TRABALHO ORAL
IMPACTO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NA GESTÃO
DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA
Uso estratégico das tecnologias em informação
documentária
INDEXAÇÃO ANALÍTICA DE PERIÓDICOS DA BIBLIOTECA DA
FACULDADE DE FARMÁCIA DA UFMG
MANHÃ, E. M.1
PEREIRA, F.2
FARIA, M. L. L.3
COSTA, M. U. P.4
SANTOS, S. A.5
RESUMO
O periódico científico possui grande importância para a divulgação e disseminação
de publicações dos resultados de pesquisas científicas. Também é reconhecida a
importância e a contribuição das tecnologias da informação e comunicação na rotina
das bibliotecas universitárias. Este trabalho apresenta a indexação analítica de
artigos de periódicos e o serviço de conversão para o formato eletrônico destes
documentos pela equipe da biblioteca da Faculdade de Farmácia da UFMG. O
objetivo do trabalho realizado é a disponibilização dos textos completos dos artigos
da área de farmacologia para a comunidade acadêmica e científica. Apresenta-se na
metodologia, uma maior exploração do campo 856 do MARC 21 e os resultados
alcançados até o momento.
Palavras-chave:
Indexação.
Catalogação
por
assunto.
Periódicos.
Recuperação da Informação
ABSTRACT
The scientifical periodical has great importance for the divulgation and publications
dissemination and results of scientific researches. It is also known the importance
and contribution of information and communication technologies in the routine of the
university libraries. This paper presents the analytical indexation of periodicals and
the change to electronic format of these documents by the UFMG- Pharmacy
University Library staff. The objective of this project is the availability of the complete
pharmacology articles for the scientific and academic communities. The methodology
is presented with a bigger exploration of the item 856 from MARC 21 and the results
obtained until now.
Keywords:
Indexing.
Subject
cataloging.
Analytical
indexing.
Information retrieval. Periodicals
2
1 INTRODUÇÃO
O acervo da Biblioteca da Faculdade de Farmácia é muito rico,
principalmente em periódicos mais antigos.
Alguns títulos deixaram de ser
produzidos e seus artigos não foram indexados em nenhuma base, portanto a
possibilidade de localização fica comprometida. Além disto, várias revistas foram
digitalizadas a partir de uma determinada data e os artigos mais antigos não
passaram por este processo. Como não é possível disponibilizar o texto completo de
todos os artigos, a indexação por assunto se apresenta como recurso minimizador
para o problema dos artigos que não puderem ou não tiverem autorização dos
autores para disponibilização do texto completo.
A visibilidade dos artigos leva à citação. A citação é fator motivador para o
pesquisador publicar. É um indicador importante para avaliação da capacidade
científica tanto do indivíduo, quanto departamento, universidade ou país. É
importante para a sobrevivência da própria revista citada.
Diante desse cenário, a Biblioteca da Faculdade de Farmácia da UFMG
implantou um projeto de indexação analítica de artigos de periódicos ainda
indisponíveis em base de dados. O projeto teve início com 12 volumes da Revista de
Farmácia e Bioquímica da UFMG, publicação da Instituição, interrompida em 1992,
passando para a Revista Brasileira de Farmácia, umas das mais importantes da
área, contendo na coleção da Biblioteca da Faculdade de Farmácia da UFMG 68
volumes. Será efetuada uma pesquisa da produção dos docentes da Faculdade e se
priorizará a disponibilização dos artigos na integra, com autorização do autor.
2 CATALOGAÇÃO E INDEXAÇÃO ANALÍTICA
O periódico científico tem a finalidade principal de divulgar o resultado de
pesquisas científicas (MUELLER, 2000), sendo considerado atualmente o principal
canal formal da comunicação científica (OHIRA; SOMBRIO; PRADO, 2000). O
aumento dessas publicações dá a dimensão da dificuldade encontrada pelos
pesquisadores em manterem-se atualizados com as tendências de sua linha de
pesquisa. A indexação dos periódicos mostra-se essencial neste ambiente, uma vez
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que permite que a informação se torne visível à comunidade científica, de forma
rápida e sistemática. A fim de se garantir eficácia no controle e na organização das
informações contidas em documentos, atualmente, é imprescindível a automação de
várias atividades desenvolvidas nas bibliotecas e nos centros de informação. A
adoção das tecnologias de informação torna-se cada dia mais parte da realidade
destas instituições, desde a fase da formação e desenvolvimento de acervo,
passando pelo tratamento da documentação até a fase de disseminação ou
disponibilização dos documentos.
Em Biblioteconomia, a indexação é reconhecida como um dos processos
mais importantes do tratamento da informação, quando os documentos são tratados
para serem inseridos em uma base de dados. Existe uma confusão terminológica
quando se fala em indexação. Vários termos como análise de assunto, análise
documentária, catalogação de assunto, aparecem em uma emaranhada e confusa
rede conceitual. É possível definir indexação como processo de definição de termos
que irão representar o conteúdo de documentos em sistemas de informação ou em
catálogos de bibliotecas. A indexação é definida como:
[...] a terminologia mais usada para designar o trabalho de
organização da informação quando realizado nos chamados
serviços de indexação e resumo. Esses serviços têm por finalidade
organizar informações referentes, principalmente, a artigos de
periódicos. Essas informações não são, normalmente, organizadas
nas bibliotecas. Estas costumam se limitar à organização dos
periódicos considerados em seu todo. Os produtos principais
daqueles serviços são os índices/abstracts, que tanto podem estar
disponíveis em forma impressa como na forma de bases de dados.
