Antieconômico – quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de
uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;
d. Irrecuperável – quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de
suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.
Através de Comissão Específica, o material permanente em alguma das situações acima, é passível
de alienação, por meio de venda, doação ou permuta, ou desfazimento, por meio de inutilização ou
abandono.
Os bens a serem alienados deverão ter seu valor reavaliado conforme preços atualizados e
praticados no mercado.
As modalidades de alienação ou desfazimento são:
11.1.
Venda:
Os bens inservíveis classificados como irrecuperáveis ou antieconômicos poderão ser vendidos
mediante concorrência, leilão ou convite.
11.2.
Permuta:
A permuta com particulares poderá ser realizada sem limitação de valor, desde que as avaliações
dos lotes sejam coincidentes e haja interesse público. Nesse caso, devidamente justificado pela autoridade
competente, o material a ser permutado poderá entrar como parte do pagamento de outro a ser adquirido,
condição que deverá constar do edital de licitação ou do convite.
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11.3.
Doação:
A doação poderá ser efetuada após a avaliação de sua oportunidade e conveniência, relativamente à
escolha de outra forma de alienação.
Conforme Incisos I, II. III e Parágrafo Único do Art. 15º do Decreto nº 99.658 de 30/10/90, os
materiais poderão ser alienados nas seguintes condições:
“...I - ocioso ou recuperável, para outro órgão ou entidade da
Administração Pública Federal direta, autárquica ou fundacional
ou para outro órgão integrante de qualquer dos demais Poderes da
União; (Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de 2007).
II - antieconômico, para Estados e Municípios mais carentes,
Distrito Federal, empresas públicas, sociedade de economia mista,
instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo
Governo Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse
Público; (Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de 2007).
III - irrecuperável, para instituições filantrópicas, reconhecidas de
utilidade pública pelo Governo Federal, e as Organizações da
Sociedade Civil de Interesse Público; (Redação dada pelo Decreto
nº 6.087, de 2007)...
Parágrafo único. Os microcomputadores de mesa, monitores de
vídeo, impressoras e demais equipamentos de informática,
respectivo mobiliário, peças-parte ou componentes, classificados
como ociosos ou recuperáveis, poderão ser doados a instituições
filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo
Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público
que participem de projeto integrante do Programa de Inclusão
Digital do Governo Federal. (Redação dada pelo Decreto nº 6.087,
de 2007).”
11.4
Inutilização ou Abandono:
Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de material classificado como
irrecuperável, a autoridade competente determinará sua descarga patrimonial e sua inutilização ou
abandono, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura existentes, que serão
incorporados ao patrimônio.
A inutilização consiste na destruição total ou parcial de material que ofereça ameaça vital para
pessoas, risco de prejuízo ecológico, ou inconveniente de qualquer natureza, para a Administração
Pública Federal.
Os desfazimentos por inutilização e abandono deverão ser documentados mediante Termos de
Inutilização ou de Justificativa de Abandono, os quais integrarão o respectivo processo de desfazimento.
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Autoridade, Responsabilidade e Indenização:
Conforme a Instrução Normativa nº 205 de 08/04/88 da SEDAP:
“...Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade
pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda
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ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a
qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.
10.1. É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de
direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue
aos seus cuidados.
10.2. O documento básico para ensejar exame do material e/ou
averiguação de causas da irregularidade havida com o mesmo, será
a comunicação do responsável pelo bem, de maneira
circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais,
que, informalmente, antecipam a ciência, pelo administrador, dos
fatos ocorridos.
