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PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS: um estudo de caso em
eventos de natureza religiosa
André Luis Centofante Alves (UNESP)
Francisco Sobreira Netto (UNESP)
1 Introdução
Atualmente, para que qualquer ramo de atividade alcance a qualidade no seu
resultado final, seja uma indústria, um comércio ou prestação de serviço, faz-se
necessário a execução de um planejamento eficaz. A promoção de eventos segue a
mesma linha: deve haver um planejamento de todas as ações a serem realizadas, a
fim de alcançar os objetivos estabelecidos. Neste caso, a abordagem efetuada foca
os Encontros de Jovens, um tipo de evento de natureza religiosa que, como o de
outras naturezas, exige a aplicação de uma metodologia de planejamento e
organização para tal especificidade.
Muito embora alguns autores já tenham tratado do assunto, há uma lacuna
bibliográfica considerável, motivo pelo qual o presente trabalho se faz importante.
Para tanto, o presente artigo visa apresentar uma nova abordagem acerca do
planejamento e organização de Encontros de Jovens, buscando obter a eficácia nos
resultados finais dos mesmos, por meio de fundamentação teórica específica,
análise dos resultados da pesquisa, bem como da bibliografia disponível para o
assunto.
2 Metodologia
O tema “Planejamento de Encontro de Jovens” foi delimitado em
planejamento, desenvolvimento, controle, organização e avaliação de Encontros
para o crescimento espiritual dos jovens da Igreja Católica, na realidade brasileira,
no novo milênio. O seu objetivo é apresentar um novo método de abordagem sobre
aspectos básicos e essenciais do planejamento e organização de Encontros,
visando a eficácia dos resultados, ou seja, o encontro pessoal do jovem com Jesus
Cristo, Filho de Deus, Luz do mundo e Salvador do mundo.
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A justificativa do trabalho ora apresentado fundamenta-se nas histórias de
sucessos e fracassos colhidas nas entrevistas e na primeira missão que os cristãos
receberam de Jesus, de levar o desenvolvimento espiritual do ser humano em todos
os seus aspectos e em todos os lugares.
O problema encontrado foi como planejar e organizar um Encontro de Jovens,
desde a inspiração inicial (divina, individual ou comunitária), ao discernimento
correto para a escolha das funções, passando pelo seu desenvolvimento e controle
e, finalmente, abordar o pós-encontro.
A hipótese constatada é de que o planejamento proposto deve estar
embasado em duas grandes vertentes: a espiritual e a organizacional. A primeira,
relativa à fé, discernimento e providência divina, e a segunda, dedicada ao estudo e
o conhecimento de aspectos referentes ao planejamento, desenvolvimento, controle
e avaliação. Ressalta-se que no presente trabalho será desenvolvido apenas a
segunda vertente.
Para isso, foram efetuadas pesquisas através de entrevistas semiestruturadas, objetivando agrupar informações por meio de estudos de casos. Todas
elas foram realizadas apenas com pessoas diretamente ligadas à organização e com
grande experiência em Encontros de Jovens, como exemplo, Frades Franciscanos,
Padres Diocesanos, líderes paroquiais ou de movimentos diversos, jovens e adultos,
dentre outros.
3 Fundamentação Teórica
3.1 Planejamento
Planejamento é uma técnica ou função da administração utilizada para
trabalhar com o futuro. Apesar de não se poder controlar o futuro, o planejamento
identifica as ações presentes e os resultados que podem influenciar o futuro.
Dentre algumas definições de planejamento, Maximiano (2000, p. 175)
apresenta uma adequada para o estudo:
O processo de planejamento é a ferramenta que as pessoas e
organizações usam para administrar suas relações com o futuro. É
uma aplicação específica do processo decisório. As decisões que
procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão
colocadas em prática no futuro, são decisões de planejamento. Com
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base nesse conceito básico, o processo de planejamento pode ser
definido de várias maneiras:
Planejar é definir objetivos ou resultados a serem alcançados;
É definir os meios para possibilitar a realização de resultados;
É interferir na realidade, para passar de uma situação conhecida à
outra situação desejada, dentro de um intervalo definido de tempo;
É tomar, no presente, decisões que afetem o futuro para reduzir
sua incerteza.
