Marina Sell Brik + André Brik
Como
Trabalhar
em Casa
Os primeiros passos para quem quer
trabalhar no melhor lugar do mundo
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Os 10 Primeiros Passos do Home Office
www.gohome.com.br
Sobre os autores
André Brik é publicitário
e Marina Sell Brik jornalista. Desde 2003 o
casal trabalha em suas
empresas home based.
Foto: Alessandra Okazaki
Em 2006, começam a coordenar o site GoHome,
atualmente o principal
portal de informações
sobre trabalho remoto.
Em 2011 lançam o primeiro livro brasileiro sobre o assunto,
As 100 Dicas do Home Office, com prefácio de Jaime Lerner.
Dois anos depois, publicam Trabalho Portátil, com introdução de Domenico De Masi, e voltado ao público corporativo.
Em 2013 fundam o Instituto Trabalho Portátil, que ajuda as
empresas a desenvolverem um programa de home office através
de consultorias, palestras e capacitações.
Além disso, o casal desenvolve pesquisas, escreve artigos e colabora como especialista para os principais veículos de imprensa do país. Esta experiência permitiu que desenvolvessem um método inédito e exclusivo para trabalhar home office.
A ideia é sempre difundir o conceito do trabalho realizado de
qualquer lugar, com autonomia, produtividade e – mais importante – qualidade de vida.
Copyright © 2014, Marina Sell Brik e André Brik
Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei nº 9.610, de 19/02/1998. Nenhuma parte deste livro poderá ser reproduzida
ou transmitida sem a autorização por escrito dos editores, sejam quais forem os meios empregados.
O home office vai
mudar a sua vida
Você está cansado de ficar horas preso no trânsito, não aguenta mais perder tempo em reuniões inúteis e a empresa onde
você trabalha não permite o trabalho remoto. Ou você é
autônomo, mas tem um porção de dúvidas sobre como montar
um negócio em casa. Talvez você seja uma mãe que quer trabalhar mas não quer ficar longe dos filhos. Ou um executivo
sênior, com muita experiência mas pouca chance de ser contratado por conta da idade. Uma artesã que quer trabalhar de
forma mais eficaz? Um estudante que busca renda extra?
Seja qual for o seu caso, o home office é a solução ideal para
conciliar trabalho e família, produtividade e qualidade de vida.
A gente sabe disso, pois fez esta migração há mais de 10 anos
e desde então nossa vida nunca mais foi a mesma. Mudou para
melhor, é claro!
Mas este caminho não foi fácil. Foram muitos anos de adaptação, ajustes e aprendizado. Traduzimos livros, trocamos experiências com outros profissionais em home office e finalmente chegamos a um método inédito e exclusivo que permite
que as pessoas possam levar o trabalho para casa.
Este e-book é uma introdução ao nosso conteúdo. Aqui você
vai conhecer os primeiros passos em direção ao home office,
para que possa fazer este caminho sem tropeços.
Boa leitura e bom trabalho!
Marina e André Brik
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Passo 0. Escolha da atividade
Antes de efetivamente começar a contar os passos na direção
do home office, é preciso saber em qual direção você vai
caminhar. Se a gente sai andando sem destino, é muito fácil
se perder. Por isso, é importante responder à seguinte pergunta: qual atividade você faria em casa?
Se você já sabe esta resposta, pode começar sua caminhada.
Mas se ainda está em dúvida, não se preocupe. Liste as coisas
que gosta de fazer ou tem experiência e escolha uma das atividades que poderia ser executada em casa. Se precisar de inspiração para decidir qual opção de atividade se encaixa melhor
no seu perfil, nós temos um e-book com 130 ideias que pode te
ajudar.
Com a atividade decidida, é hora de iniciar os 10 passos.
Passo 1.
Autoavaliação
No primeiro passo, é
importante questionar
se você possui o perfil
necessário para o papel.
Existem algumas perguntas básicas que podem ser feitas neste
caso. As principais são: sou disciplinado ou tenho a tendência
de trabalhar demais (ou de deixar tudo para mais tarde)? Sou
organizado ou minha mesa é uma cordilheira de papéis? Consigo gerenciar minhas tarefas ou preciso de alguém sempre
me dizendo o que tenho que fazer em seguida? Sei lidar com
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ferramentas tecnológicas ou tenho dificuldade até para acessar meus e-mails? Lido bem com a solidão ou fico deprimido
quando passo um tempo sem conversar com os outros?
E principalmente: tenho força de vontade para melhorar alguns aspectos de minha personalidade, caso haja necessidade
de desenvolver algumas competências?
Passo 2. Conversa com a família
Um escritório em casa muda a rotina de uma casa. Por isso,
nesta fase, é importante analisar se você consegue se adaptar
ao cotidiano doméstico, que muitas vezes inclui ruídos de crianças e cães, interrupções por parte de familiares e distrações
como a TV, por exemplo.
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Observando pelo outro lado, é necessário refletir se o resto da
família também poderá administrar a presença de um novo
elemento na equação do dia a dia.
