UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARANÁ, CAMPUS DE TOLEDO
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGÜE
JAMILE APARECIDA COSTA
PROPOSIÇÃO DE IMPLANTAÇÃO DE UM MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS PARA A SERPRATI
TOLEDO
2009
2
JAMILE APARECIDA COSTA
PROPOSIÇÃO DE IMPLANTAÇÃO DE UM MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS PARA A SERPRATI
Relatório final de estágio supervisionado do curso
de Secretariado Executivo Bilíngüe da Universidade
Estadual do Oeste do Paraná – UNIOESTE,
Campus de Toledo, requisito parcial para a
obtenção do grau de Bacharel em Secretariado
Executivo.
Supervisor de Estágio: Professor(a) Ednilse
Maria Willers
TOLEDO
2009
3
TERMO DE APROVAÇÃO
JAMILE APARECIDA COSTA
PROPOSIÇÃO DE IMPLANTAÇÃO DE UM MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS PARA A SERPRATI
Relatório Final de Estágio Supervisionado aprovado como requisito
parcial para a obtenção do grau de bacharel em Secretariado
Executivo da Universidade Estadual do Oeste do Paraná UNIOESTE/Campus de Toledo, pela banca examinadora formada
por:
Orientador:
Professor(a) Ednilse Maria Willers
Colegiado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe,
UNIOESTE/Campus de Toledo
Professor(a) Carla Schimidt
Colegiado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe,
UNIOESTE/Campus de Toledo
Professor (a) Maura Bernardon
Colegiado do Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe,
UNIOESTE/Campus de Toledo
Toledo, 19 de novembro de 2009.
4
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus que ofereceu forças para suportar
a pior perda da minha vida e não desistir dos objetivos traçados. A minha
mãe em especial (in memorian) que vibrou comigo desde o primeiro
instante desta conquista, e foi minha primeira mestre em todos os
sentidos da minha vida. Aos meus tios Sônia e Júlio que proporcionaram
a oportunidade de residir nesta cidade, a minha tia Maria que me ajudou e
tornou este caminho mais suave.
Agradeço a todos os professores a dedicação com que me
ofereceram a oportunidade de conhecimento, cada um ao seu modo
mostrou-me os caminhos da vida acadêmica e profissional.
Por fim um agradecimento especial a Diretoria da Sociedade
Esportiva e Recreativa, que fizeram com que este sonho tornasse-se real.
5
RESUMO
Evento é uma reunião de pessoas que pode ser formal ou não, sendo que este tipo
de atividade tem registro desde o início da humanidade.
Quando se fala em evento é impossível não associá-lo aos termos cerimonial e
protocolo, já que eles estão diretamente ligados e a junção destes podem contribuir
muito para a organização e o êxito de um evento. Atualmente os eventos têm sido
utilizados como ferramenta de marketing, uma vez que atende o propósito das
organizações e chama a atenção da mídia. Eles deixaram de ser apenas um meio
de comunicação e confraternização para contribuírem com os projetos e negócios
das empresas. É neste cenário que se propõe um Manual de Organização de
Eventos para a Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi - SERPRATI. Já
que, a associação deve manter bom relacionamento entre seus associados e
empresas parceiras, utilizando-se dos eventos como ferramenta para fortalecer a
credibilidade da marca SERPRATI e atrair a mídia para divulgar os trabalhos da
associação do Grupo Prati Donaduzzi e Cia. Ltda.
PALAVRAS CHAVES: Cerimonial, Protocolo e Manual de Organização de Eventos,
SERPRATI.
6
RESUMEN
Evento es una reunión de personas que pueden ser formales o no, y este tipo de
actividad que se registra desde el comienzo de la humanidad.
Cuando se trata de caso es imposible no asociarlo con el ceremonial y el protocolo,
ya que están conectados directamente y la unión de estos puede aportar mucho a la
organización
y
el
éxito
de
un
evento.
Actualmente, los acontecimientos se han utilizado como una herramienta de
marketing, ya que sirve al propósito de las organizaciones y señala a la atención de
los medios de comunicación. Ya no son sólo un medio de comunicación y de becas
para
contribuir
a
los
proyectos
y
empresas
comerciales.
Este es el escenario que proponemos un usuario de eventos Sociedad de Deportes
y Recreación Prati Donaduzzi - SERPRATI. Dado que, la asociación debe mantener
buenas relaciones entre sus miembros y empresas asociadas, utilizando los
acontecimientos como una herramienta para fortalecer la credibilidad de la marca
SERPRATI y atraer a los medios de comunicación para difundir el trabajo de la
asociación de los Donaduzzi Prati and Co. Ltd.
PALABRAS CLAVE: Ceremonial, Protocolo y Usuario de Eventos SERPRATI.
7
ABSTRACT
Event is a reunion of people who may be formal or not, and this type of activity on
record
since
the
beginning
of
humanity.
When it comes to event is impossible not to associate it with the ceremonial and
protocol, since they are directly connected and the junction of these can contribute
much
to
the
organization
and
success
of
an
event.
Currently the events have been used as a marketing tool, since it serves the purpose
of organizations and draws attention from the media. They are no longer just a
means of communication and fellowship to contribute to the projects and business
enterprises.
This is the scenario we propose a User Event Services Society Sports and
Recreation Prati Donaduzzi - SERPRATI. Since, the association must maintain good
relations among its members and partner companies, using the events as a tool to
strengthen the credibility of the brand SERPRATI and attract the media to
disseminate the work of the association of the Prati Donaduzzi and Co. Ltd.
KEY WORDS: Ceremonial, Protocol and User Event Services SERPRATI.
8
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................................... 01
2 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 03
2.1 OBJETIVO GERAL ............................................................................................................... 03
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................. 03
3 JUSTIFICATIVA ....................................................................................................................... 04
4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................................................................................... 06
4.1 INTRODUÇÃO: CERIMONIAL, PROTOCOLO E EVENTOS ............................................... 06
4.2 CONTEXTUALIZAÇÃO HISTÓRICA DOS EVENTOS, DO CERIMONIAL E PROTOCOLO06
4.3 IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS .......................................................................................... 09
4.4 A UTILIZAÇÃO DOS EVENTOS COMO FERRAMENTA DE MARKETING ........................ 11
4.5 TIPOS E CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS ....................................................................... 12
4.5.1 Eventos sociais .................................................................................................................. 14
4.5.2 Eventos culturais ................................................................................................................ 15
4.5.3 Eventos desportivos ........................................................................................................... 16
4.6 O SECRETÁRIO EXECUTIVO COMO AGENTE ORGANIZADOR DE EVENTOS ............. 17
4.7 CONCEITO DE MANUAL E SUA IMPORTÂNCIA NAS ORGANIZAÇÕES ......................... 18
4.7.1 Manual de normas e procedimentos .................................................................................. 20
5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ................................................................................ 22
6 ANÁLISE DA ORGANIZAÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS COLETADOS ............. 24
6.1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL .................................................................................... 24
6.1.1 Caracterização ................................................................................................................... 24
6.1.2 Ramo de atividade ............................................................................................................. 25
6.1.3 Mercado de atuação ........................................................................................................... 25
6.1.4 Mercado concorrente ......................................................................................................... 25
6.1.5 Estrutura organizacional ..................................................................................................... 25
6.1.6 Descrição das funções ....................................................................................................... 26
6.1.7 Histórico da organização .................................................................................................... 29
6.2 OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTÁGIO ............................................................................... 31
6.2.1 Sugestões e recomendações ............................................................................................. 32
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................................... 34
REFERÊNCIAS ........................................................................................................................... 36
APÊNDICES................................................................................................................................ 37
APÊNDICE 1- CALENDÁRIO ANUAL DE EVENTOS DA SERPRATI ....................................... 37
PÊNDICE 2- MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS DA SERPRATI ............................. 38
9
1 INTRODUÇÃO
Nota-se que cada vez mais as organizações têm utilizado a promoção de
eventos como ferramenta de relacionamento, seja para apresentações, lançamentos
de produtos, ou, como agente de interação e/ou facilitador na busca, captura e
manutenção de clientes.
Percebe-se que, através de um evento a empresa pode concretizar
oportunidades de negócios, além de promover sua marca no cenário mercadológico.
Outro fator chama a atenção, o sucesso na realização de um evento
contribui para os interesses da empresa. Enquanto, a incidência de fatores negativos
facilita a ocorrência de complicadores seja no relacionamento interno ou externo.
Nota-se então que, a organização e coordenação de um evento é mais do
que um simples acontecimento festivo. Ela demonstra o grau de organização de
uma empresa, além de transmitir a imagem da entidade através da promoção.
Antigamente a prática do cerimonial e do protocolo eram muito utilizada
por órgãos públicos. Atualmente percebe-se que, ocorreram mudanças neste
sentido, à iniciativa privada adaptou as normas e o uso delas só tem aumentado
neste segmento. Assim, cada vez mais as organizações têm usado eventos e/ou
promoções como ferramenta de marketing, percebe-se também que, aumentou a
necessidade de que eles sejam bem organizados e coordenados.
A SERPRATI é uma associação de funcionários, como a maioria deste
tipo de entidade promove eventos formais e informais. Além de estar diretamente
ligada ao Grupo Prati-Donaduzzi e Cia. Ltda. e uma das grandes preocupações
desta organização é zelo por sua imagem e marca, seja ele interno ou externo. A
SERPRATI fazendo parte da família Prati-Donaduzzi e Cia. Ltda. demonstra a
mesma preocupação.
Por ser uma entidade jovem, a SERPRATI ainda está em fase de
organização, e como tem que centralizar suas preocupações em outras ações, a
associação não tinha calendário oficial de eventos e nem um padrão para realização
deles, isso faz com que cada evento aconteça de uma maneira diferente. Como a
entidade está em ascensão, este fato acaba refletindo na imagem da organização.
Analisando o contexto apresentado é que se propõe a Implantação de um
Manual de Organização de Eventos para a SERPRATI, uma vez que a entidade
necessita formalizar, padronizar e planejar a organização dos eventos promovidos
10
pela associação. Este por sua vez terá a função de agente facilitador na organização
dos eventos promovidos e organizados pela SERPRATI.
Outro fato que deve ser levado em consideração, é que eventos formais
devem obedecer a ordem de precedência a qual é intitulada de acordo com a ordem
hierárquica das posições e/ou componentes.
Um dos principais objetivos da execução deste trabalho é formalizar as
Assembléias Gerais e Extraordinárias, Posses de Diretorias e Conselhos e os
demais eventos como Reuniões de Diretoria, Organização de Confraternizações
(conforme calendário da associação ou imposição da Diretoria Executiva) e
Inaugurações e Homenagens sempre que necessário.
Sendo assim, acredita-se que, a implantação do Manual contribuirá de
maneira positiva na organização dos eventos da SERPRATI, fazendo com que esta
mantenha e consolide a boa imagem perante associados e empresas parceiras.
11
2 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GERAL
Elaborar e propor a implantação de um manual de procedimentos para
organização dos eventos promovidos e organizados pela SERPRATI – Sociedade
Esportiva e Recreativa Prati-Donaduzzi.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Elaborar um cronograma anual de atividades para a SERPRATI;
b) Propor a Diretoria da SERPRATI a utilização do manual elaborado, para formalizar
e padronizar os eventos da entidade;
c) Organizar um evento utilizando o manual elaborado.
12
3 JUSTIFICATIVA
Empresas promovem e participam de eventos. A utilização de eventos
como promoção no cenário mercadológico tem sido uma das práticas mais
utilizadas, elas promovem, participam, e patrocinam cada vez mais um número
maior de eventos.
Até mesmo porque, para as organizações os eventos representam uma
oportunidade de negócio. Esta oportunidade pode se concretizar, seja, através de
reuniões, feiras, exposições, convenções, shows entre outros.
Os eventos também podem expressar bom relacionamento entre as partes
envolvidas. Assim como podem demonstrar a relação de hierarquia e de quem
detém o poder.
O histórico do cerimonial e do protocolo relata que desde os tempos
remotos o homem já se preocupava, em criar regras para reger suas reuniões e
cerimônias, pois desde estes tempos eles se preocupavam em explicitar a relação
de hierarquia e deixar claro quem detinha o poder entre os indivíduos.
Outro
fato
nos
chama
a
atenção,
pois
instituições
públicas,
governamentais, judiciais e religiosas mantêm a prática do cerimonial e do protocolo
durante anos de suas histórias. Essas entidades sempre foram tomadas como
referências no decorrer dos tempos, sem contar que elas são exemplos de que o
uso do protocolo identifica uma necessidade de formalização, hierarquia e respeito
entre os componentes ou participantes de um evento.
Para a SERPRATI hoje se faz necessário ter um material de apoio que
ajude na organização de suas atividades sociais principalmente assembléias,
posses de diretoria, inaugurações, homenagens. Este material irá assessorar e
padronizar para que estes eventos não ocorram de maneiras diferentes conforme
imposições da diretoria em gestão.
Essa preocupação surge porque os eventos podem ser organizados de
maneiras diferentes, causando divergências nas suas realizações além de correrem
o risco de perderem sua identidade no decorrer do tempo.
Existe outro fator que contribui para a execução deste projeto, com a
manualização das atividades promovidas e organizadas pela SERPRATI, qualquer
profissional independente da área de atuação poderá organizar algum tipo de evento
seguindo os passos e descrições conforme instruções do manual.
13
A confecção deste manual é fruto de um trabalho de conclusão de curso,
acompanhado por uma docente cedida pela universidade e pela supervisora da
unidade concedente, que possui pleno conhecimento da entidade além de
conhecimento na área do trabalho.
O manual foi confeccionado com o objetivo exclusivo de atender e suprir
as necessidades da SERPRATI de acordo com o calendário de eventos da entidade.
Ou seja, este trabalho de conclusão de curso foi direcionado aos cerimoniais,
eventos e protocolos da associação.
14
3
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
4.1 INTRODUÇÃO: CERIMONIAL, PROTOCOLO E EVENTOS
Para iniciar o primeiro capítulo deste relatório definimos as palavras chaves
deste trabalho de conclusão de curso, quais sejam: cerimonial, protocolo e eventos.
Pode-se definir protocolo como um conjunto de normas jurídicas, regras de
comportamento, costumes e ritos de uma sociedade em um dado momento
histórico, geralmente utilizadas nos três níveis de governo (federal estadual e
municipal). Já o cerimonial é a aplicação prática do protocolo, ou seja, as suas
regras. Por exemplo: a cerimônia de troca da guarda do Palácio de Buckingham
(LUKOWER, 2003).
Quanto os eventos, Zanella (2003, p. 13), o define como:
Uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades
realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos
importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial,
cultural, esportiva, social, familiar, religiosa científica etc.
Neste contexto, a atividade protocolar deve ser praticada com o objetivo de
construir relações que possam agregar valores as organizações, assim qualquer
organização pública ou privada pode realizar cerimonial independente da
característica do evento realizado, só é necessário que tenha conhecimento na área
para a elaboração do mesmo (FERRARI, 2007).
Ou seja, quando se fala em eventos, o cerimonial e o protocolo estão
diretamente ligados. Assim é importante que se compreenda que, a definição ou a
tipologia do evento influi diretamente na elaboração do cerimonial.
O cerimonial, o protocolo e os eventos passaram por diversas mudanças no
decorrer do tempo, principalmente os eventos que foram se modernizando e o
cerimonial e protocolo foram adaptados a essas transformações.
4.2 CONTEXTUALIZAÇÃO
PROTOCOLO
HISTÓRICA
DOS
EVENTOS,
DO
CERIMONIAL
E
DO
Desde o início da humanidade o homem já sentia necessidade de comunicarse e interagir com outros indivíduos em convívio social.
15
A prática dos eventos datam da antiguidade, atravessaram diversos períodos
da história humana e foram adquirindo características econômicas, sociais e
políticas das sociedades representativas de cada época (MATIAS, 2007).
Ou seja, a realização de eventos vem da necessidade que, o ser humano tem
de viver socialmente com outras pessoas. Até porque, nenhum homem é uma ilha,
eles exprimem de forma sucinta a necessidade intrínseca de convívio e interação
social (GIACAGLIA, 2004).
Quando se trata de cerimonial e de protocolo, dois fatores sobressaem-se a
hierarquia e a precedência. Tanto um quanto o outro são de extrema importância, já
que a precedência é organizada através do grau de hierarquia dos integrantes e/ou
componentes do evento ou instituição, tanto que alguns povos e civilizações antigas
travaram batalhas por questões relacionadas a precedência.
Atribuem à existência do cerimonial e do protocolo a insatisfação de alguns
nobres que se julgavam lesados de seus direitos, sendo que na maioria das vezes
as reivindicações eram por questões que envolviam “status” ou posições
hierárquicas. Para dirimir este tipo de problemas é que, o cerimonial e o protocolo
foram criados e assim facilitar o convívio entre as pessoas (NUNES, 2001).
Segundo Ferrari (2007), cerimonial e o protocolo são instrumentos de poder,
pois, oferecem honra e poder as pessoas de forma condizente com a posição que
elas ocupam na escala hierárquica em questão.
