REGULAMENTO DO ARQUIVO
DO MUNICIPIO DE VILA NOVA DE GAIA
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Preâmbulo
Considerando a importância crescente da informação e do acesso à mesma na
sociedade em que vivemos, torna-se pertinente assegurar o tratamento dos
documentos produzidos pelos serviços do Município de Vila Nova de Gaia, bem como
pelas Empresas, Fundações e Agências Municipais.
Neste sentido, regulamenta-se agora os procedimentos administrativos e técnicos
inerentes à recolha, tratamento, conservação e utilização dos documentos que
integram o Arquivo Municipal de Vila Nova de Gaia.
Assim, nos termos do disposto no artigo 241º da Constituição da República
Portuguesa e ao abrigo da alínea a) do nº 2 do artigo 53º da Lei nº 169/99, de 18 de
Setembro, com a redacção pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro, a Assembleia
Municipal aprova, sob proposta da Câmara, o seguinte Regulamento:
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CAPITULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1º
O presente Regulamento é elaborado ao abrigo e nos termos dos artigos 112.º n.º 8 e
241.º da Constituição da Republica Portuguesa, da alínea j) do n.º1 e alínea a) do n.º
7, ambos do artigo 64.º e das alíneas a) e e) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 169/99 de
18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de
Janeiro, bem como do Decreto-Lei 16/93 de 23 de Janeiro e Portaria 412/2001, de 17
de Abril.
Artigo 2º
O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo
Municipal de Vila Nova de Gaia.
Artigo 3º
O Arquivo Municipal de Vila Nova de Gaia contém, sob a sua orientação, toda a
documentação produzida ou reunida pelos diferentes serviços do Município, das
Empresas, Fundações e Agências Municipais, independentemente do tipo de suporte,
formato ou idade, como resultado da actividade camarária e que se conserva para
servir de testemunho, prova ou informação.
Artigo 4º
Compete ao Arquivo Municipal:
a) Organizar o Arquivo do Município;
b) Descrever todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos
pelos diversos serviços do Município, bem como pelas Empresas, Fundações e
Agências Municipais;
c) Propor, nos termos legais e decorridos os prazos estipulados por lei, a
inutilização de documentos;
d) Exercer outras funções, que nomeadamente no domínio da conservação,
valorização e gestão do património arquivístico, não estejam especificamente
cometidas a outros serviços.
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CAPITULO II
DO INGRESSO DOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO MUNICIPAL
Secção I
Recolha
Artigo 5º
1 - Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei, ou em situação
devidamente justificada pelo responsável hierárquico, os serviços do Município, bem
como as Empresas, Fundações e Agências Municipais, devem promover o envio da
respectiva documentação para o Arquivo Municipal para adequada avaliação
documental.
2- A remessa da documentação será objecto de calendarização, a estabelecer de
acordo com a conveniência de cada serviço produtor e do Arquivo.
3- O ingresso de documentos ou fundos não provenientes das entidades referidas no
número 1 processa-se a título de compra, depósito, doação, legado, permuta ou
reintegração.
Artigo 6º
1 - A documentação deverá ser enviada ao Arquivo Municipal, nas seguintes
condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentam
na sua forma original;
b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Em pastas ou caixas de arquivo, de modelo uniformizado, previamente
requisitadas e fornecidas pelo Arquivo Municipal.
2 - Toda a documentação a incorporar no Arquivo, nomeadamente, actas, contratos,
escrituras, registos, processos e requerimentos, deverá ser acompanhada dos
respectivos índices, em suporte de papel e/ou electrónico.
3 - Os processos e requerimentos a incorporar deverão ser devidamente paginados e
encerrados com o respectivo termo, assinado e datado.
4 - Os processos e requerimentos referentes a processos de obras deverão conter a
indicação do número de ordem a que pertencem.
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5 - Os processos e requerimentos ingressados nos processos de obras deverão
possuir, além do número de ordem e registo próprio, a identificação dos processos que
os originaram.
Secção II
Selecção
Artigo 7º
1 - A selecção e avaliação documental desenvolver-se-ão de acordo com as
disposições legais aplicáveis, e incumbem a uma Comissão de Avaliação.
2 - A Comissão de Avaliação é composta pelo responsável do Arquivo Municipal, que
presidirá, e por elementos dos serviços produtores da documentação designados para
tal pelo Presidente da Câmara ou Vereador com competência delegada.
