Alguns Projetos de Workflow
Schering (Gestão de Eventos) PRÊMIO CENADEM 2006
Petrobras (AMS Reembolso de Despesas Médicas) PRÊMIO
CENADEM 2007
Petrobras (QSMS)
CETIP (Pagamentos e Controladoria)
BR Distribuidora (Gestão de Fornecedores)
Ipiranga (Gestão de Projetos de Engenharia)
Fundação Real Grandeza (Gerência de Serviços e
Administração)
Workflow
Ferramenta para modelagem e
automação de sistemas de
tramitação de processos
Etapas de
arquivo e lixeira
Criação gráfica do
fluxo de trabalho
Fluxo paralelo e
coleta de processos
Etapa de pesquisas e relatórios restrita a certos grupos do workflow
Exibição em árvore
com sub etapas
Modos de classificação
e configuração do fluxo.
Etapa
Características gerais da etapa
Nome
Se é etapa inicial:
por e-form
por indexação de documento
Se permite coleta automática ou
quantas etapas se ligam a ela.
Se a exibição é restrita por um campo
perfil
Regras
Etapa
Propriedades de Exibição dos
Processos
Campo e rótulo de subtítulo para cada
etapa.
Campos da lista de processos
Se a etapa anterior aparecerá na lista
de processos
Se aparecerão os contadores de
processo por etapa (totais/não lidos)
Etapa
Formulários da etapa
Formulário de cadastro de novos
processos se a etapa for etapa inicial
por e-form.
Formulário de exibição de processos.
Estes formulários são templates htm.
Nesta tela são definidos se a tramitação
pode se ad-hoc:
•pessoal -> encaminhado para um
participante individualmente.
•por etapas -> encaminhado para
uma outra etapa.
Coleções
Coleções
Conjunto de Etapas que respeitam
regras semelhantes e que são criadas a
partir de um modelo e um banco de
dados com os nomes das subetapas
Apesar de serem criadas sobre um
mesmo modelo, é possível editar as
regas uma a uma.
Ativação de Fluxo para Entrada em Operação
Gerenciar Usuários e Grupos
Gerenciar Usuários e Grupos
Início
de um processo
1) Por integração com GED no momento da indexação
de um documento
2) Por cadastro no formulário eletrônico
3) Por integração com outro sistema
Formulário de Cadastro em uma
Etapa Inicial
Início do Workflow por integração
com GED
Folder245FlowBuilder
Folder245Manager
Início por Integração com Outros
Sistemas
Único para cada
processo.
A Tabela tem o
nome do fluxo.
O número da etapa
é o da etapa de
entrada.
Etapas do Fluxo
(ETAPAS_DO_FLUXO)
Em um mesmo servidor
é possível ter centenas
de fluxos diferentes com
usuários diferentes.
Depois de se identificar o usuário
acessa as etapas que ele têm direito.
Este direito é conferido através de
grupos de usuários.
Formulários
Programados em
HTML
Aqui são cadastrados
os atendimentos.
O usuário entra com os
dados do solicitante e
com a observação.
Todas as solicitações ficam
listadas em cada etapas mas o
grupo administrador pode
acessar todas as etapas para
alterar algum status ou para
analisar o andamento do
processo.
Formulário de um workflow de compras e RH
Administração
do Fluxo
Gráficos
Administração do Fluxo
Gerenciamento de Usuários
FlowService
Monitoramento
Configuração de tarefas
dependendo do status do
processo, tempo de espera
e intervalo de repetição
Associação a
funções e etapas
Monitoramento de
bases externas com
recursos do Flow
Exemplo
Aplicações de Atendimento na
Plataforma Folder245
Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços,
reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.
Etapas:
a) Cadastramento da solicitação via atendente em posto de atendimento
b) Cadastramento de solicitação via Internet ou quiosque de atendimento
c) Cadastramento de solicitação via atendimento telefônico
d) Separação inicial por tipo de solicitação e encaminhamento para
departamentos responsáveis
e) Análise no departamento responsável com estabelecimento de tempo máximo
para resposta
f) Resposta automática para o cliente
g) Etapa de resposta por telefônica para o cliente
h) Conclusão/Ouvidoria
Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços,
reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.
Análise e
Triagem
dos
formulários
Análise detalhada
do problema,
tomada de decisão.
É possível voltar
para ouvidoria para
ir para outro
departamento.
É possível ir para
mais de um
departamento
tomar providências.
Cadastro do
Atendimento, criação
do processo através de
formulário eletrônico
web.
Resposta final de
conclusão.
Confirmação do
atendimento.
Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços,
reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.
Análise detalhada do
problema, tomada de
decisão.
É possível ir para outro
departamento.
Cadastro do
Atendimento, criação
do processo através de
formulário eletrônico
web.
Resposta final de
conclusão.
Confirmação do
atendimento.