Nota-se que, a finalidade da criação do cerimonial deve-se a preservação da
hierarquia e da precedência existente entre os grupos de pessoas, fundamentais
para a prática cotidiana, pois podem manter a harmonia e estreitam os vínculos
entre os indivíduos, organizações e sociedade observando a cultura nacional não
deixando de utilizar a cultura organizacional como parâmetro (FERRARI, 2007).
Não se pode afirmar precisamente em qual civilização os rituais de cerimonial
e protocolo surgiram. Mas, existem relatos de civilizações anteriores a Cristo que já
utilizava o cerimonial e o protocolo.
Os rituais de protocolo eram realizados nos principais acontecimentos da vida
dos Faraós, uma prova deste fato são as pirâmides elas fazem parte do cerimonial
funerário da morte dos reis egípcios (NUNES, 2001).
As civilizações gregas e romanas também deixaram sua contribuição para a
humanidade, as práticas do cerimonial e do protocolo utilizadas por estes povos,
eram estabelecidas e deveriam ser cumpridas rigorosamente.
16
Também existem relatos de cerimonial e protocolo na cultura chinesa, no
século XXI a.C. Acredita-se que estes sejam um dos mais antigos documentos
existente sobre o assunto. Até os dias de hoje a cultura chinesa é dotada de regras
e normas, este comportamento deve-se ao fato da prática do cerimonial e do
protocolo desde o início desta sociedade (NUNES, 2001).
Já na Idade Média, os principais eventos eram promovidos pela Igreja por
representações teatrais e feiras comerciais (MATIAS, 2007).
Segundo Nunes (2001), a sociedade passou por diversos processos de
mudança que influenciaram os eventos. Um destes processos foi a Revolução
Industrial que provocou grandes transformações no cenário econômico da época.
Com o progresso econômico, científico e social a humanidade cresceu e se
transformou.
A partir desta época começou a surgir a necessidade de outros tipos de
eventos, para suprir a necessidade desta nova economia, surgiram então os eventos
científicos e técnicos (MATIAS, 2007).
Mas foi com o surgimento do automóvel que a organização de eventos se
transformou. Foi através do automóvel que o turismo tomou impulso, seguido do
avião que encurtou distâncias e favoreceu viagens que consolidaram o capitalismo e
a economia de mercado (op cit.).
Já no terceiro Milênio novos eventos surgiram juntamente com as
preocupações da economia globalizada, meio ambiente entre outras, todas as
mudanças ocorridas na sociedade causaram impacto no tema e estilo dos eventos
do século XXI (MATIAS, 2007).
Essa evolução também interferiu nas regras de cerimonial e de protocolo,
junto com o progresso também surgiram órgãos nacionais e internacionais para
contribuir com as nações em desenvolvimento. Essas instituições desenvolveram
cerimoniais
próprios,
os
quais
são
utilizados
em
diversas
nações
independentemente da cultura do país em questão.
Um exemplo de instituições que são referências quando se trata de
cerimoniais e protocolo é a ONU – Organizações das Nações Unidas e UNICEF
órgão membro da ONU. O cerimonial destes órgãos são referências por todo o
mundo.
17
O processo evolutivo provocou a organização do setor de Eventos, causando
o surgimento de entidades e associações especializadas para administrar essa
atividade no Brasil e no mundo (MATIAS, 2007).
No Brasil as manifestações mais intensas do cerimonial e do protocolo,
surgiram com a vinda da família Real de João VI, rei de Portugal para o nosso país.
Os únicos eventos realizados nessa época foram feiras de exposições semelhantes
as realizadas na Idade Média.
O primeiro evento que se tem conhecimento, ocorrido em espaço destinado à
realização de eventos, foi um Baile de Carnaval em 07 de fevereiro de 1870 (op cit.).
Com a vinda da família real para o Brasil, a corte procura manter o mesmo
comportamento e costumes de seu país de origem e aos poucos eles tentam
incorporá-los aos súditos brasileiros (NUNES, 2001).
Segundo Matias (2007, p. 40) a atividade Eventos no Brasil toma impulso
somente após a Segunda Guerra Mundial, especificamente a partir da década de
1950, com a organização das classes profissionais e o desenvolvimento industrial do
país.
Neste cenário, em 09 de Setembro de 1972 é criado o Decreto de Lei nº:
70.244, que regulamentou as ordens de precedência e cerimoniais oficiais do Estado
e da União. A intenção do poder público, ao criar este decreto de lei foi o de
padronizar e organizar as cerimônias oficiais, bem como regulamentar as ordens de
precedência no Brasil.
4.3 IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS
Diante o retrospectivo histórico apresentado no capítulo anterior percebeu-se
que o cenário mercadológico: cada vez mais competitivo, provocou alterações na
área da organização de eventos.
Neste contexto, a realização de eventos transformou-se em uma das formas
que as empresas utilizam para divulgar seus produtos e aproximar-se dos seus
clientes (FERRARI, 2007).
Pode-se atribuir este fato, a questão dos eventos terem superado algumas
áreas do marketing, como a publicidade e a propaganda. De acordo com Zanella,
(2003) os eventos incrementam as vendas, publicizando produtos e marcas com
maior efetividade. Sem contar que os eventos podem ser uma maneira de promoção
18
mais econômica, pois otimizam estruturas de exposições existentes, as quais por
sua vez tem forte poder para atrair e atingir o público alvo determinado pela
organização.
Outro fato que chama atenção é o de que os eventos podem contribuir com a
economia local, gerar receita para as empresas organizadoras ou envolvidas na
promoção destes eventos (GIACAGLIA, 2004).
Também contribuem para a geração de novos empregos e o aproveitamento
da mão-de-obra local, melhorando os serviços de infra-estrutura beneficiando
diretamente a comunidade e o município (ZANELLA, 2003).
Ou seja, os eventos trazem benefícios mútuos, tanto para a empresa promotora
quanto para os consumidores e o município. Dentre estes os principais benefícios
(op cit.):
a) estreitamento e a interação da relação de fornecedores e clientes;
b) eficácia para atingir o público-alvo;
c) obtenção de informações de concorrentes;
d) feedback do canal de vendas;
e) projeção de marca e da imagem institucional;
f) realimentação do networking;
g) consumidores e/ou clientes que tem a oportunidade de examinar
diversos produtos podendo compará-los com os das empresas
concorrentes.
Quer dizer, os eventos têm assumido um papel muito importante nas
organizações, cada vez mais ele tem se superado seja na apresentação, venda de
um produto, concretização de negócios, projeção e valorização da imagem e/ou
marca da empresa.
Autores como Giacaglia (2004) consideram os eventos como cartão de visitas
das empresas, deixando claro sua relação com da área de marketing.
19
4.4 A UTILIZAÇÃO DOS EVENTOS COMO FERRAMENTA DE MARKETING
O marketing na sua essência é composto de 04 elementos, também
conhecidos como os 04 P’s de marketing: preço, ponto/praça, promoção e produto.
O conceito de marketing, como função empresarial, objetiva desenvolver,
continuamente valor para o cliente, gerando vantagem competitiva duradoura para a
empresa, através da gestão estratégica das variáveis: produto, preço, comunicação
e distribuição (DIAS, 2003).
Um dos motivos da ascensão dos eventos deve-se a eficácia que eles têm em
atingir seu público-alvo, fazendo com que aumente a promoção de vendas da
empresa.
Assim, para Giacaglia (apud MCKENNA,1995) a área de eventos está
auferindo forças perante a publicidade, pois estão cada vez mais ganhando espaço
neste cenário mercadológico.
Parte desta ascensão deve-se ao fato de que as imagens projetadas pelos
eventos apresentam características mais atraentes que a propaganda, podendo
estimular possíveis compradores a aquisição de produtos, se posicionando de
maneira mais próxima do público, consumidor e/ou clientes.
Para Giacaglia (2004), os eventos atendem melhor a atual filosofia do
marketing, pois ampliam oportunidades de vendas, seja elas durante ou após a
realização do evento.
Como os eventos podem atuar como uma ferramenta eficaz na área de
marketing de uma organização, para a SERPRATI eles deverão ser utilizados para
promover o nome da instituição, além de ajudar na captura de novos associados, já
que seu mercado de clientes é composto pelos colaboradores do grupo Prati –
Donaduzzi.
Até porque para Bekin (1995) os bens e serviços de uma empresa devem ser
vendidos em primeiro lugar, para os seus funcionários.
Neste contexto os eventos podem ser utilizados como uma ferramenta de
marketing interno eficaz, contribuindo para a consolidação da imagem da empresa.
Funcionários que conhecem e partilham dos mesmos valores que a empresa podem
se tornar profissionais muito mais comprometidos (GIACAGLIA, 2004).
20
Quer dizer que para uma empresa obter sucesso em suas campanhas de
marketing é importante que a divulgação de sua marca e produtos comece pelos
seus colaboradores, tornando os clientes em potencial.
È assim que a promoção de eventos para funcionários contribui para estreitar
os laços entre a organização e seus colaboradores. Profissionais motivados
produzem mais e podem trazer melhores resultados para a empresa. Por este fato o
marketing interno é tão importante quanto o externo.
A realização de eventos para a SERPRATI pode promover a imagem da
associação perante a imprensa local e regional, pois os eventos atraem a mídia.
Este tipo de relação é muito atraente para as organizações, pois conseguem
projetar-se no cenário social dispensando a utilização de recursos financeiros. Para
a SERPRATI este tipo de relação seria muito vantajosa para divulgar o nome da
entidade.
A opção de divulgar o nome da entidade através de eventos é ratificada por
Dias (2003) quando o autor afirma que a promoção de eventos, através de
atividades de comunicação por meio da realização ou patrocínio de eventos cria
uma imagem favorável para as empresas.
Ou seja, os eventos institucionais da SERPRATI podem ser aproveitados
pelo grupo Prati – Donaduzzi e Cia. Ltda., principalmente aqueles direcionados aos
colaboradores. Eventos como o do dia do trabalhador, dia das mães, dia dos pais
podem ser utilizados para projetos desta natureza, aproximando a empresa dos
colaboradores através deste tipo de festividades.
Os eventos podem ser organizados de diversas maneiras o que vai
conduzir a sua organização é o tipo de cada evento.
4.5 TIPOS E CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS
Existem diversos tipos de eventos para que se possa atender as
necessidades das empresas. Pois, o tipo ou modalidade dever ser compatível com
os
objetivos
da
entidade
organizadora,
levando-se
em
consideração
as
especificações do público alvo, amplitude local entre outros.
É importante que o agente organizador preste atenção nos aspectos citados
anteriormente já que estes são de extrema importância para o sucesso de um
evento.
21
Atualmente existem inúmeras possibilidades e tipos de eventos capazes de
atender os objetivos específicos e complexos de qualquer empresa, independente
do porte, verba disponível produto / serviço comercializado, estrutura de marketing e
outras características.
Para Zanella (2004) os eventos podem ser classificados quanto:
a) finalidade: os eventos podem ser de caráter institucional ou
promocional. Podem ser considerados eventos institucionais aqueles
que são realizados sem objetivar lucro, enquanto os promocionais são
aqueles em que seu principal objetivo é o lucro. No caso desta
pesquisa de estágio os eventos serão de caráter institucional.
b) periodicidade: eles podem ser esporádicos, periódicos ou de
oportunidade.
- esporádicos: são aqueles realizados sem periodicidade definida;
- periódicos: são aqueles realizados com periodicidade definida, são
eventos fixos de um calendário de atividades;
- oportunidade: estes também não apresentam periodicidade, eles
ocorrem quando surge a oportunidade de negócio externo.
c) a área de abrangência:
- locais;
- regionais;
- nacionais;
- internacionais.
d) ao âmbito: eles podem ser classificados em interno ou externo.
- interno: consideram-se todos os eventos que, são realizados na
empresa;
- externo: são aqueles que, são promovidos fora da empresa.
e) ao público-alvo: os eventos podem ser classificados em:
- corporativo: estes são voltados ao público da empresa;
- consumidor: estes são direcionados ao consumidor final.
f) ao nível de participação: pode-se dividir em organizadora ou
patrocinadora.
- organizadora: quando a empresa organiza e promove o evento;
- patrocinadora: quando a empresa tem uma participação coadjuvante,
neste caso ela não se incomoda com a organização do evento.
22
g) Ao tipo de eventos, eles podem ser divididos e segmentados em vários
sentidos, segue abaixo a Tabela 1 que apresenta os principais tipos de
evento:
Tabela 1 – Tipos de eventos
TIPOS DE EVENTOS
EXEMPLOS
Comerciais
Convenção, workshop, leilão, feira, exposição, desfile,
encontro, reunião e etc..
Culturais
Congresso, seminário, simpósio, conferência, curso, palestra,
mesa redonda, painel, fórum e etc..
Sociais
Recepção, baile, casamento, formatura, garden-party,
aniversário, passeio e etc..
Artístico/cultural
Desfile, festival, concerto, show, amostra, exposição e etc..
Gastronômico
Banquete, coquetel, festival, e etc..
Esportivos
Competição, remate, excursão, premiação, e etc..
Políticos
Debate, reunião, palestra, homenagem e convenção.
Históricos
Aniversário, inauguração, comemoração, desfile e etc..
Religiosos
Encontros, conclave, festa, concílio e cerimonial.
Científico ou técnicos
Congresso, seminário, palestra e etc..
Fonte : Adaptado de Zanella (2004)
O objetivo da tabela foi apresentar os principais tipos de eventos
promovidos por empresas e entidades, sendo que alguns deles são abordados no
manual de organização de eventos confeccionado para a SERPRATI. Neste é
detalhado alguns tipos de eventos citados na Tabela 1, também é abordado as fases
e preparativos de um evento.
4.5.1 Eventos sociais
Segundo Giacaglia (2004) existem inúmeras possibilidades de eventos
que – com atividades de cunho social permitem as empresas atingirem seus
propósitos de forma eficaz e prazerosa ao mesmo tempo.
Algumas empresas estão utilizando alternativas e tendências criativas
mudando o foco na realização de eventos. Elas têm procurado opções que
valorizem mais o lado humano e social dos produtos que ofertam. A elevada
preocupação com qualidade de vida contribuiu para que, os eventos sociais se
tornassem ainda mais valorizados pelas empresas.
Os eventos sociais surgiram para estreitar os laços de relacionamento
entre empresa, funcionários e clientes. Para Giacaglia (2004), seus objetivos são:
23
a) lançar produtos e/ou serviços: eventos sociais são muito utilizados em
lançamentos de produtos, pois eles têm forte poder de atração do
público-alvo;
b) estreitar relacionamentos com os clientes e parceiros: eventos de
cunho social podem aproximar clientes, parceiros, colaboradores da
empresa. Este tipo de ação pode promover os produtos e/ou serviços
e a imagem institucional da empresa;
c) premiar pelos resultados alcançados: os eventos sociais neste caso
são realizados para estreitar os laços da empresa com clientes, canais
de venda ou colaboradores. Nesta situação eles valorizam e projetam
o resultado durante um período de tempo determinado, além de
incentivar uma competição saudável entre os clientes / parceiros ou
colaboradores. Este tipo de incentivos motiva aqueles que não foram
premiados a trabalhar por melhores resultados.
No que se refere ao tipo de eventos sociais pode-se dizer que são
diversificados, pois podem ser utilizados tanto no ambiente social quanto
empresarial. Esse tipo de evento atende tanto a necessidade de empresas
promotoras quanto de organizações. Exemplo: pode-se organizar um evento em
uma casa noturna para lançar um produto ou a casa noturna pode promover um
show apenas para obter lucro.
Os principais tipos de eventos sociais são: café da manhã, almoço,
coquetel, jantar, eventos em casas noturnas, viagens nacionais e internacionais.
4.5.2 Eventos culturais
Algumas empresas participam ou patrocinam eventos culturais para
impressionar clientes e parceiros e indiretamente promover a marca da empresa no
cenário mercadológico (GIACAGLIA, 2004). Exemplos de eventos culturais:
carnaval, espetáculos de dança, filme, peças teatrais e shows.
Acredita-se que convidar clientes e/ou parceiros para assistir um show,
uma peça ou espetáculo de dança, teatro, causa uma impressão positiva da
organização, além de estreitar o relacionamento da empresa com o cliente.
Quando uma empresa está patrocinando um evento ela deve distribuir
e/ou espalhar banners, cartazes pelo palco e corredores no local (GIACAGLIA,
2004).
24
Caso a organização opte por produzir um espetáculo exclusivo o que,
geralmente oferece mais vantagens para a empresa. Ela deve dar maior atenção
para alguns detalhes, como sendo seletiva na escolha de bailarinos, atores, cantores
entre outros.
A empresa também pode aproveitar datas comemorativas do nosso
calendário para promover eventos culturais, além de presentear os convidados com
um brinde. Ações como estas agradam o público e causam boa impressão.
4.5.3 Eventos desportivos
No Brasil os eventos desportivos são muito apreciados pelo público,
além de contar com o patrocínio de diversas empresas privadas e estatais. É
possível organizar eventos desportivos com a participação exclusiva dos convidados
da
empresa,
bem
como,
aproveitar
os
já
existentes
participando
como
patrocinadores.
Os principais tipos de eventos desportivos são: jogos de futebol,
corridas de fórmula 1, rodeios, maratonas, caminhadas, corridas de kart,
campeonato de golfe, campeonato de tênis, olimpíadas locais e regionais e
gincanas.