Segundo Megginson et al (1986, p. 105), “planejamento é escolher um curso
de ação e decidir adiantadamente o que deve ser feito, em que seqüência, quando e
como.” O mesmo autor ainda menciona algumas vantagens do planejamento
(MEGGINSON et al, 1986, p. 106):
1) Ajuda a organização a adaptar-se e ajustar-se às mudanças no
ambiente;
2) Auxilia na cristalização de acordos sobre assuntos de
importância;
3) Capacita os administradores a verem o quadro operativo inteiro
com maior clareza;
4) Ajuda a estabelecer mais precisamente a responsabilidade;
5) Proporciona um sentido de ordem às operações;
6) Ajuda a fazer a coordenação entre as várias partes da
organização;
7) Tende a tornar os objetivos mais específicos e mais bem
conhecidos;
8) Minimiza a adivinhação;
9) Poupa tempo, esforço e dinheiro.
E para que o planejamento seja eficaz, pode-se utilizar a técnica denominada
5W2H em qualquer momento da sua elaboração. Tal técnica baseia-se em sete
perguntas cujas respostas resultam no processo de planejamento. São elas:
1. (what) o quê tem que ser feito?
2. (where) onde será feito?
3. (when) quando será feito?
4. (why) por quê será feito?
5. (who) quem o fará?
6. (how) como será feito?
7. (how much) quanto irá custar?
Além
disso,
para
um
entendimento
mais
aprofundado
da
função
planejamento, faz-se necessário ter em mente alguns conceitos conhecidos da
administração:
31
3.1.1 Missão
A definição da missão é importantíssima para a organização, pois serve como
orientação para as pessoas envolvidas e esclarece para a sociedade o propósito da
mesma. Em seguida, são definidos os objetivos propriamente ditos, aos quais são
conhecidos como “objetivos secundários”.
A Missão, geralmente, é estabelecida no início da existência da organização.
De acordo com Maximiano (2000, p. 186):
A missão é um tipo particular de objetivo, normalmente definida como
objetivo geral. A missão indica o papel ou função que a organização
pretende cumprir na sociedade e o tipo de negócio no qual pretende
concentrar-se. Há organizações que têm mais facilidade em
apresentar um negócio do que uma missão, enquanto outras estão
na situação inversa. A definição de um negócio ou missão procura
fornecer orientação para funcionários e esclarecer para a sociedade
qual o propósito da organização.
3.1.2 Objetivo e Meta
Se a missão pode ser entendida como sendo a razão de ser da organização,
o objetivo, por outro lado, é simplesmente o alvo a ser alcançado.
Megginson et al (1986, p. 135) menciona que “objetivo é um resultado final, o
ponto final, ou alguma coisa que você tem por alvo e procura alcançar”.
A sua definição é essencial a toda organização. Trata-se, sem dúvida alguma,
da parte mais importante do planejamento. Para Maximiano (2000, p. 184):
Planejar, essencialmente, é definir os objetivos e as formas de
realizá-los. Objetivos são os resultados finais em direção aos quais a
atividade é orientada. São os fins que uma pessoa ou organização
procura realizar, por meio de suas atividades, operações e aplicação
de recursos.
Os objetivos deverão ser estabelecidos a partir de informações claras e
seguras, provenientes das pessoas envolvidas na organização ou de uma base de
informações concreta. Frisa-se que a missão é o seu ponto de partida.
E qual a diferença entre objetivo e meta? Os objetivos são mais amplos,
enquanto as metas são mais específicas. Megginson et al (1986, p. 135), esclarece
que “a natureza dos objetivos é geral, ao passo que as metas conotam maiores
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graus de especificidade e, consequentemente, são mais operativas nas atividades
cotidianas, incluindo a tomada de decisão”.
3.1.3 Processo de planejamento
“O processo de planejamento consiste em definir planos. Em essência, um
plano contém objetivos e as formas de realizá-los. Planejar é um processo; os
resultados são os planos” (MAXIMIANO, 2000, p. 190).
É importante citar que o processo de planejamento engloba três fases, a qual
se busca definir em primeiro lugar os objetivos e, posteriormente, os meios de
execução, bem como os meios de controle.
3.1.4 Plano
“Um plano é um resultado do processo de planejamento” (MAXIMIANO, 2000,
p. 192). Ainda segundo o mesmo autor:
Alguns planos são informais ou implícitos e não chegam a ser
registrados no papel. Em sua maioria, os planos das organizações
precisam ser explicitados, formalizados e escritos, para
documentação, comunicação, definição de responsabilidades,
atendimento de exigências legais e aprovação, ou por outros
motivos.
