MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS DO
SKÅL INTERNACIONAL DO BRASIL
Av. Almirante Barroso, 63 sala 514 – Centro – Rio de Janeiro/RJ – CEP: 20031-913
Tel./Fax: (+55 21) 2215-2876 - e-mail: [email protected]
2
PARABÉNS! O seu clube foi escolhido para realizar o Congresso Nacional do Skål
Internacional do Brasil.
Nos colocamos a plena disposição da Diretoria e da Comissão Organizadora do
Congresso para sempre ajudar e que a realização do nosso Congresso seja um sucesso!
Preparamos este manual com o objetivo de servir como auxilio, use-o e, se possível,
complemente-o, para que seja um material de excelência.
Cordialmente,
Sonia Vidinhas
Presidente Nacional
[email protected]
3
Índice
Pág.:
1. Inscrições................................................................................................................
.........4
1.1 Cortesias....................................................................................................................6
2. Divulgação e Mídia..........................................................................................................6
3. Programação...................................................................................................................7
4. Assembleia Nacional.......................................................................................................8
5. Cerimônia de Abertura...........................................................................................
.........9
6. Cerimônia de Encerramento...................................................................................
.......10
7. Convites Especiais..................................................................................................
........11
Anexo 1 - Partitura e Hino do Skål (versão em espanhol)..........................................
........12
Anexo 2 - Manual de Cerimonial e Protocolo do Skål Internacional...........................
......13
4
1. INSCRIÇÕES
As inscrições devem ser feitas diretamente com a secretaria do clube, através
de um formulário de inscrição, contento sempre alguns aspectos importantes, como
no modelo de exemplo do 42º Congresso Nacional, conforme abaixo (os itens
marcados com "*" tem o preenchimento obrigatório):
Ficha de Inscrição para o 42º Congresso Nacional do Skål Internacional do Brasil
Número do Cartão de Associado*:
Nome Associado*:
Sobrenome*:
RG*:
Tamanho de Camisa*:
Nome Acompanhante:
Sobrenome:
RG:
Tamanho de Camisa:
Nome Acompanhante:
Sobrenome:
RG:
Tamanho de Camisa:
Endereço para correspondência
Empresa:
Telefone:*
Fax:
e-mail:*
Tel. Comercial:
Tel. Celular:
-
-
Endereço:
Complemento:
Bairro:
CEP:
Cidade:*
UF:*
----
5
Dados sobre a reserva de hotel:
Portador de necessidades especiais?
Pacote do Congresso / Preço por pessoa:*
Valor individual – R$ 1.500,00
Valor individual em apt duplo – R$ 1.150,00
Tipo de apartamento:
Single (01 Cama Casal)
Data Chegada:
Duplo (01 cama Casal)
Twin (02 camas de solteiro)
Dados para o traslado:
Cia Aérea:
Data de chegada:
Forma de Pagamento:
A vista
Parcelado 4x
Considerações finais
Enviar e imprimir
Nº do Vôo:
Horário:
Data do retorno:
Horário
Data Saída:
6
As inscrições são geralmente restritas a Skålegas e Acompanhante. Os
familiares ou outros ficam a critério da Organização.
É habitual que os Skålegas possam parcelar a taxa de inscrição até o mês de
realização do evento. A forma de pagamento deverá ser estipulada pelo organizador,
assim como eventuais diferenças de valores para pagamentos com certa antecedência
ao evento.
1.1 Cortesias
A Organização do Congresso deverá, ao estipular o valor das inscrições,
considerar cortesias de inscrição às seguintes pessoas:
a) Presidente do Skål Internacional ou pessoa que venha representá-lo;
b) Conselheiro Internacional do Skål Internacional do Brasil;
c) Presidente do Skål Internacional do Brasil;
d) Past-President do Skål Internacional do Brasil;
e) Pessoa responsável pela Secretaria Executiva do Skål Internacional do Brasil.
OBS. 1: Os acompanhantes podem ou não ser incluídos na cortesia, fica a critério da
Organização do Congresso.
OBS. 2: Se, durante as negociações de patrocínio, for acordado algum caso de cortesia,
deve-se também considerá-los.
OBS. 3: Geralmente convida-se jornalistas para dar conotação nacional ao evento.
