Excelência Empresarial Consultoria e Assessoria Rural Júnior |CNPJ: 02.577.076/0001-00|Insc. Est.: 1000681
Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro - ICHS - Rodovia BR 465/Km 7 - Seropédica, RJ | 23890-000
www.multiconsultoria.org.br | [email protected] | Tel.: 21 2682 3132
Título: Potencialização da Gestão do Conhecimento – Um legado estratégico
Categoria: Herança para a EJ (Prática Interna)
Temática: Gestão Interna
Resumo
A alta rotatividade nas empresas juniores é um grande empecilho para o
desenvolvimento dos membros e, portanto, para que os impactos gerados por
este fator sejam diminuídos, as metodologias e ferramentas de gestão do
conhecimento precisam estar alinhadas a este propósito. A partir da
identificação desses problemas, a Multiconsultoria se empenhava arduamente
em suprir suas necessidade através da plataforma MediaWiki e manuais para
os membros. Entretanto, existem outros fatores a serem analisados em um
processo de gestão do conhecimento, pois, apesar da “funcionalidade” de uma
ferramenta, esta pode não ter praticidade para as necessidades de trabalho de
uma empresa júnior. Através da busca pela estruturação de um sistema de
gestão do conhecimento mais efetivo, encontramos uma série de ferramentas,
que em conjunto com alguns procedimentos, permitiram que não apenas
consolidássemos este sistema, mas que nos tornássemos também referência
em gestão do conhecimento no MEJ Fluminense.
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Introdução
Um dos principais fatores responsáveis pela deficiência na gestão do
conhecimento das empresas juniores, não se resume apenas à rotatividade
dos membros, mas principalmente na forma de gestão de seus respectivos
processos e sistemas que o transformam de tácito para explícito. Ao final de
2012, a Multiconsultoria, passava por um momento conturbado em relação a
seu conhecimento consolidado, pois membros de áreas vitais deixavam a
empresa após o cumprimento de seus contratos, e com eles, informações
preciosas eram perdidas. O conhecimento documentado até então, era
desconhecido pelos novos membros, que recorriam frequentemente a exmembros, que apesar de solícitos, com o passar do tempo não poderiam suprir
nossa demanda por informações.
A plataforma de gestão do conhecimento vigente na época era confusa,
não intuitiva, difícil de editar e muito menos atrativa, o que causava descaso e
desinteresse por todos os membros da empresa, que eram obrigados a
acessá-la mesmo sem propósito. Os resultados de acesso mensal eram
mínimos e a cobrança aumentava à medida que as estatísticas decaíam.
Vários arquivos e trabalhos produzidos pelas áreas se perdiam, pois não havia
controle sobre estes, o que ocasionava retrabalho, descontinuidade e a
sensação de tarefas inacabadas em todos os processos e atividades da
empresa. Pouco a pouco, o conhecimento, a história e o legado da empresa e
seus membros foram se perdendo. Nosso principal ativo se desfazia, gerando
grande desmotivação, pois mesmo depois de grandes realizações e dedicação,
o risco do esquecimento era iminente.
Mais um ano havia se passado e a ameaça de “recomeçar do zero”
recaia novamente. Entretanto, desta vez, decidimos agir sobre a manutenção
deste que é nosso principal recurso e riqueza organizacional: o conhecimento
desenvolvido e deixado pelos membros.
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Desenvolvimento
Ao final de 2012, a equipe responsável pela gestão da qualidade e
processos da empresa, se reuniu para analisar os danos até então causados e
discutir o futuro de sua gestão. A equipe comprometida e engajada em busca
de soluções iniciou o diagnóstico a respeito do panorama de nossas
ferramentas e processos de gestão do conhecimento, através do diagrama de
espinha de peixe, onde traçamos o problema real e em seguida, identificamos
as causas potenciais e as agrupamos em categorias, essa ferramenta de
qualidade nos proporcionou enxergar os seguintes problemas:
Um sistema de informação gerencial obsoleto: Todo o processo de
gestão do conhecimento era baseado na plataforma MediaWiki (Mesma
plataforma utilizada pelo Wikipédia) com o intuito de armazenar todo o histórico
da empresa e seus documentos internos de gestão. Entretanto com o passar
do tempo, a ferramenta perdia sua praticidade e frequência de acesso, devido
à complexidade de edição, problemas com a conscientização de uso e a falta
de sincronia com as ferramentas de trabalho existentes, ou seja, a plataforma
começou a perder sua proposta de valor e consequentemente caiu em desuso.
Além dos problemas oriundos da falta de praticidade da plataforma, os
estímulos à sua utilização eram negativos, devido à obrigatoriedade do acesso
e edição, pois do contrário, os membros eram punidos ou advertidos pela
inatividade, mesmo que não houvesse novo conteúdo na plataforma.
O diagnóstico do panorama, especialmente sobre o sistema de
informações gerenciais (MediaWiki), era unânime: Este precisava ser
substituído por outro, ou por um procedimento similar, mas a utilização desta
plataforma era inviável.
Através do brainstorming, estabelecemos os seguintes objetivos:
A mudança da plataforma de gestão do conhecimento da empresa; a
sincronização e sinergia entre as principais ferramentas de trabalho;
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a
consolidação do conhecimento
dos serviços
através de manuais,
responsáveis pela retenção de boas práticas de períodos de gestão; a
mudança de estímulo para o acesso à plataforma e a conscientização do
membro de seu papel na construção do conhecimento da empresa.
