Formulário para Elaboração de Procedimento
Superintendência de Planejamento e Gestão
Divisão de Gestão da Qualidade
Data da revisão:
Data da elaboração: 05/08/09
Versão 01 - Página 1/7
Processo: Melhoria de Processos Organizacionais
Procedimento: Melhoria de Processos Organizacionais
PROCESSO: Organizar Cerimonial em Eventos
PROCEDIMENTO: Procedimento para Organizar Cerimonial em Eventos
ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
●
Objetivo estratégico: 9. Objetivo: Excelência na Gestão Institucional
●
Estratégia: 9.1. melhorar a gestão administrativa
●
Iniciativa estratégica: 9.1.7. Iniciativa Estratégica: implantar e implementar a
unidade de relações públicas e organização de eventos institucionais
Órgão/ Unidade Departamento/
Divisão/Seção
Chefia de
Gabinete
Data
Versão do
Elaborado por:
da
procedimento
revisão
Data de elaboração:
Assessoria de
Cerimonial
-
1
1. OBJETIVO
Organizar e realizar cerimonial em eventos, observando as normas de protocolo e
cerimonial público, bem como o cumprimento de regimentos internos do órgão.
2. REFERÊNCIAS
Decreto 70.274/1972; Ato PGJ 32/2009
3. APLICAÇÃO
Todos órgãos da Administração Superior, de Administração, de Execução e
Auxiliares do Ministério Público do Estado de Goiás
4. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE
ATIVIDADE
AUTORIDADE
Solicitar e especificar o apoio
necessário ao evento
Chefe do ORE
RESPONSABILIDADE
Servidor designado para
redigir ofício
Autorizar solicitação
Chefe de Gabinete
Chefe de Gabinete
Receber e datar solicitação
Chefe de Cerimonial
Secretário Auxiliar
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Analisar
solicitação
formulário
Preencher checklist
e
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Data da elaboração: 05/08/09
Versão 01 - Página 2/7
Processo: Melhoria de Processos Organizacionais
Procedimento: Melhoria de Processos Organizacionais
Estabelecer
contato
com
Chefe de Cerimonial
Chefe de Cerimonial
conforme as atribuições dos Chefe de Cerimonial
Chefe de Cerimonial
membro ou servidor do ORE
Distribuir
as
atividades
servidores
Contratar serviço de buffet
Chefe de Cerimonial
Auxiliar de Eventos
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Terceirizar equipamentos
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Contratar recurso áudio-visual
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Verificar recursos solicitados
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
disponíveis na Instituição OU Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Contratar
ambientação
de
espaço físico
Contratar
equipamentos
de
sonorização
Reservar
recursos
se
Terceirizar recursos
Contratar operador de áudio
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Terceirizar serviço
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
/ Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Contratar recepcionista
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Contratar garçom
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
autoridades que comporão a Chefe de Cerimonial
Chefe de Cerimonial
Contatar
fornecedor
Providenciar
orçamento
OU
licitação
Fazer
levantamento
mesa diretiva
de
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Processo: Melhoria de Processos Organizacionais
Procedimento: Melhoria de Processos Organizacionais
Confirmar
presença
de
Elaborar
confirmação
Chefe de Cerimonial
Secretário Auxiliar
relatório
de
e
ao Chefe de Cerimonial
Secretário Auxiliar
autoridades
repassar
Mestre-de-Cerimônias
Elaborar roteiro
Chefe de Cerimonial
Mestre-de-Cerimônias
Elaborar provável mesa
Chefe de Cerimonial
Mestre-de-Cerimônias
Chefe de Cerimonial
Mestre-de-Cerimônias
Confeccionar prismas
Chefe de Cerimonial
Mestre-de-Cerimônias
Confeccionar reservados
Chefe de Cerimonial
Mestre-de-Cerimônias
Confeccionar nominatas
Chefe de Cerimonial
Mestre-de-Cerimônias
Levantar
cargo
e
nome
completo
Definir roteiro e provável mesa Chefe de Cerimonial
Chefe de Cerimonial
Conferir checklist
Chefe de Cerimonial
Secretário Assistente
Chefe de Cerimonial
Mestre-de-Cerimônias
Chefe de Cerimonial
Chefe de Cerimonial
Providenciar
material
necessário ao evento
Definir servidores que atuarão
no evento
5. DETALHAMENTO
1. Solicitar e especificar o apoio necessário ao evento
Órgão realizador de evento (ORE) redige ofício solicitando apoio da Assessoria de
Cerimonial
(ASCER),
preenche
o
formulário
disponível
no
link
www.mp.go.gov.br/Assessorias/Cerimonial/Procedimentos/Formulário e encaminha
o processo à Chefia de Gabinete.
2. Autorizar solicitação
Chefe de Gabinete autoriza a solicitação e despacha processo para ASCER.
3. Receber e datar solicitação
Secretário Auxiliar data ofício, assina e recebe processo via sistema MPDOC.
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Processo: Melhoria de Processos Organizacionais
Procedimento: Melhoria de Processos Organizacionais
4. Analisar solicitação e formulário
Secretário Assistente verifica se o ofício acompanha o formulário e se este está
corretamente preenchido, com todas as informações necessárias para a realização
do evento.
