PROCEDIMENTOS DE
PROTOCOLO IF
Enza Enrica Matteis (Presidente SAUSP/IF)
Antonio Terassi Neto
Ednéia Alves Rezende
Kátia Cilene Beltran Souza Nobre
Márcia Ferreira de Andrade
Zilda Pereira dos Santos
INTRODUÇÃO
• Em julho/2008, aconteceu no Campus de
Pirassununga, o 1º Encontro de Gestão
Documental da USP, onde foram apresentados
aos participantes, os procedimentos corretos a
serem adotados pelos servidores, principalmente
com o manuseio dos processos e protocolados.
A IMPORTÂNCIA DOS
DOCUMENTOS
• O documento oficial, produzido ou recebido pela
USP, registra a história institucional e obedece a
uma série de procedimentos para fornecer um
efetivo apoio à administração como também para
garantir a autenticidade dos documentos que
tramitam entre os diferentes órgãos/unidades da
USP. Diante disso, podemos dizer que de nada
adianta produzir ou receber documentos oficiais
se não for possível encontrá-los ou saber se a
eles foram incorporados outros documentos ou se
algumas folhas foram retiradas.
APRESENTAÇÃO
• A seguir apresentaremos algumas telas e regras
básicas sobre o Sistema Proteos, que com certeza,
se as seguirmos, estaremos não só colaborando
com todos os nossos colegas de trabalho, mais
também cuidando com responsabilidade dos
documentos da USP.
SISTEMA PROTEOS
- Os deslocamentos de processos/protocolados de
um setor para outro, serão feitos diretamente
pelos setores envolvidos, mediante despacho na
última folha, onde fique explícito a quem se
destina e as providências a serem tomadas.
- A tramitação de processos/protocolados entre
unidades da USP será feita sempre através dos
setores de protocolos, com exceção da Reitoria,
cuja tramitação se faz através do serviço de
expedição.
SISTEMA PROTEOS
- Não
é
permitida
a
tramitação
de
processos/protocolados sem registro de saída no
PROTEOS.
- O extravio de documentos poderá acarretar
apuração de responsabilidade administrativa tanto
para o setor remetente como o setor de destino.
TELA INICIAL DO PROTEOS
TELA: CADASTRO
Cadastro
TELA: ENTRADA
Ao receber um processo/protocolado, a primeira providência é
registrar sua entrada no setor através do PROTEOS.
97.5.112.43.1
TELA: ANEXAÇÃO
Usada para juntada de protocolado a processos
07.5.15.43.2
89.1.154.43.1
JUNTADA DE DOCUMENTOS
• Quando um processo atingir em média 300
folhas, solicitar ao Protocolo a abertura de um
novo volume.
• Não juntar nenhum documento a um processo em
que conste o termo de encerramento.
• O novo volume terá sua numeração de folhas em
seqüência à numeração finalizada no volume
anterior.
• Todas
as
folhas
juntadas
devem
obrigatoriamente numeradas e rubricadas.
ser
JUNTADA DE DOCUMENTOS
• É proibido o uso de repetição de números seguidos
de letras, por exemplo: 113 A, 35 B (este
procedimento só é permitido ao DRH em caso de
apostila de alteração do nome).
• Ao juntar um documento
despacho de juntada:
deve-se
fazer
o
Despacho de juntada/entranhamento de
documentos
(rodapé do verso da folha anterior à juntada)
“Segue juntada das folhas de nº...... a......, ofício
nº...........”
(Setor, data, assinatura/carimbo)
EXEMPLO:
TELA: JUNTADA DOC
OF.SP/118/08/IF
07.1.112.43.1
Juntou-se documento de fls. 12 a ...
TELA: DESPACHO
Permite informar o despacho dado no processo.
