“Digital by Default”
Criando a sala de reuniões digital
Processos no serviço público
Em 2010, o Governo do Reino Unido recebeu uma proposta para inovar a forma como prestava
seus serviços públicos. As recomendações propunham uma “revolução” no setor público, com
serviços “digitais por padrão” (a iniciativa “Digital by Default”). A mudança começou nos sites do
governo, com a simplificação dos sistemas e o deslocamento das informações departamentais
na Web para um só local – gov.co.uk – tornando mais fácil para os cidadãos encontrar os
serviços e economizando 50% dos custos de publicação previstos.
A revolução digital no setor público requer uma mudança
organizacional real. É preciso começar do topo: processos
internos e estruturas de negócios de nível sênior podem
ser aprimorados com uma abordagem digital, com a
migração de sistemas baseados em papel existentes há
muito tempo. Não é viável oferecer aos clientes o serviço
digital e manter os sistemas antigos internamente.
Cada reunião do Conselho ou de administradores no
serviço público requer a preparação, a distribuição
e a revisão prévia de pacotes de informações.
Tradicionalmente, trata-se de um processo demorado,
caro e que consome muito papel. Além disso, hoje as
organizações estão tentando reduzir orçamentos e a
pegada de carbono. Também existem implicações de
privacidade e segurança: levar papéis confidenciais de um
lado a outro obviamente é um risco.
A inovação chegou na forma de portais para
conselhos: tecnologia segura que permite a compilação
e a distribuição de informações de conselhos para
administradores, diretores e equipes de gerenciamento
sênior do setor público.
Um portal para conselhos pode ajudar a aperfeiçoar a
governança e as comunicações no nível sênior em toda a
organização, bem como a reduzir a equipe e os recursos
de TI necessários para preparar com antecedência a
documentação do Conselho. Além disso, proporciona
economia significativa em termos de papel, mensageiros
e postagem.
O Diligent Boards™ é o mais usado desses portais. Mais
de 100.000 diretores, líderes e administradores no
mundo inteiro já adotam a solução da Diligent, inclusive
40 empresas do índice FTSE 100 e quase um terço das
empresas Fortune 1000. Aneurin Bevan University Health
Board, cliente Diligent Boards, conta: “O custo e a eficiência
foram essenciais para adotarmos a tecnologia digital.
Antes do Diligent Boards, usávamos cópias em papel para
pacotes do Conselho, mas isso envolvia uma quantidade
considerável de recursos administrativos. Queríamos ser
Criando a sala de reuniões digital
vistos como uma organização que adota as novas tecnologias
para oferecer um serviço eficiente.”
As sete melhores práticas na transição para a
sala de reuniões sem papel
Uma sala de reuniões sem papel requer planejamento. Se a
forma como os membros do Conselho e administradores usam
as informações e interagem com a tecnologia não for levada
em conta, as tentativas limitadas de se livrar do papel podem
dar errado. Informações enviadas por e-mail ou armazenadas
em arquivos compartilhados inevitavelmente são impressas;
leitores de PDF ou de documentos não são muito amigáveis
ao usuário e, por todos esses fatores, o controle de versão
representa uma grande dor de cabeça. A solução é usar um
portal para conselhos – uma forma segura de acessar, revisar,
fazer anotações e votar as informações do Conselho.
diligent.com
eve o tempo que precisar. Dê a si mesmo e a seus
6 Lcolegas
diretores tempo para adaptar-se ao novo sistema.
Na primeira reunião, você pode optar por distribuir
cópias em papel e usar o portal ao mesmo tempo. Pode
também fazer uma pesquisa com o Conselho sobre qual
sistema os membros preferem. Quando o treinamento
é bem-sucedido, a maioria dos diretores com os quais
trabalhamos prefere o sistema digital depois de algumas
reuniões.
pressão dos colegas é mais forte que um decreto.
7AMesmo
que um ou dois colegas queiram continuar a
receber pacotes em papel, isso provavelmente não será
por muito tempo. Depois que virem a facilidade como os
demais estão navegando pelas informações, por exemplo,
eles não vão querer ser os responsáveis por tornar a
reunião mais lenta.
Depois que você tomar a decisão de adotar a tecnologia
digital, como fazer para que as pessoas migrem do papel para
uma alternativa digital? A ideia de “fazer as coisas em papel”
pode estar profundamente enraizada em uma organização
e em seus membros. Eles precisarão de ajuda, suporte
e orientação para se adaptarem aos poucos. A Diligent
identificou várias práticas recomendadas para ajudar na
transição bem-sucedida para uma sala de reuniões sem papel.
eja comprometido. É preciso que seus colegas
1 Sdiretores
estejam comprometidos com a mudança. Sem
comprometimento, a mudança de hábitos pode ser difícil.
o fluxo de informações. Se você entender como
2osMapeie
pacotes do conselho são compilados, distribuídos
e atualizados, a nova plataforma sem papel pode ser
projetada para replicar o processo atual da forma mais
fiel possível. A mudança só afeta o papel, não o processo
inteiro.
economize no treinamento. O treinamento apropriado
3 Nnoãonovo
sistema deve ser simples e fácil (e pode
ser realizado online ou pelo telefone). Ainda que as
habilidades digitais dos diretores variem, a maioria tem
um iPad ou outro tipo de tablet e já usa a tecnologia que
facilita a vida. O treinamento e a capacidade de testar o
novo sistema de forma privada contribuem para a adoção.
Insista no suporte 24/7. Se você estiver prestes a entrar em
4uma
reunião do Conselho e tiver uma pergunta sobre a
tecnologia, precisará falar com alguém que possa ajudar
imediatamente e não com alguém que vai ligar para você
em quatro ou até 24 horas.
Não trate todas as informações da mesma maneira.
5Se
você estiver visualizando desenhos arquitetônicos
detalhados, por exemplo, talvez precise exibi-los em uma
tela maior do que um tablet ou laptop. Seja flexível com o
formato usado.
Diligent é uma marca comercial da Diligent Corporation, registrada nos Estados
Unidos. Todas as marcas comerciais de terceiros pertencem a seus respectivos
proprietários. ©2015 Diligent Corporation. Todos os direitos reservados.
No fim das contas, a mudança para a tecnologia digital
deverá melhorar os processos e a eficiência da organização
e oferecer uma experiência melhor para usuários individuais.
Para membros de comitês, administradores, diretores de
conselhos e a equipe de administração que os apoia, a
substituição de reuniões baseadas em papel pela tecnologia
digital acelera o processo de preparação e gerenciamento de
reuniões. A ExtraCare Charitable Trust, instituição beneficente
que atende a idosos em asilos e em comunidades do Reino
Unido, descobriu que o tempo de preparação do material do
Conselho por reunião foi reduzido de 1,5 dia para apenas meia
hora, o que economizou até três semanas por ano.
Com a iniciativa “Digital by Default”, que introduziu os serviços
digitais, foi possível economizar bilhões de libras. Porém, não
são apenas os serviços públicos que podem economizar com
essa mudança. Com a migração dos processos internos da
sala de reuniões para a plataforma digital, a economia pode
ser significativa, tanto no âmbito financeiro quanto ambiental,
atendendo aos requisitos essenciais das organizações do
setor público.
Para obter mais informações ou solicitar
uma demonstração, entre em contato hoje
mesmo:
Tel.: +55 11 9 9707 0212
E-mail: [email protected]
Visite: www.diligent.com
WP0027_PORT