2. DIVULGAÇÃO E MÍDIA
Diante de acordos de patrocínios celebrados para a realização do Congresso, o
Skål Internacional do Brasil disponibiliza seus meios de comunicação para serem partes
destes acordos, da seguinte forma:
7
a) Site: Período de tempo determinado, o qual a empresa poderá expor a sua marca
em nosso site, como patrocinador, e também para divulgação do evento;
b) Boletim Mensal: Período de tempo determinado, o qual a empresa poderá expor a
sua marca ou produto no rodapé da primeira página, como anúncio ou divulgação de
marca/produto, e também para divulgação do evento;
c) Redes Sociais: Facebook e Twitter do Skål Brasil ficam disponibilizados para
divulgação do evento, citando os patrocinadores;
d) E-mail Marketing: Mais de 1.000 e-mails nacionais e internacionais, pelo banco de
dados do Skål Internacional para divulgação do evento, citando os patrocinadores.
A Organização do Evento tem total liberdade para formatar o material de
divulgação, assim como a identidade visual do evento, brindes, crachás, certificados de
participação etc.
É importante que o material também seja disponibilizado em espanhol, para
ser divulgado para os Skålegas da América Latina e do mundo. Se possível, é
interessante que se algum Skålega que viaje para Congressos Mundiais ou outro
evento que tenha a participação do Skål leve o material para divulgação.
Lembrete: Conte sempre com as empresas dos Skålegas do seu e de outros clubes para
cotação de produtos e serviços, assim como aqueles que são jornalistas de mídia de
turismo. Utilize a rede de relacionamento que o Skål nos proporciona a nosso favor!
3. PROGRAMAÇÃO
A programação do evento deverá ser bastante discutida entre a Comissão
Organizadora e o Presidente Nacional, para que tudo aconteça de forma harmônica.
Busque preparar a programação para divulgá-la aos Skålegas, juntamente com os
valores de inscrição. Avalie a organização de um pré ou pós evento se houver procura.
Sugerimos a programação de acordo com o exemplo abaixo:
8
Dia/Evento
Dia 01
Dia 02
Dia 03
Dia 04
Dia 05
Dia 06
Chegada e recepção dos
Congressistas (Dia todo)
Manhã
Tarde
Chegada e
recepção
dos
Diretores
Nacionais e
Presidentes
de Clubes
Assembleia Geral do Skål
Internacional do Brasil,
seguida de almoço no
hotel ou em local
próximo (ver detalhes no
item 4)
Programação
do Congresso
Programação
do Congresso
Cerimônia e Jantar de
Abertura (ver detalhes no
item 5)
Noite
Despedida
dos
Congressistas
Programação
do Congresso
Cerimônia e
Jantar de
Encerramento
(ver detalhes
no item 6)
OBS.: A quantidade de dias de Congresso pode variar de acordo com o estipulado pela
Organização.
Atenção! Incluir pelo menos uma refeição por dia oferecida pelo congresso. Detalhar
sempre o que inclui ou não na programação, assim como informar que a programação
está sujeita a modificações. Exemplo:
A inscrição Inclui:
- 03 noites de Hospedagem em São Luis no Grand São Luis Hotel ou Similar.
- 01 noite de Hospedagem em Barreirinhas no Gran Solare Lençóis Resort ou Similar.
- Transfer de chegada e saída.
- Transfer São Luis x Barreirinhas x São Luis e São Luis x São José de Ribamar x São Luis.
- Refeições mencionadas na programação.
- Passeios mencionados na programação.
Obs.: Bilhete aéreo, passeios, consumo de frigobar e outros itens não mencionados
acima, não estão inclusos.
4. ASSEMBLEIA NACIONAL
A Organização do Congresso é responsável pela preparação do espaço para
realização da Assembleia Nacional, pois a realização é obrigatória por Estatuto. Sendo
assim, o espaço deve ser composto da seguinte forma:
9
a) Sala com tomadas e montagem em "U" para 30-40 pessoas;
b) Mesa de secretaria próximo a ponto de tomada;
c) Material audiovisual: telão, datashow, 03 microfones sem fio e gravação de todo o
áudio da reunião e posterior entrega em CD ou mídia similar;
d) Coffee Break (programado para aproximadamente 02h após o início da assembleia);
e) Água na mesa para os participantes;
f) Papel e Caneta para os participantes (é habitual que o hotel ofereça uma caneta e
bloco do hotel ou folhas A4 e uma caneta do congresso).
Observação: A Assembleia tem duração de aproximadamente 04 horas.
