ROSILENE BARBOSA FERREIRA
PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO
DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA
SEMANA DO FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE
FEDERAL DE VIÇOSA
Viçosa – MG
Junho -2008
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES
DEPARTAMENTO DE LETRAS
ROSILENE BARBOSA FERREIRA
PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE
EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO
FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
Viçosa – MG
Junho/ 2008
ii
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES
DEPARTAMENTO DE LETRAS
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILINGUE
PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE
EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO
FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
ROSILENE BARBOSA FERREIRA
Monografia apresentada ao curso de
Secretariado Executivo Trilingüe como
requisito para obtenção do grau de
bacharel
em
Secretariado
Executivo
Trilingüe da Universidade Federal de
Viçosa.
Viçosa-MG
Junho - 2008
iii
A MONOGRAFIA INTITULADA
PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE
CASO DA SEMANA DO FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
Elaborada por
Rosilene Barbosa Ferreira
Como requisito para obtenção do grau de bacharel em Secretariado Executivo Trilingue da
Universidade Federal de Viçosa, foi aprovada por todos os membros da Banca Examinadora.
Viçosa, 23 de junho de 2008
___________________________________________________________
Profª. Tereza Angélica Bartolomeu ( DED/UFV)
(Orientadora)
_____________________________________________________________
(Kátia de Souza Aguiar )
(Conselheira)
_____________________________________________________________
Profª Ana Lídia Coutinho Galvão ( DED/UFV)
(Examinadora)
______________________________________________________________
Profª Rosália Beber de Souza (DLA/UFV)
(Examinadora)
iv
Ao meu amado esposo Evaldo,
pelo amor e incentivo, e
pelos momentos felizes juntos
As minhas amigas de curso
pelo carinho e companheirismo.
v
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus, pois sem Ele, não poderia concretizar o sonho de
concluir minha graduação na Universidade Federal de Viçosa.
Ao meu marido, Evaldo pelo incondicional amor, carinho e compreensão, e por ter me
apoiado desde o inicio do curso.
À minha grande amiga Juliana Abreu que sempre esteve ao meu lado me ajudando nas
horas difíceis, e compartilhando as horas felizes.
A todas minhas amigas de curso, pelos 4 anos de convivência, pelas risadas, pelos
apertos nas disciplinas, pelas festinhas de confraternização, pelos encontros nas pizzarias,
almoços, enfim, pelos bons momentos que passamos juntas. Vão ficar para sempre no meu
coração.
Á minha mãe, Maria da Penha pelas orações.
À minha segunda família, Gínia, Marcos, André e Clara pelo carinho e incentivo.
A todos os professores que no decorrer do curso, me ensinaram e complementaram
meus conhecimentos.
À minha orientadora Tereza Angélica Bartolomeu pelas contribuições e pela paciência
em corrigir meus erros contribuindo muito para que este trabalho se concretizasse.
À minha conselheira Kátia de Souza Aguiar, que mesmo de longe me auxiliou e
contribuiu para o resultado final.
A comissão organizadora da Semana do Fazendeiro, pelas contribuições, em especial a
Miriam, pela paciência em me ajudar na pesquisa.
Agradeço a todos que de alguma forma contribuíram para minha formação acadêmica,
que fizeram e fazem parte da minha vida.
A todos, muito obrigada!
vi
“Não está na natureza das coisas que um único homem
realize um descobrimento súbito e inesperado; o
conhecimento avança passo a passo e cada homem
depende do trabalho dos seus pares e de seus
predecessores".
Sir Ernest Rutherford
vii
FERREIRA, Rosilene Barbosa; BARTOLOMEU, Tereza Angélica; AGUIAR, Kátia de
Souza. Planejamento, Organização e Promoção de Eventos: Um Estudo de Caso da
Semana do Fazendeiro da Universidade Federal de Viçosa, Universidade Federal de
Viçosa, Viçosa, 2008.
Resumo
O presente trabalho objetivou identificar e descrever as etapas de um evento de grande porte
promovido pela Universidade Federal de Viçosa, a Semana do Fazendeiro (SemFaz) no que
se refere ao planejamento, organização e execução do evento, de forma a evidenciar as formas
de organização, a equipe responsável, o espaço físico necessário, o público alvo e o processo
de avaliação do evento. A SemFaz é um evento anual promovido pela UFV desde 1929,
destinado ao produtor rural, seus familiares e trabalhadores do setor agropecuário. Os
instrumentos utilizados para a coleta de dados foram análise documental e entrevistas semiestrutradas com membros da comissão organizadora e da comissão de avaliação do evento. Os
resultados obtidos foram analisados tendo como base a revisão bibliográfica realizada. O
número de participantes da SemFaz é superior a mil, o que caracteriza-o como sendo um
evento de grande porte. O evento SemFaz tem como objetivo difundir, entre os participantes,
conhecimentos técnicos das diversas áreas de atuação da UFV, visando a melhoria da
produtividade e da produção e ao bem-estar social do produtor e de sua família. Na sua
programação consta cursos em diversas áreas, exposição de máquinas, implementos agrícolas,
insumos, prestadores de serviço, artesanatos, Clínica Tecnológica UFV/SEBRAE e atividades
culturais. O número de pessoas envolvidas na organização da 78º edição do referido evento,
ocorrida em 2007, foi 291 pessoas, distribuídas em 28 comissões. Foram 151 cursos
oferecidos, sendo 99 proporcionados pelos 22 departamentos da UFV e 52 por entidades
parceiras. Com base nos resultados obtidos foi estruturado um roteiro de atividades
importantes a serem cumpridas pelos interessados em planejar, organizar e promover um
evento, auxiliando assim os profissionais da área a desenvolver, com competência, as
atividades necessárias para o sucesso do evento.
Palavras-chave: Promoção de evento; Avaliação de evento; Produtor rural.
viii
SUMÁRIO
1.
INTRODUÇÃO............................................................................................................ 1
2.
JUSTIFICATIVA......................................................................................................... 3
3.
OBJETIVOS ................................................................................................................ 5
3.1 Geral ................................................................................................................................................................. 5
3.2 Específicos ........................................................................................................................................................ 5
4.
REVISÃO DE LITERATURA .................................................................................... 7
4.1 Evento ............................................................................................................................................................... 7
4.1.2 Objetivos e Finalidades............................................................................................................................ 10
4.1.3 Tipologia.................................................................................................................................................. 10
4.1.4 Classificação ............................................................................................................................................ 13
4.1.5 Fases de um evento.................................................................................................................................. 16
4.1.6 Planejamento e Organização.................................................................................................................... 16
4.1.7 Identificação do Público Alvo ................................................................................................................. 19
4.1.8 Avaliação de um evento........................................................................................................................... 19
5.
METODOLOGIA ...................................................................................................... 21
6.
RESULTADOS E DISCUSSÕES .............................................................................. 24
6.1 Características do Evento: SemFaz ............................................................................................................. 24
6.1.1 Histórico da SemFaz................................................................................................................................ 27
6.1.2 Importância .............................................................................................................................................. 28
6.1.3 Estrutura da Comissão Organizadora....................................................................................................... 29
6.3 Fases de realização da SemFaz..................................................................................................................... 34
6.3.1
Pré-Evento.......................................................................................................................................... 34
6.3.2 Evento...................................................................................................................................................... 37
6.3.3
Pós-evento .......................................................................................................................................... 37
6.4 Avaliação da SemFaz .................................................................................................................................... 38
6.5 Roteiro Para Realização de Eventos ............................................................................................................ 43
7.
CONCLUSÃO ............................................................................................................ 48
8.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................... 51
ix
9.
10.
BIBLIOGRAFIAS ..................................................................................................... 53
ANEXOS................................................................................................................. 55
Anexo 1 – Prospecto da 78ª Edição da SemFaz................................................................................................. 56
Anexo 2 – Modelo de ficha de inscrição para SemFaz ..................................................................................... 57
Anexo 3 – Modelo de Ficha de Inscrição para Clínica Tecnológica da SemFaz ............................................ 58
Anexo 4 – Modelo da Ficha de Cadastramento dos Cursos............................................................................. 59
Anexo 5 – Cronograma Geral da Comissão Organizadora da SemFaz.......................................................... 62
Anexo 6 – Cronograma da Comissão de Avaliação da SemFaz ...................................................................... 65
Anexo 7 – Questionário aplicado pela Comissão de Avaliação aos Participantes e Expositores da Semana
do Fazendeiro....................................................................................................................................................... 66
11
APÊNDICES .......................................................................................................... 74
Apêndice 1 – Roteiro de Entrevista Aplicado com a Responsável pela Secretaria Permanente da SemFaz75
Apêndice 2 – Roteiro de Entrevista Aplicado com a Coordenadora da Comissão de Avaliação da SemFaz
............................................................................................................................................................................... 76
x
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 - CENTRO DE VIVÊNCIA .............................................................................................................. 26
FIGURA 2 - HALL DO CENTRO DE VIVENCIA ............................................................................................ 26
FIGURA 3 - LOCAL DA SOLENIDADE DE ABERTURA DA SEMFAZ - AUDITÓRIO FERNANDO
SABINO - .................................................................................................................................................... 26
FIGURA 4 - LOCAL ONDE SÃO MONTADOS OS ESTANDES DA SEMFAZ – ESPAÇO MULTIUSO..... 27
FIGURA 5 - DECORAÇÃO DO ESPAÇO ......................................................................................................... 27
LISTAS DE TABELAS
TABELA 1 - NÚMERO DE MEMBROS DAS COMISSÕES DA 78ª EDIÇÃO DA SEMFAZ ....................... 31
TABELA 2- NÚMERO DE CURSOS OFERECIDOS PELOS DEPARTAMENTOS DA UFV NA 78ª EDIÇÃO
DA SEMFAZ .........................................................................................................................................................42
LISTAS DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1 – NÚMERO DE ESTUDANTES E FUNCIONÁRIOS QUE TRABALHARAM NA 78ª EDIÇÃO
DA SEMFAZ .........................................................................................................................................................32
GRÁFICO 2 – NÚMERO DE PARTICIPANTES DA SEMFAZ DE 2000 A 2007.............................................40
GRÁFICO 3 – NÚMERO DE CURSOS OFERECIDOS POR OUTRAS ENTIDADES NA 78ª EDIÇÃO DA
SEMFAZ ................................................................................................................................................................42
xi
1
1. INTRODUÇÃO
As atividades de planejamento, organização e promoção de eventos tornaram-se uma
importante fonte econômica em todo mundo, exigindo uma sólida estrutura para que todas as
etapas possam ser cumpridas e os resultados sejam atingidos de forma satisfatória, tanto para
o organizador quanto para os participantes.
Nesta pesquisa optou-se por realizar um estudo de caso utilizando como objeto de
estudo, um evento de grande porte que acontece anualmente na Universidade Federal de
Viçosa (UFV): a “Semana do Fazendeiro” (SemFaz), de forma a evidenciar as formas de
organização, o trabalho da equipe responsável, o espaço físico utilizado, o público alvo e a
forma como se dá a avaliação do evento.
Na UFV, os eventos são atividades que estão em constante evidência, se tornando uma
peça fundamental para a integração dos alunos, da comunidade viçosense e também de
participantes de outras cidades e estados. Estão incorporados ao dia-a-dia da Instituição e
possuem objetivos variados. Para alcançar os objetivos estabelecidos, é necessário que os
organizadores façam um planejamento detalhado com antecedência, tendo em sua equipe
pessoas capacitadas, comprometidas, envolvidas e cuidadosas.
2
Segundo Martin (2003) os organizadores de eventos devem sistematizar o
planejamento, a organização e a produção do evento nos seguintes momentos: pré-evento,
evento e pós-evento.
Segundo a autora, pré-evento é a fase em que se define o projeto e o planejamento das
atividades. Já o evento é a fase do acontecimento, e o pós-evento é a fase em que as
comissões envolvidas na organização se reúnem para avaliar como foi o evento, e fazem as
perspectivas para a próxima edição. Seguindo as etapas, os organizadores conseguirão atingir
os objetivos propostos, que garantirão o sucesso do evento.
No decorrer da pesquisa foi avaliado se o planejamento e os processos de organização
utilizados pela comissão organizadora da SemFaz, juntamente com as 28 (vinte e oito)
subcomissões do referido evento, conseguem desempenhar as funções de modo que o evento
tenha o sucesso esperado, promovendo a satisfação dos participantes.
Com base nos resultados obtidos foi possível estruturar um roteiro de atividades a ser
seguido pelos interessados em planejar, organizar e promover um evento, o qual poderá ser
utilizado como referência para organizadores de eventos.
3
2. JUSTIFICATIVA
Organizar eventos não é uma tarefa fácil, e para acompanhar as mudanças no mercado
de trabalho é preciso que o profissional que trabalha no ramo de organização e estruturação de
eventos seja dinâmico, decidido, criativo, imaginativo, ter habilidade para inovar e ser
detalhista, para saber lidar com situações de imprevistos usando-se de bom senso para
resolver a situação, (ONISHI, 2005).
Uma das razões para a realização desta pesquisa, é o fato da promoção de eventos ser
uma atividade que está em constante crescimento e expansão no mercado. Esta atividade é de
grande interesse dos profissionais de Secretariado Executivo, onde os mesmos podem atuar no
planejamento, na organização e na promoção de eventos. Além disso, este trabalho poderá
auxiliar estes profissionais como fonte bibliográfica para ampliar o conhecimento adquirido
durante a graduação.
Outro aspecto importante é o fato da pesquisa poder auxiliar os próprios organizadores
do objeto de estudo, a SemFaz, a detectar problemas, assim sanar estas falhas, tendo a
4
oportunidade de estar sempre aprimorando seus conhecimentos, contribuindo para o sucesso
das futuras edições do evento.
Por fim, a pesquisa justifica-se pela tentativa de conhecer profundamente o processo
de organização de um evento que tem expressiva importância tanto para a comunidade
acadêmica da UFV quanto para o público alvo, composto de centenas de pessoas que vêm a
cidade em busca de aprimoramento, diversão e reencontro com amigos que fizeram durante as
participação nas edições anteriores.