10.2.1. Recebida a comunicação, o dirigente do Departamento de
Administração ou unidade equivalente, após a avaliação da
ocorrência poderá:
a. concluir que a perda das características ou avaria do material
ocorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ação
do consignatário;
b. identificar, desde logo, o(s) responsável(eis) pelo dano causado
ao material, sujeitando- o(s) às providências constantes do subitem
10.3.;
c. designar comissão especial para apuração da irregularidade,
cujo relatório deverá abordar os seguintes tópicos, orientando,
assim, o julgamento quando à responsabilidade do(s) envolvido(s)
no evento:
·
a ocorrência e suas circunstâncias;
·
estado em que se encontra o material;
·
valor do material, de aquisição, arbitrado e valor de
avaliação;
·
possibilidade de recuperação do material e em uso negativo, se
há matéria-prima a aproveitar;
·
sugestão sobre o destino a ser dado ao material; e,
·
grau de responsabilidade da(s) pessoa(s) envolvida(s).
10.3. Caracteriza a existência de responsável(eis) pela avaria ou
desaparecimento do material (alíneas b e c do subitem 10.2.1),
ficará(ão) esse(s) responsável(eis) sujeito(s), conforme o caso e
além de outras penas que forem julgadas cabíveis, a:
a. arcar com as despesas de recuperação do material;
b. substituir o material por outro com as mesmas características;
c. indenizar, em dinheiro, esse material, a preço de mercado, valor
que deverá ser apurado em processo regular através de comissão
especial designada pelo dirigente do Departamento de
Administração ou da unidade equivalente.
10.3.1. Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade
seja "jogo", "conjunto", "coleção", suas peças ou partes danificadas
deverão ser recuperadas ou substituídas por outras com as mesmas
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características, ou na impossibilidade dessa recuperação ou
substituição, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no
subitem 10.3. (alínea C).
10.4. Quando se tratar de material de procedência estrangeira, a
indenização será feita com base no valor de reposição
(considerando-se a conversão ao câmbio vigente na data da
indenização).
10.5. Quando não for(em), de pronto, identificado(s)
responsável(eis) pelo desaparecimento ou dano do material, o
detentor da carga solicitará ao chefe imediato providências para
abertura de sindicância, por comissão incumbida de apurar a
responsabilidade pelo fato e comunicação ao órgão de Controle
Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento à Fazenda
Pública (art.84, do Decreto Lei n.º 200/67).”
Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade
do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando:
a. impossibilidade de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o
servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou
b. não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser designado servidor do órgão, ou
instituída comissão especial pelo dirigente do Departamento de Administração ou unidade
equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferência e passagem do material.
Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências
preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor
de controle do material permanente.
A passagem de responsabilidade deverá ser feita, obrigatoriamente, à vista da verificação física de
cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.
Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade, caberá ao dirigente do Departamento
de Administração ou da Unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e
imputação de responsabilidade.
Obs.: Na UNIFEI, além do Termo de Responsabilidade (TR), temos o Termo de Acautelamento, que tem
o mesmo peso do TR. Ou seja, o Termo de Acautelamento é o documento em que o detentor do bem se
responsabiliza, solidariamente, com o responsável pelo órgão.
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III – NORMATIZAÇÃO DE PATRIMÔNIO:
1.
Descentralização do Patrimônio:
Com o crescimento constante de nossa Universidade, deu-se a necessidade de um maior controle de
nosso patrimônio. Para tal, foi elaborado o Manual de Normas e Procedimentos da Descentralização do
Patrimônio da UNIFEI, aprovado pelo CEPEAD em novembro/2013.
Este Manual estabelece a criação da figura do Agente Patrimonial e da Comissão Local de
Patrimônio dos Institutos/Unidades Administrativas.
2.
Agente Patrimonial:
2.1.
Atribuições:
O Agente Patrimonial é o Servidor designado pelo Diretor da Unidade Administrativa ou do
Instituto, devidamente cadastrado no Setor de Patrimônio, que atuará como elemento de ligação entre a
Unidade ou Instituto e o Setor de Patrimônio.
2.2.
Atividades Desenvolvidas:
a. Gerir o trabalho da Comissão Local de Patrimônio com relação a inventário;
b. Cabe ao Agente toda a administração patrimonial da Unidade Administrativa ou Instituto.
