MANUAL DE PROCEDIMENTOS
QUANTO A FALTA DE
ENTREGA DE MATERIAIS
OU
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
PROCEDIMENTOS PADRÃO PARA A NÃO ENTREGA DE MATERIAL OU ATRASO NO INÍCIO DA
PRESTAÇÃO DO SERVIÇO
Quanto a não entrega do material ou Prestação do Serviço:
1 – Visando agilizar a solução do problema, deverá o servidor encarregado pelo recebimento, entrar
em contato com o Fornecedor e tentar solucionar através de uma negociação amigável, pois caso se
consiga chegar a uma solução, este procedimento acaba por solucionar de forma muito mais rápido
as nossas necessidades de suprimento ou serviço, do que da forma formal.
1.1 – Alguns cuidados devem ser tomados:
1.1.1 – Contato por Telefone: Ao se fazer um contato com a empresa, deve-se fazer uma
anotação referente ao que foi contatado e acertado, sendo que para isso deverá se ter os seguintes
dados: Dia do contato, Horário da Ligação, Telefone para qual se fez a ligação, Servidor que fez o
contato, Qual o nome do contato na empresa, Número do Empenho de referência, Item do Empenho
e Qual resultado teve o contato. Para isso sugerismo um modelo de anotação do contato realizado,
vide Anexo I. Neste contato deverá ser solicitado que a empresa encaminhe num prazo de 10 (Dez)
dias corridos, um documento se comprometendo com o que foi acertado, ou pelo menos um e-mail.
1.1.2 – Contato por E-mail: Deverá ser enviada uma mensagem solicitando uma resposta
sobre a não entrega do material ou não prestação do serviço, deverá nesta ser dado um prazo de 10
(Dez) dias corridos para que a resposta por escrito nos seja enviado por parte da empresa, deixando
bem claro na mensagem que o prazo passa a valer a partir da data do envio do mesmo.
1.1.3 – Contato por Correspondência: Deverá ser enviada uma mensagem solicitando uma
resposta sobre a não entrega do material ou não prestação do serviço, deverá nesta ser dado um
prazo de 10 (Dez) dias corridos para que a resposta por escrito nos seja enviado por parte da
empresa, deixando bem claro na mensagem que o prazo passa a valer a partir da data de
recebimento da correspondência. Vide Sugestão de Correspondência conforme Anexo II. Para isso
deverá ser enviada por Sedex com AR.
2 – Não surtindo efeito a negociação ou não conseguindo entrar em contato com algum responsável
por parte da empresa, a mesma deverá ser formalmente notificada através de um ofício. Segue
sugestão de modelo de Ofício conforme Anexo III. Este Ofício deverá dar um prazo de 10 (Dez) dias
uteis a contar da data de recebimento conforme o recibo de AR (Sedex-Correio) para a entrega do
material ou início do serviço.
3 – Caso a empresa em nenhum momento tente entrar em acordo, passado todos os prazos dados,
deverá ser encaminhado um memorando ao Pró-Reitor de Administração (PROAD), no qual será
informado todas as tentativas de acordo, assim como deverá ser enviado em anexo os seguintes
documentos para comprovação e anexação ao processo:
3.1 – Cópia da Nota de Empenho;
3.2 – Documento referente a tentativa de Negociação Amigável, seja a planilha de dados do
contato telefônico, ou o e-mail ou ainda a cópia da correspondência com respectivo comprovante de
recebimento AR;
3.3 – Cópia do Ofício de Notificação com respectivo comprovante de recebimento AR.