Por atender uma grande variedade de necessidades nas organizações, os
planos podem ser classificados em: permanentes (a missão); singulares (são finitos perdem a razão de ser uma vez alcançado o objetivo); temporais (planos de curto,
médio e longo prazo); abrangentes (podem abranger a organização toda ou partes
isoladas); freqüência de revisão (devem ser revistos para se ajustarem às novas
circunstâncias); e formais (segundo seu grau de formalidade).
De acordo com Briner (1997, p. 13), “sem um plano, você apenas reagirá em
face das circunstâncias. Um plano faz com que você assuma o controle sobre suas
energias e atividades. Você se torna pró-ativo e não reativo”.
3.1.5 Planejamento eficaz
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Toda organização almeja possuir um planejamento eficaz que lhe mostre o
caminho correto para realizar suas ações e tomar suas decisões. Há que se
ressaltar que um planejamento mal elaborado pode se transformar em um erro tão
grande quanto não planejar.
Para que isso não ocorra no final – e o seu planejamento seja eficaz – ele
deve atender a quatro condições essenciais quando da elaboração dos seus planos:
base sólida de informações, definição precisa dos objetivos, previsão de alternativas
e predominância de ação.
3.2 Planejamento de Eventos
O planejamento dentro da administração é uma matéria com uma variedade
enorme de conceitos, definições e aplicações, sendo que, o pouco que foi mostrado
é aquilo que se entende ser o essencial para a elaboração de qualquer processo de
planejamento para um Encontro de Jovens, ou ainda para qualquer área ou
atividade religiosa.
Além da fundamentação citada anteriormente, frisa-se que vários autores
também trataram do assunto em questão, principalmente no que diz respeito ao
planejamento de eventos de outras naturezas, principalmente eventos sociais,
culturais e esportivos.
Segundo Meireles (1999, p. 71), “o planejamento é fator fundamental ao
desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a organização de
eventos, permitindo a racionalização das atividades e o gerenciamento dos recursos
disponíveis”.
Sendo o planejamento fundamental para o desenvolvimento de um evento,
constata-se que tal planejamento deverá ser detalhado e completo e, assim,
produtivo.
Onishi (2005, p. 6), assinala que
A organização de eventos é trabalhosa e de grande
responsabilidade, pois acontece ‘ao vivo’, e qualquer falha
comprometerá a imagem da organização para qual o evento é
realizado e, também, do seu organizador. Para tanto, é essencial que
se faça um criterioso planejamento apresentando todos os detalhes
que facilitem a visualização dos objetivos que a empresa deseja
alcançar.
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A mesma autora prossegue dizendo que o projeto deve apresentar fatores,
tais
como:
objetivos,
público,
estratégias,
recursos,
implantação,
fatores
condicionantes, acompanhamento e controle, orçamento previsto e avaliação.
Com relação ao planejamento de Feiras, evento de outra natureza, Maria
Cecília Giacaglia sugere alguns passos para a sua elaboração, iniciando definindo
os objetivos do evento e, em seguida, verificando e analisando o orçamento
disponível para a sua realização. Para a autora “devido ao aumento nas proporções
e à ampliação nas finalidades dos eventos de negócios, sua organização e
implementação torna-se uma tarefa trabalhosa, especializada e de grande
responsabilidade” (GIACAGLIA, 2002, p. XIV).
4 O que é um Encontro de Jovens?
Quem vai a um encontro quase sempre busca “encontrar alguém”. No caso
de um evento religioso, o encontro especial acontece com o próprio Jesus Cristo. É
o jovem realizando seu “encontro pessoal com Jesus”.
Um encontro pode ser entendido como o local em que Deus manifestará seu
imenso amor por cada um de seus filhos. A união dessa manifestação com a
expectativa de um jovem ir a um encontro é que origina o “encontro pessoal com
Jesus”.
O Encontro de Jovens é o lugar propício para se despertar o dom da fé. É
demonstrar que serão mais felizes – que viverão uma felicidade verdadeira e não
passageira – experimentando a dimensão espiritual. A juventude é a fase em que as
dimensões física e intelectual são conhecidas de forma mais intensa, e é
exatamente nessa fase que a dimensão espiritual deve ser despertada.