Para a realização de eventos desportivos, é necessário que a empresa
se cerque de profissionais com formação na área de esporte e tenha a disposição
cuidados médicos e materiais de primeiro socorros, pois estes cuidados poderão
evitar transtornos desnecessários.
A organização de eventos desportivos, além de promover a marca da
empresa interna e externamente, também pode demonstrar o interesse da instituição
com o bem estar e a qualidade de vida dos colaboradores e clientes. Atitudes como
estas são facilmente percebidas pelos parceiros ou pelos funcionários, além de
motivá-los na obtenção das metas traçadas pela organização.
A organização de um evento como pode ser percebido é composta por
diversos profissionais que variam de acordo com o tipo do evento que será
promovido. Por isso é necessário que a organização preste atenção nestes detalhes,
tendo um profissional da área de eventos ou contratando uma empresa promotora
de eventos para cuidar destes detalhes.
É neste contexto que o Secretário Executivo pode atuar como um
agente organizador de eventos.
25
4.6 O SECRETÁRIO EXECUTIVO COMO AGENTE ORGANIZADOR DE EVENTOS
Algumas empresas possuem um departamento especializado para
organizar e promover eventos. Outras preferem contratar profissionais capacitados.
A promoção e a organização de um evento pode parecer tarefa fácil, mas trata-se de
um processo complexo, pois requer conhecimento e habilidade na área.
Quando se trata de eventos, erros e fracassos não são permitidos. Pois a
empresa organizadora não pode correr o risco de comprometer o evento ou a
imagem da organização.
Para Giacaglia (2004, p. 20), “eventos mal organizados comprometem
mais a imagem da empresa que, a não-realização ou a não participação nele”.
Neste contexto, se faz necessário que o promotor do evento propicie
condições de trabalho e recursos para que, o profissional responsável pelo evento
possa executá-lo com êxito. Ou seja, a empresa deve prestar todas as instruções e
informações necessárias para que o profissional da área possa trabalhar de acordo
com os interesses da empresa. Assim ele terá maior segurança e assertividade no
desempenho de seu trabalho (op cit.).
Dos vários profissionais existentes na área de eventos o profissional de
secretariado executivo tem se mostrado eficaz no desempenho dessa função.
O Secretário Executivo pode ser definido como um profissional, que
possui domínio de suas habilidades, capacidade empreendedora, postura ética,
capaz de apresentar idéias inovadoras e objetivas, além de demonstrar perfil para
ser assessor e gestor (SABINO, 2004).
O perfil empreendedor, criativo e inovador do Secretário Executivo e
seu conhecimento na área de marketing, cerimonial e protocolo colaboram na
organização de eventos e contribuem muito para o sucesso do mesmo.
Além de todas as qualificações citadas acima, o profissional de
Secretariado Executivo destaca-se na condução de um evento, pelo seu perfil
organizador. Ele é capaz de realizar todas as tarefas com controle de todas as
etapas, o que facilita a emissão dos relatórios após a realização do evento.
O profissional de secretariado executivo tem qualificação e formação
para estar à frente da realização de um evento, independente de seu porte. Dentro
da estrutura organizacional da empresa o secretário executivo pode ser considerado
26
um dos profissionais mais indicado para esta função devido sua posição hierárquica
e acesso aos demais departamentos da empresa.
De acordo com Zanella (2003), o qual descreve as atribuições da
secretaria executiva, estas podem ser repassadas ao profissional de secretariado
executivo. Além de destinar quase toda a execução de um evento como
responsabilidade da secretaria executiva e citar que dentre os profissionais
necessários para a realização de um evento, deve-se ter uma secretária e uma
secretária bilíngüe que pode ser substituída por um profissional de secretariado
executivo. Já que este geralmente tem facilidade de comunicação com dois ou mais
idiomas.
Principais atividades da Secretaria Executiva é manter contato direto
com entidades, homenageados, convidados especiais, patrocinadores, confirmar as
datas de promoções especiais constantes do programa do evento, todas essas
funções podem ser desempenhadas com maior habilidade pelo profissional de
secretariado executivo, devido à posição ocupada pelo mesmo na empresa (op cit.).
Pode-se afirmar que o secretário executivo é indispensável no pré,
durante pós-evento, é ele quem deve cuidar do planejamento, execução e pós
evento.
A capacidade do profissional de secretariado executivo em organizar e
controlar um evento revela-se através da execução deste trabalho de conclusão de
curso, que é realizado na área de eventos como relatório de Estágio Supervisionado
II do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe.
O processo de manualização de eventos também pode ser conduzido
por um profissional de secretariado executivo, pois além de conhecimentos na área
de eventos este profissional também possui facilidade no processo de escrita e
verbal.
4.7 CONCEITO DE MANUAL E SUA IMPORTÂNCIA NAS ORGANIZAÇÕES
Este capítulo da fundamentação teórica destina-se a apresentar a
importância dos manuais nas organizações, já que o objetivo geral deste estágio é a
elaboração e a implementação de um manual de procedimentos para a organização
dos eventos da SERPRATI – Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi.
27
Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções,
atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser
obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem
como a forma como estes devem ser executados quer seja individualmente,
quer seja em conjunto (OLIVEIRA, 2002, p. 398).
Para as empresas os manuais têm a função de padronizar e agilizar a
execução das atividades sejam elas quais forem: administrativas, de produção entre
outros. Órgãos públicos costumam utilizar manual para uniformizar todos os
procedimentos e informar os usuários. Enquanto as empresas privadas na sua
maioria adotam manuais para padronizar tarefas e garantir a eficácia na execução
das mesmas.
As principais funções dos manuais são: informar os usuários, agilizar
processos, procedimentos e padronizar funções, normatizar rotinas administrativas,
reduzir divergências e equívocos na empresa.
Para atender as necessidades da empresa, existem vários tipos de
manuais administrativos. Sendo que, no caso da SERPRATI foi elaborado um
manual de normas e procedimentos especificamente para a área de eventos.
Os manuais podem ser utilizados como material de treinamento para
novos e antigos colaboradores da empresa. Além de representarem uma fonte de
pesquisa, de consulta e de orientação aos departamentos das organizações
(OLIVEIRA, 2002).
Para tanto alguns cuidados devem ser tomados no processo de
implantação de um manual, quais sejam:
a) verificar a real necessidade de sua utilização ;
b) redação simples, clara e objetiva ;
c) expor todas as informações necessárias para o usuário ;
d) entregar a todos os possíveis usuários ;
e) após a implantação é preciso que se faça um constante processo de
revisão e atualização.
Segundo Popper (1989), além de cuidar e dar continuidade às
inclusões no manual, o encarregado terá que exercer vigilância constante sobre os
textos já publicados e observar a continuidade de sua validade no decorrer do
tempo.
28
4.7.1 Manual de normas e procedimentos
O manual de normas e procedimentos é um dos mais utilizados e
aplicados nas organizações. Órgãos públicos e empresas de grande porte procuram
implantar este tipo de manual para padronizar primeiramente rotinas administrativas.
O manual de normas e de procedimentos tem o objetivo de descrever
as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa,
detalhando como elas devem ser desenvolvidas. Além de ter a função de informar
os usuários das normas, os procedimentos corretos para que estes determinem à
ação, deve ser veículo de padronização para realização de serviços e/ou tarefas
(OLIVEIRA, 2002).
Geralmente, os manuais de normas e procedimentos são construídos tendo
como referência cinco elementos base, quais sejam:
a) normas: são as responsáveis de indicar quem deve executar as tarefas da
rotina e/ou processo administrativo ;
b) procedimentos: são eles que indica como as tarefas devem ser executadas ;
c) formulários: eles demonstram como os documentos devem circular no
processo administrativo.
d) fluxogramas: é a indicação e os gráficos representativo das tarefas e/ou
processos descritos.
e) anexos: considera-se como anexos tabelas, legenda, cabeçalho, corpo, notas
explicativas, figuras, reproduções entre outros.
Segundo Oliveira (2002), um manual deve conter basicamente os
seguintes itens :
a) índice numérico ;
b) apresentação ;
c) instruções para o uso ;
d) conteúdo básico ;
e) apêndice ou anexos ;
f) glossário ;
g) índice temático ;
h) bibliografia.
29
Os manuais podem e devem ser elaborados o mais completo possível,
mas mantendo uma linguagem simples e adequada ao usuário.
A elaboração de um manual implica no desenvolvimento de um processo
integrado por uma série de etapas ligadas entre si e sequencialmente:
definição do objetivo a ser atingido, escolha do responsável pela
preparação, análise preliminar da empresa, planejamento, levantamento da
informação, elaboração propriamente dita, diagramação, formato,
codificação, impressão, encadernação, distribuição e acompanhamento
(OLIVEIRA, 2002, p. 432).
Após a implantação de um manual é necessário que, a empresa adote
métodos de controle e atualização constante, estes devem ser realizados
periodicamente.
30
5
PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Metodologia é uma palavra de origem grega, “Meta” que significa ao largo,
“Odos” que quer dizer caminho e “Logos” que expressa discurso, estudo (BARROS
e LEHFELD, 1996).
A metodologia é entendida como uma disciplina que se relaciona com a
epistemologia. Consiste em estudar e avaliar os vários métodos disponíveis,
identificando suas limitações ou não em nível das implicações de suas
utilizações. A metodologia, em um nível aplicado, examina e avalia as
técnicas de pesquisa, bem como a geração ou verificação de novos
métodos que conduzem à captação e processamento de informações com
vistas à resolução de problemas de investigação (op cit., p. 1).
A metodologia auxilia na busca de soluções, pois através de métodos
ela estuda, descreve, explica, interpreta, compreende e avalia um problema na
busca, sistematizada de respostas. A base metodológica deste estudo é utilizada
para comprovar a viabilização deste trabalho de conclusão de curso.
Para identificar e explicar a falta de padronização dos eventos
realizados pela SERPRATI, utilizou-se o método de pesquisa descritiva. Pois ele
permite descrever a realidade de um determinado fenômeno e estabelecer a relação
entre as variáveis deste fenômeno. Neste caso a falta de padronização, formalidade
e planejamento dos eventos da SERPRATI, pode interferir na imagem e projetos da
entidade.
A pesquisa descritiva procura abranger aspectos gerais e amplos de
um contexto social (OLIVEIRA, 1997).
No caso desta pesquisa o estudo descritivo, possibilita a identificação
das diferentes formas dos fenômenos, sua ordenação e classificação. Além de ser
um dos melhores métodos para explicar causa e efeito dos fenômenos,
possibilitando a análise das variáveis, que influenciaram o aparecimento do
fenômeno (op cit.).
Escolheu-se também este método, pois é indicado em casos que o
pesquisador necessita de um melhor entendimento sobre o comportamento dos
fenômenos e suas variáveis.
Outra particularidade que demonstrou que o estudo de caso era a
metodologia mais indicada para esta pesquisa, é a ausência de controle sobre o
fenômeno pesquisado. Coube ao pesquisador investigar e direcionar as ações em
prol do objetivo da pesquisa.
31
Optou-se por este método, pois é um dos mais eficientes para
responder questões de como e porque, uma vez que se trata de questões
explicativas de relações operacionais, sem determinações de freqüência e/ou
incidência.
A preferência pelo uso do estudo de caso ocorre quando o estudo de
eventos contemporâneos, em situações onde os comportamentos são relevantes
não podem ser manipulados, mas é possível se fazer observações diretas. O Estudo
de Caso se caracteriza pela capacidade de lidar com uma completa variedade de
evidências, documentos, artefatos, entrevistas e observações (YIN, 1989).
Uma vez que a pesquisa apontou o problema, apresentou sugestão
embasada pelo referencial teórico, mas não pode executar a sugestão, já que para
isso depende da ação de outras pessoas, neste caso da Diretoria da SERPRATI,
cabe a eles a implantação e a utilização do manual elaborado.
32
6
ANÁLISE DA
COLETADOS
ORGANIZAÇÃO
E
INTERPRETAÇÃO
DOS
DADOS
A SERPRATI é uma associação de funcionários que está em fase de
planejamento para execução de projetos em diversas áreas como esportiva, saúde
assistencial e social. Pode-se dizer que é uma entidade bem estruturada, conforme
quadro apresentado no diagnóstico organizacional desta pesquisa de estágio.
Porém, como os diretores e conselheiros realizam suas funções
paralelamente ao trabalho na Prati-Donaduzzi isso dificulta a realização das tarefas
da SERPRATI, o que acaba gerando uma relação de perca para associação. Mas,
todos têm ciência deste fato e sabem que há não como ser diferente.
Quanto à relação de perca citada anteriormente constitui o seguinte,
qualquer trabalho para alcançar êxito precisa ser bem planejado. Na SERPRATI os
eventos são decididos com pouco tempo de antecedência em relação a data de
realização. Por a entidade não ter um calendário oficial de eventos, os associados
também não conseguem se planejar para participar e prestigiar os eventos.
O ponto negativo é que a entidade corre o risco de levar prejuízo, pois
um evento é destinado a um público-alvo e o da SERPRATI é seus associados.
Caso a receita do evento não cubra as despesas, todos irão perder. Assim, terão
que destinar verba de outros investimentos como infra-estrutura para cobrir este tipo
de atividade.
Assim, notou-se que a SERPRATI além de formalizar e padronizar
seus eventos também precisa amadurecer o planejamento deles.
6.1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
6.1.1 Caracterização
Para definir a caracterização da entidade apresenta-se alguns dados,
razão social: Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi, nome comercial:
SERPRATI, está localizada na Rua Protásio Alves S/N Chác. 11-A – Centro
Industrial Nilton Arruda, CEP : 85.903-618 em Toledo – PR, contato: telefone (45) –
(45) – 2101-1166, ramal : 1221, e-mail : [email protected].
33
6.1.2 Ramo de atividade
O ramo de atividade da SERPRATI se encaixa em associações, mais
especificamente em associações de funcionários.
6.1.3 Mercado de atuação
O mercado de atuação da SERPRATI se estende a cidade de Toledo,
basicamente aos colaboradores do grupo Prati, donaduzzi e Cia., que é composto
pelas seguintes empresas : Biocinese, Central Pack, Prati-Donaduzzi.
6.1.4 Mercado concorrente
Compreende-se que, a SERPRATI sendo uma associação de
funcionários não possui mercado concorrente.
6.1.5 Estrutura organizacional
A estrutura organizacional revela a caracterização da organização,
composição e descrição de funções, permitindo que se note a operacionalização
da organização. A figura 1 abaixo descreve o organograma da SERPRATI o qual
permite a identificar a hierarquia da associação.
Figura1 – Organograma da SERPRATI 2009
ASSEMBLÉIA GERAL
CONSELHO FISCAL
34
35
Fonte: Resultado da pesquisa.
6.1.6 Descrição das funções
A
descrição
das
funções
dos
conselheiros,
diretores
e
colaboradores da SERPRATI foram extraídos do estatuto da entidade.
6.1.6.1 Diretoria executiva
A Diretoria Executiva da SERPRATI – Sociedade Esportiva e
Recreativa Prati Donaduzzi é composta pelos seguintes cargos: Presidente,
Vice-Presidente, Tesoureiro, Vice-Tesoureiro, Secretário, Vice-Secretário,
Diretor de Esportes, Diretor Social, 1º Suplente e 2º Suplente.
Sua função é a de zelar pelo cumprimento dos interesses sociais e
pelo patrimônio da SERPRATI, além das normas éticas e regulamentares
capazes de disciplinar as atividades do quadro social de associados, almejando
a expansão da entidade.
6.1.6.2 Diretor presidente
Compete ao Diretor Presidente as seguintes funções:
a) representar a SERPRATI ativa e passivamente e legalmente em
juízo ou fora dele;
b) movimentar contas bancárias juntamente com o tesoureiro em
nome da SERPRATI;
c) administrar a receita da SERPRATI, arrecada através das
mensalidades pagas pelos associados;
d) assinar os contratos e convênios contraídos em nome da
SERPRATI;
e) presidir as reuniões organizadas pela SERPRATI;
36
f) decidir e liberar: previsão orçamentária e verbas cedidas pela
SERPRATI;
g) delegar procuradores e/ou representantes legais para sua
substituição, de acordo com o estatuto social da entidade, quando
por sua vez esteja impedido de desempenhar suas funções de
diretor presidente;
h) gerenciar o trabalho realizado pelo auxiliar administrativo;
i) convocar as assembléias gerais, extraordinárias ou sempre que
necessário de acordo com o estatuto social;
j) indicar e convocar os membros para composição, da comissão
eleitoral para que estes organizem todo o processo eleitoral, das
eleições da SERPRATI;
k) autorizar pagamentos e compras realizadas em nome da
SERPRATI;
l) analisar propostas de convênios.
6.1.6.3
Vice-presidente
Fica a cargo do Vice-Presidente:
a) cuidar e zelar pela manutenção do quadro social da SERPRATI;
b) representar o presidente, quando este estiver impedido de
assumir suas atribuições;
c) acompanhar as atividades executadas pelo diretor presidente.