3 - À Comissão de Avaliação cabe, designadamente:
a) Apreciar as propostas de conservação elaboradas pelas Direcções Municipais ou
pelos serviços produtores;
b) Definir o interesse histórico da documentação, de acordo com a avaliação
elaborada segundo metodologia do IAN/TT- Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre
do Tombo e demais disposições aplicáveis.
Secção III
Tratamento da documentação
Artigo 8º
1 - O Arquivo procederá apenas ao tratamento arquivístico inerente à sua função, de
forma a tornar a sua documentação apta para ser utilizada pelos serviços do
Município.
2 - O tratamento subjacente reporta-se à elaboração e utilização de diversos
instrumentos de trabalho considerados adequados ao eficaz funcionamento do
Arquivo.
3 - Toda a documentação identificada como sendo de conservação permanente será
devidamente armazenada e gerida pelos métodos mais adequados da arquivística
contemporânea.
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4 - O Arquivo promoverá à elaboração dos instrumentos de pesquisa adequados aos
diversos fundos documentais.
5 - Os instrumentos de pesquisa existentes deverão ser incorporados juntamente com
a documentação a que dizem respeito, independentemente do respectivo suporte.
Artigo 9º
Compete ao Arquivo Municipal zelar pela boa conservação dos documentos à sua
guarda, através das seguintes medidas:
a) Criação de boas condições de segurança e ambientais;
b) Promoção do restauro e reencadernação dos documentos danificados;
c) Desenvolvimento da cópia de documentos através das tecnologias mais
adequadas na arquivística contemporânea, tendo em vista a preservação e
salvaguarda dos originais.
Secção IV
Eliminação de documentação
Artigo 10º
Compete ao Arquivo Municipal toda e qualquer eliminação da documentação
produzida pelos serviços do Município e pelas entidades referidas no n.º1 do artigo 5.º.
CAPITULO III
DIFUSÃO DA DOCUMENTAÇÃO
Artigo 11º
A difusão dos documentos processar-se-á pelos seguintes meios:
a) Consulta e serviço de leitura.;
b) Empréstimo;
c) O Arquivo Municipal, por si ou em colaboração com outros serviços, poderá
promover acções com o fim de proporcionar a mais ampla divulgação do seu
património, incluindo o património documental.
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Secção I
Consulta e serviço de leitura
Artigo 12º
1 - O Arquivo Municipal funciona com o horário estabelecido no Município de Vila Nova
de Gaia.
2 - Os serviços de consulta e de leitura começam quinze minutos após o início do
serviço e terminam uma hora antes do encerramento do mesmo.
Artigo 13º
A admissão à leitura no Arquivo Municipal é apenas permitida após o preenchimento
da ficha de leitura de documentos de arquivo ou da requisição, e da apresentação dos
respectivos documentos de identificação pessoal.
Artigo 14º
1 - Salvo o caso em que estiver estabelecido ou for aconselhável um período de
incomunicabilidade, poderá ser efectuada a consulta de toda a documentação para
fins de investigação particular.
2 - Para efeito de consulta, o interessado indicará em requerimento adequado os
seguintes elementos:
a) Dados pessoais de identificação;
b) Natureza e objecto de investigação.
Artigo 15º
Todo o utilizador particular que recorra ao serviço de leitura do Arquivo Municipal, tem
que cumprir o disposto nos artigos 14.º a 18.º, e ficará sujeito ao pagamento das taxas
quando houver lugar a reprodução de documentos.
Artigo 16º
Todo o utilizador que efectuar trabalhos onde figurem documentos ou informação
existente no Arquivo Municipal deverá fornecer duas cópias daqueles trabalhos: uma
destinada à Biblioteca Municipal e outra ao Arquivo Municipal, sob pena de lhe poder
ser interdita a consulta de novos elementos.
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Artigo 17º
Toda e qualquer consulta só poderá ser efectuada no espaço previsto para o efeito
pelo Arquivo Municipal, salvo as excepções previstas pelo presente regulamento
quanto a empréstimos efectuados aos serviços produtores e a requisições da
Assembleia Municipal, da Presidência e Vereação, de Comissões Oficiais e dos
Tribunais.