A presença de um número expressivo de participantes neste evento também traz
repercussão positiva para a economia da cidade, movimentando os setores hoteleiros,
alimentícios e comerciais.
5
3. OBJETIVOS
3.1 Geral
O objetivo deste trabalho é identificar e descrever as etapas de um evento de grande
porte promovido pela UFV, a Semana do Fazendeiro (SemFaz), no que se refere ao
planejamento e execução do evento, de forma a evidenciar as estratégicas de organização, o
trabalho da equipe organizadora, o espaço físico necessário, o público alvo e o processo de
avaliação do evento.
3.2 Específicos
Identificar as características do evento promovido pela UFV “Semana do
Fazendeiro” quanto à história, importância e estrutura.
6
Descrever a metodologia utilizada pela equipe organizadora da Semana do
Fazendeiro para o planejamento, execução e avaliação do evento durante as etapas de préevento, evento e pós-evento.
Analisar os resultados da avaliação da 78a Semana do Fazendeiro, realizada em
julho de 2007, para verificar a adequabilidade e aplicação do planejamento e execução do
evento.
Estruturar um roteiro de atividades para interessados em planejar, organizar e
promover eventos.
7
4. REVISÃO DE LITERATURA
4.1 Evento
Quando se pensa na palavra evento, diferentes exemplos vêm instantaneamente à
mente, desde uma simples reunião de família a um mega evento empresarial que envolve um
grande número de pessoas. Sendo assim, evento é qualquer acontecimento social programado
para tratar dos mais diversos assuntos, sejam eles políticos, culturais, científicos, comerciais,
profissionais etc.
Não existe uma conformidade quanto a uma conceituação universal de evento. Ela é
dificultada pela própria natureza intrínseca da atividade.
Pode-se considerar evento, qualquer acontecimento que foge à rotina, sempre
programado para reunir um grupo de pessoas, seja numa reunião familiar, reunião de um
grupo de amigos para comemorar aniversário, casamento, ou até mesmo um grande
acontecimento como a Copa do Mundo – que é um mega evento que reúne pessoas de vários
países, cuja programação se inicia com quatro anos de antecedência. Ao logo dos tempos, os
eventos foram se firmando como sinônimo de sucesso, sendo um excelente meio de
divulgação que proporciona a troca de experiências, que pode levar ao enriquecimento do
conhecimento. (SENAC, 2000).
8
Ultimamente, promover eventos é uma forma de difundir técnicas e conhecimentos
entre as pessoas. No mundo empresarial é uma forma de colocar a empresa em evidência no
mercado.
Seja qual for a natureza, os eventos reúnem grupos de pessoas em torno de um mesmo
objetivo e ajudam a desenvolver o turismo e,dependendo da sua natureza, poderão atrair
pessoas de outras cidades ou regiões.
4.1.1 Conceituação
Segundo Miranda (2003:118) “Evento é um conjunto de atividades profissionais
desenvolvidas com o objetivo de alcançar o seu público alvo através do lançamento de
produtos, da apresentação de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer seu
conceito ou recuperar sua imagem”.
Tomando como base esta definição, pode se dizer que evento é uma das formas pela
qual as empresas buscam para se estabelecer no mercado, podendo colocar seus produtos e/ou
serviços na mídia, alcançando assim, seu espaço no mundo empresarial. É também, uma
forma e oportunidade de fazer negócios, aumentar os lucros e colocar as empresas em
evidência no mercado.
Meirelles (1999) confirma esta argumentação quando diz que, os eventos são
instrumentos institucionais e promocionais, que criam conceitos e estabelecem a imagem da
organização, produtos, serviços, idéias e pessoas. Ao participar de um evento, as pessoas têm
a possibilidade de interagir com o negócio do patrocinador, tomar conhecimento do seu
produto e aprender a valorizar sua marca, proporcionando um maior retorno econômico e
social a partir do investimento. Segundo a autora, o evento é um local ideal para se trocar
idéias e fazer novos negócios, abrindo assim o número de oportunidades para os que dele
participam.
Já Andrade, (1999:32) define evento pela ótica da economia, ao dizer que eventos é
um “fenômeno multiplicador de negócios pelo seu potencial gerador de novos fluxos de
visitantes. Evento é todo fenômeno capaz de alterar determinada economia”.
Complementando o que Meirelles e Andrade afirmam, Melo Neto (1999) coloca que,
todo evento tem que ter características de um produto, deve ser inovador, satisfazer as
necessidades do público alvo, criar expectativas e ser acessível a um grande número de
9
pessoas. Deve também possuir um nome de fácil memorização e um forte apelo promocional.
Para que o evento seja bom e alcance o público almejado, é preciso que este seja inusitado,
inovador e desafiante, tornando o evento uma atividade de marketing, uma vez que o evento
tem a capacidade de juntar o negócio do patrocinador com os consumidores potenciais em um
ambiente interativo.
Brito & Fontes, (1997:66) também colocam sobre esta capacidade dos eventos em se
tornar uma fonte de marketing, quando dizem que:
“Eventos são acontecimentos previamente planejados,
organizados e coordenados de forma a contemplar o
maior número de pessoas em um mesmo espaço físico
temporal, com informações, medidas e projetos sobre
uma idéia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos
de resultados e os meios mais eficazes para atingir
determinado objetivo.”
Em seu livro “Manual Prático de Eventos”, publicado em 2003, Vanessa Martins
apresenta a definição de Canton, (1999:19) para evento: “É a soma de ações previamente
planejadas com o objetivo de alcançar resultados pré-definidos junto ao seu público alvo”.
Essas ações, quando previamente planejadas, farão com que o público do evento fique
satisfeito e o número de participantes seja maior em futuras edições.
Diante do exposto, sugere-se que evento é uma forma de apresentar algum produto ou
serviço. Ou seja, a realização de eventos no meio empresarial é fundamental para o êxito do
planejamento estratégico das empresas, tornando-se uma ferramenta de marketing
indispensável para seu sucesso, promovendo marcas, divulgando e comercializando produtos
ou serviços.
Assim, os eventos podem ser considerados estratégia de marketing, quando promovem
o nome das empresas patrocinadoras fazendo com que a empresa e os produtos se tornem
conhecidos no mercado.
10
4.1.2 Objetivos e Finalidades
Quando se organiza um evento, há uma razão para que o mesmo aconteça e isso é
expresso por meio de seus objetivos ou finalidades. Ele deve ser duradouro e não perecível,
no decorrer do tempo. Deve ser capaz de traduzir, em poucas palavras o principal conceito do
evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado.
A correta definição e divulgação do objetivo de um evento para todos os envolvidos
no seu planejamento, comercialização, organização e execução é fator crucial para o seu
sucesso. O objetivo atua como orientação “invisível” para que as pessoas envolvidas na
organização do evento possam trabalhar em suas atividades de forma independente, mas com
um objetivo comum.
Giacáglia (2006, p.15) diz que:
“Definir os objetivos significa saber o que se pretende de
resultados quantitativos e qualitativos, estabelecendo, a
priori, mecanismos para mensurá-los. Além de definir os
resultados esperados pelo promotor, é preciso que sejam
identificados os objetivos do evento para os
patrocinadores durante o processo de comercialização do
evento, e, portanto, devem estar claros a todos os que
nele estão envolvidos”.
Sendo assim, estando claros os objetivos do evento, o planejamento seguirá a direção
certa e, conseqüentemente, o projeto terá o sucesso esperado, agradando a todos os
organizadores e participantes em geral.
4.1.3 Tipologia
Existem vários tipos de eventos para atender os objetivos específicos das empresas
promotoras. Abaixo serão descritos alguns tipos de eventos, apontados por Martin (2003:4458) em seu livro “Manual Prático de Eventos”. Além dos que aqui serão focalizados, existem
ainda os eventos de cunho familiar, como almoços, jantares entre outros etc.
Brainstorming – Bastante usado pelos publicitários, permite uma analise ampla das
várias possibilidades para uma questão. O objetivo deste tipo de evento é encontrar soluções
11
para um problema. Segundo Cesca (1997), este evento tem os seguintes passos: “exposição do
problema pelo coordenador por 10 a 15 minutos; lançamento de idéias, seleção de idéias e
síntese”. Este tipo de evento é indicado para empresários que dão consultoria.
Conferências – São reuniões bastante formais, com exposição de um tema especifico
por um expositor ou conferencista, por um tempo limitado, para um grande número de
pessoas. Após a explanação, ele responde às perguntas formuladas pelos participantes. Este
tipo de evento, normalmente, é um dos formatos utilizados em seminários e congressos.
Quando acontece como evento isolado, tem curta duração.
Congresso – Pode ser definido como uma reunião formal de participantes de um
mesmo grupo profissional, ou de uma entidade associativa que os agrega. Visa estudar ou
debater temas de interesse geral de determinada área de atuação. As sessões de trabalho dos
congressos são divididas em várias atividades, como: mesas redondas, reuniões, debates,
painéis etc. Os temas podem ser oficiais ou livres.
Convenção – A expressão convenção, de modo geral, define as atividades restritas a
um grupo específico e que são pagas unicamente pela entidade empresarial, política ou
partidária promotora do evento. Acontece para reunir profissionais ou partidários e pode
também ser feita por setores distintos de determinada organização ou congregar todos os seus
integrantes. Por exemplo: convenções de vendas, que reúnem os elementos ligados ao setor
(vendedores, revendedores, distribuidores, representantes, etc.), para lançamento de um
produto ou apresentação de um novo plano de expansão de mercado.
Debate – Reunião entre duas ou mais pessoas que defendem seus pontos de vista
sobre um ou vários assuntos, normalmente divergentes. É orientado por um moderador que
faz as perguntas a um e outro, e controla os ânimos de ambos e o tempo de resposta. É muito
utilizado para fins políticos, especialmente próximo as eleições.
Feira e Exposição – São instrumentos de comprovada eficácia comercial, por
estabelecer o contato direto entre fabricante, comprador e usuário. Estes eventos são criados
para exposição pública e/ou a comercialização de serviços e produtos industriais, técnicos e
12
científicos a um público específico. As feiras também são um forte elemento de sustentação
de imagem da empresa e/ou produto em evidência. São excelentes oportunidades de contato
pessoal e social, criando laços e parcerias estimulantes que servirá de vínculo para
negociações entre as empresas.
Fórum – Seu objetivo consiste em conseguir efetivar a participação de um público
numeroso, motivado por um coordenador, que levanta um problema de interesse geral. Na
maior parte das vezes, seus promotores são entidades representativas da comunidade e órgãos
públicos.
Jornada – É uma reunião periódica, de determinado grupo de profissionais,
objetivando discutir um ou mais assuntos, no âmbito regional. Pode-se dizer que é um
congresso em miniatura.
Mesa-redonda – É uma reunião de três a nove pessoas, que debatem um assunto
controvertido e de interesse geral. Cada debatedor tem um tempo determinado para sua
apresentação. Ao final das exposições, o tema é discutido no grupo por um tempo
predeterminado. É permitida a participação da platéia fazendo perguntas. Para melhor
funcionamento, o número de participantes deve ser ímpar. Esse tipo de evento permite ao
participante receber informações, criar opiniões próprias e estimular o raciocínio.
Palestra – Deriva da conferência. Coordenada por um moderador, consiste na
apresentação de um assunto a uma platéia com algum conhecimento prévio sobre o tema.
Permite a participação da platéia com perguntas.
Seminário – Consiste em uma exposição oral feita por um coordenador que domine o
assunto, além de um ou dois apresentadores, que possuam algum conhecimento prévio do
assunto a ser debatido. Por ser um dos tipos de evento preferido pela área técnica, o público
tende a ser exigente. Tem como idéia central fornecer informações, motivo pelo qual os temas
a serem abordados devem ser escolhidos com cuidado. Pode ser apresentada em forma de
palestras, painel, mesa-redonda, etc., e não visa tomada de decisão ao final.
13
Workshop - Muito utilizado pela área empresarial. Tem o objetivo promocional ou
comercial. Tem curta duração (poucas horas), dividido em duas partes: a primeira delas é
expositiva sobre um tema, serviço ou produto. A segunda é mais prática, com apresentação e
teste do produto ou serviço apresentado.
4.1.4 Classificação
Os eventos podem ser classificados segundo os seguintes critérios: abrangência;
competição; demonstração ou exposição; data ou freqüência; categoria e função estratégica;
dimensão (tamanho ou alcance); objetivo e área de interesse; perfil dos participantes; e tipo de
adesão. A seguir, serão apresentados cada um destes tipos mais detalhadamente.
a) Abrangência
São agrupados segundo o alcance do evento. Podem ser: mundiais, internacionais,
latino americanos, brasileiros, regionais ou municipais.
Andrade (1999) considera que, o evento mundial deve ter membros de todos os
continentes. Só será internacional se tiver, no mínimo, 20% dos participantes representando
outro continente que não aquele onde se realiza o evento. Exemplo: Copa do Mundo de
Futebol.
b) Competição
Martin (2003) afirma que esta classificação abrange todo tipo de evento que permite
criar uma competição e por conseqüência uma premiação. Pode ser cultural, esportivo,
artístico etc... São os concursos, campeonatos, desfiles.
c) Demonstração ou Exposição
Pode haver, ou não, competição, mas o principal objetivo é a apresentação de um
produto ou serviço no evento. Exemplos: Em desfiles, leilões, shows, noite de autógrafos etc.
14
d) Data ou Freqüência
Tenan (2004) indica quatro sub-categorias dentro dessa classificação:
Permanentes – ocorre periodicamente (mensal, semestral, anual etc.).;
Esporádicos – acontecem entre intervalos irregulares;
Únicos – acontecem somente uma vez (lançamentos de livros, noite de autógrafos );
De oportunidade – ocorrem em épocas de grandes eventos internacionais ou
marcantes na história. Como, por exemplo, temos os eventos esportivos que ocorrem em
escolas e clubes aproveitando a copa do mundo ou olimpíadas.
e) Categoria e Função Estratégica
Leva em conta a finalidade do evento e sua função dentro do marketing. Se público, é
organizado por algum órgão governamental (federal, estadual ou municipal). Se privado, é
organizado por empresas de qualquer ramo da economia.
f) Dimensão (tamanho, alcance)
Relaciona-se com o número de participantes. Ele pode ser:
Macroevento: são eventos que, por sua dimensão, mobilizam milhares de pessoas.