6.1.6.4 Tesoureiro
O Tesoureiro deve executar as seguintes funções:
a) movimentar contas bancárias juntamente com o presidente;
b) programar e efetuar pagamentos em nome da SERPRATI;
c) responder pelos relatórios financeiros da SERPRATI, perante a
contabilidade, sócios e diretoria do Grupo Prati Donaduzzi e Cia.
6.1.6.5
Vice-tesoureiro
São tarefas do Vice-Tesoureiro:
a) acompanhar o trabalho realizado pelo tesoureiro;
37
b) substituir o tesoureiro, se este estiver impossibilitado de
desenvolver
suas tarefas;
c) assessorar o tesoureiro, caso necessário.
6.1.6.6 Secretário
Compete ao secretário:
a) responsabilizar-se
pela
confecção
e
emissão
das
correspondências da SERPRATI;
b) zelar pelo arquivo de documentos pertinentes a SERPRATI
c) lavrar as atas das reuniões e eventos da SERPRATI.
6.1.6.7 Vice-secretário
O Vice-Secretário deve:
a) acompanhar e assessorar o trabalho do secretário;
b) assumir as funções do secretário quando este se ausentar.
6.1.6.8 Diretor de esportes
São competências do Diretor de esportes:
a) organizar as atividades esportivas promovidas pela SERPRATI;
b) analisar projetos esportivos elaborados pelas equipes da
SERPRATI;
c) elaborar previsão orçamentária esportiva para aprovação;
d) administrar a verba da área esportiva entre os times da
SERPRATI;
e) decidir juntamente com o presidente referente à participação das
equipes da SERPRATI em eventos esportivos;
f) assessorar as equipes durante a participação em eventos
esportivos;
g) viabilizar infra-estrutura para realização de treinos.
6.1.6.9 Diretor social e cultural
Fica a cargo do Diretor social e cultural:
a) organizar todos os eventos promovidos pela SERPRATI;
b) viabilizar a promoção de eventos sociais da entidade;
38
c) promover
o
nome
da
SERPRATI
através
dos
eventos
organizados.
6.1.6.10 Primeiro / Segundo - Suplente
O primeiro Suplente deve:
a) acompanhar as reuniões e atividades da SERPRATI;
b) manifestar-se favoravelmente ou contrariamente nas reuniões;
c) ajudar na organização de todas as promoções e/ou eventos da
SERPRATI.
6.1.6.11 onselho Fiscal
Compete ao Conselho Fiscal:
a) acompanhar o trabalho realizado pela Tesouraria e contabilidade
da SERPRATI;
b) fiscalizar e auditar todas as contas e movimentações financeiras,
executadas pela SERPATI;
c) emitir parecer, quanto à administração financeira da SERPRATI;
e) acompanhar a prestação de contas feita pela Diretoria Executiva.
6.1.6.12 Auxiliar administrativo
As funções do auxiliar administrativo consiste em:
a) prestar atendimento aos associados;
b) realizar atendimento telefônico;
c) incluir as propostas de sócios contribuintes no sistema;
d) excluir associados desligados do Grupo e da SERPRATI do
sistema;
e) prestar suporte do cartão ACIT – CABAL aos associados;
f) assessorar a Diretoria Executiva;
g) incluir movimentações financeiras no sistema;
h) emitir relatórios;
i) organizar reuniões;
j) zelar pelo arquivo de documentos da SERPRATI;
k) programar pagamentos com o Tesoureiro e Presidente;
39
l) cotar e comprar todos os produtos solicitados e aprovados pela
Diretoria executiva;
m) assessorar a organização de todos os eventos promovidos pela
SERPRATI;
n) redigir correspondências e comunicados da SERPRATI;
o) responsabilizar-se pela emissão dos novos cartões ACIT-CABAL
juntamente com o departamento de Rotinas Trabalhistas do
Grupo
6.1.7
Prati, Donaduzzi e Cia. e a Central de Cartões ACIT.
Histórico da organização
A Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi – SERPRATI foi
fundada no ano de 2005.
A iniciativa de constituir uma associação de
funcionários para o Grupo Prati, Donaduzzi e Cia. partiu dos empreendedores e
de alguns colaboradores do Grupo.
A
promoção
e/ou eventos realizados aconteciam
de forma
esporádica, mas percebeu-se que um grupo informal de pessoas, dava os
primeiros passos para a construção da associação de funcionários do Grupo
Prati-Donaduzzi e Cia. Dentre estas pessoas pode-se citar:
a) Carmen Maria Donaduzzi;
b) Clair Adolfina Dieterich;
c) Cláudia Maria Fernandes;
d) Éder Fernando Maffissoni;
e) Gilmar Schuck;
f) Liane Ludwig da Rocha;
g) Silvane Guzzi.
Um dos fatores que contribuiu expressivamente para a constituição
da SERPRATI foi a expansão do Grupo Prati-Donaduzzi e Cia. Isto possibilitou
crescimento do quadro de colaboradores, de todas as empresas que
pertencem ao Grupo.
Sendo assim, no ano de 2005 é realizada a primeira eleição para
Diretoria Executiva da associação de funcionários do Grupo Prati-Donaduzzi e
Cia. Ltda. A Diretoria Executiva deveria ser composta pelos seguintes cargos :
40
Presidente, Vice-Presidente, Tesoureiro, Vice-Tesoureiro, Secretário, ViceSecretário, Diretor de Esportes, Diretor Social e Suplentes.
A primeira Diretoria deixou várias contribuições para a SERPRATI
como, disponibilização de cartão de crédito para associados sem nenhum
custou e/ou taxa, convênios com empresas do comércio local concedendo
descontos e benefícios especiais para associados da SERPRATI, além de
iniciar as negociações da aquisição do espaço físico para construção da Sede
Social da SERPRATI. Sendo que dentre estes se pode citar o principal deles, a
Saúde Assistencial, pois através desta parceria com profissionais da área de
saúde, clínicas e laboratórios de Toledo a SERPRATI pode oferecer aos seus
associados consultas e exames médicos com valores reduzidos, beneficiando
principalmente os associados com menor faixa salarial.
O processo eleitoral que elegeu atual Diretoria Executiva iniciou-se
no mês de fevereiro deste ano. Assim como no processo eleitoral anterior, o
segundo também teve chapa única para concorrer a Diretoria Executiva da
SERPRATI. No dia 16/01/2009 foi reeleito o Conselho Fiscal que é formado
pelos mesmos membros da eleição anterior, e terá mandato de mais 02 anos.
A atual Diretoria eleita têm objetivos como: viabilizar infra-estrutura
para construção da sede social, elaborar projetos para a área social e esportiva
da associação, acompanhar as parcerias realizadas anteriormente e firmar
novas parcerias em benefício dos associados. Além de dar continuidade no
trabalho iniciado pela gestão anterior.
Neste ano a SERPRATI completou quatro anos de história e
atuação, podendo-se afirmar que a entidade superou as expectativas dos
associados e dos fundadores do Grupo Prati-Donaduzzi. Além de cada vez
mais estreitar os laços de relacionamento com a Prati-Donaduzzi e Cia. Ltda., o
que contribui ainda mais para o crescimento e fortalecimento da associação.
6.2
OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTÁGIO
Quanto ao problema levantado neste trabalho de conclusão de
curso, coloca-se a falta de formalidade, padronização e planejamento na
execução dos eventos realizados pela SERPRATI. Assim, como atividade
prática registra-se a coleta de dados da associação neste e no ano anterior
41
para elaboração do Diagnóstico Organizacional, uma vez que a entidade não
possui nenhum material dessa natureza. A participação, observação e estudo
dos eventos que a SERPTATI promoveu no ano anterior, dentre estes se cita a
confraternização no dia do trabalho, a entrega de brindes no dia das mães, dia
dos pais e dia das crianças e organização do baile de final de ano.
O evento organizado alusivo ao dia do trabalho contou com o
apoio do Grupo Prati-Donaduzzi, ocorreu de forma simultânea em todas as
empresas do Grupo. O restaurante foi decorado para a ocasião, elaborou-se
cardápio especial e sorteio de prêmios para os colaboradores. Antes do evento,
reuniram-se todos os setores e pessoas envolvidas para o planejamento das
atividades, em seguida ajudou-se na cotação e preparação dos prêmios que
seriam sorteados no dia. Durante o evento colaborou-se durante as tarefas de
organização do ambiente, evento e recepção dos funcionários..
Os eventos organizados em homenagem ao dia das mães, dia
dos pais e dias das crianças, tiveram basicamente as mesmas atividades que
foram cotação dos brindes, confecção dos cartões e organização da entrega
dos brindes para os associados. Pode se registrar a participação da acadêmica
em todas as rotinas descritas acima.
Quanto ao Baile de Final de Ano ajudou-se na cotação e escolha
do local, contratação da banda para animação do evento, empresa de
segurança. Colaborou-se na confecção e análise dos contratos dos
prestadores de serviços.
Após a participação nos eventos é que se verificou a necessidade
da elaboração do calendário anual de eventos, alem do manual de
organização.
Notou-se que a definição e aprovação dos eventos ocorrem
com pouca antecedência em relação à data de acontecimento. Assim, o
manual elaborado não surtiria os efeitos esperados, já que não se teria tempo
hábil para o planejamento e execução de todas as tarefas que as fases de um
evento requerem.
Neste ano pode-se descrever a coleta de informações com a
Diretoria Social, para elaboração do calendário anual de eventos e manual de
organização de eventos propostos, além de informações para complementação
do Diagnóstico Organizacional. Não se pode registrar mais nenhuma outra
atividade neste ano, devido a entidade não ter organizado e nem ter planos de
42
promover nenhum evento durante este ano, o que inviabilizou um dos objetivos
da pesquisa que era a realização de um evento utilizando o manual elaborado.
Uma vez que, a entidade está investindo em outros projetos da associação
como viabilização de infra-estrutura para assim ter espaço físico para organizar
seus eventos.
6.2.1 Sugestões e Recomendações
Após a observação e estudo das rotinas da SERPRATI ao
promover e organizar eventos notou-se que, associação pode otimizar o
processo de organização de eventos, através da utilização do manual
elaborado nesta pesquisa de estágio. Também se notou que, alguns dos
diretores não são conhecedores das normas de cerimonial e protocolo e como
a SERPRATI possui um auxiliar administrativo onde a experiência na
organização de eventos não é pré-requisito para contratação, coloca-se
algumas sugestões para auxiliar a entidade.
Sugere-se num primeiro instante a utilização do Manual de
Organização de Eventos elaborado neste estágio, embora, não resolva todos
os problemas encontrados ele pode atuar como fonte de pesquisa e material de
apoio. E assim, minimizar os erros na organização dos eventos, principalmente
aqueles em que há necessidade de elaboração de cerimonial.
Também se registra há necessidade de atualização e revisão do
manual de acordo com as mudanças na SERPRATI, o mesmo é válido para o
calendário anual de eventos. Ambos devem ser revistos constantemente, no
caso de mudanças e/ou inclusão de eventos muitos diferentes dos já existentes
no calendário anual faz se necessário a atualização do manual.
Sugere-se que os diretores e conselheiros leiam e conheçam o
manual que foi elaborado neste estágio, para evitar gafes em assembléias,
inaugurações, posses de diretoria entre outros eventos.
Caso a utilização do manual atinja as expectativas e resultados
esperados, sugere-se a apresentação do material para o Grupo PratiDonaduzzi, para verificação da possibilidade de se elaborar um manual para a
organização dos eventos do Grupo Prati-Donaduzzi.
43
7
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Atualmente cada vez mais as empresas têm buscado diferentes
formas de atrair e fidelizar clientes. Os eventos tornaram-se umas das
ferramentas mais eficientes para captação de clientes, devido a possibilidade
de seleção do público-alvo.
Os eventos transmitem a imagem e cultura de uma empresa
através da sua realização, por isso é necessário que sua organização seja
planejada cuidadosamente pelos organizadores da atividade, principalmente
eventos de caráter institucional.
Nestes casos o cerimonial e o protocolo devem ser elaborados de
maneira que evitem constrangimentos de qualquer ordem entre os convidados,
uma vez que a hierarquia é fator predominante para elaboração destes.
É o protocolo que designa para cada participante do evento o
lugar adequado na estrutura política ou administrativa, assim regulando
conflitos de precedência e garantindo posições oficiais (NUNES, 1999).
O estágio desenvolvido na Sociedade Esportiva e Recreativa Prati
Donaduzzi – SERPRATI teve como objetivo desenvolver um manual de
organização de eventos que atenda exclusivamente as necessidades da
associação, o manual foi elaborado com o objetivo de formalizar e padronizar
os eventos organizados pela entidade.
Com a utilização do manual a associação pode criar identidade
para os seus eventos, fazendo com que eles deixem de ser acontecimentos
internos e passem também para o cenário externo. Assim, a entidade poderá
mostrar o seu padrão de excelência na prestação de serviços também em
44
outras atividades, deixando evidente aos associados e empresas parceiras a
preocupação com sua imagem.
O manual elaborado será empregado como fonte de consulta e
guia para a organização dos eventos da SERPRATI, devido a facilidade de
linguagem e descrição dos passos poderá ser utilizado por profissionais de
qualquer área de atuação.
Devido a SERPRATI estar envolvida com o desenvolvimento de
outros projetos, não foi possível atingir um dos objetivos específicos deste
trabalho de conclusão de curso, que era organizar um evento da SERPRATI
utilizando o Manual de Organização de Eventos elaborado, porém a partir de
2010 o manual será utilizado para organizar os eventos da entidade.
A Diretoria da SERPRATI define que o trabalho realizado é
importante e relevante para a entidade, o manual será muito útil na
organização dos eventos e será adotado a partir de 2010, o primeiro evento
será a posse da nova Diretoria Executiva em janeiro do próximo ano.
Mesmo após a conclusão deste relatório de estágio a acadêmica irá
ministrar um treinamento para a Diretoria da SERPRATI, descrevendo a
importância da utilização do Manual de Organização de Eventos elaborado e
mostrar a importância do cerimonial e protocolo na organização de um evento.
Após a realização deste trabalho de conclusão de curso,
observações e sugestões propostas neste relatório, conclui-se que os estudos
realizados foram relevantes, úteis e compatíveis com as necessidades da
SERPRATI. Para acadêmica este relatório evidenciou claramente a importância
do cerimonial e do protocolo e o valor do planejamento para sucesso e êxito de
um evento.
45
REFERÊNCIAS
BARROS, Aidil Jesus da Silveira; LEHFELD, Neide Aparecida de Souza.
Fundamentos de Metodologia : Um guia para a iniciação científica. 2. ed. São
Paulo: Makron Books do Brasil, 1992.
BETTEGA, Maria Lúcia (Org.) . Eventos e cerimonial : simplificando as ações.
2. ed. Caxias do Sul : EDUCS, 2002.
BEKIN, Saul Faingaus. Conversando sobre endomarketing. 1. ed. São Paulo
: Makron Books, 1995.
BRESSAN, Flávio. O Método do estudo de caso. Disponível em:
Hppt://www.métododeestudodecaso.htm>administraçãoonline.
Acesso em
30/10/09.
DIAS, Sérgio Roberto et al. Gestão de marketing. 1. ed. São Paulo : Saraiva,
2003.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de eventos: teoria e prática. 1. ed.
São Paulo : Pioneira Thomson Learning, 2004.
LUKOWER, Ana. Cerimonial e protocolo. 1. ed. São Paulo : Contexto, 2003.
MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 4. ed.
Barueri : Manole, 2007.
NUNES, Marina Martinez. Cerimonial para executivos : guia para execução e
supervisão de eventos empresariais. 3. ed. Porto Alegre : Sagra Luzzatto,
2001.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização e métodos
O&M : uma abordagem gerencial. 13. ed. São Paulo : Atlas, 2002.
46
OLIVEIRA, Silvio Luiz. Tratado de Metodologia Científica: projetos de
pesquisa, TGI, TCC, monografias, dissertações e teses. 1. ed. São Paulo:
Pioneira, 1997.
POPPER, Rudolf. A elaboração de manuais na empresa. 3. ed. São Paulo :
Pioneira, 1989.
SABINO, Rosimeri Ferraz. Secretariado: do escriba ao webwriter. 1. ed. Rio
de Janeiro: Brasport, 2004.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos : planejamento e
operacionalização. 1. ed. São Paulo : Atlas, 2003.
APÊNDICE
APÊNDICE 01 - CALENDÁRIO ANUAL DE EVENTOS DA SERPRATI
47
MÊS
Janeiro
EVENTO
Assembléia Geral Ordinária
PÚBLICO
Associados
LOCAL
Sede Social / Prati,
Donaduzzi
Janeiro
Eleição Conselho Fiscal em Assembléia Geral
Ordinária (A cada dois anos).
Associados
Sede Social / Prati,
Donaduzzi
Janeiro
Eleição Diretoria Executiva SERPRATI
Fevereiro
Baile de Carnaval (Fantasia).
Associados
SERPRATI
Associados /
Convidados
Sede Social / Prati,
Donaduzzi
A Definir
Março
Eleição Diretoria Executiva SERPRATI
Março
Páscoa (Distribuição de Brindes)
Março
Dia Internacional da Mulher
Associados
SERPRATI
Filhos
associados
Associadas
Maio
Dia do Trabalho (Confraternização em parceria
com a Prati, Donaduzzi).
