Encontro Técnico sobre Processo Eletrônico e sobre Contas de Governo Roteiro para Discussões Grupo: Processo Eletrônico 2 INTRODUÇÃO .............................................................................................................................................3 CONTEXTO..................................................................................................................................................3 1 – DIRETRIZES SOBRE PLANEJAMENTO DO PROJETO DE PROCESSO ELETRÔNICO .............5 1.1 – Conceito de Processo Eletrônico ......................................................................................................5 1.1.1 – Parâmetro: Marco Temporal......................................................................................................5 1.1.2 – Parâmetro: Origem dos documentos eletrônicos .......................................................................7 1.1.3 – Parâmetro: Objeto de Incidência ...............................................................................................7 1.1.4 – Quadro Sintético ........................................................................................................................8 1.2 – Formar equipe multidisciplinar.......................................................................................................10 1.3 – Fazer o levantamento da situação do Tribunal ...............................................................................11 1.4 – Decidir a abrangência do projeto....................................................................................................12 1.5 – Verificar a necessidade de redefinição dos procedimentos e fluxos processuais ...........................12 1.6 – Mensurar a reorganização dos recursos humanos ..........................................................................13 1.7 – Levantar o nível de informatização dos jurisdicionados ................................................................14 2 - DIRETRIZES SOBRE ASPECTOS TÉCNICOS DO PROJETO DE PROCESSO ELETRÔNICO ...15 2.1 – Normatização..................................................................................................................................15 2.1.1 – Necessidade de alteração da lei orgânica.................................................................................15 2.1.2 – Tipos de normatização.............................................................................................................16 2.1.3 – Questões e problemáticas da normatização .............................................................................18 2.2 – Infraestrutura Básica.......................................................................................................................23 2.3 – Certificado digital ...........................................................................................................................25 2.3.1 – Desenvolver ou comprar? ........................................................................................................25 2.3.2 – Características das assinaturas.................................................................................................26 2.3.3 – Aquisição de certificado digital para os usuários ....................................................................26 2.4 – Digitalização ...................................................................................................................................27 2.4.1 – Plano de digitalização ..............................................................................................................27 2.4.2 – Padrão de digitalização ............................................................................................................27 2.4.3 – Documentos não digitalizáveis ................................................................................................28 2.4.4 – Guarda dos documentos digitalizados .....................................................................................28 2.4.5 – Ônus da digitalização...............................................................................................................29 2.4.6 – Metadados das digitalizações ..................................................................................................30 2.5 – Outros aspectos técnicos.................................................................................................................31 2.5.1 – Tipos de arquivos eletrônicos recebidos..................................................................................31 2.5.2 – Quantidade e tamanho dos arquivos recebidos........................................................................32 2.5.3 – Publicidade dos documentos....................................................................................................35 2.5.4 – Várias referências de um documento eletrônico......................................................................39 2.5.5 – Habilitação dos advogados e demais representantes ...............................................................40 2.5.6 – Tratamento de PDF..................................................................................................................41 2.5.7 – Paginação.................................................................................................................................43 2.5.8 – Exibição dos documentos eletrônicos......................................................................................45 2.5.9 – Forma de armazenar os documentos eletrônicos .....................................................................45 2.5.10 – Classificação dos documentos eletrônicos pelos usuários externos ......................................46 2.5.11 – Automação de atos cartorários...............................................................................................47 2.5.12 – Achados de auditoria eletrônicos...........................................................................................48 3 – PROPOSTA DE COMPARTILHAMENTO ........................................................................................49 3.1 – Biblioteca de validação de documento eletrônico ..........................................................................49 3.2 – Biblioteca de assinatura eletrônica .................................................................................................50 3.3 – Política de segurança da Informação ..............................................................................................50 Anexo I – Proposta de separação normativa do processo eletrônico elaborado pelo TCE-PB ...................51 3 INTRODUÇÃO Este documento foi desenvolvido com a finalidade de facilitar as discussões técnicas a respeito do processo eletrônico no âmbito dos tribunais de contas. Parte-se da premissa que a partir de um documento padrão acessível a todos, haverá uma maior interação entre os participantes do Encontro Técnico dos Tribunais de Contas sobre Processo Eletrônico e Contas de Governo. Vale ressaltar que a forma de abordagem dos temas nesse documento não possui o intuito de esgotar a matéria, pois muitos dos comentários são superficiais e pretendem apenas despertar o interesse do leitor para a discussão. Em geral, foi adotada uma abordagem descritiva sobre os aspectos do processo eletrônico com objetivo de trazer o maior número possível de questionamentos. Para cada tópico são realizadas algumas opiniões ou posicionamentos. A ideia é que o conjunto de opções facilite que o grupo visualize a melhor forma de compreender o problema. Vale salientar também que algumas opiniões sobre determinado tema são acompanhadas de uma tabela com aspectos positivos e negativos do posicionamento. CONTEXTO Essa iniciativa faz parte de um projeto maior de compartilhamento de informações sobre processo eletrônico. Quando se fala em compartilhamento na área de TI, vem em mente sempre a troca e repasse de sistemas informáticos, porém tal atividade tem um escopo mais abrangente, inclusive de maior aplicabilidade. O compartilhamento deve ser iniciado no âmbito do conhecimento e amadurecido gradativamente para poder chegar ao nível de compartilhamento de sistemas quando for viável. Dessa forma, é interessante trabalhar com a premissa que o conhecimento sobre o processo eletrônico deve ser compartilhado e aprofundado através de interações entre as equipes. Um futuro produto informático que consolide entendimentos padronizados será conseqüência de toda uma atividade. Dessa forma, pode-se adotar os seguintes níveis de compartilhamento de um projeto de processo eletrônico: Nível 1 – Nivelamento do conhecimento: Na atualidade, poucos tribunais de contas possuem experiência no assunto, dessa forma fica ainda imatura qualquer espécie de diálogo em conjunto. A única forma de mitigar esse problema é passar a difundir o conhecimento. Nesse nível, é imprescindível a ocorrência de encontros técnicos, visitas e palestras, para que aqueles que ainda não conhecem o problema possam começar a pensar nele. Nesse momento as diretrizes gerais já começam a ser rascunhadas. Nível 2 - Definição de diretrizes gerais: Com o nivelamento do conhecimento será possível estabelecer um melhor diálogo a respeito das diretrizes gerais do processo eletrônico. Nesse estágio, não apenas aqueles que já desenvolveram algo do processo eletrônico, mas todos contribuirão profundamente com a identificação dos problemas técnicos. Para o bom resultado desse nível, é necessário existir um canal ágil de compartilhamento de informações. Nível 3 – Compartilhamento de módulos independentes: Uma vez estabelecidas as diretrizes gerais, é possível identificar módulos do processo eletrônico que podem ser compartilhados. Esses módulos são independentes das características de cada tribunal e devem funcionar para qualquer sistema que implemente esse tipo de solução. 4 Nível 4 – Integração dos sistemas: com o uso de módulos compartilhados e de conceitos padronizados, seria possível estabelecer uma integração entre os dados dos sistemas de processo eletrônico. Assim, poderíamos ter dados concatenados entre os sistemas e sumarizados em patamar nacional. Nível 5 – Desenvolvimento de sistema padrão: caso seja possível tecnicamente, e haja realmente necessidade, poderia ser desenvolvido um sistema padrão de processo eletrônico no âmbito dos tribunais de contas. Vale ressaltar que, se for alcançado o nível 4 de compartilhamento, não haveria tanta necessidade em termos um sistema único, pois não haveria um ganho substancial quando comparado na situação em que os diversos sistemas falem “a mesma língua”. Nível 1 Nivelamento do conhecimento • Encontro Técnico • Definição de grupo coordenador • Reuniões • Adoção de um canal de comunicação • Rascunho de documento preliminar de diretrizes Nível 2 Definição de diretrizes gerais • Continuidade das discussões • Finalização das diretrizes gerais • Validação e aprovação das diretrizes gerais • Identificação preliminar de possíveis compartilhamentos Nível 3 Compartilhamento de módulos independentes Nível 4 Integração dos sistemas • Identificação final dos • Definição de dados módulos mínimos • Elaboração dos projetos de • Interligação dos sistemas cada módulo • Criação de modulo de • Execução dos projetos consulta dos dados compartilhados • Disponibilização dos produtos Nível 5 Desenvolvimento de sistema padrão • Elaboração de projeto de desenvolvimento de um sistema padrão • Execução do projeto • Implantação do sistemas em todos os tribunais Como se percebe, o projeto de compartilhamento do processo eletrônico pode comportar várias dimensões. A proposta inicial do nosso trabalho é termos um compartilhamento na seara exclusivamente do conhecimento, ou seja, os objetivos estão traçados inicialmente para se nivelar os conhecimentos e definir diretrizes gerais. Portanto, trabalharemos nos níveis 1 e 2 do macro processo. É importante ressaltar que, embora não seja o objetivo, com a discussão dos temas relacionados, já será possível, nessas etapas, vislumbrar possíveis módulos de compartilhamento do processo eletrônico, embora sua implementação só ocorra futuramente em um eventual aumento do escopo do projeto. Assim, o objetivo imediato desse evento é possibilitar um nivelamento do conhecimento sobre a área e também iniciar o mapeamento daquilo que poderia ser considerado uma diretriz geral do processo eletrônico. Em linhas gerais, as diretrizes gerais do processo eletrônico podem ser divididas da seguinte forma: - Diretrizes da formação de um projeto de processo eletrônico (Planejamento) - Diretrizes sobre aspectos técnicos do projeto (Execução) - Normatização - Infraestrutura - Certificação Digital - Digitalização - Outros aspectos tecnológicos - Proposta de compartilhamento 5 1 – DIRETRIZES SOBRE PLANEJAMENTO DO PROJETO DE PROCESSO ELETRÔNICO Para saber a necessidade ou relevância da implantação do processo eletrônico no âmbito de um tribunal de contas, é necessário fazer uma série de levantamentos e tomadas de decisão para que o procedimento se realize em sua totalidade com o mínimo de esforço e o máximo de ganho para o órgão e a sociedade. Pode-se elencar os seguintes passos e/ou decisões: - Definir o escopo do projeto (conceito de processo eletrônico) - Formar uma equipe multidisciplinar - Fazer levantamento da situação do tribunal - Decidir a abrangência do projeto - Verificar a necessidade de redefinição dos procedimentos e fluxos processuais - Mensurar a reorganização dos recursos humanos - Levantar o nível de informatização dos jurisdicionados 1.1 – Conceito de Processo Eletrônico Antes de iniciar qualquer estudo de viabilidade de implantação do processo eletrônico, é imprescindível mensurar o seu conceito. Deve ser bem delineada a abrangência desse complexo de procedimentos. Além de especificar o que está contido dentro de um projeto de processo eletrônico, é necessário também identificar tudo aquilo que não corresponde ao objetivo desejado. Pode-se perceber que os conceitos de processo eletrônico podem variar de acordo com três parâmetros: marco temporal, origem dos documentos eletrônicos e objeto de incidência. 