Artigo 18º
1 - A fim de garantir a conservação dos documentos de arquivo, deve o utilizador
cumprir os seguintes procedimentos:
a) Nunca decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou danificar com
qualquer instrumento os documentos consultados;
b) Nunca colocar qualquer objecto sobre um documento aberto nem apoiar-se
sobre o mesmo;
c) Nunca endireitar as páginas dobradas e vincadas ou com cantos vincados, o que
pode acentuar a deterioração nem dobrar as páginas de um documento;
d) Os documentos nunca devem ser colocados no chão nem atirados para a mesa,
mas manipulados com cuidado;
e) Nunca abrir os documentos pelas últimas páginas, nem os colocar na mesa
abertos de qualquer forma;
f) Nunca escrever directamente num documento e nunca o marcar ou vincar de
qualquer outra forma;
g) Não utilizar senão lápis na sala de leitura nem escrever sobre um documento
aberto ou fechado ou tentar separar duas ou mais páginas que se encontrem
coladas;
h) Não levar para a sala de leitura objectos que ponham em risco os documentos,
tais como alimentos, cola, tinta em frasco, fita adesiva, tesouras e objectos
cortantes;
i) Não humedecer os dedos para virar as páginas;
j) Ser particularmente cuidadoso com os documentos de grandes dimensões e
utilizar as mesas de leitura previstas para a consulta;
l) Nunca cortar fitas que não consiga desfazer ou forçar a abertura de fechos;
m) Ser particularmente cuidadoso ao retirar ou colocar documentos em caixas ou
estojos.
2 - É expressamente proibido:
a)Praticar quaisquer actos que perturbem o bom funcionamento do serviço;
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b) Retirar da Arquivo Municipal qualquer documento sem o conhecimento prévio
dos responsáveis pelo atendimento e consulta;
c) Transitar a documentação requisitada, directamente de uma secção para outra
sem requerer autorização à Arquivo Municipal.
Artigo 19º
O utilizador que, depois de ter sido avisado pelos funcionários da Arquivo Municipal,
se não conformar com o disposto no artigo anterior, será convidado a sair das
instalações, caso os actos se verifiquem no interior do serviço, ou chamado
superiormente à atenção.
Secção II
Empréstimos
Artigo 20º
Entende-se por empréstimo a cedência temporária de documentos de arquivo para
fins de exposição.
Artigo 21º
1 - Os documentos existentes no Arquivo Municipal apenas podem ser alvo de
empréstimo nas seguintes condições:
a) Mediante autorização do Senhor Presidente da Câmara ou do Vereador do
Pelouro, se os documentos a emprestar se destinam a utilização em espaço físico
exterior ao concelho de Vila Nova de Gaia.
b) Mediante autorização escrita do Director Municipal de Administração Geral, se as
espécies a emprestar se destinam a utilização em espaço físico do concelho de Vila
Nova de Gaia;
2 - Os documentos saídos da Arquivo Municipal, nas situações previstas na alíneas a)
e b), ficarão obrigatoriamente sujeitos a registo e seguro contra todos os riscos.
3 - Os documentos a saírem da Arquivo Municipal, nas situações previstas nas alíneas
a) e b), ficarão prévia e obrigatoriamente sujeitos à autorização do responsável pelo
Arquivo Municipal.
4 - Os documentos a sair do Arquivo Municipal, na situação prevista na alínea b), e
destinados a exposições ficam sujeitos às normas anexas ao presente Regulamento
(anexo III).
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Artigo 22º
Os pedidos de empréstimo deverão ser feitos em formulários próprios a disponibilizar
pelo Arquivo Municipal, respeitando os seguintes requisitos:
a) Ser dirigidos ao responsável do Arquivo Municipal, com a data da sua
apresentação e a identificação do serviço requisitante;
b) Incluir a justificação da necessidade de consulta fora do Arquivo.
Secção III
Requisições
Artigo 23º
1 – Qualquer serviço do Município, pode solicitar ao Arquivo Municipal, por meio de
requisição devidamente assinada, documentação administrativa.
2 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito
e os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais apenas
serão fornecidos, mediante autorização escrita das chefias.
Artigo 24º
1 - A requisição de documentação ao Arquivo Municipal deve ser feita
obrigatoriamente através de impresso próprio em suporte papel e/ou electrónico
(anexo IV).
2 - A permissão de requisitar documentos ao Arquivo Municipal, fica limitada à lista de
nomes de funcionários autorizados para o efeito.
3 - No Arquivo Municipal existirá um registo com os nomes e as assinaturas (rubricas)
das chefias e funcionários autorizados a visar as requisições, bem como uma lista de
logins de utilizadores para o caso das requisições electrónicas.