Atraem pessoas de diferentes partes do mundo. São coordenados, geralmente, por alguma
entidade pública. De um modo geral, são raros. Quando acontecem, as empresas escolhidas
para promovê-los são as maiores do mercado nacional e/ou internacional. Exemplo: Copa do
Mundo de Futebol, Jogos Olímpicos etc.
De grande porte: são eventos que, embora menores que o macroevento, também
englobam muitas pessoas, acima de 1000 (mil) participantes. Normalmente são idealizados
por empresas de âmbito nacional e/ou internacional, para público de interesse geral.
De médio porte: são os grandes alvos da maior parte das empresas que realizam
eventos para menos de 1000 mil participantes.
De pequeno porte: são eventos realizados para número reduzido de participantes.
Para fins de análise será considerado evento de pequeno porte aquele que atender
menos de 100 participantes e o de médio porte, aquele que atende entre 101 a 999
participantes.
15
g) Objetivo e Área de Interesse
Neste caso, o que determina o tipo do evento, é a sua finalidade e objetivos, ou seja, a
área de interesse do público do evento.
Objetivos científicos ou culturais – os objetivos destes eventos variam segundo a
área de interesse, que pode ser: educacional, político, artístico, esportivo etc. Por exemplo:
congressos, seminários, simpósios ou convenções.
Objetivos de caráter comercial – os eventos com estes objetivos visam a
comercialização de um ou mais produtos. Exemplo: feiras, exposições etc.
h) Perfil dos Participantes
Quanto mais diversificado for o público alvo desejado, mais elevados serão os custos
de promoção de vendas. Destacam-se três tipos básicos:
Geral – os participantes são de diferentes setores.
Dirigido – agrupa vários grupos de profissionais com atividades e interesses em
comuns.
Especifico ou especializados – compostos de técnicos e profissionais com atividades
e interesses comuns. Normalmente encontrados em eventos médicos, tais como
otorrinolaringologia, geriatria etc.
i) Tipo de Adesão
Fechado – cada participante recebe convite restrito e específico do organizador que
normalmente paga todas as despesas.
Aberto – há dois tipos de adesões nesta classificação: cada participante paga sua
participação ou o acesso é livre sem restrições, sem taxas de admissão ou cobrança de
ingresso. Exemplo: Shows de música ao vivo, organizados pelos órgãos púbicos municipais e
estaduais.
Quando se pensa em organizar um evento, é importante que este seja estruturado de
acordo com o perfil dos participantes. Se isso for feito o seu sucesso será mais provável.
16
4.1.5 Fases de um evento
Segundo Martin (2003) para se desenvolver um evento com precisão, este deve passar
por fases específicas:
Pré-evento – é a fase essencial do evento onde haverá definição do projeto e o
planejamento de todas as atividades bem como o detalhamento de receitas e despesas
esperadas.
Evento – é o evento propriamente dito. O q se segue são informações a mais. se a
primeira fase for bem feita, a realização do evento tem grande possibilidade de ser um
sucesso, pois haverá uma boa base para que a organização da estrutura operacional do evento
possa acontecer sem problemas.
Pós-evento – caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na fase
anterior, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos fornecedores.
Pré-evento
Evento
Pós-evento
Planejamento e organização
Capacitação do
evento
4.1.6 Planejamento e Organização
A realização de eventos é uma atividade em que é necessário o exercício da
criatividade. A organização é necessária para alcançar o sucesso pretendido pelos
organizadores, por isso, deve ser bem programada, planejada e estruturada. Assim, com
certeza, atrairá o interesse dos participantes fazendo com que o evento tenha o sucesso
esperado.
Para se realizar um evento um passo importante é seu planejamento e sua organização.
Para Segundo Miranda (2003) é necessário que se faça previamente uma pesquisa
17
respondendo a algumas perguntas básicas que contribuirão para que o planejamento flua e a
organização do evento tenha o sucesso esperado. São elas:
1. Qual o objetivo do evento?
2. Qual o tema? Que material será criado em função do tema?
3. Quem participará do evento? (número de pessoas, perfil, de que cidades etc)
4. Qual a duração?
5. Que atividades ocorrerão durante o evento?
Segundo MARTINS (2003:70): Planejamento é a “espinha dorsal” de um evento. É
ele quem dá a direção para onde se deve ir, pois um evento envolve variáveis controláveis e
variáveis incontroláveis. Estas poderão ser problemas, pois, por serem incontroláveis, são
imprevisíveis, e podem comprometer todo o evento. Para que o evento tenha o sucesso
esperado é preciso um planejamento detalhado e antecipado. O Planejamento é um processo
administrativo que visa determinar a direção a ser seguida para alcançar um resultado
desejado.
Durante o planejamento de um evento deve-se considerar sempre os dois tipos de
variáveis. Não se obtém a excelência simplesmente planejando o quê e como as coisas
“devem” acontecer (variáveis controláveis). Tão importante quanto, é planejar o que não é
previsto, mas pode acontecer.
A etapa do planejamento, quando feita com critério, pode ser longa. Em contrapartida,
além de dar agilidade às outras etapas da organização do evento, pode garantir seu sucesso.
Cesca (1997) afirma que quando se tem planejamento, ganha-se tempo, despendem-se menos
esforços, evita-se o desperdício, tomam-se medidas que minimizem o imprevisto e facilitem
sua resolução quando surgirem, e o mais importante, os objetivos propostos são atingidos.
Planejar o evento é ganhar agilidade no desenvolvimento, é melhorar a eficiência na
execução das tarefas. Assim, é possível também não errar na formulação de um evento
dependendo do seu público alvo, pois cada evento tem um público específico, que requer uma
mensagem, uma formação, uma linguagem específica e bem definida. Essa tarefa se consegue
com o planejamento bem estruturado do evento.
Um bom planejamento além de prever detalhadamente o que deve ser feito, como será
feito, quem será o responsável, deve prever também que recursos humanos e materiais serão
18
necessários, que o investimento será demandado e qual será o cronograma de ações, pois o
bom desempenho do evento depende das tarefas realizadas nesta fase.
Para que o planejamento seja feito de forma eficiente é necessário que se siga algumas
etapas, tais como: compor uma equipe de trabalho com um coordenador geral, delegar
funções a estas equipes, resolver o local onde o evento acontecerá, fazer reuniões periódicas
com toda a equipe e preparar um check- list com as providências a serem tomadas para
auxiliar na execução das tarefas. As atividades precisam ser agrupadas de maneira lógica e a
autoridade deve ser distribuída de maneira a evitar conflitos e confusões, para que os
objetivos possam ser alcançados, com os planos sendo executados e as pessoas trabalhando
eficientemente.
Outra etapa que não pode ser esquecida é a organização. Sem ela as atividades
deixam de ser feitas e o evento não ocorre com o sucesso esperado. O grau de excelência de
organização de um evento é medido por seu resultado final. Em sentido geral organização é o
modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar
objetos, documentos e informações.
Não existem bons eventos sem que sua concepção, sua idéia e seus objetivos também
o sejam. O início de um evento é sinônimo de trabalho cuidadoso e bem delineado e envolve a
definição de todos os aspectos de seu planejamento e organização. É importante observar que
cada evento é um caso particular, com organização e características próprias e como todo
empreendimento, seu sucesso depende de um planejamento bem detalhado e bem feito. Para
isso é preciso que a instituição tenha uma estrutura material e humana compatível com a
dimensão do evento a ser administrado.
Para Andrade (1999:37) “O planejamento começa sempre com uma análise da
conjuntura ou mais precisamente com o levantamento de mercado, seu potencial de demanda
e sua capacidade de oferta, a fim de traçar objetivos de metas”.
Complementando, Canton (1997:20) descreve planejamento não como sendo um ato
isolado. Ele diz que deve ser visualizado como um processo composto de ações interrelacionadas e interdependentes que visam o alcance de objetivos previamente estabelecidos.
Meirelles (1999:37) diz que: “Planejamento é fator fundamental ao desenvolvimento
de qualquer atividade, e de modo especial, para a organização de eventos, permitindo a
racionalização das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do
projeto”.
19
Traçados os objetivos e metas, a organização se torna mais fácil e o resultado será
certamente satisfatório. Conclui-se então, que sem planejamento um evento não terá o sucesso
esperado, os objetivos não serão alcançados e a insatisfação dos participantes será aparente.
Um bom planejamento é a “alma” do evento. O trabalho minucioso de se planejar um evento
é o que originará o seu sucesso.
4.1.7 Identificação do Público Alvo
Outro ponto importante para a realização de um evento é a definição do público alvo,
para que o foco do evento não seja destorcido. Isso significa decidir quais empresas ou
pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidados a participar, de
acordo com o tipo de evento a ser realizado.
Segundo Giacáglia (2006:19), “a primeira decisão que o promotor do evento deve
tomar refere-se, portanto, ao público; qual é o público que se interessaria pelo evento.
Dependendo do tipo de público alvo de um evento, será possível descrevê-lo com maior ou
menor especificidade”.
Um evento que tem como tema, algo relacionado à informática, não vai despertar o
interesse de pessoas que não tem contato com esta área. A definição do público alvo deve
corresponder às expectativas já traçadas no objetivo. Ex: Se o evento tiver o objetivo de
compra e venda de produtos, o público alvo deverá priorizar empresas que detenham o poder
de decisão de compra.
Segundo Giacáglia (2006), Martin (2003), e Andrade (1999), a escolha do tema
interfere em muito na hora de definir o público alvo. Se o público alvo são estudantes de
Biologia, os temas têm que estar condizentes com a área de atuação destes profissionais.
4.1.8 Avaliação de um evento
A avaliação é uma fase importante em um evento, não somente vai facilitar a
negociação do patrocínio, como também para que o próprio promotor do evento possa
20
entender os pontos fortes e fracos que servirão de base para melhorias nas próximas edições,
tendo como propósito prover feedback sobre os trabalhos realizados.
Giacaglia (2006:177) diz que, o promotor precisa saber se conduziu bem a
organização e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento quanto do(s) patrocinador(es).
Precisa, para tanto, de meios e critérios para medir e avaliar os resultados. Deve-se perguntar
também, se houve alguma(s) falha(s) ou se o evento podia ter sido melhor elaborado e
organizado, como e onde melhorar, para que em novas oportunidades não ocorram os mesmo
erros.
Martin (2003:103) diz que: “a melhor hora de se avaliar o evento é durante seu
acontecimento, desta forma, obtem-se uma correta análise de seus serviços e do próprio
evento”. A autora ainda ressalta que, a avaliação é imprescindível para que o próximo evento
seja melhor administrado e operado a partir das informações obtidas das respostas do
questionário sobre o evento, dadas pelos participantes. Com esta avaliação também é possível
conhecer o perfil dos participantes, dos expositores e demais componentes do público alvo.
De qualquer forma, a avaliação, tanto para o promotor do evento quanto para o seu
patrocinador, somente terá sentido se os resultados forem devidamente checados com os
respectivos objetivos.
Aprimorar o hábito da avaliação do evento é imprescindível para que os organizadores
possam suprir, em outras edições , os eventuais erros que possam surgir. Ao aplicar os
questionários, os organizadores têm a possibilidade de saber se o evento ocorreu de forma a
agradar a todos, tendo a possibilidade de avaliar o evento do ponto de vista dos participantes,
expositores (no caso de feiras e exposições) e também dos patrocinadores o. Daí a
importância de manter o hábito da avaliação de suas atividades como instrumento de suporte à
tomada de decisão sobre novos empreendimentos.
21
5.
METODOLOGIA
Tomando como base a revisão bibliográfica apresentada no capítulo 4 foram adotados
alguns procedimentos metodológicos, com a finalidade de alcançar os objetivos da pesquisa.
Este estudo é de natureza qualitativa e de caráter descritivo. Silva & Menezes (2001:
21) afirmam que, a pesquisa qualitativa não requer o uso de metas e técnicas de estatísticas. O
ambiente natural é a fonte direta para coleta de dados e o pesquisador é o instrumento chave.
Para Cervo & Bervian (2002:66) “a pesquisa de caráter descritivo busca conhecer as
diversas situações e relações que ocorrem na vida...”. Para os autores, a pesquisa descritiva
assume diversas formas, dentre elas se destaca o estudo de caso, estratégia utilizada neste
trabalho.
Yin (2005:32) diz que o estudo de caso é utilizado como estratégia de pesquisa em
diversas situações para contribuir com o conhecimento que temos dos fenômenos individuais.
Segundo o autor, estudo de caso é “uma investigação empírica que investiga um fenômeno
dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o
contexto não estão definidos”.
O estudo de caso permite uma investigação profunda
preservando as características dos acontecimentos reais.
22
As técnicas utilizadas para coleta de dados foram: pesquisa documental e entrevista
semi-estruturada. Segundo Gil (1987), a entrevista é a técnica em que o investigador se
apresenta frente ao investigado e lhe formula perguntas, com o objetivo de obter os dados que
interessam à investigação. Portanto, trata-se de uma forma de interação social. Mais
especificamente, é uma forma de diálogo assimétrico, em que uma das partes busca coletar
dados e a outra se apresenta como fonte de informação.
Para desenvolver a pesquisa foram realizadas as seguintes atividades:
1ª Etapa:
Revisão bibliográfica sobre o tema EVENTOS, (livros, revistas, artigos e material
digital) para se ter conhecimento do processo adequado, segundo os autores, que um
organizador de eventos deve seguir para realizar um trabalho eficiente e eficaz.