2.3.
Competências:
Caberá ao Agente Patrimonial exercer as seguintes atribuições, de forma que otimize o andamento
de quaisquer procedimentos relacionados a administração dos bens patrimoniais e à descentralização
responsável de atos de gestão. São elas:
a. Orientar professores e pesquisadores acerca da documentação e procedimentos comumente
exigidos em processos de fomentos à pesquisa, buscando a integração e intermediação junto
ao Setor de Patrimônio;
b. Orientar os coordenadores de projetos que envolvam repasse, parceria ou convênio quanto
ao controle, registro e guarda de bens e equipamentos permanentes, em especial, à colagem
de plaquetas de identificação patrimonial;
c. Viabilizar o acompanhamento de entrada e saída de material dos setores de sua Unidade ou
Instituto, bem como atuar em programas de retiradas de bens inservíveis, com a
descentralização das atividades de monitoramento dos bens, migração de riscos de furtos e
demais eventos de natureza que contribuem para a perda de bens, focando na preservação
dos equipamentos;
d. Realizar, em sua Unidade ou Instituto, o controle efetivo dos bens que integram o
patrimônio da UNIFEI e de bens móveis em comodato, se houver;
e. Orientar a comissão local de levantamento de bens e enviar ao Setor de Patrimônio, a cada
exercício, ou quando requisitado a qualquer tempo, o Inventário de Bens, realizado a partir
do trabalho da Comissão de sua unidade;
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f. Divulgar e orientar aos docentes, discentes, servidores técnico-administrativos e demais
usuários sobre a importância de preservação de bens permanentes;
g. Denunciar irregularidades quanto à dilapidação, furto, roubo, extravio, perda e quaisquer
outras ocorrências relativas a bens patrimoniais e propor ao diretor máximo do órgão a
autuação de processo administrativo para apuração dos fatos;
h. Acompanhar e atualizar regularmente a relação dos bens permanentes móveis pertencentes à
Unidade ou Instituto, fornecendo inclusive informações sobre a movimentação dos mesmos,
tais como: transferência, recolhimento, saídas e entradas para conserto e movimentação de
bens de terceiros, além de outras formas de movimentação;
i. Acompanhar as entregas dos bens colocados à disposição de sua Unidade ou Instituto, bem
como providenciar as respectivas assinaturas dos Termos de Responsabilidade, Termos de
Transferência e outros que se fizerem necessários ao bom andamento das atividades
patrimoniais;
j. Informar ao Setor de Patrimônio quando um bem permanente for entregue diretamente na
Unidade ou Instituto, enviando a Nota Fiscal para a elaboração do Termo de
Responsabilidade e inclusão do material no sistema.
k. No caso acima mencionado, caberá à Unidade ou Instituto providenciar, sob orientação de
seu Agente Patrimonial, a correta colagem das plaquetas de identificação, conforme
especificações do Termo de Responsabilidade, emitidos pelo Setor de Patrimônio.
l. Em se tratando de transferência, o agente patrimonial deverá usar a Nota de Transferência
de Bens Móveis, que será emitida em 03 (três) vias, sendo uma para o setor que está
cedendo os bens, uma para o setor que está recebendo os bens e outra para o Setor de
Patrimônio, que procederá a transferência de carga patrimonial, bem como a emissão de
novo Termo de Responsabilidade.
m. Deverá dar apoio à Comissão Local de Patrimônio, fornecendo dados e fichas oriundos do
Sistema de Patrimônio para que se inicie processo de desfazimento.
O Agente Patrimonial tem acesso restrito às operações sobre o patrimônio de sua Unidade ou
Instituto, sendo somente habilitado a realizar consultas de bens, solicitar movimentações de ou para sua
Unidade ou Instituto, realizar chamados patrimoniais, gerar inventários e realizar levantamentos
patrimoniais para a sua Unidade ou Instituto.
3.
Comissão Local de Patrimônio:
3.1.