Cadastramento da solicitação via atendente em
posto de atendimento ou via Internet ou pelo
quiosque de atendimento ou via atendimento
telefônico
Separação inicial por tipo de solicitação e
encaminhamento para departamentos
responsáveis
Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços,
reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.
Recursos:
j) Inclusão de solicitação via web
k) Envio Análise do processo de atendimento via web
l) Possibilidade de implantação de processos paralelos
m) Criação de scripts de atendimento telefônico para melhor compreensão da
solicitação
n) Acompanhamento de todas as etapas do processo via web
o) Consulta a contratos online dentro do processo
Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços,
reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.
Recursos:
p) Consulta a documentos como registros de ocorrência e processos anteriores
q) Base de respostas de referência em banco de dados
r) Alertas para atendimento
s) Consulta pelo smartphone
t) Auditoria de todas as operações no processo
u) Relatórios completos com os atendimentos, tipos e origem
O Grafiki245 possui
funcionalidade de drill
down:
O usuário pode clicar nos
links para detalhar o
gráfico em vários níveis
Gráficos gerados
online a partir de
qualquer base de
dados ou tabela.
Verticais
Aplicações Especiais
Modularizadas na Plataforma
Folder245
Processo de aprovação de projetos de engenharia
Sistema de acervo de projetos, memórias de cálculo, listas de materiais e workflow de processo para
aprovação de novos projetos e novas versões. Acompanhamento desde o esboço do projeto até o “As
Built”.
- Entrada de dados de planejamento:
Especificação técnica
Planilha técnica
Relação de documentos
Memórias de cálculo
Lista de materiais inicial
Cronograma de execução
Lista de empresas fornecedoras
Esboço dos desenhos
- Entrada de projetos:
Desenhos nas respectivas versões até a aprovação final
Desenhos antigos para controle
Revisão nas listas de materiais
Anotações sobre os desenhos
Desenho do as buit
Fotografias
Etapas do workflow de aprovação de projetos:
Abertura de um projeto
Inclusão de documentos iniciais
Distribuição de desenhos para os projetistas encarregados
Inclusão dos desenhos
Análise e comentários sobre os desenhos
Aprovação/Reprovação
Elaboração de novas versões até aprovação final com comentários
Envio para execução
Inclusão do as built
- Recursos:
Visualização web
Indexação na Internet
Criação de classes de projetos: terraplenagem, civil, elétrica, mecânica, etc.
Restrição de acesso a documentos/projetos confidenciais
Comentários/observações sobre cada documento
Relatório de número de desenhos por projeto
Relatório de versões por projetista, por projeto.
Relatório de prazos e tempos de entrega dos projetos
Pesquisa de documentos por título, código, tipo, nome do projeto,responsável técnico, data de revisão, versão, até 20
atributos diretos
Geração de CD para distribuição com matérias selecionadas por assunto com recursos autônomos de pesquisa, inclusive
pelo conteúdo.
Reserva de numeração de projeto
Controle rigoroso na indexação de documentos com máscaras e listas de valores de controle via Internet
Indexação de documentos pela Internet, distribuído, por responsável de cada etapa.
Interface de consulta e visualização web
Gráficos e relatórios de dados em tempo real
Permite importação de dados externos
Aplicações direta:
Controle de acervos de documentos de engenharia
Gerência de projetos de engenharia
Gerência de obras dividida entre várias empresas de projetos e empreiteiras
Gerência de empresas de projetos
Gestão de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde (QSMS)
Processo de elaboração e aprovação de procedimentos normativos, em especial para gestão integrada de
qualidade, segurança, meio-ambiente e saúde nas diversas áreas da empresa ou na corporação como um
todo. O sistema arquiva registros diversos de controle, auditoria, treinamento.
Processo de cadastro de não conformidade e distribuição de tarefas de ação corretiva.
No controle de gestão de meio ambiente, segurança e saúde, o sistema arquiva e controla normas
internacionais e legislação nos âmbitos nacional, estadual e municipal.
Etapas do workflow de elaboração:
Criação de procedimento normativo
Envio para colaboradores diretamente envolvidos no processo
Votação com comentários para cada versão
Geração de novas versões até a revisão final
Envio para apovação com análise do resultado da votação
Envio para revisor ou aprovação a nível de conformidade com regras e formatos
Publicação no portal QSMS
Impressão de cópias controladas
Notificação para lista de distribuição
-Etapas do workflow de ações corretivas/preventivas:
Cadastro de não conformidades
Abertura de processo corretivo
Elaboração de lista de ações
Aprovação de lista de ações
Distribuição de tarefas
Conclusão das tarefas
Registro de auditoria interna
Funcionalidades:
Indexação por intranet/Internet de documentos normativos, registros, ações corretivas, etc.
