Utilizando o formato PDF como padrão para o
Gerenciamento de Documentos
O que é um sistema de Gerenciamento de
Documentos?
Um sistema de gerenciamento de documentos típico deve possuir
cinco componentes:
Conteúdo:
O que é um sistema de
gerenciamento de
documentos?
O formato PDF.
(a) um meio de capturar os documentos digitalizados ou
documentos no formato eletrônico;
(b) um meio de armazenar o documento;
(c) um meio de indexar e localizar o documento;
Porque utilizar o formato
PDF no gerenciamento de
documentos?
(d) um meio de distribuir ou exportar os documentos do
sistema;
(e) um meio de proteger os documentos de acessos
indevidos.
Considerações finais.
O armazenamento de documentos no formato eletrônico representa
um grande avanço se comparado ao armazenamento dos mesmos
documentos no formato em papel.
Isso se reflete no
armazenamentos dos documentos em papel e o grande espaço que
ocupam, bem como na velocidade em que é possível recuperar um
documento.
Algumas pesquisas indicam que enquanto um profissional leva de 5%
a 15% do seu tempo lendo um documento, ele leva 50% do tempo
procurando-o.
Um sistema de gerenciamento de documentos pretente, além de
outros aspectos, diminuir consideravelmente o tempo de busca por
um documento.
Também poderíamos acrescentar que o documento no formato
eletrônico pode ser distribuído para todos os envolvidos a um só
tempo, aumentando a produtividade, sem gastos com cópias extras
em papel. Então, um sistema de gerenciamento de documentos,
também, pretente diminuir custos.
O estabelecimento e manutenção de arquivos eletrônicos requer
procedimentos e planejamento de acordo com os padrões da
organização. Ou seja, é necessário definir uma política para o uso
do gerenciamento de documentos e esta política deve estar dentro
do contexto da empresa, deve utilizar o modo como a empresa
trabalha para que dê resultados consistentes.
É certo que novas tecnologias também representam alterações no
modo de trabalho, mas, tais alterações devem trazer benefícios
tangíveis aos usuários.
A padronização do formato de arquivos eletrônicos deve fazer parte
da política da empresa para o armazenamento de documentos em
seu sistema de gerenciamento de documentos.
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O formato PDF.
Em 1985 a Adobe introduziu o Adobe Postscript®, linguagem que
permitiu que impressoras pudessem imprimir textos e gráficos
complexos.
Em 1992, surgiu o formato PDF. O formato PDF permitiu que a
linguagem Postscript gerasse arquivos que pudessem ser visualizados
como se fossem impressos.
A especificação PDF é disponível publicamente e significa Portable
Document Format. Um documento PDF pode ser visualizado e
impresso em qualquer plataforma seja ela Unix, Mac OS, MSWindows, Linux e dispositivos móveis.
Para poder visualizar e/ou imprimir um documento no formato PDF
você deve ter um leitor de PDF. Existem vários leitores de PDF mas
o mais conhecido é o Adobe Reader, disponível para download no
endereço http://www.adobe.com.br.
Para gerar arquivos no formato PDF é necessário ter um software
gerador de arquivos PDF. Você pode utilizar o Adobe Writer ou
qualquer outro. Geralmente os geradores de arquivos PDF não são
gratuitos, entretanto, existem opções como o PDFCreator que você
pode
baixar
no
site
http://www.sourceforge.net/projects/pdfcreator.
Geralmente os geradores de arquivos PDF são instalados como um
impressora em seu computador, permitindo que a partir de qualquer
aplicativo você gere arquivos no formato PDF quando você mandar
imprimir na impressora PDF.
Assim, seu documento de texto, planilha, apresentação ou outro
qualquer pode ser gerado no formato PDF.
Existem aplicativos como o OpenOffice.org, conjunto de aplicativos
para automação de escritório, que permite exportar o documento
no formato PDF, sem a necessidade de instalação de geradores de
PDF.
Você pode baixar o OpenOffice.org no site
http://www.openoffice.org.
Então, o que fazer com os documentos em papéis? Documentos em
papel podem ser digitalizados gerando, automaticamente, arquivos
no formato PDF. Muitos softwares que acompanham os scanners
atuais permitem essa operação.
Se seu scanner não possui tal funcionalidade ou se você deseja um
software que permita inserir ou excluir páginas digitalizadas de
arquivos PDF, você pode adquirir o Scan2PDF da burrotech
(http://www.burrotech.com).
O Copier é um utilitário freeware que permite digitalizar
documentos e em conjunto com o PDFCreator, gerar documentos
PDF.
Você
pode
baixá-lo
no
site
http://sourceforge.net/projects/scanner-copier.
Existem também conversores de formatos (tiff, jpg e outros) para o
formato PDF.
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Porque utilizar o formato PDF no gerenciamento de
documentos?
Como vimos o formato PDF apresenta algumas características
desejáveis, tais como:
1. Um documento PDF pode ser visualizado a ser impresso,
conservando a formatação original do documento, ou seja,
não depende de configurações particulares da máquina do
usuário;
2. Um documento PDF pode ser visualizado e ser impresso em
plataformas diferentes. Você pode distribuir o documento
sem se importar com a plataforma do usuário destinatário do
documento.
Também devemos acrescentar a seguinte facilidade:
3. O formato PDF está difundido na Internet de tal modo que os
browsers possuem plug-ins que permitem abrir documentos
PDF.
Por estas razões o formato PDF deve ser o formato preferido para o
armazenamento de documentos em seu sistema de gerenciamento
de documentos.
Considerações finais
Neste documento não nos preocupamos com a segurança do
documento em autenticidade, integridade, não repúdio, etc.
Também não é intenção aplicar as propriedades e metadados que
podem ser aplicados a documentos no formato PDF.
Autor:
Marco A S Cabral
Agosto/2005
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