5. Preencher checklist
Secretário Assistente preenche o formulário de checklist – Anexo II de acordo com
as especificações do formulário enviado.
6. Estabelecer contato com membro ou servidor do ORE
Chefe de Cerimonial entra em contato com membro ou servidor do ORE para dirimir
possíveis dúvidas e colher informações sobre público-alvo do evento.
7. Distribuir as atividades conforme as atribuições dos servidores
Chefe de Cerimonial, conforme as solicitações especificadas no formulário, distribui
as atividades aos servidores da ASCER.
8. Contratar serviço de buffet
Auxiliar de Eventos contata membro ou servidor do ORE para verificar quantidade
de pessoas prevista para o evento e infraestrutura do local; define o cardápio
conforme público-alvo e contata fornecedor previamente licitado OU providencia
orçamento/licitação.
9. Contratar ambientação de espaço físico
Secretário Assistente verifica itens necessários à decoração e contata fornecedor
previamente licitado OU providencia orçamento/licitação.
10. Contratar equipamentos de sonorização
Secretário Assistente entra em contato com empresa terceirizada que tenha
ganhado licitação e locar equipamentos necessários ao evento.
11. Contratar recurso áudio-visual
Secretário Assistente verifica se os recursos solicitados estão disponíveis na
Instituição na data do evento, senão terceiriza recursos.
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Versão 01 - Página 5/7
Processo: Melhoria de Processos Organizacionais
Procedimento: Melhoria de Processos Organizacionais
12. Contratar operador de áudio / recepcionista / garçom
Secretário Assistente entra em contato com empresa terceirizada que tenha
ganhado licitação e solicita a prestação de serviço.
13. Fazer levantamento de autoridades que comporão a mesa diretiva
Chefe de Cerimonial entra em contato com membro ou servidor do ORE e solicita
relação de autoridades convidadas.
14. Confirmar presença de autoridades
O ORE deverá elaborar relação com nome e telefone atualizado das autoridades
convidadas e enviar para ASCER. Secretário Auxiliar entra em contato com cada
autoridade e verifica se comparecerá ao evento; confere nome completo e cargo
correto de cada autoridade.
15. Elaborar relatório de confirmação e repassar ao Mestre-de-Cerimônias
Após realizado o contato com as autoridades, Secretário Auxiliar elabora lista com o
nome das autoridades que comparecerão para encaminha relação ao Mestre de
Cerimônias.
16. Elaborar roteiro
17. Elaborar provável mesa
18. Confeccionar prismas
Mestre de Cerimônias confecciona prisma com nome das autoridades que
comporão a mesa diretiva, conforme formulário disponível na pasta: Atividades
Cerimonial/Prismas – Anexo III
19. Confeccionar reservados
Mestre de Cerimônias confecciona reservados padrão ou personalizado com nome
das autoridades que terão assento reservado, conforme formulário disponível na
pasta: Atividades Cerimonial/Reservados – Anexo IV
20. Confeccionar nominatas
Mestre de Cerimônias confecciona nominata com nome das autoridades que
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Processo: Melhoria de Processos Organizacionais
Procedimento: Melhoria de Processos Organizacionais
compõem a mesa diretiva, conforme arquivo disponível na pasta:
Atividades
Cerimonial/Nominata – Anexo V e imprime no cartão específico para nominatas
21. Definir roteiro e provável mesa
Chefe de Cerimonial confere o roteiro e a provável mesa e faz as alterações
necessárias.
22. Conferir checklist
Secretário Assistente analisa o formulário de checklist preenchido no momento da
chegada do processo, confere e verifica se há alguma pendência.
23. Providenciar material necessário ao evento
Com o checklist em mãos, Mestre de Cerimônias verifica quais os recursos
necessários ao evento que ainda não foram providenciados e os organiza.
24. Definir servidores que atuarão no evento
Um dia antes do evento, Chefe de Cerimonial informa aos servidores que irão
trabalhar no evento que deverão comparecer com meia hora de antecedência e
devidamente trajados.
6. REGISTROS
NOME DO
REGISTRO
QUEM
PREENCHE
QUEM
ARQUIVA
ONDE
ARQUIVA
TIPO DE ARQUIVO
TEMPO DE
ARMAZENAMENTO
FÍSICO MAGNÉTICO ATIVO
Processo
de
Solicitação Servidor
de serviço do ORE
de
cerimonial
Armário
Secretário de
Auxiliar da pastas
ASCER
de
arquivo
X
7. INDICADORES
Percentual de satisfação do ORE com a atuação da ASCER
8. ALTERAÇÕES DA ÚLTIMA VERSÃO
9. ANEXOS
1 ano
INATIVO
6 meses
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Procedimento: Melhoria de Processos Organizacionais
1. Anexo I - Formulário de Levantamento de Dados para Realização de Eventos
2. Anexo II - Formulário de Checklist
3. Anexo III - Modelo de Prisma
4. Anexo IV - Modelo de Reservado
5. Anexo V - Cartão de Nominata
6. Anexo VI - Fluxograma do processo Organizar Cerimonial em Eventos