A partir das entrevistas, verificou-se que existem quatro tipos de Encontros:
O primeiro é aquele que é muito bem planejado e administrado
estruturalmente, porém o fator espiritual é deixado um pouco de lado, e não
prioritário.
Inverso ao primeiro caso, o segundo tipo é o que não é bem organizado,
porém o componente espiritual é muito forte. Esse tipo de Encontro pode até gerar
um resultado positivo, mas a resposta do grupo de encontristas ou quantos frutos ele
produzirá, somente será visto depois de determinado tempo, justamente porque ele
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é desorganizado. Um dos motivos que faz com que muitos jovens não participem do
pós-encontro é a desorganização estrutural do encontro.
Já o terceiro caso – menos freqüente – é o Encontro desorganizado e não
espiritualizado. Embora existam poucos, vale ressaltar que este caso deve ser
totalmente evitado. O Encontro se realiza de maneira desorganizada e não produz
fruto algum. Encerra-se no final dele mesmo, não existe uma continuação. Não
acontece o pós-encontro.
Por fim, o último tipo é aquele que é bem organizado e muito espiritualizado.
O modelo de Encontro de Jovens ideal é aquele que possui um equilíbrio qualitativo
entre a espiritualidade e a organização.
5 O modelo de Encontro de Jovens
A proposta de modelo de planejamento de Encontro de Jovens apresentada
neste trabalho, quer dizer, a seqüência dos itens estudados e as nomenclaturas
utilizadas, foram elaboradas a partir dos dados colhidos em entrevistas diversas e na
experiência dos autores. Tal proposta tem o intuito de realizar o último tipo de
Encontro anteriormente mencionado.
Isso não significa que este modelo seja completo ou pronto, ou ainda que seja
obrigatória a sua aplicação formal. Ao contrário, é passível de correções e
acréscimos e é perfeitamente flexível e adaptável à sua realidade.
Outro ponto a ser observado é a questão regional. É importante lembrar que
vivemos afetos a várias culturas locais e que, em cada cidade, estado ou região,
existem características, expressões e costumes que podem e devem ser
conservados, exemplo: as nomenclaturas de cada função, o horário estabelecido, a
seqüência das atividades, o tipo de alimentação, dentre outras. O que importa
mesmo é que as funções e as tarefas sejam planejadas e executadas com
qualidade.
Os responsáveis pela organização de um Encontro de Jovens devem iniciar o
seu planejamento com base na missão da organização que o promove e no objetivo
estabelecido. A definição do objetivo, bem como a motivação para alcançá-lo é
fundamental para seu Encontro gerar resultados com qualidade e atender as
demandas da comunidade. Após a missão e o objetivo, devem ser definidos as
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metas e os métodos com o auxílio das técnicas de planejamento, destacando o
5W2H, anteriormente explicados.
Com
o
modelo
proposto,
somado
à
espiritualidade,
experiência
e
regionalidade, bem como a aplicação das técnicas de planejamento, pode-se chegar
a um plano de ação que, certamente, facilitará a gestão de um Encontro de Jovens.
6 Resultados da Pesquisa
Foram realizadas aproximadamente 50 entrevistas semi-estruturadas, com o
uso do método do estudo de casos, tendo como resultado a necessidade de
desenvolver e equacionar questões relativas a mais de 40 itens, tais como: equipe,
coordenação,
acolhida,
pregação,
intercessão, música,
cozinha,
recreação,
financeiro, externa, apoio, limpeza, montagem, manutenção, desmontagem,
secretaria, comunicação, discernimento, liturgia, assessor adulto e Diretor Espiritual.
Também se faz necessário a definição do tema do Encontro e, conseqüentemente,
das missas, orações, confissão, palestras e dinâmicas. Ainda deve ser definido o
local do evento, a qual deverá contar com uma capela, sala palestras, dormitórios,
cozinha, banheiros, espaços alternativos, secretaria e refeitório. Outros assuntos
também deverão ser observados, como a divulgação, a formação do grupo de
encontristas, o transporte, o horário, os recursos tecnológicos que serão utilizados, a
segurança e a saúde.