Atribuições:
A Comissão Local de Patrimônio constituída de, no mínimo, 03 (três) servidores, será nomeada pelo
Diretor da Unidade Administrativa ou do Instituto, devidamente cadastrada no Setor de Patrimônio, que
será responsável pelo inventário da unidade, tendo o apoio do Agente Patrimonial.
3.2.
Atividades Desenvolvidas:
A comissão local de patrimônio é a comissão que deve executar o inventário físico dos bens
permanentes. Suas principais funções são:
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a. A verificação da localização física de todos os bens patrimoniais da unidade de controle
patrimonial;
b.
A avaliação do estado de conservação destes bens;
c.
A classificação dos bens passíveis de disponibilidade;
d. A identificação de bens permanentes eventualmente não tombados;
3.3.
e.
A identificação de bens patrimoniados que eventualmente não possam ser localizados;
f.
A emissão de relatório final acerca das observações anotadas ao longo do processo do
inventário, constando as informações quanto aos procedimentos realizados, à situação geral
do patrimônio da Unidade Administrativa ou Instituto e as recomendações para corrigir as
irregularidades apontadas, assim como eliminar ou reduzir o risco de sua ocorrência futura,
se for o caso.
Competências:
a. A verificação da localização física de todos os bens patrimoniais da unidade de controle
patrimonial.
b. A avaliação do estado de conservação destes bens.
c. A classificação dos bens passíveis de disponibilidade.
d. A identificação dos bens pertencentes a outras unidades acadêmicas ou órgãos administrativos e
que ainda não foram transferidos para sua unidade de controle patrimonial.
e. A identificação de bens permanentes eventualmente não tombados.
f. A identificação de bens patrimoniados que eventualmente não possam ser localizados.
g. A emissão de relatório final acerca das observações anotadas ao longo do processo do inventário,
constando informações quanto aos procedimentos realizados, à situação geral do patrimônio da
unidade de controle e as recomendações para corrigir as irregularidades apontadas, assim como
eliminar ou reduzir o risco de sua ocorrência futura, se for o caso.
h. A elaboração de listagem a ser encaminhada ao Setor de Patrimônio pela chefia da Unidade ou
Instituto, dos bens considerados inservíveis, para sua retirada. Relacionar os bens, listando o
número de tombamento, descrição, valor e condição de uso de acordo com sua classificação em
listagens separadas, bem como as fichas dos bens a serem recolhidos, solicitando sua retirada e
baixa.
Obs1.: O bem classificado como Ocioso ou Recuperável será transferido para outros setores da UNIFEI
que dele necessitarem. Não havendo interesse de nenhum setor da universidade em recebe-lo, o bem
deverá ser doado a outro órgão na forma da legislação específica.
Obs2.: Quando se tratar de bens Inservíveis na área de Informática, deverá ser incluído um laudo técnico
juntamente com a listagem dos bens.
Os bens considerados como Inservíveis serão vistoriados pela equipe do Setor de Patrimônio e
retirados da Unidade ou Instituto, quando for o caso.
4.
Bens não Inventariados:
Bens não inventariados são aqueles não localizados durante a realização do inventário, ou a qualquer
momento.
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Quando da observação da ocorrência de bens não inventariados, o Dirigente da Unidade ou Instituto
deverá designar Comissão de Sindicância, em casos de bens acima do limite de licitação dispensável,
cujas atribuições principais são:
a. Verificar se há bens que se enquadrem nos termos do item 10.6 da Instrução Normativa 205/88,
recomendando sua baixa imediata.
b. Apurar as responsabilidades pela irregularidade conforme item 10 da Instrução Normativa 205/88,
para os bens que não se enquadrarem no item acima.
c. Elaborar relatório para o dirigente da Unidade Gestora com as conclusões e recomendações.