Abono de Permanência
99.1.121.43.2
SCEXPED-43
TELA : ALTERA DESPACHO
Permite alterar um despacho dado incorretamente
OUTRAS TELAS
• DESARQUIVAMENTO
–
Desarquivar
logicamente
o
processo
permitindo
tramitação, com a finalidade de atender
pedidos de consulta ou para efetuar
juntada de documentos;
• ARQUIVA PROCESSO –
arquivamento de processos;
Registrar
o
OUTRAS TELAS
• CANCELA JUNTADA – Cancelar a juntada ou
anexação de processo a processo ou protocolado a
processo ocorrida de forma indevida;
• MOVIMENTAÇÃO DE PROCESSO – permite
cadastrar usuário que será comunicado por e-mail,
sobre processos retidos ou extraviados no setor;
• SAÍDA - permite dar saída de processos e
protocolados de um Setor;
TELAS DE CONSULTA
Consulta
TELAS DE CONSULTA
• ACOMPANHA PROCESSO – Acompanhar o
trâmite de processos ou protocolado sem a
necessidade de consultar repetidamente o
andamento dos mesmos.
O sistema automaticamente envia um mail para o
usuário cada vez que o processo ou protocolado
marcado para acompanhamento sofre uma ação
(entra ou sai de um setor, recebe um despacho,
etc.)
TELAS DE CONSULTA
• ANDAMENTO – Mostrar os dados de um
processo ou protocolado quando seu número é
conhecido;
• BUSCA – Localizar um processo ou protocolado do
qual não se conhece o número, mas sabe-se
informações a respeito do interessado ou assunto;
• LISTA ASSUNTO – usado pela Seção de
Expediente,
para
abertura
de
processos/protocolados, de acordo com o assunto
informado pela seção responsável;
TELAS DE CONSULTA
• LISTA SETOR – apresenta as siglas dos setores e
organograma do Instituto;
• LISTA USUÁRIOS – apresenta a lista com o nome
e setores dos usuários cadastrados no PROTEOS;
• LISTA VOLUMES – permite verificar o número de
volumes de um determinado processo;
• NEWS – Ler notícias do sistema;
• QUEM SÃO – Localizar
servidores (busca por nome)
informação
sobre
RELATÓRIO
Relatório
TELAS DE RELATÓRIO
•Através das telas de relatórios, podemos verificar:
• ABERTOS – Emitir relatório de processos e
protocolados abertos no período especificado,
(uso do protocolo)
• ENTRADAS – Emitir relatório de processos e
protocolados que deram entrada em um setor em
um período especificado;
•
ENVIADOS – Emitir relatório de processos e
protocolados que foram enviados a um setor e
não tiveram sua entrada registrada (não deram
entrada).
TELAS DE RELATÓRIO
• EXTRAVIADOS – todos os processos que estão
extraviados (processos com saída de seu setor e
que não deram entrada no setor de destino);
• LISTA ARQUIVADOS – Emitir
processos arquivados em um setor;
•
relatório
de
RETIDOS – Emitir relatório de processos e
protocolados
que
estão
parados
(sem
tramitação) nos setores de Unidade;
• SAÍDAS DO SETOR - Emitir relatório de
processos e protocolados que deram saída de um
setor em um período especificado
LINK: AJUDA
• Através do link ajuda, poderá ser acessado o
“Manual de Rotinas para Gestão de Documentos”,
onde estão descritos todos os procedimentos de
telas.
ORIENTAÇÕES GERAIS
• Não grampear nada nas capas dos processos.
• Não prender
barbantes.
processos
com
elásticos
ou
• Retirar os grampos dos documentos que forem
anexados aos processos.
• Não há mais a necessidade de envio de processos,
protocolados em caderninhos. O acompanhamento
deverá ser exclusivamente através do Sistema
Proteos.
ORIENTAÇÕES GERAIS
• Os
processos/protocolados
com
necessidade de serem encaminhados a
outras Unidades/Órgãos e entregues em
mãos, a saída no sistema Proteos, deve
ser dada pelo próprio setor interessado,
não havendo necessidade de passar pela
Seção de Expediente do IF.
• Os processos/protocolados que chegarem
a Seção de Expediente do IF, sem o
cumprimento das normas estabelecidas,
serão devolvidos para correção.
• Havendo dúvidas por parte dos
servidores, esta Comissão se coloca a
disposição
para
as
devidas
orientações.
• Esperamos contar com a colaboração
de todos.
FIM