Dourados, 11 de junho de 2015.
ORIENTAÇÕES PARA APROVAÇÃO DE DESPESAS DOS SUBPROJETOS, EMISSÃO
DE NOTA FISCAL E PROCEDIEMNTOS PARA O PAGAMENTO DAS DESPESAS
As orientações a seguir referem-se a procedimentos que devem ser observados para a execução de despesas de custeio
que apoiarão as atividades dos subprojetos:
1.
No âmbito do Plano de Trabalho do Pibid/UEMS aprovado pela Capes, a execução de despesas de custeio
relacionadas às atividades dos subprojetos serão efetuadas pelos coordenadores de áreas em cada Unidade
Universitária e essas despesas deverão ser executadas de forma conjunta, num mesmo orçamento. Só serão
executadas despesas individualizadas para cada subprojeto quando observado que a natureza dessa despesa ou os
itens solicitados forem específicos e, portanto, justifica-se a execução de orçamento e compra em separado dos
itens identificados.
2.
Para efetuar despesas com materiais para as atividades, os coordenadores de subprojetos de uma mesma
unidade devem se organizar e criar uma única lista de pedido de materiais. Para isso, devem solicitar apenas
um orçamento e enviá-lo à Coordenação Institucional para aprovação. Se a empresa não possuir papel timbrado,
então o orçamento pode ser apresentado em papel sulfite comum com o carimbo do CNPJ a empresa. Este
orçamento deve ser emitido em nome do Coordenador Institucional (os dados estão abaixo);
3.
Após aprovação e autorização pela Coordenação Institucional, o(s) coordenador(es) deverá(ão) efetuar a compra.
Na nota fiscal deverá constar os seguintes dados:
Nome: Lucélio Ferreira Simião/CAPES/PIBID
CPF: [consultar o nº do CPF por e-mail ou fone]
RG: [consultar o nº do RG por e-mail ou fone]
Endereço: [consultar o endereço do CPF por e-mail ou fone]
E-mail: [email protected] (colocar este e-mail no cadastro para empresas que emitem a nota fiscal eletrônica
pois desta forma a nota chegará ao e-mail do coordenador institucional automaticamente)
Discriminar no corpo da NF ou no Recibo: Processo AUXPE - PIBID nº 869/2014
4.
As despesas com os materiais deverão ser comprovadas por meio de Nota Fiscal. Excepcionalmente poderá ser
aceito o Cupom Fiscal, desde que impresso com todos os dados acima. Não serão aceitos comprovantes que
contenham, em qualquer de seus campos, rasuras, borrões, caracteres ilegíveis ou data anterior ou posterior ao
prazo de aplicação dos recursos, ou ainda, notas fiscais com prazo de validade vencido. Se o fornecedor/prestador
de serviço for pessoa física e não tiver como emitir nota, entrar em contato com o coordenador institucional, que
fornecerá modelo próprio de recibo;
5.
Após a emissão, deve ser encaminhada cópia digitalizada da Nota Fiscal para o e-mail [email protected] (com
cópia para [email protected]), informando os dados bancários para efetuarmos o depósito (em cheque) direto na
conta do beneficiário. O cheque será emitido nominalmente ao estabelecimento e a conta corrente para depósito
deverá ter como titular o próprio estabelecimento.
6.
Depois de efetuarmos o depósito, enviaremos cópia do comprovante via e-mail para apresentar ao estabelecimento
e solicitar que o mesmo ateste o recebimento do pagamento por parte do fornecedor, com carimbo de recebido,
datado (a mesma data de emissão da nota) e assinado. Se não houver carimbo, poderá ser manuscrito a expressão:
“Recebi em __/ __/__” e assinado logo abaixo;
7.
Após colherem a assinatura de atestado de recebimento do fornecedor na Nota Fiscal, enviar via malote para a
secretaria do Pibid, na PROE ou por correio (c/AR) para o endereço do coordenador acima (enviar juntamente
com a nota fiscal, o orçamento original, que ficará arquivado no Pibid). O extravio de notas poderá causar
grandes transtornos à prestação de contas, podendo ser imputado ao responsável o ressarcimento das despesas
devidas e, portanto, solicita-se total atenção no acompanhamento e envio dos comprovantes de pagamentos
efetuados pelo Pibid.
Atenciosamente,
Coordenação Institucional do Pibid