2ª Etapa:
Pesquisa documental na sala da secretaria permanente do evento e também no site da
Pró-Reitoria de Extensão e Cultura da Universidade Federal de Viçosa, para análise da
avaliação da 78ª edição do evento ocorrido em julho de 2007, com o intuito de averiguar os
seguintes pontos:
•
O processo de avaliação do evento
•
Número de membros da comissão
•
Os pontos avaliados
•
Tempo de duração da avaliação
3ª Etapa:
Entrevista com a responsável pela secretaria permanente da SemFaz. Com a entrevista
procurou-se identificar as seguintes variáveis:
Local – verificar se o local utilizado pela comissão contribuiu para o melhor
andamento do planejamento e execução do evento;
Maquinário – especificar o maquinário disponível para a comissão;
Quantidade de comissões – verificar qual o número de comissões da SemFaz e se o
mesmo foi suficiente para que todos trabalhassem sem sobrecarga de tarefa;.
Número de membros de cada comissão – verificar se a quantidade de membros em
cada comissão foi suficiente, ou se o evento ocorreria melhor se tivesse mais ou menos gente
envolvida;
23
Existência de estagiários nas comissões – verificar a quantidade de estagiários
envolvidos na organização do evento.
Valor da remuneração – verificar, caso haja, o valor que cada estagiário recebeu,e se
foi por horas trabalhadas, mês ou evento todo;
Critério de seleção dos estagiários – verificar os critérios de seleção adotados para a
contratação de estagiários;
O processo de organização – verificar as etapas que a comissão utilizou para
realização do evento;
Freqüência de reuniões das comissões – verificar a quantidade de reuniões
realizadas durante a organização;
Processo de seleção de cursos – verificar o(s) critério(s) utilizado(s) na seleção dos
cursos dados durante a semana;
Número de cursos oferecidos pelos departamentos – verificar a quantidade de
cursos que cada departamento da UFV ofereceu;
Dificuldades encontradas na realização do evento – identificar as dificuldades
encontradas durante a organização do evento.
4ª Etapa:
Entrevista com a coordenadora da Comissão de Avaliação da SemFaz, para identificar
as seguintes variáveis:
•
Quando começou o processo de avaliação da SemFaz;
•
Número de membros na comissão de avaliação;
•
Método de recrutamento e o valor da remuneração dos estagiários contratados;
24
6. RESULTADOS E DISCUSSÕES
6.1 Características do Evento: SemFaz
A seguir, serão apresentadas as informações a respeito da caracterização do evento
SemFaz levantadas por meio da pesquisa documental e entrevistas semi-estruturadas: , seu
histórico, desde sua primeira edição em julho de 1929, sua importância e sua estrutura
organizacional.
O objetivo da SemFaz, é proporcionar ao produtores rurais, familiares e colaboradores,
a possibilidade de adquirir e, ou, atualizar conhecimentos, bem como trocar experiências com
outros participantes, difundindo conhecimentos técnicos das diversas áreas de atuação da
UFV, visando a melhoria da produtividade e da produção, além de proporcionar o bem-estar
social do produtor e sua família. É também objetivo do evento a comercialização de serviços e
produtos industriais e técnicos.
Conforme Giacáglia (2006) é importante ter claro o objetivo do evento tanto para
quem organiza quanto para o público que dele participa.
Como base na literatura consultada em Martin (2003), a SemFaz pode ser classificada
como um evento aberto, pois cada participante paga sua participação – no caso dos cursos - e
o acesso é livre, sem restrições e taxas, para os visitantes.
25
A Semana do Fazendeiro é considerada a maior e mais antiga atividade extensionista
universitária do País é um dos eventos de maior importância, da Universidade Federal de
Viçosa, com grande participação de produtores de várias partes do Brasil.
Segundo Tenan (2004) o evento pode ser classificado também como um evento
permanente, uma vez que ocorre anualmente. Quanto à dimensão, poder ser considerado um
evento de grande porte, pois conta com a participação de um número expressivo de pessoas.
(acima de 1000 participantes).
Também segundo Tenan (2004), quanto à tipologia a SemFaz pode ser classificada
como Feira & Exposição pois estabelece contato direto entre o fabricante, o comprador e o
usuário, pois durante o evento, várias empresas expõem seus produtos nos estandes do evento.
Durante a SemFaz, acontecem vários cursos de capacitação em diversas áreas,
exposição de máquinas e implementos agrícolas e de artesanato, Clínica Tecnológica e
programação cultural que também é parte importante da programação do evento.
A Clínica Tecnológica, uma parceria com o SEBRAE, é considerada uma proposta
inovadora de extensão universitária, sendo a primeira realizada em Minas e a maior em
número de atendimento no Brasil. Segundo a Coordenadora da Secretaria Permenente da
SemFaz, o objetivo da Clínica é prestar consultoria a produtores rurais e empreendedores.
Eles entram em contato direto com especialistas, tendo acesso às tecnologias geradas na UFV,
buscando soluções tecnológicas para seus empreendimentos, sendo
induzidos ao uso
intensivo da tecnologia e da informação.
O evento SemFaz é realizado no Centro de Vivência (figura 1). O hall (figura 2) é
utilizado para recepcionar os participantes bem como dá acesso aos estandes que são
montados no Espaço Multiuso (figuras 4 e 5) sendo que a solenidade de abertura acontece no
Espaço Cultural Fernando Sabino (figura 3).
26
Figura 1 - Centro de Vivência
Figura 2 - Hall do Centro de Vivencia
Figura 3 - Local da solenidade de abertura da SemFaz - Auditório Fernando Sabino -
Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz
27
Figura 4 - Local onde são montados os estandes da SemFaz – Espaço Multiuso
Figura 5 - Decoração do espaço
Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz
6.1.1 Histórico da SemFaz
O evento SemFaz, teve início em 1929, juntamente com João Carlos Belo Lisboa,
então diretor da Escola Superior de Agricultura e Veterinária, e os estudantes Joaquim
Fernandes Braga e José Coelho da Silva, que não apenas fundaram, mas participaram,
ativamente, de todas as Semanas.
28
Outro precursor do evento foi Jacinto Soares de Souza e Lima, médico e prefeito de
Ubá, MG. Na história da UFV, ele amou e serviu com idealismo e desprendimento. A
primeira edição da Semana do Fazendeiro contou com a presença de 39 agricultores, inspirada
em uma visita que Souza Lima realizara no ano anterior, acompanhado de agricultores que,
percebendo a necessidade de alguns produtores locais, preparou uma excursão à UFV para
aquisição de mais conhecimentos.
Jacinto foi seu maior propagandista e estimulador, liderando as mais numerosas
caravanas de agricultores que vieram a Viçosa. Seu jornal “Cidade de Ubá”, fundado em
1937, foi sempre veículo permanente de difusão da Semana do Fazendeiro. Reconhecendo seu
trabalho valioso, o governo do Estado de Minas Gerais conferiu-lhe a Medalha de Honra da
Inconfidência. Foi também membro do primeiro Conselho Diretor da Universidade Federal de
Viçosa.
6.1.2 Importância
A SemFaz é um evento promovido pela Universidade Federal de Viçosa,em que todos,
estudantes, professores, comunidade viçosense e produtores rurais são beneficiados com a
realização deste evento.
Para os alunos, a Semana do Fazendeiro lhes oferece a oportunidade de conhecer o
mercado, de fazer contatos e estabelecer uma rede de relacionamentos, além de
desenvolverem atividades de participação da organização e desenvolvimento dos cursos
oferecidos. Já para os professores a SemFaz é uma oportunidade de divulgar o resultado de
seus estudos e pesquisas. Para a comunidade, é uma oportunidade de movimentação da
economia, devido a presença de pessoas de outras cidades e estados os quais utilizam a rede
hoteleira e o comércio local. Além de, também, ter acesso ao conhecimento produzido na
UFV e usufruir da programação cultural que ocorre durante a Semana, tornando-se uma
significativa forma de entretenimento e lazer.
Como a divulgação da SemFaz é nacional, muitos produtores de várias partes do país
comparecem à UFV para participar do evento. Os produtores vêem no evento, uma
oportunidade de aprimorar seus conhecimentos no que diz respeito às novas tecnologias.
Durante o evento muitas empresas expõem seus produtos, equipamentos permitindo ao
produtor rural confrontar preços, qualidade e verificar as formas de uso dos produtos.
29
Enfim, a SemFaz é um evento que beneficia a todos que dele participam, seja pela
experiência, pela troca de conhecimentos, pela devolução à sociedade, em forma de
conhecimentos, de parte do que ela investe no ensino público e gratuito, seja colocando a
UFV em evidência, devido à divulgação dos trabalhos desenvolvidos na referida Instituição.
6.1.3 Estrutura da Comissão Organizadora
Com base nos resultados obtidos, mediante a entrevista com a coordenadora da
Secretaria Permanente da SemFaz, foi possível identificar a estrutura utilizada na realização
do evento.
A SemFaz ocorre sempre no mês de julho. A comissão conta com uma sala para a
secretaria permanente que fica situada no Campus da UFV, no prédio do CEE (Centro de
Ensino e Extensão), na sala 100. Nela está o maquinário e mobiliário necessários para que
sejam desenvolvidos os trabalhos de planejamento e organização do evento: três
computadores, um aparelho de fax, scaner, duas estantes de arquivo, três mesas e seis
cadeiras.
Segundo a coordenadora da Secretaria Permanente, a SemFaz, por ser um evento de
grande porte, demanda muito tempo para ser concluído, o que justifica ter uma secretaria
permanente.
Com relação às comissões, a coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz
informou que o evento é composto de 28 comissões, as quais são designadas pelo
Coordenador Geral, o Pró-Reitor de Extensão e Cultura da UFV. Cada comissão tem um
número de membros de acordo com a necessidade. Na 78ª edição ocorrida em 2007 estiveram
envolvidos na organização 291 membros (Tabela 1) sendo que em algumas comissões (de
alojamento, apoio e infra-estrutura e apoio à informática) na grande maioria era composta de
estagiários. Estes estagiários são estudantes da UFV de diversos cursos, que se candidatam ao
trabalho. Somente a comissão de vigilância é toda composta de funcionários da UFV.
Os selecionados recebem uma bolsa de R$100,00 (cem reais) mensais para trabalhar
durante dois meses antes do evento, quando são treinados para desenvolver as tarefas de
acordo com a comissão em que vão atuar. A coordenação estabelece etapas para contratação
destes estagiários. O processo de seleção consiste em: a) envio de currículo para Secretaria
30
Permanente; b) pontuação dos currículos de acordo com o rendimento das notas, e também de
acordo com as habilidades nas funções a serem desempenhadas.
A seleção dos estagiários fica a cargo da coordenadora da Secretaria Permanente da
SemFaz. Depois de feita a seleção, a contratação é decidida pelo coordenador geral do evento,
mediante uma entrevista. Em seguida o candidato selecionado é encaminhado à comissão que
melhor aproveitará suas habilidades.
31
Tabela 1 - Número de Membros das Comissões da 78ª Edição da SemFaz
Comissão
Número de membros
Coordenador Geral
1
Coordenador Adjunto
1
Acompanhamento de cursos
3
Alimentação
10
Alojamento dos participantes
36
Apoio e Infra-Instrutura
22
Apoio e Suporte de Informática
24
Atendimento Ambulatorial
3
Avaliação
12
Clínica Tecnológica
3
Cerimonial e Recepção a Autoridades
2
Compra de Materiais para Aulas Práticas
2
Confecção de Material Didático
2
Decoração de estantes e ambiente
2
Designer Gráfico
1
Distribuição de Sala, Material Áudio-Visual e Lanches
2
Distribuição de ticket alimentação, balcão de informações
20
Distribuição de transportes
36
Divulgação e marketing
6
Estande da PEC, hospedagem e Transporte de convidados
3
Estandes
1
Manutenção de limpeza interna e externa
28
Organização de Leilões e Eqüinos
2
Programação Cultural e infra-estrutura dos eventos Culturais
5
Recebimentos de taxas de alimentação e alojamento
2
Secretaria de cursos e participantes
3
Segurança patrimonial e Corpo de Bombeiros
18
Sonorização Institucional
3
Supervisão de Montagens de estantes e segurança do trabalho
2
Vigilância
36
Total
291
Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz
32
Conforme poder ser visualizado no Gráfico 1, o número de funcionários envolvidos na
organização e realização da SemFaz é bem maior que o número de estudantes (estagiários).
Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz os funcionários que trabalham
no evento, recebem folga pelas horas trabalhadas fora do expediente normal.
Membros das Comissões
250
Freqüências
200
150
100
50
0
Estagiários
Funcionários
Categorias
Gráfico 1 - Número de Estudantes e Funcionários que Trabalharam na 78ª Edição da SemFaz
ocorrida em 2007.
Quanto à periodicidade das reuniões da comissão de organização, as reuniões
acontecem na medida em que vão surgindo as dúvidas por parte das subcomissões assim
como para transmissão de informações, opiniões ou idéias possibilitando que todos os
membros sejam ouvidos.
Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz também acontecem
reuniões periódicas com todas as comissões.
Para divulgação do evento é confeccionado um prospecto (anexo 1) o qual contem
informações importantes para os participantes. Na contracapa está o mapa da UFV, sendo
possível visualizar todos os locais de realização dos cursos no evento. Este mapa tem o
objetivo de auxiliar os participantes que não conhecem a localização dos prédios da UFV.
Outras informações úteis encontradas no prospecto são: números dos telefones de
contato da Secretaria do evento; breve histórico da SemFaz; informações sobre quem pode
33
participar, a Clínica Tecnológica, como proceder para se inscrever, roteiros das atividades do
evento com horários, locais etc. Há também informações sobre os horários das refeições e
alojamento para aqueles que optam por se hospedar nas dependências dos alojamentos na
UFV. Em folha picotada, no prospecto, está a ficha de inscrição de cursos para o evento e
também a ficha de inscrição na Clínica Tecnológica (anexos 2 e 3 respectivamente). Este
prospecto é enviado aos participantes dos anos anteriores e também para outras Universidades
assim como os cartazes de divulgação do evento. Algumas unidades são disponibilizadas nos
departamentos da UFV.
