A Função de Apoio das UAG
Reunião Nacional de Directores Executivos dos ACES
GANEC - Gabinete de Análise Económica
Consolação, 6 Março de 2009
1. Enquadramento
2. Competências da UAG
3. Composição e perfil de liderança
4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados
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Porquê os ACES
Optimização da utilização de recursos;
UAG
Introdução da Governação Clínica;
Integração das actividades das unidades funcionais;
UAG
Gestão das actividades transversais às unidades funcionais;
UAG
Identificação das necessidades das populações e definição de programas
de actuação de acordo com estas necessidades.
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Pilares da Autonomia Gestionária
Planeamento
Delegação de
competências
Contratualização
Responsabilidade de planear a actividade e investimentos em novos
recursos
A aprovação pelo CA da ARS do plano de actividades, investimentos,
contratação de pessoal e compras, e materializado em termos
financeiros num orçamento programa detalhado
Competências efectivamente delegadas pelo CA da ARS que atribui ao
Director do ACES responsabilidade na cadeia hierárquica de decisão
Capacidade de de tomar decisões nos domínios estratégico, funcional,
administrativo, financeiro e organizacional, no quadro dos seus
projectos e em função das competências e dos meios que lhe estão
consignados
Contratualização da prestação com a ARS e com as unidades
funcionais
Torna efectiva a disponibilização de capacidade, promovendo e
monitorizando a sua eficiência e eficácia.
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Competências dos directores das ACES :
Gestão de recursos humanos:
Administração de pessoal em matéria de escalas, prestação de trabalho extraordinário,
férias, assiduidade, mobilidade dentro do respectiva ACES.
Autorizar a abertura de concursos e celebração de contratos individuais de trabalho dentro
do quadro de pessoal aprovado;
Elaborar e executar o plano de formação em função dos objectivos fixados no plano de
actividade;
Empossar o pessoal dentro do ACES;
Gestão orçamental:
Constituição de fundos de maneio;
Autorização de despesas em assuntos de gestão corrente, os pagamentos efectivos serão
feitos sempre que possível por uma unidade de serviços partilhados;
Autorização da prestação de serviços ou aquisição de bens até montantes predeterminados
(serviços negociados centralmente tais como segurança, limpeza e higiene serão autorizados
pelo CD da ARS);
Autorizar despesas com empreitadas dentro do quadro fixado pelo plano de investimentos
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acordado com o CD da ARS;
Princípios da Delegação
Confiança
Aceitação
Monitorização
Feedback
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Contratualização:
Fonte: MSCP
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1. Enquadramento
2. Competências da UAG
3. Composição e perfil de liderança
4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados
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Competências da UAG
Funções de planeamento e controlo de gestão
Funções Administrativas e interface com serviços partilhados
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Competências da UAG
Funções de
planeamento
e controlo de
gestão
Planeamento
Monitorização
Informação, Comunicação e Reporte
Qualidade, Riscos e Melhoria Continua;
Desenvolvimento dos Recursos Humanos;
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Competências da UAG
Assessoria técnica nas actividades de planeamento e contratualização
(produção, compras, contratação de pessoal, investimentos);
Elaboração do orçamento económico e financeiro;
Cabimento de despesas e actualização das dotações orçamentais;
Controlo da execução orçamental;
Análise económico-financeira dos projectos de investimento;
Apoio à elaboração e avaliação do orçamento-programa das USF.
Funções de
planeamento
e controlo de
gestão
Gestão orçamental do ACES
Produção e análise da informação de gestão;
Estudos sobre melhoria da estrutura, procedimentos e sistemas;
Apoio técnico na acreditação de qualidade e ao desenvolvimento
organizacional das ACES;
Apoio na definição e promoção de políticas de desenvolvimento dos
Recursos Humanos, satisfação dos profissionais;
Gestão do sistema de distribuição de incentivos e prémios
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Competências da UAG
Administrativas
e interface com
serviços
partilhados
Aprovisionamento
Gestão de Stocks
Gestão Administrativa de Pessoal
Contratação
Processamento de Vencimentos
Tesouraria
Expediente e Serviço Geral
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Processos de suporte à actividade dos ACES
Critérios de Decisão
Gestão de Recursos Humanos
Gestão Financeira
Gestionário vs
Transaccional
Proximidade à
actividade
assistencial
Potencial de
obtenção de
economias de
escala
Ganhos de
produtividade
por via da
especialização
Actividades
Aprovisionamento/Compras
ç
Sistemas de Informação
Instalações e Equipamentos
Assessoria Jurídica
Serviços de Apoio Geral
Serviços de Saúde
ACES
Centralizado
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Competências da UAG
Aprovisionamento
Identificação de necessidades, planeamento e especificação;
Decisão de compra;
Compra efectiva quando o material não está disponível através dos
serviços de apoio ou central de compras do estado.