A partir deste momento, passará a cargo da PROAD conjuntamente com a Conjur a responsabilidade
dos procedimentos a serem adotados, visando obter os direitos da Unipampa
Anexo I
Planilha de Dados referente contato Telefônico
UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA - UNIPAMPA
FORMULÁRIO DE CONTATO TELEFÔNICO COM FORNECEDOR
Nome da unidade da Unipampa
Data
UASG
Horário
Nº do Empenho
Servidor
SIAPE
Empresa
CNPJ
Contato
Telefone
Nº do
Item
Fornecedor Cumprirá o Contrato
Sim
Não
Responderá até
Nº do
Item
Observações Adicionais:
ASSINATURA DO SERVIDOR
Fornecedor Cumprirá o Contrato
Sim
Não
Responderá até
ANEXO II
SUGESTÃO DE CORRESPONDÊNCIA AMIGÁVEL
UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA – UNIPAMPA
Nome da Unidade da Unipampa
Cidade (RS), 00 de mês de 2011
À
Empresa Fulano de Tal & Cia. Ltda
Nome da Cidade
Prezados Senhores:
Vimos por meio desta, solicitar resposta por parte de V.
Senhorias referente a entrega das mercadorias (ou referente início do serviço),
conforme Nota de Empenho de nº 2011NE000000, aproveitamos para informar
que é de suma importância para as nossas atividades institucionais.
Certos de podermos contar com sua compreensão e pronta
colaboração solicitamos que nos seja enviado uma resposta no prazo de 10
dias corridos, a contar do recebimento desta.
Não havendo mais nada para o momento, e no aguardo de sua
resposta, despedimo-nos,
Atenciosamente.
Ciclano de Tal
SIAPE 0000000
Cargo ou Função
ANEXO III
SUGESTÃO DE OFÍCIO DE NOTIFICAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA – UNIPAMPA
Nome da Unidade da Unipampa
Setor de Xxxxxxxxxxxxxx
Ofício 000/11 Unipampa/XXX
Cidade, 00 de mês de 2011.
À
Empresa das Luzes Ltda.
A/C: Sr.(a). Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx
Nome da Cidade
NOTIFICAÇÃO POR FALTA DE ENTREGA
Prezados Senhores,
Conforme Pregão Eletrônico (Dispensa, Inexigibilidade, Adesão a Ata de SRP) de nº 000/2011 da
Universidade Federal do Pampa – Unipampa (ou outra instituição no caso de desão a Ata de SRP), conforme
processo nº 23100.000000/2010-00, a empresa das Luzes Ltda foi vencedora no certame licitatório (Dispensa
ou Inexigibilidade) do(s) seguinte(s) item(ns) abaixo relacionado(s):
a) Item nº 01 – Descrição resumida do item 1;
b) Item nº 02 – Descrição resumida do item 2;
c) Item nº xx – Descrição resumida do item X.
A referida compra se deu através da emissão do Empenho de nº 2010NE000000, tendo sido enviada a
esta empresa no dia 00 de mês de 2011, através a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, e que
conforme edital do referido processo de licitação, o(s) produto(s) adquirido(s) deveria(m) ter sido entregue(s) até
30 dias da data do recebimento da referida Nota de Empenho.
Pelo fato de não termos recebido o(s) produto(s) no prazo exigido, entramos em contato (ou tentamos
entrar em contato) com V.Senhorias, conforme histórico abaixo:
Dia 00/00/00 às 00:00hs através do telefone (00) 0000-0000 – Contato com o Sr(a). Xxxxxxx
Dia 00/00/00 às 00:00hs através do e-mail [email protected]
Sendo que no contato do dia 00/00/00, através das informações prestadas pelo Sr(a). Xxxxxxx nos foi
dito que ..................
Como até esta data, não houve a entrega de tal(is) item(ns), vimos através desta NOTIFICAR esta
empresa que deverá(ão) o(s) mesmo(s) ser entregue(s) impreterivelmente até 10 dias úteis da data de
recebimento desta notificação, sob pena de sofrer as sanções previstas na Lei 8666/93 e cláusulas constantes
no edital desta licitação (no caso de Dispensa e Inexigibilidade excluir esta última expressão em vermelho).
Atenciosamente,
Ciclano de Tal
SIAPE 0000000
Cargo ou Função