1.1.1 – Parâmetro: Marco Temporal O conceito de processo eletrônico pode ser limitado por seu termo inicial e final. Termo inicial Opinião 1: Para essa corrente, a relação processual inicia-se com a entrada dos documentos iniciais, portanto o processo eletrônico contempla todas as ações a partir desse momento. Compreende desde os documentos protocolizadaos até o trânsito em julgado. Obs: Existem dois tipos de processos nos tribunais de contas: um de iniciativa externa (Ex: denúncia) e outro de iniciativa interna (Ex: inspeção especial). Para os adeptos dessa opção, o processo eletrônico inicia-se já com o protocolo, portanto qualquer projeto de processo eletrônico deve contemplar esses atos. Processo Eletrônico Protocolização / Inicio Administrativo Citação Julgamento Trânsito em julgado 6 Opinião 2: O conceito de processo apenas inicia-se com o contraditório, ou seja, têm-se o processo realmente constituído quando os interessados são citados. Até esse momento o que existe é apenas um procedimento administrativo interno. Portanto, o escopo de processo eletrônico deve contemplar as ações a partir desse momento até o trânsito em julgado. Processo Eletrônico Fase interna Citação Protocolização / Inicio Administrativo Julgamento Trânsito em julgado Termo Final Opinião 1: O conceito de processo eletrônico deve contemplar até o trânsito em julgado, quando então acaba a relação processual. Não se contempla o acompanhamento de alguns procedimentos posteriores, pois fogem do escopo das atribuições dos tribunais de contas. Acompanhamento das decisões Processo Eletrônico Protocolização / Inicio Administrativo Citação Julgamento Trânsito em julgado Fim do acompanha mento da decisão Opinião 2: O conceito de processo eletrônico pode ser estendido até o controle dos atos após decisão. Ele pode abarcar procedimentos de acompanhamento das decisões, seja no âmbito do tribunal (acompanhamento de determinações ou imputação de multa), seja em outros órgãos competentes (acompanhamento das execuções de imputação de débito). Processo Eletrônico Protocolização / Inicio Administrativo Citação Julgamento Trânsito em julgado Fim do acompanha mento da decisão 7 1.1.2 – Parâmetro: Origem dos documentos eletrônicos Embora a existência de documentos eletrônicos processuais caracterize um processo como eletrônico, é interessante ressaltar que nem todos os documentos digitais são iguais, pois eles diferenciam-se quanto a forma de produção. Essas diferenças, por sua vez, acabam por influenciar as características do processo eletrônico como um todo. Temos as seguintes opiniões quanto às formas de criar um documento eletrônico: Opinião 1: Digitalizar todos os atos processuais, ou seja, todo ato processual continua sendo elaborado em papel, porém ocorre a digitalização. Trabalha-se exclusivamente com documentos digitalizados. Opinião 2: O processo eletrônico pode até receber documentos digitalizados, porém a regra é o uso de documentos genuinamente eletrônicos criados pelos usuários diretamente no sistema. Assim, tal posicionamento trabalha com documentos digitalizados e documentos eletrônicos criados pelos usuários. Opinião 3: Em regra, o processo eletrônico utiliza-se de documentos originariamente eletrônicos, mas pode também receber excepcionalmente documentos digitalizados. A diferença dessa opção é que determinados atos processuais podem ser realizados diretamente pelo sistema. Ex: emissão de recibo de protocolo. Nesse caso, trabalha-se com documentos digitalizados, documentos eletrônicos criados pelos usuários e documentos eletrônicos gerados pelo sistema. Obs: Não se deve considerar como processo eletrônico a existência de sistema informático que armazene os documentos eletrônicos que foram impressos e anexados ao processo. Embora seu valor seja alto, por facilitar as consultas, tais documentos não possuem validade jurídica. 1.1.3 – Parâmetro: Objeto de Incidência O processo eletrônico pode ser utilizado para transferir diversos tipos de atos para o meio eletrônico, porém é necessário questionar a prescindibilidade desse procedimento. Assim, surgem divergências sobre qual ato deve ser ou não transformado em eletrônico. Questiona-se também se novos recursos podem ser acrescentados nesse escopo. Opinião 1: O processo eletrônico vai abarcar exclusivamente os atos processuais. Consistirá apenas na transposição de meios, ou seja, é apenas trocar o papel pelo eletrônico. O ganho com o processo eletrônico será extraído apenas da mudança do suporte, não haverá o desenvolvimento de ferramentas auxiliares. Exemplos de atos processuais: tramitação, despacho, certidão, alerta, parecer, cota, anexação, arquivamento, ato formalizador, distribuição, relatório, expurgo, julgamento, protocolo. Atos exclusivamente processuais Tramitação Anexação Distribuição Arquivamento Protocolo Julgamento Despacho Certidão Alerta Parecer Cota Relatório Técnico Recurso Expurgo Ato Formalizador 8 Opinião 2: O processo eletrônico irá abarcar os atos processuais assim como uma série de procedimentos informatizados que contribuam para a melhoria da análise processual. O processo eletrônico aumenta seu escopo. De um projeto que muda apenas o formato dos processos, agora atinge a qualidade da análise. Várias ferramentas são desenvolvidas como forma de facilitar o trabalho técnico. Há mais tempo para os trabalhos intelectuais do que para os trabalhos manuais. Exemplos de novas ferramentas que surgem no bojo do processo eletrônico: diário eletrônico, sessão de julgamento on line, controle de metas, distribuição automática, relatórios técnicos automatizados, certidões automatizadas, integração com outros órgãos públicos, integração com o sistema contábil, integração com o sistema de georreferenciamento, acompanhamento de prazos processuais). Atos Processuais + Novas Ferramentas Integração com o georreferenciamento Integração com o sistema contábil Tramitação Anexação Distribuição Controle de Prazos Automatizados Diário Eletrônico Integração com órgãos públicos Arquivamento Protocolo Julgamento Despacho Certidão Alerta Parecer Cota Relatório Técnico Certidão Automatizada Distribuição Automática Sessão Julgamento Online Recurso Controle de Metas Expurgo Ato Formalizador Relatório técnico automatizado 1.1.4 – Quadro Sintético Diante dos fatores de objeto de incidência e origem dos documentos eletrônicos podemos ter o seguinte quadro de tipo de processo eletrônico: Processo Eletrônico Digitalizado: é aquele composto exclusivamente por atos processuais digitalizados. Objeto de incidência: Atos processuais Origem dos documentos eletrônicos: Digitalização Processo Eletrônico: é aquele que também é composto por atos processuais representados por arquivos eletrônicos manuseados pelos usuários diretamente no sistema. Objeto de incidência: Atos processuais Origem dos documentos eletrônicos: Digitalização + documentos eletrônicos criados pelos usuários Processo Eletrônico Otimizado: é aquele que além de ter em sua esfera documentos digitalizados e eletrônicos produzidos pelos usuários, possui também arquivos gerados diretamente pelo sistema. 9 Objeto de incidência: Atos processuais Origem dos documentos eletrônicos: Digitalização + documentos eletrônicos criados pelos usuários + documentos eletrônicos gerados pelo sistema. Processo Eletrônico de Contas: é aquele que além de comportar todas as formas de atos processuais das categorias anteriores, possibilita a interação com novas ferramentas que ajudam na análise dos processos de competência dos tribunais de contas. Utiliza-se o temo “de contas” para realçar as interações com outros sistemas dos tribunais que auxiliam no controle externo. Obs: As nomenclaturas acima citadas não possuem nenhum caráter oficial, apenas foram colocadas para tentar dar uma maior didática as diferentes concepções do mesmo instituto. Processo Eletrônico de Contas Processo Eletrônico Otimizado Processo Eletrônico Processo Eletrônico Digitalizado Opinião do TCE-PB: Como fora demonstrado acima, o processo eletrônico pode ter mais de uma dimensão. Para nós, o processo eletrônico possui as seguintes características: Termo inicial: protocolização. Termo final: trânsito em julgado. Forma de implementação: documentos digitalizados + documentos eletrônicos dos usuários + documentos eletrônicos do sistema Objeto de incidência: atos processuais + novas ferramentas Assim, podemos classificar o nosso sistema como um processo eletrônico de contas. Pode existir um processo que seja uma parte em papel e outra eletrônica? Opnião 1: Sim, pois a existência e validade do ato independe da forma. + Uso imediato do meio eletrônico 10 - Dificuldade de manusear o processo Causa confusão nos usuários Opinião 2: Não, pois é necessário que um processo esteja apenas em um único meio, sob pena de causar dificuldades para a sua análise. Vale lembrar que, se o processo já existir em papel, e for possível executar as próximas etapas em eletrônico, é necessário digitalizar os atos passados para que eles fiquem no mesmo meio. + Padronização do meio utilizado Facilita o trabalho do usuário - O uso do meio eletrônico não é imediato 1.2 – Formar equipe multidisciplinar Para o sucesso da elaboração do projeto do processo eletrônico, é imprescindível que seja constituída uma comissão de representantes de setores chave. Participantes mínimos: Participante Atribuição Presidente do É o patrocinador do projeto. Ele é que deve determinar Tribunal as diretrizes e macro objetivos de todo o projeto de processo eletrônico Representante do Tem a competência de tomar as decisões da área de grupo de julgadores negócio em nível gerencial. Deverá intermediar a participação dos demais relatores Diretoria geral Dar o suporte administrativo para todas as atividades do projeto de processo eletrônico. Sem a sua participação, o projeto pode encontrar entraves administrativos Representante da área Deve ser uma pessoa com bastante experiência nas de negócio práticas processuais do Tribunal e que seja capaz de direcionar a análise dos requisitos. Facilitará a comunicação entre os usuários finais e a equipe de TI Assessoria jurídica Analisar juridicamente as decisões tomadas no projeto, assim como elaborar ou alterar normativas inerentes ao projeto Representante da Será responsável pelas decisões técnicas. Fará a ligação equipe de TI entre os requisitos e as ferramentas informáticas. Após a elaboração do projeto, será responsável pelo controle da execução Tipo de decisão Política Área de negócio com enfoque gerencial Administrativa Área de negócio Jurídica Técnica Obs: É interessante ressaltar que esses são os participantes mínimos no contexto da elaboração do projeto. Na execução, por óbvio, deverá ter a participação de toda a equipe de TI, assim como a colaboração de representantes de todos os outros setores envolvidos. Deverá ter um representante dos jurisdicionados nessa equipe? 11 Opinião 1: Sim, pois trata-se de um interessado e sua validação é imprescindível. + Validação com todos os usuários envolvidos O representante dos jurisdicionados participará das decisões e não será apenas comunicado - Dependência de representante externo ao órgão Opinião 2: Não, pois a grande maioria das decisões são internas e cabe apenas ao Tribunal comunicá-las aos seus jurisdicionados. + - Não há dependência de representante externo ao órgão Os jurisdicionados apenas validam posteriormente as decisões Pode causar retrabalho Opinião do TCE-PB: Sem sombra de dúvidas, na teoria, a primeira opção é a mais correta, porém o que foi visto na prática é que o representante externo não tem o mesmo compromisso com o projeto do que os participantes internos. Na nossa experiência, foram feitos convites aos representantes da OAB, CRC e FAMUP para participarem de algumas reuniões sobre o processo eletrônico e em muitas delas não houve colaboração desses órgãos. Assim, no intuito de não engessar o projeto na espera dessa colaboração externa, adotamos a postura de sempre estar aberto para tais entidades, porém, na sua ausência, as decisões continuam sendo tomadas. Dessa forma, o usuário externo figura como um validador das decisões em um estágio mais avançado e deixam de participar das discussões iniciais. 1.3 – Fazer o levantamento da situação do Tribunal É imprescindível conhecer a realidade do tribunal para que se possa mensurar os futuros ganhos com o processo eletrônico, assim como determinar os passos de sua implantação. Segue abaixo, alguns exemplos de parâmetros pare esse levantamento. - Quantos processos existem no tribunal? Qual a média de quantidade de páginas de um processo? Essa pergunta se faz relevante no momento em que se decidirá sobre a possibilidade de digitalização do legado. Essa decisão será tomada com base na quantidade de processos, o número de páginas médio de um processo e o custo de digitalização por página. - Quantos processos em papel o tribunal recebe por ano? Definirá a quantidade de envio de documentos eletrônicos por meio do sistema de processo eletrônico. Servirá para a estimativa do tamanho de armazenamento eletrônico. - Quantos processos em papel o tribunal julga? Identifica o volume de processos julgados pelo tribunal dentro de um ano para que futuramente seja comparado com o volume de processos eletrônicos julgados. - Qual o tempo médio de julgamento de um processo? Servirá de base para o comparativo com o tempo médio de julgamento dos processos eletrônicos. 12 Obs: É interessante observar que no início o tribunal poderá perceber uma queda na produção enquanto os novos procedimentos ainda não estão consolidados e que somente após um tempo os efetivos ganhos com o processo eletrônico serão percebidos. 1.4 – Decidir a abrangência do projeto Definir a abrangência do projeto de processo eletrônico é determinar quando, quantos e quais processos serão transferidos para o meio digital. Surgem as seguintes indagações: - O procedimento de implantação do processo será imediato ou gradativo? Se for gradativo, quais serão os critérios utilizados (tempo no tribunal, categoria do processo, valor do processo, relevância social)? Opinião 1: Implantar o processo eletrônico para todos os processos de uma vez. + - Uniformização dos procedimentos de forma imediata Mudança de paradigma de forma abrupta Maior tempo no planejamento e desenvolvimento do projeto do processo eletrônico para abarcar todos os casos Opinião 2: Implantar o processo eletrônico gradativamente de acordo com algum critério (tempo no tribunal, categoria do processo, valor do processo, relevância social) + Mudança de paradigma de forma gradativa Planejamento e desenvolvimento do projeto do processo eletrônico de forma incremental - Existência de dois procedimentos processuais (eletrônico e físico) que gera confusão nos usuários Opinião do TCE-PB: Nós adotamos a segunda opção por circunstâncias da realidade do setor técnico que não comportaria a implantação do processo eletrônico para todos os processos. Utilizou-se o critério de seleção pela categoria do processo. De início era apenas a Prestação de Contas Anuais e, hoje, gradativamente os demais processos estão sendo colocados no novo meio. Uma boa prática seria começar a utilização do sistema de processo eletrônico para aqueles processos menos complexos como forma de aprendizado e aprimoramento para enfrentar aqueles mais complexos. 