4 - A documentação só poderá permanecer no serviço requisitante até ao máximo de
trinta dias, período renovável uma vez mediante apresentação de novo pedido
devidamente fundamentado.
5 - O Arquivo Municipal fornece aos serviços requisitantes os respectivos livros de
requisições, devendo as mesmas ser numeradas ordenadamente.
6 - As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão, sendo apenas
consideradas válidas as requisições com assinatura legível, excluindo as assinaturas
por chancela.
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Artigo 25º
Nos casos de requisição em suporte papel:
1 - A entidade requisitante deverá reservar para si a cópia (ficha cor-de-rosa) e fará a
entrega do original (ficha branca).
2 - Enquanto os documentos requisitados se encontrarem fora do Arquivo Municipal,
as fichas de requisição serão arquivadas por ordem cronológica.
3 -As requisições receberão no Arquivo Municipal um número de entrada e serão
registadas diariamente.
Artigo 26º
1 - Terminado o período de validade da requisição, o Arquivo Municipal deverá avisar
a entidade requisitante solicitando a devolução imediata da documentação ou a
renovação da requisição.
2 - A revalidação das requisições (electrónicas ou em papel) é feita mediante uma
nova requisição.
3 - Apenas é permitida uma revalidação por requisição, findo o respectivo prazo.
Secção IV
Devolução
Artigo 27º
1 - No acto de devolução o serviço requisitante deve apresentar a ficha cor-de-rosa, na
qual será aposto o carimbo do Arquivo Municipal sobre a assinatura do funcionário que
recebeu e com a data de devolução, depois de conferida a integridade física da
documentação.
2 - Ao ser devolvida a documentação, deverá ser conferida a sua integridade e ordem
interna. Se assim o entender, o funcionário que confere a documentação poderá exigir
a permanência do portador da documentação enquanto decorre a conferência.
Artigo 28º
1 - Sempre que tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua
substituição uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto
dos responsáveis da respectiva unidade orgânica.
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2 - Se for detectada a falta de peças de um processo ou este vier desorganizado
deverá o Arquivo Municipal devolvê-lo ao serviço requisitante, com uma nota a solicitar
a regularização da falha.
Artigo 29º
O Arquivo Municipal deverá dar baixa da requisição no respectivo registo manual e
electrónico e arquivará por cinco anos, a ficha branca.
CAPÍTULO IV
DEVERES DO PESSOAL AFECTO AO ARQUIVO MUNICIPAL
Artigo 30º
O Arquivo Municipal, para um correcto funcionamento, deverá ser constituído por
pessoal:
a) Técnico superior e técnico-profissional com formação na área de arquivo;
b) Técnico superior, bacharel e técnico-profissional das áreas de conservação e
restauro, extensão cultural, da área de informática;
c) Administrativo e auxiliar.
Artigo 31º
Ao responsável pelo Arquivo Municipal, técnico superior com formação na área de
Arquivo, compete no âmbito das suas funções, dirigir, orientar, controlar e executar
toda a actividade arquivística inerente à função, nomeadamente:
a) O cumprimento global deste Regulamento;
b) Providenciar a segurança do acervo documental existente no Arquivo Municipal;
c) Promover a constituição de uma equipa de avaliação para atribuição do destino
final das séries arquivísticas de acordo com os postulados técnicos veiculados pelo
órgão de gestão da política nacional de arquivos IAN/TT;
d) Dirigir superiormente o trabalho desenvolvido pelos seus colaboradores;
e) Orientar todo o tratamento arquivístico;
f) Promover e controlar a incorporação de nova documentação;
g) Manifestar os seus pareceres sobre a documentação produzida no âmbito das
normas existentes sobre gestão documental;
h) Dar autorizações técnicas sobre os empréstimos, coordenar acções no âmbito da
conservação, restauro, reprodução e difusão dos acervos documentais;
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i) Zelar pela qualidade do serviço, em conformidade com a legislação e normas
existentes nesta matéria, bem como outros compromissos legais assumidos pelo
Município em matéria de património arquivístico.