Sede Social / Prati,
Donaduzzi
Secretaria da
SERPRATI
Salas de
Treinamento e
Mini-Auditório da
Prati, Donaduzzi
Refeitório Prati,
Donaduzzi
Maio
Dia das Mães (1ª Opção) – Entrega Brindes
Maio
Dia das Mães (2ª Opção) – Chá com Bingo
Junho /
Julho
Jantar Dançante de Inverno
Junho /
Julho
Festa Junina / Julina
Associados /
Convidados
A Definir
Agosto
Dia dos Pais – Entrega de Brindes
Setembro
Baile : Escolha Garota Prati / SERPRATI (Parceria
com Zorzo)
Pais associados
SERPRATI
Associados /
Convidados
Secretaria da
SERPRATI
Empório Santa
Maria
Outubro
Dia das Crianças – Gincana / Festa
A Definir
Novembro
Dezembro
Mostra de Arte SERPRATI : (Pinturas telas,
poesias (escrita e apresentação), show de talentos
(dança, cantores).
* Parceria Grupo Prati, Donaduzzi
Festa de Natal Dependentes
Filhos dos
Associados
(limitar idade)
Associados
A Definir
Dezembro
Entrega dos Brindes de Final de Ano
Filhos dos
Associados
(limitar idade)
Associados
SERPRATI
Dezembro
Aniversário SERPRATI – Promover Almoço
Associados /
Convidados
Sede Social / Local
a Definir
Colaboradores
Grupo Prati,
Donaduzzi. e
associados
SERPRATI ;
Associadas
SERPRATI
Mães associadas
SERPRATI
Associados /
Convidados
Secretaria da
SERPRATI
Refeitório Prati,
Donaduzzi
A Definir
Auditório Prati,
Donaduzzi /
Universidade
Secretaria
SERPRATI
OBJETIVO :
Apresentar
planejamento e balanço
anual.
Eleger membros do
Conselho Fiscal da
SERPRATI .
Eleger Diretoria
Executiva.
Confraternização de
sócios, familiares e
amigos.
Eleger Diretoria
Executiva.
Presentear filhos dos
sócios.
Levar informação e
trazer discussões de
temas relacionados a
Mulher.
Homenagear
colaboradores do Grupo
Prati, Donaduzzi.
Presentear associadas.
Homenagear as Mães
Associadas.
Confraternização de
sócios, familiares e
amigos e arrecadação
de fundos.
Confraternização de
sócios, familiares e
amigos.
Homenagear os Pais
Associados.
Confraternização de
sócios, familiares e
amigos.
Interação entre pais e
filhos.
Incentivar cultura e arte
e valorizar outros tipos
de trabalhos realizados
pelos associados.
Presentear Filhos dos
associados
Presentear associados
em agradecimento pelo
apoio.
Arrecadar fundos para a
associação e
comemorar a data.
48
APÊNDICE 2 – MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS DA SERPRATI
MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS DA SERPRATI
49
Autora: Jamile Aparecida Costa
Revisão: Ednilse Maria Willers
TOLEDO
2009
Apresentação
50
Desde o início da humanidade o homem sente necessidade de comunicar-se e interagir
com outros indivíduos em convívio social. Pois ele não consegue viver sozinho ou isolado de
pessoas e/ou acontecimentos.
A história do Cerimonial e Protocolo acompanha o desenvolvimento da humanidade.
Pode-se afirmar que, eles surgiram antes da invenção do fogo e da roda. Desde que os
homens se organizavam em clãs existe hierarquia, a qual devia ser respeitada, este tipo de
postura era o principal fator nos rituais praticados pelos clãs.
Quando se trata de Cerimonial e Protocolo percebe que, dois fatores são
predominantes nesta relação são eles: hierarquia e precedência. Ambos são de extrema
importância, já que a precedência é determinada através do grau de hierarquia dos integrantes
e/ou componentes do evento ou instituição.
CERIMONIAL, PROTOCOLO E ETIQUETA
51
O cerimonial, o protocolo e a precedência, procuram tornar mais acessível o delicado
caminho que dirige as pessoas no seu convívio social.
Assim protocolo é: o conjunto de normas jurídicas, regras de comportamento, costumes
e ritos de uma sociedade em um dado momento histórico, geralmente utilizadas nos três níveis
de governo (federal, estadual e municipal).
A etiqueta revela costumes e hábitos culturais de uma sociedade para realização de
eventos formais a sua utilização é imprescindível na execução de um evento. É composta por
um conjunto de normas de comportamento social, profissional e familiar que retrata costumes e
hábitos de uma sociedade de acordo com a época.
Já o cerimonial é a aplicação prática do protocolo, ou seja, as suas regras.
Veja!
Cerimonial, protocolo e
etiqueta estão diretamente
ligados, para o êxito de
um evento ou cerimônia.
É importante que se compreenda que, a definição ou a tipologia do evento influi
diretamente na elaboração do cerimonial.
A história do Cerimonial e do Protocolo acompanha o desenvolvimento da humanidade.
Pode-se afirmar que, eles surgiram antes da invenção do fogo e da roda. Desde que os
homens se organizavam em clãs existe hierarquia, a qual devia ser respeitada, este tipo de
postura era o principal fator nos rituais praticados pelos clãs.
Quando se trata de Cerimonial e de Protocolo percebe-se que, dois fatores são
predominantes nesta relação são eles : Hierarquia e Precedência. Ambos são de extrema
importância, já que a precedência é determinada através do grau de hierarquia dos integrantes
e/ou componentes do evento ou instituição.
O Brasil é um país que sofreu influência de diversas culturas e nações, assim o
cerimonial e o protocolo também sofreram influência de outras culturas.
Para garantir e contribuir com o processo histórico evolutivo do protocolo em 09 de
Setembro de 1972 é criado o Decreto de Lei nº : 70.244/72, para regulamentar as ordens de
precedência e cerimoniais oficiais do Estado e da União. A intenção do poder público ao criar
este decreto de lei era de padronizar e organizar as cerimônias oficiais e regulamentar as
ordens de precedência no Brasil.
Acompanhando esta segmentação a iniciativa privada também passou a utilizar a lei a
partir de algumas adaptações, isso de acordo com a política organizacional de cada empresa.
ORDEM DE PRECEDEÊNCIA
A precedência é a ordem hierárquica que, determina a disposição das autoridades em
cerimônias oficiais, cabe ressaltar que:
a) o presidente da República presidirá sempre a cerimônia que comparecer;
b) nos estados e no Distrito Federal, o Governador presidirá as solenidades a que
comparecer, salvo a dos Poderes Legislativo e Judiciário;
c) no município, o prefeito é quem presidirá as solenidades municipais.
Para facilitar a elaboração de cerimoniais, segue abaixo alguns exemplos de critérios
de precedência:
a) critério cultural: a precedência é dada alguém em razão de seu conhecimento;
b) critério nobiliárquico: é adotado no caso de pessoas que possuem títulos ou para altas
autoridades religiosas;
c) critério anfitrião: neste caso o anfitrião é o ponto de partida para a precedência; critério
da idade: este critério é muito válido para elaboração de lista de precedência, além de
constar no Decreto 70.272/72;
d) critério do sexo: na cultura ocidental determina a precedência das mulheres sobre os
homens, em alguns meios este critério foi esquecido no moderno cerimonial;
52
e) critério de antiguidade histórica: a idade determina a precedência entre as pessoas
físicas, enquanto a História determina a precedência das pessoas jurídicas ou
unidades administrativas;
f) critério da antiguidade ou antecedência: este critério é utilizado para determinar a
precedência de representantes diplomáticos;
g) critério da ordem alfabética: é um dos critérios mais práticos e que pode demonstrar
amadurecimento na relação das pessoas;
h) critério honorífico: este critério tem que ser utilizado quando tem o propósito de honrar
alguém, pode ser transitório ou momentâneo, permanente por méritos agregados à
pessoa.
i) critério do grau de importância: neste caso varia de acordo com o cargo ou função que
a pessoa ocupa em uma entidade ou organização, avalia-se o grau de importância de
acordo com o cargo ou função ocupada.
ORDEM DE PRECEDÊNCIA PARA EVENTOS DE ÂMBITO MUNICIPAL
A ordem de precedência em âmbito Municipal não está fixada pelo Decreto nº
70.274/72. Pode-se utilizar como base a ordem de precedência estadual adaptada a realidade
de cada município, segue abaixo a tabela 01 com a ordem de precedência para eventos
municipais:
Tabela 1 – Ordem de precedência para eventos Municipais
COMPOSIÇÃO DE MESA DIRETIVA
1º) Anfitrião
2º) Prefeito Municipal
3º) Primeira Dama
4º) Vice-Prefeito
5º) Arcebispos Católicos ou equivalentes de
outras religiões
6º) Presidente da Câmara de Vereadores
7º) Juiz de Direito
8º) Reitor da Universidade
9º) Prefeitos da Região
10º) Procurador do Município
11º) Representante de Órgãos Federais
12º) Presidentes das Entidades Autárquicas,
Sociedades de Economia Mista e Empresa
Públicas de Âmbito Nacional
13º) Bispos Católicos ou equivalentes de
outras religiões
14º) Diretores de Banco (Banco do Brasil e
Caixa Econômica)
15º) Comandante do Batalhão da Polícia
Militar
16º) Cônsules Estrangeiros
17º) Juízes
18º) Presidentes das Entidades Autárquicas,
Sociedades de Economia Mista e Empresa
Pública de Âmbito Estadual
19º) Diretores de Faculdades Estaduais e
Particulares
ORDEM DE FALA
1º) Anfitrião
2º) Vereadores
3º) Promotores Públicos
4º) Auditores
5º) Procurador Regional do Trabalho
6º) Representantes das Câmaras Municipais
de outros Municípios
7º) Presidentes das Federações Patronais e
de Trabalhadores de Âmbito Regional ou
Estadual
8º) Diretores de Faculdades Estaduais e
Particulares
9º) Presidentes das Entidades Autárquicas,
Sociedades de Economia Mista e Empresa
Pública de Âmbito Estadual
10º) Juízes
11º) Cônsules Estrangeiros
12º) Comandante do Batalhão da Polícia
Militar
13º) Diretores de Bancos (Banco do Brasil e
Caixa Econômica)
14º) Bispos Católicos ou equivalentes de
outras religiões
15º) Presidentes das Entidades Autárquicas,
Sociedades de Economia Mista e Empresa
Públicas de Âmbito Nacional
16º) Representantes de Órgãos Federais
17º) Procurador do Município
18º) Prefeitos da Região
19º) Reitor da Universidade Estadual
53
20º) Presidentes das Federações Patronais e
de Trabalhadores de Âmbito Regional ou
Estadual
21º) Representantes das Câmaras Municipais
de outros Municípios
22º) Procurador Regional do Trabalho
23º) Auditores
24º) Promotores Públicos
25º) Vereadores
Observação: A composição obedece a
seguinte ordem: primeiro o anfitrião, depois o
representante mais importante e assim
sucessivamente.
20º) Juiz de Direito da Comarca
21º) Presidente da Câmara de Vereadores
22º) Arcebispos Católicos ou equivalentes de
outras religiões
23º) Vice-Prefeito
24º) Primeira Dama
25º) Prefeito Municipal
Observação: A ordem deve seguir a seguinte
regra: o primeiro a falar deve ser o anfitrião,
após é o representante menos importante
para o mais importante.
Os eventos com participação de autoridades devem seguir as regras de cerimonial,
mesmo porque essas pessoas já estão acostumadas a participar de eventos formais. Umas
das formalidades que geralmente são utilizadas nos cerimoniais são os Símbolos Nacionais.
SÍMBOLOS NACIONAIS
Segundo Bettega (2002, p. 13) os símbolos nacionais nasceram com a república e
representam os valores e o espírito cívico do povo brasileiro. A Bandeira Nacional, o Hino
Nacional, as Armas Nacionais e o Selo Nacional são Símbolos Nacionais, regulamentados pela
Lei nº 5.700 de 01 de setembro de 1971, com alteração feita pela Lei nº 8.421 de 11 de maio
de 1992, onde dispõe sobre a forma e apresentação e outras providências relativas aos
Símbolos Nacionais.
BANDEIRA NACIONAL
A bandeira pode aparecer em todos os eventos oficiais e privados, sendo hasteada e
arriada a qualquer hora do dia e/ou da noite.
Normalmente faz-se o hasteamento às 08 horas e o arriamento às 18 horas. (Art. 15 s
1º da Lei nº 5.700)
A Bandeira Nacional pode
ser hasteada em mastro ou
adriça, desde que fique em
lugar de honra ou que possa
ter a devida deferência.
Caso a Bandeira permaneça hasteada no período noturno ela deve estar devidamente
iluminada. (Art. 15 s 2º da Lei nº 5.700)
A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no
território nacional, ocupa lugar de honra. (Art. 19 da Lei nº 5.700):
 central ou mais próxima do centro e à direita deste, quando
com outras bandeiras, pavilhões ou estandartes, em linha
de mastros, panóplias, escudos ou peças semelhantes;
 destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzias
em formaturas ou desfiles;
 a direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho;
Considera-se direita de um dispositivo de bandeiras a direita de uma pessoa colocada
junto a ele e voltada para a rua, platéia, ou de modo geral, para o público que observa o
dispositivo. (Art. 19 s único da Lei nº 5.700)
54
A Bandeira Nacional quando não estiver em uso, deve ser guardada em local digno.
(Art. 20 da Lei nº 5.700). Para a Bandeira Nacional nunca se abate continência. (Art. 23 da Lei
nº 5.700)
Segue a ordem de composição das bandeiras da União, Estado, Municipal, PratiDonaduzzi e SERPRATI :
PratiDonaduzz
i
Segue tabelas 02 e 03 com algumas sugestões de proporções para confecção de
bandeiras e mastros:
Tabela 2 – Proporção entre Bandeiras e Mastros
Altura do Mastro
Dividido Por 1/7
Dividido Por 1/5
3 metros
3,5 metros
4 metros
5 metros
6 metros
7 metros
8 metros
9 metros
10 metros
11 metros
12 metros
13 metros
14 metros
15 metros
16 metros
17 metros
18 metros
19 metros
20 metros
30 metros
0,43 metro
0,50 metro
0,58 metro
0,72 metro
0,86 metro
1 metro
1,14 metros
1,29 metros
1,43 metros
1,57 metros
1,71 metros
1,86 metros
2 metros
2,14 metros
2,29 metros
2,43 metros
2,57 metros
2,71 metros
2,86 metros
4,29 metros
0,60 metro
0,70 metro
0,80 metro
1 metro
1,10 metro
1,40 metro
1,60 metro
1,80 metro
2 metros
2,30 metros
2,40 metros
2,60 metros
2,80 metros
3 metros
3,20 metros
3,40 metros
3,60 metros
3,80 metros
4 metros
6 metros
Tabela 3: Proporção do Tecido
Tecido
1
1½
2
2½
3
3½
4
5
6
7
Tamanho
0,20 metro x 1,14 metro
0,30 metro x 0,20 metro
0,35 metro x 0,24 metro
0,40 metro x 0,30 metro
0,50 x 0,35 metro
0,64 metro x 0,45 metro
1 metro x 0,70 metro
1,28 metro x 0,90 metro
1,60 metro x 1,12 metro
1,93 metro x 1,35 metro
2,24 x 1,57 metro
2,56 x 1,80 metro
3,20 x 2,25 metro
3,85 x 2,70 metro
4,50 metros x 3,15 metro
Indicação
de
Largura
Bandeiras
0,45 metro
0,70 metro
0,70 metro
0,90 metro
0,90 metro ou 1,12 metros
1,12 ou 1,35 metros
1,35 ou 1,57 metros
1,35 ou 1,57 metros
1,57 ou 1,80 metros
1,57 ou 1,80 metros
1,80 ou 2,25 metros
2,25 metros
2,25 ou 2,70 metros
2,25 ou 2,70 metros
2,70 ou 3,15 metros
2,70 ou 3,15 metros
2,70 ou 3,15 metros
3,15 ou 3,60 metros
3,15 ou 3,60 metros
4,50 metros
para
55
8
9
10
5,15 x 3,60 metros
5,60 x 4,05 metros
6,40 metros x 4,50 metros
HINO NACIONAL
O Hino Nacional foi escrito por Joaquim Osório Duque Estrada e sua música composta
por Francisco Manoel da Silva, trata-se de uma canção feita em homenagem a nação. O Hino
Nacional instrumentado, não deve ser repetido, essa situação só será válida quando for
cantado para que os versos da segunda parte também sejam cantados. (ANEXO 01)
Ao ser executado em uma solenidade, o público deve estar de pé, em silêncio, com
postura formal em sinal de respeito.
Nas cerimônias em que se tem que executar um Hino Nacional estrangeiro, por
questão de cortesia deve-se executar primeiro o Hino Nacional estrangeiro e depois o Hino
Nacional Brasileiro.
EVENTO
Evento é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades
realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e
significativos e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar,
religiosa científica etc (Zanella, 2003, p. 13).
Desde o início da humanidade o homem sente necessidade de comunicar-se e interagir
com outros indivíduos em convívio social. Pois ele não consegue viver sozinho ou isolado de
pessoas e/ou acontecimentos.