1.5 – Verificar a necessidade de redefinição dos procedimentos e fluxos processuais A direção do tribunal deverá se posicionar no tocante a necessidade de alteração dos fluxos processuais existentes no mundo físico. De forma teórica, não é obrigatória a mudança dos procedimentos e fluxos processuais existentes para que eles possam migrar para a seara eletrônica, porém, em alguns casos, evidencia-se que os procedimentos e fluxos processuais físicos perdem a finalidade quando na forma eletrônica. 13 Opinião 1: O tribunal poderá implantar o processo eletrônico em cima dos procedimentos e fluxos processuais existentes. Nesse caso, haveria apenas uma alteração do meio sem haver uma análise e redefinição dos procedimentos. + - Maior celeridade na implantação do processo eletrônico Facilidade de absorção do meio eletrônico pelos usuários Existência de procedimentos desnecessários no mundo eletrônico Subutilização do meio eletrônico Opinião 2: O tribunal poderá rever seus procedimentos com o foco no processo eletrônico. Cada procedimento deve ser analisado respondendo as seguintes perguntas. Há necessidade de sua existência no meio eletrônico? Ele pode ser otimizado para esse novo meio? + - Utilização eficiente do meio eletrônico Procedimentos e fluxos condizentes com o novo paradigma Implantação do processo eletrônico de forma mais lenta Maior dificuldade de adaptação do meio eletrônico pelos usuários Opinião do TCE-PB: Foi adotada a opção 2, pois o que foi priorizado foi a utilização eficiente do meio eletrônico. A construção de qualquer módulo do processo eletrônico era precedida de uma redefinição de seu fluxo no contexto eletrônico. Vários procedimentos foram alterados ou até mesmo suprimidos por não manterem uma função nessa nova realidade. 1.6 – Mensurar a reorganização dos recursos humanos Antes de iniciar o projeto de processo eletrônico, é interessante avaliar o quadro funcional do tribunal em detrimento das competências de cada cargo. Com a mudança para o meio eletrônico, alguns cargos podem ficar obsoletos, pois suas atribuições eram umbilicalmente ligadas ao papel. Assim, é necessário fazer as seguintes avaliações: - No contexto do processo eletrônico, haverá a necessidade de todos os cargos hoje existentes? Haverá necessidade de extinção de cargos? Haverá necessidade de criação de novos cargos? - O quantitativo de servidores em cada cargo é proporcional à carga de trabalho necessária? - Qual o nível de conhecimento informático dos servidores? Será necessário treinamento? Da resposta dessas perguntas, possivelmente se chegará as seguintes conclusões: - Necessidade de capacitar os servidores para desempenharem suas funções no meio eletrônico. - Possivelmente, pessoas que nunca utilizaram computadores farão parte de todo o ciclo de processo eletrônico e não terão escolha. Cabe à direção capacitá-los, e, principalmente, motivá-las a quebrar a barreira da mudança. - Perceberá que as atribuições dos servidores serão cada vez mais intelectuais do que manuais. Praticamente todas as atividades mecanizadas ficarão a cargo do sistema, enquanto que caberá ao ser humano o uso da inteligência. Assim, não se deve deixar de lado o servidor que hoje se enquadra em funções manuais. Deve-se capacitá-lo para fazer parte desse processo. 14 1.7 – Levantar o nível de informatização dos jurisdicionados É necessário fazer um estudo sobre a viabilidade do uso do meio eletrônico para os jurisdicionados. Dependendo da realidade social da região abrangida pelo tribunal, vários locais não possuem acesso à rede de computadores através de uma banda larga. Assim, antes de iniciar o projeto, é preciso ter certeza que ele será funcional. Não adianta implantar uma ferramenta eficaz de processo eletrônico se os jurisdicionados, que são alguns dos usuários, não possuírem capacidade técnica nem infraestrutura para utilizá-lo. A pesquisa do nível de informatização deve englobar os seguintes aspectos: - Conexão com internet de banda larga - Nível de disponibilidade do serviço de internet de banda larga - Nível de conhecimento de informática Para se chegar à conclusão de que o processo eletrônico é viável no atual contexto, é necessário que a existência e o nível de disponibilidade do serviço de internet de banda larga, assim como o nível de conhecimento informático sejam aceitáveis para a grande maioria dos jurisdicionados. Se nem todos possuem tais requisitos em um patamar ideal, pode o Tribunal mesmo assim adotar as práticas processuais de modo eletrônico, porém, terá que fazer um tratamento diferenciado para aqueles que ainda não possuem tais condições. É interessante observar que a deficiência no nível de conhecimento de informática pode ser mitigada através de treinamentos promovidos pelo próprio tribunal, porém o acesso à internet em banda larga foge do escopo do órgão. Assim, ao analisar a pesquisa, pode-se até tolerar um nível maior de falta de conhecimento informático, porém, não se deve assumir a implantação do processo eletrônico para número grande de jurisdicionados sem infraestrutura necessária. Obs: Pode-se adicionar à pesquisa um aspecto que contemple o conhecimento ou uso do certificado digital pelos jurisdicionados para seu futuro uso no sistema de processo eletrônico. Exemplo do TCE-PB: Na implantação do nosso processo eletrônico não foi necessário fazer tal pesquisa, pois os jurisdicionados já estavam habitados ao envio de documentos eletrônicos pela internet para outro sistema. Os jurisdicionados possuem experiência nesse envio desde 2002 no sistema SAGRES. O que houve foi a necessidade de treinamentos em cima das novas tecnologias. 15 2 - DIRETRIZES SOBRE ASPECTOS TÉCNICOS DO PROJETO DE PROCESSO ELETRÔNICO De posse das diretrizes de um projeto de processo eletrônico, pode-se agora discutir um pouco a respeito de questões técnicas na execução do projeto. A presente seção será dividida da seguinte forma: - Normatização - Infraestrutura - Certificação Digital - Digitalização - Outros aspectos técnicos 2.1 – Normatização Os aspectos normativos é que darão a base e a segurança para o bom funcionamento do processo eletrônico. O sucesso do projeto estará ligado à qualidade de sua normatização na mesma proporção que estará atrelada aos aspectos tecnológicos. Sobre o tema, é importante ressaltar os seguintes pontos: - Necessidade de alteração da lei orgânica - Tipos de normatização - Questões e problemáticas da normatização 2.1.1 – Necessidade de alteração da lei orgânica A primeira coisa a se definir para a implantação do processo eletrônico é garantir o arcabouço jurídico que lhe dará validade. Até a presente data, dois atos normativos federais subsidiam o processo eletrônico: Legislação Medida Provisória 2.200 de 28 de junho de 2001 Lei 11.419 de 19 de dezembro de 2006 Principais pontos - Criou a Infra Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil - Conceito de meio eletrônico, transmissão eletrônica e assinatura eletrônica - Processo eletrônico em geral Surge a seguinte dúvida: É necessário alterar a lei orgânica do tribunal de contas para se introduzir as normas do processo eletrônico ou pode-se simplesmente utilizá-la de forma subsidiária ao Código de Processo Civil? Opinião 1: Não há necessidade de inserir as normas de processo eletrônico diretamente no escopo legislativo dos tribunais de contas, pois, em geral, as leis orgânicas possuem a previsão de uso subsidiário do Código de Processo Civil, que, por sua vez, foi alterado em algumas partes para ficar compatível com a lei do processo eletrônico. Um ponto que corroboraria com essa decisão seria o fato de que as normas de processo eletrônico sempre ficariam sincronizadas com as que são utilizadas no âmbito do judiciário, sem haver a necessidade de uma posterior atualização. 16 + - Sincronização das normas de processo eletrônico com o Poder Judiciário Possibilidade de discussão da validade de aplicação das normas de processo eletrônico sem a alteração da lei orgânica. Opinião 2: Seria conveniente alterar a lei orgânica do tribunal de contas para inserir as normas de processo eletrônico, pois a lei 11.419/11 é voltada especificamente para o Poder Judiciário. Dessa forma, embora ela tenha alterado artigos do CPC e este seja usado subsidiariamente, poderia abrir alguma brecha para eventuais discussões jurídicas. Outro argumento para adotar essa postura seria o fato de que as normas de processo eletrônico poderiam ser adaptadas para a realidade do tribunal. Em suma, os dispositivos da lei de processo eletrônico seriam adaptados para a lei orgânica. + - Segurança jurídica Adaptação das normas para as necessidades do Tribunal Dificuldade de sincronização com as normas de processo eletrônico do Poder Judiciário Necessidade de alteração da lei orgânica Opinião do TCE-PB: Nós adotamos a segunda abordagem por considerar mais seguro em termos jurídicos e também por nos permitir modificar alguns aspectos. 2.1.2 – Tipos de normatização Uma vez definida a necessidade de criar a norma de processo eletrônico, ou simplesmente utilizar a lei 11.419/11, é necessário definir quais delas precisam ser detalhadas em normas secundárias. Normas secundárias - Regimento Interno - Resolução Normativa - Resolução Administrativa - Portarias Surge a seguinte dúvida: Como definir se uma norma do processo eletrônico deve ser colocada na lei orgânica, regimento interno, resolução ou portaria? Opinião: Cada tópico de discussão do processo eletrônico deve ser avaliado segundo os seguintes parâmetros: grau de abstração, probabilidade de atualização e dependência tecnológica. A análise desses parâmetros é que definirá como determinado ponto deve ser normatizado. Vale ressaltar também que um único tópico do processo eletrônico pode ser disposto em todos os tipos normativos, porém com enfoque diferenciado em cada um deles. Assim, a estrutura normativa do processo eletrônico deve respeitar o seguinte quadro: 17 Tipo de norma Lei Orgânica Regimento Interno Resoluções Portarias Característica Cria direitos e deveres. A lei orgânica deve sempre buscar trazer o mínimo de normas. Falar apenas o necessário para não engessar o processo de normatização. Apenas nesse tipo é que se pode criar direitos e deveres. As demais espécies normativas apenas detalharão o que foi criado nela. Questões tecnológicas devem ser inseridas com muita cautela para que não fiquem obsoletas rapidamente. Detalha os direitos e deveres citados na lei orgânica. Inicia a ligação normativa com os elementos tecnológicos. Detalha a aplicação das normas elencadas na lei orgânica e no regimento interno. É o elo entre a norma do processo eletrônico e o sistema informático. Portanto, há uma grande participação do setor informático na sua edição. Detalha uma atividade do processo eletrônico que deve ser temporal ou factível de mudanças constantes. Grau de Abstração Probabilidade de Atualização Dependência Tecnológica ALTO BAIXA BAIXA MÉDIO MÉDIA MÉDIA BAIXO MÉDIA ALTA BAIXO ALTA ALTA Exemplo de fragmentação de uma norma do Diário Oficial Eletrônico: Texto Lei Orgânica “Fica instituído o Diário Oficial Eletrônico do Tribunal de Contas do Estado como meio oficial de publicação dos atos processuais e administrativos do Tribunal e de seus órgãos integrantes, bem como das suas comunicações em geral” Texto Regimento Interno “Art. 96-C O Diário Oficial Eletrônico será publicado na rede mundial de computadores Internet, no sítio eletrônico do Tribunal de Contas. Parágrafo único. O Diário Oficial Eletrônico será publicado diariamente, de segunda a sexta-feira, exceto nos feriados nacionais, estaduais e os municipais que abranjam a sede do TCE-PB, bem como nos dias em que, mediante divulgação, não houver expediente.” Texto Portaria “Concluída a revisão final, o responsável pela publicação gerará a edição do Diário Oficial Eletrônico em arquivo pdf, assinando-o digitalmente, e o remeterá para publicação até as 21:00 (vinte e uma horas). Parágrafo único. Uma vez agendada para publicação, a edição do Diário Oficial Eletrônico não poderá ser modificada.” 18 Com base na estrutura supracitada, poderíamos definir os seguintes passos para elaborar o texto normativo do processo eletrônico: 1º Passo 2º Passo 3º Passo 4º Passo 5º Passo 6º Passo 7º Passo 8º Passo Identificar todos os pontos do processo eletrônico que precisam ser normatizados Para cada ponto identificado deve-se verificar: 1 – A necessidade de criação de um direito ou obrigação 2 – A probabilidade de atualização 3 – O nível de dependência tecnológica Utilizar os parâmetros elencados na tabela para separar o conteúdo nos tipos de norma (Ver anexo I) Elaborar texto da lei orgânica com as normas que criam direitos e deveres; possuem alto grau de abstração; baixa probabilidade de atualização; baixa dependência tecnológica. Elaborar texto do regimento interno que esmiúce o conteúdo da lei orgânica e que já possua um nível maior de dependência tecnológica. Elaborar o texto das resoluções com os pontos normativos do processo eletrônico de uma forma que já os liguem a sua aplicação nos sistemas informáticos. Elaborar o texto das portarias com os pontos normativos do processo eletrônico de uma forma que já os liguem a sua aplicação e que possuam uma alta probabilidade de mudança. Elaborar o texto das disposições transitórias necessárias para a implantação de cada ponto normativo do processo eletrônico. Obs: Deve-se ter atenção ao elaborar as disposições transitórias para que o texto normativo deixe uma margem de folga na implantação do processo eletrônico para que não possibilite o surgimento de nulidades. Ex: afirmar que todos os atos processuais serão assinados digitalmente e não prever que o processo de implantação pode ser gradativo. Obs: É importantíssima a participação dos entes externos nesse processo de elaboração normativa, pois serão eles os futuros usuários. A validação deles resultará em ganho em todo o processo de implantação do processo eletrônico. Ex: OAB, CRC, Órgão representativo dos jurisdicionados. É salutar realizar reuniões para apresentação das propostas normativas. Obs: A produção das resoluções e portarias podem ser feitas de maneira incremental, ou seja, as resoluções serão emitidas ou atualizadas na proporção em que as funcionalidade do processo eletrônico são disponibilizados. Obs: Não existe um única forma de normatizar que seja considerada correta. Cada órgão terá suas prioridades e especificidade. 