A Coordenadora da Secretaria relatou que, a comissão organizadora também se
preocupa com os participantes do evento que não utilizarão os alojamentos da UFV, por este
motivo, algumas informações sobre a cidade de Viçosa também são colocados no prospecto;
tais como: mapa de como chegar, lista de horários de ônibus interestaduais, sugestões de
hotéis, pontos de táxi, hospitais, bancos, telefones úteis como polícia militar, segurança da
UFV, pronto-socorro, farmácias e restaurantes. O objetivos destas informações é dar suporte
aos participantes que vêm de outras cidades ou mesmo estados.
O prospecto também traz a relação dos cursos e das Clínicas Tecnológicas oferecidos
e a ficha de inscrição na SemFaz e Clínica Tecnológica. Além de todas as informações já
citadas, é informada a Equipe Técnica responsável pelo evento.
Outro aspecto investigado junto à Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz,
foram as possíveis dificuldades encontradas durante a realização do evento. Foi relatado a
demora do retorno do cadastro dos cursos a serem oferecidos pelos departamentos. Esse fato,
segundo a Coordenadora, prejudica o andamento da confecção dos prospectos e
consequentemente a divulgação do evento.
A Coordenadora relatou também relatou os passos seguidos pela comissão que
segundo Giacáglia (2006) se dividem em ações realizadas antes do evento, durante o evento e
após o evento. Estas etapas serão detalhadas a seguir.
34
6.3 Fases de realização da SemFaz
A realização de um evento pode ser dividida em fases e/ou etapas: pré-evento, evento e
pós-evento. Segundo Martin (2003) estas etapas devem ser seguidas à risca para que o evento
transcorra harmoniosamente.
6.3.1 Pré-Evento
Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz, as atividades
perpassam pelas fases recomendada por Martin (2003), sendo executadas pelos organizadores
das comissões. A SemFaz, como já foi dito, acontece no mês de julho e as atividades do préevento acontecem logo após o término da edição anterior. Em dezembro as atividades se
intensificam quando os organizadores se reúnem para analisar a avaliação da edição anterior,
e com base nela, iniciar o planejamento da nova edição.
Segundo Cesca(1997), Martin(2003), Andrade(1999) para iniciar os trabalhos de
organização de um evento, é necessário definir um coordenador (líder), e que este coordene os
trabalhos de execução das tarefas dos demais membros da equipe. Para o evento SemFaz, a
Coordenação Geral como já mencionado, fica a cargo do Pró-Reitor de Extensão e Cultura.
Junto a ele, trabalha o Coordenador Ajunto do evento que é o chefe da Divisão de Extensão
da UFV. Todas as demais comissões são diretamente ligadas a ele. A SemFaz tem 28
comissões subordinadas à coordenação geral, como pode ser visualizado na figura 6, que
representa o organograma da Comissão Organizadora do referido evento. Com ele, fica claro
como se dá a relação entre as comissões.
Segundo Caravantes (2005), os organogramas ajudam aos recém-chegados entender
melhor o seu lugar no esquema global e clarificam as relações de quem se reporta a quem no
funcionamento da organização.
35
Coordenador Geral
Coordenador Adjunto
Acompanhamento de cursos
Alimentação
Alojamento dos participantes
Apoio e infra-estrutura
Apoio e suporte de informática
Atendimento ambulatorial
Avaliação
Clinica tecnológica
Cerimonial e recepção de autoridades
Compra de materiais
Confecção de material didático
Decoração
Designer gráfico
Distribuição de salas e material
audiovisual e lanches
Distribuição de ticket alimentação balcão
de informações
Transporte
Divulgação e marketing
Estande da PEC, hospedagem
Estandes
Limpeza
Organização de leilões e eqüinos
Programação cultural
Recebimento de taxas
Secretaria de cursos e participantes
Segurança patrimonial
Sonorização
Supervisão de montagem de estandes e
segurança do trabalho
Vigilância
Figura 6 - Organograma da Comissão Organizadora da SemFaz
36
Na 78ª edição, cada comissão possuiu um coordenador e um número de membros que
aquele julgou necessário para realização das tarefas de organização.
Todas as comissões se reportaram ao Coordenador Adjunto quando necessário, o qual
se reportou ao Coordenador Geral.
Um cronograma de atividades com datas estipuladas para conclusão das tarefas, foi
estruturado com o intuito de agilizar os trabalhos. De acordo com a responsável pela
Secretaria Permanente da SemFaz, cada comissão construiu seu cronograma específico. O
cronograma geral do evento pode ser visualizado no quadro a seguir. Vale ressaltar que esta
prática da comissão condiz ao que Martin (2003:119) coloca sobre a importância de se ter um
cronograma, garantindo assim que todas as tarefas sejam concluídas no tempo estipulado.
Segundo a autora: “O cronograma deve ser considerado uma peça fundamental e
imprescindível na fase da operacionalização do evento.(...) deve ter a representação gráfica de
todas as atividades necessárias para sua operacionalização, num espaço de tempo prédeterminado para inicio e término de cada tarefa”.
As atividades desenvolvidas pelos organizadores da SemFaz na fase que se refere ao
planejamento, ou seja, pré-evento são:
• Definição do tema – os temas propostos nas edições anteriores são analisados e o
coordenador geral decide qual será o tema da próxima edição;
• Definição de público alvo e concepção do evento;
• Definição dos objetivos e metas;
• Desenvolvimento das estratégias de comunicação e idéia criativa – criação do
logomarca da edição do evento;
• Planejamento orçamentário;
• Desenvolvimento de projetos (identidade visual, material de comunicação,
sinalização);
• Divulgação das comissões responsáveis por cada atividade;
• Estratégia de promoção e divulgação;
• Organização de cursos (horários, informação dos instrutores, reserva de salas para
as aulas, reserva de transportes);
• Pré-inscrição dos participantes e lançamento das fichas no sistema;
• Definição do coordenador temático;
37
• Reunião com os Diretores de Centro, e/ou chefes dos departamentos, para
encaminhamento dos processos visando o cadastramento dos cursos;
• Disponibilização no sistema da SemFaz para cadastramento de cursos;
• Retorno dos processos com as fichas de cadastramento de cursos e instrutores
devidamente preenchidos pelos órgãos e/ou departamentos que vão oferecer
cursos;
• Apreciação dos cursos cadastrados pelos departamentos e órgãos;
• Lançamento no sistema dos cursos que serão oferecidos;
• Montagem da infra-estrutura local.
6.3.2 Evento
Esta é a etapa da realização do evento. É quando todos os esforços da comissão
organizadora da SemFaz e os demais envolvidos, se voltam para o sucesso do evento,
garantindo uma operacionalização harmoniosa e o gerenciamento de possíveis imprevistos.
Execução – Nesta etapa são realizadas as seguintes tarefas pela comissão
organizadora da SemFaz:
• Recepção dos participantes, palestrantes e autoridades;
• Entrega de material (pastas, crachás, apostilas, etc) aos inscritos;
• Encaminhamento dos participantes aos alojamentos, quando solicitado;
• Orientação quanto à grade de cursos (horários, local, etc.);
• Plantão das comissões responsáveis para que os possíveis imprevistos sejam
resolvidos imediatamente.
As atividades realizadas pela comissão organizadora da SemFaz, estão de acordo com
as recomendações de Martin(2003) no que se refere à recepção dos participantes, palestrantes
e autoridades.
6.3.3 Pós-evento
Nesta fase a comissão organizadora da SemFaz, se reúne para avaliar o evento, as
perspectivas para a próxima edição, os pontos positivos que fortaleceram o evento anterior e
38
também os pontos negativos observados durante a realização, a partir da análise dos
questionários aplicados aos participantes durante a realização do evento.
Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz, as ações realizadas no
pós-evento são:
• Desmontagem das estruturas do local;
• Envio de material de agradecimento aos palestrantes e instrutores que ministraram
os cursos do evento;
• Fechamento do banco de dados;
• Emissão dos certificados dos instrutores e estagiários;
• Avaliação dos resultados;
• Relatório final e sugestões para a próxima edição.
A comissão organizadora da SemFaz também atende ás recomendações de
Martin(2003) no que se refere às atividades de pós-evento, ou seja, desmontagem do evento,
avaliação, entrega de certificados e apresentação de relatório final.
Dentre as atividades do pós-evento, como já mencionado, está a etapa de avaliação.
Etapa esta que os autores, Giacáglia(2006), Martin(2003) e Cesca(1997) julgam de extrema
importância. Por esta razão, será abordado a seguir com destaque.
6.4 Avaliação da SemFaz
De acordo as orientações de GIACAGLIA (2006), a avaliação é uma etapa
imprescindível num evento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte.
A comissão
organizadora da SemFaz, possui uma comissão específica para realizar esta tarefa. Em
entrevista com a Coordenadora desta comissão, foi possível obter as seguintes informações: a)
edições do evento em que houve a avaliação, b) número de membros da comissão de
avaliação, c) quem nomeia a comissão, d) duração do processo de avaliação, e) cargos dos
membros da comissão que trabalharam na edição de 2007, f) finalidade da avaliação.
Segundo a Coordenadora da Comissão de Avaliação, a prática da avaliação do evento
teve início em 1989, mas não perdurou, voltando a ser realizada em 2004. Desde então, a
organização tem demonstrado melhoria ano após ano. O Gráfico 2 demonstra o sucesso do
evento, desde que se passou a realizar as avaliações. A cada ano de realização, houve um
39
aumento do público atendido. Isso se deu pelo fato dos organizadores do evento buscarem a
melhoria, conforme opiniões recebidas dos participantes.
A Comissão de Avaliação da edição de 2007, foi constituída por 12 membros, sendo
um professor, um estudante de mestrado e 10 estudantes de graduação. Esta comissão foi
instituída pela Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PEC). A coordenação da comissão de
avaliação da 78ª edição da SemFaz ficou a cargo de uma professora do Departamento de
Economia Rural, auxiliada por um estudante de mestrado. Os estagiários eram, na sua
maioria, alunos de graduação dos cursos de Economia, Agronomia e Agronegócio. Estes
estagiários receberam um treinamento específico para aplicarem o questionário aos
participantes durante o evento.
A coordenadora relatou durante a entrevista, que foi feita uma análise minuciosa dos
questionários aplicados por um período de quatro meses após a realização do evento. Esta
informação confirma o que Giacáglia (2006) diz ao afirmar que esta é uma tarefa trabalhosa
que demanda tempo, pois é necessário que seja feito uma pesquisa com os participantes do
evento para saber os pontos positivos e negativos. Este tempo, segundo a Coordenadora da
comissão de avaliação foi importante para que os resultados não fossem distorcidos.
Também segundo Giacáglia (2006), a avaliação de um evento tem a finalidade de dar
oportunidade do organizador saber se houve falhas ou se o evento poderia ter sido melhor
elaborado. Para a Comissão de Avaliação a finalidade dos procedimentos da avaliação do
evento, é traçar o perfil dos participantes (inclusos os expositores), identificando a percepção
dos mesmos quanto às condições de infra-estrutura, oferecimento de cursos e consultoria,
oferta de produtos e serviços, melhorando com isso a organização.
De acordo com a coordenadora da Comissão de Avaliação da SemFaz, a idéia de
manter uma avaliação seqüenciada do evento encontra-se em sintonia com as diretrizes da
UFV, que vem construindo esforços, através de seus representantes, em manter o hábito da
avaliação de suas atividades como instrumento de suporte à tomada de decisão sobre novos
empreendimentos.
Outra finalidade da avaliação é subsidiar a Comissão Organizadora do Evento, de
informações relevantes que auxiliarão no planejamento das futuras edições para que sejam
superiores. Segundo a Coordenadora da Comissão de Avaliação, em todas as etapas da
avaliação os esforços primaram pelo cuidado na tabulação dos dados e revisão das
informações, a fim de evitar equívocos. As finalidades indicadas pela coordenadora da
40
comissão de avaliação do evento estão condizentes com as considerações feitas por Giacáglia
(2006).
A Comissão de Avaliação da Semfaz disponibilizou os resultados da avaliação da
edição de 2007 no site da Pró-Reitoria de Extensão e Cultura da Universidade Federal de
Viçosa.
A coordenadora da Comissão de Avaliação da SemFaz informou que, na aplicação dos
questionários junto aos participantes foi seguida uma seqüência. Nos dois primeiros dias,
foram aplicados os questionários que de caracterização do perfil dos participantes (anexo 5).
Os questionários de avaliação do evento foram aplicados a partir do terceiro dia. Segundo a
coordenadora, esta prática foi utilizada para que os participantes que já tivessem participado
de algumas atividades, pudessem se posicionar em relação às mesmas.
2007
2568
1389
2006
1002
Ano
2005
2004
1256
2003
989
2002
1056
956
2001
2000
889
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
Total de Participantes
Gráfico 2 - Número de participantes da SemFaz de 2000 a 2007
Com a avaliação seqüenciada do evento, percebeu-se que o número de participantes
oscilou, para mais e para menos, como pode ser visto no Gráfico 2. Após a implementação da
avaliação em 2004 percebe-se que número de participantes aumentou. Nota-se, porém, que
em 2005, mesmo já tendo a avaliação, houve uma queda no número de participantes. Isso se
deu, segundo a comissão de avaliação devido à mudança de dato do evento de julho para
agosto, devido à greve dos funcionários e professores da UFV. Com isso o número de
41
alojamentos disponíveis para o evento foi muito reduzido levando a não participação de
muitos produtores rurais.
Segundo a coordenadora da Comissão de Avaliação, estima-se que a cada edição o
número de participantes aumente, pois com a avaliação, os organizadores têm a possibilidade
de corrigir os pontos fracos e, reforçar os pontos fortes, garantindo com isto a satisfação de
quem participa do evento, e consequentemente elevando seu público.
Analisando o número de cursos oferecidos na 78ª edição, pôde-se observar que dos
151 cursos oferecidos (Tabela 2), 99 foram oferecidos pelos departamentos da UFV e outros
52 por entidades parceiras da UFV (Gráfico 3).