Quando o bem for igual ou inferior ao limite estabelecido como licitação dispensável, nos termos do
art. 24, inciso II, da Lei 8666, de 21 de junho de 1993, a apuração poderá ser por intermédio de Termo
Circunstanciado Administrativo – TAC (Anexo I), que deverá ser lavrado pelo chefe do setor responsável
pelo bem e conter:
a. Qualificação do servidor público envolvido;
b. Descrição sucinta dos fatos que acarretaram o extravio ou dano do bem;
c. Parecer conclusivo do responsável pela sua lavratura.
Ao final do processo, este deverá ser encaminhado ao Setor de Patrimônio para que o mesmo possa
tomar ciência da conclusão do processo e as devidas providências quanto ao bem em questão.
5.
Responsabilidades:
a. O extravio de placas, a colagem indevida destas nos bens em desconformidade com as
referências do Termo de Responsabilidade, bem como as prestações de informações falsas
serão de responsabilidade exclusiva a quem competir a posse, guarda e manutenção dos
bens permanentes, e em caso de realização de auditorias internas e externas, o responsável
deverá prestar esclarecimento sobre a localização, guarda de bens e estado em que se
encontram.
b. Os bens ficarão alocados no Almoxarifado Central em tempo razoável para seu
emplaquetamento e destinação ao local que os solicitou, devendo a unidade requisitante
disponibilizar um espaço para o seu recebimento. A permanência dos bens por um período
excessivo de tempo no Almoxarifado Central compromete o acondicionamento dos demais
bens adquiridos pela UNIFEI.
c. No caso de um bem permanente ser incorporado à Universidade sob a forma de cessão,
comodato ou doação, inclusive aqueles adquiridos por meio de apoio de Instituições de
fomento à pesquisa, os respectivos documentos deverão ser encaminhados, imediatamente,
ao Setor de Patrimônio, indicando a localização do bem para a sua regularização. No caso de
Acordos ou Convênios, esses documentos deverão cumprir o que determina cada
Acordo/Convênio.
d. O recebimento deverá ser executado, prioritariamente, pelo agente patrimonial da
Unidade/Instituto.
6.
Desfazimento de Bens de Informática:
Nos casos de desfazimento de microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e demais
equipamentos de informática, respectivos mobiliários, peças-partes ou componentes, a Comissão de Exame e
Averiguação deverá enviar um ofício com respectivas planilhas contendo informações dos bens (Disponível na
página da Prefeitura do Campus no site na UNIFEI) à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do
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Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão informando a existência dos bens a serem desfeitos e sua
classificação conforme prevê o Decreto nº 6.087/2007.
As planilhas, neste caso, deverão ser preenchidas pelos analistas e técnicos de TI dos órgãos da UNIFEI, de
acordo com as “Instruções para preenchimento da planilha de desfazimento, disponibilizada pela SLTI/MPOG no
site Comprasnet (Disponível na página da Prefeitura do Campus no site na UNIFEI).
A Relação de Bens (planilhas), juntamente com a Declaração de Desinteresse e as Fichas
Patrimoniais deverão ser encaminhadas impressas e também por Memorando Eletrônico à DMA/PCI,
que irá agrupar os dados antes de serem encaminhados à SLTI/MPOG.
Para assegurar a segurança dos dados e informações da UNIFEI, devem ser retirados todos os
arquivos do HD dos computadores, de forma que estas informações não possam ser acessadas após o
desfazimento dos equipamentos.
Alguns computadores possuem etiquetas de licença de softwares que podem ser reaproveitadas em
outros equipamentos. Estas etiquetas devem retiradas dos equipamentos e alocadas onde houver
necessidade.
Os equipamentos devem ser numerados com etiquetas na sequência informada nas planilhas para
facilitar a sua identificação. Deve-se informar também a sigla do órgão da UNIFEI a qual pertence o
equipamento. Exemplos:
CPU 01 – IESTI
MONITOR 02 - PRAD
Em alguns equipamentos mais antigos adquiridos pela UNIFEI, o número do patrimônio era colado
apenas na CPU, mas o patrimônio era, na verdade, composto por um conjunto (ex.: microcomputador,
teclado, mouse, caixa de som, monitor de vídeo, estabilizador).