2.1.3 – Questões e problemáticas da normatização Vários aspectos da normatização do processo eletrônico são de fácil compreensão e não desencadeiam grandes discussões, porém alguns pontos passam por uma discussão jurídica e técnica. No presente tópico serão feitas algumas considerações específicas, porém, ao decorrer deste documento outros temas serão abordados. 19 2.1.3.1 – Formas de assinatura eletrônica O ponto mais controverso da normatização do processo eletrônico é sem dúvida a forma como dar validade jurídica aos documentos eletrônicos. A lei 11.419/06, por diversas razões políticas, contemplou duas formas para se alcançar aquela validade: 1 – Assinatura eletrônica mediante cadastro de usuário 2 – Assinatura digital baseada em certificado digital O texto da lei, segundo alguns doutrinadores, coloca o termo “assinatura eletrônica” como gênero, e “assinatura digital” como uma espécie daquela. Sem querer entrar nos meandros terminológicos, utilizaremos o temo “assinatura eletrônica” como aquela realizada através do uso de login e senha e “assinatura digital” para aquela que utiliza a tecnologia de certificado digital, que se vale dos recursos de criptografia para garantir a integridade e autoria dos dados transmitidos. Essa forma de assinatura pode ser de dois tipos: assinatura digital no contexto da ICP-Brasil ou assinatura digital no contexto de certificados próprios. Resumidamente, temos a possibilidade de uso das seguintes formas de assinatura: - Assinatura eletrônica por login e senha - Assinatura digital por certificado expedido por cadeia própria - Assinatura digital por certificado expedido pela ICP-Brasil Assinatura Eletrônica por login e senha É a assinatura realizada pelo usuário através do uso de credenciais previamente obtidas no próprio órgão. Características: Autenticidade: é garantida pelo uso do login e a senha, pois apenas uma pessoa previamente cadastrada tem essa informação. Assim, não há como outra pessoa enviar um documento no lugar de outra. Vale sempre ressaltar que a validação desse usuário cadastrado é realizada exclusivamente no âmbito do órgão público. É ele que tem a responsabilidade para gerir as informações. Obs: Nesse tipo de solução há a necessidade de cadastro prévio dos usuários no órgão para se ter certeza da origem da informação. Integridade: o sistema de login e senha, por si só não contempla uma forma de garantir a integridade dos documentos eletrônicos, ou seja, na sua concepção não há como ter certeza que um documento foi alterado ou não. Na prática, percebe-se que essa deficiência pode ser suprida com a utilização do procedimento de geração de código de resumo do documento no momento de sua entrada no sistema. Assim, quando o documento eletrônico é armazenado no sistema, é gerado um código hash para ele e fornecido ao usuário. Com esse número hash o usuário pode a qualquer tempo verificar se o documento que se encontra no sistema é igual àquele que ele inseriu. Não repúdio: é garantido pelas informações consistentes no banco de dados do sistema de processo eletrônico. É o próprio órgão que constata quem assinou determinado documento. Cabe ao usuário externo comprovar qualquer suposta incoerência. Nesse caso a discussão do não repúdio se dará entre usuário contestador e o órgão público. + Praticidade para os usuários 20 - Familiaridade com o uso de login e senha Baixo custo de implantação Baixo custo de manutenção As validações de autenticidade, integridade e não repúdio são realizadas pelo próprio órgão Necessidade de um cadastro prévio presencial dos usuários Necessidade de complementar o uso de códigos hash para garantir a integridade do documento A segurança do usuário está presente apenas na sua senha Assinatura Digital por certificado emitido pela ICP-Brasil É a assinatura realizada com um certificado digital emitida pela Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil. As Autoridades de Registro (AR) é que tem competência para emitir os certificados para os usuários. Quem faz a validação presencial é a própria AR. Não há mais necessidade de um credenciamento no órgão público. Os certificados digitais são armazenados em um suporte físico criptográfico que aumentam o nível de segurança. Autenticidade: é garantida pelo certificado digital do usuário, ou seja, através do seu uso garante-se que somente aquela pessoa que foi presencialmente à Autoridade de Registro da ICP-Brasil é que está acessando o sistema. Integridade: diferentemente do método de login e senha, a tecnologia da assinatura digital já coteja em sua aplicação a geração do código hash do documento assinado. Dessa forma, não há como alguém alterar o documento de forma que não seja rastreável. Vale lembrar que essa verificação é feita através de validações com a cadeia da ICP-Brasil, portanto a confiabilidade está com um órgão externo à relação entre usuário e tribunal. Não repúdio: o não repúdio é garantido pelo fato de que o documento eletrônico foi assinado pela chave privada do usuário. Como apenas a sua chave pública consegue abrir o documento, tem-se a certeza de quem o assinou. Mais uma vez, ressalta-se que a validação é feita pela cadeia da ICP-Brasil. O órgão público não detém mais a informação. O procedimento torna-se mais seguro no momento em que alguma divergência é visualizada entre o usuário e o tribunal. + - Não há mais necessidade de credenciamento no órgão As informações do certificado são garantidas pela própria ICP-Brasil Não há ingerência do órgão no procedimento de validação A segurança do usuário está presente no suporte físico que armazena a chave privada do certificado digital, assim como na sua senha de uso Custo elevado Pouco conhecimento dos usuários Implementação mais complexa Assinatura Digital por certificado emitido por cadeia própria Possui praticamente as mesmas características da assinatura digital da ICP-Brasil, porém quem emite e gerencia os certificados é o próprio órgão público. Nessa hipótese, o tribunal geraria para cada usuário um certificado digital (geralmente utiliza-se o tipo A1) e o sistema trabalharia como esse tipo de certificado. 21 Autenticidade: é garantida pelo certificado digital do usuário. Utiliza-se um certificado, porém a validação não é com uma infraestrutura externa, mas dentro do âmbito do órgão já que é ele que o cria e gerencia. Integridade: a assinatura digital já coteja em sua aplicação a geração do código hash do documento assinado. Dessa forma, não há como alguém alterar o documento de forma que não seja rastreável. Diferentemente da assinatura digital anterior, as validações são feitas sob a responsabilidade do próprio tribunal. Não repúdio: o não repúdio é garantido pelo fato de que o documento eletrônico foi assinado pela chave privada do usuário. Como apenas a sua chave pública consegue abrir o documento, tem-se a certeza de quem o assinou, porém a validação continua no âmbito interno. Nesse caso, não se tem uma entidade pública que ateste o assinante do documento. + - A segurança do usuário está na posse do seu certificado e na sua senha de uso Pouco conhecimento dos usuários Implementação mais complexa As validações de autenticidade, integridade e não repúdio são realizadas pelo próprio órgão Necessidade de um cadastro prévio presencial dos usuários Custo elevado para o tribunal Complexidade em gerenciar os certificados (emissão, revogação, lista de revogação, armazenamento) Obs: Vale ressaltar que tanto a assinatura eletrônica como a assinatura digital por certificado próprio são formas de assinatura de documentos eletrônicos que possuem um escopo interno, ou seja, seu âmbito de atuação se dá nas relações entre usuário e tribunal. Quando há necessidade de divulgar documentos para fora do órgão, esses tipos de assinaturas perdem a sua aplicabilidade, pois não haverá como pessoas externas confiram a validade do documento sem uma consulta no sistema interno do órgão. Ex: Um tribunal de contas estadual envia um processo eletrônico para o TCU para subsidiar uma análise. Nesse caso o TCU não tem como validar a assinatura dos documentos, pois os registros das assinaturas (login e senha ou certificado digital próprio) ficam apenas com o tribunal estadual. Assim, para que esse documento seja validado pelo TCU é necessário criar um mecanismo de verificação para usuários externos ou então encapsular os documentos remetidos para fora do órgão com uma assinatura digital por certificado da ICP-Brasil. Obs: Embora haja a previsão normativa de utilização da assinatura eletrônica (login e senha) na lei 11.419/11, já tramita no Congresso Nacional projetos de lei que visam excluir essa possibilidade. Vale salientar que essa matéria sempre foi questionada e, possivelmente, deverá ser alterada. Assim, qualquer decisão a respeito da forma de assinatura eletrônica deve considerar que há uma grande corrente que indique que seu uso deve ser usado no máximo em caráter temporário. Obs: Uma coisa que é importante desmistificar é que o login e senha não traz nenhuma segurança. O que se deve ter em mente é que a assinatura por certificado digital traz uma maior segurança, porém o método de login e senha é tão seguro quanto ao método dos documentos físicos. Obs: Vale salientar que pode-se utilizar o certificado digital para garantir o sigilo das comunicação, porém trata-se de um certificado expedido para essa finalidade no contexto da ICP-Brasil. 22 2.1.3.2 – Disponibilidade do sistema Um ponto que causa muitas discussões na seara jurídica é a questão da disponibilidade do sistema. É extremamente necessário regulamentar as situações possíveis em que o sistema fica inativo para não ferir nenhum direito dos jurisdicionados. Vale lembrar que essa indisponibilidade só opera consequências quando considerado um prazo processual que encerre no dia da parada de funcionamento do sistema. Surgem as seguintes dúvidas: O que caracteriza a indisponibilidade do sistema? Fator: Abrangência Opinião 1: O sistema se torna indisponível apenas quando ele para de funcionar por completo, ou seja, não se consegue ter acesso a nenhuma parte dele. Nesse caso, a indisponibilidade apenas possui aspecto geral, pois afeta todos os jurisdicionados. Opinião 2: Não é apenas a parada completa de funcionamento do sistema que gera os efeitos da indisponibilidade, mas sim o erro ocorrido em uma operação. Nesse caso, a indisponibilidade pode ser pontual, ou seja, o sistema pode ficar indisponível para um único ato de uma determinada pessoa. Ex: jurisdicionado que tenta enviar sua defesa, mas o sistema não finaliza a operação de protocolo. Fator: Tempo Opinião 1: É necessário ter uma norma que diga claramente o tempo de indisponibilidade do sistema que cause os efeitos da prorrogação dos prazos processuais. Ex: Todos os prazos processuais serão prorrogados com 2hrs de indisponibilidade do sistema. Essa solução facilita o entendimento, porém pode desencadear situações desnecessárias. Ex: A indisponibilidade do sistema por 2hrs no período de 1hr e 3hrs da madrugada. Realmente há necessidade dessa prorrogação? A indisponibilidade do sistema inviabilizou o ato do jurisdicionado? + Critério bem objetivo Segurança para os jurisdicionados - Trata várias situações de uma forma padrão que pode não ser a adequada Obs: É sempre bom lembrar que a vinda do meio eletrônico trouxe diversos benefícios para os jurisidicionados. Um deles é a possibilidade de protocolização em qualquer lugar, mas em especial, a qualquer tempo. Nessa nova realidade, não há a limitação de tempo de funcionamento de serviço de protocolo da sede do tribunal. O jurisdicionado pode protocolizar a qualquer hora, inclusive de madrugada e finais de semana. Assim, surge o questionamento se essa prerrogativa que foi dado aos usuários externos deve ser um ônus para a instituição. É realmente obrigatório que o órgão mantenha seus sistemas ativos em finais de semana e madrugadas, por exemplo? Opinião 2: É necessário ter uma norma com um critério objetivo de tempo para aferir a indisponibilidade do sistema ou não, porém não pode ser um único critério, pois para cada momento pode-se estipular diferentes proporções. Por exemplo: 00:00 – 6:59 -> Considera-se indisponível o sistema que fica mais de 3hrs fora do ar. 23 07:00 – 18:59 -> Considera-se indisponível o sistema que fica mais de 1hr fora do ar. 19:00 – 23:59 -> Considera-se indisponível o sistema que fica mais de 2hr fora do ar. + Critério bem objetivo Fracionamento das hipóteses Segurança para os jurisdicionados - Não analisa a particularidade do caso em concreto Opinião 3: Não se tem um critério objetivo para aferir a indisponibilidade do sistema. Toda a parada do sistema deve ser avaliada para saber se deve ou não causar prorrogação dos prazos processuais. Ex: uma parada no sistema de 1hr e 1 min em que não foi registrado que nenhum usuário tentou protocolizar, não há necessidade de prorrogação de prazo, pois não prejudicou ninguém. Nesse caso, se fosse adotado um critério objetivo de 1hr de indisponibilidade, teríamos uma prorrogação de prazo processual totalmente desarrazoada. + - Analisa a particularidade do caso em concreto Critério subjetivo Menor segurança para os jurisdicionados Como os jurisdicionados podem reclamar das indisponibilidades? Quem é competente para atestar a indisponibilidade? Obs: Em regra, é necessário ter um software de monitoramento do sistema para acompanhar e registrar os períodos de indisponibilidade. Os prazos processuais são automaticamente prorrogados com a indisponibilidade ou é necessário um ato formal do relator? Opinião 1: Deve-se prorrogar automaticamente os prazos tendo em vista que essas hipóteses deverão estar regulamentada e prevendo essa hipótese de automação. Opinião 2: Quem deve prorrogar o prazo é o relator, haja vista que ele preside o processo. Obs: Geralmente é salutar criar um mural no portal do tribunal com as informações das indisponibilidades ocorridas, assim como as previsões de parada do sistema para manutenção. 