Com estas questões esclarecidas, é hora de reunir-se com a
família e explicar como é a dinâmica de uma rotina de trabalho em casa.
Todos devem entender que apesar do horário flexível, não
poderão contar com você enquanto estiver efetivamente trabalhando. Nestes momentos, a família deve considerar que
você está inacessível, da mesma forma que fariam se tivesse
saído de casa para trabalhar. Na prática, isso significa que
cônjuges não devem interromper ou requisitar sua ajuda em
tarefas domésticas, parentes não devem contar com sua presença para o cafezinho e filhos devem aprender a diferença
entre presença e disponibilidade.
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É importante salientar que o esforço coletivo para adaptar-se
às mudanças vai trazer grandes benefícios a todos.
Por outro lado, você também tem que cumprir sua parte no
trato e cuidar para não contaminar os momentos pessoais
com assuntos de trabalho. Por exemplo: não deve atender o
celular durante o jantar ou checar e-mails enquanto brinca
com os filhos.
Passo 3. Escolha do local
Quem trabalha à distância trabalha de qualquer lugar. Como
a maioria dos ambientes de trabalho remoto não foram criados para esta finalidade, o jeito é trabalhar da melhor forma
possível. Já o escritório em casa pode – e deve – ser concebido
para ser um ambiente inspirador e produtivo para o trabalho.
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Em primeiro lugar, é necessário escolher um local da casa
que permita o maior distanciamento possível da rotina
doméstica. Ou seja, trabalhar no quarto ou na mesa da cozinha pode trazer dificuldades na hora de proteger a frágil fronteira que existe entre a vida pessoal e a vida profissional de
um home officer. O ideal é definir um cômodo exclusivo para
home office, com a possibilidade de isolamento do resto da
casa através de uma porta, por exemplo. Ambientes com acesso separado da casa (edículas, garagens ou áreas de serviço)
são ainda melhores, pois permitem maior concentração no
trabalho e possibilitam o atendimento à clientes e fornecedores sem invadir os limites privados da residência.
Outros pontos que devem ser observados na hora de escolher
um ambiente para home office: prefira o lugar da casa com
menor nível de ruídos (trânsito, animais domésticos, etc.),
que possua iluminação natural e – se possível – com uma vista motivadora.
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Passo 4. Mobiliário
Aqui o importante é não improvisar. É grande a vontade de
transformar uma porta velha e a cadeira da sala de jantar em
uma estação de trabalho. Mas economizar nos móveis do
próprio escritório não é uma estratégia inteligente. Lembre
que você passará diversas horas trabalhando neste ambiente.
Investir em uma cadeira ergonômica e uma estação profissional é investir no próprio conforto, na própria saúde e na
produtividade do seu trabalho.
Mas não é por isso que seu home office deve ficar parecido
com uma repartição monótona e sem graça. Esta é uma ótima
oportunidade para customizar o ambiente onde vai trabalhar,
transformando-o em um local que imprima sua personalidade mas ao mesmo tempo inspire profissionalismo.
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Passo 5. Equipamento
Uma vez que o home office é um escritório independente da
empresa, é necessário investir em equipamentos de qualidade. Desta maneira é possível reduzir eventuais falhas, interrupções no fluxo dos trabalhos e atrasos no cronograma.
Por isso a importância em adquirir equipamentos de marcas
confiáveis e que ofereçam suporte técnico, em contratar uma
banda larga de alta velocidade e, no caso dos empreendedores
home based, fazer back-ups regulares dos trabalhos em mídias
graváveis (cds e dvds), HDs externos e/ou na nuvem.
Para realizar o trabalho remoto com ainda mais produtividade, é essencial possuir um smartphone ou outro dispositivo
que permita receber e enviar e-mails e ligações. E se sua atividade exige um número de telefone fixo no home office, é
recomendável contratar uma linha diferente da que é utilizada pela família.
Também pode ser útil aprender um pouco sobre tecnologia,
caso precise fazer pequenos ajustes e configurações nos equipamentos e aplicativos.
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Passo 6. Organização do espaço
Quem trabalha em home office sabe que basta um descuido
para a papelada e os materiais de trabalho invadirem o resto
da casa. E, em pouco tempo, o home officer deixa de trabalhar
em casa e passa a morar no escritório.
Para solucionar este problema, bastam duas ações: planejar
espaços e móveis para armazenamento e executar mini-faxinas sistemáticas.
O ideal é que cada coisa tenha o seu lugar dentro do home
office: armários para amostras e material de escritório, estantes para livros, arquivos para documentos e contas quitadas,
mesas laterais para equipamentos e ferramentas de trabalho
e uma boa cesta de lixo para o lixo.
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O acúmulo de entulho é um dos maiores vilões quando o
assunto é contaminar a vida pessoal com elementos da vida
profissional. Por isso a importância das pequenas arrumações
de dez minutos, ao menos uma vez por semana.