Administrativas
Gestão de Stocks
e interface com
serviços
partilhados
Previsão de necessidades;
Requisição de material;
Gestão dos Stock dos produtos requisitados.
Registo dos consumos.
Gestão Administrativa de Pessoal
Envio de informação e documentação para processamento;
Iniciar processos no âmbito desta área;
Mobilidades dentro do ACES;
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Competências da UAG
Contratação
Identificação das necessidades de pessoal;
Critérios de selecção e recrutamento de pessoal em articulação com ARS;
Participação no júri de concursos com voto de qualidade.
Processamento de Vencimentos
Administrativas
e interface com
serviços
partilhados
Registo de Assiduidade;
Registo de horas extraordinárias;
Preparação de informação relativa a reembolsos.
Tesouraria
Cobrança de taxas moderadoras (unidades funcionais);
Expediente e Serviço Geral
Pedido de obras em instalações;
Reporte de avarias em equipamento;
Controlo da qualidade dos serviços prestados.
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1. Enquadramento
2. Competências da UAG
3. Composição e perfil de liderança
4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados
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Composição da
UAG
Perfil do
Coordenador
da UAG
Coordenador;
Conjunto de técnicos que constituem o apoio à gestão
(15-20 conforme dimensão);
Deverá ter primariamente características de gestor;
Formação académica graduada ou pós-graduada na
área de Gestão/Economia;
Experiência profissional em funções de planeamento e
organização. Preferencialmente experiência na área da
prestação de cuidados de saúde.
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1. Enquadramento
2. Competências da UAG
3. Composição e perfil de liderança
4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados
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Compras
ACES
Identificação de necessidades, planeamento
e especificação;
Decisão de compra;
Compra efectiva quando o material não está
disponível através dos serviços de apoio ou
para materiais de consumo disponíveis
através da central de compras do estado.
Centralizado
Prospecção de mercado;
Manutenção de um catálogo de produtos:
Negociação e aquisição de bens e serviços,
cumprindo o plano de compras;
Controlo da satisfação das encomendas e
avaliação dos fornecedores;
Conferência das facturas dos fornecedores
de bens e serviços. Envio dos documentos
para processamento contabilístico;
Desenvolvimento dos procedimentos
administrativos e legais;
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Gestão de Stocks
ACES
Previsão de necessidades;
Requisição de material;
Gestão dos Stock dos produtos requisitados.
Centralizado
Definição do plano anual de compras em
articulação com o serviço de Compras;
Avaliação dos consumos e do perfil dos
utilizadores;
Inventário anual;
Registo da saída dos produtos por centro
de custo;
Análise de necessidades e de consumos
por centro de custo;
Registo de entradas dos produtos em
armazém.
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Gestão Administrativa de Pessoal
ACES
Envio de informação e documentação para
processamento;
Centralizado
Organização, informação e
desenvolvimento dos processos: alguns
Iniciar processos no âmbito desta área;
exemplos - mobilidades, aposentação,
Mobilidades dentro do ACES e comunicação
reclassificação profissional, ADSE,
aos serviços partilhados para tratamento
Segurança Social, Cofre de Previdência,
administrativo;.
abono de família, acidentes em serviço,
juntas médicas;
Análise de indicadores de gestão de
recursos humanos:
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Contratação
ACES
Identificação das necessidades de pessoal;
Definição dos critérios de selecção e
recrutamento de pessoal em articulação com
a tutela;
Participação no júri de concursos com voto
de qualidade.
Centralizado
Organização e desenvolvimento dos
procedimentos de selecção e recrutamento
de pessoal;
Desenvolvimento dos procedimentos
concursais;
Apoio e supervisão aos júris dos concursos
relativamente aos actos por si praticados
naquele âmbito;
Análise, informação e preparação da
pronúncia em situações de recurso
hierárquico.
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Formação
ACES
Identificação de necessidades de
formação;
Elaboração, acompanhamento, controlo
de execução do plano anual de formação
anual;
Avaliação da formação.
Centralizado
Informação e controlo de prazos dos
processos de dispensa e ou redução de
horário para formação em serviço, com
informação aos serviço de gestão de pessoal;
Instrução dos pedidos de comissão gratuita de
serviço e de equiparação a bolseiro;
Instrução dos processos de formação externa
com e sem custos;
Registo de formação dos profissionais
Elaboração das candidaturas aos programas
operacionais.
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Processamento de Vencimentos
ACES
Registo de Assiduidade;
Registo de horas extra-ordinárias;
Preparação de informação relativa a
reembolsos devidos aos colaboradores do
ACES.