2.2 – Infraestrutura Básica Para definir a infraestrutura necessária do processo eletrônico, deve-se levar em conta alguns parâmetros, porém não há como inferir uma solução padrão. Cada tribunal deverá dimensioná-la observando experiências externas, mas, sobretudo deve-se conhecer a carga atual do seu parque tecnológico para poder mensurar a futura necessidade com as novas demandas. Hardware - Definir máquinas servidoras (processador, quantidade de memória RAM) 24 - Rede (dimensionar a largura de banda de rede que suporte o acesso dos usuários externos) - Armazenamento (dimensionar a capacidade de armazenamento de arquivos) Software - Sistema Operacional do servidor - Servidor Web (partindo-se da premissa que qualquer sistema de processo eletrônico deve ser web, para poder viabilizar a participação do usuário externo) - Servidor de aplicação - Banco de dados - Plataforma de desenvolvimento (linguagens utilizadas) Para se definir os itens supracitados, pode-se utilizar os seguintes parâmetros: Internos - Quantidade de usuários internos - Quantidade de usuários externos - Quantidade de processos - Quantidade de processos que são criados por ano - Quantidade de processos julgados por ano Externos (podem ser obtidos através da análise da experiência de outros tribunais com o processo eletrônico) - Espaço total de armazenamento - Quantidade de armazenamento utilizado - Quantidade de arquivos - Média de acesso aos arquivos - Média de acesso aos arquivos pelos usuários externos - Média de bytes por arquivo - Máximo de bytes de um arquivo - Média de bytes por processo - Média de crescimento do armazenamento por mês Além dos parâmetros, é necessário atentar-se para alguns questionamentos: É necessário ter uma redundância do servidor do sistema de processo eletrônico e do link de rede externo? Opinião 1: Sim, pois o sistema deve sempre estar ativo. + Garantia de disponibilidade do sistema - Alto custo Opinião 2: Não, pois o custo é altíssimo e embora não seja a solução mais adequada, ela pode ser contornada ou bem administrada se as indisponibilidades do sistema estiverem bem normatizadas. + Baixo custo - Menor garantia de disponibilidade do sistema 25 Necessidade de normatização dos períodos de indisponibilidade Prejuízo com o tempo de indisponibilidade É melhor virtualizar os serviços? É necessário ter uma sala cofre? Como deve ser feito o backup dos arquivos? Utilizar softwares comprados ou livres? Opinião 1: Utilizar softwares comprados, pois são os únicos que possuem garantia. Quando houver a necessidade de um suporte, já estará previsto no contrato. A responsabilidade fica com o fornecedor do serviço. + Responsabilidade do fornecedor Soluções mais robustas - Alto custo Opinião 2: Utilizar softwares livres, pois não há a necessidade de gastar muito dinheiro em soluções pagas. Essas soluções são na maioria das vezes mais robustas, porém nem sempre os recursos extras são utilizados pelos órgãos públicos. Portanto, deve-se fazer uma avaliação se realmente vale a pena pagar um valor por um produto com maior garantia, se já existe outro programa grátis que lhe dá uma margem de segurança tolerável. + - Baixo custo Responsabilidade da equipe de TI Soluções menos robustas 2.3 – Certificado digital 2.3.1 – Desenvolver ou comprar? Opinião 1: Desenvolver os módulos que assinem e validem os documentos eletrônicos dentro do tribunal. + É necessário ter uma equipe especializada Baixo custo inicial - Necessidade de adaptação quando houver mudança nas normativas Opinião 2: Comprar/terceirizar o desenvolvimento dos módulos que assinem e validem os documentos eletrônico. 26 + Adaptações derivadas de mudanças normativas ficam no escopo do contrato Não há necessidade de ter uma equipe especializada - Maior custo inicial Opinião do TCE-PB: Embora ainda não tenhamos implantado a assinatura digital, já fizemos alguns levantamentos sobre a forma desse desenvolvimento. Ao analisar algumas soluções, é possível perceber que o desenvolvimento dos módulos de assinatura e validação dos documentos é de uma complexidade razoável, porém o grande custo é ter uma equipe em constante atualização desses módulos, pois a cada mudança normativa, pode haver a necessidade de adaptação do sistema. Assim, visualizamos que a opção de comprar uma solução pronta, ou para desenvolver, que esteja atrelada a um contrato de manutenção é o meio mais prático de enfrentar essa questão. 2.3.2 – Características das assinaturas A ICP-Brasil trabalha com mais de uma forma de assinatura dos documentos eletrônicos. As opções vão desde o formato utilizado pelo arquivo de assinatura, até as informações que devem estar dentro da assinatura. Obs: A Adobe possui uma forma própria de assinatura dos arquivos pdf. Ela acrescenta dentro do arquivo os dados da assinatura eletrônica. Essa forma de assinar não é adotada pela maioria das empresas. Deve-se utilizar o formato XMLDSig ou no PKCS#7? O arquivo da assinatura será um arquivo separado ou o arquivo de assinatura receberá o próprio documento? Quais são as informações que devem ser preenchidas nas assinaturas? É necessário acrescentar alguma outra? A cadeia do certificado vai ficar dentro da assinatura? Como armazenar as listas de revogação? É necessário ter um serviço online de verificação? Há a necessidade de utilização do carimbo do tempo? 2.3.3 – Aquisição de certificado digital para os usuários Os usuários externos, em geral, já estão se familiarizando com essa tecnologia. Vários outros órgãos já trabalham com a certificação digital. Portanto, acredita-se que o impacto dessa adoção com relação aos jurisdicionados não seja tão grande. Vale ressaltar que antes de qualquer implantação é necessário levantar a informação da gama de usuários externos que já possuem certificado, assim como permitir um período de transição que possibilite aqueles que ainda não possuam um certificado. No tocante aos usuários internos, cabe ao tribunal propiciar a aquisição desses certificados. Deverá haver um estudo sobre quais são os usuários que necessitam possuí-los. Deve-se procurar uma das autoridades de registro e solicitar um serviço de cadastramento in loco. Algumas empresas levam seus funcionários ao órgão e realizam os procedimentos de emissão dentro do tribunal. Deve-se também 27 mensurar se o certificado deve ficar armazenado em token ou em smartcard. Caso seja em smartcard, é necessário que os computadores do órgão possuam um leitor para esse formato. Como os certificados possuem prazo de eficácia, é necessário também estruturar um plano de renovação. Questão bem polêmica é a responsabilidade do Tribunal pela perda de um certificado. Por exemplo: caso um servidor perca o certificado e exista a pendência de assinatura de um documento em caráter personalíssimo, o que fazer? Deve-se esperar o certificado ser emitido novamente? Quem paga os custos pela perda do certificado? Portanto, no momento em que se adquirirem os certificados para os usuários internos, é necessário existir uma normativa que contemple os procedimentos necessários para resolver essas e a outras situações. 2.4 – Digitalização A digitalização é um procedimento presente em qualquer contexto de implantação do processo eletrônico. Como todos os tribunais trabalham em cima de processos em papel, cedo ou tarde deverão contemplar a necessidade ou não da digitalização de seu acervo ou mesmo das novas peças processuais. É interessante existir normativas do tribunal que contemplem os temas abaixo discutidos. 2.4.1 – Plano de digitalização Como foi dito, falar em processo eletrônico implica em analisar a questão da digitalização, porém esse é apenas um dos procedimentos existentes, não se confundindo com aquele. É necessário desde o início que se trace um plano de digitalização de seus documentos ao longo do tempo. Mesmo naqueles tribunais em que o processo eletrônico seja implantado gradativamente haverá a necessidade de existência desse plano que contemple os marcos e procedimentos da digitalização. O plano de digitalização deve contemplar: 1 – Decisão do escopo da digitalização (será digitalizado todo o legado imediatamente ou será feito gradativamente?) 2 – Decisão sobre a competência da digitalização (será digitalizado usando os recursos do próprio órgão ou através de terceirização?) 3 – Definir a infraestrutura necessária 4 – Definir o padrão mínimo de qualidade das digitalizações 5 - Elaborar classificação dos tipos de documentos a serem digitalizados para facilitar o trabalho dos indexadores 6 – Definição dos procedimentos (limpeza, indexação, armazenamento, destino do papel, etc) 7 – Mensurar o tempo (deve-se levar em conta os recursos físicos e humanos) Obs: É importante lembrar que a digitalização incide sobre dois tipos de documentos: o legado, que serve apenas como acervo histórico, e o documento ainda ativo, que ainda está sendo analisado. Deve-se destacar a maior importância de início para essa última classe. 2.4.2 – Padrão de digitalização 28 A estipulação de um padrão de digitalização é necessária, pois vai refletir na usabilidade dos arquivos. Não se pode deixar que cada documento digitalizado possua características muito diferentes um do outro ao ponto de atrapalhar o sistema processual. Assim, mister se faz estabelecer os seguintes critérios: - Relação bytes / página (arquivo texto) - Bytes por arquivo - Resolução mínima e máxima de digitalização - Nível de contraste e uso do preto e branco - Uso do OCR Obs: Pode-se colocar algumas validações no sistema para que ele não aceite documentos digitalizados fora do padrão. Obs: Embora haja esse padrão, algumas vezes determinados documentos precisam de um tratamento diferenciado, porém deve ser exceção. 2.4.3 – Documentos não digitalizáveis Além de regulamentar a digitalização, é necessário deixar bem claro tudo aquilo que não pode ser digitalizado. Documento não digitalizável é todo aquele documento que por sua característica física é impossível ser submetido à digitalização ou torna-se inviável por critérios técnicos. Exemplos: camisa, boné, banner, faixa, etc. É necessário existir uma normativa do tribunal explicando o que se considera um documento desse tipo, para que os usuários externos não tenham dúvidas. O sistema de processo eletrônico deve permitir que tais documentos deem entrada no protocolo e sejam arquivados em local específico. No processo ao qual ele faz parte do conjunto probatório, deve existir alguma indicação sobre a presença de tal documento. Deve ser da responsabilidade do usuário externo o encaminhamento dos documentos não digitalizáveis para serem armazenados na sede do tribunal. No momento da protocolização no sistema, pode o usuário indicar quantos documentos não digitalizáveis ele pretende entregar fisicamente. Informações básicas de um documento não digitalizável: - Número do protocolo - Processo ao qual faz referência - Descrição do documento - Localização (onde está armazenado no tribunal) 2.4.4 – Guarda dos documentos digitalizados Os papeis que são digitalizados devem ser devolvidos aos jurisdicionados ou o tribunal deve guardá-los? Opinião 1: O tribunal deve devolver imediatamente a documentação digitalizada, haja vista que não há mais necessidade de guarda, pois com a digitalização e a posterior assinatura eletrônica do documento há a presunção de veracidade do arquivo. Os papéis devem ficar disponíveis para o jurisdicionado coletá-los, caso haja dissidia, tais documentos podem ser expurgados. 29 Opinião 2: O tribunal deve guardar a documentação digitalizada até o trânsito em julgado do processo. Nessa hipótese, ocorre um resguardo quanto a qualquer discussão de erro na digitalização. Opinião do TCE-PB: Não há necessidade de guarda pelo tribunal dos documentos que são digitalizados, haja vista que cabe ao interessado a comprovação de qualquer erro. Como a guarda dos documentos é responsabilidade do jurisdicionado, é incumbência dele atestar qualquer incoerência. Não há necessidade de arcar com esse ônus. A assinatura eletrônica do servidor incumbido pela digitalização dá todo o valor legal. Obs: Pode-se adotar uma terceira opção quando se tratar de digitalização de documentos recentes. Poderia o tribunal emitir uma normativa que determine que ele apenas receberá cópias dos documentos em papel, pois eles serão imediatamente descartados após a digitalização. 2.4.5 – Ônus da digitalização Com relação à responsabilidade da digitalização, é interessante levantar alguns questionamento: Com a implantação do processo eletrônico, pode-se não receber mais pape? Ou seja, qualquer necessidade de digitalização fica a cargo do usuário? Comporta exceção? Opinião 1: Há a necessidade de receber ainda papel, pois não pode dificultar o direito de peticionamento. Assim, caso um advogado venha na sede do tribunal de posse da documentação em papel, deve-se recebêlo para depois digitaliza-lo. Nessa hipótese, o ônus da digitalização fica a cargo do tribunal. + - O interessado possui mais de um meio de protocolização Ônus da digitalização com o tribunal Duplo procedimento Opinião 2: Não deve-se receber nenhum documento em papel para os processos eletrônicos, pois o forma do ato é eletrônico. Não há o que se falar em supressão do direito de peticionamento, pois vai estar disponível o meio eletrônico. Fazendo-se uma analogia com o meio físico, hoje o jurisdicionado não possui outra forma de peticionar que não seja o papel. Da mesma forma, com os processos eletrônicos a única forma de peticionar vai ser eletrônica, que, aliás, facilita o trabalho e diminui os custos. Nessa hipótese, o ônus da digitalização fica a cargo do interessado. Obs: O tribunal pode fornecer um serviço de digitalização para os usuários, porém apenas como uma faculdade. O interessado pode utilizar-se da estrutura de digitalização do órgão, mas a entrega dos documentos para esse setor não corresponde à protocolização do documento. Seria uma espécie de facilitação que o tribunal estaria dispondo. Após a digitalização, o usuário protocoliza diretamente no sistema. Obs: Deve-se lembrar que se o sistema de processo eletrônico adotar a assinatura eletrônica por login e senha, nem todos os interessados de um processo poderão de início possuir acesso ao sistema. Para esses casos, pode-se ou abrir a exceção de receber o documento em papel para posteriormente ser digitalizado, ou pode-se solicitar que se habilite no sistema e encaminhe a documentação em meio eletrônico. + Procedimento único Ônus da digitalização com o tribunal 30 - Limitação no meio de protocolização Opinião do TCE-PB: Como o processo de implantação do processo eletrônico está sendo de forma gradativa, temos a seguinte realidade: Processo em papel: recebe exclusivamente em papel. Processo eletrônico: recebe, em regra, apenas em meio eletrônico. Interessados não cadastrados no sistema podem protocolizar documento em papel. Estamos aceitando a entrada de documentos em papel quando há possibilidade de envio pelo sistema em caráter temporário até que o sistema esteja mais difundido. A partir de determinada data essa opção será cancelada. 