Os departamentos de Economia Doméstica, Fitotecnia e Zootecnia foram os que mais
ofereceram, totalizando 41% do total de cursos oferecidos pelos departamentos da UFV.
Percebe-se com este número que o foco do evento, está centrado na área, o que novamente
confirma as considerações de Giacáglia (2006) sobre a definição do público alvo.
Os cursos oferecidos pelo departamento de Fitotecnia, foram cursos técnicos,
relacionados a Bacias de Captação de Águas Pluviais, Inovações Tecnológicas na Cultura do
Feijão, Plantio Direto na Pequena e Média Propriedade Rural. Os cursos oferecidos pelo
departamento de Zootecnia estavam relacionados à criação de animais. Os cursos oferecidos
por estes departamentos visam fornecer aos produtores rurais as técnicas para desenvolverem
suas atividades no campo. Já o Departamento de Economia Doméstica, ofereceu, em sua
maioria, cursos que visam o incremento da renda familiar através da produção de artesanatos.
Todos os cursos mencionados atenderam bem o público alvo da SemFaz
A Emater é uma grande parceira da UFV na SemFaz. Na edição de 2007, a empresa
ofereceu 27 cursos voltados para área rural, totalizando 52% do total oferecido por outras
entidades.
42
Tabela 2 - Número de Cursos Oferecidos por Departamentos da UFV na 78a Edição da
SemFaz
Departamentos
Nº de cursos
Depart. de Administração
Depart de Artes e Humanidades
Depart. de Biologia Animal
Depart. de Biologia Geral
Depart. de Biologia Vegetal
Depart. de Economia
Depart. de Economia Doméstica
Depart. de Economia Rural
Depart. de Educação Física
Depart. de Eng. Agrícola
Depart. de Eng. Civil
Depart. de Eng. Elétrica e Produção
Depart. de Eng. Florestal
Depart. de Fitopatologia
Depart. de Fitotecnia
Depart. de Matemática
Depart. de Microbiologia
Depart. de Nutrição e Saúde
Depart. de Solos
Depart. de Tecnologia de Alimentos
Depart. de Veterinária
Depart. de Zootecnia
Total
2
2
6
2
2
2
14
2
2
7
2
4
6
2
14
4
1
1
3
3
5
13
99
Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz
Além da Emater, outras entidades ofereceram cursos na 78ª SemFaz. Dentre elas podese citar, Embrapa, Grupo Entre Folhas, Funarbe, Secretaria Municipal de Agricultura e Meio
Ambiente, Senar-Minas e Sisema-IEF, como pode ser visualizado no Gráfico 3.
Nùmero de cursos oferecidos por outras entidades
30
27
25
20
15
9
10
2
2
2
Secret. Munic. De
Agricultura e Meio
Ambiente
3
Funarbe
5
Grupo entre folhas
7
SISEMA-IEF
SENAR-Minas
Embrapa
Emater
0
Gráfico 3 - Número de cursos oferecidos por outras Entidades na 78a edição da SemFaz
43
6.5 Roteiro Para Realização de Eventos
Como base nas referências consultadas e a partir dos resultados obtidos no estudo de
caso da SemFaz, foi possível estruturar um roteiro de atividades que poderá servir como fonte
de informação para organizadores de eventos de pequeno, médio ou grande porte. Este roteiro
foi testado pelos organizadores do XIII Encontro Nacional de Estudantes de Economia
Doméstica (ENEED) que acontecerá em agosto de 2008.
Independente do porte do evento é importante que os organizadores do evento
instalem secretaria, mesmo que provisória, para a realização dos trabalhos. Esta secretaria
servirá de ponto de apoio e de encontro dos organizadores, bem como das pessoas
interessadas em participar do evento. Esta secretaria torna-se então um ponto de referência
para a busca informações sobre o evento, podendo-se também, ser o local para realização de
reuniões entre os organizadores e para inscrições dos participantes. Esta necessidade foi
constatada na organização da SemFaz, que possui uma secretaria permanente, onde, durante
todo o ano, é possível obter informações a respeito do .
De acordo com os autores Giacáglia (2006) e Martin (2003), a primeira preocupação
que um organizador de eventos deve ter é a de estruturar um cronograma de atividades para
que os trabalhos fluam de maneira harmoniosa, e para que a organização não se perca na
realização das muitas tarefas. Ao estruturar o cronograma geral assim como os cronogramas
específicos para cada equipe envolvida no evento, a delegação das funções aos membros se
torna uma tarefa mais fácil.
A seguir, serão apresentados, de forma sintetizada, a sugestão de quatro passos de um
roteiro de atividades a ser cumprido durante o planejamento e realização de um evento, o qual
foi construído com base na pesquisa realizada, assim como nas bibliografias consultadas.
Primeiro passo:
Compor uma equipe de trabalho – delegar funções de acordo com o perfil de cada
membro. Deve-se também escolher um coordenador geral, ou dependendo do tamanho
do evento, uma comissão coordenadora.
Primeiramente, esta equipe deverá realizará as seguintes tarefas:
• Analisar a viabilidade do evento – se o evento é viável, se existe público
interessado no evento;
44
• Definir temas / conteúdo programático do evento, tipo do evento: se congresso,
seminário, simpósio etc;
• Dimensionar o evento – em função do número de participantes que se pretende
atender. Será pequeno se atender a menos de 500 pessoas, médio se atender a
menos de 1000 pessoas, e de grande por se o público ultrapassar 1000
participantes;
• Definir o cronograma de atividades – esta atividade é de extrema importância na
realização de um evento. É quando se define o cronograma, das datas e são
estabelecidos os prazos a serem cumpridos;
•
Analisar os possíveis locais – escolher um local de acordo com a estimativa de
público. Deve-se evitar escolher um local grande para poucas pessoas, ou um local pequeno
para um número maior de participantes;
•
Definir duração e data do evento – na escolha da data de um evento, é importante
que se leve em conta seu público, pois se forem estudantes não é interessante que seja em
época de provas ou mesmo em épocas em que os recursos para inscrição não estejam no
alcance de todos. Ex: No meio ou final de mês, muitos não tem mais recursos para participar.
•
Definir o objetivo e o público alvo do evento;
•
Estabelecer orçamento para realização do evento – estimar custos no que se refere
à locação do espaço; montagem de estandes; infra-estrutura (custos de iluminação,
sonorização, telas, projetores, mobiliários necessário); construção do palco; custos com os
palestrantes (transporte, hospedagem, alimentação e contratação); custos com as
recepcionistas (uniformes, transporte, alimentação e contratação); fotografia e filmagem;
segurança e porteiros; transporte (locação de carros para transporte dos convidados e
palestrantes); alimentação dos convidados; decoração dos diferentes ambientes a serem
utilizados durante o evento; divulgação (agências de criação, editoração, diagramação e
produção de convites, banners, faixas, panfletos e demais peças de merchandising, além dos
custos com a veiculação); página ou website (criação e manutenção); assessoria de imprensa e
agência de comunicação (logomarcas, temas e material promocional), brindes; mão de obra
interna (todos os envolvidos no planejamento e organização); infra-estrutura interna (custos
administrativos rateados pelo período de planejamento e execução do evento - telefonia,
aluguel, energia, copias, material de escritório); assessoria de terceiros.
45
Segundo passo:
Montar subcomissões para delegação de tarefas:
• Secretaria – deverá cuidar da estruturação do evento, tanto no pré-evento, evento e
quanto no pós-evento. Para esta comissão deverá ser disponibilizado um espaço
para estabelecimento da secretaria;
• Comissão de Divulgação, Designer e Marketing – caberá a esta comissão preparar
material gráfico (logomarca, programas, folhetos, flyers, convites, contratos,
fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.);
• Comissão de Apoio Pedagógico – caberá a ela montar um projeto do evento para
que seja apresentado aos patrocinadores posteriormente;
• Comissão de Apoio Financeiro – será a responsável pela previsão de custos para
realização do evento, bem como pela busca de recursos (patrocínio),
provisionamento dos impostos a serem pagos, realização de cobranças e
pagamentos e realização da prestação de contas do evento;
• Comissão de Infra-estrutura (logística) – esta comissão deverá cuidar da estrutura
física do local onde o evento será realizado e de todo maquinário necessário,
computadores, mesas, cadeiras, limpeza e organização do local;
• Comissão de Decoração – caberá a ela definir a decoração do local de acordo com
o tema do evento;
• Comissão de Cerimonial – esta comissão deverá responsabilizar-se pelo conjunto
de formalidades a serem respeitadas. As tarefas a serem realizadas pelo mestre de
cerimônia são: sessão de abertura, sessão de encerramento, recepção das
autoridades e convidados e homenagens. As características indispensáveis que um
mestre de cerimônia deverá ter são: voz firme e boa dicção, boa aparência, ser
discreto, porém desinibido, ser calmo e tranqüilo e estar totalmente inteirado com o
evento.
• Comissão de Sonorização e iluminação – caberá a esta comissão listar os
equipamentos e materiais necessários para realização do evento. É importante
identificar profissionais qualificados para a realização desta tarefa para evitar
possíveis problemas com a parte elétrica do evento. Os materiais necessários para a
parte de sonorização e iluminação são: microfones – sem fio, de lapela e de
pedestal; projetores, telão, TV, vídeo, DVD (verificar instalação, funcionamento e
46
foco); computadores (com acesso a Internet e com os programas que serão
utilizados previamente testados); telefones, lâmpada reserva para iluminação; CDs,
MP3 e diversas fontes músicas; fones de ouvido; walk talk (útil para a
comunicação dos organizadores em vários pontos do evento. Verificar a utilização
da freqüência, funcionamento e carregador de baterias ou pilhas);
• Comissão de Avaliação – a esta comissão, caberá a avaliação do evento por meio
da estruturação e aplicação de um questionário aos participantes.
Para dar início aos trabalhos, as comissões previamente montadas, deverão elaborar
um cronograma especifico com as atividades a serem desenvolvidas por cada uma, no préevento, durante o evento e no pós-evento agilizando, assim, o cumprimento das tarefas nos
prazos estipulados.
Após a definição das equipes, as reuniões deverão acontecer no decorrer da
organização do evento para que, em conjunto, as equipes possam solucionar os problemas,
que, por ventura possam surgir durante a organização, passando assim ao terceiro passo..
Terceiro passo:
• Verificar os recursos humanos que terão disponíveis e a contratar (secretárias,
recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores etc.);
• Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica,
estacionamento com manobrista etc.);
• Realizar o telemarketing para atualizar os endereços e incentivar a participação;
• Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis etc.);
• Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, pastas, folhetos
informativos etc.);
• Preparar assessoria de imprensa (fotos, convites, cadastramento);
• Entregar ofícios (diretores, autoridades, órgãos públicos);
• Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções);
• Contratar atrações artísticas;
• Contratar empresas de filmagem e fotografia;
• Preparar o cerimonial do evento;
• Preparar a ordem do dia;
47
• Preparar os anais do evento;
• Encaminhar os anais do evento aos participantes.
Quarto passo:
Nesta fase a comissão de avaliação intensifica seus trabalhos, anteriormente
estipulados. É preciso que esta comissão tenha já realizado as seguintes tarefas:
• Estipular o número de membros necessários para realização dos trabalhos;
• Estruturar questionário de avaliação;
• Delegar funções aos membros;
• Montar uma escala de trabalho para aplicação dos questionários aos participantes.
As últimas tarefas a serem desenvolvidas por esta comissão, é a tabulação dos dados
obtidos com os questionários aplicados e a elaboração do relatório de acordo com os dados
coletados.
Para que um cronograma seja eficaz, é preciso que sejam estabelecidas datas para as
atividades a serem desenvolvidas. Assim, não se corre o risco de acumular as tarefas e
prejudicando o desenrolar do planejamento do evento.
Este cronograma de atividades foi desenvolvido tendo como base as referências
bibliográficas consultadas e o estudo de caso da SemFaz, podendo se tornar uma fonte de
informação para organizadores de eventos, seja de pequeno, médio ou grande porte.
48
7. CONCLUSÃO
A organização e promoção de eventos é uma atividade que está em evidência e com
boas perspectivas de mercado. Os profissionais que ingressam nesta carreira devem ter em
mente que, para organizar um evento, é necessário fazer um rigoroso planejamento e ter
habilidade na execução das tarefas. Com a realização desta pesquisa foi possível constatar
que, a organização e promoção de eventos é uma atividade que demanda tempo e
planejamento. As tarefas precisam ser bem organizadas e as funções de cada membro da
equipe deverão ser bem definidas, para que o trabalho flua harmoniosamente.
Na realização desta pesquisa, priorizou-se a descrição das formas de organização de
um evento de grande porte, para identificar se os métodos utilizados pelos organizadores de
um evento de grande porte são eficientes para que o mesmo ocorresse com o sucesso
desejado. Buscou-se também demonstrar a estrutura física demandada para a realização do
evento e a estrutura que a comissão organizadora dispõe para a realização dos trabalhos.
A partir das informações fornecidas pelos organizadores e a pesquisa documental na
Secretaria Permanente do evento, foi possível realizar uma análise de todo o processo de
planejamento, execução e avaliação da SemFaz.
49
Porém, durante o desenvolvimento do trabalho, algumas limitações foram observadas,
prejudicando o desenvolvimento da pesquisa. Um fator de grande relevância foi a escassez de
material teórico especifico sobre o assunto, tanto na biblioteca central quanto na setorial do
Departamento de Letras, o que resultou num referencial teórico aquém do que se esperava
inicialmente.
No entanto, foi a escassez de tempo dos membros das comissões a serem entrevistados
o que mais prejudicou o desenvolvimento da pesquisa, pois impossibilitou numa melhor
interpretação dos fatos durante a análise dos documentos. Isto ocorreu devido à proximidade
da 79ª edição da SemFaz que acontecerá em julho do corrente, momento este em queos
membros encontram-se envolvidos no planejamento e organização, não tendo, com isso,
disponibilidade de tempo para passar as informações necessárias.