Artigo 32º
Compete aos colaboradores do Arquivo Municipal, consoante a sua formação e sob
orientação do responsável:
a) Receber, conferir, registar e ordenar os documentos, em suporte papel e/ou
electrónico, enviados pelas distintas unidades orgânicas municipais;
b) Actualizar e manter devidamente organizados os instrumentos de pesquisa
necessários à eficiência do serviço;
c) Zelar pela conservação dos documentos;
d) Rectificar e/ou substituir as pastas e/ou caixas que servem de suporte à
instalação da documentação;
e) Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à selecção e eliminação da
documentação enviada para o Arquivo Municipal;
f) Superintender o serviço de consulta e de leitura, nos espaços previstos para o
efeito;
g) Fornecer toda a documentação solicitada, mediante as necessárias autorizações
bem como fornecer a documentação para as diversas actividades de comunicação
e de difusão;
h) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos
nos meios técnicos mais adequados;
i) Fornecer à leitura, toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada
superiormente para tal fim, quer interna quer externamente;
j) Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística, a desenvolver sempre
que necessário, em estreita colaboração com os arquivos correntes das diferentes
unidades orgânicas, com vista à garantia da qualidade dos registos administrativos,
considerando a sua integração no sistema de informação do Município.
Artigo 33º
1 - Serão elaborados, mensalmente, relatórios de actividades que mencionarão os
seguintes elementos:
a) Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro de classificação
em funcionamento;
b) Resultados numéricos das incorporações e das eliminações;
c) Estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos.
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2 - Serão elaborados, anualmente, relatórios de actividades que mencionarão os
seguintes elementos:
a) Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro de classificação
em funcionamento;
b) Resultados numéricos das incorporações e das eliminações;
c) Estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos;
d) Todo e qualquer tipo de informação considerada pertinente para o real
conhecimento da actividade do serviço.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 34º
A resolução de toda e qualquer situação não contemplada neste Regulamento, será
da competência da Câmara Municipal, em harmonia com as normas legais e
regulamentares em vigor.
Artigo 35º
As remissões feitas para os preceitos que, entretanto, venham a ser revogados ou
alterados, consideram-se automaticamente transpostas para os novos diplomas.
Artigo 36º
Com a entrada em vigor do presente Regulamento, fica revogado o anterior
Regulamento do Arquivo Geral da Câmara Municipal, bem como todas as disposições
contrárias sobre a matéria.
Artigo 37º
O presente Regulamento entrará em vigor após a sua publicação nos termos legais.
14
ANEXOS
15
ANEXO I
16
AUTO DE ENTREGA (1)
Aos ........... dias do mês de ........................... de ..............., na Divisão Municipal de
Arquivo
da
Câmara
Municipal
(2)...............................................e(3),
de
Vila
Nova
de
Gaia,
perante
.......................................................................dando
cumprimento (4),..................................... procedeu-se à (5) .......................................da
documentação proveniente de (6).............................................., conforme o constante na
guia de remessa anexa, que rubricada e autenticada por estes representantes, fica a
fazer parte integrante deste auto. O identificado conjunto documental ficará sob custódia
da Divisão Municipal de Arquivo e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos,
podendo ser objecto de todo o necessário tratamento arquivístico no que respeita à
conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes
das duas entidades.
Data:......../......../.............
O Representante do ..................................................... (6) .................................. (8)
O Representante do ..................................................... (7) .................................. (9)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Nos termos da Portaria 412/2001, de 17 de Abril
Nome e cargo do responsável do serviço produtor
Nome e cargo do responsável do arquivo da autarquia local
Diploma legal ou despacho que autoriza o acto
Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.
Designação do serviço produtor
Designação do arquivo da autarquia local
Assinatura do responsável do serviço produtor
Assinatura do responsável do arquivo da autarquia local
002.00/DMAG/ARQUIVO
Pag. 1/1
MUNICIPAL
17
GUIA DE REMESSA DE
DOCUMENTOS
(a preencher em duplicado)
Arquivo .................................................................................................................
Guia n.º ......../...............
Incorporação
Transferência
Data ......./......../............
A preencher pelo Serviço Produtor/Depositante
A preencher pelo
Serviço produtor.........................................................
Arquivo
N.º de Livros ......... Maços ........... Pastas............
Informação sobre a
Cadernetas .............Processos .........
Situação dos
Doc. avulsos ..........Desenhos .......... Outros ..........
documentos
Metragem ...............................
N.º de
ordem
Título ou
conteúdo da
série ou
subsérie
N.º e tipo de
unidades de
instalação
Datas
extremas
Cota
Obs.