Integração com aplicativos MS Office para elaboração de procedimentos
Classificação orientada por título, código, atividade, setor, revisão, status, autor, versão, data e
palavras-chave.
Lista mestra de procedimento
Lista de procedimentos cancelados
Lista de procedimentos novos ou revisados nos últimos 30 dias
Notificação por email informando que faltam 1 mês, 15 dias e 5 dias para data de
validade do procedimento ainda não revisado.
Administração dos documentos revisados
Notificação por email de novas revisões para lista de distribuição
Registro de leitura de procedimentos
Pesquisa por campos
Pesquisa livre
Pesquisa por conteúdo
Relatórios gráficos de acesso
Relatórios gráficos de administração
Pesquisa na Internet de sites on-line a procura de novas legislações nas áreas afins.
Aplicação direta:
Gestão integrada QSMS
Gestão de documentos normativos internos
Gestão de documentos para ISO-9000, ISO-14000, OHSAS-18000, SA-8000 e NBR 16000
Inteligência Competitiva/Marketing/Clipping
Sistema de coleta e pesquisa de dados de marcado, competidores e posicionamento de marca.
-Fontes de entrada de dados:
Matérias de jornais e revistas: clipping
Pesquisa automática em sites online
Inclusão de dados da área de vendas
Inclusão de balanços da empresa e concorrência
- Recursos de análise:
Comentários dos analista para cada evento
Relatórios sobre os dados de classificação e dos comentários
Relacionamento cruzado de dados corporativos.
Relatórios de dados e gráficos por região
Relatórios de dados e gráficos por assunto
Relatórios de dados e gráficos por exposição em meios de comunicação
Pesquisa por período e por assuntos
Pesquisa por conteúdo de matérias
Alertas automáticos sinalizando condições críticas ou notícias mais importantes
- Facilidades de uso:
Indexação direta de páginas da Internet em formato PDF
Indexação diretamente a partir de relatórios textuais em MS Word
Pesquisa web 24 horas por dia
Interface de pesquisa web
Gráficos e relatórios de dados em tempo real
Permite importação de dados externos
Aplicações direta:
Análise de Mercado
Análise Econômica
Análise da Concorrência
Acompanhamento de Legislação Tributária
Acompanhamento de Legislação de Meio Ambiente
Acompanhamento de campanha política
Workflow de Compras
Fluxo de trabalho para cadastramento de solicitação de material/serviço até a efetivação da compra com
processamento de pagamento.
Etapas do workflow:
Cadastramento de fornecedores
Solicitação de proposta
Recebimento de propostas
Análise de mapa comparativo
Geração de pedido
Desmembramento de pedido em várias pedidos
Recebimento do material
Processamento de pagamento
Integração com ERP para processamento de pagamento
- Recursos:
Visualização web
Envio de solicitação de proposta para os fornecedores cadastrados pela Internet
Gerencia processo de compras em diversas moedas
O fornecedor pode incluir propostas, folhetos, etc. pela Internet
Cadastro de fornecedores
Cadastro de materiais de consumo
Mapa comparativo com destaque para o fornecedor com menor proposta total e menos proposta por
item cotado
Opção de proposta tipo “envelope fechado”.
Relatórios gráficos de preços por fornecedor
Relatórios gráficos de preços por material
Relatórios gráficos de volume de compras por solicitante
Auditoria de todas as operações no processo
Aplicações direta:
Gerenciamento de compras para o departamento de compras
E-procurement/compras na Internet
Acervo de projetos (arquitetura e design)
Sistema para classificação e catalogação de projetos, desenhos para geração de acervo com o objetivo de
reaproveitamento de projetos, padronização e redução de custos de planejamento e implantação.
-Fontes de entrada de dados:
Desenhos e projetos de arte
Pranchas de arquitetura
Instruções e Manuais
Vídeos
Fotografias em alta resolução
-Recursos de reaproveitamento de projetos padrão:
Classificação por até 20 níveis de classificação, tipo de documento, versão, controle de status.
Controle de versão e status de projetos
Três formas de pesquisa: pesquisa por campos, pesquisa livre e pesquisa por diretórios.
Controle de acesso por categoria de documento.
Trilha de auditoria para detecção de pirataria interna ou uso indevido.
Arquivamento em baixa e alta resolução.
Listas nomeadas de projetos por usuário e por assunto.
Envio para produção.
Notificação de novos manuais e instruções.
Pesquisa por período e por assuntos.
Pesquisa por conteúdo dos documentos textuais.
Indexação de arquivos TIFF, JPEG, PNG, CDR, DWG, DXF, etc.
Indexação de vídeos e sons
Pesquisa na Internet
Gerenciamento de download de arquivos grandes
Aplicações diretas:
Acervo de projetos e identidade visual para rede de lojas e franchising
Acervo de projeto para produção de TV
Acervo de projetos para empresas de criação de Marketing e Eventos