Como
Organizar Eventos
08 a 11 08
de a
outubro
2014
11 de de
outubro
de 2014
PLANEJAMENTO
O que é?
Para que serve?
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
PARA EVENTOS
É um dos primeiros grandes passos para a produção de um evento.
Antes de qualquer ação, é necessário traçar um perfil detalhado de
tudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para a
efetivação dele.
Qual o objetivo?
Qual seu nicho?
Quanto posso gastar?
Qual será a equipe?
Como será a divulgação?
Etc.
Por que é tão importante Planejar?
Pode parecer fácil, mas organizar eventos, independente do
tamanho, exige cuidados imprescindíveis. Um custo não planejado,
um risco não calculado, uma divulgação fraca e até o seu jeito de se
relacionar com os outros serão fatores diretamente proporcionais ao
sucesso da sua ação.
Organização de Eventos: Os sete erros mais comuns
1. Falta de planejamento
2. Desespero
3. Falta de networking
4. Má divulgação
5. Não saber ouvir
6. Estar desatualizado
7. Falta de criatividade
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
Atividade
1. Planejamento da ação
Avaliação do cenário sócio-econômico
Delimitação do conceito
Objetivo do evento
Público Alvo
Definição do local
Definição da data
Definição do horário
Levantamento de custos
2. Formação das equipes
Técnica
Logística
Infra-estrutura
Comunicação
Segurança
3. Programação
Definição completa da programação
Data escolhida para o evento
4. Administrativo-financeiro
Definição de orçamento
Levantamento de planilha/controle orçamento
5. Montagem de check-lists
Forncedores
Compras
6. Captação de recursos
Patrocínio
Permutas
Venda de ingressos/inscrições
7. Jurídico
Levantamento/negociação dos direitos autorais
Definição de contrapartidas
Assinatura de contratos
Responsável pela atividade
MÊS 1
MÊS 2
MÊS 3
MÊS 4
MÊS 5
MÊS 6
MÊS 7
MÊS 8
MÊS 9
MÊS 10
MÊS 11
MÊS 12
Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRÉ-PRODUÇÃO
Atividade
1. Planejamento da
ação
Avaliação do cenário
sócio-econômico
Delimitação do conceito
Objetivo do evento
Público Alvo
Definição do local
Definição da data
Definição do horário
Levantamento de custos
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade 1
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3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRÉ-PRODUÇÃO
Atividade
2. Formação das
equipes
Técnica
Logística
Infra-estrutura
Comunicação
Segurança
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRÉ-PRODUÇÃO
Atividade
3. Programação
Definição completa da
programação
Data escolhida para o
evento
4. Administrativofinanceiro
Definição de orçamento
Levantamento de
planilha/controle
orçamento
5. Montagem de
check-lists
Forncedores
Compras
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRÉ-PRODUÇÃO
Atividade
6. Captação de
recursos
Patrocínio
Permutas
Venda de
ingressos/inscrições
7. Jurídico
Levantamento/negociaçã
o dos direitos autorais
Definição de
contrapartidas
Assinatura de contratos
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade
1
2
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12
Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Atividade
8. Definição de
cronograma de
execução
9. Jurídico
Alvarás
Taxas públicas
Regulamento do
evento
Levantamento de
documentação
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade 1
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Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Atividade
10. Artístico
Transporte
Traslado
Hospedagem
(rooming list)
Alimentação
Camarim
Receptivo
Tradutor
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade 1
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Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Atividade
11. Técnica
Cenário
Figurino/maquiage
m
Equipamentos
(iluminação,
sonorização…)
Uniforme
Transporte
Traslado
Alimentação
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade 1
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Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Atividade
12. Local
Ambientação/Decor
ação
Sinalização
(Posicionamento)
Credenciamento/Po
rtaria
Acessibilidade
Rota de fuga
Vistorias (laudos
técnicos, bombeiros)
Estrutura (palco,
sala de produção,
imprensa)
Infraestrutura
Limpeza
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade 1
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Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Atividade
13. Divulgação e
Marketing
Planejamento
estratégico
Cerimonial
(definição de
hostess, etc)
Sinalização (criação
e produção)
Peças institucionais
Peças gráficas
Peças volantes
Brindes e material
promocional
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade 1
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3
4
5
6
7
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9
10 11 12
Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUÇÃO
Atividade
13. Divulgação e
Marketing
Mídia paga (rádio, tv,
impressos, internet)
Assessoria de
imprensa (mídia
espontânea)
Redes sociais
Comum. interna
Clipping
Premiação
Certificado
(confecção)
Pesquisa de
satisfação (públ. geral)
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade 1
2
3
4
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10 11 12
Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PÓS-PRODUÇÃO
Atividade
14. Desmontagem
Estrutura
Equipamentos
Limpeza
15. Borderô
16. Entrega de
Certificado
17. Pagamentos /
Acertos finais
Equipe
Forncedores
18. Pesq. satisfação
(público interno)
19. Relatório final
Responsável MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS MÊS
pela atividade 1
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10 11 12
Status
Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
1. Análise do público-alvo
2. Lista de tudo que deve ser feito
3. Linha do tempo
4. Organização de acordo com as localidades
5. Checagem da disponibilidade dos convidados
6. Atividades paralelas
7. Fornecimento de ingressos e outras formas de entrada
8. Planilha com o andamento das ações pré-evento
9. Segmentação das metas
10. Finalização sem deixar passar nenhum detalhe
Organização de Eventos:
Planejamento Financeiro
•Planejamento antecipado
•Orçamento personalizado
•Pesquisa em detalhes
•Organização do começo ao fim
•Preparação para imprevistos
•Aproveite promoções e alternativas gratuitas
•Estude antes de precificar
•Ajustes conforme as prioridades do evento
Organização de Eventos:
Como Precificar seu Evento
1. Gastos com o evento
2. Pesquisa de mercado
3. Criação de lotes para o período de vendas
4. Opções de pagamento
5. Redução de custos
6. Ferramentas de auxílio
Organização de Eventos:
Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?
Eles vão falar sobre você. Por isso, saiba como potencializar os efeitos da comunicação
nas redes sociais, transformando-a em sucesso para sua ação.
A Internet mudou a forma como as pessoas consomem, se informam e se comunicam.
Somos 78 milhões de brasileiros conectados (Ibope – set/2011), o que torna o Brasil o
5º país mais online do mundo. O boom é maior quando o assunto é Mídia Social.
Pesquisas de 2011 revelam que 8 a cada 10 brasileiros navegam pelos sites de Redes
Sociais (Nielsen – ago/2011).
Não há como se esconder deste fenômeno da comunicação. Se você ou o seu produto
não está lá, não adianta. Mesmo com a ausência, os media users vão falar sobre você.
O segredo para evitar o falatório e causar uma boa impressão é se relacionar. Não se
esconda, saiba ouvir as críticas e se prepare para resolvê-las, conheça o seu público,
seja agradável. Não é por que você está na web que o relacionamento com seus
clientes será superficial. Pelo contrário, com as redes sociais e a colaboração web, os
consumidores estão mais exigentes, críticos e questionadores.
Organização de Eventos:
Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?
•Domine a ferramenta para extrair o máximo de funcionalidades
•De olho na concorrência
•Saiba qual é o seu público de interesse
•Monitore
•E resolva
•Promoções são legais, mas tome cuidado
•Qualidade é mais importante que quantidade
•Seja social e não o chato
•Fale sempre a verdade
Organização de Eventos:
Como Conseguir Patrocinadores
1. Lista de possíveis patrocinadores
2. Apresentação aos patrocinadores potenciais
3. Desenvolvimento da proposta
4. Elaboração da forma de reconhecimento durante o evento
5. Elo entre público do evento e público do patrocinador
6. Orçamento preciso
7. Estudo de novos clientes e consumidores
8. Nada de propaganda enganosa
9. Organização em todas as ações
10. Abordagem adequada
Organização de Eventos:
Um boa apresentação para captar patrocinadores
1. Objetivo e metas
2. Justificativa
3. Estratégias de ação
4. Duração e outros detalhes do evento
5. Divulgação
6. Exemplos
Organização de Eventos:
Lembre--se da Legislação
Lembre
• Lei Geral do Turismo
• Regulamentação de artistas e técnicos em espetáculos
• Licenciamento de eventos
• Lei do Direito Autoral
• Acessibilidade de deficientes físicos
Organização de Eventos:
Tendências para pequenos e médios eventos
1. Hibridismo
2. Diferenciação na oferta de comida e bebida
3. Engajamento social
4. Conexão mobile
5. Opções inusitadas
6. Consciência ambiental
7. Regalias
8. Filantropia
9. Feedback em ação
10. Decoração customizada
•Apresentações desta palestra estarão no site da
feira e ficarão disponíveis até dezembro de 2012.
www.feiradoempreendedorpe.com.br
Local: downloads/arquivos
• Os Certificados estarão disponíveis no site da feira
a partir de: 01 de novembro até 30 de dezembro de
2012.
www.feiradoempreendedorpe.com.br
Local: downloads/certificados
O Sebrae agradece a participação de
todos e deseja encontrá-los em
outros eventos!