.................................................................................................................................. (1)
................................................................................................................... (2)
................................................................................................................... (3)
(1) Responsável pelo serviço produtor
(2) Responsável pelo Arquivo
(3) Representante da Autarquia Local
Pag. 1/2
003.00/DMAG/ARQUIVO
MUNICIPAL
18
N.º de
ordem
Título ou
conteúdo da
série ou
subsérie
003.00/DMAG/ARQUIVO
N.º e tipo de
unidades de
instalação
Datas
extremas
00/00/2005
Cota
Obs.
Pág. 2/2
MUNICIPAL
19
ANEXO II
20
AUTO DE ELIMINAÇÃO
AUTO DE ELIMINAÇÃO N.º ......
Aos ........... dias do mês de ............................ de ..............., no (a)
.......................
em ........................................... na presença dos abaixo assinados, procedeu-se
à inutilização por ........................................... de acordo com o(s) artigo(s) da
Portaria n.º 412/2001 de 17 de Abril e disposições da tabela de selecção, dos
documentos, a seguir identificados:
N.º de
ordem
N.º de
Ref.ª da
tabela
Título da série
ou subsérie
N.º e tipo Suporte
de
unidades
de
instalação
Datas
extremas
N.º da Guia Metragem
de
Remessa
(1)..........................................................................................................................................
(2)..........................................................................................................................................
(3)..........................................................................................................................................
(1) Responsável pelo serviço produtor
(2) Responsável pelo Arquivo
(3) Representante da Autarquia Local
006.00/DMAG/ARQUIVO
Pag. 1/2
MUNICIPAL
21
Cota
N.º de
ordem
N.º de
Ref.ª da
tabela
006.00/DMAG/ARQUIVO
Título da série
ou subsérie
N.º e tipo
Suporte
de
unidades
de
instalação
Datas
extremas
N.º da Guia de
Remessa
Metragem
Pag. 2/2
MUNICIPAL
22
Cota
ANEXO III
23
Empréstimo de documentação para exposições
-procedimentos-
1. Pedido de empréstimo
2. Concessão de autorização
3. Informação do responsável do Arquivo Municipal
4. Seguro
5. Auto de entrega
6. Duração das exposições
7. Embalagem e transporte
8. Reprodução de segurança
9. Restauro
10. Autorização de empréstimo para o estrangeiro
11. Medidas de conservação
12. Reprodução dos documentos
13. Catálogo da exposição
14. Devolução
24
Empréstimo de documentação para exposições
- procedimentos –
Normas relativas ao empréstimo de documentação para exposições:
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para a
difusão dos fundos arquivísticos. É frequente solicitar documentos ao Arquivo
Municipal para exposições, o que pode originar percas ou deteriorações. Por este
motivo, deverão tornar-se todas as medidas necessárias para eliminar aqueles riscos.
Com este objectivo elaboraram-se as seguintes normas:
1. Pedido de empréstimo
A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com suficiente antecedência
(no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos
documentos que deseja expor, dirigindo-se para tal ao Arquivo Municipal ou
directamente ao Senhor Presidente da Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia. O
requerimento de empréstimo contém os procedimentos obrigatórios a cumprir no
empréstimo da documentação para exposição.
2. Concessão de autorização
Os documentos só podem sair do Arquivo Municipal mediante autorização concedida
por Despacho do Senhor Presidente da Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia, após
informação do Arquivo Municipal que por seu lado só entregará os documentos, se
tiver em seu poder a notificação do referido Despacho.
3. Informação da Direcção do Arquivo
O Senhor Presidente da Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia fundamentará a sua
decisão de autorizar a saída dos documentos com base na informação favorável da
Direcção do Arquivo.
25
Se o estado de conservação das peças ou as circunstâncias da exposição assim o
aconselharem, não será concedida a autorização.
4. Seguro
Todos os documentos que saíram da Arquivo Municipal, deverão estar protegidos por
uma apólice de seguro, durante o período de tempo que estiverem fora. O Município
de Vila Nova de Gaia fixará o valor de cada peça, objecto de empréstimo. Esta
avaliação será incluída no Despacho de Autorização.
A entidade organizadora efectuará o contrato de seguro com uma seguradora de sua
escolha pelo valor previamente estabelecido.
A entidade organizadora da exposição só poderá retirar as espécies a emprestar do
Arquivo mediante a entrega da apólice do seguro ou documento comprovativo de que
a mesma foi emitida.
5. Auto de entrega
Os documentos serão retirados do Arquivo por pessoal devidamente credenciado,
mediante a assinatura de um auto de entrega. Se necessário indicar-se-á no auto o
estado de conservação dos documentos emprestados.