Contudo, após a pesquisa do evento foi possível detectar os passos a serem seguidos
para realização de um grande evento. Observou-se que os organizadores da SemFaz seguem
as recomendações dos autores citados para o planejamento, organização e avaliação de
eventos. Foi observado, também, que as pessoas envolvidas na organização buscam
desenvolver um trabalho em equipe. Esta prática reflete no resultado final do evento, pois
quando o trabalho é feito em equipe, os resultados são mais satisfatórios.
Avaliando sob a perspectiva de Giacáglia (2006) no que diz respeito as etapas de
organização, percebeu-se que os organizadores da SemFaz elaboram um cronograma de
atividades para o pré-evento, durante o evento e pós-evento, facilitando o desenrolar das
organização e delegações de funções dos membros das comissões. As reuniões periódicas
contribuem para o sucesso do evento, pois os organizadores têm a possibilidade de trocar
idéias e favorecer a execução das atividades.
Na avaliação dos organizadores, a SemFaz está perdendo o seu maior objetivo que é o
treinamento, por meio dos cursos oferecidos e está se tornando uma feira de exposições,
mudando, com isso, seu público alvo, o que tem gerado grandes discussões.
Os organizadores reiteraram que estão buscando, para próxima edição, resgatar o
propósito do evento, dando menos ênfase para a programação cultural e valorizando mais os
cursos oferecidos.
Sendo assim, é oportuno dizer que a organização da SemFaz pode sim servir de
modelo a ser seguido por outros promotores de eventos. Pois sua estrutura de organização,
50
não deixa a desejar na questão do planejamento, organização e execução de um evento
grandioso.
Finalizando, pode-se destacar que, o crescimento da atividade de promoção de
eventos, cria oportunidade para os profissionais preparados para a função de planejamento e
organização, representando uma significativa expansão do mercado de trabalho. Como
contribuição para os interessados a promover eventos foi elaborado um roteiro de atividades
que devem ser cumpridas para que o evento tenha mais chances de alcançar resultados
satisfatórios e esperados.
Este roteiro ainda está em fase de teste pela equipe organizadora do XIII Encontro
Nacional de Estudantes de Economia Doméstica, que acontecerá em agosto de 2008.
Pretende-se dar continuidade a este trabalho, avaliando o roteiro após seu teste para,
então, ser elaborado uma cartilha ou caderno didático de orientação à promoção de eventos.
51
8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANDRADE, Renato. Manual de eventos. Educs, Caxias do Sul , 1999.
BRITO, Janaína/ FONTES, Nena Dantas; Turismo e eventos: Instrumento de promoção e
estratégia de marketing. Turismo em análise, São Paulo, 1997.
CANTON, Antonia Marisa. Evento: Da proposta ao planejamento. Turismo em análise,
ECA, São Paulo-1997.
CARAVANTES,
Geraldo
R.,
PANNO,
Cláudia
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KLOECKNER,
Mônica
C.
Administração: teorias e processos. Pearson Prentice Hall, São Paulo, 2005.
CERVO, A. L.; BERVIAN, P. A. Metodologia científica. 4ª ed. 2002.
CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organização de eventos: Manual para planejamento e
execução; 7a ed. – Summus, São Paulo, 1997.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: Como criar, estruturar e captar recursos. Pioneira
Thomson Learning, São Paulo, 2006.
52
GIL, Antonio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. São Paulo: Atlas, 1987. 208 p.
MARTINS, Vanessa. Manual prático de eventos. Editora Atlas, São Paulo, 2003.
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. STS, São Paulo, 1999.
MELO NETO, Francisco Paulo de. Marketing de eventos. 2ª ed. Sprint, Rio de Janeiro,
1999.
MIRANDA, Luiza: Negócios & festas - Cerimonial e etiqueta em eventos. 2ª ed. –
Autêntica, Belo Horizonte, 2003.
ONISHI, Kelly Miyuki, O profissional do secretariado como organizador de eventos
empresariais, PUCPR, 2005.
SENAC. Serviço Nacional de aprendizagem comercial. Eventos: Oportunidade de novos
negócios, Ed. Senac Nacional, 2000.
SILVA, Edna Lúcia da. & MENEZES, Estera Muszkat - Metodologia de pesquisa e
elaboração de dissertação, 3 ed. rev. Atual,
Florianópolis: Laboratório de Ensino a
Distância da UFSC, 2001.
TENAN, Ilka Paulete Svissero: Eventos 2a edição; Editora Aleph, São Paulo, 2004.
YIN, R. K. Estudo de caso. Planejamento e métodos. 3ª ed. Porto Alegre: Bookman, 2005.
53
9. BIBLIOGRAFIAS
BETTEGA, Maria Lúcia. Eventos e cerimonial: Simplificando ações. 4a ed.- EDUCS,
Caxias do Sul, 2006.
CHECK LIST PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS: Disponível em:
< http://www.casadoseventos.com.br/home/home.do?conteudo=/home/index.js. > Acesso em
mar, 2008
GOMES, Fernanda Rodrigues, Organização de eventos na Universidade Federal de
Viçosa. UFV, 2004.
Notas de aula: ZUIN, Débora Carneiro, aula presencial LET396 Gestão secretarial II,
Universidade Federal de Viçosa, 2006.
OLIVEIRA, J. B. Como promover eventos: Cerimonial e protocolo na prática. Madra
Businnes, São Paulo, 2000.
PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E CULTURA, LÍRIO, Viviani Silva & CUNHA, Denis
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Viçosa - 2007 Disponível em: <http://www.ufv.br/pec/files/pag/docs/relatorio78SemFaz.doc>
Acesso em Fev, 2008
54
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA Personagens e Pioneiros da UFV: Disponível
em: < http://www.personagens.ufv.br/?area=personagens > Acesso em jan, 2008
55
10. ANEXOS
56
Anexo 1 – Prospecto da 78ª Edição da SemFaz
57
Anexo 2 – Modelo de ficha de inscrição para SemFaz
58
Anexo 3 – Modelo de Ficha de Inscrição para Clínica Tecnológica da SemFaz
59
Anexo 4 – Modelo da Ficha de Cadastramento dos Cursos
78ª. Semana do Fazendeiro – Cadastro de Cursos
Dados do Curso
Título do Curso:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________(250 caracteres)
Público Alvo:
Pessoas sem nenhum conhecimento e, ou, experiência no assunto
Pessoas com conhecimento básico no assunto
Pessoas com conhecimento médio no assunto
Pessoas com grande conhecimento no assunto
Departamento:
Área Temática:
__ Comunicação
___Cultura
___Direitos Humanos
___Educação
___Meio Ambiente
___Tecnologia
___ Saúde
___ Trabalho
Conteúdo (sumário): (até 350 caracteres)
Número de Turmas:
Vagas por turma: ___
Carga Horária Teórica_________Carga Horária Prática: ________
(A carga horária mínima exigida pelo MEC é de 4 (quatro) horas e o somatório deve ser múltiplo de 4
(quatro)
Ordem das aulas: Teórica primeiro_____ Prática primeiro _____Local aula teórica: PVA (marcação por
nossa conta)
(no caso de aulas serem dadas fora do PVA, a reserva do local e posterior indicação no formulário deve
ser feita pelo instrutor responsável).
60
Local aula prática: __________________________________________________________________
Necessidade de transporte:________ Saindo de onde: ____________________________________
Quando
as
aulas
forem
ministradas
no
departamento
as
reservas
de
locais
devem
ser
feitas
pelo
próprio
no campo acima o número da sala e, ou, laboratório.
Aulas
no
PVA
e
PVB
serão
reservadas
pela
secretaria
considerando
número
total
de
alunos.
O
CEE
não
será
aulas durante a SEMFAZ, por estar reservado para outra atividade.
do
e
instrutor
informadas
da
SEMFAZ,
cedido
para
Apostilas: ____SIM ____ Não_____
Seguindo as normas específicas, os originais da apostila devem ser encaminhados ao setor de Boletins e
Informes Técnicos da Divisão de Extensão, até o dia 11 de Julho de 2006. Após esta data não serão aceitos
materiais para reprodução. Lembramos que existe um grande interesse nas apostilas pelos participantes
do evento, e as mesmas devem ser solicitadas no número de vagas do curso.
Relacionar materiais para aula prática, se houver, constando:
Nome do material: __________________________________Quantidade: _______________________
Preço Unitário: R$ __________________ (um a um) (complementar no verso)
Necessidade de materiais para aula teórica:
Retroprojetor ___ Projetor de Slides ___ TV ____ Vídeo___
A Secretaria Permanente da Semana do Fazendeiro não possui datashows em número suficiente para
todos os cursos. Caso este curso necessite do equipamento, o responsável deve procurar a secretaria do seu
departamento para agendar sala, dia e horário. Depois de agendado favor comunicar à Secretaria da
Semana do Fazendeiro, para que sejam inseridos esses dados na programação e na ficha de inscrição dos
participantes.
INSTUTORES:
Nome do responsável pelo Curso:
Matrícula:______ Departamento: __________________
CPF: ____._______.____-_____
-Telefones de contato: __________________e-mail_____________________
Instituição: UFV
Tipo de envolvimento: Responsável ___ Convidado Externo_____ Estudante de Graduação______
Estudante de Pós-Graduação: ______Outro Professor da UFV _____.
Atenção: Para todos os envolvidos deveram ser preenchidas as mesmas informações constantes para o
responsável, principalmente o CPF.
Outros envolvidos:
Nome:
Matrícula:
Departamento:
CPF:
Telefones de contato:_____________________
Instituição: UFV
Tipo de envolvimento: Responsável
Convidado Externo_____ Estudante de Graduação X
Estudante de Pós-Graduação: ______Outro Professor da UFV _____.
Por questões técnicas do sistema, é permitida apenas a informação de um instrutor responsável. Os
demais deverão constar como colaboradores e, ou, estudantes. Todos os instrutores convidados pelo
responsável, para auxiliar na preparação e execução das aulas, tanto teóricas quanto práticas, devem ser
informados neste cadastramento, preenchendo todos os campos referentes a ele.
61
Entregar o impresso na Secretaria do seu departamento para que a secretária remeta para a SEMFAZ
para inclusão no processo aberto para este fim.
Obs.: APESAR DE NÃO CONSTAR NESSE FORMULÁRIO QUE OS MATERIAIS PARA AS AULAS
PRÁTICAS DEVEM SER OS DE CONSUMO, A SEMANA, TRADICIONALMENTE NÃO ADQUIRE
MATERIAIS PERMANENTES. PARA O PRÓXIMO ANO ESSA OBSERVAÇÃO CONSTARÁ NO
FORMULÁRIO DE CADASTRAMENTO.
62
Anexo 5 – Cronograma Geral da Comissão Organizadora da SemFaz
Dezembro
Apresentação e envio da avaliação da edição anterior às chefias de departamentos,
coordenadores de comissões de extensão, instrutores responsáveis e órgãos que
ministraram cursos durante o evento.
Janeiro e fevereiro
Definição pela PEC do coordenador temático
Reunião com Diretores de Centro, e/ou chefes de departamento, para encaminhamento
dos processos aos departamentos e órgãos para oferecimento de cursos por
departamento
Disponibilização do site da SEMFAZ para cadastramento de cursos
Retorno dos processos com as fichas de cadastramento de cursos e instrutores
preenchidos pelos órgãos e departamentos que vão oferecer
Reunião com Diretores dos Centros e Conselhos Departamentais
Apreciação dos cursos oferecidos pelos departamentos e órgãos
Lançamento no sistema dos cursos oferecidos
Março
Conferência e checagem do programa, esclarecimento de dúvidas com instrutores,
levantamento de relação dos materiais necessários
Definição das comissões responsáveis
Reunião prévia com cada comissão
Elaboração da grade dos cursos
Elaboração dos mapas das salas, áudio-visual, transporte
Definição de brindes, bonés, camisetas e crachás
Elaboração da parte de textos do programa
Conferencia da lista de materiais dos cursos e envio para comissão específica
Definição dos valores de inscrição, alojamento, refeição
Lançamento dos cursos oferecidos pelos órgãos e departamentos no sistema CDP
Preparação da página da SEMFAZ
63
Conferencia dos dados no sistema
Processamentos de alterações nos cursos
Nomeação da Central de Empresas Juniores para coordenação da Venda de espaços
internos e externos
Mapeamento da área externa
Definição dos espaços para estandes
Disponibilização de espaço na pagina da SEMFAZ para comercialização de estandes
Abril
Correção dos textos do programa e alterações possíveis
Envio do material para revisão
Retorno do material enviado para revisão
Envio do material impresso para IUN
Confecção do programa impresso
Maio
Determinar agente arrecadador dos recursos de venda de tickets alimentação,
inscrições e alojamento
Encaminhamento do programa impresso aos cadastrados no sistema
Inscrição pelos correios
Lançamento das inscrições no sistema
Controle financeiro
Disponibilização do programa na internet para consulta dos participantes
Inicio da venda de espaços
Junho
Disponibilização na internet das confirmações de inscrições com nome, relação dos
cursos escolhidos e com vagas em alojamento
Controle financeiro
Encaminhamento do comprovante de inscrição para aqueles sem acesso a internet
Seleção de estagiários para colaboração na SEMFAZ
Treinamento dos estagiários selecionados
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Definição dos materiais para compor a Secretaria da SEMFAZ
Composição do pessoal da secretaria
Julho
Treinamento do pessoal da secretaria
Montagem da secretaria
Distribuição de coletes
Evento em si
Agosto
Acerto final dos pagamentos
Prestação de contas Secretaria
Prestação de contas Comissão de Compras
Prestação de Contas CEMPE
Inicio do processo de avaliação
65
Anexo 6 – Cronograma da Comissão de Avaliação da SemFaz
Pré-evento.
- 2 meses antes – seleção dos estagiários
- 1 mês antes – treinamento dos estagiários
- 1 semana antes – reunião da comissão de avaliação
Durante o evento
- 1º e 2º dia – caracterização dos participantes e expositores
- 3º dia – Questionário de avaliação do evento. (esperamos o 3º dia para que os
participantes já tenham o que avaliar)
Pós-evento.