(DIAS; NAVES, 2007, p.16).
Silva e Fujita (2004) apresentam uma diferenciação no conceito da prática
da indexação por duas correntes, a francesa e a inglesa. A francesa, seguindo a
linha teórica de Gardin (1981), apud Silva e Fujita (2004), tende a tratar a indexação
como uma operação dentro do processo de análise documentária, ao passo que os
ingleses e norte-americanos chamam de indexação a própria análise documentária.
Segundo as autoras, a existência destas linhas teóricas, que não se restringem
somente a prática da indexação, é que gera diferentes conceitos e entendimentos
sobre esta área.
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Lancaster (2004, p.8-9) afirmou que a indexação de assuntos envolve
duas etapas: análise conceitual e tradução.
A análise conceitual é o trabalho intelectual, também denominado análise
de assunto (Dias; Naves, 2007), em que o indexador procura entender os assuntos
de um documento e depois retirar da linguagem termos que os representem.
Segundo Lancaster (2004), a indexação de assuntos de um documento é eficiente
quando ela vai além dos assuntos tratados no documento. O indexador deve tomar
sua decisão de indexar baseada na causa do documento, além de observar
prováveis interesses para um determinado grupo de usuários. A tradução, segundo
Lancaster, “envolve a conversão da análise conceitual de um documento num
determinado conjunto de termos de indexação”. Nesta fase, geralmente é utilizado
algum tipo de vocabulário controlado para extração de termos controlados. O autor
apresenta como três os principais tipos de vocabulário controlado: esquemas de
classificação bibliográfica, listas de cabeçalhos de assuntos e tesauros.
Os termos catalogação e indexação podem ser entendidos como
complementares no tratamento da representação dos documentos nos catálogos de
bibliotecas. A indexação é a responsável pela descrição semântica, ou de conteúdo,
ao passo que a catalogação seria o processo técnico de representação descritiva
dos documentos, definição de pontos de acesso.
A catalogação visa criar representações dos documentos,
conhecidos como fichas de catalogação, ou fichas catalográficas,
que descrevem tanto os aspectos físicos, objetivos do documento
(autor, título etc.), quanto os aspectos de conteúdo, ou seja, o
assunto ou assuntos de que trata. À atividade de descrição dos
aspectos físicos costuma se dar o nome de catalogação descritiva, e
à do conteúdo, catalogação por assunto. (DIAS; NAVES, 2007,
p.16).
Tanto a catalogação quanto a indexação fazem parte do tratamento da
informação, que pode ser definido como uma função de descrever os documentos,
tanto do ponto de vista físico como pelo ponto de vista temático. Desta atividade
resulta a produção de representações documentais como fichas de catálogos,
referências bibliográficas, resumos, termos de indexação, etc. O tratamento da
informação é uma função dependente de outras funções, como a seleção, descarte,
análise de TIC, entre outras. (DIAS, 2006, p.67-68).
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3 METODOLOGIA
No trabalho de catalogação da Biblioteca Professor Lair Remusat Rennó
da Faculdade de Farmácia, da UFMG, a indexação é automatizada, aonde a
primeira etapa, que analisa o conteúdo do documento (análise de assunto), é feita
por uma bibliotecária que, após seu trabalho intelectual, insere os termos numa base
de dados automatizada, utilizando-se da lista de cabeçalhos de assuntos
autorizados do Sistema de Bibliotecas da UFMG. Na maioria das bibliotecas
universitárias não há uma divisão real das atividades técnicas de indexação,
catalogação, ou mesmo, classificação. As três atividades são efetuadas pela mesma
pessoa e quase sempre simultaneamente. Isto ocorre, geralmente, pela falta de
pessoal, ou pela necessidade de disseminação rápida dos documentos.
O indexador especialista do assunto nem sempre é o que de fato
indexa nas bibliotecas universitárias e a exigência de se indexar
determinada quantidade de documentos não permite que o
indexador faça uma leitura necessária do documento, o que se
sugere que ele somente faça um misto de leitura e ‘passagem dos
olhos’ pelo texto (Lancaster, 2004, p.24).
Os campos do Formato MARC 21 utilizados na indexação de artigos dos
periódicos, na biblioteca da Faculdade de Farmácia da UFMG são:
o Campo 008 – Elementos de dados de extensão fixa
o Campo 040 – Fonte da catalogação (NR)
o Campo 090 – Número de classificação (R)
o Campo 100 – Entrada principal – autor pessoal (NR), subcampo a
o Campo 245 – Título do documento e indicação de responsabilidade (NR),
subcampos a e b ou a, b e c
o Campo 246 – Forma variante do título (R), subcampo a
o Campo 650 – Assunto tópico (R), subcampo a e v
o Campo 700 – Outros autores (NR), subcampo a
o Campo 773 – Entrada analítica, subcampos t, d, g, x e w
o Campo 856 – Acesso e localização eletrônica (R), subcampos u, 2 e n.
