Estudo de caso
Empresa de serviços de imagem adiciona digitalização
de muita potência para trabalhar em um projeto grande
Solução de digitalização com os scanners Kodak
e o software Capture Pro da Kodak
Um revendedor dos produtos e soluções da Kodak Alaris, a COMPU-DATA International, LLC (CDI),
localizada em Spring, TX, próximo a Houston, fornece serviços de digitalização terceirizados para
vários clientes. Para ganhar força em um projeto governamental envolvendo milhões de documentos,
a empresa precisou adicionar mais potência à sua frota de scanners da Kodak.
Situação
A CDI conquistou um projeto do governo
que exigia digitalização de alta qualidade e de
entrega rápida de altos volumes de documentos
variados.
Objetivo
Preparar rapidamente a capacidade de
produção com uma solução de digitalização de
documentos sem complicações e altamente
produtiva.
Solução
Uma frota de scanners da Kodak, incluindo um
novo scanner i5600 da Kodak, combinada com
o software Capture Pro da Kodak e o software
interno do sistema de serviços de digitalização.
Resultados
A CDI atendeu à meta de volume de vários
milhões de documentos em curto prazo com
uma taxa de precisão de mais de 99%.
Quando a CDI ganhou a licitação para um
projeto do governo que envolvia tempo de
retorno rápido em milhões de documentos
em um janela de cinco meses, ela já estava
usando os scanners da Kodak e o software
Capture Pro da Kodak. Mas a empresa
percebeu rapidamente que um projeto
desse tamanho exigiria potência adicional.
Por isso, ela adquiriu rapidamente o scanner
i5600 da Kodak, com um volume diário
ilimitado e velocidades de até 170 páginas
por minuto. Munida com o equipamento
e o software necessários, a CDI se preparou
para assumir uma montanha de caixas
e documentos.
Atendendo às especificações
Juan J. Celaya, Presidente e CEO da CDI,
compreendeu o que a firma receberia
e o quais eram as expectativas do cliente.
Cada especificação de tipo de documento
solicitava a remoção de páginas em branco
e a rotação de páginas, com algumas
exceções com base no conteúdo da página.
Os documentos eram muito variados, de
tíquetes e recibos simples a formulários de
tamanho ofício e A2. Os tipos de papel
variavam de transparências finas a cartolina.
"Cada caixa tinha documentos de todos
os tamanhos, formatos e tipos", observa
Celaya. "Não havia uma padronização".
Devido à natureza desafiadora do projeto,
Celaya e sua equipe confiaram muito em
seus scanners da Kodak para fornecer
produtividade simplificada com o mínimo
de alimentações duplas e obstruções.
"Realmente não era possível controlar
a preparação dos documentos, por isso
tínhamos de digitalizar os materiais
à medida que os recebíamos", disse Celaya.
"Estávamos apreensivos pensando em quão
bem as coisas iriam quando começamos
o processo".
“O resultado é que a integração com nossos processos
foi fácil, a qualidade das imagens era impressionante,
a produtividade era exatamente a necessária e o número
de complicações foi realmente minimizado."
Juan J. Celaya, Presidente e CEO da CDI
Configurando o fluxo de trabalho
Com operação em mais de dois turnos,
a arquitetura de digitalização consistia em três
scanners i4600 da Kodak, um scanner i620
e o novo scanner i5600. A configuração de
rede incluía um switch gigabit dando suporte
a um servidor, cinco estações de digitalização
e duas estações de controle de qualidade.
A aplicação do controle de qualidade e da
digitalização era o software Capture Pro v3.1 da
Kodak e o software operacional era o próprio
sistema de serviços de digitalização da CDI.
O fluxo de trabalho de captura seguiu este
processo padrão:
• Registro de caixas
• Seleção de tipo de página e de trabalho, com
base no conteúdo da caixa
• As páginas foram digitalizadas usando
o software Capture Pro da Kodak (300 dpi
G4 TIFF) e a tecnologia de Processamento
de imagens Perfect Page foi aplicada em cada
imagem
• O controle de qualidade visual foi aplicado
durante a digitalização para detectar
alimentações duplas e de papéis inapropriados
• Em cada imagem, foi aplicada a rotação
automática de software ou a rotação fixa de
páginas, junto com a remoção automática de
imagens em branco
• Aprovação ou rejeição do controle de qualidade
• Criação de arquivos PDF pesquisáveis
• Aprovação final e entrega ao cliente
Scanner i5600 da Kodak
Produtividade e qualidade impressionantes
Celaya e seus operadores ficaram rapidamente
impressionados com a produtividade do scanner
i5600 da Kodak. "Os operadores carregavam
um lote e o scanner i5600 o concluía antes que
o próximo lote estivesse pronto", relembra
Celaya. "Ele realmente manteve a esperança
de todos". E mais, cada scanner da Kodak
atendeu à meta de criar imagens com qualidade
igual ou superior à dos originais.
Precisão quase perfeita
O software Capture Pro da Kodak
complementou a produtividade dos scanners,
facilitando a criação de tipos de trabalho
e de páginas para dar suporte a diferentes
requisitos de processamento. Com os scanners
e o software funcionando juntos, as taxas
de entrega semanais alcançaram mais de
750.000 imagens.
Usar o software Capture Pro da Kodak permitiu
que operadores digitalizassem com precisão
excepcional. Na realidade, a CDI calculou
taxas de precisão de 99,33% a 99,63%. Essas
taxas notáveis foram possíveis graças ao
trabalho árduo dos operadores da CDI,
combinado com as melhorias de imagem
internas do scanner da Kodak. Os arquivos
de imagem de qualidade, possíveis graças
à tecnologia Perfect Page, facilitaram
a aplicação de processos automatizados
e o software Capture Pro da Kodak simplificou
a etapa de controle de qualidade do processo
de fluxo de trabalho.
Pronto para operar novamente
"O resultado é que a integração com nossos
processos foi fácil, a qualidade das imagens
era impressionante, a produtividade era
exatamente a necessária e o número de
complicações foi realmente minimizado",
resumiu Celaya. "Após capturar mais de
seis milhões de imagens em um período tão
curto, sabemos como lidar com esse tipo
de projeto e estou confiante que faremos
muitos mais outros como esse. Esse é um
tributo à nossa equipe e ao hardware, ao
software e ao suporte da Kodak Alaris que
tornou isso possível".
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Ligue para: 1-800-944-6171
www.kodakalaris.com/go/IM
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