2.4.6 – Metadados das digitalizações A digitalização não contempla simplesmente a transposição de meios, pois ela envolve diversas técnicas e informações. Dentro do contexto de um documento digitalizado, é relevante ter um padrão mínimo de informações, tais como: - Categoria do documento (obrigatório) - Observação do documento - Número protocolo associado (obrigatório) - Quantidade de páginas - Tamanho - Data do documento - Data da digitalização (obrigatório) - Responsável pelo conteúdo (obrigatório) - Responsável pela digitalização (obrigatório) 31 2.5 – Outros aspectos técnicos Além dos aspectos normativos, infraestrutura, certificação digital e digitalização há uma série de problemas tecnológicos na implementação da solução de um processo eletrônico. Pode-se citar os seguintes exemplos: - Tipos de arquivos eletrônicos recebidos - Quantidade e tamanho dos arquivos recebidos - Publicidade dos documentos - Várias referências de um documento eletrônico - Habilitação dos advogados e demais representantes - Tratamento de PDF - Paginação - Exibição dos documentos eletrônicos - Forma de armazenar os documentos eletrônicos - Classificação dos documentos eletrônicos pelos usuários externos - Automação de atos cartorários - Achados de auditoria eletrônicos 2.5.1 – Tipos de arquivos eletrônicos recebidos Será necessário definir os tipos (extensões) de documento eletrônico que o sistema processual trabalhará. Embora saibamos que o uso do meio digital abre portas para o uso de formatos novos, é necessário fazer uma avaliação a respeito da viabilidade do uso de arquivos multimídia. Hoje, qualquer ato processual é escrito, ou seja, representado por caracteres alfabéticos sob um suporte. O que mudará no novo processo é o tipo de suporte, que antes era o papel, passará para o meio eletrônico. Embora haja essa mudança, a comunicação permanecerá escrita no meio eletrônico. Assim, em regra serão utilizados documentos em formato de texto, porém nada impede que se utilizem arquivos de áudio e vídeo, pois as características do processo eletrônico os conferem a mesma validade jurídica dos documentos textuais. Verifica-se o uso do arquivo PDF (Portable Document Format) como um padrão entre os órgãos públicos. Opinião 1: Trabalhar com apenas um tipo de documento eletrônico textual. De preferência o PDF. + Padronização no tratamento dos arquivos Facilidade de uso Necessidade de armazenamento moderado - Subutilização dos recursos eletrônicos Opinião 2: Trabalhar com vários tipos de documentos eletrônicos textual. + - Liberdade de escolha do formato do documento digital Necessidade de armazenamento moderado Dificuldade de tratar vários tipos de arquivos Dificuldade no uso Subutilização dos recursos eletrônicos 32 Opinião 3: Trabalhar com tipos de documentos eletrônicos textuais e multimídias. Ex: vídeo de julgamento, petições em áudio, achados de auditoria em vídeo. + - Liberdade de escolha do formato do documento digital Facilidade de acesso à informação no formato multimídia Alta necessidade de armazenamento Alto uso da banda de rede Opinião do TCE-PB: Acreditamos que a melhor opção é a primeira, pois facilita o tratamento e o manuseio dos documentos eletrônicos. Possibilitar que os usuários utilizem vários tipos de documentos textuais (.doc, .txt, .rtf, .pdf) só dificulta a visualização e o desenvolvimento do sistema sem haver um significativo ganho. No tocante a terceira opção, ela se mostrará mais vantajosa se houver infraestrutura de armazenamento de dados e de rede compatíveis com o fluxo de documentos multimídia. 2.5.2 – Quantidade e tamanho dos arquivos recebidos Essa questão técnica afeta todos os módulos de um sistema de processo eletrônico. O tamanho dos documentos eletrônicos, assim como a sua quantidade no sistema informático vai determinar a qualidade e a forma com que os usuários vão manipular os processos. Por exemplo, quanto mais fragmentada for uma peça processual, menor será o custo de banda para transmiti-la e melhor será o seu carregamento, porém, desencadeia um custo maior para o usuário que deverá abrir vários arquivos para um único ato processual. Assim, pode-se vislumbrar uma série de cenários possíveis para o tratamento do envio dos documentos eletrônicos partindo-se da existência ou não dos seguintes parâmetros: 1 – Limite no tamanho por arquivo: O sistema pode ou não estipular um limite máximo de bytes para cada arquivo. + Tempo de envio e resposta do sistema fica padronizado (melhora o controle) Serve de orientação para o usuário - O usuário deve fracionar o conteúdo para se adequar ao tamanho 2 - Possibilidade de fracionamento: O sistema pode ou não permitir que o peticionamento seja fracionado, ou seja, o usuário pode inserir vários arquivos para um único ato processual. + - Estrutura melhor a informação Racionaliza o envio de documentos Dificulta o trabalho do usuário que envia, pois precisará fracionar o conteúdo Dificulta o trabalho de quem manuseia o documento, pois precisará abrir vários documentos 3 - Limite de quantidade de arquivos fracionados por petição: Caso o sistema permita o fracionamento, ele poderá ser restrito ou ilimitado, ou seja, o usuário fica livre ou não para fracionar a petição em quantos subarquivos ache necessário. + Informação com um nível máximo de granularidade para evitar excessos 33 - Facilidade no manuseio dos documentos O usuário deve fracionar o conteúdo em vários arquivos até esse limite Se for conjugado com o limite de bytes por arquivo, afeta o direito de petição 4 - Limite de quantidade global dos arquivos fracionados: Caso o sistema permita o fracionamento da petição, ele pode limitar o número total de bytes, considerando o somatório dos subarquivos. + Impede o envio de documentos mal digitalizados Serve de orientação para o usuário - Fere o livre direito de peticionamento Com base nesses parâmetros, pode-se chegar aos seguintes cenários de envio de documentos eletrônicos: Exemplo: Limite no tamanho de cada arquivo: 10 mb Limite de quantidade global dos arquivos fracionado: 100mb Limite de quantidade de arquivos fracionados por petição: 5 Possibilidade de fracionamento Cenários Premissas Ex: Envio de documentos Não há limite no tamanho de cada arquivo Cenário 1 Não há limite ao fracionamento Não há limite global de tamanho na somatória dos arquivos enviados Não há limite no tamanho de cada arquivo Há a possibilidade de fracionamento Cenário 3 Não há limite ao fracionamento Há limite global de tamanho na somatória dos arquivos enviados Não há limite no tamanho de cada arquivo Cenário 4 Defesa 1.pdf (10mb) Defesa 2.pdf (50mb) Defesa 3.pdf (10mb) Defesa 4.pdf (5mb) Defesa 5.pdf (15mb) Defesa 6.pdf (5mb) Defesa 7.pdf (5mb) O usuário possui a liberdade de fracionar em quantos arquivos ele quiser, onde cada arquivo pode ter qualquer tamanho, porém deve respeitar o limite global da petição. Nesse exemplo, os arquivos da defesa 8 e 9 não podem ser enviados Não há possibilidade de fracionamento Há a possibilidade de fracionamento Cenário 2 Defesa 1.pdf (10mb) Defesa 2.pdf (50mb) Defesa 3.pdf (10mb) Defesa 4.pdf (5mb) Defesa 5.pdf (15mb) Defesa 6.pdf (5mb) Defesa 7.pdf (5mb) O sistema recebe apenas um arquivo por peticionamento, independentemente do seu tamanho. O usuário não pode fazer a divisão em subarquivos. O usuário faz a divisão de sua petição de forma livre, ou seja, pode distribuir a quantidade de bytes irrestritamente entre os vários documentos que ele queira criar, assim como não se preocupa com o somatório de bytes de todos os arquivos. Defesa.pdf (100mb) Não há limite no tamanho de cada arquivo Há a possibilidade de fracionamento Há limite ao fracionamento Comentários Defesa 8.pdf (10mb) Defesa 9.pdf (5mb) Defesa 1.pdf (10mb) Defesa 2.pdf (50mb) Defesa 3.pdf (10mb) Defesa 4.pdf (5mb) Defesa 5.pdf (15mb) O usuário pode fracionar a sua petição até a quantidade limite de arquivos que o sistema permite. Dentro dessa quantidade, ele pode dividir a carga de bytes na forma que ele quiser, porém deve respeitar o limite global de bytes. 34 Há limite global de tamanho na somatória dos arquivos enviados Defesa 6.pdf (5mb) Defesa 7.pdf (5mb) Defesa 8.pdf (10mb) Defesa 9.pdf (5mb) Há limite no tamanho de cada arquivo Cenário 5 Não há possibilidade de fracionamento Há limite no tamanho de cada arquivo Há possibilidade de fracionamento Não há limite ao fracionamento Cenário 6 Não há limite global de tamanho na somatória dos arquivos enviados Há limite no tamanho de cada arquivo Há possibilidade de fracionamento Há limite ao fracionamento Cenário 7 Defesa.pdf (100mb) Há limite global de tamanho na somatória dos arquivos enviados Defesa 1.pdf (10mb) Defesa 2.pdf (7mb) Defesa 3.pdf (3mb) Defesa 4.pdf (10mb) Defesa 5.pdf (10mb) Defesa 6.pdf (5mb) Defesa 7.pdf (5mb) Defesa 8.pdf (10mb) Defesa 9.pdf (10mb) Defesa 10.pdf (10mb) Defesa 11.pdf (10mb) Defesa 12.pdf (10mb) Defesa 1.pdf (10mb) Defesa 2.pdf (7mb) Defesa 3.pdf (3mb) Defesa 4.pdf (10mb) Defesa 5.pdf (10mb) Defesa 6.pdf (5mb) Defesa 7.pdf (5mb) Defesa 8.pdf (10mb) Defesa 9.pdf (10mb) Defesa 10.pdf (10mb) Defesa 11.pdf (10mb) Defesa 12.pdf (10mb) No exemplo, os arquivos 6 e 7 não poderiam ser enviados por atingir o limite de fracionamento de arquivos (5), enquanto que os arquivos 8 e 9 também não podem ser enviados porque ultrapassariam o limite global de bytes. O usuário só pode enviar um arquivo e este deve necessariamente estar dentro do limite de bytes. Nesse caso, o arquivo ultrapassaria o limite unitário de 10mb e não seria enviado. O usuário pode dividir sua petição em n partes, porém cada parte deve respeitar o limite unitário. O usuário apenas pode enviar no máximo 5 arquivos e cada um deles deve respeitar o limite de 10 mb. Assim, o limite total é de 50mb. Além dos parâmetros elencados, a escolha do cenário mais adequado para se implantar no sistema de processo eletrônico deve estar atenta aos seguintes pontos: Validade jurídica da decisão: como se trata do direito de peticionamento, qualquer restrição pode ser alvo de impugnação judicial. Alguns dos cenários elencados podem restringir o amplo direito de peticionar (com limite total de bytes) ou mesmo dificultar a sua aplicação (imposição de limite de fracionamento). Dessa forma, para a tomada dessa decisão é imprescindível a participação da assessoria jurídica. Disciplina dos usuários: A forma como o sistema receberá os documentos eletrônicos vai influenciar a qualidade desses. Por exemplo, quando há a possibilidade de fracionamento de arquivos e limite por arquivo, em geral as petições ficam melhor agrupadas. Havendo limite global de bytes por petição, o usuário tem mais cuidado na hora das digitalizações, ou seja, quando não há esse limite, a maioria das digitalizações não é feita da melhor forma. Viabilidade do sistema: A quantidade de arquivos e bytes trafegando em um sistema pode torná-lo inviável. Após a decisão sobre o cenário que se irá implantar, é necessário ter uma infraestrutura de hardware e software compatível, sob pena de ter um sistema que não seja funcional. 35 Ainda sobre a questão do envio de documentos em meio eletrônico, surgem as seguintes dúvidas: Se for utilizado um limite de bytes, qual limite seria esse? Qual o critério para adotar esse limite? Caso seja adotado algum cenário que contemple um limite de bytes, quem deve definir esse limite de bytes deve ser o setor técnico, porém a sua definição fica sob a condição da infraestrutura de hardware e software. Se for fracionar um ato processual, qual o limite desse fracionamento? Esse limite será estático ou dinâmico? Se for dinâmico, haverá um procedimento de autorização do aumento da quantidade e bytes dos arquivos? Caso seja adotado algum critério que contemple um limite de fracionamento de arquivos, quem deve definir a quantidade de arquivos por petição também deve ser o setor técnico com base nas condições de infraestrutura de hardware e software. Se o tribunal adotar um limite estático, o usuário deve peremptoriamente se adaptar a ele, porém pode-se estipular um limite com cunho didático, ou seja, haverá uma sugestão de que o peticionamento respeite determinado limite, pois assim os usuários tentariam se adaptar a esse requisito, porém, no caso concreto, o usuário poderia enviar mais documentos do que o limite inicial. Ainda para essa última hipótese, a prerrogativa de enviar acima do limite poderá ser discricionária ou ficar na condição de liberação de um responsável, ou seja, o usuário solicitaria um maior limite tendo por base uma impossibilidade técnica de reduzir seu conteúdo ao limite estipulado. O sistema rejeitará a entrada de documentos fora do padrão? O sistema irá tratar os documentos para que eles já entrem no formato padrão? Como diferenciar um documento grande de um documento mal formatado? O sistema pode rejeitar de plano os documentos eletrônicos enviados fora do padrão, ou, antes de receber, pode-se fazer um tratamento nele (reduzir tamanho, passar OCR) com o intuito de adequá-lo ao padrão estipulado. Caso o arquivo continue incompatível, ele será rejeitado. Opinião do TCE-PB: Nós adotamos o cenário em que permite o fracionamento da petição em vários arquivos até o limite de 20, sendo cada um de até 20mb. Embora haja essa restrição, no intuito de não cercear nenhum direito, o usuário pode solicitar o aumento desses limites. Assim, conseguimos catequizar o usuário a criar melhor seus arquivos, porém possibilitamos o envio de documentos maiores para não haver nenhuma limitação ao peticionamento. Obs: Vale lembrar também que essa decisão sobre a quantidade e limites dos documentos eletrônicos devem ser normatizadas para dar uma maior segurança. 