A realização de eventos vem da necessidade que, o ser humano tem de viver em
convívio social com outras pessoas.
Assim, configuram-se como uma maneira de promoção para as empresas só que de
forma mais econômica, pois são mais objetivos e diretos. Até porque os eventos têm forte
poder para atrair e atingir o público alvo determinado pela organização.
Eventos conseguem consolidar a imagem favorável que a empresa organizadora
projetou durante sua atuação no mercado. Podendo também fazer o mesmo pelas demais
empresas ou entidades envolvidas.
Eventos trazem benefícios mútuos, ou seja, tanto para empresa organizadora quanto
para os consumidores e/ou participantes. Dentre estes se pode citar alguns dos principais
benefícios :
h) Estreitamento e interação da relação de fornecedores e clientes ;
i) Eficácia para atingir o público-alvo ;
j) Obtenção de informações de concorrentes ;
k) Feedback do canal de vendas ;
l) Projeção de marca e imagem institucional ;
m) Realimentação de networking ;
n) Consumidores e/ou clientes tem a oportunidade de examinar diversos produtos
podendo compará-los com os das empresas concorrentes.
As organizações têm realizado eventos apostando no sucesso da sua concretização.
Fato que, atrai a mídia, fazendo com que a empresa ganhe publicidade, principalmente quando
o evento é de caráter social.
TIPOS E CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS
Existem diversos tipos de eventos para atender as necessidades das empresas. Assim,
o tipo ou a modalidade dever ser compatível com os objetivos da entidade organizadora,
levando-se em consideração especificações do público alvo e amplitude local.
para o sucesso de um evento.
56
É importante que o agente
organizador preste atenção
nos
aspectos
citados
anteriormente já que estes
são de extrema importância.
Atualmente existem inúmeras possibilidades e tipos de eventos capazes de atender os
objetivos específicos e complexos de qualquer empresa, independente do porte, verba
disponível produto / serviço comercializado, estrutura de marketing e outras características.
Os eventos podem ser classificados de diversas maneiras, a tabela 4 abaixo descreve
esta classificação:
Tabela 4 – Classificação de Eventos
CLASSIFICAÇÃO
DOS EVENTOS
Finalidade
Periodicidade
Área
abrangência
Ao Âmbito
de
Ao público-alvo
Ao
nível
participação
de
DIVISÃO:
Institucional: são
aqueles
realizados sem
objetivar de lucro.
Esporádicos: são
aqueles
realizados sem
periodicidade
definida.
Locais
Promocional : seu principal objetivo é o lucro.
Periódicos:
são
aqueles
realizados
com
periodicidade
definida, são eventos
de fixos de um
calendário
de
atividades.
Regionais
Interno: considera-se todos os eventos
que são realizados na empresa.
Corporativo: estes são voltados ao
público da empresa.
Organizadora:
quando
a
empresa
organiza e promove o evento.
Oportunidade: estes também não
apresentam periodicidade, ocorrem
quando surge oportunidade.
Nacionais
Internacionai
s
Externo: são aqueles promovidos
fora da empresa.
Consumidor:
estes
são
direcionados ao consumidor final.
Patrocinadora: quando a empresa
tem participação coadjuvante, neste
caso não é responsável pela
organização do evento.
Fonte : Adaptado de Zanella (2003)
Quanto o tipo os eventos também são divididos e segmentados de diversas maneiras,
a tabela 5 abaixo mostra essa classificação:
Tabela 5 – Tipos de eventos
TIPOS DE EVENTOS
Comerciais
Culturais
Sociais
Artístico/cultural
Gastronômico
Esportivos
Políticos
Históricos
Religiosos
Científico ou técnicos
EXEMPLOS
Convenção, workshop, leilão, feira, exposição, desfile, encontro, reunião e
etc..
Congresso, seminário, simpósio, conferência, curso, palestra, mesa redonda,
painel, fórum e etc..
Recepção, baile, casamento, formatura, garden-party, aniversário, passeio e
etc..
Desfile, festival, concerto, show, amostra, exposição e etc..
Banquete, coquetel, festival, e etc..
Competição, remate, excursão, premiação, e etc..
Debate, reunião, palestra, homenagem e convenção.
Aniversário, inauguração, comemoração, desfile e etc..
Encontros, conclave, festa, concílio e cerimonial.
Congresso, seminário, palestra e etc..
Fonte : Adaptado de Zanella (2003)
57
COMPOSIÇÃO DE MESAS DIRETIVAS
Em todos os eventos formais um dos fatores mais importante é a hierarquia e a
precedência. As mesas de honras ou principais são compostas tendo como parâmetro o grau
de hierarquia de seus componentes. No Brasil definiu-se o centro da mesa para o anfitrião, já
que este representa o lugar de maior importância da mesa além de possibilitar que o anfitrião
conduza o evento com maior facilidade.
Neste caso o lugar do anfitrião é ao centro, o lugar da direita deve ser ocupado pela
autoridade de maior importância, o lugar da esquerda deve ser da segunda autoridade mais
importante do evento e assim sucessivamente. As mesas compostas por número ímpar de
participantes são mais fáceis para definir o centro.
A disposição dos lugares é
sempre feita a partir do centro
da mesa, assim o convidado
dois sempre ficará à direita do
um e não, à direita de quem
olha o auditório.
O profissional responsável pelo evento deve tomar alguns cuidados como: não permitir
que nenhuma autoridade fique com as costas voltadas para portas ou janelas do salão, é
recomendável também não compor mesas com mais de seis componentes.
Segue alguns exemplos para ilustrar as colocações descritas:
a) mesa ímpar: o anfitrião ocupa o lugar mais importante ao centro, a segunda pessoa
mais importante deve ficar a direita do anfitrião e a terceira a esquerda e assim
sucessivamente;
b) mesa par: nesse tipo de mesa ninguém fica no centro da mesa, para compor este tipo
de mesa deve-se traçar uma linha imaginária no centro da mesa e distribuir os
autoridades de acordo com a precedência.
PRESENÇA DE AUTORIDADES EM EVENTOS NÃO OFICIAIS
Quando se tem a presença de uma autoridade do nosso governo ou de qualquer outro
governo, primeiro passo é identificar a importância que ela ocupa na escala hierárquica. Após a
verificação, deve-se consultar a pessoa responsável pelo evento para verificar se fará alusão
ao comparecimento da autoridade.
58
Com o comparecimento de uma pessoa ligada ao governo de qualquer lugar ou nível
de governo, faz-se necessário que informe a chefia de cerimonial que presta serviço para a
autoridade em questão, para colocar à disposição do mesmo o programa de atividades do
evento. Onde será colocado para a chefia de cerimonial, qual será a participação da autoridade
no decorrer do evento, ou seja, quando ela fará algum discurso, com quem irá sentar-se, a
ordem de fala entre outras informações do evento ou cerimonial.
PLANEJAMENTO DE UM EVENTO PASSO A PASSO
Há uma grande diversidade de eventos empresariais em alguns casos eles apresentam
pontos em comum, independente do tipo do evento o planejamento é ferramenta essencial
para que ele seja bem sucedido. É recomendável que se crie uma agenda descrevendo as
tarefas necessárias para realização de um evento, segue abaixo roteiro contendo alguns
passos a serem seguidos:
1º PASSO DEFINIR OBJETIVO DO EVENTO: neste momento os organizadores devem definir
critérios que vão decidir o tipo do evento são eles: público alvo, tema do evento, local para
realização, data e horários;
- tema do evento: a definição do tema do evento é uma decisão muito importante, pois essa
decisão irá nortear toda a linha de organização do evento. Além de influenciar em diversos
aspectos do evento como divulgação, escolha da data, local e horário, material de apoio,
atrações, confecção de convites entre outros;
- data: é importante que se faça uma consulta no calendário dos eventos municipais, regionais
para verificar a viabilidade da escolha;
- horário: a escolha do horário do evento está diretamente ligada ao tipo do evento, segue
algumas sugestões:
=>o horário de início do evento colocado no convite deverá prever atrasos, por isso programe
até 15 minutos de tolerância para o início do evento;
=>o horário do evento deve obedecer aos hábitos do público alvo.
- local: para ter certeza ao escolher o local do evento, deve-se observar-se ele combina com o
evento, se tem infra-estrutura e segurança necessária e se pode responder as expectativas de
investimentos.
- disposição do ambiente: logo após a definição do local deve-se determinar qual a melhor
disposição da sala e dos móveis, que nada mais é que o posicionamento dos móveis que vão
acomodar os participantes no local do evento. Segue alguns exemplos dos tipos de
disposições mais utilizadas nos eventos: (ANEXO 05)
=> disposição em U:
essa disposição é recomendada para convenções, reuniões, workshops, treinamentos ou
qualquer tipo de evento onde o público deve ter participação ativa no evento. Ela só não é
recomendada para eventos que possuem número elevado de participantes;
=> disposição em quadrado:
ela pode ser utilizada quando a atividade principal do evento é baseada em discussão de todo
o grupo, porém, dificulta a apresentação de palestrantes e o uso de retroprojetores;
59
=> disposição em T:
muito semelhante a U e quadrada, só que permite maior proximidade entre os participantes do
evento;
=> disposição em O:
deve ser utilizada em eventos onde não há necessidade de ressaltar o nível hierárquico dos
participantes, ela facilita a interação com o público;
=> disposição em auditório:
esse tipo de disposição é recomendado para eventos que tem número elevado de participantes
e que não há necessidade de interação entre eles. Ela facilita o domínio do público para quem
estiver conduzindo o evento. A disposição pode ser formada por mesas conjuntas, mesas
individuais ou por cadeiras;
=> disposição espinha de peixe:
esse tipo de disposição é utilizada em eventos com grande número de participantes, a
vantagem é que ela permite interação entre eles e o palestrante, além de admitir que todos os
participantes tenham boa visibilidade da parte frontal do ambiente, devido a disposição das
cadeiras.
2º PASSO VERIFICAR E ANALISAR ORÇAMENTO DISPONÍVEL: antes de definir as ações e
estratégias para o evento, deve-se estabelecer um orçamento básico e avaliar a flexibilidade da
previsão orçamentária, que pode ser discutida em reunião de diretoria executiva.
3º PASSO DEFINIR AS ESTRATÉGIAS PARA O EVENTO: após a aprovação do orçamento é
a hora de definir as estratégias e verificar a documentação necessária para a execução do
evento.
60
4º PASSO CONTRATAR SERVIÇOS TERCEIRIZADOS: devem-se analisar quais serão os
serviços necessários para contratação como bufês, equipamentos, recepcionistas,
manobristas, transporte, serviço de fotografia, filmagem e áudio visuais, limpeza, segurança,
grupo musical. Segue os principais serviços e alguns cuidados que são necessários na
contratação destes serviços: (ANEXO 05 E 06)
- Bufê:
na maioria das vezes será possível contar com o serviço de bufê do
grupo prati-donaduzzi ou então com o do local do evento. Mas, se
necessário segue algumas dicas:
=> primeiro verificar qual o tipo de refeição pretende-se servir;
=> após a definição da refeição escolha o horário exato que ela deve
ser servida;
=> em seguida informe o serviço de bufê o tipo de refeição e horário
que deverá ser servida, no caso de mais de uma refeição não
esqueça de
combinar os horários de intervalos com o prestador
de serviços;
=> em relação a duração das refeições é importante estar preparado para atrasos, pois é muito
difícil não acontecer atrasos. Para isso se tiver que iniciar outra atividade tenha sempre dez
minutos de tolerância;
=> faça uma estimativa do número de convidados e participantes, lembre-se que as empresas
de bufês trabalham com uma margem de 10% a 20% a mais que o solicitado. No caso de
dúvidas em eventos pode-se negociar um número inicial para o primeiro dia e após o número
exato de participantes, vale lembrar que essa alternativa é válida apenas para eventos que
acontecem em dois ou mais dias;
=> depois de definir os horários e número de participante é a hora da escolha do menu, que
está ligada ao orçamento disponível e ao tema do evento e ao perfil dos convidados;
=> no momento da escolha do menu fique atento aos hábitos culturais e valores dos
convidados;
=> quanto às bebidas disponibilize água, refrigerantes para todos os convidados;
=> em relação a outros tipos de bebidas, isso vai variar de acordo com o tipo do evento e os
interesses da entidade;
=> a maioria dos bufês disponibilizam o serviço à francesa, só que este além de ser mais caro,
não é recomendável quando o tempo para realizar a refeição é pequeno e sem tem um grande
número de convidados.
- Equipamentos: em alguns tipos de eventos como assembléias, reuniões e palestras se
fazem necessário à utilização de alguns equipamentos como:
=> retroprojetor;
=> equipamento de som;
=> data show;
=> canhão;
=> aparelho de DVD.
Deve se ter sempre alguém responsável para operar e cuidar destes equipamentos,
por precaução é bom que o operador esteja sempre perto dos equipamentos. (ANEXO 08 e 09)
-Manobristas: esse tipo de serviço pode ser contratado em eventos como almoços, jantares e
bailes. O valor do serviço pode ficar por conta do convidado ou a entidade pode assumir
ofertando mais esse benefício ao convidado. O participante deve receber um ticket referente ao
uso do estacionamento e do serviço, ele deve ser carimbado por um representante da empresa
prestadora de serviço e deve ser guardado para o acerto de contas no final do evento. Para
contratar esse tipo de serviço deve-se optar por uma empresa conhecida do local do evento ou
da entidade e alguém da comissão organizadora do evento deve conferir o local onde os carros
ficarão estacionados;
- Recepcionistas: para contratação do serviço de recepção alguns fatores devem ser levados
em consideraçãocomo: serviço, postura e valor.
=>serviço: além de recepcionar os convidados o serviço de recepção pode contribuir durante a
execução do evento, as atribuições devem ser definidas pela empresa tomadora do serviço e
devem ficar explicitadas no contrato de prestação de serviço;
=>postura: é de bom tom optar por recepcionistas discretas, com características reservadas,
que não chamem a atenção do público.
=> valor: o valor do serviço é agregado de acordo com o perfil escolhido, no
caso
de
recepcionistas bilíngües ou trilíngues isso acresce entre 30% a 50 % o valor do serviço.
61
- Transporte: o serviço de transporte deve ser utilizado quando se tem um número grande de
equipamentos, objetos e material de apoio para transportar. Esse tipo de serviço também pode
ser utilizado quando há participantes de outras localidades, neste caso pode-se alugar van,
ônibus ou microônibus, mas esta opção só será utilizada em condição de convidados especiais
ou palestrantes.
=> serviço de filmagem e fotografia: é sempre bom para ter registros dos eventos seja através
de fotos ou filmagem, pois isso faz parte do arquivo e da história da entidade. Segue algumas
recomendações para contratação desse serviço:
=> solicite ver o equipamento que será utilizado no evento;
=> certifique-se de que a filmagem irá ocorrer durante todo o evento e que os principais
momentos serão registrados através de fotos, conforme solicitação do organizador do evento;
=> é recomendável que o pagamento seja efetuado após a edição do filme e da seleção do
número de fotos pela entidade.
- Decoração: a escolha da decoração irá variar de acordo com o tema do evento, época do
ano e do ambiente que será decorado. Ao contratar esse tipo de serviço solicite
recomendações, fotos ou filmes de outros eventos e se possível
cheque essas informações pessoalmente em outro evento que a
prestadora esteja participando. Segue algumas dicas para
contratação desse tipo de serviço:
=> decoração para evento formal: opte por uma decoração sóbria,
com tons claros e vasos, quadros e peças sofisticadas;
=>decoração para evento descontraído: pode-se seguir a mesma
linha do evento formal, porém, com flores coloridas e peças rústicas;
=> as cores escolhidas devem combinar com a cor de roupa das
recepcionistas e com as cores do ambiente;
=> no momento de elaborar o contrato especifique o número de peças que devem ser
disponibilizadas para o evento (arranjos, cortinas, tapetes e vasos entre outros) e a disposição
das mesmas no ambiente;
=> para evitar eventuais transtornos é importante que um dos membros da comissão
organizadora acompanhe a decoração, caso algo não esteja a contento ainda se tem tempo
hábil para solicitar possíveis mudanças;
=>para facilitar pode-se fazer um layout com a disposição das peças no local, isso facilitará o
trabalho de quem estiver acompanhado a execução do serviço.
- Segurança: é de bom tom que tenha se uma empresa para fazer a segurança do local,
quando se um número elevado de participantes no evento, além de trazer confiança para os
convidados e entidade organizadora do evento. Como nos demais casos também se deve ter
recomendação do serviço e ter alguns cuidados no momento de contratar, segue algumas
dicas:
=> no momento de elaborar o contrato descreva o número de seguranças que a prestadora
deve disponibilizar para o evento;
=> caso a empresa de segurança tenha que realizar mais algum tipo de serviço, mencione no
contrato;
=> cite o horário exato da prestação de serviço no contrato;
=> se a empresa tomadora tiver que fornecer algum benefício para a prestadora mencione e se
for possível a quantidade também.
5º PASSO ELABORAR E ENVIAR CONVITES: o convite é um dos principais meios de
comunicação que a empresa utilizará para convidar as pessoas ou divulgar o evento para
imprensa. O convite deve respeitar as regras de etiquetas, eles também são a primeira
impressão que o convidado tem do evento para o qual está sendo convidado.