Com a compreensão dos problemas e os objetivos definidos, a equipe
estava unida a fim de conceber um sistema de ferramentas e procedimentos,
que integrados, pudessem suprir nossas necessidades emergenciais e de
longo prazo, com critérios específicos para diminuir os riscos e garantir a
eficácia. Este sistema seria composto por ferramentas interdependentes e
procedimentos complementares, que teriam como função três objetivos
básicos: a manutenção, retenção e divulgação do conhecimento.
Começamos procurando pela plataforma que seria equivalente à
MediaWiki, onde construiríamos e disponibilizaríamos o conteúdo, satisfazendo
nossas necessidades de disseminação do conhecimento. Estabelecemos
alguns critérios para a seleção desta ferramenta, sendo eles: fácil integração
com
nossas
ferramentas
de
gestão;
edição
simples,
sem
requerer
conhecimento específico; interface atrativa e customizável ao usuário e que
fosse de fato acessível e segura.
Após intensas semanas de buscas, nos deparamos com uma plataforma
que atendia aos critérios descritos acima. Como ferramenta de comunicação,
utilzamos o Gmail Accounts for Business, que nos fornecia o Google Docs e
outro item chamado Google Sites, que particularmente, era integrado com
nossos principais meios de comunicação e trabalho colaborativo.
O Google Sites possui interface customizável e simples de ser
manipulada, é gratuito, ou seja, a empresa júnior não teve nenhum custo
adicional, além disso, não exigia um conhecimento muito específico para ser
operado. E ainda permite restringir o acesso a um grupo de pessoas sendo,
portanto, um sistema seguro.
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Escolhida a plataforma, a equipe começa a editá-la e customizá-la,
trazendo o conteúdo da antiga para a nova. Mobilizamos assim, a equipe que
se identificava com o mesmo propósito: a consolidação de seu legado para a
empresa. Nos preparativos finais da plataforma, a equipe começou a pensar
em maneiras de divulgação e principalmente, agregar valor a ela, tornando-a
atrativa para os membros. Foram criados nesta iniciativa, vídeos de divulgação,
que inicialmente promoviam a ideia da mudança ou de novidade, sempre no
intuito de explorar a curiosidade dos membros.
Durante o período de edição da plataforma, nos deparamos com a
necessidade de integrar uma ferramenta de armazenamento, que pudesse
comportar os principais documentos de gestão, livros, projetos e outros,
complementando as limitações de espaço de armazenamento do Google Sites.
A empresa até então, fazia uso da ferramenta Dropbox, que também não
estava sincronizada e encontrava-se desvinculada de todo o processo de
gestão do conhecimento. Já com o Google Sites, pudemos integrar seu uso, de
forma a utilizá-la como ferramenta de armazenamento complementar à
plataforma.
Com o “novo Wiki” finalizado, o divulgamos através de um vídeo,
fazendo comparativos e mostrando todo o potencial do novo sistema e
evidenciando seus principais atributos geradores de valor, que eram a
praticidade do uso e a integração com as ferramentas de trabalho (Google
Docs, Gmail e Dropbox).
A popularidade do novo sistema estava na praticidade de acesso, uma
vez que para acessá-lo, bastava estar logado no domínio do e-mail institucional
da organização e para fazer o acompanhamento dos acessos, começamos a
utilizar o Google Analytics, a partir de maio de 2013, recurso esse, que também
é gratuito, disponibilizado de forma integrada no Google Sites e proporciona a
visualização das estatísticas de acesso à ferramenta.
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Conclusão
Para potencializar o processo de gestão de conhecimento, este
necessita de atributos que proporcionem praticidade e sincronia. As
ferramentas de gestão do conhecimento devem ser de caráter intuitivo e de
fácil acesso, agregando valor a quem as utiliza. O membro deve ser o
protagonista do processo, parte integrante da criação do conhecimento.
Definitivamente, a transição da plataforma MediaWiki para o Google
Sites, trouxe um grande impacto na forma que gerimos o conhecimento na
empresa, pois a partir do momento que o processo torna-se integrado com
suas ferramentas habituais de comunicação e trabalho, tudo se torna mais
simples. Ainda após a implementação do sistema, promovemos algumas ações
e medidas para a sua manutenção e constante atualização.
Cientes, portanto, da necessidade de construir, preservar e desenvolver
um
de
nossos
principais
recursos,
a
gestão
do
conhecimento,
a
Multiconsultoria caminha para a edificação deste ideal, que hoje já faz parte da
cultura da empresa, permeada pelo legado e história que são deixados por
seus membros.
Hoje, a Multiconsultoria pode ser considerada referência em gestão do
conhecimento no Movimento Empresa Júnior Fluminense, onde diversas
empresas juniores do estado do Rio de Janeiro fazem benchmarkings e
agendam reuniões com nossa organização, no intuito de saber mais sobre
nossa efetiva ferramenta de gestão do conhecimento e grande parte delas,
está começando a implantar em suas respectivas empresas, tornando o
movimento cada vez mais forte.
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Anexo
Sobre o acesso às plataformas:
Você acessa a plataforma?
Não
Sim
Não Opinaram
WikiMedi
a
21%
56%
23%
Fonte: Pesquisa Interna
Você acessa a plataforma?
Não
Sim
Não Opinaram
Wiki Google Sites
3%
3%
94%
Fonte: Pesquisa Interna
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Fonte: Pesquisa Interna
Fonte: Google Analytics
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