Para que seja possível a baixa do patrimônio e posterior desfazimento, é necessária a separação do
conjunto correspondente à ficha patrimonial. Desta forma, é importante atentar aos dados de cadastro
patrimonial.
7.
Considerações Finais para Desfazimentos de Bens:
A etiqueta de patrimônio NÃO deve ser retirada do equipamento em hipótese alguma. Esta atividade
será realizada pela PCI.
Para os equipamentos em regime de comodato (número de patrimônio contém o termo “AC”),
é necessário verificar no contrato o prazo e finalidade para o qual o equipamento estava sendo utilizado e
contatar formalmente o comodante para regularizar a situação.
O comodato é um contrato unilateral, gratuito, pelo qual alguém (comodante) entrega a outrem
(comodatário) coisa infungível, para ser usada temporariamente e depois restituída.
14
FONTES DE REFERÊNCIA:
-
DECRETO nº 99.658 de 30/10/1990. Brasília, Legislação Federal, 1990.
-
DECRETO nº 6.087 de 20/04/2007. Brasília, Legislação Federal, 2007.
-
INSTRUÇÃO NORMATIVA CGU nº 04 de 07/02/2009. Brasília, Secretaria da Receita Federal,
2009.
-
INSTRUÇÃO NORMATIVA STN nº 205 de 08/04/1988. Brasília, Secretaria do Tesouro Nacional,
1988.
-
PORTARIA STN nº 448 de 13/09/2002. Brasília, Secretaria do Tesouro Nacional, 2002.
-
LEI 4320 de 17/03/1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos
orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e Distrito Federal, Brasília, 1964.
-
LEI 8666 de 21/06/1993. Estatui Normas Gerais sobre Licitações e Contatos Administrativos no
âmbito dos Poderes da União, dos Estados, dos Municípios e Distrito Federal, Brasília, 1993.
-
Manual de Normas e Procedimentos para Descentralização do Patrimônio da UNIFEI.
-
Manual de Procedimentos para Desfazimento de Bens Patrimoniais - Cátia
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ANEXO I
Ministério da Educação
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei º 10.435, de 24 de abril de 2002
Prefeitura do Campus de Itajubá
Divisão de Materiais
TERMO CIRCUNSTANCIADO ADMINISTRATIVO
1. IDENTIFICAÇÃO DO SERVIDOR ENVOLVIDO
NOME
MATRÍCULA SIAPE
CPF
CARGO
UNIDADE DE LOTAÇÃO
UNIDADE DE EXERCÍCIO
E-MAIL
DDD/TELEFONE
2. DADOS DA OCORRÊNCIA
(
) ESPECIFICAÇÃO DO BEM ATINGIDO
EXTRAVI
O
DATA
DA LOCAL DA OCORRÊNCIA (LOGRADOURO, MUNICÍPIO, U.F.)
OCORRÊNCIA
Nº DO PATRIMÔNIO
/
/DOS FATOS
DESCRIÇÃO
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
PREÇO DE MERCADO PARA AQUISIÇÃO FONTES CONSULTADAS PARA OBTENÇÃO DO PREÇO DE MERCADO
OU REPARAÇÃO DO BEM ATINGIDO (R$)
3. RESPONSÁVEL PELA LAVRATURA
NOME
MATRÍCULA SIAPE
FUNÇÃO
LOCAL / DATA
UNIDADE DE EXERCÍCIO
ASSINATURA
16
4. CIÊNCIA DO SERVIDOR ENVOLVIDO
Eu, ____________________________________________________________________________, declaro-me ciente da descrição da ocorrência
acima e de que me é facultado apresentar, no prazo de 05 (cinco) dias, a contar da presente data, manifestação escrita e/ou o ressarcimento ao
erário correspondente ao prejuízo causado, bem como outros documentos que achar pertinentes.