É importante também contar com um escritório plano B, caso
a internet saia do ar ou os níveis de ruído doméstico comecem
a atrapalhar a concentração. As opções podem variar entre
um escritório virtual, um espaço de coworking, um telecentro (caso sua cidade possua esta facilidade) ou um estabelecimento com sinal wireless (um café, por exemplo). E se a tarefa
permitir, o trabalho pode até mesmo ser realizado ao ar livre,
utilizando as tecnologias 3G e 4G.
Passo 7.
Organização da rotina
Algumas atividades em home
office exigem que o colaborador cumpra uma jornada de
trabalho. Outras permitem
um horário mais flexível,
onde metas atingidas e tarefas concluídas são mais importantes que o expediente
definido pelo relógio-ponto. Neste caso, é necessário que o
colaborador estabeleça uma própria rotina de trabalho. Este
cronograma diário deve ser definido a partir da combinação
racional entre os horários em que o colaborador se sente mais
produtivo, as horas de maior silêncio na casa, os horários
pré-definidos de contato com gestores e clientes, a agenda de
compromissos pessoais e profissionais e o horário comercial
(que, dependendo da empresa, pode acontecer em diferentes
fusos-horários).
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Cada pessoa deve conhecer bem seu próprio ritmo de trabalho,
e assim alocar com eficácia seu tempo entre tarefas e lazer.
Muita gente tem dificuldade em pegar no tranco para começar
o dia. Para outros, o problema está em saber a hora de parar.
Estabelecer um ritual diário, como passear com o cachorro,
por exemplo, pode ser algo que demarca o início ou o fim do
dia de trabalho.
Checar e responder e-mails a cada minuto e retornar as
ligações no decorrer do dia pode reduzir a produtividade. O
ideal é agregar estas funções em horários pré-definidos, duas
a três vezes ao dia. Além disso, é preciso utilizar com moderação os ladrões de tempo, como visitas às redes sociais e acesso
a sites não relacionados ao trabalho.
Passo 8. Lista de fornecedores
Quem trabalha no escritório da empresa não precisa esquentar a cabeça se o equipamento estragar, a internet sair do ar,
ou se o cartucho da impressora chegar ao fim. Basta chamar
o pessoal de suporte técnico, ou visitar o almoxarifado, e o
problema estará resolvido.
Quem trabalha remoto não conta com estas facilidades e depende de fornecedores externos para manter a continuidade
do seu trabalho no caso de algum contratempo. Por isso a importância de manter uma lista atualizada de empresas de assistência técnica, papelarias com serviços de entrega, locais
alternativos com acesso à internet para trabalhar, etc.
Na hora de escolher sua lista de fornecedores, lembre de buscar competência e disponibilidade. E tenha sempre uma segunda opção na manga, pois é sabido que quem tem somente
um fornecedor, na verdade tem nenhum.
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Passo 9. Criação dos hábitos produtivos
Às vezes a rotina toma conta do home office e acabamos esquecendo de fazer aquele algo a mais que faz a diferença tanto profissional quanto pessoal.
Então, inclua alguns hábitos produtivos no cronograma do
home office. Profissionalmente, estas ações podem ser diferentes para empreendedores e colaboradores remotos de uma
empresa. Por exemplo: quem é chefe de si mesmo deve separar uma parte da sua semana para prospectar novos clientes.
Enquanto quem é teletrabalhador, deve procurar manter um
canal aberto de contato com a empresa para se fazer presente
e não ser esquecido.
No âmbito pessoal, estas atitudes podem ser comuns a todos
que trabalham remoto. Um bom exemplo é a alimentação.
Quem trabalha em casa pode engordar se passar a tarde assaltando a geladeira e beliscando bobagens. Mas também pode
perder peso, se conseguir aproveitar o controle sobre sua alimentação e balancear suas refeições. É uma questão de opção.
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A teoria diz que após três semanas de aplicação sistemática de
uma ação, ela se transforma em hábito. Basta um pouco de
disciplina para conquistar enormes benefícios.
Passo 10. Ajustes
Mudanças acontecem a toda hora e no trabalho à distância
elas fazem parte do dia a dia. Pode ser o vizinho que começa
uma reforma no andar de cima, a babá que não pode mais
cuidar dos seus filhos enquanto você trabalha ou parentes do
interior aparecerem para passar a semana.
Alguns destes desafios podem ser solucionados com ações
simples. Outros são particulares e pedem atitudes específicas. Para a maioria não há regra fixa: cada pessoa, em cada
segmento, terá que customizar soluções e fazer eventuais
ajustes para adaptar-se aos imprevistos do trabalho remoto.
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O importante aqui é estar pronto para lidar com situações inéditas e mudanças repentinas na rotina. Um bom home officer
já reserva um tempo da sua agenda para possíveis eventualidades, sabe improvisar e gerencia os problemas com tranquilidade e inteligência.
Mas, sem dúvida alguma, qualquer pequeno esforço será extremamente recompensado.
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