- 1º mês (agosto) – Transcrição dos questionários para o excel
- 2º mês – (setembro) – Transcrição dos questionários para o SSPS
- 3º mês – Redação dos dados
- 4º mês – encaminhamento para conferencia dos dados pela PEC, que coloca na
pagina da UFV.
66
Anexo 7 – Questionário aplicado pela Comissão de Avaliação aos Participantes
e Expositores da Semana do Fazendeiro
1. CARACTERIZAÇÃO DOS PARTICIPANTES
I) DADOS PESSOAIS
1- Idade
( )Menor que 18 ( )De 18 a 25 ( )De 25 a 35 ( )De 35 a 50 ( )Maior que 50
2- Sexo
( )Masculino ( )Feminino
3- Estado de origem: ____________________
3.1- Residente em: ( )Zona Urbana ( )Zona Rural
4- Grau de escolaridade?
( )1° Completo ( )1° Incompleto ( )2° Completo ( )2° Incompleto ( )2° Técnico
( )3° Completo ( )3° Incompleto ( )Pós-graduação Completa ( )Pós-graduação Incompleta.
4.1- Curso técnico
( )Rural ou Agrário ( )Não diretamente ligado à zona rural
4.2- Curso superior ( Em qual área das ciências)
( )C. Agrárias ( )C. Exatas ( )C. Humanas ( )C. da Saúde ( )C. Biológicas
( )Outras
4.3- É ex-aluno da UFV?
( ) Sim ( )Não
5- Renda familiar mensal
( )Até R$500 ( )De R$501 a 1000 ( )De R$1001 a 3000 ( )De R$3001 a 5000
( )Maior R$5001
6- Qual sua Profissão
( )Fazendeiro ( )Trabalhador rural(funcionário de empresas rurais) ( )Estudante
( )Professor ( )Aposentado ( )Comerciante ( ) Funcionário público
( )Outros:_____________
7- Possui computador? ( )Sim ( )Não
7.1-Possui acesso à internet? ( )Sim ( )Não
8- Com quem veio ao evento?
( )Sozinho ( )Com familiares ( )Com amigos ( )Com colégio ( )Com a empresa
67
9- Quais os meios de comunicação são mais utilizados para o aprimoramento do
conhecimento?
( )TV ( ) Radio ( ) Livro ( )Técnicos e consultores ( )Seminários e congressos
( )Informativos técnicos ( )Cooperativas ou Associações
II) VINCULO COM O MEIO RURAL
10- Sua principal fonte de renda está ligada com a zona rural (fazenda, comércio de insumos,
empresa rural, etc)? ( )Sim ( )Não
11- Possui propriedade rural? ( )sim ( )Não
11.1- Qual é o tamanho da propriedade?
( )Até 5ha ( )De 5, a 10ha ( )De 11 a 100ha ( )maior que 100ha
11.2- Qual é atividade principal da propriedade?
( )Cafeicultura ( )Gado de leite ( )Gado de corte ( )Avicultura ( )Grãos
( )Hortifrutigranjeiros ( )Fruticultura ( )Floricultura
( )Outros:_____________________
11.3- A mão de obra utilizada é?
( )Apenas familiar ( )Apenas contratada ( )Mista
11.4- Quantos funcionários fixos são empregados na propriedade?
( )Nenhum ( )Até 5 ( )De 6 a 10 ( )De 11 a 30 ( )Mais de 30
III) TECNOLOGIA UTILIZADA NO NEGÓCIO
11.5- Utiliza mão de obra especializada?(Agrônomo, veterinário, etc)
( )Sim ( )Não
11.6- Essa mão de obra especializada é ?
( )Pública ( )Privada
((gostaria de formar convênios de estágios com a UFV?)) ____
11.7- Participa de alguma cooperativa ou associação
( )Sim ( )Não
11.7.1- Se não, qual o motivo? ( )______________________
11.7.2- Quais os tipos de cooperativas existem em sua região?
( )De crédito ( )De compra de comercialização(compra de insumos e vendas de produtos)
( )De análise de mercado ( )outro:__________________________
68
11.8- Participa de algum tipo de crédito ou financiamento?
( )Sim ( )Não
11.8.1- Se sim, este é? ( )Público ( )Privado
11.9- Possui trator?
( )Sim ( )Não
11.10- Utiliza contratos de vendas? ( ) Sim ( )Não
11.11- Utiliza algum sistema de irrigação ( )Sim ( )Não
11.12- Preserva mananciais? ( )Sim ( )Não
IV) TRASLADO
12- Como veio para Viçosa?
( )Ônibus normal ( )Excursão ( )Carro particular ( )Reside em Viçosa
( )Outros:_______________
13- Onde está hospedado?
( )Casa de parentes ou conhecidos ( )Hotel na cidade ( )Hotel da UFV ( )Pensão
14- Onde está fazendo suas refeições?
( )No local de hospedagem ( )Restaurantes da cidade ( )Restaurantes no Campus
( )RU
V) EVENTO
15- Como ficou sabendo do Evento?
( )E-mail ( )Carta tipo mala direta ( )Divulgação por cartazes/Folder ( )Jornais
( )TV ( )Rádio
( )Indicação de amigos ( )Estudante da UFV ( )Outro: ___________________
16- Quantas vezes você participou do evento?
( )Primeira vez ( )1 ou 2 vezes ( )De3 a 5 vezes ( )De 6 a 10 vezes ( )Mais de 10 vezes
17- Qual é o objetivo de sua participação nesse evento?
( )Lazer ( )Aprendizagem visando o lucro ( )Aprendizagem visando “bem estar”
( )Atualização dos conhecimentos ( )Outros:_____________________
69
2. AVALIAÇÃO DO EVENTO PELOS PARTICIPANTES
I) INFRA-ESTRUTURA
1- Qual a sua opinião sobre a infra-estrutura proporcionada pelo evento?
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima
2- Disposição física do evento (relativo à distribuição de atividades no campus)?
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima
2.1- O que poderia ser melhorado?
( )Restaurante ( )Praça de Alimentação ( )Locais dos cursos
( )Entretenimento ( )Outro:______________
3- Localização dos pontos de apoio e orientação (balcão de informações)
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima
II) DIVULGAÇÃO
4- Como você caracterizaria a Divulgação do Evento
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima
5- Existiram problemas de informação durante a divulgação do evento?
( )Sim ( )Não
5.1- Quais foram os tipos de informação incorretas ou incompletas?
( )Referentes aos cursos ( )Referentes aos serviços oferecidos
( )Outros:___________________
III) TRANSPORTE
6- como você avalia o acesso a transporte até o Campus
( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo
IV) ALIMENTAÇÃO
7- Você fez suas refeições no RU?
( )Sim ( )Não
7.1- Qual a qualidade das refeições oferecida no RU?
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima ( )Não utilizou
7.2- Preço da refeição no RU?
( )Caro ( )Razoável ( )Barato
70
8- Quanto à alimentação oferecida pelos restaurantes
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima
V) ENTRETENIMENTO
9- Qual a sua opinião sobre a Caminhada Orientada proporcionada pelo evento?
( )Não participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo
10- Como você avalia a atividade de Dança de Salão oferecida pelo evento?
( )Não participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo
11- Sobre as atividades culturais, qual é sua opinião sobre elas?
( )Não participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo
12- Como você avalia o Leilão?
( )Não Participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo
13- As alterações no entretenimento oferecido nesse ano foram?
( )Não participou em anos anteriores ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim
( )Péssimo
VI) CURSOS
14- Como você considera a disponibilidade de vagas nos cursos
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima
15- Qual (is) curso(s) você não conseguiu se matricular?
__________________________________________
16- Qual a qualidade dos cursos?
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima
17- Você participou de algum curso que não estava inscrito?
( )Sim ( )Não
18- Participou da clínica tecnológica?
( )Sim ( )Não
18.1- Se NÂO, porque não participou da clínica?
( )Falta de conhecimento ( )Não era de interesse ( )Não teve tempo
( )Devido ao alto preço ( )Outros:__________________
18.2- Se SIM, como você avalia as mudanças ocorridas na clínica nesse ano?
71
( ) Não participou em anos anteriores ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim
( )Péssima
VII) ORGANIZAÇÃO
19- Qual sua opinião sobre a organização do evento
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima
20- Como você avaliaria a qualidade do atendimento por parte da secretaria do evento?
( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo
VIII) EVENTO
21- Suas expectativas em relação ao evento foram alcançadas?
( )Completamente ( )Parcialmente ( )Não foram alcançadas
22- Quantas vezes você já participou do evento?
( )Primeira vez ( )2 ou 3 vezes ( ) 4 ou 5vezes ( )De 5 a 10 vezes ( )Mais de 10 vezes.
22.1- O que melhorou no evento desse ano, referente aos anteriores?
( )Estrutura física ( )Alimentação ( )Organização e/ou atendimento do pessoal
( )Qualidade dos cursos ( )Entretenimento ( )Outros:___________________
22.2- O que piorou no evento desse ano, referente aos anteriores?
( )Estrutura física ( )Alimentação ( )Organização e/ou atendimento do pessoal
( )Qualidade dos cursos ( )Entretenimento ( )Outros:___________________
23- Você pretende voltar no próximo ano?
( )Sim, com certeza ( )Sim, desde que haja mudanças ( )Não
24- Qual deveria ser a área para o TEMA da próxima Semana do Fazendeiro
( )Cooperativismo e
( )Produção vegetal básica
( )Processamento vegetal
( )Comércio agropecuário
( )Produção animal básica
( )Processamento animal
( )Comércio internacional
( )Turismo rural
( )Agroecologia
( )Uso sustentável de
Outros:____________________
Associativismo
fatores
25- Quais as principais qualidades do evento?
26- Quais os principais problemas encontrados no evento?
72
3. CARACTERIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS EXPOSITORES
I) CARACTERIZAÇÃO
1- Como a empresa se classifica?
( )Artesanal ( )Micro-empresa ( )Média empresa ( )Grande empresa ( )ONG
( )Órgão Governamental ( )Outras:__________
2- Qual a principal atividade da empresa?
( )Artesanal ( )Comércio ( )Industria ( )Serviço ( )Extensão ( )Pesquisa
( )Ensino
3- Sua empresa mantém alguma relação econômica direta com o setor agropecuário?
( )Sim ( )Não
3.1- Se NÃO, qual o motivo que ocasionou a participação na Semana do Fazendeiro?
( )Vendas ( )Divulgação ( )Prestar serviços ( )outros:___________________
3.2- Se SIM, qual a relação que a empresa mantém com o setor agropecuário?
( )Venda de insumos ( )Compra de produtos agropecuários ( )Prestação de
serviços
4- Qual tipo de produto está sendo oferecido na Semana do Fazendeiro?
( )Artesanato ( )Alimentício ( )Insumos agrícolas ( )Mecanização e implementos agrícolas
( )Máquinas e equipamentos de beneficiamento ( )Crédito rural
( )Informativos ( )Outros:_________________________
5- A empresa teve algum preparo específico para o Evento?
( )Sim ( )Não
6- Quantos indivíduos estão disponíveis para trabalhar na Semana do Fazendeiro?
( )1 ou 2 pessoas ( )De 3 a 5 pessoas ( )De 6 a 10 pessoas ( )Mais de 10 pessoas
II) AVALIAÇÃO
7- Como você caracterizaria a infra-estrutura do evento?
( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima
8- Quanto à presença do público esperado:
( )O público presente foi o esperado ( )Foi maior que o esperado ( )Foi menor que o
esperado
9- Com relação ao retorno financeiro:
( )Supriu as expectativas ( )Superou as expectativas ( )Foi menor que a expectativa
73
10- A qualidade do evento desse ano, em geral, relativo aos anteriores foi:
( )Igual ao anterior ( )Melhor que o anterior ( )Pior que o anterior
11- Você pretende realizar o investimento na próxima Semana do Fazendeiro?
( )Sim, com certeza ( )Sim, desde que ocorram alterações ( )Não
12- Quais foram as dificuldades encontradas com relação à participação no evento?
( )Falta de informações relativo à divulgação ( )Falta de informações sobre a infra-estrutura
disponibilizada ( )Falta de informações quanto as datas e horários
( )Outros:______________________________
13- Quais foram os pontos positivos do evento desse ano com relação aos anteriores?
14- Quais foram os pontos negativos do evento desse ano?
74
11
APÊNDICES
75
Apêndice 1 – Roteiro de Entrevista Aplicado com a Responsável pela
Secretaria Permanente da SemFaz
1. A comissão tem local próprio para realizar as atividades? Onde? E qual o maquinário
disponível para a equipe?
2. Como é decidido as comissões, todo ano são os mesmos membros ou muda?
3. Quantos membros compõem cada comissão?
4. Quais as funções desses membros?
5. Existem voluntários ou todos são remunerados?
6. Como são divididas as subcomissões?
7. Qual a periodicidade de reuniões das comissões?
8. As comissões têm reuniões separadas ou todas juntas?
9. Quais as principais dificuldades (limitações) encontradas na organização do evento?
10. Quais os principais passos utilizados pela comissão para que o evento ocorra de forma
satisfatória?
11. Com que antecedência o evento é planejado?
12. Existe um cronograma de atividades? se sim, especifique
76
Apêndice 2 – Roteiro de Entrevista Aplicado com a Coordenadora da
Comissão de Avaliação da SemFaz
1. Quando começou o processo de avaliação do evento?
2. Quantas pessoas fizeram parte da comissão de avaliação da 78ª edição?
3. Essa prática contribuiu para o sucesso dos eventos posteriores? Por quê?
4. Qual o método de recrutamento e/ou seleção dos estagiários?
5. Quais os cursos que mais tem procura?
6. São contratados somente durante a realização, ou antes?
7. Qual valor que recebem?
8. Quando inicia o processo de avaliação?
9. Como é dividida e equipe?
10. Quanto tempo durou ate que fosse concluído o processo da avaliação?
11. A comissão de avaliação possui um cronograma de atividades? Se sim, especifique.
12. Quais os aspectos que foram avaliados?
13. Quais os métodos utilizados para avaliação do evento?