O primeiro requisito apurado na pesquisa é a necessidade de todo Encontro
de Jovens possuir uma equipe para atingir seus objetivos. Ninguém pode e nem
deve realizar um Encontro sozinho. Por meio das entrevistas, também se verificou a
necessidade de dividir a equipe para executar as funções acima citadas.
Para
executar
tais
funções,
constatou-se
por
meio
da
bibliografia
referenciada, bem como dos dados colhidos nas entrevistas, que o membro da
equipe deve possuir várias das características a seguir:
Primeiramente, já deve ter participado de um Encontro de Jovens e vivido o
“encontro pessoal com Jesus”. Também é necessário conhecer a missão e o
objetivo do Encontro, ser humilde, saber ouvir, saber trabalhar de forma harmoniosa,
ser obediente à Deus e à hierarquia da organização, e comprometer-se totalmente
com o seu trabalho.
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Há que se dizer também que tais funções devem ter como base as lições e
ensinamentos transmitidos por outras equipes montadas e organizadas por Deus,
conforme disposto na Bíblia Sagrada, e mencionadas abaixo:
- A equipe de Moisés: Deus apareceu a Moisés em meio às chamas que
saíam de uma sarça e deu-lhe uma missão que pode ser definida em poucas
palavras: retirar os israelitas do Egito, conduzindo-os pelo deserto até encontrar terra
fértil que emana leite e mel.
Não obstante ter sido um grande líder, Moisés montou uma equipe a fim de
ajudá-lo a executar a missão que o Senhor Deus o confiou. Flores (1999, p.131), cita
que “Moisés não trabalhava só. Tinha uma equipe de colaboradores que o ajudava e
compartilhava os encargos do povo”. Veja alguns dos principais: Aarão: sua boca
(Ex 4, 10 – 16); Hobab: seus olhos (Nm 10, 29 – 31); Aarão e Hur: seu respaldo na
vitória contra Amalec (Ex 17, 8 – 16); Josué: seu ajudante desde sua juventude (Nm
11, 28) e sucessor (Jos 1); Jetro: seu conselheiro (Ex 18, 1 – 27); Os chefes de
grupos (Ex 18, 21); Os setenta anciãos (Nm 11, 24 – 25).
- A equipe de Jesus: “Naqueles dias, Jesus retirou-se a uma montanha para
rezar, e passou aí toda a noite orando a Deus. Ao amanhecer, chamou seus
discípulos e escolheu doze dentre eles que chamou de apóstolos...” (Luc 6, 12 – 13).
Neste momento, Jesus formava a equipe que o auxiliaria a cumprir com a sua
missão: levar a salvação de Deus a toda criatura.
Marques (2001, p. 46), acerca da equipe de Jesus, menciona:
Os doze apóstolos formavam um grupo heterogêneo: pescadores,
cobradores de impostos, cultura mediana, uns mais crentes, outros
menos crentes, alguns destemidos, outros medrosos, uns
verdadeiros, outros falsos, uns pretendiam o poder, outros eram mais
humildes e amorosos, mas todos estavam motivados para a missão
libertadora, mesmo não conhecendo perfeitamente essa missão e
não sabendo como implementá-la.
[...]
Alguma coisa, contudo, os conservava motivados e entusiasmados
com as idéias do líder, Jesus. Abandonaram tudo para seguir as
pegadas do Mestre.
[...]
Ressalte-se que a beleza do colégio apostólico estava na diversidade
de carismas de seus integrantes, em que a diferença, longe de os
separar os unia, pois a meta, ainda que não lhes estivesse
totalmente clara, era algo incomum: trabalhar pelo Reino de Deus.
Além da definição da equipe, apurou-se que os Encontros de Jovens seguem
uma linha espiritual, de acordo com a herança deixada por Jesus Cristo. Porém, todo
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Encontro segue também o carisma da organização promotora, quer dizer, diocese,
paróquias, movimentos, entre outros.
Sendo assim, toda essa espiritualidade – missas, orações, confissões,
palestras, dinâmicas, etc. – devem seguir uma linha, visando uma coerência
espiritual que chegará a um resultado melhor.
Com relação à Infra-estrutura do Encontro, constatou-se que se faz-se
necessário um mínimo para a realização do mesmo. A escolha do local no qual será
realizado o Encontro está ligada ao seu objetivo e deve atender às necessidades
dos jovens que dele participarão. A escolha, portanto, deve estar em acordo com as
exigências e necessidades do momento.