2.5.3 – Publicidade dos documentos Questão bastante intrigante é a definição do grau de publicidade dos documentos, pois desencadeia o ajuste de alguns conflitos de direitos. Em regra, todo ato administrativo é público e deve ser ampla a sua publicidade, porém alguns atos possuem um caráter tão pessoal que a publicação de uma informação pode ferir outros direitos. Dessa forma, é imprescindível possuir regras bem definidas quanto a existência ou 36 não de limites à publicidade dos processos dos tribunais de contas. De início, deve-se criar níveis de publicidade de acordo com os grupos de usuários do sistema processual. A publicidade dos documentos eletrônicos deve ser igual a dos em meio físico? Opinião 1: Sim, pois nada muda com simples transferência de meio. Opinião 2: Não, pois com o uso do meio eletrônico a informação se potencializa, ou seja, é mais fácil encontrar e divulgar informações, pois há uma probabilidade maior de busca por conteúdo. A publicidade dos documentos é plena? Opinião 1: Sim, pois trata-se de um processo administrativo que toda a sociedade tem legitimidade para acompanhar. Opinião 2: Não, pois a publicidade é uma regra que comporta exceções quando fundamentadas. No caso dos processos dos tribunais de contas pode-se constatar a necessidade de restrição do nível de publicidade dos autos quando verificado que a matéria pode ferir direitos pessoais, ou mesmo pode prejudicar o próprio desenrolar do processo. Vale salientar que as limitações à publicidade devem possuir um caráter temporário, pois tratam de matéria pública, ou seja, qualquer restrição deve perdurar por certo tempo, mas nunca em caráter definitivo. Por exemplo, um processo em que a publicidade é mitigada enquanto dura a sua análise, deverá tornar-se totalmente público quando do seu julgamento final. Opinião do TCE-PB: Partindo-se da premissa que a segunda opinião é a mais adequada, verifica-se a necessidade de se criar níveis de publicidade de acordo com os grupos de usuários do sistema processual. Nível 1 – Autor do documento Apenas o autor do documento visualiza o seu conteúdo. Esse nível persistirá enquanto o documento ainda possa ser alterado/corrigido. Nível 2 – Setor do documento O documento fica visível para todos os usuários do setor do autor do documento. Em geral, esse é o momento em que o documento é validado e confirmado. Nível 3 – Tribunal O documento fica visível para todo o órgão, pois se presume que já foi devidamente revisado. Nível 4 – Interessado no processo O documento fica visível para as pessoas arroladas no processo (gestor, contador, assessor técnico, advogado habilitado, ou qualquer outra pessoa que participe diretamente no processo). Advogado não habilitado terá acesso aos processos? Opinião 1: Sim, pois é um direito de todo advogado a ter acesso aos processos. Opinião 2: Não, pois nos processos dos tribunais de contas há necessidade de manter o sigilo de algumas informações até determinado momento. A abertura dessa prerrogativa pode ensejar o uso indevido de informações que estão no processo. 37 Opinião do TCE-PB: O sistema processual apenas possibilita que o advogado habilitado possa visualizar os documentos enquanto ele não for público. Estamos estudando a possibilidade de liberar um acesso do advogado não habilitado, porém com algumas restrições (Ex: pedido de solicitação de acesso ou limitação do acesso dentro do prédio do tribunal) Nível 5 – Sociedade O documento torna-se totalmente público. Obs: Cada nível é incremental, ou seja, o nível mais alto contempla os critérios de publicidade dos níveis mais baixos. Obs: Pode-se acrescentar a permissão de acesso aos documentos para outros órgãos públicos. Ex: Ministério Público Estadual. No caso do TCE-PB, o MP tem acesso aos autos a partir da elaboração do relatório técnico de análise da defesa. Exemplo de publicidade Nível 1 – Autor do documento Nível 2 – Setor do documento Nível 3 – Tribunal Nível 4 – Interessados do processo Nível 5 – Sociedade Relatório Defesa Relatório Defesa Defesa Defesa Defesa Despacho Despacho Despacho Despacho Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Início do Processo* Elaboração do Relatório Técnico Revisão do Relatório Técnico Relatório Técnico Revisado Citação dos interessados Envio das defesas Elaboração do Relatório de Defesa Revisão do Relatório de Defesa Fluxo Processual 38 Decisão Recurso Recurso Recurso Decisão Decisão Decisão Despacho Despacho Despacho Despacho Parecer MPjTCE Parecer MPjTCE Parecer MPjTCE Parecer MPjTCE Parecer MPjTCE Parecer MPjTCE Relatório Defesa Relatório Defesa Relatório Defesa Relatório Defesa Relatório Defesa Relatório Defesa Relatório Defesa Defesa Defesa Defesa Defesa Defesa Defesa Defesa Despacho Despacho Despacho Despacho Despacho Despacho Despacho Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Relatório Técnico Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Documentos Iniciais Relatório de Defesa Revisado Elaboração do Parecer do MPjTCE Parecer do MPjTCE finalizado Intimação para Julgamento Julgamento Envio de recurso Julgamento do recurso Fluxo Processual Assim, pode-se resumir que o controle de publicidade dos documentos deve ser por documento. Cada arquivo deve ter um nível de acesso associado que varia conforme o andamento processual. Devem ser mapeados os eventos que desencadeiam as mudanças dos níveis de publicidade. Ex: Anexação do Relatório Relatório Técnico Autor Revisão do Relatório Relatório Técnico Autor Setor Citação dos interessados Julgamento Relatório Técnico Relatório Técnico Autor Setor Tribunal Autor Setor Tribunal Interessados Relatório Técnico Autor Setor Tribunal Interessados Sociedade 39 2.5.4 – Várias referências de um documento eletrônico A pluralidade de referências aos documentos eletrônicos pode ser entendida como o procedimento necessário para que um mesmo documento eletrônico seja parte processual em mais de um processo. No mundo físico, quando há a necessidade de que determinado documento faça parte de mais de um processo, pois ele serve de subsídios a vários, ele é fotocopiado e anexado em quantos processos houver necessidade. No caso dos documentos eletrônicos, pode-se resolver essa questão de duas formas: Opinião 1: O documento eletrônico é copiado para cada processo, ou seja, haverá um cópia do arquivo associado a cada processo. + Fácil implementação - Aumento do armazenamento de dados Copia o arquivo Processo A Arquivo 1.pdf Copia o arquivo Processo B Arquivo 1.pdf Arquivo 1.pdf Copia o arquivo Processo C Arquivo 1.pdf Opinião 2: Continuará a existir apenas um arquivo, porém o sistema terá várias referências de processos que o utilizam. + Armazenamento de um único arquivo - Implementação mais complexa 40 Chama o Arquivo 1.pdf Processo A Referëncia ao Arquivo 1.pdf Chama o Arquivo 1.pdf Processo B Arquivo 1.pdf Referëncia ao Arquivo 1.pdf Chama o Arquivo 1.pdf Processo C Referëncia ao Arquivo 1.pdf Opinião do TCE-PB: Foi adotada a segunda opção por ser aquela que melhor dimensiona o armazenamento dos dados, porém é interessante ressaltar que essa solução induz a consequência que para um processo eletrônico teremos arquivos pdf que são apenas dele e outros que são compartilhados por vários processos. A dificuldade é controlar essas multireferências a um único arquivo e também possuir um registro de paginação para o arquivo com relação a cada processo (caso seja adotada a paginação geral do processo eletrônico). Outro ponto a se salientar é que na necessidade de exportação do processo eletrônico para uma mídia (Ex: cópia do inteiro teor do processo eletrônico para um cd), deve-se sempre substituir a referência do arquivo pelo próprio arquivo. 2.5.5 – Habilitação dos advogados e demais representantes Os interessados dos processos podem atuar diretamente ou através de representantes. Cada interessado pode habilitar um ou vários representantes (advogado ou assessor técnico) por processo. Um representante, por sua vez, pode representar vários interessados em um único processo. A problemática reside na forma de habilitação desses representantes: Opinião 1: A habilitação dos representantes é feita pelo próprio representado que confere esse direito diretamente no sistema. 41 + Apenas os habilitados podem ter acesso ao processo - Necessidade habilitação prévia ao peticionamento Opinião 2: O próprio representante envia a procuração que lhe outorga poderes. Nesse caso, o documento eletrônico pode ser assinado digitalmente (certificado digital pela ICP-Brasil) ou pode ser uma digitalização de um documento em papel que seja assinado digitalmente pelo próprio representante atestando-lhe a veracidade das informações. Nesse caso, o representante envia a documentação e o tribunal a considera como verídica de plano para que o sistema libere o peticionamento. Eventual irregularidade ou nulidade da procuração será analisada posteriormente. + - A habilitação pode ser feita a qualquer momento e independe do acesso do representado ao sistema Possibilita que advogados e assessores técnicos habilitem-se em qualquer processo, pois a verificação é posterior Opinião do TCE-PB: Foi adotada a segunda opção, pois se constatou que o ato de outorga de procuração diretamente pelo interessado engessava o procedimento. Na prática os interessados ainda utilizam procurações em papel que ficam na posse dos advogados. Quando há a necessidade de peticionamento, o advogado, como já está na posse da procuração, efetua a habilitação e, o envio dos documentos em seguida. Obs: As habilitações devem possibilitar o subestabelecimento com ou sem reserva de poderes. Obs: O Estatuto da OAB em seu § 1º art. 5º estabelece que o advogado pode peticionar sem a devida procuração, quando afirmar urgência e apresentá-la dentro de 15 dias. 2.5.6 – Tratamento de PDF Considerando que a maioria dos sistemas de processo eletrônico trabalha com arquivos pdf, faz-se necessário ter alguns cuidados com o uso desse formato. É interessante que o sistema de processo eletrônico efetue determinadas validações para se aferir se um arquivo é válido ou não. Validações no momento do envio de um documento pdf: 1 – Verificar se o arquivo está corrompido 2 – Verificar se o arquivo está em branco 3 – Verificar se o tamanho do arquivo está dentro do limite permitido (quando houver limite) 4 – Verificar se o arquivo está protegido 5 – Verificar se o arquivo contém vírus 6 – Passar OCR 7 – Colocar no padrão de visualização Assim, no momento que o usuário externo envia um arquivo pdf, o sistema fará essas validações antes de aceitar o documento. Vale salientar que após as validações é necessário que o usuário analise o documento e ateste que ele não foi alterado pelo sistema ao ponto que tenha perdido informações. Essa 42 precaução se faz necessária, pois o ato de passar o OCR pode mudar a legibilidade do documento, fato que atrapalharia a qualidade da informação. Outro ponto que pode ser tratado no pdf é a questão da representação da assinatura eletrônica. Opção 1: Não há necessidade de representação gráfica da assinatura eletrônica dentro do próprio documento pdf, pois essa assinatura deve estar em outro arquivo. + Coerência com o paradigma eletrônico - Dificuldade do usuário em entender que a assinatura digital está em outro arquivo Opção 2: Uso da representação gráfica da Adobe quando utilizada a assinatura digital por certificado da ICP-Brasil. + Fácil identificação gráfica Semelhança com o mundo físico - Uso da forma de assinatura digital da adobe que hoje não é considerada o padrão Opção 3: Uso de uma representação gráfica da assinatura (carimbo) colocado no arquivo pdf. Essa opção serve para os casos de assinatura eletrônica por login e senha ou certificado digital. + Fácil identificação gráfica Semelhança com o mundo físico - Necessidade de manipulação do pdf para acrescentar o carimbo Opção 4: Uso de uma representação gráfica (digitalização da assinatura de cada usuário) colocado no arquivo pdf. Essa opção serve para os casos de assinatura eletrônica por login e senha ou certificado digital. + - Fácil identificação gráfica Semelhança com o mundo físico Necessidade de manipulação do pdf para acrescentar a imagem da assinatura O usuário pode continuar achando que a representação gráfica da assinatura é que dá a validade jurídica do documento Opinião do TCE-PB: Embora saibamos da real desnecessidade do documento eletrônico possuir uma marca de assinatura, é interessante criar alguma representação no próprio documento que facilite a identificação de quem assinou o documento. Poderia complicar muito a usabilidade do sistema o fato de existir uma operação separada para identificar o assinante de um documento. 43 2.5.7 – Paginação A numeração de folhas é um procedimento essencial ao mundo físico, pois garante que nenhuma folha seja suprimida e possibilita a referência no texto. No mundo virtual, por sua vez, a paginação perde aquela primeira função, pois os mecanismos de assinatura eletrônica já garantem a integridade do documento. Apenas sobrevive a necessidade da paginação no tocante ao referenciamento textual. Assim, surge a seguinte dúvida no uso da paginação dos documentos eletrônicos: É necessário existir uma paginação contínua para os documentos de um processo eletrônico? Opinião 1: Sim, pois o processo eletrônico segue a lógica do físico. A existência de uma paginação contínua ajuda na referência textual e é mecanismo que impede a inserção de documentos no meio do processo. A numeração da página deve ser inserida no documento. + Facilita a referência textual Mais um mecanismo que impede a entrada de arquivos no meio do processo - Implementação mais complexa Processo Doc.1 Pag.1 Pag.2 Pag.3 Doc.2 Pag.4 Pag.5 Doc. 3 Doc.4 Pag.6 Pag.7 Pag.8 Doc.5 Pag.10 Doc.6 Pag.11 Pag.12 Pag.9 Exemplo de referenciação: “Conforme comprovante de pagamento nas folhas 7 e 8”. Opinião 2: Não, pois no âmbito eletrônico não há necessidade dessa burocratização. Os documentos são referenciados conforme a sua paginação, ou seja, cada documento iniciará com a página 1. Assim, qualquer referência deve iniciar identificando o arquivo para posteriormente identificar a página. Nessa hipótese, utiliza-se como referência da página a numeração informada pelo aplicativo que abre o arquivo de texto. + - Fácil implementação Dificulta a referência textual O sistema de processo é que controla a entrada de documentos no meio do processo 44 Processo Doc.1 Pag.1 Pag.2 Doc.2 Pag.1 Doc. 3 Doc.4 Pag.1 Pag.1 Pag.2 Pag.2 Pag.3 Doc.5 Pag.1 Doc.6 Pag.1 Pag.2 Pag.3 Exemplo de referenciação: “Conforme comprovante de pagamento nas folhas 1 e 2 do documento 4”. Opinião do TCE-P: Nós iniciamos o processo eletrônico utilizando a paginação unitária do processo, porém estamos verificando um alto grau de complexidade na implementação dessa solução, pois é necessário um controle nos procedimentos de anexação/desanexação de documentos, assim como um controle na inserção. O que fazer com os documentos eletrônicos não textuais? Não tratar os autos eletrônicos como compostos apenas por documentos paginados, mas sim por itens. Cada item pode ser de qualquer tipo. O tipo de referenciação muda de acordo com o formato. Ex: arquivo texto (paginação); vídeo (tempo). Como paginar processos anexados quando for utilizada a paginação contínua? Deve-se criar uma nova referência de paginação, ou seja, não se descarta a paginação originária do arquivo anexado, mas cria-se uma nova com relação ao processo novo. Assim, cada documento do processo originário possuirá duas referências de paginação. Paginação do documento com referência ao processo A Pag.1 Pag.2 Pag.3 Documento Paginação do documento com referência ao processo B Pag.7 Pag.8 Pag.9 45 2.5.8 – Exibição dos documentos eletrônicos Para cada ato processual existe um documento eletrônico associado. Como o processo é uma concatenação de atos, surgem as seguintes dúvidas: Como visualizar os documentos eletrônicos? Deve-se abrir cada um isoladamente ou ter uma forma de juntá-los? Opinião 1:Abre-se cada documento de forma individual. + Fácil implementação Melhor dimensionamento da banda de rede - Dificulta o manuseio do processo Opinião 2: Junta-se todos os documentos eletrônicos em um único documento. + - Melhor manuseio do processo Maior uso da banda de rede Implementação mais complexa Opinião 3: Junta-se grupos de documentos do processo em um único documento. Ex: verificar todos os relatórios técnicos de um processo. Nesse caso, não há uma visão unitária do processo, mas sim uma visão por tipos de documentos. Quem deve escolher a forma de visualização é o usuário. Essa opção deve ser conjugada com a hipótese de visualização individual dos arquivos. + Bom dimensionamento da banda de rede Facilita o manuseio do processo - Implementação mais complexa Opinião do TCE-PB: A opção 1 deve ser o padrão de qualquer sistema processual, pois ela se ajusta melhor aos requisitos sistêmicos, porém, como forma de facilitar a usabilidade, pode-se implementar as outras duas soluções. 