Recomenda-se que os convites sejam atrativos, motivadores e que possam causar
impactos naqueles que os recebem. Os convites devem ser elaborados cuidadosamente de
acordo com o tipo de evento a ser realizado, o texto deve ser claro, objetivo e com as formas
de tratamento adequadas e conter todas as informações necessárias para o convidado.
Independente do evento que será realizado o convite deve conter algumas informações
básicas como:
=> objetivo: informar o convidado o tipo e o perfil do evento para o qual está sendo convidado;
=> data, horário e local do evento ( se o local for de difícil acesso deve-se anexar um mapa
explicativo ou um ponto de referência de conhecimento público);
62
=> traje: se necessário descrever o tipo de traje que o convidado deve vestir: gala, social,
esporte completo entre outros;
=> texto: claro e sem erros gramaticais;
=> apresentação: identificação de quem convida, neste caso sempre com a logomarca da
SERPRATI;
=> conteúdo programático: caso o evento tenha mais de uma programação;
=> confirmação: se necessário deve-se indicar por qual meio de comunicação o convidado
deve fazer a confirmação, no caso de telefone colocar o número e se for por e-mail o endereço
de e-mail;
=> nos casos em que é necessária a apresentação do convite para retirar o ingresso essa
informação deve constar no próprio convite.
Recomendações:
*o convidado deve receber o convite com no mínimo quatro dias de antecedência ao evento (é
recomendável que ele seja enviado de seis a oito dias que antecedem o evento);
*os convites de autoridades devem ser feitos em forma de ofícios;
* a comissão organizadora deve estar preparada para receber ligações de confirmação de
presença e dirimir algumas dúvidas;
* as informações do envelope devem ser todas digitadas, em hipótese alguma podem ser
manuscritas (salvo convites pessoais);
* caso deseje que a imprensa participe não esqueça de enviar o convite;
* lembre-se sempre que, convites empresariais são diferentes de convites pessoais.
6º PASSO DESENVOLVER MATERIAL PROMOCIONAL: além do material que a entidade já
possui como folders institucionais e outros tipos de produtos, nesta fase é necessário
desenvolver outros tipos de materiais para personalizar ainda mais, servir de apoio e item de
controle no evento. Independente do material escolhido ou elaborado ele deve seguir um
padrão visual de acordo com o tema do evento. A seguir serão apresentados alguns dos
materiais que poderão ser utilizados:
=> crachás: facilita a integração geral do grupo e pessoas que estão trabalhando como apoio
no evento, deve conter no mínimo nome, função e logomarca da SERPRATI;
=> identificações nas mesas do evento: é utilizado quando se pretende determinar lugares para
os participantes. Pode-se elaborar um pequeno display para que o convidado localize
facilmente seu lugar, neste caso basta apenas colocar o nome do convidado.
=> sinalização interna do local: são recursos utilizados para sinalizar todos os ambientes do
evento, neste caso pode-se utilizar banners, placas, displays, balões e faixas, aliás, é
imprescindível uma faixa de boas vindas, não se esquecendo de manter o equilíbrio com a
decoração e tema do evento.
=> brindes: independente do tipo do evento o convidado sempre espera receber brindes, estes
devem ser escolhidos de acordo com as características do evento. Para isso pode ser feito
parceria com outras empresas que podem colaborar como parceiras.
 Menu: se durante o evento for servido refeições com o menu previamente definido,
pode apresentá-lo em um display pequeno no centro das mesas. No caso de uma
refeição pode mantê-lo até o final do evento ou colocar todas as refeições que serão
servidas para que os convidados acompanhem, nesta situação não há necessidade de
substituir o display a cada refeição.
 Tarjeta de mala: no caso de eventos com participantes de outras cidades, em que a
entidade será responsável pelo transportes dos convidados. Deve-se providenciar as
tarjetas de mala durante todo o percurso das bagagens, ou seja, até o hotel ou local
definido para hospedar os convidados. Nas tarjetas deverão constar as seguintes
informações:
* nome completo;
* empresa;
* cidade, estado, país;
* identificação do hotel e número do apartamento que será ocupado;
* endereço para informação no caso de extravio da mala.
 Kit palestra: pode-se disponibilizar um kit caso o participante queira realizar algum tipo
de anotação. Nos kits devem constar um bloco para anotações, pasta, uma caneta,
uma cópia da palestra (opcional), material promocional da empresa, formulários para
elaborações de perguntas e cartões de visita da empresa e/ou palestrante. Todos os
itens deverão levar a logomarca da entidade ou tema do evento.
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7º PASSO DEFINIR MECANISMOS DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO: em eventos que a
abrangência do público é maior, somente os convites não são suficientes, neste caso tem o
recurso da mídia impressa, televisiva, no rádio, outdoors, folders e em outras instituições
como clubes, associações e na entidade. O material elaborado para divulgar o evento não
deve fugir do tema do evento e devem conter algumas informações básicas como:
 descrição do evento;
 atração (se necessário);
 data, horário e local;
 valor do convite (se necessário);
 condição de pagamento;
 seguir as restrições da legislação brasileira (permanência de convidados menores
de dezoito anos de idade).
8º PASSO CONTRATAR ASSESSORIA DE IMPRENSA: a contratação da assessoria de
imprensa será utilizada para os eventos que devem ser divulgados em mídia impressa,
televisiva, rádio entre outras. Com a utilização da mídia o evento terá maior visibilidade antes,
durante e pós a execução, para isso pode-se apenas convidar jornalistas através de convites
especiais para cobrirem o evento.
9º PASSO PREPARAR FORMULÁRIOS DE CONTROLE: nesta fase serão elaborados todos
os itens de controle para avaliar se tudo está saindo a contendo, nos prazos definidos ou
conforme os contratos de prestação de serviço. Para isso deve-se elaborar formulários de
controle antes do início do evento, eles serão utilizados antes, durante e após a realização do
evento para avaliação dos resultados e prestação de contas.
10º PASSO VERIFICAR O INVESTIMENTO TOTAL PREVISTO PARA O EVENTO: após a
definição e aprovação de todas as atividades, deve-se elaborar um novo orçamento do evento
com os dados reais e analisar o saldo da previsão orçamentária.
11º PASSO CHECK-LIST: esse material deve ser realizado para verificação do andamento de
todas as atividades do evento, ele pode ser realizado durante toda a organização do evento,
pois facilita o acompanhamento e desenvolvimento das atividades. (ANEXO 10 e 11)
12º PASSO PÓS EVENTOS: após a realização do evento é necessário a organização das
informações da atividade: prestação de contas através de relatório, repasse de informações
para o departamento de marketing da Prati-Donaduzzi, arquivo de matérias de jornais e
InfoPrati e comunicado de agradecimento para os participantes especiais(Diretores e
Conselheiros SERPRATI, Diretores Prati-Donaduzzi) e para os associados.
ETIQUETA À MESA PARA RECEPÇÕES
O responsável pela recepção deve criar um ambiente
harmonioso entre o serviço e menu, uma vez que esse tipo de
evento deve proporcionar um ambiente de descontração e
integração para os convidados.
Ao organizar uma recepção o responsável pode contar
com uma variedade de opções para escolha, segue a tabela 6
que demonstra os vários tipos de recepções e cardápios, que
podem ser escolhidos de acordo com o público-alvo e
objetivos da organização.
64
Tabela 6 – Tipos de recepções e cardápios
TIPO DE RECEPÇÃO
Café da manhã: esse tipo de recepção é utilizado devido
sua praticidade e o custo ser menor em relação a
almoços e jantares. Além de ser muito apreciado pelos
convidados por não tomar muito tempo.
SUGESTÕES DE CARDÁPIO
Cardápio: sucos, sucrilhos com leite, omeletes, pães,
manteiga, geléias, café, leite, chá, chocolate, bolos,
torradas, tortas, fiambres, frutas, manteiga, etc.
Coquetel: nesse tipo de encontros as pessoas circulam
pelo ambiente e devem ser servidas por garçons, ou
servindo-se em uma mesa estratégica colocada no local.
Banquete: é tipo de encontro mais requintado e solene e
com expressivo número de convidados. Os destaques
desse tipo de recepção devem-se concentrar no tipo de
serviço, coberturas, baixelas, talheres e decoração.
Cardápio: canapés, salgadinhos variados, bebidas (café,
refrigerante, suco) e doces.
Churrasco: esse é um evento popular em que os
convidados não precisam preocupar-se com a etiqueta.
Esse tipo de recepção costuma durar o dia todo, por isso
os organizadores devem ficar atentos a dois detalhes
organizar atividades paralelas e a ingestão de excesso de
álcool por parte dos convidados.
Cardápio: é baseado em carnes assadas, saladas e
bebidas.
Brunch: esse tipo de recepção é ofertada em
substituição ao café da manhã e almoço. Deve ser
servidos em mesa decorada com flores, pratos e talheres.
Cardápio: café, leite, chá, chocolate, sucos diversos,
vinho branco, pode-se servir champagne, fiambres, frutas,
omeletes, panquecas, tortas doces e salgadas, pães
diversos, rosbife, petit fours, canapés, saladas e carnes
brancas.
Almoço: esse tipo de reunião é recomendada após
homenagens, comemorações, programas de visitas entre
outros. O organizador deve ser o primeiro a chegar para
acertar os detalhes do encontro.
Cardápio: Cardápio: deve-ser escolhido levando-se em
consideração o motivo da reunião e os costumes e
hábitos culturais e religiosos dos convidados.
Decoração: o ambiente tem que estar decorado com
arranjos de flores.
Serviço:
os
garçons
devem
estar
vestidos
adequadamente para a ocasião, a proporção
recomendável é de 01 garçom para cada 06 pessoas.
Cardápio:
Jantar: é realizado nos mesmos moldes do almoço, no
que se refere ao cardápio, decoração e serviço também
vale as mesmas regras.
COMPOSIÇÃO DE MENU
O menu de uma recepção deve ser planejado pelo organizador do evento com bastante
antecedência. Lembrando que, deve ser levado em consideração os hábitos culturais e
religiosos dos convidados. Segue abaixo algumas recomendações:
 os pratos de forno são sempre adequados e fáceis de se conservarem quentes;
 cardápio, para o almoço ou jantar, deve ser escrito na língua nacional e colocados á
direita, após as facas;
 os nomes dos vinhos deverão vir reproduzidos na língua original;
 quando o menu é impresso, deve ser colocado na mesa sobre os guardanapos;
 composição de menu:
- prato de entrada: sopas, saladas;
- prato quente: carne branca, vermelha, peixe, acompanhamentos, massas;
- sobremesa: doces ou frutas.
 peixe, crustáceos, bacalhau, hadock devem ser servidos com vinho branco, seco ou
rose;
 carnes, aves, massas devem ser servidos com vinho tinto.
65
TRAJES
O traje faz parte do cerimonial do evento por isso
essa informação deve constar no convite. O convidado deve
usar de bom senso e respeitar o convite quando
especificado o traje a ser usado na ocasião, lembrando que
o denominado será sempre no masculino.
A tabela 7 abaixo apresenta alguns tipos de trajes e
um breve relato da ocasião indicada para utilizá-los.
Tabela 7 – Tipos de Trajes
TIPO DE TRAJE
INDICAÇÃO
È o traje mais simples e informal, indicado para reuniões
ao ar livre, almoços, batizados, exposições, churrascos.
É um traje simples porém mais formal que o esporte
comum, pode ser usado em café da manhã, almoço e
ambientes descontraídos.
Passeio, Tennue de Ville, Traje de Calle ou Esporte Fino
Este tipo de traje é para eventos mais formais, indicado
para vernissages, almoços, casamentos pela manhã,
jantares, conferência e teatros.
Passeio completo ou Social
É um traje de uma só cor (de preferência nas cores bege,
cinza-claro, marrom, azul e verde) são para as ocasiões
que exigem mais formalidade que o passeio como
jantares, coquetéis, casamentos após às 18:00 horas,
óperas e grandes comemorações.
Alto Esporte
Este é o mesmo traje passeio mas, nesse caso pode
incluir chapéu em casamentos matinais e luvas de pelica
lisas, pode ser usado em atos inaugurais mais solenes à
tarde ou à noite.
Black-tie
Deve ser usado em jantares e festas mais sofisticadas,
concertos e peças de teatro. Aqui no Brasil para os
homens este traje é usado como gala e com gravata.
Habillé
É o feminino do Black-tie: indicado para jantares,
coquetéis, casamento após às 18:00 horas, óperas e
grandes comemorações
Este é o traje de maior cerimônia, deve ser usado em
ocasiões especiais ou eventos sofisticados.
Esporte
Esporte Completo
Gala ou Rigor
A tabela 8 também se refere aos tipos de trajes, esta mostra as
especificações de cada um, o melhor horário para usar e indicações de
tipos de tecidos.
66
Tabela 8 – Tipos de trajes conforme ocasião, período e tecidos adequados
GÊNERO
ESPORTE
VESTUÁRIO
Calça comprida
Bermuda
Jeans
OCASIÃO
Compras
Viagens
Clubes
Praias
PERÍODO
Manhã
Tarde
TECIDO
Brim
Veludo cotelê
Couro
Camurça
Tailleur
Saia e blusa
Pantalona
Chemisier
Almoços
Teatros
Cinemas
Jantar íntimos
Manhã
Tarde
Noite
Linhos
Sedas mistas
Viscoses
Antílopes
Lãs puras
PASSEIO
COMPLETO OU
SOCIAL
Pantalona
Tailleur
Vestidos
Coquetéis
Chás
Desfiles
Jantares informais
Tarde
Noite
Organzas
Sedas
Casimira
HABILLÉ
(FEMININO DO
BLACK-TIE)
Vestidos
Formaturas
Casamentos
Jantares formais
Solenidades
Noite
Sedas
Rebordados
Rendas
Tafetá de seda ou
Casimira
“Smoking” ou
Tuxedo
Recepções
Noite
Tecidos para
ternos
Vestidos longos
Recepções de gala
Noite
Brocados
Bordados
Sedas puras
PASSEIO,
TENULLE DE
VILLE
BLACK-TIE
GALA OU
RIGOR
Fonte: Willers (2000)
A tabela 9 mostra a composição dos trajes nas versões masculina e feminina.
Tabela 9 – Tipos de trajes e composição masculino e feminino
TRAJE
ESPORTE
ESPORTE COMPLETO
PASSEIO
ALTO ESPORTE
RECEPÇÃO
BLACK-TIE
GALA
Fonte: Willers (2000)
MASCULINO
Camisa sem gravata, camisa de
malhas e mocassim
Camisa sem gravata, camisa de
malha, blazer, paletó esportivo,
gravata opcional
Gravata sempre, calça, e blazer em
cores diferentes, terno padrão único,
sapatos escuros
Terno completo escuro, gravata mais
fina e discreta
Terno completo escuro, gravata mais
fina, sapatos e meias pretos
Smoking ou summer
Smoking ou casaca
FEMININO
Calça comprida, saia e blusa, sapato
baixo, sandália (verão)
Saia e blazer, vestido tailleur,
sapatos baixos, mocassim e bolsa
normal
Vestido, tailleur, blazer, sapatos
escarpin lisos e bolsas pequena
Vestido , tailleur, blazer, sapatos
escarpin lisos e bolsa pequena
Vestido ou duas peças em tecidos
nobres (curto ou longo)
Vestido ou duas peças em tecidos
nobre (curto ou longo, neste caso
tem que cobrir o pé) sem brilhos ou
pedrarias
Vestidos longos mais elaborados e
sofisticados
67
MESTRE DE CERIMÔNIAS
O mestre de cerimônias é quem vai conduzir o cerimonial a sua atuação é muito
importante para que o evento seja bem sucedido e atinja seus objetivos com êxito. Ele deve
manter discrição em todas as suas ações, demonstrar tranqüilidade independente da situação.
Deve ser pontual, se possível chegar com uma hora de antecedência para verificar os últimos
detalhes do evento.
O mestre de cerimônia não deve chamar atenção durante o evento, mas, mesmo assim
seu visual, gestos, tom de voz, e vocabulário utilizado estará sob julgamento podendo ser
copiado ou questionado durante todo o evento.
O profissional de cerimonial deve estar preparado para lidar com as mais adversas
situações, por isso é necessário que este organize um kit básico com alguns objetos que
podem ser utilizados e/ou solicitados durante um evento. No anexo 12 tem exemplo de um kit
para utilização do mestre de cerimônias.
CLASSIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS EVENTOS DA SERPRATI

Cursos: este tipo de evento é um encontro de pessoas com objetivo comum de aprender
sobre determinado assunto.
=> Cerimonial: os organizadores do curso devem fazer uma breve apresentação do profissional
e/ou empresa que irá ministrar o curso, pode-se citar inclusive o currículo do profissional. Em
seguida, a palavra deve ser passada para o palestrante que faz uma saudação e cita as
peculiaridades do curso, logo após ele solicita que os participantes se apresentem para o
grupo, se for importante os integrantes também podem citar a profissão.
 Desfile: esse evento é sempre realizado com objetivo de mostrar ou eleger algo.