O Encontro poderá ser realizado em paróquias, escolas, prédios públicos,
mosteiros, conventos, sítios, fazendas, etc.
Também há que se dizer que, segundo os entrevistados, o local do Encontro
deverá possuir, no mínimo, uma estrutura que possua o seguinte: uma Capela, uma
sala de palestras, dormitórios, cozinha, banheiros, espaços alternativos, uma
secretaria e um refeitório.
Relativo ao marketing do Encontro, todos os entrevistados foram unânimes ao
afirmar que um Encontro de Jovens deve ser muito bem divulgado. Portanto,
também deve haver um planejamento para esta área. Antes, porém, é necessário
compreender qual o seu significado.
São várias as definições para a palavra marketing. Kater Filho (1999, p. 21
apud Kotler, 1981, p. 33) a define como “a atividade humana dirigida para a
satisfação das necessidades e desejos, através dos processos de trocas”. Significa,
então, que será oferecido algo (um produto) a alguém (o público-alvo). Esse alguém
trocará o algo por outra coisa (pagamento, pois o produto tem seu preço).
Kotler (1994, p. 48), menciona que “marketing é um processo social e
gerencial pelo qual indivíduos e grupos obtêm o que necessitam e desejam através
da criação, oferta e troca de produtos de valor com outros”.
Atualmente, há disponível uma imensa quantidade de informações sobre
marketing, tanto na área acadêmica, quanto na Igreja Católica. Essas informações
devem ser utilizadas a fim de bem divulgar um Encontro.
Uma das ferramentas que o marketing oferece e que é possível aplicar no
planejamento do Encontro, de maneira prática, é o chamado “composto de
marketing”, ou marketing mix: 4 Ps = produto, preço, praça e promoção.
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Além do marketing, também se faz necessário um mínimo de estrutura
logística para a realização de um Encontro de Jovens ser eficaz, por exemplo:
Caso o Encontro se realize em um local acessível aos jovens e que não haja
a necessidade deles chegarem juntos, eles podem se dirigir para lá pessoalmente,
bastando, apenas, a obrigatoriedade do cumprimento do horário. Na hipótese do
Encontro acontecer em lugares distantes, como sítios, fazendas, mosteiros,
conventos, dentre outros, a equipe deverá providenciar o transporte necessário à
locomoção dos jovens, atendendo a quesitos de segurança, praticidade,
cumprimento do horário, etc.
Pertinente à programação dos Encontros de Jovens, apurou-se que a grande
maioria se realiza nos finais de semana. Geralmente iniciando-se na sexta-feira à
noite e terminando no domingo à tarde. A realização de Encontros, nestes dias,
tornou-se um hábito diante do fato de que tanto os encontristas, quanto os membros
da equipe, trabalham ou estudam durante a semana.
Para o correto cumprimento do horário, fato que certamente influenciará no
resultado final do Encontro, deve-se haver uma programação, planejada e eficiente,
com previsões em casos de atraso ou até de sobra de tempo.
Ainda há que se dizer que é muito importante a utilização dos recursos que a
tecnologia moderna dispõe. Tal tecnologia visa à obtenção da qualidade em todas
as atividades do Encontro. Caso Jesus estivesse evangelizando hoje, pessoalmente,
ele empregaria algum equipamento?
Quando Jesus pregou o Sermão da Montanha, ele o fez na parte da manhã,
horário em que as palavras são ouvidas com mais nitidez. Essa pregação foi feita
sobre um monte, e não foi por acaso, pois falando do cume daquela elevação, o som
da voz de Jesus se propagava em forma de cone, gerando círculos excêntricos,
aumentando ainda mais sua abrangência. Tal fato certamente o auxiliou a atingir
uma multidão. Isto posto, sugere-se alguns recursos aos quais podem ser utilizados:
- aparelhagem de som completa: suficiente para uma banda; microfones para
os pregadores; caixas de som que proporcionem com que a assembléia ouça com
clareza e nitidez;
- proporcionar ao coordenador, aos pregadores e outras pessoas que falem
com a assembléia, de simples telas – quadros, lousa, giz e apagador – a recursos
audiovisuais como: projetor de slides, T.V. com vídeo-cassete ou DVD, Flip-Chart,
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projetor de transparências, computador com multimída, canhão de projeção, páginas
escolhidas da Internet.