6. Duração das exposições
Não serão emprestados documentos para exposições com duração superior a dois
meses, não contando para o efeito o período de montagem e o prazo de devolução.
7. Embalagem e transporte
Os encargos com a embalagem e o transporte ficarão a cargo do organizador da
exposição.
É aconselhável que tanto a embalagem como o transporte sejam realizados por uma
empresa especializada.
Pode admitir-se que o expositor realize a embalagem com os funcionários da Arquivo
Municipal, com a condição de que os documentos sejam devidamente protegidos e
envolvidos a fim de evitar a deterioração das peças por qualquer acidente.
Em determinados casos, quando o valor ou estado de conservação dos documentos o
aconselhe, poderão exigir-se embalagens especiais.
26
8. Reprodução de segurança
Todo o documento cujo empréstimo tenha sido autorizado deverá ser reproduzido em
microfilme, suporte digital ou fotografia, pelo Município de Vila Nova de Gaia, antes da
sua entrega. Os encargos desta reprodução ficarão sempre a cargo da entidade
organizadora da exposição.
9. Restauro
Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum tipo de restauro nos
documentos a emprestar, este far-se-á ficando as respectivas despesas a cargo da
entidade organizadora da exposição.
10. Autorização de empréstimo para o estrangeiro
A entidade organizadora da exposição deverá encarregar-se dos trâmites de
autorização de saída de curta e média duração, bem como dos trâmites alfandegários.
11. Medidas de conservação ambiental
A entidade organizadora da exposição deverá garantir em termo próprio, a segurança
e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente,
adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios, controlo
ambiental de humidade – humidade relativa entre 50 e 60% -, temperatura – entre 16 a
20 C.º-, luz – iluminação artificial indirecta próxima dos 50 lux), correcta instalação das
peças em vitrines fechadas, com possibilidade de renovação de ar, não utilizando na
montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, etc., que possa
danificá-las.
12. Reprodução dos documentos
Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização
expressa do Município de Vila Nova de Gaia.
27
13. Divulgação da entidade detentora
O material associado à divulgação da exposição (catálogo, revistas, desdobráveis,
site, etc.) da exposição, deverá identificar a entidade detentora dos documentos.
Deverão ser enviados ao Município de Vila Nova de Gaia pelo menos dois exemplares
do catálogo, destinados à Biblioteca Municipal e ao Arquivo Municipal.
14. Devolução
Concluída a exposição os documentos serão devolvidos, findo o prazo fixado no
Despacho que autorizou o empréstimo.
Ao receber os documentos, e antes de assinar o auto de recepção correspondente, o
Arquivo Municipal procederá a uma revisão do estado de conservação dos mesmos.
Se alguma anomalia se verificar, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a
mesma e dar-se-á conta desta ao Senhor Presidente do Município para o caso de
terem de ser exigidas responsabilidades.
28
ANEXO IV
29
REQUISIÇÃO Nº __ / ___
Os serviços de_________________________________________ requisitam à
DIVISÃO MUNICIPAL DE ARQUIVO MUNICIPAL em __/__/__, a seguinte
documentação:___________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Cota___________________________________________________________
O requisitante----------------------------------- Visto-------------------------------------------Saída autorizada __/__/
Recebida em __/__/__
Por------------------------------------------------- Por----------------------------------------------
015.00/DMAG/ARQUIVO MUNICIPAL
30
ANEXO V
31
DIVISÃO MUNICIPAL
DE
ARQUIVO MUNICIPAL
É Fotocópia autêntica que fiz extrair e está
conforme o original arquivado nesta Câmara.
Vila Nova de Gaia, Paços de Concelho, ____/____/______
Por Subdelegação do Director Municipal de Administração Geral
A Chefe de Divisão Municipal do Arquivo Municipal
_______________________________
A CHEFE DE DIVISÃO MUNICIPAL DE ARQUIVO
MUNICIPAL
Data: ___/___/____
___________________________________
CONTA
Taxa __________,______ €
Pago pela
Guia_________/______
32
Eu,
................................................................................................portador
do B.I. N.º ...................................................,declaro que recebi a
certidão/fotocópia a que se refere o presente requerimento.
____/____/_____
_____________________________
MUNICIPIO DE V. N. GAIA
000000
0000-00-00
DIVISÃO MUNICIPAL DE ARQUIVO MUNICIPAL
33