=> Cerimonial: o cerimonial deve ser conduzido por um mestre de cerimônias, que deve fazer
as apresentações e explicar as características da coleção que está sendo desfilada. No caso
de desfiles de miss, o evento tem características de concurso para isso faz-se necessário um
comitê julgador. A ordem da programação do cerimonial deve ser organizada conforme, as
atividades programadas para o evento.
 Homenagem: esse tipo de evento é realizado quando se pretende homenagear uma
pessoa por trabalho prestado entre outros, logo após a homenagem os participantes devem ser
recepcionados para um almoço, jantar, coquetel ou até mesmo um banquete.
=> Cerimonial: este tipo de evento exige solenidade e deve obedecer a posição hierárquica dos
homenageados, os discursos iniciam-se pela pessoa de hierarquia inferior e terminam com a
de hierarquia superior. O homenageado não pode ser substituído por outra pessoa a não ser
em casos de homenagens póstumas. É de bom tom que os discursos sejam breves para não
estender muito o evento.
 Inauguração de espaço físico: é a apresentação ao público de um novo estabelecimento
ou sede.
=> Cerimonial: este tipo de evento deve ser conduzido por um mestre de cerimônias, para isso,
segue abaixo modelo de roteiro com a ordem das atividades do evento:
1º - os convidados devem ser recebidos e encaminhados para o local de cerimônia;
2º - para iniciar o evento o mestre de cerimônias apresenta os componentes da mesa ou
palanque de honra de acordo com o grau de importância dos convidados;
3º - após a composição da mesa ou palanque passa-se a palavra para o anfitrião;
4º - iniciam-se os discursos conforme a ordem de precedência
5º - o mestre de cerimônias deve fazer o relato sobre inauguração;
6º - corte simbólico da fita;
7º - descerramento da placa comemorativa;
8º - os convidados percorrem o local que está sendo inaugurado, se a entidade preferir um
representante religioso pode seguir na frente para fazer a benção do local;
9º - após essas solenidades os convidados devem ser recepcionados com um coquetel,
almoço ou jantar.
* Se houver hasteamento de bandeiras, deverá ser realizado ao som do Hino Nacional, o
mestre de cerimônias é quem indicará a pessoa que realizará o hasteamento. Nesse caso
68
quem o fará será a maior autoridade da mesa ou palanque. Recomenda-se que o hasteamento
de bandeiras e a execução do hino antecedam o corte da fita ou descerramento da fita.
Corte de fita em inaugurações:
As inaugurações com fita são mais apropriadas para ambientes
internos, nesse caso alguns cuidados devem ser tomados como:
- É de bom tom que a cor da fita seja nas cores nacionais ou da
entidade;
- A fita deve ser colocada a 1 metro do chão, para ser rompida com
tesoura ou desamarrada;
- Se a fita for desamarrada o laço tem que ser feito de maneira e de
material que não dificulte o desenlace;
- O desenlace da fita tem que ser realizado por uma ou duas pessoas da lista de
homenageados ou componentes da mesa ou palanque;
- Se a fita for cortada deve ter aspecto de nova e com bom corte, se possível que seja utilizado
tesoura de prata;
- A tesoura deve ser levada em uma bandeja, se possível também que seja de prata, forrada
com uma toalhinha para evitar que a tesoura escorregue.
Descerramento de placa em inaugurações:
- O material da placa deve ser definido, preferencialmente que seja bronze;
- Nos dizeres da placa devem constar o que se inaugura, data e nome das pessoas ligadas a
inauguração;
- A placa deve estar devidamente coberta até o momento de descerramento, assim como a cor
da fita é de bom tom que o tecido seja na cores nacionais ou da entidade;
- A fixação do tecido que cobre a placa requer muita atenção para que não ocorra imprevisto
no momento do descerramento, pode-se fazer uma cortina com pingentes de ambos os lados
(no caso de duas pessoas para descerramento), ou fixação de pingentes de apenas um dos
lados (no caso de descerramento por uma pessoa);
- O descerramento da placa tem que ser realizado por uma ou duas pessoas da lista de
homenageados ou componentes da mesa ou palanque.

Posses: a posse tem a função de oficializar a função para a qual uma pessoa foi eleita ou
designada, cada entidade possui um código de protocolo para realização de uma posse.
=> Cerimonial para Posse de Diretoria Executiva e Conselho Fiscal SERPRATI:
- O mestre de cerimônias faz a abertura do evento e a composição da mesa de honra
conforme, o grau de hierarquia da diretoria ou conselho. Em seguida passa a palavra para o
antigo presidente da entidade que faz um discurso sobre a sua gestão. Logo após a pessoa
quem dá a posse também discursa, a seguir transfere a palavra para o presidente eleito que
faz um pronunciamento sobre o compromisso com a atual gestão assina-se um termo de
compromisso ou ata. Após este ato o mestre de cerimônias encerra as solenidades de posse e
convida os participantes para uma recepção (almoço, jantar ou coquetel).
* Se a entidade optar por entregar placas para a antiga Diretoria ou Conselho, este ato deve
ser realizado logo após o pronunciamento do antigo presidente ou conselheiro.

Reuniões da SERPRATI: é encontro dos diretores da Diretoria
Executiva e/ou Conselho Fiscal para tomada de decisões ou
análises de resultados.
=>Cerimonial: o presidente da Diretoria Executiva ou 1º
Conselheiro Fiscal é quem deve presidir a reunião. O mesmo é
quem deve fazer a abertura da reunião o primeiro assunto a ser
tratado deve ser a aprovação da ata da última reunião. Em
seguida passa-se para a discussão da pauta da reunião. Após a
discussão dos assuntos a reunião deve ser encerrada pelo presidente da mesma.
Recomendações:
* É de bom tom que os convidados para uma reunião sejam avisados através de convite, com no
mínimo dois dias de antecedência da realização da mesma. (ANEXOS 02, 03 e 04)

Assembléia Geral Ordinária: reunião entre os diretores,
conselheiros e associados da entidade. Objetivo desta reunião
69
conforme o estatuto da SERPRATI é realizar a prestação de contas, apresentar os
trabalhos realizados no ano anterior e os que serão executados durante o ano para os
associados. A cada dois anos ocorre a eleição dos conselheiros para o Conselho Fiscal da
entidade.

Assembléia Geral Extraordinária: reunião entre os diretores,
conselheiros e associados da SERPRATI, será convocada
somente se necessário, conforme os interesses da entidade.
=> Cerimonial: o mestre de cerimônias abre a assembléia expondo
a ordem do dia para todos os presentes. Após as discussões
encerra-se a assembléia e lavra-se a ata.
* Nas assembléias com votação o responsável pelo cerimonial apresenta as opções de voto
para os associados, faz-se a apuração dos votos e o pronunciamento com os nomes dos
conselheiros para assembléia, não havendo nenhuma ressalva a assembléia é encerrada e
lavra-se a ata;
* Os diretores da Diretoria Executiva e Conselheiros Fiscais devem fazer parte da mesa de
honra ou ocupar a primeira fileira de cadeiras para convidados.
SUGESTÕES DE LEITURAS
- Cerimonial para Executivos: Um guia para execução e supervisão de eventos empresariais.
Autora: Marina Martinez Nunes
Editora: Sagra Luzzatto
- Organização de Eventos: Procedimentos e Técnicas.
Autora: Marlene Matias
Editora: Manole
- Organização de Eventos: Teoria e Prática.
Autora: Maria Cecília Giacaglia
Editora: Pioneira Thomson Learning
70
REFERÊNCIAS
BETTEGA, Maria Lúcia (Org.) . Eventos e cerimonial : simplificando as ações. 2. ed. Caxias
do Sul : EDUCS, 2002.
WILLERS, Ednilse Maria. Apostila de Organização de Eventos. Toledo, 2000.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização
operacionalização. 1. ed. São Paulo : Atlas, 2003.
de
eventos
:
planejamento
e
71
ANEXOS
ANEXO 01 – HINO NACIONAL
Letra: Joaquim Osório Duque Estrada
Música: Francisco Manoel da Silva
I
OUVIRAM DO IPIRANGA AS MARGENS PLÁCIDAS
DE UM POVO HERÓICO O BRADO RETUMBANTE,
E O SOL DA LIBERDADE, EM RAIOS FÚLGIDOS,,
BRILHOU NO CÉU DA PÁTRIA NESSE INSTANTE.
SE O PENHOR DESSA IGUALDADE
CONSEGUIMOS CONQUISTAR COM BRAÇO
FORTE,
EM TEU SEIO, Ó LIBERDADE,
DESAFIA O NOSSO PEITO A PRÓPRIA MORTE!
Ó PÁTRIA AMADA,
IDOLATRADA,
SALVE! SALVE!
BRASIL, UM SONHO INTENSO, UM RAIO VÍVIDO
DE AMOR E DE ESPERANÇA À TERRA DESCE,
SE EM TEU FORMOSO CÉU, RISONHO E LÍMPIDO,
A IMAGEM DO CRUZEIRO RESPLANDECE.
GIGANTE PELA PRÓPRIA NATUREZA,
ÉS BELO, ÉS FORTE, IMPÁVIDO COLOSSO,
E O TEU FUTURO ESPELHA ESSA GRANDEZA.
TERRA ADORADA,
ENTRE OUTRAS MIL,
ÉS TU,BRASIL,
Ó PÁTRIA AMADA!
DOS FILHOS DESTE SOLO ÉS MÃE GENTIL,
PÁTRIA AMADA,
BRASIL!
II
DEITADO ETERNAMENTE EM BERÇO ESPLÊNDIDO,
AO SOM DO MAR E À LUZ DO CÉU PROFUNDO,
FULGURAS, Ó BRASIL, FLORÃO DA AMÉRICA,
ILUMINADO AO SOL DO NOVO MUNDO!
DO QUE A TERRA MAIS GARRIDA,
TEUS RISONHOS, LINDOS CAMPOS TÊM MAIS
FLORES;
"NOSSOS BOSQUES TEM MAIS VIDA,"
"NOSSA VIDA" NO TEU SEIO "MAIS AMORES".
Ó PÁTRIA AMADA,
IDOLATRADA,
SALVE! SALVE!.
BRASIL, DE AMOR ETERNO SEJA SÍMBOLO
O LÁBARO QUE OSTENTAS ESTRELADO,
E DIGA O VERDE-LOURO DESSA FLÂMULA
-PAZ NO FUTURO E GLÓRIA NO PASSADO.
MAS, SE ERGUES DA JUSTIÇA A CLAVA FORTE,
VERÁS QUE UM FILHO TEU NÃO FOGE À LUTA,
NEM TEME, QUEM TE ADORA, A PRÓPRIA MORTE.
TERRA ADORADA,
ENTRE OUTRAS MIL,
ÉS TU, BRASIL,
Ó PÁTRIA AMADA!
DOS FILHOS DESTE SOLO ÉS MÃE GENTIL,
PÁTRIA AMADA,
BRASIL!
ANEXO 02 – MODELO DE CONVITE PARA REUNIÃO DE
DIRETORIA
SERPRATI
A/C : Sra. Clair Dieterich
O presidente da SERPRATI – Sociedade
Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi, convida a senhora
para participar da Reunião de Diretoria dia 18/12/09 às
17:00 horas, na sala de reunião da Prati Donaduzzi.
Durante a reunião será abordado os seguintes assuntos:


Eleição do Conselho;
Assuntos Gerais.
Certo de sua presença agradeço.
Gilmar Schuck
_________________________________________
Presidente – SERPRATI
72
ANEXO 03 – MODELO DE AGRADECIMENTO DE
PRESENÇA EM EVENTOS
ANEXO 04 - MODELO DE AGRADECIMENTO DE
PRESENÇA EM EVENTOS
SERPRATI
SERPRATI
Toledo, 18 de dezembro de 2009.
Toledo, 18 de dezembro de 2009.
A Diretoria da SERPRATI – Sociedade
Esportiva
e
Recreativa
Prati
Donaduzzi
vêm
cumprimentá-lo e agradecer por sua presença na
Assembléia Geral Ordinária. Sua presença ajudou a
reforçar a parceria da SERPRATI e Prati-Donaduzzi e
consolidar nosso relacionamento com associados.
Os nossos sinceros agradecimentos.
A Diretoria da SERPRATI – Sociedade
Esportiva
e
Recreativa
Prati
Donaduzzi
vêm
cumprimentá-lo e agradecer por sua presença na
Assembléia Geral Ordinária. Sua presença ajudou a
reforçar a parceria da SERPRATI e Prati-Donaduzzi e
consolidar nosso relacionamento com associados.
Os nossos sinceros agradecimentos.
Atenciosamente,
Atenciosamente,
Diretoria SERPRATI
Diretoria SERPRATI
73
ANEXO 05 – SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO PARA LOCAÇÃO DE ESPAÇO FÍSICO
SERPRATI
Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi
Fone: (45) 2103 – 1221
E-mail: [email protected]
Nome: SERPRATI – Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi
Telefone:
Fax:
Responsável:
Evento: Posse de Diretoria Executiva
Data: 18/12/2009
Número de participantes: 30 pessoas
Recepção: ( x ) Sim
( ) Não
Tipo de Recepção:
( ) Café da manhã
(
) Jantar
( ) Almoço
(
) Coquetel
( ) Período Integral
Disposição da sala:
(
) em U
(
) em Auditório
(
) em O
(
) em
(
) em T
(
) em Espinha de Peixe
(
) Outras: .........................................................................................
Equipamentos necessários:
Equipamento:
Descrição:
Quantidade:
__________________
___________________
__________________
__________________
___________________
__________________
Estacionamento por conta da empresa: (
Segurança por consta da empresa:
(
) Sim (
) Sim (
) Não
) Não
ANEXO 06 – SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO PARA SERVIÇOS DIVERSOS
SERPRATI
Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi
Fone: (45) 2103 – 1221
E-mail: [email protected]
Nome: SERPRATI – Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi
Telefone: (45) 2103 – 1221
Fax: (45) 2103-1221
Responsável: Clair Dieterich – Diretora Social
Evento: Posse de Diretoria Executiva
Data: 18/12/2009
Número de participantes: _________________
Tipo de Serviço:
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________
Descrição do Serviço:
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
___________
Quantidade de pessoas para prestação: _________________________________
ANEXO 07 – MODELO PARA AVALIAÇÃO DE ORÇAMENTOS DE SERVIÇOS
ORÇAMENTO 01
EMPRESA:
RESPONSÁVEL:
TELEFONE:
FAX:
SALA:
ITEM
Sala
Refeições
Equipamentos
Estacionamento
Segurança
Outros serviços
Total
Observações quanto ao local:
QUANTIDADE
VALOR UNITÁRIO
VALOR TOTAL
74
ANEXO 08 – SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTOS DIVERSOS
SERPRATI
Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi
Fone: (45) 2103 – 1221
E-mail: [email protected]
Nome: SERPRATI – Sociedade Esportiva e Recreativa Prati Donaduzzi
Telefone: (45) 2103 – 1221 Fax: (45) 2103-1221
Responsável: Clair Dieterich – Diretora Social
Evento: Posse de Diretoria Executiva
Data: 18/12/200
Número de participantes: __________
Equipamento:
_______________________________________________________________________________________________
____________________________________________________
Descrição do Equipamento:
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
______
Marca do Equipamento: _______________________________________________
Modelo do Equipamento: _____________________________________________
ANEXO 09 – MODELO PARA AVALIAÇÃO DE ORÇAMENTOS DE EQUIPAMENTOS
ORÇAMENTO 01
RESPONSÁVEL:
FAX:
EMPRESA:
TELEFONE:
SALA:
EQUIPAMENTO:
MODELO / MARCA
DESCRIÇÃO
TOTAL:
Observações do equipamento:
VALOR UNITÁRIO
QUANTIDADE
75
ANEXO 10 – MODELO DE CHECK-LIST FINAL
CHECK LIST
EVENTO:
DATA DO EVENTO:
DIRETORIA RESPONSÁVEL:
Serviço
LOCAL DO EVENTO:
TELEFONE:
Empresa
Responsável
Telefone
Custo
Data da Confirmação
ANEXO 11 – MODELO DE CHECK-LIST PARA VERIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS EM ANDAMENTO
CHECK LIST
EVENTO:
DATA DO EVENTO:
DIRETORIA RESPONSÁVEL:
Serviço
LOCAL DO EVENTO:
TELEFONE:
Empresa
Responsável
Telefone
Custo
Status
ANEXO 12: Kit Básico do Mestre de Cerimônias
Com objetivo de precaução segue alguns objetos para a composição do kit básico do mestre de cerimônias,
todos os objetos devem estar identificados e acondicionados em uma pasta, nécessaire ou bolsa personalizada, ou
então, em cores como cinza, preto, ou branco:
- bloco de papel rascunho;
- canetas;
- pincéis atômicos;
- apagadores para quadros;
- tesoura;
- fita durex;
- fita durex larga;
- tesoura;
- cartões da SERPRATI;
- lista com nome dos componentes de mesa diretiva;
- lista com nome das autoridades;
- lista com nome e telefones do Diretores da SERPRATI;
- lista com nome e telefone das empresas prestadoras de serviço;
- bandejas;
- toalha para bandejas;
- copos para água.