2.5.9 – Forma de armazenar os documentos eletrônicos Trata-se de uma questão bastante técnica da área de TI. O processo eletrônico em essência está embasado no uso de arquivos eletrônicos, portanto é imprescindível tomar a decisão de como armazenálos da melhor forma. Opinião 1: Armazenar os documentos eletrônicos no banco de dados da aplicação. Nessa opção, os arquivos ficarão em campos BLOB do banco de dados + Facilita a programação Maior segurança - Banco cresce exponencialmente 46 Dificuldade no backup do banco de dados Pior desempenho com grande quantidade de arquivos e tamanho Opinião 2: Armazenar os documentos eletrônicos em sistema de arquivos. Os arquivos são salvos em pastas do sistema operacional. No banco de dados há apenas uma referência onde o arquivo está depositado. + - Acesso mais rápido Melhor desempenho com grandes quantidades de arquivos e tamanho Maior programação Menor segurança Opinião do TCE-PB: Nós adotamos o segundo posicionamento, pois foi preponderante a questão de que o backup ficaria mais rápido, porém, foi necessário um esforço maior de codificação para garantirmos a integridade dos documentos que são inseridos e jogados no sistema de arquivos.. 2.5.10 – Classificação dos documentos eletrônicos pelos usuários externos Sempre quando o usuário insere um documento eletrônico no sistema, cabe a ele categorizá-lo, ou seja, associá-lo a um registro do rol de documentos, assim como pode acrescentar outras informações em sua observação. Quando se trata de um usuário interno, não se vislumbra maiores problemas, pois os procedimentos e conhecimentos já são bem difundidos, porém, quando são os usuários externos, a realidade é outra. Muitas vezes o usuário externo não categoriza o documento da melhor forma, seja por falta de conhecimento dos conceitos, ou por desídia. Assim, é necessário corrigir ou mitigar esse problema. Opinião 1: Criar um rol de classificação de documentos e disponibilizá-lo ao usuário quando no momento do envio do documento eletrônico. + - Padronização das classificações Engessa as possibilidades de classificação dos documentos Depende exclusivamente do usuário externo Opinião 2: Criar um rol de classificação de documentos e disponibilizá-lo ao usuário quando no momento do envio do documento eletrônico, porém o documento, após a sua protocolização, passará por uma revisão para saber se a sua classificação correspondo com o seu teor. + - Maior confiabilidade da informação Padronização das classificações Engessa as possibilidades de classificação dos documentos Exigência de mais um procedimento Opinião 3: Deixar que o usuário classifique seu documento de forma aberta. + Flexibilidade para o usuário 47 - Falta de padronização das classificações Menor confiabilidade da informação Opinião do TCE-PB: Adotamos a opção 1 e a 3, pois o usuário externo deve classificar o tipo do seu peticionamento dentro de um rol predetertimando, porém, pode adicionar anexos ao seu peticionamento cuja descrição é livre. 2.5.11 – Automação de atos cartorários Alguns atos processuais possuem caráter apenas cartorário, ou seja, eles exprimem um acontecimento no processo. Não há carga valorativa na sua produção, portanto não há necessidade de trabalho intelectual. Pode-se citar como exemplo desses atos as certidões de juntada de documento, de publicação, de final de prazo. No bojo do processo eletrônico, surge a seguinte dúvida: Há a necessidade de se expedir esses atos? Os atos cartorários podem ser automatizados pelo sistema? É necessária a intervenção humana? Opinião 1: Não há mais necessidade de formalização de documentos de atos cartorários no âmbito do processo eletrônico, pois os fatos que eles atestam já possuem registro no banco de dados do sistema. Por exemplo, uma certidão de juntada de processos (arquivo pdf que afirma tal fato) pode ser suprimida pela informação no sistema de que os processos foram juntados. Dessa forma, há uma substituição do documento em pdf por um registro no banco de dados. + Celeridade processual Impessoalidade - O processo eletrônico fica formado por arquivos pdf e registro de banco de dados Opinião 2: É interessante manter tais certidões em documentos eletrônicos, porém não há a necessidade de que haja a intervenção humana para tal. Assim, o próprio sistema criaria os arquivos em pdf e juntaria ao processo. + Celeridade processual Impessoalidade - Falta de validação humana no ato Obs: É importante lembrar que a legislação do Tribunal não deve restringir a prática de tais atos a determinados cargos ou pessoas. Opinião 3: O sistema geraria todas as certidões, porem elas ficam pendentes de uma validação humana. Apenas com a assinatura do responsável é que a certidão terá valor jurídico. + Validação humana - Burocratização de um ato automatizado 48 Opinião do TCE-PB: Foi adotada a terceira opção, pois a nossa legislação é expressa ao afirmar que determinados atos cartorários é da competência do secretário. Como ainda não houve mudança na lei orgânica, restou-nos esta opção. 2.5.12 – Achados de auditoria eletrônicos Achados de auditoria são aqueles documentos comprobatórios que o técnico de controle externo obtém in loco para servir de subsídios para o seu relatório. No mundo físico não há problema, pois os documentos físicos são anexados no processo eletrônico. Por sua vez, quando se trata de um processo eletrônico podem acontecer duas hipóteses: 1 – O técnico de controle externo traz achados de auditoria em papel 2 – O técnico de controle externo traz achados de auditoria em meio eletrônico Na primeira hipótese, não há problema, pois entraria na regra geral de digitalização, ou seja, o técnico voltaria para o tribunal e solicitaria a digitalização da documentação para posteriormente ser anexada ao processo eletrônico. Na segunda hipótese, porém, surgem as seguintes dúvidas: Como o técnico trará os documentos eletrônicos? O técnico poderá pegar os documentos eletrônicos diretamente ou solicitará que o jurisdicionado envie pelo sistema de processo eletrônico? Opinião 1: O técnico imprime todo o conteúdo eletrônico e depois digitaliza para ser inserido no processo eletrônico. + - Não necessita de nenhum novo aparato informático Incompatível com os procedimentos do processo eletrônico Incoerência no ato de imprimir para depois digitalizar Opinião 2: O técnico de controle externo habilita que o sistema de processo eletrônico receba a documentação. + - Resolve o problema da autenticação, pois o próprio jurisdicionado pode enviar os arquivos. Fica dependente da disponibilidade de internet no local da inspeção. Se não for possível enviar naquele momento. Opinião 3: O técnico de controle externo gera uma certidão (papel) com os códigos hash’s de cada documento e pede que o responsável pela documentação a assine. Essa certidão deve ser gerada por um aplicativo desktop desenvolvido pelo tribunal para que o técnico leve consigo nas inspeções. Uma vez garantida a integridade dos documentos eletrônicos, será necessário copiar os arquivos para algum tipo de mídia para ser levada à sede do tribunal para uma futura inserção no sistema + - Resolve o problema da autenticação, pois o próprio jurisdicionado assina a relação dos documentos eletrônicos entregues com o seus respectivos hash. Não é dependente da disponibilidade da internet no local da inspeção Necessidade de criação de um sistema informático especialmente para a geração da certidão Necessidade e um controle em papel de documentos eletrônicos 49 Opinião TCE-PB: A melhor forma de atacar esse problema é adotar as medidas da opção 2 e, se possível, conjugar com as medidas da opção 3. Na verdade, essas duas opções são complementares, assim o técnico, por via de regra, solicitaria que o jurisdicionado colocasse os documentos eletrônicos diretamente no sistema, porém, caso haja impossibilidade de acesso ao sistema, ele utilizaria o aplicativo de geração de certidão. Dessa forma, não haveria risco de atrasos no encaminhamento desses documentos. Obs: Em regra, documentos eletrônicos dentro de computadores dos jurisdicionados são apenas indícios, pois somente seriam documentos realmente comprobatórios se estiverem assinados eletronicamente. 3 – PROPOSTA DE COMPARTILHAMENTO Conforme explicitado na introdução, não é objetivo deste documento e nem do Encontro Técnico sobre Processo Eletrônico já identificar possíveis módulos de compartilhamento do processo eletrônico, porém já é possível sugerir algumas ideias: - Biblioteca de validação de documento eletrônico - Biblioteca de assinatura eletrônica - Política de segurança da Informação 3.1 – Biblioteca de validação de documento eletrônico Verifica-se a necessidade de padronizar a entrada de documentos eletrônicos no sistema processual. Muitas vezes o usuário externo encaminha documentos corrompidos, com vírus, mal estruturados, em outro formato, protegidos ou de forma que dificulte a visualização. É perceptível que esse tipo de problema é inerente a qualquer sistema processual eletrônico, pois não fica amarrado a nenhuma solução específica. Seria possível desenvolver uma biblioteca em comum para todos os tribunais com o intuito de fazer todas as validações possíveis na hora da entrada do documento. Exemplo de validações padrões: 1 – Verificar se o arquivo está corrompido 2 – Verificar se o arquivo está em branco (arquivo textual) 3 – Verificar se o arquivo está no formato permitido 3 – Verificar se o tamanho do arquivo está dentro do limite permitido 5 – Verificar se o arquivo está protegido 6 – Verificar se o arquivo contém vírus 7 – Passar OCR (arquivo textual) 8 – Colocar no padrão de visualização (arquivo textual) 9 – Gerar hash do documento utilizando um algoritmo padrão Assim, não seria interessante cada tribunal ter o ônus de criar essas validações, quando na verdade uma biblioteca poderia ser disponibilizada para realizar essa tarefa no contexto de qualquer sistema. 50 3.2 – Biblioteca de assinatura eletrônica Partindo-se da premissa que a assinatura eletrônica por certificado digital deve ser adotada no futuro por todos os tribunais, poder-se-ia vislumbrar a criação de bibliotecas comuns de assinatura e validação dos documentos eletrônicos. Não há necessidade de que cada tribunal se esforce para comprar ou para desenvolver um assinador ou validador. É possível desenvolver uma biblioteca comum, onde o custo de desenvolvimento, e principalmente de manutenção, ficariam diluídos entre os tribunais. O que se percebe hoje é que aqueles tribunais que desenvolveram soluções próprias ficam com um grande ônus de sempre manterem atualizadas as suas soluções quando há alguma mudança normativa a respeito do tema, ou arcam com os custos de atualização de suas bibliotecas que foram terceirizadas. Dessa forma, criar-se-ia um grupo de pessoas para tratarem especificamente dessa área e que disponibilizasse a biblioteca para todos os tribunais. 3.3 – Política de segurança da Informação Um ponto em comum para todos aqueles que ingressarem no gerenciamento de sistemas eletrônicos é a questão da segurança da informação. Para cada setor de TI será necessário ter normas bem definidas no tocante ao tratamento dos dados. Assim, como se trata de um requisito que abstrai o tipo de sistema que se utiliza, é possível compartilhar as diretrizes e normas mínimas de segurança da informação. 51 Anexo I – Proposta de separação normativa do processo eletrônico elaborado pelo TCE-PB Lei Orgânica DIÁRIO OFICIAL ELETRÔNICO PROCESSO ELETRÔNICO Regimento Interno - Instituir o DOE como meio oficial de publicação. - Determinar que o DOE seja assinado eletronicamente e disponibilizado na internet. - Subsidariedade do Diário do Estado. - Direitos autorais. - Condicionamento da vigência do DOE (Disposições transitórias) - Especificação do novo conceito de data da publicação (Contagem de prazos) - - Determinar que os atos processuais e o envio de informações podem ser feitos na forma eletrônica. - Determinar a validade jurídica dos documentos eletrônicos. - Determinar que as comunicações devem ser feitas de forma eletrônica (Comunicações processuais) - Condicionamento da vigência do Processo Eletrônico (Disposições transitórias) - Requisitos do Processo Eletrônico. - Procedimentos das comunicações processuais eletrônicas. - Vista pessoal. - Exceções aos procedimentos eletrônicos. - Protocolo Eletrônico. - Prazo protocolo eletrônico. - Prorrogação de prazos processuais devido a problemas. - Validade jurídica dos extratos digitais e documentos digitalizados pelo TCE. - Argüição de falsidade de documento. - Período de guarda dos documentos em meio físico. - Regras de publicidade do Processo Eletrônico. - Formas de proteção e conservação dos autos digitais. - Forma de envio dos autos eletrônicos à outro órgão. - Estabelecer a forma de adesão ao processo eletrônico. - Determinar a manutenção de estrutura física do TCE para dar suporte ao processo eletrônico. Resolução Requisitos tecnológicos do DOE. Periodicidade da publicação. Re-publicação. Responsabilidades do conteúdo e forma do DOE. Indicação dos responsáveis pela publicação. Forma de suporte e manutenção. Estabelecer o período de transição (Disposições transitórias). - Especificar a documentação necessária para o cadastro de usuário do processo eletrônico. - Especificar a forma dos dados enviados para os sistemas do TCE-PB.