LOCAL
DATA
/
/
ASSINATURA
5. PARECER DO RESPONSÁVEL PELA LAVRATURA
O servidor envolvido apresentou:
MANIFESTAÇÃO ESCRITA ( ) SIM
( ) NÃO
RESSARCIMENTO AO ERÁRIO ( ) SIM
( ) NÃO
ANÁLISE
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
ABERTURA DE PRAZO PARA EFETUAR O RESSARCIMENTO
(preencher somente em caso de conduta culposa do servidor envolvido e de não ter ocorrido o ressarcimento no prazo concedido no item 4 acima)
Em razão do exposto na análise acima, ofereço ao servidor envolvido a oportunidade de apresentar ressarcimento ao erário correspondente ao
prejuízo causado, no prazo de 05 (cinco) dias, a contar da presente data, nos termos do art. 4º da IN CGU nº 04/2009.
ASSINATURA
ANÁLISE
DO
RESPONSÁVEL
PELA ASSINATURA DO SERVIDOR ENVOLVIDO
DATA
/
/
CONCLUSÃO
(
) O fato descrito acima que ocasionou o extravio/dano ao bem público indica a responsabilidade de pessoa jurídica decorrente de contrato
celebrado com a Administração Pública, de modo que se recomenda o encaminhamento destes autos ao fiscal do contrato administrativo para
que adote as providências necessárias ao ressarcimento do valor do bem extraviado/danificado, de acordo com a forma avençada no instrumento
contratual e conforme a legislação pertinente.
( ) O fato descrito acima que ocasionou o extravio/dano ao bem público decorreu do uso regular deste e/ou de fatores que independeram da
ação do agente, de modo que se recomenda o encerramento da presente apuração e o encaminhamento destes autos ao setor responsável pela
gerência de bens e materiais para prosseguimento quanto aos demais controles patrimoniais internos.
(
) O extravio/dano ao bem público descrito acima apresenta indícios de conduta dolosa do servidor público envolvido, de modo que se
recomenda a apuração de responsabilidade funcional deste na forma definida pelo Título V da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990.
(
) O extravio/dano ao bem público descrito acima resultou de conduta culposa do servidor público envolvido, contudo este não realizou o
adequado ressarcimento ao erário correspondente ao prejuízo causado, de modo que se recomenda a apuração de responsabilidade funcional
deste na forma definida pelo Título V da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990.
(
) O extravio/dano ao bem público descrito acima resultou de conduta culposa do servidor público envolvido, contudo recomenda-se o
arquivamento dos presentes autos em razão de o servidor ter promovido o adequado ressarcimento do prejuízo causado ao erário por meio de:
• Pagamento.
‚ Entrega de um bem de características iguais ou superiores ao danificado ou extraviado.
ƒ Prestação de serviço que restituiu ao bem danificado as condições anteriores.
Diante do exposto e de acordo com o disposto no art. 2º, § 5º, da Instrução Normativa CGU nº 04, de 17 de fevereiro de 2009, concluo o presente
Termo Circunstanciado Administrativo e remeto os autos para julgamento a ser proferido pelo(a) _______________________________________.
NOME
MATRÍCULA SIAPE
17
LOCAL / DATA
ASSINATURA
6. DECISÃO DO CHEFE DA UNIDADE ADMINISTRATIVA
(
) ACOLHO a proposta elaborada ao final deste Termo Circunstanciado Administrativo. Encaminhem-se os presentes autos ao ______
___________________________________________________________________________________ para atendimento da recomendação feita.
(
) REJEITO a proposta elaborada ao final deste Termo Circunstanciado Administrativo, conforme motivos expostos no despacho de fls. _______.
NOME
MATRÍCULA SIAPE
LOCAL / DATA
ASSINATURA
o
Modelo aprovado pela Portaria CGU-CRG n 513, de 05 de março de 2009.
18