Além da proteção espiritual que é oferecida aos jovens em um Encontro, é
valioso que eles se sintam também protegidos estrutural e materialmente. Então, é
necessário alguém que zele pelo local, assim como pelos bens materiais dos jovens.
Essa segurança poderá ser feita tanto por um membro da equipe, quanto
alguém designado para exercer tal função. Porém, o mais importante é que ele cuide
da segurança geral a fim de transmitir tranqüilidade para o grupo.
E para eventualidades que possam ocorrer com os encontristas e a equipe,
faz-se necessário um Encontro possuir medicamentos. Para isso, deve haver
pessoas preparadas (médicos, enfermeiros, etc) para fazer uso dos mesmos em
caso de necessidade.
7 Conclusão
Uma constatação importante realizada pelo pesquisador foi quanto ao
feedback
dos
entrevistados,
com
relação
aos
resultados
obtidos.
Todos
mencionaram que nenhum deles, mesmo tendo participado há anos de eventos
desta natureza, nunca se deram conta da gama de itens a ser contemplados num
processo de planejamento de Encontros de Jovens. Esta reação só veio corroborar a
expectativa inicial do pesquisador de que poucas pessoas possuem a dimensão da
complexidade e do rol de aspectos que envolvem a realização a contento de uma
iniciativa dessas.
O presente trabalho não possui a pretensão de esgotar o assunto. Contudo,
pode fornecer subsídios para novas pesquisas e estudos de casos. Conforme já
relatado, ele vem preencher uma lacuna de relatos de experiências específicas
sobre o planejamento e organização de eventos de natureza religiosa. Na revisão
bibliográfica, que antecedeu ao trabalho de entrevistas semi-estruturadas com
coordenadores e líderes, responsáveis pela organização e realização destes
eventos, foram encontrados poucos trabalhos sobre organização de feiras,
simpósios, congressos e similares, de natureza cultural, social ou para lazer. E em
número menor, e de caráter informativos, os eventos religiosos. Ou seja, na prática,
são sempre efetuadas customizações para o planejamento destes eventos, mas
nada que guardasse a especificidade do tema.
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Ainda assim, foi realizada uma proposta de abordagem a fim de que os
gestores destes eventos possam ter em mãos um material a ser experimentado, e os
pesquisadores da área acadêmica possam procurar validá-lo, como por exemplo,
com a aplicação de pesquisas quantitativas e o uso de técnicas estatísticas
pertinentes.
Finalmente, há que se frisar que o objetivo deste trabalho é justamente
fornecer as ferramentas necessárias para se alcançar este equilíbrio qualitativo entre
a organização e a espiritualidade.
Pode-se ainda dizer que é o trabalho incentivado por Santo Agostinho,
quando diz: “as boas obras não se definem pela quantidade, mas pela qualidade.
Não por seu peso, mas por sua delicadeza. Não por si mesmas, mas por suas
motivações” (AQUINO, 2002, p. 37).
Referências
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Lorena: Cléofas, 2002.
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BÍBLIA SAGRADA. São Paulo: Sivadi, 1979.
BÍBLIA SAGRADA. 78 ed. São Paulo: Ave Maria, 1991.
BRINER, Bob. Os métodos de administração de Jesus. São Paulo: Mundo
Cristão, 1997.
FLORES, José H. Prado. Para além do deserto. 4 ed. São Paulo: Loyola, 1999.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo:
Thomson Pioneira, 2002.
KATER FILHO, Antonio Miguel. O Marketing aplicado à Igreja Católica. 3 ed. São
Paulo: Loyola, 1999.
KOTLER, Philip. Administração de Marketing: análise, planejamento,
implementação e controle. 4 ed. São Paulo: Atlas: 1994.
MARQUES, José dos Santos. Bíblia e Qualidade Total. São Paulo: Nobel, 2001.
MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à Administração. 5 ed. São Paulo:
Atlas, 2000.
42
MEGGINSON, Leon C; MOSLEY, Donald C; PIETRI JR., Paul H. Administração:
conceitos e aplicações. São Paulo: Harbra, 1986.
MEIRELLES, G.F. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS Publicações e Serviços
Ltda, 1999.
ONISHI, Kelly Miyuki. O profissional de secretariado executivo como
organizador de eventos empresariais. Curitiba: Editora PUCPR, 2005.