Centralizado
Processamento de remunerações, abonos e descontos;
Manutenção dos ficheiros de pessoal no aplicativo de gestão de RH
(actualmente RHV);
Processamento de trabalho extraordinário;
Geração de listas de antiguidade;
Verificação de ausências para efeito de progressão;
Envio de ficheiros à ARS para consolidação dos ficheiros da Caixa
Geral de Aposentações (mensal);
Envio do ficheiro de IRS à ARS para consolidação (anual);
Envio de ficheiro referente à relação de descontos para a Segurança
Social, via internet, à Segurança Social (mensal);
Envio à contabilidade do ficheiro para pagamento dos vencimentos,
ficheiro para a DGT (Direcção-Geral do Tesouro);
Emissão das guias de vencimento;
Codificação e pagamento dos reembolsos da ADSE;
Elaboração do ficheiro da BDAP (Base de dados da Administração
Pública);
………
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Planeamento e Controlo
ACES
Elaboração do orçamento económico e financeiro;
Centralizado
Monitorização
Cabimento de despesas e actualização das dotações
orçamentais;
Elaboração periódica de documentos de análise da
situação económico-financeira;
Controlo e conferência de custos e proveitos das
unidades funcionais/operacionais;
Controlo da execução orçamental;
Análise económico-financeira dos projectos de
investimento;
Apoio à elaboração e avaliação dos orçamentosprograma das USF.
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Contabilidade
ACES
.
Centralizado
Emissão de facturas e cobrança de receitas próprias;
Controlo de dívidas de clientes;
Imputação dos proveitos por centros de responsabilidade.
Processamento de despesas;
Emissão dos meios de pagamento;
Controlo de notas de encomenda não facturadas;
Conferência e controlo das contas correntes;
Imputação dos custos por centros de custo.
Conferência, processamento de despesas e receitas, emissão dos meios de pagamento, recebimento das
operações com pessoal e dos encargos sobre remunerações;
Imputação de custos por centro de custo;
Conferência dos extractos bancários;
Elaboração mensal das reconciliações bancárias;
Controlo das ordens permanentes de pagamento.
Envio dos mapas de IRC/IRS/Imposto de Selo todos os meses para a ARS;
Envio de mapas de valores processados e retidos de IRS, todos os meses para a ARS.
Mapas de Gestão;
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Tesouraria
ACES
Cobrança de taxas moderadoras (unidades
funcionais);
Gestão do fundo de maneio.
Centralizado
Pagamentos;
Recolha de valores;
Elaboração da folha de caixa.
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Patrimonial
ACES
Identificação das necessidades de
investimento;
Apoio na definição dos termos das propostas
submetidas PIDDAC.
Centralizado
Codificação e registo de aquisição dos bens e
respectiva afectação aos centros de custo;
Registo das transferências efectuadas;
Registo e controlo de reparações;
Elaboração de autos de abate e seu registo;
Cálculo de amortizações e imputação por centros
de custo;
Reavaliação dos bens totalmente reintegrados;
Contagem física dos bens e a regularização do
inventário;
Envio de mapa mensal à DGP com dados das
viaturas da Sede e CS;
Registo e manutenção de imóveis no SITES.
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Instalações e Equipamento
ACES
Pedido de obras em instalações;
Reporte de avarias em equipamento;
Controlo da qualidade dos serviços
prestados.
Centralizado
Elaboração de estudos técnicos para remodelação e
reestruturação de edifícios do ACES;
Acompanhamento de empreitadas (edifícios novos)
financiados através do PIDDAC;
Análise das obras solicitadas pelas unidades de saúde,
execução dos estudos necessários (cadernos de encargo)
elaboração dos procedimentos legais e acompanhamento
da sua execução;
Gestão do serviço de manutenção – negociação e controlo
da qualidade;
Elaboração de Planos Globais de aquisição de
equipamentos com base na análise das necessidades e
solicitações das unidades de saúde CS – nas áreas
administrativas, médico-cirúrgicas, imagiologia, mobiliário
hospitalar, laboratório, desinfecção e esterilização e
hotelaria; e respectivas propostas de aquisição.
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Informática
ACES
Apoio básico a nível de suporte a problemas
de hardware
Centralizado
Gestão dos sistemas de informação e
comunicação dos ACES
Avaliação de necessidades em termos de
hardware e software e respectivas
propostas de aquisição (integrado num
Plano Director de Informação).
Apoio aos utilizadores (HelpDesk).
Planeamento, organização e
implementação, de novos projectos
informáticos nacionais e regionais (ex:
SINUS, SAM, USFs e Alert P1).
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Serviços Gerais
ACES
Centralizado
Esterilização, hotelaria (lavandaria e
Coordenar o trabalho das assistentes sociais
localizadas nas unidades de saúde;
transportes), reprografia e audiovisuais.
Externamente todas as actividades de,
Organizar e distribuir informação;
Serviços Farmacêuticos, Comissão de
Garantir a articulação com autarquias e
Controlo de Infecções e o Serviço de
outras entidades da segurança social.
Prestações Indirectas e Diferenciadas.
Gabinete do cidadão
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Painel de Indicadores ACES
Ganhos em Saúde
Financeiro
Utentes/Comunidade
Processo Clínico
Processos Internos e
Aprendizagem
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