Soluções para conselhos digitais:
o alto preço das abordagens de baixo custo
Por
Jeff Powell
Vice-presidente executivo,
Américas
Charlie Horell
Diretor administrativo para
Europa, Oriente Médio e África
Al Percival
Diretor administrativo, Austrália
e Nova Zelândia
Hoje, mais do que nunca, os conselhos têm urgência em migrar para
comunicações eletrônicas: falta de informações em tempo hábil,
vulnerabilidades de segurança e preocupações com a privacidade.
Sem falar na papelada interminável, com diferentes versões dos
documentos e anotações. No entanto, por mais coerente que seja a
comunicação por via eletrônica, há muitos caminhos que uma
empresa pode seguir.
A EVOLUÇÃO NA DIREÇÃO DAS COMUNICAÇÕES DIGITAIS
As organizações que caminham rumo à implantação de conselhos digitais enfrentam uma escolha:
muitas migram diretamente para soluções de portal projetadas especificamente para dar suporte
a conselhos, enquanto outras escolhem um software genérico ou criam as suas próprias abordagens
internas, acreditando em alternativas de baixo custo.
Embora essas soluções intermediárias possam fornecer aos conselhos alguma forma de comunicação
eletrônica, também podem comprometer a segurança, a integridade e a pontualidade de informações
críticas para o bom funcionamento do conselho. Em vez de obter uma solução de melhor desempenho
e menor custo em relação ao papel, muitas organizações acabam pagando um preço alto por
alternativas que no final deixam de atender as suas expectativas. E a maioria delas acaba
abandonando essas abordagens depois de enfrentar esses problemas, substituindo o faça-vocêmesmo por portais para conselhos.
E-MAIL DESPROTEGIDO
O uso de endereços pessoais de e-mail pode parecer uma solução fácil, mas geralmente é insegura
e propensa a erros. O Google1 , por exemplo, admitiu, recentemente, que não deve haver nenhuma
expectativa “recentemente” de que o conteúdo do seu serviço Gmail seja privado. Quando um
e-mail é enviado a um diretor, a empresa perde o controle sobre ele e não pode impedir que a
mensagem seja encaminhada a terceiros. Além disso, o e-mail pode, ironicamente, levar de volta
ao papel. Os membros do conselho acabam imprimindo os anexos de e-mail e se veem novamente
enredados àquela papelada que motivou a migração para a era digital. Além disso, perde-se a
formatação de um fichário ou de um pacote do conselho, o que pode interromper o fluxo de uma
reunião.
Soluções para conselhos digitais: o alto preço das abordagens de baixo custo
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ENTREGA DE MATERIAL DE REUNIÕES DO CONSELHO
Entrega pessoal na
hora da reunião
Entrega pelo
correio
E-mail pouco
seguro
Aplicativo
Arquivos
móvel ou leitor compartilhados
eletrônico
em nuvem
APLICATIVOS E-READER
Os aplicativos e-reader, como o iAnnotate, facilitam a leitura, a
marcação e o compartilhamento de arquivos PDF em um iPad.
Mas, para a segurança de nível corporativo, o iAnnotate for Good2
precisa ser comprado para estar protegido pela tecnologia de
conteinerização segura da plataforma Good. Curiosamente, ela
restringe o acesso a fontes não seguras de conectividade, como
o armazenamento em nuvem de terceiros e aplicativos de e-mail
não seguros para os usuários do iAnnotate. Além disso, os
documentos PDF são baseados na Adobe, que deixa os usuários
expostos a vulnerabilidades de segurança. Recentemente, o
código-fonte da Adobe3 foi encontrado em um servidor privado
de um grupo de hackers, com profundas implicações de segurança.
Falhas como essas podem custar caro pelo vazamento de
anotações privadas ou por material do conselho incorretamente
armazenado.
SERVIÇOS DE COMPARTILHAMENTO DE ARQUIVOS EM NUVEM
Serviços gratuitos como o Dropbox permitem fazer upload e
download de armazenamento baseado em nuvem e, embora o
Dropbox4 esteja protegido por recursos de segurança como
criptografia e autenticação de dois fatores, foi invadido com êxito,
comprometendo arquivos e endereços de e-mail privados. Portanto,
nuvens menos conhecidas ou empresas de armazenamento
financeiramente mais fracas podem desaparecer da noite para o
dia. Quando o provedor de armazenamento em nuvem Nirvanix5
anunciou o seu encerramento, mais de mil clientes tiveram de
procurar outra solução de armazenamento, ou arriscar perder os
seus dados para sempre.
E-MAIL PROTEGIDO
As empresas podem fornecer aos diretores um endereço de e-mail
seguro. Isso remove as preocupações de segurança com as contas
gratuitas como o Gmail. Mas os diretores ainda podem encaminhar
e-mails confidenciais a contas não protegidas, usar aplicativos de
e-readers e, provavelmente, voltar a recorrer à impressão de
E-mail
seguro
Portal
interno
Portal confiável
para conselhos
documentos mais longos. Também podem achar que confirmar
mais um endereço de e-mail dedicado às comunicações do
conselho seja inconveniente.
A DIFERENÇA DA DILIGENT
Diligent BoardsTM é o portal de para conselhos mais usado do
mundo porque foi criado com um único objetivo em mente: fornecer
acesso seguro e intuitivo às informações que sustentam os
melhores conselhos. Ele é tão intuitivo que é como ler um livro,
dando acesso imediato a materiais atualizados e arquivados, bem
como a recursos relacionados das reuniões, associado à capacidade
de compartilhar anotações, votar e acessar o mesmo aplicativo
seguro online ou offline. Todos os níveis do portal contam com
privacidade e segurança robustas – desde a infraestrutura de
hospedagem de dados e criptografia de conteúdo em trânsito e
dispositivos até os processos de segurança. Cada cliente recebe
uma equipe dedicada de gestão de contas e consultas ilimitadas,
além de treinamento e suporte por telefone de funcionários da
Diligent 24/7/365. A Diligent atende a conselhos desde 2001 e
tem um histórico como empresa de capital aberto.
1 Google: não espere privacidade quando enviar e-mails para o Gmail, The
Guardian, 15 de agosto de 2013, http://www.theguardian.com/
technology/2013/aug/14/google-gmail-users-privacy-email-lawsuit
2 PDF de iAnnotate: Boa edição dinâmica, 23 de outubro de 2013, http://
www.branchfire.com/iannotate/
3 Adobe é invadida, código de origem do produto e dados de 2,9 milhões
de clientes provavelmente acessados, TechCrunch, 3 de outubro de 2013,
http://techcrunch.com/2013/10/03/adobe-gets-hacked-product-sourcecode-and-data-for-2-9m-customers-likely-accessed/
4 Pesquisadores de segurança provam que o Dropbox pode ser violado,
Business Insider, 28 de agosto de 2013, http://www.businessinsider.com/
researchers-prove-dropbox-can-be-hacked-2013-8
5 Provedor de armazenamento em nuvem Nirvanix está fechando as portas,
Infoworld, 13 de setembro de 2013, http://www.infoworld.com/d/
virtualization/cloud-storage-provider-nirvanix-closing-its-doors-227289
O nosso produto Diligent Boards traz segurança,
simplicidade e serviço às comunicações do conselho.
Ligue: + 55 11 9 9707 0212
E-mail: [email protected]
Diligent é uma marca comercial da Diligent Corporation, registrada nos Estados
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