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Será tratado com maior atenção o campo 856 que, permite acesso e
localização do artigo fornecendo link para a informação eletrônica. Esta é uma
possibilidade que privilegia o usuário, pois permite acesso direto online, sem que
haja necessidade de deslocamento à biblioteca para acesso do material, tornando a
recuperação da informação mais rápida. Além destes benefícios, a conversão do
documento impresso para o formato digital, aliada a outras ações, garante sua
preservação. No entanto, algumas observações devem ser consideradas pelas
bibliotecas antes da indexação deste campo, tais como: a questão do direito autoral
e a necessidade da existência de um servidor que suporte bem a inserção dos
arquivos. No caso específico da Biblioteca Prof. Lair Remusat Rennó será utilizado o
servidor da Faculdade de Farmácia. Também estão sendo contatados os autores
para se obter a licença de disponibilização online do artigo na íntegra.
O campo 856 do Marc 21, campo de Acesso a Localização Eletrônica,
contém a informação necessária para se localizar e acessar um recurso eletrônico.
O campo é repetitivo e a utilização do indicador 1 dependerá da disponibilização
http. O indicador 2 fica em branco e no Sistema de Bibliotecas da UFMG é
substituído por #. Os subcampos utilizados para indexação analítica de periódico
foram:
o $u, URL - Uniform Resource Locator.
o $2, método de acesso.
o n, nome da localização do HOST no subcampo.
Exemplo: 856 | 4 | # | $u http://www.farmacia.ufmg............. $2 http $n
No exemplo o indicador 1 é utilizado, sendo preenchido com o número 4,
indicação para http. O subcampo $u indica a URL do artigo disponível em texto
completo.
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4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Até o momento foram indexados 310 artigos. Finalizou-se a indexação da
Revista de Farmácia e Bioquímica da UFMG e o trabalho com a Revista Brasileira
de Farmácia encontra-se bem adiantado.
O projeto já começou a apresentar resultados positivos, uma vez que foi
possível verificar aumento na consulta dos periódicos indexados.
O próximo passo será iniciar o contato com os professores, para solicitar
autorização de disponibilização dos artigos na íntegra.
Para atingir a visibilidade dos artigos, não basta colocá-los simplesmente
na web. Será preciso que os artigos sejam tratados de forma tal a serem
encontrados pelos provedores de serviço e serviços de indexação, quando esses
são acionados por leitores que buscam informações e artigos nos temas em que
estão pesquisando.
REFERÊNCIAS
DIAS, Eduardo Wense. Organização do conhecimento no contexto de bibliotecas
tradicionais e digitais. IN: NAVES, Madalena Martins Lopes; KURAMOTO, Hélio
(Org.). Organização da informação: princípios e tendências. Brasília, DF: Briquet
de Lemos, 2006, p.62-75.
DIAS, Eduardo Wense; NAVES, Madalena Martins Lopes. Análise de assunto:
teoria e prática. Brasília: Thesaurus, 2007.
GARDIN, J. C. et al. La logique du plausible: essais d’epistemologie pratique.
Paris: Maison de Sciences de L’Homme, 1981.
LANCASTER, F. W. Indexação e resumos: teoria e prática. 2.ed. Brasília, DF:
Brinquet de Lemos, 2004.
MARC standards. Disponível em: <http://www.loc.gov/marc/>. Acesso em: 26 maio
2008.
MUELLER, Suzana P. M. O periódico científico. In: CAMPELLO, Bernadete Santos;
CENDÓN, Beatriz Valadares; KREMER, Jeannette Marguerite (Org.). Fontes de
informação para pesquisadores e profissionais. Belo Horizonte: Ed. UFMG,
2000. p.73-95.
8
OHIRA, Maria Lourdes Blatt; SOMBRIO, Márcia Luiza Lonzetti Nunes; PRADO,
Noêmia Schoffen. Periódicos brasileiros especializados em biblioteconomia e ciência
da informação: evolução. Enc. Bibli: R. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianópolis, n.10,
out. 2000. Disponível em: <http://www.encontrosbibli.ufsc.br/Edicao_10/lurdinha.htm>. Acesso em: 24 maio 2008.
SILVA, Maria dos Remédios da; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. A prática da
indexação: análise da evolução de tendências teóricas e metodológicas.
Transinformação, Campinas, v.16, n.2, p.133-161, maio/ago. 2004.
__________________
1
Elizabeth Martins Manhã, Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), Bibliotecária, Faculdade
de Farmácia, [email protected].
2
Fernanda Pereira, Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), Acadêmico, Curso de
Biblioteconomia, [email protected].
3
Maria Lúcia de Lacerda Faria, [email protected].
4
Mateus Uérlei Pereira da Costa, [email protected].
5
Simone Aparecida dos Santos, [email protected].