5. CERIMÔNIA DE ABERTURA
A Cerimônia de Abertura é o ato mais importante do Congresso e têm caráter
formal. Nela é celebrada a abertura oficial do Congresso, apresentação das
autoridades presentes e execução de atividades importantes. Cada organizador pode
moldar o evento como lhe parecer melhor, mas existem ações obrigatórias e para isso
preparamos um roteiro básico. A cerimônia é solene, conduzida por um Mestre de
Cerimônias.
a) O Mestre de Cerimônias dá as boas-vindas, anuncia os patrocinadores e convida
para compor a mesa. Sugestão de composição de mesa: Representante do Skål
Internacional (se houver alguém presente), Nacional e Local, Presidente do Congresso
(se houver), Presidente do Comitê da Área Sul ou representante, Autoridades
Nacionais e Locais do Turismo e outros que se julgue importante.
b) Entrada das bandeiras dos Estados Brasileiros e do Skål;
c) Execução do Hino Nacional e Hino do Skål (segue em anexo partitura e um CD com o
áudio). Pode ser realizada de acordo com o critério do clube, por Coral, Cantor,
Orquestra, CD...;
d) Presidente Nacional decreta a abertura do Congresso;
e) Discursos por precedência. O Presidente Nacional é a maior autoridade, na ausência
do Presidente Internacional, e por isso deverá ser o último a falar.
10
f) É comum que aconteça uma apresentação artística determinada pelo Organizador
do Congresso;
g) Convite para o Jantar.
A abertura pode ser realizada em lugar distinto ao jantar.
O traje sugerido para o evento é "Passeio Completo" (pela regra de etiqueta:
mulheres de vestido longo ou midi ou de tailleur e homens de terno e gravata).
6. CERIMÔNIA DE ENCERRAMENTO
A Cerimônia de Encerramento pode ou não ter um caráter mais informal, fica a
critério da organização tomar esta decisão. Assim como na abertura, temos atividades
importantes, veja o roteiro abaixo:
a) O Mestre de Cerimônias dá as boas-vindas, agradece os patrocinadores e convida
para compor a mesa. Sugestão de composição de mesa: Representante do Skål
Internacional (se houver alguém presente), Nacional e Local, Presidente do Congresso
(se houver), Presidente do Comitê da Área Sul ou representante, Autoridades
Nacionais e Locais do Turismo e outros que se julgue importante.
b) Entrega de homenagens pelo Clube local (se houver), se algum Skålega tiver alguma
homenagem a fazer e as Homenagens entregues pelo Skål Nacional;
c) Discurso de encerramento do Presidente do Clube e do Presidente do Congresso (se
houver);
d) Discurso do Presidente do Comitê Nacional e decreto do Encerramento do
Congresso;
e) Convite para o Jantar.
O traje sugerido para o evento é "Esporte Fino" (pela regra de etiqueta:
mulheres de vestido midi ou curto e homens de blazer).
11
7. CONVITES ESPECIAIS
Como a nossa associação reúne todos os segmentos do turismo, é importante
considerar convidar autoridades do turismo e presidentes de associações congêneres
para participar do evento ao mesmo custo oferecido aos Skålegas ou que o convite
seja feito para que eles compareçam à Cerimônia de Abertura (sem custo para os
convidados) e se assim desejarem, podem usufruir de todo evento ao valor da taxa de
inscrição.
Recomendamos convidar as seguintes autoridades das entidades nacionais:
a) Ministro do Turismo;
b) Presidente da EMBRATUR;
c) Presidente da ABAV;
d) Presidente da ABIH;
e) Presidente da ABBTUR;
f) Presidente da ABEOC;
g) Presidente da ABLA;
h) Presidente da ABOTTC;
i) Presidente da ABR;
j) Presidente da ABRAJET;
k) Presidente da ABRASEL;
l) Presidente da ANAC;
m) Presidente da CB C&VB;
n) Presidente da CNC e CNTur;
o) Presidente da FENACTUR;
p) Presidente da FBHA;
q) Presidente da UBRAFE.
Considera-se relevante convidar jornalistas de mídia especializada.
12
Anexo 1 - Partitura e Hino do Skål (versão em espanhol)
Levantemos el corazón
Al entonar nuestra canción
Skål es símbolo cordial
De amor fraternal!
Amor, salud, felicidad,
Venturosa longevidad:
Emblemas son, doquier que vas
De radiante Paz!